Sistemas Institucionais Integrados SIG. Camilo de Lélis Coord. Suporte de Sistemas

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1 Sistemas Institucionais Integrados SIG Camilo de Lélis Coord. Suporte de Sistemas

2 Agenda Contextualização histórica Sistemas Integrados SIG SIPAC Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos SIGRH Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos SIGAA Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas Conclusões

3 Cenário Encontrado Acadêmico - JSP - Falta de padronização de tecnologias. - Dificuldade de obtenção de dados de forma unificada. BD (Oracle ) Sistema Material Delphi BD DMP (SQL Server) Prodocent e Acadêmico Java/Apple ts RHNet -JSP BD Prodocent e (Oracle) BD RH (SQL Server) Monitoria - PHP BD Monitor ia (MySQL ) Pesquisa - PHP BD Pesquis a (MySQL )

4 Cenário Encontrado antes dos SIG (2003) - Boa parte da Universidade não informatizada e com procedimentos manuais. - Dificuldades na obtenção da informação. - As soluções existentes eram precárias e não integradas. - Dificuldade na implantação de procedimentos administrativos. - Pouca eficiência no serviço prestado para a comunidade universitária em algumas áreas.

5 O sonho Diverso s Setores da UFRN Políticas Estratégic as Sistema Amigável e completo Repósitório de Informações Institucionais (Banco de Dados) Agilidade na Informaçã o Comunidade Universitária (Docentes, Discentes, público externo, gestores, etc) Relatóri os de Gestão e Control e Agilizar Processos

6 Sistemas Institucionais SIG SIGAA (Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas) SIGAdmin (Administração e Comunicação) SIPAC Arquitetura e Serviços SIGPP (Sistema Integrado de Gestão de Planejamento e Projetos) (Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos) CAPE S Área Fim PINGIFES SIGED (Gestão Eletrônica de Documentos) SIGRH (Sistema Integrado de Gestão de e Recursos Humanos) Administrativos SIAFI SIAS G SCDP SIGAA: Ensino Infantil, Médio, Técnico, Graduação, Pós-Graduação Lato e Stricto, Pesquisa, Extensão, Monitoria, EAD, Produção Intelectual, Biblioteca, Ambientes Virtuais, Infra-Estrutura Física, Residência de saúde, avaliação institucional, ouvidoria, PID, Vestibular, Apoio ao Estudante, Convênios de estágio, etc Compras NET SIAP E Sistemas Governamentais SIPAC: Requisições, Almoxarifado, Orçamento, Compras, Registro de preços, Patrimônio, Licitação, Liquidação da despesa, Infra-Estrutura, Contratos, Convênios, Bolsas, Faturas, Transportes, Restaurante Universitário, Memorando Eletrônico, Protocolo, Boletim de Serviços, etc. SIGRH: Férias, Frequência, Financeiro, Dimensionamento de Força de Trabalho, Avaliação Funcional, Plano de saúde, Escalas, Serviços, Concursos, Capacitação, Adkcional Noturno, Hora Extra, Comissões, Colegiado e resoluções, aposentadoria, etc

7 O segredo do sucesso Muito além do que implantar um software! É mudar uma cultura de gestão! SIG Sistema de Informações Gerenciais Gestão e TI devem estar afinadas no objetivo. Investimentos na inteligência e não somente na infra. Cultura organizacional se muda a médio prazo. TI + Gestão

8 SIPAC

9 SIPAC Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos Requisições, Almoxarifado, Orçamento, Compras, Patrimônio, Licitação, Liquidação da despesa, Infra-Estrutura, Contratos, Convênios, Bolsas, Faturas, Processos, Transportes, Restaurante Universitário

10 SIPAC Orçamen to Processos e Documentos Requisiç ões Registro de Preços Contratos e Convênios Compras/ Licitação Patrimôni o Almoxarifad o Obras e InfraEstrutura Liquidação da Despesa Auditoria Interna Portais de Gestão e Administrativo Transportes Faturas

11 Menu Módulos - SIPAC

12 Portais Internos - SIPAC

13 SIPAC - Orçamento Orçament o UFRN Superintendência s, Pró-Reitorias, Almoxarifado Central Centros Acadêmico s Unidades SIAFI Hospitais Unidades SIPAC

14 Unidades SIAFI

15 Orçamento Distribuído Interno

16 Fluxo orçamentário Antes Requisições tramitando sem aval orçamentário inicial. As requisições são liberadas baseadas na distribuição orçamentária Material Diárias Passagens Serviços PF e PJ Itens Contratados Hospedagem Suprimento de Fundos Outras

17 Vínculo Orçamentário

18

19 Acompanhamento Orçamentário

20 Execução Orçamentária

21 Orçamento - Almoxarifado Unidade Solicitante Almoxarifado ,00 Atendimento (400,00) (saldo) -400,00 (contingenciamento) Requisição ,00 (saldo) Orçamento 400,00 Orçamento

22 Sistema Orçamentário

23 Algumas Funcionalidades Distribuição Orçamentária Transferência de Orçamento Registro de Nota de Empenho Importação de dados do SIAFI (Nota de Dotação, Nota de Empenho, Nota de Crédito, Nota de Lançamento, etc)

24 Relatórios da Execução

25 Relatórios de Execução

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28 Requisições Material Compra, Almoxarifado ou Importação Diárias, passagens, serviços prestados (PF e PJ), Hospedagem, Manutenção, Suprimento de Fundos, Auxílio Estudante, etc Financeiro O sistemaavalida o preenchimento da requisição segundo a legislação: Cálculos de impostos em Pessoa Física Ligação entre passagens e diárias, bloqueio de entrega de tickets, cálculo das diárias automática, diárias internacionais com cotação do dolar atual, etc.. Contém os dados de todo o RH da UFRN Contas, cargos, designações, dados pessoais

29

30 Almoxarifado Controle de estoques de materiais; Controle de vários almoxarifados; Entrada no estoque por: Nota fiscal; Nota de fornecimento (entre almoxarifados). Baixa no estoque por: Atendimento de requisição; Saídas por perda, inservibilidade, etc.

31 Almoxarifado Almoxarifado Central Registro de Preços Entrada no estoque automática Cadastro único de materiais, fornecedores, marcas, etc. Setores internos Almoxarifado Setorial Nota Fiscal

32 Almoxarifado Materiais podem ser bloqueados para não serem solicitados. Controle de vencimento de materiais; Integração com orçamento: Atendimento da requisição pode implicar em baixa no orçamento da unidade de custo da requisição.

33 Almoxarifado

34 Almoxarifado

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37 Módulo: Compras/Licitação Compras Captação das necessidades de compras da Unidades; Formação dos processos de licitação: De acordo com as modalidades permitidas; Material/Serviço. Controle de acréscimos/supressões. Licitação: Registro das propostas, julgamento, cartas convites; Disponibilização dos editais/atas de registro de preços; Comunicados para os fornecedores;

38 Compras

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40 Módulo: Compras/Licitações - Relatórios

41

42 Módulo: Registro de Preços Controle de saldo das atas dos registros de preços da UFRN; Solicitações aos fornecedores via SIPAC: Com Vínculo Orçamentário. Bloqueio de itens para renegociação; Controle de vencimento de atas.

43 Consulta de Atas de Registro de Preço

44

45 Visualização das Quantidades Empenhadas

46 Patrimônio Controle Patrimônial em todos os passos Aquisição (requisição, empenho) Tombamento Movimentação interna Recolhimento Alienação Relatórios de controle e gerenciais Depreciação

47 Relatórios Patrimônio

48 Relatórios Patrimônio

49 Patrimônio

50 Depreciação

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53 Infra-Estrutura Controle da manutenção da infra-estrutura Ordens de serviço de manutenção Almoxarifado de manutenção da infra-estrutura Contabilidade de Despesas com manutenção da infra-estrutura Controle das obras da instituição Cronogramas físicos e financeiros Medições feitas on-line pelos fiscais Solicitações de pagamento integradas com módulo de contratos

54 Infra-Estrutura

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59 Liquidação de Despesa Controle do processo de liquidação de despesas. Realização do acompanhamento da entrega do material pelo fornecedor ganhador de uma licitação, penalizações de fornecedores em atraso, cadastro de processos de pagamento, notas fiscais, etc.

60 Liquidação de Despesa

61 Boletins de Serviço Auxílio na formulação e publicação do boletim de serviços da instituição; Envio de informativos eletronicamente pelas unidades. Busca de portarias, documentos, atos, etc Economia e agilidade

62 Boletim de Serviço

63 Contratos Contratos Cadastro Contratos Pagamentos Aditivos Tratamento específico para Mão de obra Aquisição de Material Bibliográfico Serviços de Limpeza Relatórios e Alertas Distribuição dos gastos por unidade Saldo atual dos contratos e contratos a vencer Acompanhamento de todos os pagamentos Controle de Contratos de Terceirização de mão-de-obra Contratos a vencer

64 Relatório - Contratos

65 Relatório - Contratos

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68 Convênios Convênios e Projetos Submissão de projetos Convênios Descentralizações orçamentárias Contratos Recursos diretamente arrecadados Registro dos convênios financeiros e não financeiros (Estágios, por exemplo) Acompanhamento financeiro e de prestação de contas Submissão de Convênios

69

70 Informação do Projeto

71 Transportes Controle da Frota de veículos Registro de gastos com Combustível Manutenção Insumos Infrações / Multas Contabilização dos gastos por unidade Controle de Registro de entrada / saída de veículos Motoristas habilitados

72 Transportes

73 Relatórios - Transportes

74 Transportes - Relatórios

75 Protocolo Sistema de protocolos Geração da capa dos processos Acompanhamento da tramitação de processos e documentos Tramitação com leitor de código de barras Documentos Eletrônicos Memorandos Eletrônicos Memorando Circular Despachos em processos e memorandos Em integração com um GED (Gerência Eletrônica de Documentos)

76 Protocolo

77

78 Bolsas Cadastro de Novos Bolsistas Declaração Finalizar bolsa Envio de frequência Frequência fora de prazo Geração de folha de pagamento

79

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81 Faturas Cadastro de Faturas Água e Esgotamento Sanitário Energia Telefonia Cadastro de Empresas Cadastro de Localidades

82 Faturas - Relatórios

83 Faturas - Relatório

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86 Restaurante Cadastro de Conveniados Cadastro de Despesas Módulo de vendas das refeições Registro de entrada de conveniados

87 Restaurante - Relatório

88 Portal Público SIPAC

89 SIPAC: Dúvidas

90 SIGRH Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos Implantado desde Dezembro de 2006.

91 SIGRH Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos Férias, Frequência, Financeiro, Dimensionamento de Força de Trabalho, Avaliação Funcional, Consignações, Concursos, Capacitação, etc

92 Leitura de Dados SIAPE Interação SIAPE Avaliação Funcional Cadastro Férias Plano de Saúde Financeiro Atendimento ao Servidor Consultas Funcionais Dimensionamento Frequência Aposentadoria Comissões Administraçã ode Pessoal Concursos Chefia de Unidade Portal Público Serviços Capacitação Portal do Servidor Portal da Auditoria e Controle Interno

93 Outra visão Gestores Comunidade Externa SIGRH Servidores e Chefias Implantar o SIGRH é muito mais do que instalar um software. Significa implantar um novo sistema de gestão de pessoas.

94 Portal do Servidor

95 Módulos do SIGRH

96 Importação de Dados SIAPE Para o início do SIGRH é necessário importar a Fita Espelho do SIAPE O que contém a fita espelho Dados Pessoais Dados Funcionais Dados Financeiros Caminho on-line de interação Web Services SIAPE

97 Cadastro Dados pessoais Adicionais e Laudos Necessidades Especiais Ausências Alterações de Lotação e/ou Exercício Designações e Exonerações Formação e Capacitação Ocorrências Funcionais Progressão Vínculos de Trabalho do Servidor Averbação Redistribuição Vinculo com serviço público e comum Gestão de Dependentes e Agregados Carteira Funcional Auxílio Transporte Projetos de Cursos e Concursos

98 Férias Cadastro/alteração de férias pelo servidor. Homologação pela Chefia de Unidade. Gestor de férias gerencia todo o processo e envia para o SIAPE

99 Consultas/Relatórios Módulo para a consulta das informações de cadastro. Consulta a dados de cadastro, vínculos, relatórios, declarações e formulários.

100 Avaliação Funcional Avaliação de desempenho para fins de progressão. Vinculação com a progressão. Planos de trabalho do servidor e de estágio probatório Avaliação 360 graus Podendo ser utilizada para fins de gratificação (Decreto Nº )* Avaliação Gestão por Competências Módulo em implantação na DPF Decreto GT estabelecido no CISGAP para estudar a aplicabilidade do módulo para todas as instituições.

101 Frequência Homologação mensal de frequência. Escalas de Trabalho Integração do envio da frequência com o informativo de horas extras.

102 Frequência

103 Financeiro Gestão de Horas Extras Solicitação da Unidade Autorização Envio mensal na frequência Envio dos valores ao SIAPE para inclusão em folha. Geração de adicionais: noturno, plantão de sobreaviso. Geração de arquivos para o SIAPE com adicionais. Usados na UFRN: APH Adicional de Plantão Hospitalar APH Sobreaviso Faltas/Vencimentos Grat. Encargo Curso/Concurso Ressarc. Assistência Saúde Outros adicionais: Atividade Penosa, Insalubridade, Irradiação Ionizante, Periculosidade, Raio-X.

104 Plano de Saúde Solicitações eletrônica de Planos conveniados Ressarcimento Planos Médicos e Odontológicos Comprovação de pagamento feita on-line com regras de manutenção do benefício. Conveniado tem um portal de operações. Geração de arquivos para o SIAPE

105 Aposentadoria Consulta de previsão de aposentadoria Registro dos dados de aposentadoria Cadastro/Geração da Portaria de Aposentadoria Vinculação com publicação no DOU Geração do título de Inatividade Recadastramento de pensionistas. Diversas relatórios de aposetandoria

106 Aposentadoria

107 Aposentadoria

108 Aposentadoria

109 Aposentadoria

110 Capacitação Gestão dos programas de capacitação dos servidores Cadastro de currículo de potenciais instrutores (banco de talentos) Formação de turmas com Inscrições on-line Consolidação de participação Controle de cargas horárias para progressões Emissão de declarações e certificados Relatórios de gestão

111 Comissões Cadastro das comissões temporárias e permanentes. Cadastro dos membros das comissões (presidente, membro, suplente, secretário) Acompanhamento dos prazos das comissões de processos administrativos/disciplinares. Integrado com módulo de gestão documental do SIPAC.

112 Comissões

113 Interação SIAPE O SIGRH comunica-se com o SIAPE em diversas operações (as disponíveis) Leitura Leitura de Dados da Fita Espelho Web Service para leitura on-line Importação de unidades de lotação Módulos Envio de férias e processamento das críticas de retorno. Envio dos dependentes (recadastramento) Movimentação financeira (faltas, plantões) Adicionais Hora-Extra Plano de Saúde

114 Serviços Cadastro de Dependentes e Agregados Atualização de dados pessoais Solicitações de afastamento no país e viagens em serviço. Solicitações de auxílios (alimentação, préescolar, etc) Solicitação eletrônica para assuntos diversos. Formulários (aposentadoria, ficha funcional, requerimento, etc) Declarações (afastamento, averbação, dependentes, etc)

115 Serviços Auto-atendimento O módulo de autoatendimento auxilia o atendimento aos servidores do DAP. A aplicação de emissão de fichas e controle de atendimento auxilia neste processo.

116 Dimensionamento Organograma detalhado Força de trabalho em cada unidade Servidores, bolsistas, terceirizados, etc. Localização de servidores Processos de trabalho Atribuições de cada setor Relatórios de dimensionamento de força de trabalho.

117 Concursos Cadastro de concursos e vagas Registro de classificados Editais e atas Portarias de nomeação (coletivas e individuais) Editais de convocação

118 Portal do Servidor

119 Portal do Servidor

120 Portal do Servidor - Chefia

121 Portal do Servidor

122 Portal do Servidor

123 Portal do Servidor

124 Portal do Servidor

125 Portal do Servidor

126 Portal do Servidor

127 Portal Público - SIGRH

128 Administração de Pessoal - O módulo de administração de pessoal une as diversos módulos de gestão de pessoas em um só.

129 Outra visão Gestores Comunidade Externa SIPAC SIGRH SIGAA Servidores e Chefias

130 SIGAA

131 SIGAA Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas Infantil, Médio, Técnico, Graduação, Pós-Graduação, Pesquisa, Extensão, Monitoria, EaD, Produção Intelectual, Bibliotecas, Apoio ao Estudante, Avaliação Docente, etc. * Implantado desde Dez/2006

132 Módulos do SIGAA

133 SIGAA: Ensino Gestão de todos os níveis de ensino: Infantil Médio Técnico Graduação Pós-Graduação (Lato e Stricto) EAD Residência de Saúde

134 SIGAA: Ensino Algumas características: Cadastro de Componente Curricular (Disciplina, Atividade Acadêmica Específica, Módulo, Bloco) Matrícula e trancamento de turma on-line, feitas pelos alunos Fluxos de negócio implantados no sistema Ex: Fluxo de criação de ofertas de vagas de disciplinas Emissão de documentos com códigos de autenticações Uma única base de dados de pessoas Proporcionando o acompanhamento dos diversos vínculos de um discente ou servidor

135 SIGAA: Matricula On-line

136 SIGAA: Matricula On-line

137 SIGAA: Graduação Graduação

138 SIGAA: Graduação Menu da Pró-Reitoria de Graduação

139 SIGAA: Graduação Portal da Coordenação de Curso de Graduação

140 SIGAA: Unidade Acadêmica Perfis para Chefia e Secretaria Chefia: Portal Docente, aba Chefia. Secretaria: Ícone Graduação

141 SIGAA: Pós-Graduação Pós-graduação Stricto Site do Programa

142 SIGAA: Portal do Coordenador de Programa

143

144 SIGAA: Ensino Técnico Controle independente de cada Escola Técnica vinculada à instituição. Ex: Escola de Música Escola de Enfermagem Escola Agrícola Dispõe de todas as operações para gestão do ensino técnico

145 SIGAA: Ensino a Distância (EaD) Gestão dos Pólos Metodologia de avaliação diferenciada (tutor + docente) Ficha de avaliação preenchida on-line Portal do Tutor Acompanha aluno Realiza matrícula e trancamento Avaliação Semanal Interface da gestão EAD Coordenador de Curso Secretaria de Ensino a Distância (SEDIS) Coordenador de Pólo

146 SIGAA: Pesquisa Registro dos projetos de pesquisa internos e externos Controle da avaliação de projetos Interfaces para consultores externos (CNPq) e internos Integração com dados de produção intelectual para avaliação de mérito Gerenciamento de cotas de bolsas de iniciação científica e planos de trabalho

147 SIGAA: Pesquisa Gestão de bolsas PIBIC e Institucionais e dos voluntários Envio e acompanhamento de relatórios de projetos e de bolsistas Gestão do Congresso de Iniciação Científica

148

149 SIGAA: Extensão Registro e gestão das ações de extensão Programas Projetos Cursos Eventos Produtos Avaliação das ações submetidas pelos docentes Controle de bolsas e relatórios

150 SIGAA: Extensão Emissão de relatórios solicitados pelo MEC

151 SIGAA: Monitoria Submissão de projetos de monitoria Gerência de bolsas dos projetos Incluindo o controle das provas de seleção de monitores Relatórios de projetos e bolsistas

152

153 SIGAA: PID (Resolução 250/2009) Formulário preenchido semestralmente com a distribuição das atividades na carga horária.

154 SIGAA: Vestibular Inscrição, seleção e gestão de fiscais Controle de locais de prova Gerenciamento da inscrição dos candidatos Outros processos do vestibular

155 SIGAA: Bibliotecas Gestão do conjunto de bibliotecas da instituição Biblioteca Central e Setoriais Circulação, Catalogação e Estatísticas Baseado no MARC21 Padrão internacional para o intercâmbio de registros bibliográficos e catalográficos

156 SIGAA: Secretaria de Apoio ao Estudante Responsável pelo apoio social aos alunos Residentes universitários Bolsas de alimentação e transporte Questionário socio-econômico (cadastro único) Demais auxílios aos estudantes

157 SIGAA: Avaliação Institucional Avaliação realizada ao fim do semestre no sistema Alunos avaliam os docentes Professor avaliam suas turma Ambos se auto-avaliam e a instituição Utilização de bloqueios para que a avaliação seja realizada por todos Gestão e divulgação dos resultados

158

159 SIGAA: Portais Acesso central às operações de públicos específicos, tais como alunos, professores e coordenadores

160 SIGAA: Portal do Docente

161 SIGAA: Portal do Discente

162 SIGAA: Portal do Discente Matrícula Online Solicitação de Trancamento de turmas Acompanhamento das turmas Emissão de documentos Consulta e acompanhamento dos ações acadêmicas que participa Acesso às oportunidades de bolsa E várias outras operações...

163 SIGAA: Portais de Gestão Portal da Reitoria Integra relatórios das várias áreas Portal dos Relatórios de Gestão Indicadores e relatórios para tomada de decisão

164 SIGAA: Ambiente Virtual de Aprendizado

165 Possibilidades da Turma Virtual Disponibilização de materiais de apoio aos alunos Arquivos Referências, conteúdos Comunicação com o aluno Notícias, fóruns, chat Atividades Enquetes, tarefas, Diário de classe eletrônico

166 SIGAA: Turma Virtual Visualização dos participantes da turma

167 SIGAA: Turma Virtual Registro de freqüência (diário ou sob a forma de mapa)

168 SIGAA: Turma Virtual Lançamento de notas e consolidação de resultados

169 SIGAA: Impressos Documentos auto-assinados Atestados de matrícula Históricos Declarações de vínculo Certificados de participações em projetos Diários de Classe Listas de presença

170 SIGAA: Impressos Atestado de Matrícula

171 SIGAA: Impressos Histórico

172 SIGAA: Impressos Diário de Turma

173 SIGAA: Mobile

174 Integrações com Sistemas Externos

175 SIGAA: Portais Públicos Cada sistema possui seu portal de entrada SIGAA (www.sigaa.ufrn.br) SIPAC (www.sipac.ufrn.br) SIGPRH (www.sigprh.ufrn.br) Acesso também a portais de divulgação de informações para o público externo e interno

176 SIGAA: Portal Público

177 SIGAA: Processos Seletivos

178 SIGAA: Página do Docente

179 SIGAA: Página do Programa de Pós-Graduação

180 SIGAA: Outras características Acesso de algumas operações através do celular Acompanhamento de notas Consultas e renovações de empréstimos na biblioteca Outras aplicações: Controle de presença por biometria Comunidade Virtual

181 Avaliação da Comunidade UFRN Sistemas de Informações da UFRN tem percentual de aprovação de 82,3% da comunidade Universitária. SIGAA ( 83,5% de aprovação geral) Alunos 81,5% Docentes 88,3 % Servidores Técnicos 81,5% SIPAC/SIGPRH ( 81,1 % de aprovação geral) Docentes 85,8% Servidores Técnicos 77,9%

182 Obrigado! Contato:

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