As etapas de automação

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1 As etapas de automação NEGREIROS, Leandro Ribeiro. Sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos arquivísticos: um questionário para escolha, aplicação e avaliação. Dissertação (mestrado em Ciência da Informação.). Escola de Ciência da Informação, Universidade Federal de Minas Gerais, Formação da Equipe É fundamental o trabalho em equipe durante um processo de automação da gestão de documentos arquivísticos; Diferentes áreas envolvidas no processo de produção e uso dos documentos arquivísticos; Necessidade de especialistas de diferentes áreas para desenvolver o projeto de automação e sua execução. 1

2 Comprovação da necessidade de automatizar A equipe que se formou será capaz de analisar e diagnosticar o conjunto documental; compreender suas dimensões físicas e seu estágio de tratamento; fragilidade dos itens documentais; o estado de conservação; estabelecer regras de acesso; conhecer a comunidade de usuários; dimensionar o seu potencial e a sua real utilização; comprovar a necessidade ou não de automação. Levantamento de dados Definição das necessidades Uma vez estabelecido que a automação é necessária e viável para um determinado acervo, será essencial conhecer as características da massa documental com que se vai trabalhar. Nesse levantamento se procurará resgatar as origens dos documentos, as atividades e funções que os geram e uma outra dimensão prática, em que se procurará quantificar o acervo. 2

3 Identificação dos processos a serem automatizados Nessa etapa serão listados todos os processos (ou funções) que devam ser automatizados. A seleção do sistema de gerenciamento de documentos apropriado está intimamente relacionada a essa definição. Varredura na literatura Casos de automação de acervos arquivísticos na literatura da área são mais comuns do que propriamente textos teóricos que discorram sobre a automação de arquivo. Nessa etapa, vale procurar na literatura existente (artigos de periódicos, livros, anais de congressos, etc.) casos de automação, apresentações de sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos arquivísticos e autores que discorrem sobre o tema. 3

4 Análise de documentos que registram experiências semelhantes Muito embora as experiências publicadas tendam a mostrar o que deu certo, deixando de lado os obstáculos enfrentados, lê-las é importante para identificar pontos semelhantes nas necessidades de automação e nas características do conjunto documental a ser automatizado. A Internet é outra fonte importante para a pesquisa de relatos de casos que tiveram como desafio a automação de acervos arquivísticos. Levantamento dos sistemas Um grande número de produtores de sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos arquivísticos possui sites na Internet divulgando seus produtos. A análise que se fará desses sistemas deve ser cuidadosa por se tratarem de sites comerciais que tendem a supervalorizar seus produtos e prometêlos como a última e melhor alternativa para a atividade de automação. Cabe ainda recorrer a catálogos, prospectos, folders e, principalmente, tentar contatar entidades que aplicaram um sistema eletrônico de gerenciamento específico. 4

5 Contatos Estabelecer relações é tarefa primordial para entender e saber diferenciar empresas e sistemas oportunistas daqueles considerados idôneos, que possuem credibilidade no mercado e que acompanham os avanços tecnológicos. Visita aos produtores e acompanhamento de demonstrações do sistema eletrônico de gerenciamento é uma saída para dúvidas com relação à credibilidade e idoneidade do mesmo. Cooperação Visitas a usuários de alguns sistemas para verificar o grau de satisfação, bem como os problemas detectados quando da implantação, acompanhamento e manutenção dos serviços. 5

6 Seleção do sistema eletrônico de gerenciamento de documentos Do universo visualizado de sistemas deve-se escolher aqueles que, submetidos aos critérios de avaliação, responderam bem tanto às necessidades da organização, quanto à teoria arquivística. Esse é o momento crucial para a observância dos requisitos necessários para aplicação e avaliação de sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos arquivísticos Análise do sistema escolhido A análise com base nos requisitos de avaliação de sistemas eletrônicos de gerenciamento e nas funções a serem automatizadas reduzirá consideravelmente o número de sistemas. A partir daí começa-se uma análise mais aprofundada daqueles que rigorosamente prometem atender às necessidades da entidade. A leitura de manuais e da documentação dos sistemas orientará para a escolha de um único sistema, que será alvo ainda de diversas avaliações e testes. 6

7 Teste do sistema Esta etapa visa à leitura cuidadosa da documentação que acompanha o sistema. O sistema adotado deverá ser acompanhado de uma boa documentação de maneira que qualquer usuário possa entendê-lo. Após o treinamento de alguns usuários, todas as funções devem ser testadas com todos os tipos de documentos a serem utilizados. Implantação parcial e plano de implantação dos demais módulos Para a eficácia da automação, não é interessante que todo o sistema eletrônico passe a funcionar com todos os seus módulos para todos os usuários. Em fase de teste, é necessário o estabelecimento do módulo piloto, avaliação da implantação do módulo piloto e, a partir daí, efetiva-se ou não a aquisição do sistema eletrônico de gerenciamento de documentos. 7

8 Implantação e treinamento Implantam-se os demais módulos escolhidos. Como toda implantação requer alguns testes, sugere-se que, para cada módulo adquirido, façam-se quantos testes forem necessários para a adaptação do sistema para a melhor utilização de todas as potencialidades do mesmo. Os usuários deverão ser treinados para executar todas as operações disponíveis no sistema eletrônico. Avaliação geral Avalia-se periodicamente o funcionamento do sistema. Instrumentos como relatórios, entrevistas com a comunidade de usuários e até mesmo observações podem auxiliar no processo de avaliação do sistema implementado para a automação da gestão de documentos arquivísticos. A assistência deverá ser solicitada sempre que houver necessidade de esclarecimentos e ocorrências não previstas com a instalação do módulo piloto. 8

9 Backup As realizações constantes de backup são de suma importância, para que as informações do banco de dados não se percam. Alguns sistemas realizam esse procedimento automaticamente, direcionando para um outro servidor as informações descritas no sistema, outros, no entanto, deixam a cargo do administrador. Automação em Arquivos IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE AUTOMAÇÃO 9

10 A decisão de automatizar Deve identificar os seguintes aspectos: Cultura, missão, objetivos da instituição; Características da empresa com relação à sua documentação; Plataforma tecnológica existente na empresa: Software Hardware, Atualização e ampliação; Os recursos humanos disponíveis; Planejamento do Processo de Automação Estrutura organizacional para conduzir o projeto de automação Formalização do Comitê Pessoas recursos disponíveis 10

11 Diagnóstico da Situação Atual Seu produto é o Documento de Diagnóstico, que deve conter: Dados quantitativos do sistema atual: acervo discriminado por tipos de documentos/materiais, taxa de crescimento do acervo; Base tecnológica atual: Analisar a base tecnológica atual da empresa, Podem haver padrões de tecnologia já adotados e padronizados pela empresa que terão que ser seguidos Sistema atual (se houver), padrões utilizados, quantidade de dados em meio legível por computador; infra-estrutura de hardware/software e comunicações problemas identificados Identificação de Fornecedores Coleta de dados inicial sobre produtos e fornecedores, através de: contatos diretos, solicitação de folders, visita a sites de fornecedores, artigos de periódicos ou trabalhos em congressos, visitas a empresas que tem determinado sistema implantado. Identificar para cada sistema analisado as seguintes informações: porte das empresas atendidas pelo sistema, principais funcionalidades, padrões utilizados, infra-estrutura de hardware/software e comunicações requerida, necessidade de SGBDs de terceiros fornecedores, faixa de preços. Os dados de cada fornecedor devem ser registrados em fichas. 11

12 Análise dos pré-requisitos Devem ser avaliados cuidadosamente os seguintes itens: Identificação/especificação da infra-estrutura (hardware, software, rede) necessária para o funcionamento dos Sistemas analisados; Verificar até que ponto a instituição/empresa já conta com a infra-estrutura computacional requerida pelos Sistemas analisados. Elaboração do Projeto de Automação Objetivo dimensionar o esforço requerido para a implantação do Sistema na empresa, seus custos e prazo de execução. Será submetido à direção da empresa a fim de obter os recursos necessários. Pode ter a seguinte estrutura Diagnóstico da situação atual, já desenvolvido anteriormente (incluir o Documento de Diagnóstico); Objetivos da empresa com a automação; Infra-estrutura de hardware/software e comunicações requerida; Levantamento e definição dos requisitos funcionais básicos do sistema pretendido, custos estimados do projeto; Cronograma de implantação do projeto. Orçamento e cronograma de desembolso 12

13 Avaliação e Seleção de Sistemas Objetivo Requisitos Funcionais do Sistema desejado, servirá de parâmetro de comparação com os produtos disponíveis no mercado; Elaboração do relatório de REQUISITOS FUNCIONAIS Inclusão dos Requisitos Funcionais no documento REQUISIÇÃO POR PROPOSTAS distribuição do documentos Requisição por Propostas entre os fornecedores candidatos Avaliação/pontuação dos Sistemas com base nas Requisições por Propostas preenchidas pelos fornecedores Avaliação e Seleção de Sistemas Requisito Peso Empresa X Empresa Y nota total nota total Menus e telas em português Utilizar banco de dados relacional não proprietário Possibilidade de importação/exportação de registros em XML Atende à legislação estabelecida pelo CONARq TOTAL

14 Negociação Contratual Um Sistema é composto de módulos, tem que ser configurado e parametrizado para se adaptar às características de cada empresa. Demanda treinamento e suporte permanente. Após selecionado um sistema, ainda restam muitos detalhes a serem resolvidos na proposta do fornecedor. A etapa de negociação dos detalhes da proposta do fornecedor, antes da mesma ser assinada, é uma ocasião que oferece grandes possibilidades da empresa contratante obter vantagens adicionais. Documento: Contrato Aspectos contratuais Instalação Garantia e Custos de atualização (upgrade) Condições de garantia e assistência técnica Pacote de treinamento Representantes locais/regionais Necessidade de licenças de software de terceiros: 14

15 Documento: Contrato Aspectos de suporte Documentação Treinamento Contrato de Manutenção Apoio Técnico Atendimento por telefone (grátis?) Aspectos gerais Grupos de Usuários Periódicos ou Newsletter Lista de Discussão Congressos e Seminários Implantação do Sistema Treinamento da equipe Definição dos parâmetros do sistema Testes de aceitação Carga inicial das bases de dados 15

16 CÔRTE, Adelaide R. et al. Avaliação de softwares para bibliotecas e arquivos. 2. ed. São Paulo: Polis, 2002 SOFTWARES PARA ARQUIVOS CÔRTE, Adelaide R. et al. Avaliação de softwares para bibliotecas e arquivos. 2. ed. São Paulo: Polis,

17 Softwares e Empresas na Área de Arquivo Softwares e Empresas na área de Arquivo EMPRESA: Control Informação e Documentação SOFTWARE: Sistema ABCD Sistema de Automação de Bibliotecas e Centros de Documentação 17

18 Softwares e Empresas na área de Arquivo Control Informação e Documentação Empresa de consultoria especializada em serviços das áreas de Biblioteconomia e Arquivologia. Com longa experiência na organização, informatização e manutenção de Arquivos, Bibliotecas e Centros de Documentação de entidades públicas e privadas de vários segmentos, oferece soluções personalizadas para a gestão de documentos e informações. A empresa é dirigida pela Arquivista Rejane Tonetto e pela Bibliotecária Nádia Tanaka e conta com uma equipe qualificada de Arquivistas, Bibliotecários e profissionais de apoio especializados em gestão de documentos. Sistema ABCD ABCD (Automação de Bibliotecas e Centros de Documentação) é uma aplicação WEB, Open Source e multilíngue de gestão de bibliotecas que compreende as principais funções de uma biblioteca: aquisição, catalogação, empréstimo e administração de bases de dados. Inclui inclusive um módulo avançado de empréstimos chamado de EmpWeb. Softwares e Empresas na área de Arquivo EMPRESA: DATACOOP SOFTWARE: Argonauta Arquivo 18

19 Softwares e Empresas na área de Arquivo Datacoop Cooperativa de Bibliotecários Procura oferecer soluções diferenciadas em Gestão da Documentação e Informação, de acordo com as necessidades e anseios específicos dos clientes; Não possui funcionários, trabalha na forma de cooperativa e possui um quadro de noventa associados; Fundada em 1996, tem abrangência internacional e sede no Rio de Janeiro; Sistema Argonauta Software para automação de acervos arquivísticos; Cumpre as normas do CONARq e do Conselho Internacional de Arquivos; Abrange todo o ciclo documental arquivístico e controla a vida do documento em suas fases corrente, intermediária e permanente; Controla o sistema de protocolo, a tramitação de documentos recebidos e gerados na instituição, organograma institucional, plano de classificação, tabela de temporalidade, vinculada ou não às tipologias documentais, elabora o termo de descarte, emite guia de empréstimo, etc. Softwares e Empresas na área de Arquivo EMPRESA: SIPROSER SOFTWARE: O Arquivista 19

20 Softwares e Empresas na área de Arquivo Siproser Sistemas e Serviços Ltda Fundada em 1984, com sede em São Paulo, tem atuação naciona; Presta consultaria em processos de gestão de bens e valores do ativo permanente e na organização documental; Presta serviços de digitação, alimentação de bases de dados, higienização de documentos, elaboração de Tabela de temporalidade e Plano de Classificação; O Arquivista Controla a requisição de documentos em poder de terceiros e a periodicidade dos documentos; Permite o uso e o armazenamento de tabela de temporalidade de documentos; Não está ainda atento à legislação estabelecida pelo CONARq. Softwares e Empresas na área de Arquivo EMPRESA: Akivus SOFTWARE: Arkivus 20

21 Softwares e Empresas na área de Arquivo A Arkivus Soluções Tecnológicas Ltda Empresa de base tecnológica que desenvolve soluções para gestão do conhecimento de instituições e empresas, mesclando conceitos de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e Enterprise Content Management (ECM). Com sede na cidade de Londrina-PR, a Arkivus foi fundada no início de 2008 e atualmente encontrase na INTUEL Incubadora Internacional de Empresas de Base Tecnológica da Universidade Estadual de Londrina. O projeto da solução de GED e ECM da Arkivus foi avaliado e aprovado por uma banca de especialistas da INTUEL e é visto como inovador em seu segmento. Softwares e Empresas na área de Arquivo Sistema Arkivus O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um sistema para a gestão de todo o capital intelectual de uma organização que está em forma de documentos, sejam eles físicos ou eletrônicos Captura: inserção de informações e documentos físicos ou eletrônicos Gerenciamento: ferramentas de controle, acesso e manipulação de documentos Distribuição: ferramentas de buscas, ambientes de disponibilização e visualização de documentos Preservação: opções de armazenamento em longo prazo com técnicas que garantem a segurança das informações 21

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