GUIA PRÁTICO EFD-CONTRIBUIÇÕES

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1 GUIA PRÁTICO EFD-CONTRIBUIÇÕES Maio de 2012 O QUE É A EFD-Contribuições trata de arquivo digital instituído no Sistema Publico de Escrituração Digital SPED, a ser utilizado pelas pessoas jurídicas de direito privado na escrituração da Contribuição para o PIS e COFINS, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo, com base no conjunto de documentos e operações representativos das receitas auferidas, bem como dos custos, despesas, encargos e aquisições geradores de créditos da nãocumulatividade. Os documentos e operações da escrituração representativos de receitas, custos, despesas e encargos incorridos, serão relacionadas no arquivo da EFD-Contribuições em relação a cada estabelecimento da pessoa jurídica. A escrituração das contribuições sociais e dos créditos sobre a Receita Bruta, será efetuada de forma centralizada, pelo estabelecimento matriz da pessoa jurídica. OBRIGATORIEDADE Conforme disciplina a Instrução Normativa RFB nº de 1 de março de 2012, estão obrigadas à escrituração fiscal digital em referência à Contribuição para o PIS e COFINS: I - referentes aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2012, as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real; II - referentes aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de julho de 2012, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Presumido ou Arbitrado; III - referentes aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2013, as pessoas jurídicas referidas nos 6º, 8º e 9º do art. 3º da Lei nº 9.718, de 27 de novembro de 1998, e na Lei nº 7.102, de 20 de junho de COMO FUNCIONA A partir da sua base de dados, o sistema DRHS irá gerar um arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido pela Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB, informando todos os documentos fiscais referentes a cada período de apuração do PIS e COFINS. Este arquivo deverá ser submetido à importação, validação e transmissão pelo Programa Validador e Assinador (PVA-PIS/COFINS) fornecido pelo Sped.

2 Constarão no arquivo digital gerado pelo sistema DRHS apenas informações referentes aos documentos fiscais de entradas e saídas nele lançados. Qualquer outra informação complementar do arquivo, como Bens Incorporados do Ativo Imobilizado, Folha de Salário ou outro documento ou operações geradora de créditos, deverão ser informadas diretamente no PVA-PIS/COFINS, sob responsabilidade do contribuinte pelas informações adicionadas. PROGRAMA VALIDADOR E ASSINADOR Após a importação do arquivo digital gerado pelo DRHS, ele poderá ser visualizado pelo próprio Programa Validador, com possibilidades de pesquisas de registros ou relatórios do sistema. Outras funcionalidades do programa: digitação, alteração, assinatura digital da EFD- Contribuições, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de segurança e sua restauração. A transmissão do arquivo só poderá ser feita através do PVA-PIS/COFINS. O programa gerador de escrituração possibilitará: Importar o arquivo com o leiaute da EFD-Contribuições gerado pelo DRHS; Validar o conteúdo da escrituração e indicar dos erros e avisos; Editar via digitação os registros criados ou importados; Emissão de relatórios da escrituração; Geração do arquivo da EFD-Contribuições para assinatura e transmissão ao Sped; Assinar do arquivo gerado por certificado digital; Comandar a transmissão do arquivo ao Sped. PRAZOS DE ENTREGA A periodicidade de apresentação da Escrituração Fiscal Digital do PIS/COFINS é mensal, devendo ser transmitido o arquivo, após a sua validação e assinatura digital, até o 10º (décimo) dia útil do segundo mês subsequente ao de referência da escrituração. Por exemplo, o arquivo referente ao mês de julho de 2012 deverá ser entregue até o dia 17 de setembro de 2012 (dia 7 de setembro é feriado, não sendo considerado dia útil). MULTA POR ATRASO DE ENTREGA Conforme o art. 7º da IN RFB 1.052, de 2010, a não apresentação da EFD-Contribuições no prazo fixado acarretará a aplicação de multa no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por mêscalendário ou fração. RETIFICAÇÃO A pessoa jurídica poderá retificar os arquivos originais da EFD-Contribuições até o ultimo dia útil do ano-calendário seguinte ao que se refere à escrituração, sem penalidade. Todavia, a retificação não será validada pela Receita Federal: Para reduzir débitos que já tenham sido encaminhados à PFN, que tenham sido objeto de auditoria interna ou de procedimento de fiscalização; Para alterar débitos em relação aos quais a pessoa jurídica tenha sido intimada de início de procedimento fiscal; Para alterar créditos já objeto de exame em procedimento de fiscalização ou objeto de análise de PERDComp. Intelitech GUIA PRÁTICO EFD-CONTRIBUIÇÕES 2

3 COMO PROCEDER LEVANTAMENTO DAS SITUAÇÕES TRIBUTÁRIAS DE PIS E COFINS Primeiramente é importante realizar um levantamento, com a ajuda do escritório contábil, de todas as possíveis situações tributárias referentes ao PIS e COFINS para todos os produtos cadastrados no DRHS, definindo principalmente o CST, a Base de Cálculo e a Alíquota para cada tipo de operação de entrada e saída. Mesmo o prazo de entrega do arquivo digital ser apenas dois meses após o período de escrituração, é importante adequar as situações tributárias antes de lançar qualquer nota fiscal no DRHS, principalmente às NF-e de saídas que não poderão mais ser corrigidas após o prazo de 7 dias desde o seu envio. A responsabilidade pelo levantamento das situações tributárias e envio do arquivo no prazo devido para entrega é de responsabilidade do contribuinte. Cabe à Intelitech orientar como cadastrar as devidas situações tributárias no DRHS e como gerar o arquivo para importação e envio através do PVA-PIS/COFINS, conforme será explicado a seguir. CADASTRAR AS SITUAÇÕES TRIBUTÁRIAS DE PIS E COFINS NO DRHS Após o levantamento das Situações Tributárias, proceda da seguinte maneira dentro do DRHS para cadastrar as situações: 1. Abra o Gerenciador de Produtos; 2. Selecione Situações Tributárias dentro do menu Cadastro, na parte superior esquerda; 3. Selecione uma situação já cadastra e clique em Editar, ou clique em Adicionar para uma nova situação; 4. Insira as informações de CST, Base de Cálculo e Alíquota nos campos próprios dentro das abas PIS e COFINS Intelitech GUIA PRÁTICO EFD-CONTRIBUIÇÕES 3

4 Observe que na tela referente ao passo 3 as Situações Tributárias são agrupadas para cada tipo de operação de entrada e saída. Ou seja, situações de vendas de mercadoria devem ser inseridas dentro da aba Venda, assim como situações de compra de mercadorias devem ser inseridas dentro da aba Compra. As situações isentas de PIS e COFINS (que não caracterizam transação comercial) como remessas para industrialização por encomenda (CFOP 5901/6901), remessas para concerto (CFOP 5915/6915) e remessas de entrada de bonificação, podem ser inseridas dentro das abas Remessas de Saída e Remessas de Entrada. CONFERIR ANTES DE LANÇAR É importante sempre conferir se a situação tributária foi selecionada corretamente antes de lançar qualquer nota fiscal de entrada e, principalmente, de saída. As notas fiscais de entradas de fornecedores podem ser alteradas a qualquer momento após o seu lançamento, sendo possível fazer ajustes antes de gerar o arquivo digital a ser entregue. Já as notas de saídas (NFe) não podem ser alteradas pelo sistema, tendo o prazo máximo de 7 dias para seu cancelamento e eventual reenvio. Por isso, é muito importante que as situações tributárias nos documentos de saídas sejam corretamente selecionadas e devidamente conferidas antes do envio da NF-e, pois não poderão ser ajustadas antes de gerar o arquivo do EFD-Contribuições. Para realizar essa conferência das informações tributárias, proceda da seguinte maneira na tela de uma operação de entrada ou de saída: 1. Clique em Dados Adicionais de qualquer item inserido na nota; 2. Na tela que se abre, selecione a aba Tributação; 3. Confira em todas as abas dos impostos se os seus dados estão corretos GERAR O ARQUIVO DIGITAL DO EFD-CONTRIBUIÇÕES NO DRHS Conforme dito anteriormente, o prazo para entrega do arquivo é sempre até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao período de escrituração. Mas é importante gerar o arquivo no Intelitech GUIA PRÁTICO EFD-CONTRIBUIÇÕES 4

5 final do próprio mês, para conferir os valores apurados e ter tempo de fazer ajustes, caso necessário, antes do recolhimento dos impostos. O ideal é que o valor do imposto a recolher seja definido com base no arquivo digital gerado pelo DRHS, onde todos os documentos fiscais foram devidamente lançados. Não é de responsabilidade da Intelitech corrigir arquivos que foram gerados após o recolhimento dos impostos e que não estejam coincidindo com os valores apurados de forma separada pelo contribuinte ou pelo seu escritório contábil. Para gerar o arquivo digital de entrega para EFD-Contribuições, execute os seguintes passos: 1. Selecione no menu superior da tela principal do DRHS a opção Utilitários e depois SPED e Sintegra; 2. Na tela que se abre, selecione a aba Configurações para inserir os dados do Contabilista e do escritório contábil; 3. Clique em Salvar Alterações; 4. Selecione a aba SPED PIS/COFINS; 5. Clique no botão + para adicionar um novo período de escrituração; 6. Defina o ano e mês referente ao período; 7. Clique no botão Gerar e depois em Salvar em Arquivo Intelitech GUIA PRÁTICO EFD-CONTRIBUIÇÕES 5

6 Após clicar no botão Salvar em Arquivo, deverá ser informado o local no computador onde o arquivo digital gerado pelo DRHS será armazenado, para posteriormente ser importado pelo PVA-PIS/COFINS. IMPORTAR, VALIDAR E TRANSMITIR O ARQUIVO DIGITAL NO PVA-PIS/COFINS Esta é a fase final do processo de entrega da EFD-Contribuições e, supondo que todos dados de notas fiscais foram corretamente lançados no DRHS, cabe agora ao contribuinte decidir se quer transmitir por conta própria o arquivo ou encaminhar para o escritório contábil para que este finalize o processo. Em ambos os casos, é importante verificar o resultado da apuração dos impostos do arquivo digital gerado pelo DRHS. Para isso, abra o programa PVA-PIS/COFINS e siga a seguintes instruções: 1. Clique no botão Importar Escrituração e selecione o arquivo gerado pelo DRHS; 2. Será criado um banco de dados para a escrituração e realizada uma validação de estrutura do arquivo gerado. Caso não ocorra nenhum erro de estrutura, uma tela de aviso será mostrada pedindo se deseja validar o conteúdo do arquivo. Clique em Sim; 3. Uma tela será aberta para atualizações de tabelas utilizadas pelo PVA. Clique em Ok; 4. O arquivo será validado e, caso contenha algum erro ou aviso, será aberta uma tela com instruções para visualizá-los. Clique em Ok; 5. Selecione Erro ou Avisos e clique em Exibir para gera um relatório contendo os erros ou avisos gerados pela validação do PVA Intelitech GUIA PRÁTICO EFD-CONTRIBUIÇÕES 6

7 6. Caso o arquivo não contenha nenhum erro de validação, clique em Consolidação da Contribuição do Período e verifique os valores apurados pelo PVA com base no arquivo gerado pelo DRHS. 6 Caso o arquivo contenha erros de validação, é necessário analisar com atenção o relatório citado no passo 5, realizar as alterações necessárias (quando for possível) nos documentos fiscais lançados no DRHS e refazer todo o processo de importação e validação novamente. Os erros mais comuns que podem aparecer no relatório de erros estão comentados nas Considerações Finais deste documento. CONSIDERAÇÕES FINAIS É muito importante sempre verificar com o departamento contábil da empresa ou com o escritório contábil se os valores apurados são realmente condizentes com a realidade. Os casos onde estes valores não batem geralmente ocorrem por não terem sido lançadas devidamente no DRHS as notas fiscais de com direito a crédito, como as notas dos fornecedores, notas de consumo de energia elétrica e notas de conhecimento de transporte. Ou seja, qualquer nota fiscal de entrada que, por esquecimento muitas vezes, não tenha sido lançada no sistema, irá gerar divergências no apuramento. No caso das notas fiscais de saída não é comum ocorrerem erros, pois todas são registradas pelo DRHS e suas informações são validadas antes do seu envio. ERROS COMUNS DE VALIDAÇÃO No momento em que o arquivo digital é validado pelo PVA-PIS/COFINS, alguns erros de validação podem ocorrer. O relatório de erros do PVA lista todos eles e algumas alterações podem ser feitas no DRHS para corrigi-los, como: Intelitech GUIA PRÁTICO EFD-CONTRIBUIÇÕES 7

8 É obrigatório informar a chave de acesso de todas as Notas Fiscais Eletrônicas de entradas dos fornecedores. O DRHS em sua versão mais atual já valida essa informação antes do lançamento das notas de entrada. Estes três erros (Registro 0100) são referentes ao contador e escritório contábil. Provavelmente estas informações não foram cadastradas no DRHS na aba de Configurações da tela onde gera o EFD-Contribuições. Neste caso faltou informar o código NCM em alguma nota de entrada de fornecedor. Você deve localizar a nota fiscal no DRHS, corrigir a informação do NCM e refazer o processo de gerar o arquivo digital no DRHS e importar e validar no PVA-PIS/COFINS. Intelitech GUIA PRÁTICO EFD-CONTRIBUIÇÕES 8