Manual de Execução dos Projetos FINEP

Transcrição

1 Manual de Execução dos Projetos FINEP direcionado aos setores administrativos que receberem recursos para acompanhamento da execução de descentralizações Maio/2013

2 Profa. Dra. Soraya Soubhi Smaili Reitora de Profa. Dra. Maria Lúcia Oliveira de Souza Formigoni Pró-reitora de Pós-Graduação e Pesquisa Delegatária da Reitora no Portal do Cliente da FINEP Profa. Dra. Janine Schirmer Pró-reitora de Administração Ordenadora de Despesas Marilda Yassuko Umeda Guerra Diretora do Departamento de Gestão Orçamentária e Contábil Elaboração: Marcia Maria Macedo Machado Administradora D.G.O./em exercício na Pró-reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa Maio/2013

3 Objetivo geral: Com a expansão da UNIFESP há necessidade eminente de melhorar a qualidade do controle dos procedimentos administrativos, no qual a UNIFESP deixou de ser um único prestador de serviços para distribuir os recursos aos pesquisadores que estão em diversos Campi. Esta prática, sugeriu a criação de uma rotina no órgão central com o objetivo de promover o gerenciamento, assessoramento e supervisão sobre procedimentos relativos aos Termos de Cooperação firmados entre a UNIFESP e a FINEP, visando principalmente o cumprimento dos objetos pactuados e seus prazos. Por isso, elaboramos este manual que dará início à inovação institucional, fruto do trabalho conjunto da Pró-Reitoria de Administração e. Este manual tem como principal objetivo orientar os setores envolvidos no processo administrativo e contábil na aplicação dos recursos provenientes da FINEP. Definições A FINEP lança diversas modalidades de editais de fomento à pesquisa anualmente cuja participação é de livre escolha do pesquisador, mas para a efetivação sempre é necessária a aprovação do dirigente máximo da Instituição. Todos os contratos assinados com a FINEP serão acompanhados pela Pró-reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa. Dentre as modalidades, encontram-se as Chamadas Públicas de Ciência e Tecnologia para infraestrutura, que destinam-se a seleção de propostas de apoio a projetos institucionais de implantação de infraestrutura de pesquisa, contemplando melhorias tanto nas Sedes quanto nos Campi Regionais das Universidades. Este tipo de projeto é elaborado na Pró-reitoria de Pós- Graduação e Pesquisa a partir de uma concorrência interna multicampi a fim de contribuir juntamente com as expectativas dos pesquisadores para a melhoria da infraestrutura de pesquisa da UNIFESP. Após a aprovação dos projetos de pesquisa pela FINEP, são transformados em Termos de Cooperação, contendo todos os direitos e obrigações das partes. Uma vez assinado e publicado no D.O.U. é viabilizada a descentralização dos recursos através do SIAFI para a execução de planos de trabalho aprovados. As descentralizações serão acompanhadas pela Pró-reitoria de Administração

4 em conjunto com a Pró-reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa e distribuída ao Campus sede do responsável pelo recurso. Visão Geral da execução de recursos FINEP: Os projetos FINEP serão organizados e mantidos em boa ordem pela Pró-reitoria de Pós- Graduação e pesquisa. Após a aprovação e publicação dos projetos pela FINEP, deverá ser encaminhado aos Campi dos pesquisadores contemplados cópia do contrato do Termo de Cooperação, contendo plano de trabalhado, cronograma e prazos de vigência, para permitir a abertura de processo para acompanhamento regional da execução dos recursos. Toda documentação recebida pelos Campi deverá ser arquivada no processo de acompanhamento, tais como: prestações de contas parciais, remanejamentos e prorrogações, etc. Findo os prazos de vigência, deverá ser encaminhado à Pró-reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa para arquivamento. Lembramos que os contratos assinados de todos os projetos FINEP estão disponíveis na intranet no link UNIFESP/Convênios UNIFESP. Atribuições de responsabilidade dos Campi: 1. Recebimento de cópia da documentação dos Projetos FINEP aprovados: Numero do contrato/tc Para o início dos projetos FINEP, será encaminhado ao Diretor Administrativo dos Campi, que participarão do plano de trabalho, cópia do contrato assinado.

5 2. Abertura de Processo para acompanhamento da execução das despesas: Cada Campus deverá promover a abertura do processo para acompanhamento e controle da execução dos recursos do projeto. 3. Recebimento da descentralização dos recursos: O órgão central deverá encaminhar informações sobre o recebimento dos recursos e os valores que foram descentralizados para cada Campus responsável pela execução. A FINEP descentraliza os valores no SIAFI através da Nota de Crédito e repassa os valores financeiros através de PF (Programação Financeira), costumeiramente as liberações financeiras e orçamentárias ocorrem simultaneamente. Para consultar nota de crédito no SIAFI utilize as contas e em conrazão 3.1 Nota de Crédito: (*) Em destaque: Número da Nota de Crédito e Número do Termo de Cooperação (conforme o contrato).

6 3.2 Recebimento de recursos financeiros: O órgão central deverá encaminhar informações sobre o recebimento dos recursos financeiros e os valores que foram descentralizados para cada Campus responsável pela execução. A FINEP descentraliza os valores no SIAFI através da Nota de Crédito e repassa os valores financeiros através de PF (Programação Financeira), costumeiramente as liberações financeiras e orçamentárias ocorrem simultaneamente. Para consultar a PF no SIAFI utilize as contas em conrazão. 3.3 Programação Financeira (*) Em destaque: Número da PF e Número do Termo de Cooperação (conforme o contrato). 2 Efetivar o registro, alteração, exclusão e conciliação de dados no Sistema Interno (Coleta), conforme o órgão cadastrado.

7 Os registros iniciais no sistema Coleta, tais como cadastro de órgão de controle, lançamento de financeiro serão cadastrados pelo órgão central. Cabe aos Campi o registro, lançamento, alteração, exclusão e conciliação de todos dados das contas orçamentárias, incluindo os empenhos, conforme o centro de custos de órgãos FINEP. Atenção: um órgão de controle poderá ter vários centros de custos para execução das despesas. Não poderá haver empréstimo de recursos entre centro de custos sem prévia aprovação do órgão central. 3 Controlar e acompanhar a utilização dos recursos. Será necessário que cada campus acompanhe a execução das despesas pelos pesquisadores a fim de contribuir para o cumprimento do objeto pactuado, disposto no Termo de Cooperação, evitando atrasos e/ou prejuízos institucionais. O acompanhamento pode ser feito através do SIAFI, Coleta e planilhas de controle conforme a necessidade. 4 Promover a juntada de documentos no processo de acompanhamento da execução dos projetos de seu campus. Toda documentação referente a parte legal do Termo de Cooperação, recebida do órgão central ou enviada ao mesmo, deverá ser arquivada no processo de acompanhamento da execução. 5 Promover a classificação, autorização de emissão e/ou reforço e/ou cancelamento de nota de empenho conforme o modelo de cada Campus. AUTORIZAÇÃO DE EMPENHO Para dar cumprimento ao disposto no art. 60 da Lei nº. 4320/64 (é vedada a realização de despesa sem prévio empenho), as despesas constantes no Documento Referência, serão atendidas em conformidade com a classificação orçamentária abaixo, para utilização do crédito orçamentário disponível e posterior emissão da nota de empenho. Classificação Orçamentária: Documento Referência Descrição da Verba: Fonte de Recursos: Programa de Trabalho: Natureza de Despesa:

8 6 Compartilhar com os Coordenadores na execução do cronograma proposto. 7 Acompanhar os pedidos de compra dos projetos, permitindo o mapeamento de todos os trâmites até a finalização dos mesmos. 8 Acompanhar o encerramento dos processos de compras. 9 Receber cópias de documentações de alterações, tais como: mudanças de equipe executora, remanejamentos e prorrogações. 10 Preencher formulário prestação de Contas Financeira (Parcial/Final) e enviar à Pró-reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa, acompanhado de cópia das Ordens bancárias e GRU de devolução, se for o caso.

9 11 Preencher o relatório patrimonial enviar à Pró-reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa juntamente com a Prestação de Contas parcial e/ou final: 12 Arquivar cópias dos Termos de Responsabilidade de guarda de equipamento no processo de acompanhamento da execução. 13 Acompanhar as devoluções de recursos orçamentários e financeiros pelo encerramento do exercício ou pelo encerramento dos projetos. 14 Acompanhar as notas de empenho inscritas em restos à pagar. 15 Atender aos pedidos de cancelamento de saldo de empenhos, bem como acompanhar a devolução à fonte de saldo financeiro inscrito em Restos à Pagar. Para o cancelamento dos saldos de Notas de Empenho inscritas em Restos à Pagar será necessário autorização do Ordenador de Despesas do Campus para o valor orçamentário e do Ordenador de Despesas da Pró-reitoria de Administração para da devolução do financeiro. Após o cancelamento do saldo da Nota de Empenho o processo deverá ser tramitado para a Próreitoria de Administração para providências cabíveis.

10 AUTORIZAÇÃO CANCELAMENTO DE NOTA DE EMPENHO DE RESTOS A PAGAR DEVOLUÇÃO DE RECURSOS FINANCEIROS Autorizo o cancelamento da Nota de Empenho e a devolução dos recursos financeiros, conforme abaixo: Classificação Orçamentária: Documento Referência: UGR Descrição da Verba : Fonte de Recursos: Programa de Trabalho: Subação: PI-Plano Interno: Natureza de Despesa: Nº da Nota de Crédito: Nº da PF : Valor do cancelamento: Observação: 16 Carimbar os documentos fiscais com o número do projeto FINEP e sua referência. Todos os documentos fiscais que forem pagos com recursos de qualquer projeto FINEP devem ser carimbados com a identificação do Número e nome do projeto a que se referem, sob pena de infração. 17 Receber informações acerca da aprovação de prestações de contas, de diligências e encerramento do projeto. 18 Encaminhar o processo de acompanhamento da execução dos recursos para ser juntado ao Processo Principal, quando do encerramento da participação de seu Campus no projeto. 19 Material de apoio: Legislação complementar: Lei 8666/93 21/06/1993

11 Portaria /05/2008 Decreto /07/2007 Lei 4320/64 Constituição Federal Serviço Público Federal Contas para consultas no SIAFI: Crédito Disponível Limite Orçamentário a Utilizar necessária consulta para emissão de empenho Limite Orçamentário Utilizado Crédito Bloqueado Setorial Contábil Crédito Bloqueado para Remanejamento Movimento Orçamentário Descentralizações e Dotações Receita Realizada Créditos Recebidos por descentralizações Disponibilidade Financeira (recursos do exercício) Empenhos a liquidar Empenhos Liquidados FINANCEIRO FINANCEIRO ANUAL RESTOS A PAGAR (0101) e (0301) RAP PAGO E FORNECEDORES CONNE Consulta Nota de Empenho CONOB Consulta Ordem Bancária CONC Consulta Nota de Cr[edito CONND Consulta Nota de Dotação CONSULTORC Consulta Orçamentária CONBALANUG Consulta Balanço

12 20 Modelos: 1 Autorização de empenho

13 2 Autorização de cancelamento de Nota de Empenho:

14 3 Autorização de cancelamento de nota de Empenho inscrita em Restos à Pagar:

15 4 Relatório de Execução Financeira: Serviço Público Federal

16 5 Relação de Bens adquiridos: Serviço Público Federal

17 6 Carimbo: Termo de Cooperação/Convênio/Contrato Identificação: Título: Todos são peças importantes no trabalho em equipe, cada um representa uma pequena parcela do resultado final, quando um falha, todos devem se unir, para sua reconstrução. Salvador Faria