SIG Sistema Integrado de Gestão. SIPAC -Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

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1 SIG Sistema Integrado de Gestão SIPAC -Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

2 Agenda Contextualização Visão Geral dos seguintes sistemas: SIPAA, SGPP, SIGRH, SIGADMIN, SIGED. Conceitos e Funcionalidades do SIPAC Perguntas

3 Sistemas Institucionais SIG SIGAA (Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas) CAPES PINGIFES Área Fim SIGAdmin (Administração e Comunicação) Arquitetura e Serviços SIGED (Gestão Eletrônica de Documentos) SIPAC (Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos) SIGPP (Sistema Integrado de Gestão de Planejamento e Projetos) Área Meio SIGRH (Sistema Integrado de Gestão de e Recursos Humanos) SIAFI SIASG SICON ComprasNET SIAPE Sistemas Governamentais SIGAA: Ensino Infantil, Médio, Técnico, Graduação, Pós-Graduação Lato e Stricto, Pesquisa, Extensão, Monitoria, EAD, Produção Intelectual, Biblioteca, Ambientes Virtuais, Infra-Estrutura Física, Residência médica, etc. SIPAC: Requisições, Almoxarifado, Orçamento, Compras, Registro de preços, Patrimônio, Licitação, Liquidação da despesa, Infra-Estrutura, Contratos, Convênios, Bolsas, Faturas, Transportes, Restaurante Universitário, Memorando Eletrônico, Protocolo, Boletim de Serviços, etc. SIGPRH: Férias, Frequência, Financeiro, Dimensionamento de Força de Trabalho, Avaliação Funcional, Plano de saúde, Escalas, Serviços, Concursos, Capacitação, Plano Anual de Metas, Adkcional Noturno, Hora Extra, Comissões, Colegiado e resoluções, aposentadoria,

4 SIPAC Sistema integrado de Patrimônio, Administração e Contratos Visão Geral do Sistema

5 SIPAC O SIPAC informatiza os fluxos da área administrativa através da informatização de todo o orçamento distribuído no âmbito interno e das requisições que demandam este orçamento. Movimentações: Almoxarifados (centrais e setoriais) Compras e licitações Controle patrimonial Controle de atas e pedidos em registros de preços

6 SIPAC Elaboração e entrega de empenhos e liquidação Cadastro e controle de obras e manutenções de bens imóveis Aquisição de livros pela biblioteca Faturas de água e energia Cadastro e controle dos contratos e convênios celebrados Fluxo de processos e documentos eletrônicos

7 SIPAC Composto por 27 módulos, 4 portais e 4 pontos de acesso a outros sistemas.

8 SIPAC Integrações com os sistemas do Governo

9 Acesso aos sistemas e aos módulos Permissões Papéis Grupo de papéis

10 MÓDULOS DO SIPAC

11 Acesso a informação O módulo de Acesso à Informação é responsável pelo controle dos pedidos e recursos solicitados através do Sistema Eletrônico do Serviço de Informação ao Cidadão (e-sic). SIPAC

12 ATENDIMENTO DE REQUISIÇÕES O módulo de atendimento de requisições tem como função principal auxiliar aos gestores de requisições no atendimento das mesmas e na prestação de contas do recurso utilizado. Atender requisições Registrar a prestação de contas Verificar dados através de diversos relatórios SIPAC

13 Almoxarifado O módulo Almoxarifado atende as demandas do Departamento de Material e Patrimônio (DMP), dando suporte aos Almoxarifado Central e aos Almoxarifados Setoriais no controle de seus estoques e das requisições por eles atendidas.

14 Almoxarifado Tem como funções principais: Atender e acompanhar requisições de materiais; Realizar entradas e saídas de materiais no estoque do almoxarifado Realizar manutenção com relação à quantidade, prazo de ressuprimento e localização dos materiais no estoque; Geração de relatórios gerenciais. A baixa no estoque ocorre pelo atendimento de uma requisição ou através de uma saída avulsa. SIPAC

15 AUDITORIA E CONTROLE INTERNO O módulo de Auditoria e Controle permite cadastrar os Relatórios de Auditoria Interno e os relacionadas diretamente aos relatórios de mudanças do TCU (Tribunal de Contas da União) e da CGU (Controladoria Geral da União). Tais relatórios irão conter recomendações, constatações e/ou determinações relativas aos setores da instituição, indicando adequações e mudanças a serem realizadas em seus procedimentos. SIPAC

16 Biblioteca Esse módulo permite aos servidores da biblioteca central e os das bibliotecas setoriais, realizarem solicitações de compra, cadastrarem materiais, notas fiscais, emitirem relatórios, realizarem consultas, tombar materiais informacionais, etc. Ligação com o SIGAA. SIPAC

17 Boletim de serviços Este módulo tem o objetivo de tornar público, através do portal, os atos administrativos e normativos postos em prática no âmbito da Instituição. Permite à instituição publicar os boletins de serviços, autorizar a adição e adicionar informativos aos boletins, além do cadastro, remoção e consultas de boletins e informativos. SIPAC

18 Bolsas O módulo de Bolsas do SIPAC tem diversas funções como: cadastro de cotas de bolsas, cadastro de bolsas, cadastro do período de envio da frequência, gerar relatórios; Inclusão de Bolsista: O Bolsista é registrado após os procedimentos de anúcio de vaga e indicação de bolsista. Gerar Folha de Pagamento: Organizar o pagamento dos bolsistas de acordo com a frequência dos mesmos. SIPAC

19 FLUXO RELACIONADO AO CADASTRAMENTO DA BOLSA E ENVIO DA FREQUÊNCIA

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21 Catálogo de Materiais Através do Módulo Catálogo de Materiais, é possível cadastrar materiais, solicitar um cadastro de material, bem como atender, negar ou retornar essas solicitações. Quanto ao material cadastrado, ele possui uma identificação padronizada composta por Grupo, Subgrupo e uma sequência numérica.

22 Catálogo de Materiais Com relação aos outros módulos do SIPAC, o cadastro de material é essencial para as atividades de cadastro de notas fiscais, tombamento de bens, entrada de material em um almoxarifado, nas requisições de material. SIPAC

23 Compra de Materiais Informacionais O módulo tem como função principal gerenciar a aquisição de materiais informacionais, como: livros, periódicos, dentre outros. Através do módulo é permitido gerenciar as requisições para os contratos de materiais informacionais, acompanhar as solicitações e prazos de entrega estabelecidos, gerenciar os saldos dos contratos e gerar os relatórios gerenciais. SIPAC

24 FLUXO DA COMPRA DE MATERIAIS INFORMACIONAIS

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26 Compras/Licitação No SIPAC, uma compra é realizada para atender materiais ou serviços solicitados a partir de requisições de materiais ou de requisições de serviços, respectivamente. Este módulo permite gerenciar as solicitações de compra; registrar os processos de compra e as licitações em conformidade com a legislação vigente; registrar os fornecedores vencedores de cada item de processo, dentre outras funcionalidades. Vinculo com o ComprasNet. SIPAC

27 FLUXO DE COMPRA DE MATERIAL

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29 Compras - Registro de Preços Este módulo é voltado para a informatização do registro de preços de materiais adquiridos ou a serem adquiridos pela universidade através da homologação da ata e gerenciamento dos seus itens. SIPAC

30 FLUXO DE NOVO REGISTRO DE PREÇO

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32 FLUXO DA UTILIZAÇÃO DE UM MATERIAL DO REGISTRO DE PREÇO VIGENTE

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34 Contratos O objetivo do módulo é realizar a gestão de contratos da instituição em todo o seu ciclo de vida. Ou seja, desde o cadastramento do contrato, a sua movimentação (pagamentos, aditivos, livro de ocorrências, fiscalização, finalização) e o fornecimento de vários relatórios de gestão, bem como controle por alertas de vencimento.

35 Contratos Integração SICON, subsistema do SIASG responsável pelo registro e acompanhamento dos contratos firmados pela Administração Pública Federal. SIPAC

36 FLUXO CONTRATOS

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38 Projetos e Convênios O módulo de Projetos e Convênios é responsável pela gerência financeira dos projetos da instituição,convênios com terceiros bem como contratos acadêmicos. SIPAC

39 Faturas O módulo tem como finalidade cadastrar as Faturas vinculadas as unidades e as empresas que prestam serviços a instituição. A partir das faturas cadastradas é possível saber quanto a instituição e/ou as unidades gastam com cada empresa. As faturas são cadastradas para os contratos que precisam ser pagos periodicamente e podem ser de serviços como água, luz e telefone.

40 Faturas Serviços de telefonia É possível importar o detalhamento do uso dos serviços. As operadoras de telefonia fornecem os arquivos com os detalhamento da fatura, os dados desse arquivo é importado para o sistema. A partir daí podemos obter informações de gastos por telefone, por unidade entre outras. SIPAC

41 Infraestrutura O objetivo do módulo é auxiliar a Superintendência de Infraestrutura na criação análise e acompanhamento de obras, de manutenção, de projetos, de planilhas orçamentárias e de requisições de serviços.

42 Infraestrutura Tipos de requisições: Obra/manutenção Serviços de Meio Ambiente SIPAC

43 FLUXO INFRAESTRUTURA

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45 Liquidação de Despesas Tem a finalidade de gerenciar o fluxo de negociações do processo de Liquidação de Despesa. Ocorre o registro das ocorrências, das penalidades e multas, anulação de empenho, cadastro de processo de pagamento, nota fiscal, invoice, etc. SIPAC

46 Orçamento O módulo propõe-se a integrar as atividades de administração com a execução orçamentária. O sistema orçamentário possibilita aos seus gestores realizar operações com nota de dotação, distribuição e provisão orçamentária e alocação para os centros de custo.

47 Orçamento Possibilidade: Liberação de cotas orçamentárias Empenhos Liquidações Bloqueio de recurso Importação de dados do SIAFI SIPAC

48 Declaração disponibilidade Orçamentária DDO Trata-se de declaração que deve ser emitida pelo ordenador de despesa com objetivo de autorizar a execução de despesas orçamentárias com adequação orçamentária e financeira, constituindo condição prévia para empenho e licitação de serviços, fornecimento de bens ou execução de obras. SIPAC

49 Pagamento online Pelo módulo Pagamento online, o SIPAC realiza o controle do atraso através do prazo informado nas ordens de fornecimento, exibindo em forma de alerta visual os fornecedores que estão em atraso na entrega ou execução dos serviços.

50 Pagamento online É utilizado quando foram solicitados muitos itens em um empenho pois possibilita cadastrar vários endereços de execução. A partir desse atraso, o sistema permite que os gestores enviem notificações pra o fornecedor pelo sistema. SIPAC

51 Patrimônio Móvel/Imóvel O Módulo de Patrimônio tem como funções principais registrar a localização, movimentação, alienação, baixa e recebimento dos bens patrimoniais, além de realizar a padronização, o controle e a distribuição deles. SIPAC

52 FLUXO DA AQUISIÇÃO DE BENS

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54 Protocolo O módulo de Protocolos é responsável pela gestão documental no SIPAC. O sistema abrange o controle de Processos, Documentos e Memorandos Eletrônicos com informações de registro, conteúdo, tramitações e despachos. SIPAC

55 Restaurante Neste módulo é possível realizar o cadastro de restaurantes, controle de cartões, das vendas e gerar relatórios gerenciais sobre as receitas e custos. Exemplo de relatório que fornece gastos por refeição:

56 Transporte O módulo permitir uma gestão do uso e manutenção da frota de veículos da instituição. Para isso, reúne informações sobre os condutores, veículos, características, manutenção, deslocamentos, além dos custos decorrentes de taxas, impostos e multas. SIPAC

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