RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA RAAAI 2004 I - INTRODUÇÃO

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1 RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA RAAAI 2004 I - INTRODUÇÃO A da Universidade Federal do Amazonas apresenta o seu Relatório Anual de Atividades de, com base no Decreto nº /2000, alterado pelo Decreto nº /2002 e a Instrução Normativa/CGU nº. 02, de 24 de dezembro de 2002 bem como a Portaria nº GR, de , de implantação da da UFAM, o qual enfoca suas atividades mais relevantes executadas no exercício financeiro de 2004, proporcionando um melhor desenvolvimento das atividades das diversas unidades desta instituição e oferecendo subsídios aos dirigentes de tais unidades, a fim de que as atribuições se desenvolvam com segurança, transparência e com respaldo na legislação especifica. Dentro das possibilidades de que dispusemos os controles internos foram aferidos por amostragem, em áreas operacionais relevantes, dentre as quais destacamos: Gestão Contábil A contabilidade desta Instituição no cumprimento das diretrizes emanadas da Coordenação de Contabilidade da Secretaria do Tesouro Nacional, com as medidas implantadas internamente, executa suas atividades por meio do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal SIAFI, proporcionando um trabalho eficiente na elaboração das demonstrações contábeis. Atividades realizadas: BALANÇO 2003 Exame das Demonstrações Contábeis Verificação do cumprimento dos preceitos legais e da rotina prescrita pelos Órgãos de Controle para o fim do exercício Emissão do Parecer de Auditoria datado de 02/03/2004 1

2 Gestão Orçamentária e Financeira Estas atividades estão sendo executadas de acordo com as Dotações Orçamentárias e Recursos Financeiros liberados em cumprimento à legislação específica. No processamento das despesas está sendo observada, as seqüências de empenho, liquidação e pagamento. Atividades realizadas: Verificação dos procedimentos legais e pertinentes adotados na concessão e aplicação na modalidade Suprimento de Fundos e a respectiva Prestação de Contas. O Relatório contendo o resultado do trabalho de auditoria foi encaminhado ao Reitor em 18/02/04, para conhecimento e providências julgadas necessárias. Verificação dos procedimentos legais e pertinentes adotados na concessão do benefício de indenização de Diárias. A Nota de Auditoria contendo o resultado do trabalho de auditoria foi encaminhado ao Reitor em 13/07/04, para conhecimento e providências julgadas necessárias. Gestão Patrimonial Tendo em vista a escassez de pessoal da Divisão de Patrimônio e Prefeitura do Campus, as mesmas vêm realizando um trabalho em conjunto com o Sistema de Informação para o Ensino SIE, para que todos os dados existentes no Sistema de Acompanhamento Patrimonial - SAP sejam migrados para o SIE, oferecendo assim melhores condições para o eficaz controle dos bens móveis e imóveis a fim de que sejam cumpridas as rotinas previstas na legislação específica. As atividades da Divisão de Almoxarifado Central Estoque já estão todas implantadas e funcionando dentro da sistemática do SIE, onde as unidades solicitam suas necessidades de consumo através de meio eletrônico e posteriormente entregue as respectivas unidades. 2

3 FES/ICHL 2º Piso - Sala 4 CEP Manaus Am Na Divisão de Transportes foi verificada a aplicação das normas reguladoras do serviço de transportes no âmbito da administração pública federal e coleta de dados para auxiliar na formulação de sugestões, com vistas ao aprimoramento da gestão patrimonial. O resultado dos trabalhos de auditoria foi encaminhado ao Reitor em 12/08/04, para conhecimento e providências julgadas necessárias. Gestão Bens e Serviços Foi verificado o procedimento legal e pertinente adotados nos processos licitatórios para aquisição de bens e contratação de prestação de serviços. A Nota de Auditoria contendo o resultado dos trabalhos de auditoria foi encaminhado ao Reitor em 17/12/04, para conhecimento e providências julgadas necessárias. Gestão Acadêmica Foi realizada a verificação do acompanhamento das atividades e normas acadêmicas no âmbito de cada unidade. Um Relatório e duas Notas de Auditoria contendo o resultado do trabalho de auditoria foram encaminhado ao Reitor em 13/07/04, 14/10/04 e 17/12/04, respectivamente, para conhecimento e providências julgadas necessárias. II DILIGÊNCIAS DOS ÓRGÃOS DE CONTROLE INTERNO E EXTERNO No exercício financeiro de 2004 a Universidade Federal do Amazonas foi auditada pelos seguintes órgãos de controle: Controladoria Geral da União no Estado do Amazonas CGU-AM e Tribunal de Contas da União Secretaria de Controle Externo no Amazonas. 3

4 Atuação da CGU No período de 19 abril a 07 de maio de 2004, estiveram na Instituição, apresentados através do Ofício nº 6901/CGUAM/CGU-PR, a equipe de servidores da unidade AFC da Controladoria Geral da União no Estado do Amazonas, realizando Auditoria de Avaliação de Gestão Prestação de Contas, relativa ao exercício de providenciadas. Todas as Solicitações de Auditoria expedidas foram atendidas e No dia 18 de maio de 2004, recebemos o servidor da AFC Controladoria Geral da União no Estado do Amazonas, cumprindo determinação do Secretário Federal de Controle Interno, para proceder fiscalização in loco haja vista a verificar o cumprimento do Convênio nº PROBIO. Foi entregue ao servidor cópia do Convênio e Notas Fiscais expedidas e contato direto com o Coordenador do Convênio Prof. Marcelo Gordo. Atuação da TCU 1 - No período de 15 a 26/03/2004, estiveram na Instituição, apresentados através do Ofício nº. 029/2004-GAB, os Analistas de Controle Externo do TCU SECEX- AM, realizando Auditoria (Monitoramento Conformidade), com objetivo de verificar o cumprimento das determinações contidas no Acórdão nº 1051/2003-TCU-1ª Câmara. Ofício de Requisição nº. 001/2004/Equipe de Auditoria/TCU/SECEX-AM de 15/03/2004. providências adotadas por esta IFES, foram encaminhadas através dos Ofícios nº. 002/04-AUDI, de 23/03/2004, nº. 004/04-AUDI, de 30/03/2004 e Ofício nº. 177/GR de

5 Processo nº / Diligência através do Ofício 092/TCU/SECEX-AM de 17/03/2004, 205/GR de 15/04/2004 Processo nº / Audiência através do Ofício 155/TCU/SECEX-AM de 03/05/2004, 337/GR de 11/06/ No período de 27 de agosto a 14 de setembro de 2004, estiveram na Instituição, apresentados através do Ofício nº. 165/2004-GAB, os Analistas de Controle Externo do TCU SECEX-AM, realizando Auditoria com objetivo de analisar a legalidade da execução dos convênios e contratos firmados com a UNISOL. Ofício de Requisição nº /2004 de 26/08/2004. Ofício de Requisição nº /2004 de 14/09/2004. Ofício de Requisição nº /2004 de 14/09/2004. providências adotadas por esta IFES, foram encaminhadas através dos Ofícios nº. 545/GR, de 30/08/2004, Ofício nº. 037/04-AUDI, de 02/09/2004, Ofício nº. 589/GR de 16/09/2004 e Ofício nº. 591/GR de 17/09/

6 Processo nº Diligência através do Ofício 348/TCU/SECEX-AM de 18/08/2004, 590/GR de 16/09/ Atendimento do Ofício 165-SGS-TCU-Plenário de 04/03/2004, pertinente às determinações referente ao item 9.2 do Acórdão nº. 175/2004, proferido nos autos do Processo TC nº / /GR de 23/11/ Diligência através do Ofício nº. 5831/2004/SEFIP/4ª DT de 14/12/2004, Processo TC nº / /GR de 06/01/ Atendimento do Ofício nº. OFRAD-SECEX-AM de 06/12/2004, pertinente às determinações do Acórdão nº. 2893/2004-TCU-1ª Câmara, proferido nos autos do Processo TC nº / /GR de 14/01/

7 III CONSIDERAÇÕES FINAIS Consideramos satisfatórios os trabalhos realizados in loco, uma vez que nossa maior preocupação foi a aproximação com as unidades auditadas, a fim de garantir a eficiência e eficácia dos seus controles internos. As atividades desenvolvidas incluídas no PAAAI/2004 foram realizadas dentro do programado. É oportuno esclarecer que nosso assessoramento na obtenção das respostas questionadas, não se restringe apenas na emissão de Ofícios as unidades auditadas, mas sim, no acompanhamento e busca, passo a passo, das informações com a documentação comprobatória até o devido encaminhamento. O Plano Anual de Atividades de para o exercício de 2005 foi aprovado pela Resolução n. 012/2004, nele estão planejadas as atividades de auditoria nas áreas: Orçamentária, Financeira, Patrimonial, Contábil, Acadêmica, Recursos Humanos e Aquisição de Bens e Serviços. O planejamento das ações foi condicionado pelos seguintes fatores: recursos humanos disponíveis; constatações decorrentes das atividades desta auditoria interna realizada nos anos 2003 e 2004, bem como das recomendações contidas nos relatórios dos órgãos de Controle Interno (CGU) e Externo (TCU). Manaus, 20 de janeiro de

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