25º - CONGRESSO. esocial Oportunidades e Desafios

Transcrição

1 25º - CONGRESSO esocial Oportunidades e Desafios ANO 2016

2 Quem somos Competê ncias integradas: Tecnologia e Arquitetura de TI Gestão de Projetos e Processos Gestão de Pessoas Comunicação

3 Do que vamos falar?

4 Agenda Abertura: Quem Somos Flávio Mendes esocial - Conceito e Contexto Atual Flávio Mendes e Sidnei Bortoleto Interfaces e Principais Desafios - Organização e Sistemas Flávio Mendes e Sidnei Bortoleto Desafios e Impactos no dia a dia Maria Luiza Gestão da Mudança - Liderança e Comunicação Elizabeth Leonetti Como estruturar o projeto Flávio Mendes

5 esocial Oportunidades e Desafios?

6 Objetivos Apresentar aspectos atualizados do esocial que impactam a gestão, principalmente nas áreas de Recursos Humanos e Tecnologia. Facilitar a compreensão sobre a interação entre essas áreas e suas diferentes demandas impostas pelo esocial às Organizações.

7 Sua organização já está preparada para o esocial

8 O esocial É um dos componentes do SPED e visa formalizar digitalmente as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, e de outras informações previdenciárias e fiscais previstas na Lei n de 1991, tanto da iniciativa privada quanto da pública. Decreto nº de 11 de dezembro de 2014 Resolução No- 1 de 24 de junho de 2015 Resolução No- 2 de 03 de julho de 2015

9 Objetivos Unificar a captação das informações definidas no conceito do esocial; Racionalizar, uniformizar e simplificar as obrigações acessórias para os empregadores, com o estabelecimento de transmissão única para os diferentes órgãos de governo, usuários da informação, para redução de custos e da informalidade; Garantir direitos trabalhistas e previdenciários; Aprimorar a qualidade de informações da seguridade social e das relações de trabalho; Aumentar a arrecadação, pela diminuição da inadimplê ncia, da incidê ncia sonegação e da fraude. Simplificação Obrigações Acessórias Novo Modelo Tributário Pacto Federativo Combate à Sonegação

10 Cenário GFIP/SEFIP FOLHA DE PAGAMENTO RSD OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIAS FICHA DE REGISTRO PERD COMP CAGED MANAD

11 Cenário Empregadores transmitem informações para várias entidades, muitas vezes redundantes. Cada entidade tem seus repositórios de dados. Empregadores

12 Cenário Falta de padronização da folha de pagamento; Multiplicidade de obrigações acessórias; Redundância no envio dos dados; GFIP/SEFIP com campos desatualizados; Problemas para emissão de Certidão Negativa de Débitos (CND) previdenciários; Maior incidência de erros no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS); GPS com valor divergente da GFIP/SEFIP; Erros constantes por parte das empresas/contribuintes.

13 Cenário Proposto

14 Cenário Proposto Empregadores geram informações para o esocial; Entidades buscam informações deste repositório; Empregados têm acesso às informações. Caixa Receita Federal Empregadores Previdência Social MTE TRT e TST

15 O que será substituído? Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF); Livro de registro de empregados; Comunicação de Acidente de Trabalho; Folha de pagamento; Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP); Guia de recolhimento do FGTS (GFIP); Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (MANAD); Relação Anual de Informações Sociais (RAIS); Termo de rescisão e formulário do seguro-desemprego; Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);

16 Formato das entregas Fonte: Grupo Employer

17 esocial não só Folha Fonte: Grupo Employer

18 Prazos Atuais Abr/2016 Set/2016 Jan/2017 Jun/2017 Competência Setembro de 2016

19 Processos da empresa afetados As informações enviadas ao esocial são englobadas pelos seguintes processos: IMPORTANTE Quando ocorre o envio das informações relativas a estes processos, o governo cruzará os dados com as informações que já constam em seu repositório (denominado RET - Registro de Eventos Trabalhistas), sejam elas da carga inicial ou ainda dos eventos não periódicos e periódicos. Somente eventos consistentes são aceitos.

20 Diante de todas essas mudanças propostas pelo esocial, o que de fato muda para os trabalhadores? Temos quais benefícios?

21 Impactos para o trabalhador BASE ÚNICA PORTAL DO TRABALHADOR Garantir que os direitos sejam assegurados com dados confiáveis e integrados enquanto utilização de serviços como: benefícios previdenciários, seguro-desemprego e base de informações para efeito de apurações Melhora sensível na prestação de serviços nos órgãos: Ministério do Trabalho, Previdência, Caixa Econôm AGILIDADE Qualidade de dados na tomada de decisão JUSTIÇA Transparê ncia RESPONSABILIDADE COMPARTILHADA Mudança de comportamento

22 Diante das interfaces com diferentes áreas, quais são os desafios para atender o esocial?

23 Processos Manuais Interface Sistêmica Desafios das Empresas Necessidade de mudança de cultura e processos da empresa Fonte de Informação descentralizada Informação não eletrônica Inconsistência das informações dos sistemas legados

24 Sistemas e Interfaces envolvidos Fonte: Senior Sistemas

25 Principais dificuldades 5% 15% 38% 42% Capacidade das equipes envolvidas TI e Sistemas Governança e Processos Mudança Cultural Principais motivos das dificuldades Qualidade dos dados Dificuldades em integrar diversos sistemas Fonte: Receita Federal

26 Principais dificuldades no dia a dia

27 Quando estamos envolvidos diretamente na operação, é inevitáve perguntarmos: Por onde eu começo????

28 Principais dificuldades Cumprimento da legislação A importância do RH (Depto de Pessoal) Mão de obra qualificada Lideranças comprometidas Adequações (apontamento; admissão férias; rescisões, etc.)

29 Efetividade dos Processos

30 Algumas ações Adequação do sistema de folha; Obrigatoriedade dos campos destinados ao esocial; Migração das informações do relógio para a folha; Ter um pai ; Conscientização das lideranças.

31 Como se preparar? Gestão de Mudanças Processos de Gestão de Pessoas Gestão do Projeto de Implantação do esocial esocial Comunicação Arquitetura de Dados Arquitetura de Tecnologia

32 Como se preparar? Arquitetura de Dados Diagnóstico para identificações dos gaps Desenho da arquitetura de dados Estruturação da base de dados esocial Gestão de campanhas de cadastramento de dados Gestão do saneamento de dados Arquitetura de Tecnologia Escolha das soluções necessárias Desenho da arquitetura de sistemas e integrações Gestão das adequações sistêmicas necessárias Gestão de testes e pilotos Gestão da implantação

33 esocial

34 Como se preparar? Gestão da Mudança Processos de Gestão de Pessoas Gestão do Projeto de Implantação do esocial esocial Comunicação Arquitetura de Dados Arquitetura de Tecnologia

35 Como se preparar? Gestão da Mudança Diagnóstico da estrutura organizacional Pesquisas sobre a cultura organizacional Planejamento e estratégia para a gestão da mudança Gestão das pessoas (Influenciadores - Estímulos para engajamento da liderança) Gestão do Treinamento e Capacitação Fortalecimento da cultura do feedback Formação de grupos de debates Comunicação Planejamento estratégico de comunicação Alinhamento dos fluxos transversais da comunicação Estratégias de engajamento Cronograma de comunicados Pesquisa-ação de clima organizacional Campanha de Endomarketing

36 Oportunidades Melhoria de processos e práticas (TI, FOPAG e RH) Capacitar envolvidos no processo Integração entre áreas e processos Transparê ncia na relação com empregados Desenvolver lideranças para gestão de pessoas Redução de Custos Passivo trabalhista

37 Pontos Críticos Curto prazo para implantação das adequações necessárias para entrega do esocial. É uma obrigação legal e gerará multas para as empresas, caso não seja cumprida no prazo. Projeto que envolve mudanças de processos, dados, pessoas e tecnologia. A gestão do projeto é crítica e deve ser realizada por especialistas. O envolvimento dos usuários-chave é fundamental e é um desafio manter um comitê dedicado durante todo o projeto.

38 Estrutura do projeto

39 Frentes de trabalho Gestão do Projeto Gestão da Mudança e Comunicação Adequação e Modelagem de Processos e Procedimentos Arquitetura e Saneamento de Dados Cadastrais e Cargos Apoio para Gestão dos Testes, Homologação e Entrega

40 Estrutura do Projeto Gestão do Projeto Adequação e Modelagem de Políticas para cumprir o esocial Planejamento e Alinhamentos Técnicos Iniciais Adequação e Modelagem de Processos para cumprir o esocial Revisão das regras de cálculo e saneamento da FOPAG Adequações sistêmicas, Testes e Homologação Arquitetura e Saneamento de Dados Cadastrais Gestão da Mudança e Comunicação

41 Obrigado Elizabeth Leonetti Flávio Mendes Sidnei Bortoleto Maria Luiza Neiva