esocial Desafios e Impactos

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1 esocial Desafios e Impactos Setembro de 2014

2 O esocial é um sistema de coleta de informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relacionadas à contratação de mão de obra com ou sem vínculo empregatício Gestão de Terceiros Saúde e Segurança do Trabalho Social CEF Caixa Econômica Federal Tecnologia da Informação Folha de pagamentos Dados da mão de obra com ou sem vínculo de emprego Trabalhista MTE - Ministério do Trabalho e Emprego Ambiente Nacional do esocial Previdenciário INSS - Instituto Nacional do Seguro Social MPS - Ministério da Previdência Social Jurídico e Relações sindicais Engenharia Contábil e Fiscal Fiscais RFB Receita Federal do Brasil MF Ministério da Fazenda PwC 2

3 Integrante do sistema SPED, o esocial será um avanço na sistemática de obrigações acessórias Principais efeitos do esocial Unificar a captação de informações; Racionalizar e uniformizar obrigações acessórias para os empregadores; Integrar os sistemas informatizados das empresas; Automatizar a transmissão de informações pelos empregadores; Acesso da administração pública a diversas informações referentes a processos judiciais e administrativos; Atender diversos órgãos do governo com uma única fonte de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias; Padronizar e integrar os cadastros das pessoas físicas e jurídicas no âmbito dos órgãos participantes do projeto; e Unificar obrigações acessórias. esocial EFD Contribuições CT-e NF-e SISTEMA S SPED NFS-e FCONT SPED Contábil SPED Fiscal PwC 3

4 Cronologia do esocial Embora o cronograma oficial não tenha sido publicado, a cronologia acima foi baseada em informações divulgadas pelos coordenadores do esocial pela Receita Federal. * Apenas os vínculos ativos e informações de eventos que ocorrerem a partir do início da obrigatoriedade do esocial para as empresas serão consideradas. PwC 4

5 Pesquisa realizada pela PwC com o IBEF SP e durante o mês de março procurou entender como as empresas estão se preparando para o esocial Você acredita que sua empresa está consciente e comprometida com as necessidades do esocial? Sim, inclusive foi definida uma estrutura dedicada a esta implantação. 35% 42% 51,3% Diante da nova obrigação, quais dos temas abaixo que você acredita que sua empresa terá mais dificuldade de lidar? 01 Processos Internos 02 Mudança Cultural 03 Sistemas e Tecnologia 04 Integridade e Qualidade da Informação 30,8% Parcialmente, pois está aguardando o cronograma definitivo de implantação. 21% 12,8% Não, a minha empresa ainda não iniciou o projeto interno para adequação ao esocial. 2% 5,1% Acompanha à distância, pois entende que o software da folha de pagamento atenderá todas as necessidades. 56% 47% 39% 33% Janeiro 2014 Março 2014 PwC 5

6 Pesquisa realizada pela PwC com o IBEF SP e durante o mês de março procurou entender como as empresas estão se preparando para o esocial Em sua empresa, qual o papel de cada uma das áreas na organização das informações requeridas pelo esocial? (mar/2014) Não envolvida Participa Lidera Recursos Humanos Tecnologia da Informação Quais ganhos e benefícios você visualiza em sua empresa com a adequação do esocial? Melhoria no cumprimento da legislação Eficiência dos Processos 02 (42%) 01 (50%) Contabilidade Fiscal Segurança da Informação Eliminação de erros e redução dos custos operacionais com obrigações acessórias Ainda não consigue visualizar ganhos e benefícios 04 (36%) 03 (36%) Jurídico PwC 6

7 Destacamos 8 pontos críticos para o processo de adequação ao esocial pelas empresas 08 Impactos culturais com mudanças no tempo de resposta às demandas 07 Necessidade de integração entre departamentos, sistemas e clientes Gestão de riscos trabalhistas, previdenciários e fiscais, que impactam o modelo de negócios Saneamento de dados, alteração de contratos e migração de informações Pontos críticos para adequação Adequações nos processos internos com revisão de papéis e responsabilidades Informações em papel, incompletas ou faltantes no sistema que precisam ser parametrizadas 03 Definição da governança do esocial e ajustes na estrutura Campos do esocial não atendidos pelas soluções tecnológicas 04 PwC 7

8 O envio das informações exige envolvimento de diversas áreas da empresa, que devem se responsabilizar pela qualidade e veracidade das informações transmitidas Contábil: Informações sobre o empregador, pagamentos de terceiros. Jurídico/ Relações Trabalhistas: Informações sobre processos judiciais e administrativos trabalhistas e previdenciários. Saúde e Segurança do Trabalho: Dados relativos a atestado de saúde ocupacional e acompanhamentos de saúde, e também dados de segurança (tais como acidente de trabalho, PPP, exposição a agentes nocivos). Financeiro/ Suprimentos (Compras): Informações de contratos de terceiros, prestadores de serviços, notas fiscais e trabalhadores cedidos. Estrutura (Engenharia): Informações relacionadas a obras, reformas e adequações de leiaute (a depender da metragem e valor). Remuneração (cargos e salários): Informações dos cargos da empresa. Tecnologia da Informação: Adaptações necessárias em termos de tecnologia que viabilizem o recolhimento, gestão e transmissão das informações ao esocial. Sucursais (escritórios de apoio): Coleta de informações nas pontas. Administração de pessoal: Informação de admissões, cadastro de empregados, frequência, folha de pagamento, desligamento. PwC 8

9 A transmissão dos dados deve obedecer um sequenciamento, pois as informações constantes dos primeiros arquivos são necessárias para processamento das informações posteriores. 1 Eventos Iniciais 2 Eventos Trabalhistas 3 FOPAG e outras informações Transmissão por assinatura digital Informações do Empregador Arquivos de Tabelas Tabela de rubricas de FOPAG Tabela de Lotações e Departamentos Tabela de Cargos Tabela de Funções Tabela de Horários Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construção Civil Tabela de Processos Tabela de Operadores Portuários Cadastramento inicial de vínculos Cadastramento Inicial Admissão Alteração Cadastral Alteração Contratual CAT ASO Aviso de Férias Afastamento Temporário Alteração de Afastamento Temporário Retorno de Afastamento Temporário Estabilidade Início Estabilidade Término Condição Diferenc. de Trabalho Início Condição Diferenc. de Trabalho Término Aviso Prévio Cancelamento de Aviso Prévio Atividades Desempenhadas Comunicação de Fato Relevante (acidente de trabalho) Abertura da Folha de Pagamento Remuneração dos trabalhadores (um arquivo para cada trabalhador) Serviços Tomados Serviços Prestados Serviços tomados de cooperativa Serviços prestados por cooperativa Aquisição de produção rural Comercialização da produção rural Recursos recebidos ou repassados por/para associação desportiva de futebol Encerramento Eventos trabalhistas: deverão ser gerados e transmitidos na medida em que ocorrerem Demais arquivos: início da transmissão deverá ser feito com o arquivo de Abertura e sua finalização com o arquivo de encerramento (arquivo com mesmo identificador o arquivo mais recente será o arquivo válido) PwC 9

10 O desafio é muito mais amplo do que apenas um ajuste de sistemas e acreditamos que existam 5 grandes frentes de análise para preparar as empresas para o esocial Revisão trabalhista, previdenciária e fiscal Tecnologia Processos Pessoas Estrutura e Governança Identificar pontos de vulnerabilidade que podem expor inconsistências e/ou fragilidades nas práticas trabalhista e previdenciárias da empresa, ocasionando ações fiscalizatórias pelas autoridades competentes. Avaliar as principais debilidades ou limitadores na plataforma de sistemas e infraestrutura para suportar adequado nível de controle sobre os processos e segurança da informação. Analisar processos com foco na efetividade dos mesmos e em controles, com redefinição de fluxos, requisitos funcionais para sistemas, políticas, indicadores e controles chaves, para melhorar a gestão e otimizar esforços. Definir plano de comunicação para adequação às mudanças e identificar necessidade de ações de capacitação das pessoas envolvidas no processo. Avaliar potencial de melhoria na estrutura organizacional e interação entre as áreas, com redefinição de papéis e responsabilidade para garantir a correta adequação ao esocial. Interpretação técnica da legislação do esocial; Mapeamento dos gaps de cadastro; Revisão de compliance e das tabelas de incidências; Análise do ambiente tecnológico e dos controles internos; Verificação da adequação e da qualidade dos dados exigidos; Matriz de recomendações para adequação ao esocial. Integração do RH com as demais áreas envolvidas com o esocial; Redesenho dos processos internos e do fluxo das informações; Revisão da estrutura, dos papéis e das responsabilidades; Implementação das soluções e entrega do esocial; Gestão da mudança; Gestão de projeto (PMO). PwC 10

11 Exemplos de abordagem metodológica para promover mudanças organizacionais multidisciplinares e de grande porte Etapa 1 Etapa 2 Competências Necessárias Diagnóstico Recomendação Construção Implementação Operação e Controle Trabalhista Fiscal, Social e Previdenciária Processos e Estrutura Tecnologia Gestão da Mudança Gestão do Projeto Diagnóstico do ambiente de sistemas, processos e controles internos Análise de gaps e da aderência, qualidade e segurança da informação Análise dos impactos trabalhistas, previdenciários e fiscais Recomendações e diretrizes sobre processos, tecnologia, pessoas e estrutura organizacional para atendimento dos requisitos do esocial Detalhamento das recomendações e definição do plano de implementação Implementação do novo modelo de operação e efetivação dos benefícios esperados Consolidação das mudanças na rotina do negócio e melhorias contínuas PwC 11

12 Exemplo: Etapa I Etapa II Trabalhista, Previdenciário, Social e Fiscal Planejamento e Mobilização das Equipes Competências PwC Processos e Estrutura Tecnologia da Informação (1) Gestão da Mudança (2) Avaliação Recomendação Construção Implementação Operação e Controle Gestão do Projeto 6 semanas Relatório parciais Ações de implementação imediatas serão sinalizadas por meio de relatórios parciais, destacando os ajustes do cadastramento inicial e da folha de pagamentos. Possíveis Áreas envolvidas RH, TI, Jurídico, Fiscal, Financeiro, Saúde, Segurança e Meio Ambiente (SSMA), Compras (Gestão de Terceiros), Gestão de Projetos, Operações. PwC 12

13 Todos os direitos reservados. Neste documento, PwC refere-se à PricewaterhouseCoopers Serviços Profissionais Ltda., a qual é uma firma membro do network da PricewaterhouseCoopers, sendo que cada firma membro constitui-se em uma pessoa jurídica totalmente separada e independente. O termo PwC refere-se à rede (network) de firmas membro da PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL) ou, conforme o contexto determina, a cada uma das firmas membro participantes da rede da PwC. Cada firma membro da rede constitui uma pessoa jurídica separada e independente e que não atua como agente da PwCIL nem de qualquer outra firma membro. A PwCIL não presta serviços a clientes. A PwCIL não é responsável ou se obriga pelos atos ou omissões de qualquer de suas firmas membro, tampouco controla o julgamento profissional das referidas firmas ou pode obrigá-las de qualquer forma. Nenhuma firma membro é responsável pelos atos ou omissões de outra firma membro, nem controla o julgamento profissional de outra firma membro ou da PwCIL, nem pode obrigá-las de qualquer forma.