<< Roteiro de Procedimentos >>

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1 << Roteiro de Procedimentos >> As ferramentas apresentadas a seguir, permitirão aos usuários do sistema Avance Retguarda, a partir da versão 8.4, o lançamento e manutenção de todas as informações necessárias á geração dos arquivos do SPED Fiscal. Não é propósito deste roteiro, aprofundar regras legais, nem parâmetros, valores e códigos fiscais de preenchimento das rotinas, mas orientar o usuário nos primeiros passos para se trabalhar com o SPED Fiscal no sistema Avance Retguarda. Portanto entende-se que o usuário que estiver de posse deste roteiro, já possui as noções básicas de uso do sistema e de escrituração fiscal. É importante salientar também que, embora este roteiro seja elaborado com base nos guias práticos do SPED Fiscal, oferecidos pela Receita Federal do Brasil, normas legais vigentes e orientações do fisco estadual, ele não substitui as orientações recomendadas por seu contabilista. Primeiros passos Antes de prosseguir é extremamente importante preencher as configurações a seguir e de forma correta, pois delas dependem muitos cálculos de impostos e geração de informações em diversos módulos e nos arquivos do SPED Fiscal. 1- Configurações do sistema: Localize o menu CONFIGURAÇÃO, opção ESTABELECIMENTO, guia ADICIONAIS e na tela que se apresenta a seguir, de acordo com as orientações de seu contador, preencha as informações solicitadas: Apenas para os estados que permitem o aproveitamento de crédito de impostos sobre as notas fiscais de consumo de água (mod. 28). Informação complementar padrão ao lançamento das notas fiscais comunicação e telecomunicações (mod. 21 e 22). Informação complementar padrão ao lançamento das notas fiscais de consumo de eletricidade (mod. 06). Informações que influenciarão no cálculo do PisCofins e forma de geração do arquivo da EFD de Pis-Cofins. Regra adotada para cálculo do aproveitamento de ICMS quanto ao Ativo Imobilizado (CIAP). 1 Tipo do estabelecimento a que se referem estas informações (Matriz ou Filial).

2 É importante salientar que estas informações são por estabelecimento, portanto se seu sistema controla mais de uma empresa (multi-empresa/estoque), na guia GERAL desta tela você deve selecionar a empresa e preencher estas informações, SALVAR, selecionar outra empresa para preencher, até que estas informações estejam preenchidas pata todas as empresas. Opcionalmente na guia CONFIGURAÇÕES desta tela você pode definir quais serão as informações padrões para o cadastro de produtos do sistema. 2- Cadastro do contabilista: A tela seguir se encontra no menu UTILITÁRIO, opção CONTADOR e deve obrigatoriamente ser preenchida com os dados do contabilista responsável pela escrituração de sua(s) empresa(s) seja ela interna ou externa e irão compor o registro 0100 tanto da EFD de ICMS-IPI quanto da EFD Pis-Cofins. Apenas estas informações são de preenchimento obrigatório. As demais devem ser preenchidas apenas quando existirem, pois pode se tratar de uma contabilidade interna ou autônoma. 3- Saneamento de cadastros: Os cadastros devem estar impecáveis, pois deles também dependerão muitos cálculos de impostos em diversos módulos e erros de lançamento podem tanto comprometer estes como causar autuações fiscais no estabelecimento por prestação indevida ou incorreta de informações. Procure sempre orientação de seu contabilista! a) Cadastro de produtos e serviços: Este cadastro merece uma atenção especial, ele é o coração de sua escrituração, se ele estiver incorreto, pode comprometer toda a sua escrituração. Vejamos os pontos importantes: Cadastrar o NCM: este se tornou vital para se definir a incidência dos impostos, como as próprias regras do PVA impõem por meio deste. No sistema o NCM pode tanto ser definido item a item como também por meio de grupos. Você apenas não conseguirá utilizar as duas situações ao mesmo tempo para o mesmo item. 2

3 No local onde você cadastra ou escolhe o grupo a qual pertence seu produto, você pode cadastrar o NCM do grupo. Desta forma todos os produtos que estiverem neste grupo, receberão este NCM. Evitar alterações de cadastro que alterem drasticamente as características do produto, ou seja, tornando-o outro produto. Se necessário abrir outro cadastro. As unidades de venda devem ser as mesmas unidades de entrada. Caso a nota fiscal de entrada venha em unidade diversa daquela de venda converter ou a unidade de entrada ou de saída correspondente. Esta alíquota refere-se à alíquota de ICMS para venda do produto e deve estar corretamente preenchida. Caso se tenha produtos que são tributados por substituição de ICMS e tenha necessidade de emitir NF-e com estes produtos, mesmo que não destaque o valor correspondente, o cadastro deve ser alimentado com as alíquotas de operação própria, operação externa (estadual ou interestadual) e MVA. Esta informação poderá ser também lançada no momento da emissão, ficando a critério. Na guia ADICIONAIS do cadastro de produtos há informações importantes também: Definir a origem do produto (Nacional, Importada direto ou Importada-adquirida no mercado interno). Por padrão o sistema grava como NACIONAL. Definir o tipo do item, conforme tabela. Você pode observar que algumas funções no sistema serão substituídas por este controle, como itens que são serviços ou destinados ao Ativo Imobilizado ou matérias primas, etc. O padrão do sistema é gravar como 00- Mercadoria para revenda. 3 Item do plano de conta contábil se desejar colocar item a item, como será explanado mais a frente (opcional). Estas duas informações são de preenchimento obrigatório para a EFD de Pis-Cofins de acordo com tabela fornecida pela RFB, serão filtradas por NCM e CST de Pis-Cofins e são semelhantes aos código antes utilizados na DACON para definir o grupo do produto.

4 Na guia TRIBUTOS do cadastro de produtos, todas as informações são necessárias: Selecionar as modalidades de cobrança/cálculo do ICMS e ICMS ST para emissão de NF-e. Inserir o NCM correspondente ao produto. Obs.: este campo somente aparecerá caso não se utilize NCM no grupo selecionado. Inserir a CST de ICMS para venda do produto, bem como o percentual de redução na base de cálculo (se existir) ou diferimento ou dispensa (se existirem.) Estas duas informações são de preenchimento obrigatório para escrituração de notas fiscais para os contribuintes de IPI. Caso contrário é facultativo e/ou pode-se utilizar uma CST que demonstre e isenção do imposto. Estas informações são de preenchimento obrigatório para a EFD de Pis-Cofins de acordo com tabela fornecida pela RFB e são vitais para o cálculo destes impostos bem como seu lançamento nas demais operações. Estas informações são de preenchimento obrigatório para a EFD de Pis-Cofins de acordo com tabela fornecida pela RFB. Elas existirão apenas para as CSTs de Saída, compreendidas entre 04 e 09 e em algumas ocasiões ela poderá ser restringida pelo NCM. Para facilitar a inserção e conferência das informações fiscais nos cadastros de produtos, há duas ferramentas auxiliares, como demonstrados a seguir. 4 Uma se encontra no menu RELATÓRIOS, opção RELAT. CONF. ALÍQUOTAS, onde você pode conferir por meio de vários filtros as informações de ICMS ou Pis-Cofins.

5 Outra é a ferramenta que se encontra no menu UTILITÁRIO, opção MANUTENÇÃO DOS PRODUTOS e que serve para alterar várias informações de diversos produtos em uma única operação. Esta ferramenta por já ser parte integrante do sistema há mais tempo, não detalharemos suas funções neste roteiro. Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso suporte técnico. b) Cadastro de clientes: Os dados de seus clientes devem estar sempre completos e atualizados além de se observar alguns novos campos necessários á escrituração. Todos os dados devem estar cadastrados, tais como: endereço completo, CEP, telefone, documentação e código do IBGE para facilitar lançamentos (ideal). Evitar alterações de cadastro que alterem drasticamente as características do cliente, ou seja, tornando-o outro cliente. Se necessário abrir outro cadastro. Para os clientes que forem do exterior, observar o seguinte preenchimento: Tipo da pessoa (Físico/Jurídico), Razão Social. Obs.: Nome fantasia: facultativo. Cep pode ficar em branco, Cidade deverá ser EXTERIOR, UF deverá ser EXTERIOR. Os dados de endereço devem ser preenchidos e o País deve ser informado. Neste caso não é necessário informar o código do IBGE. Guia COMPLEMENTO: Para clientes Pessoa Jurídica é obrigatório o preenchimento do tipo de Retenção de Pis-Cofins a ser adotado, quando o estabelecimento for prestador de serviços, ou seja, você emitir nota fiscal de prestação de serviços par o seu cliente. Caso o estabelecimento não seja prestador de serviços e/ou o seu cliente não tenha direito a retenção de PisCofins, você deve indicar a opção 00Sem Retenção. 5 CNPJ ou CPF devem ficar em branco, assim como Inscrição Estadual ou RG.

6 c) Cadastro de fornecedores: Da mesma forma que o cadastro de clientes, os dados de seus fornecedores devem estar sempre completos e atualizados além de se observar alguns novos campos necessários á escrituração. Todos os dados devem estar cadastrados, tais como: endereço completo, CEP, telefone, documentação e código do IBGE para facilitar lançamentos (ideal). Evitar alterações de cadastro que alterem drasticamente as características do cliente, ou seja, tornando-o outro cliente. Se necessário abrir outro cadastro. Cadastrar todas as empresas de prestação de serviços das quais se aproveita crédito de ICMS ou Pis-Cofins tais como: fornecedoras de energia elétrica, telecomunicações, etc, como todos os dados; Cadastrar todas as administradoras de cartões de crédito, com todos os dados; Quando o fornecedor for do exterior, observar os mesmos princípios do cadastro de clientes. O seu cadastro deve ser repassado e informado o tipo de regime tributário do seu fornecedor, para facilitar a escrituração de notas fiscais. Os valores permitidos são: Simples Nacional, Regime Normal para empresas débito/crédito e Simples Nacional com excesso de sublimite. 4- Plano de contas contábil: Esta informação é facultativa em alguns registros como no caso da escrituração de notas fiscais e obrigatória em outras como o cadastro do Ativo Imobilizado e vale tanto para a EFD de ICMS-IPI quanto para a EFD de Pis-Cofins. O plano de contas a ser utilizado, não precisa ser o referencial fornecido pela RFB ou o mesmo plano de contas utilizado na contabilidade. Pode-se utilizar um plano de contas que desejar desde que atenda ás especificações do SPED. O sistema já vem com um plano de contas contábil cadastrado por padrão, mas você pode tanto alterá-lo, como excluí-lo, como inserir outras contas que desejar de forma que melhor se adeque ás suas necessidades. Esta informação será associada ao CFOP também para facilitar o preenchimento desta informação nas notas fiscais, uma vez que esta informação é associada a cada item destes documentos. Este processo será detalhado mais a frente. Em caso de dúvidas peça orientação ao seu contabilista. A localização de tudo que mostraremos a seguir está no menu EFD, opção PLANO DE CONTAS CONTÁBIL. 6

7 Nesta tela se encontram as principais operações com o Plano de Contas Contábil: Tela 1 Botão pesquisar. Se os filtros estiverem em branco ele retorna todas as contas cadastradas. Filtros de pesquisa. Código contábil das contas. Tipo de conta: S para Sintética e A para Analítica. Nível hierárquico em que se encontram cada conta. Tipo de operação da conta: C para Crédito e D para Débito. Legenda do tipo de conta. Fecha esta tela. Cria uma nova conta no plano de contas. Edita a conta selecionada na lista. Exclui a conta selecionada na lista. a) Cadastrando uma nova conta: Para cadastrar uma nova conta, a partir da tela acima, você irá clicar no botão [ ] e preencher a tela seguinte de acordo com as instruções. Esta tela também vale para editar uma conta existente: Tela 2 OPCIONAL. Fazer referência a uma conta do Plano de Contas Financeiro do sistema. OPCIONAL. Fazer referência a uma conta do Plano de Contas Referêncial da RFB. Ao terminar de inserir as informações, clique neste botão para gravar. Tipo da operação da conta: se é Crédito ou Débito. Nível hierárquico da conta. Este campo não é preenchido automaticamente, você deve digitá-lo. Cada grupo de números separados por ponto no código da conta representa um nível. Indicação da natureza da conta. Procure orientação de seu contabilista para entender melhor esta informação. Repita a operação para cadastrar uma nova conta. Para quem já está acostumado com um plano de contas contábil, observe que para o SPED, não é necessário cadastrar todas as contas de um plano de contas contábil, você pode cadastrar apenas a conta Analítica, que é a que será utilizada no sistema e apenas a conta Crédito ou Débito principal não sendo necessário cadastrar as duas. 7 Tipo da conta: se é Sintética ou Analítica. Descrição da conta a ser inserida. Código contábil da conta. Este campo não é gerado automaticamente, você deve digitá-lo.

8 b) Editando uma conta existente: Para editar uma conta existente, na tela 1, selecione a conta desejada, dê uma duplo clique nela ou clique no botão [ ]. Logo aparecerá a tela 2 para que você altere o que for necessário e grave. c) Vinculando uma conta a um CFOP: Ao terminar de cadastrar ou alterar seu plano de contas, você pode vincular suas contas ao CFOP s para facilitar algumas operações no sistema. Vá ao menu UTILITÁRIO, opção C.F.O.P.: Selecione o CFOP desejado, digitando nesta caixa e teclando ENTER ou localize-o através das linhas clicando uma vez sobre o CFOP desejado. Clique sobre o botão editar para alterar as opções. A tela seguinte aparecerá: Clique sobre o botão [ ] para escolher a conta do seu plano de contas contábil que será vinculada a este CFOP. Quando terminar, clique sobre este botão para gravar e depois sobre o botão fechar. 1- Não é ideal alterar as outras opções da 2ª tela a menos que seja orientado para tal. 2- Frisando que todos os passos acima apenas se aplicam caso você não queira utilizar da forma que já vem no sistema! 8 Repita a mesma operação para outros CFOP s. Lembrando que você pode fazer isto apenas para os CFOP s que você utiliza. Desta forma ao inserir um item em uma nota fiscal seja de aquisição ou saída, como o CFOP sempre estará presente, a conta contábil vinculada a ele já aparecerá dispensando você a inserir, automatizando assim a operação. Você verá a aplicação deste vinculo quando estivermos escriturando uma nota fiscal.

9 5- Centro de custo: Esta informação é obrigatória para alguns registros como o cadastro de Ativo Imobilizado e serve tanto para a EFD de ICMS-IPI como para a EFD de Pis-Cofins. Entende-se como centro de custo, a classificação dos diversos setores de uma empresa de acordo com a divisão dos custos que o envolvem. Seu uso é dispensado desde que não se utilize outros registros que o envolvem. Caso você não tenha uma divisão destas em sua empresa, você pode utilizar aqueles indicados no Guia Prático da EFD, fornecido pela RFB e que já vem por padrão, cadastrados no sistema. Veja abaixo de acordo com o ramo de atividade de sua empresa: a) Empresa com atividade de comércio ou similares ou prestador de serviços, utilizar: Área operacional (código 1); Área administrativa (código 2); b) Empresa com atividade industrial ou similar, utilizar: Área produtiva (código 1); Área de apoio á produção (código 2); Área administrativa (código 3); Se necessitar cadastrar um novo centro de custo, siga as instruções abaixo: Vá até o menu EFD, opção CENTRO DE CUSTO e utilize a tela seguinte (Tela 1): Caixa para digitação do nome do centro de custo a ser pesquisado (caso já esteja cadastrado) e botão e pesquisa. Caso a caixa esteja em branco, o botão pesquisar irá retornar todos os centros custos cadastrados. Exibe os centros de custos pesquisados e/ou já cadastrados no sistema. Cadastra um novo centro de custo. Exclui um centro de custo selecionado. a) Cadastrando um novo centro de custo. Clique sobre o botão [ ] e na tela seguinte (Tela 2) insira o nome do centro de custo. Descreva um nome para o centro de custo. Quando terminar clique no botão gravar. 9

10 a) Editando um centro de custo existente: Para editar um centro de custo existente, na tela 1, selecione o centro de custo desejado, dê uma duplo clique nele. Logo aparecerá a tela 2 para que você altere o nome dele e grave. 6- Lançamento de valores vendidos no cartão de débito/crédito: Esta informação é fundamental para a EFD ICMS/IPI. A ausência de sua apresentação não ocasiona erros durante o processo de validação, mas pode acarretar em notificações por parte do fisco na ocasião de cruzamento de informações. Serão lançadas neste módulo, as vendas DIÁRIAS do estabelecimento excluindo os cancelamentos e estornos, separadas por modalidade (crédito e débito) e agrupadas por ADMINISTRADORA DO CARTÃO (e não por bandeira). Entende-se por administradora do cartão, a parte contratada no seu contrato de vendas por cartões e que gerenciam as várias bandeiras existentes, assim sendo o banco ou empresa privada. Ex.: Bandeiras Administradora Visa, Visa Fácil, Visa Electron, etc Visanet/Cielo Mastercard, Maestro, Redeshop, Dinners, etc Redecard Americam Express, etc Amex Em caso de dúvidas consulte seu contrato para vender por meio de cartões ou o seu banco. Para darmos sequência, as administradoras do cartão devem estar cadastradas como fornecedores no nosso sistema, conforme exposto no item 3-C deste. Para efetuar o lançamento vá ao menu EFD, opção LANÇAMENTO DE VALORES VENDIDOS NO CARTÃO: Selecione a data da venda efetuada. (Não do lançamento) Selecione o estabelecimento onde será efetuada a venda. (Apenas para quem controla mais de um estabelecimento no sistema). 1- Selecione a administradora do cartão através do cadastro de fornecedores, por meio do código interno ou o atalho de pesquisa F4; 2- Na coluna crédito, lançar o valor total de venda no cartão de crédito para esta administradora; 3- Na coluna débito, lançar o valor total de venda no cartão de débito para esta administradora; 4- Na linha abaixo repita o mesmo processo, caso tenha outra administradora. Pela ordem da esquerda para direita: 1- Botão para salvar o lançamento. 2- Botão para excluir uma linha desta tela (lançamento apenas de uma administradora). 3- Botão para fechar esta tela. Tecla de atalho para pesquisa de administradoras (fornecedores). ais de um estabelecimento no 10 Demonstrativos dos valores totais por modalidade no dia.

11 Para alterar um lançamento efetuado, abra a mesma tela no menu, selecione a data desejada e o estabelecimento, se for o caso. Caso haja um lançamento efetuado para esta data e estabelecimento, os dados aparecerão logo abaixo. Assim você pode alterar o que for preciso e depois clique no botão [ ]. 7- GNRE: A GNRE ou Guia Nacional de Recolhimentos de Tributos Estaduais, é um documento comumente utilizado para pagamento de diferenças do imposto de ICMS em vendas interestaduais em favor de um Estado. É mais comum seu uso para pagamento de substituição tributária que não venha destacada na nota fiscal. Pode ocorrer tanto na entrada quanto na saída para alguns casos. Seu lançamento é importante para a EFD de ICMS/IPI e a obrigatoriedade de seu lançamento é definida por cada estado. Em Minas gerais, por exemplo, uma vez que a GNRE vem informado no campo de informações complementares de uma nota fiscal, seu lançamento é obrigatório, do contrário facultativo. Em caso de dúvida procure orientação com seu contabilista e/ou fisco estadual. a) Lançando uma GNRE: Há duas formas de lançarmos um GNRE: quando esta vem vinculada a uma nota fiscal de compra, na ocasião do lançamento desta nota, é possível ir até a guia Composição de Custos, clicar no botão [ ] e na tela seguinte lançar os dados. A tela aberta será a mesma exibida pelo outro caminho mostrado. O segundo caminho que vale tanto para lançamentos efetuados, como no exemplo anterior e também para notas de saída ou GNRE avulsas se encontra no menu UTILITÁRIO, opção GUIA NACIONAL DE RECOLHIMENTOS DE TRIBUTOS ESTADUAIS GNRE. Ao clicar nesta opção, incialmente aparecerá uma tela de pesquisa: Selecione o estabelecimento onde foi efetuado o lançamento. (Apenas para quem controla mais de um estabelecimento no sistema). Botão para acionar a pesquisa pelos filtros selecionados. Seleção para Notas de Saída ou Notas de Entrada e na frente o número da nota desejada. Deixe demarcado para geral. Pela ordem da esquerda para direita: 1- Botão para um novo lançamento. 2- Botão para excluir um lançamento selecionado nas linhas. 3- Botão para fechar esta tela. Período de datas em que deseja pesquisar. Deixe desmarcado para geral. 11 Retorno da pesquisa. Para visualizar/editar, selecione uma linha com duplo clique. Para excluir um lançamento, selecione a linha e clique no botão Excluir.

12 Para iniciarmos um novo lançamento, clique no botão [ ]. A tela seguinte será apresentada. Observe nos balões explicativos que haverá um número, localize este número na imagem da GNRE logo abaixo para maior entendimento. [4] Selecionar se é referente à nota fiscal de entrada ou saída e na frente o número da nota fiscal correspondente. Selecione o estabelecimento onde será efetuado o lançamento. (Apenas para quem controla mais de um estabelecimento no sistema). [5] UF favorecida com o pagamento. [1] UF e inscrição estadual do contribuinte na UF favorecida. Caso seja você que esteja pagando a GNRE, será a sua. A que mês de recolhimento se refere. [6] Vencimento da GNRE. [2] Os dados de pagamento da GNRE (data, banco, agência e autenticação) serão impressos pelo agente que receber a GNRE. [3] Dados do motivo da cobrança da GNRE. Pela ordem da esquerda para a direita: 1- Botão para salvar este lançamento ou alteração. 2- Botão para fechar esta tela. [7] Valor total pago da GNRE. Abaixo, modelo de GNRE, apenas ilustrativa, pois pode variar de um estado para outro, porém as informações são as mesmas BB Para alterar um lançamento efetuado, abra a mesma tela a partir da pesquisa, altere o que 12 ]. for preciso e depois clique no botão [