Elaborado por SIGA-EPT. Projeto SIGA-EPT: Manual Usuário Financeiro Parte 1

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1 Elaborado por SIGA-EPT Projeto SIGA-EPT: Manual Usuário Financeiro Parte 1 Versão Setembro

2 Sumário 1 Introdução 4 2 Financeiro Incluir Novo Orçamento Atribuir orçamento à licitação Criação de empenho Liquidação Pagamento

3 Lista de Figuras 2.1 Interface de acesso aos orçamentos externos Interface de cadastramento de novo orçamento Interface principal de atribuição de orçamento externo à licitação Seleção dos Itens da Licitação Licitações com orçamento atribuído Interface para preenchimento das informações do Empenho Após obter êxito é possível obter a nota de empenho Interface principal de liquidação Apresentação dos materiais para liquidar Definição de observação e impostos Exibição de empenho a serem pagos Seleção de empenho para pagamento de acordo com fornecedor Confirmação dos dados para pagamento

4 Capítulo 1 Introdução Este manual visa apresentar o Setor Financeiro implantado no Sistema Integrado de Gestão Acadêmica da Educação Profissional e Tecnológica. Por conseguinte, usuários estarão aptos para manipular os recursos básicos referentes ao seu setor. O Sistema de Administração é constituído das seguintes áreas: a) Controle orçamentário: faz controle de cadastro do orçamento externo e interno, destina verba por rubrica para compras de materiais e serviços. Existem altuamente dois orçamentos: 1. o orçamento interno (virtual) que é controlado pelas Unidades Orçamentárias (manipulação das UOs não é enfoque deste manual); 2. o orçamento externo (o real, vindo do Governo Federal) que será empenhado para o pagamento de materiais e serviços. Após o empenho, o valor é lançado no débito para atualização do saldo disponível de crédito. O controle é feito por UO, por rubrica e anual. O orçamento externo possui PTR, fonte, rubrica, esfera, ano, valor (dotação, suplementação, bloqueio, anulação e pago). Obs.: Atribuir o orçamento é o pré-empenho (destinar a verba). b) Controle contábil: relação de relatórios de controle e gerência. Pelo código do elemento e sub-elemento do material licitado, o empenho é enviado para o almoxarifado ou para o patrimônio, caso o material seja permanente. O material permanente chega para o almoxarifado e depois é encaminhado para o patrimônio. A contabilidade é separada para o patrimônio e para o almoxarifado assim como os relatórios são: consumo para almoxarifado e permanente para patrimônio. c) Controle de empenho: faz o controle de acompanhamento do estado do empenho, controle de entrega, liquidação e pagamento. Uma licitação pode ter vários empenhos. Todo empenho de material permanente é encaminhado para o patrimônio e material de consumo para o almoxarifado. d) Controle de pagamento: faz liquidação e pagamento do empenho.

5 Capítulo 2 Financeiro Para o funcionamento do SIGA é preciso definir vários cadastros. Os cadastros que não são oficiais precisam ser definidos em cada instituição. São específicos do SIGA Administrativo. Além disto, é necessário fazer adaptações externas (p.ex.: obter os dados de alunos de outros sistemas, vestibular no caso de aluno ou concurso no caso de funcionário). O modelo do SIGA é distribuir o orçamento para descentralizar o gerenciamento dos recursos. UO: a UO sempre está ligado a um determinado setor, mas setor e UO são coisas diferentes. A UO pode ser um departamento, uma secretaria, um instituto ou um projeto. Se não há uma rubrica para compra de material permanente, que é definida pelo gestor, não é possível fazer tal solicitação. UO Almoxarifado: a UO tem que ser fechada, os gastos são apenas para manutenção do estoque. Dentro da UO é possível subdividir o orçamento. Orçamento externo: são as fontes de recurso. Eles são classificados usando o PTR (Programa de Trabalho Resumido), fonte e rubrica (cadastros oficiais do governo). Para lançar o valor de um recurso externo é necessário ter estas definições. Para criar o empenho, é necessário que se tenha um orçamento externo atribuído à licitação. Os passos a seguir descreverão procedimentos essenciais para a criação de um orçamento e sua associação com a licitação. Este manual assume que você já tenha licitações concluídas para continuar o processo.

6 6 Financeiro 2.1 Incluir Novo Orçamento Caminho: Administração Financeiro Cadastro de Orçamento Na interface da figura 2.1 clique no link Inserir Novo Orçamento. Figura 2.1: Interface de acesso aos orçamentos externos Todos os campos são essenciais. É solicitado, conforme apresenta a interface da figura 2.2, ano (p. ex., 2008), esfera (p. ex., 1), PTR (p. ex., ), fonte (p. ex., ), rubrica (p. ex., ), tipo (p. ex., dotação) e valor (p. ex., R$ ,00). A esfera é o tipo de orçamento (1 é orçamento fiscal e 2 é a seguridade social). Para consultar o orçamento externo acesse a opção Administração Financeiro e selecione a opção Cadastro de Orçamento. Ela apresentará os orçamentos externos que já estão cadastrados.

7 2.2 Atribuir orçamento à licitação 7 Figura 2.2: Interface de cadastramento de novo orçamento 2.2 Atribuir orçamento à licitação Caminho: Administração Financeiro Atribuir Orçamento Esta operação é um pré-empenho. Define orçamentos para itens de licitação. É essencial para conclusão do processo de entrada de material. Figura 2.3 Figura 2.3: Interface principal de atribuição de orçamento externo à licitação Após selecionar a licitação desejada e enviar o número, aparecerá uma nova interface que permitirá a seleção dos itens de licitação juntamente com o valor total dos mesmos. Posteriormente, será necessário fazer a definição propriamente dita. Obs.: Antes de continuar, notifique que haja orçamento definidos para as rubricas dos itens apresentados. Caso não exista, será impossível continuar a atribuição de orçamento à licitação. Entre com todas as informações referentes ao orçamento, como ano, esfera, ptr, fonte e rubrica. A partir de agora será possível obter o empenho.

8 8 Financeiro 2.3 Criação de empenho Figura 2.4: Seleção dos Itens da Licitação Caminho: Administração Financeiro Empenho A primeira interface (figura 2.5) nos permite visualizar as licitações que já foram associadas a orçamentos. Caso seja necessário gerar empenho de uma licitação que não esteja visível, será necessário atribuir um novo orçamento para tal. Figura 2.5: Licitações com orçamento atribuído

9 2.3 Criação de empenho 9 Figura 2.6: Interface para preenchimento das informações do Empenho.

10 10 Financeiro Será necessário entrar com informações sobre o empenho como seu número, modalidade da licitação (p. ex., convite), data do empenho, tipo de empenho (p. ex., original), tipo de entrega (imediata ou parcelada), modalidade do empenho (p. ex., global), local de entrega (indica onde será entregue o material), processo (pode-se usar o mesmo processo de licitação ou cria um novo processo de pagamento) e observação, caso este último campo seja necessário. Além disto, é possível obter informações sobre a licitação como seu código (p. ex., CV7/2008), fornecedor, valor do empenho, número da fonte, ptr, fonte e esfera. Após esta etapa, é possível exibir a nota de empenho e obter a capa de processo. Figura 2.7: Após obter êxito é possível obter a nota de empenho. Após o empenho, deverá ser feito a entrada dos materiais no almoxarifado caso o material seja de consumo ou patrimônio caso seja permanente. Consulte esse manual para obter esclarecimentos sobre entrada de material. 2.4 Liquidação Caminho: Administração Financeiro Liquidação Após fazer a entrada do material, deve-se liquidá-lo. Neste caso será informado ao Governo Federal que o material foi entregue com a nota fiscal, ele atende a especificação do requisitante (após a verificação do material) e que deve ser feito o pagamento ao fornecedor. Forneça o número do empenho e/ou selecione-o na interface para fazer a liquidação. É possível selecionar também o fornecedor e clicar em Empenhos. Figura 2.8: Interface principal de liquidação

11 2.4 Liquidação 11 Selecione os materiais para liquidar. Figura 2.9: Apresentação dos materiais para liquidar Entre com os valores dos impostos e observação, caso seja necessário. Estes campos não são obrigatórios. Figura 2.10: Definição de observação e impostos Após confirmado, faz-se o pagamento.

12 12 Financeiro 2.5 Pagamento Caminho: Administração Financeiro Pagamento Automaticamente, o SIGA apresenta todos os itens que devem ser pagos. Utilize a ação que se encontra do lado esquerdo de todos os materiais listados para concluir o processo. Figura 2.11: Exibição de empenho a serem pagos Após clicar na ação de um fornecedor específico, será necessário selecionar os empenhos que devem ser pagos. Figura 2.12: Seleção de empenho para pagamento de acordo com fornecedor Todas as informações são essenciais. Entre com os valores e confirme o pagamento. Figura 2.13: Confirmação dos dados para pagamento