UM GUIA COMPLETO SOBRE O ESOCIAL

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1 UM GUIA COMPLETO SOBRE O ESOCIAL

2 Índice O que é o esocial? Ações para adequação ao esocial na LG Como se preparar para o esocial? Checklist: estou preparado? produtos e serviços que podem apoiar esse processo

3 O esocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é o instrumento pelo qual as empresas passarão a comunicar ao governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, FGTS e escriturações fiscais. A prestação das informações ao esocial substitui o preenchimento e a entrega de formulários e declarações separados a cada ente governamental (MTE, Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Previdência Social e INSS). De acordo com o Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, a implantação do esocial viabilizará a garantia aos direitos previdenciários e trabalhistas, racionalizará e simplificará o cumprimento de obrigações, eliminará a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas e aprimorará a qualidade dos dados provenientes das relações trabalhistas, previdenciárias e tributárias. O decreto prevê ainda tratamento diferenciado às micro e pequenas empresas. O esocial não altera nenhuma legislação. Sua atuação refere-se à forma de envio e à apresentação das informações solicitadas ao governo. Portanto, a empresa que não se adequar ao esocial poderá sofrer as punições já previstas na legislação.

4 Cronograma esocial EMPREGADOR AMBIENTE NACIONAL Conforme estabelecido pelo Comitê Diretivo do esocial, o cronograma de início da obrigatoriedade do projeto se dará da seguinte forma: A partir de setembro de 2016 Empresas com faturamento no ano de 2014 acima de R$ 78 milhões Gera as informações (eventos) no ambiente corporativo TRANSMISSÃO PARA O AMBIENTE NACIONAL DO ESOCIAL Recepciona arquivos e aplica validações. Retorna arquivos resposta, contendo: Protocolo de envio; Recibo de entrega ou mensagem de erro. A partir de janeiro de 2017 Demais empregadores Veja no infográfico ao lado as entidades envolvidas e os benefícios esperados do projeto. RESULTADOS DO ESOCIAL ENTIDADES ENVOLVIDAS Direitos garantidos; Processos simplificados; Informações consistentes; Transparência Fiscal. As instituições participantes do projeto recebem as informações e as tratam em seus ambientes, fazendo uso no limite de suas respectivas competências e atribuições.

5 Ações para adequação ao esocial na LG

6 A LG lugar de gente, maior empresa especializada em soluções de tecnologia para gestão de pessoas do Brasil, está envolvida com o projeto desde 2010, quando iniciou sua participação no Grupo Técnico que define, em conjunto com o governo, o leiaute do esocial. A partir daí, passou a se dedicar à adequação de sua família de produtos, a Suíte Gen.te, e ao desenvolvimento de um novo módulo que fará o tratamento e a transmissão das informações do esocial ao ambiente do governo. Quando nos referimos à solução da LG, o projeto divide-se em: 1 Disponibilização das novas informações exigidas pelo esocial e tratamento das já existentes Desde 2013, estão sendo liberadas, de forma gradativa, as adequações nos produtos da Suíte Gen.te para atender às regras do esocial. Dentre as alterações e inclusões de campos no sistema, podemos citar: Desmembramento do endereço do colaborador na ficha cadastral; 2 Geração dos arquivos, conforme leiautes estabelecidos pelo governo Apesar das constantes mudanças nos leiautes do esocial, a LG lugar de gente tem liberado versões que possibilitam a geração dos arquivos, permitindo assim a realização de validações por parte dos clientes e a execução de testes de integração com outras aplicações. Inclusão do médico emissor do atestado na ocorrência de afastamento; Inclusão do motivo de desligamento na ocorrência de rescisão; Veja a relação completa em: lg.com.br/esocial Entre outros.

7 3 Transmissão das informações para o ambiente do governo A transmissão das informações depende da disponibilização do Ambiente Nacional do esocial por parte do governo. Em 2014, disponibilizamos um novo módulo, denominado LG esocial. Sua finalidade é gerar os arquivos e administrar o processamento e a transmissão (via webservices) das informações para o Ambiente Nacional do esocial. O módulo LG esocial permite o envio das informações dos colaboradores provenientes da Suíte Gen.te, assim como possibilita integrações com produtos de terceiros, cujos dados não são controlados pelas soluções da LG lugar de gente. Conheça a lista de leiautes possíveis de serem integrados com soluções terceiras: Eventos Iniciais e de Tabelas S Tabela de Rubricas S Tabela de Horários/Turnos de Trabalho S Tabela de Ambientes de Trabalho S Tabela de Processos Administrativos e Judiciais S Informações da Jornada de Trabalho Eventos Periódicos S-1200 / S Informações sobre Remunerações para Autônomos S Pagamentos a Beneficiários Não Identificados S Aquisição de Produção Rural S Comercialização da Produção Rural Pessoa Física S Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários S Informações Complementares aos Eventos Periódicos Eventos Não Periódicos S-2200 / S Informações sobre ASO S Comunicação de Acidente de Trabalho S Monitoramento da Saúde do Trabalhador S Condições Ambientais do Trabalho Fatores de Risco S Periculosidade, Insalubridade e Aposentadoria Especial

8 Gestão das informações O módulo LG esocial disponibiliza ainda a gestão das informações inerentes ao esocial através de: Notificação aos usuários sobre o status do processamento das informações do esocial, através de e SMS; Manutenção do controle e do histórico das transmissões dos arquivos, bem como do horário de sua execução; Controle dos números de recibos dos eventos transmitidos, seja através das informações obtidas diretamente da Suíte Gen.te, seja pelas integrações dos dados que não são controlados pela solução. EVENTOS CADASTRAIS Cargos /Empregos Públicos Estabelecimentos e Obras de Construção Civil Horários/ Turnos de Trabalho Lotações Tributárias EVENTOS TRABALHISTAS Admissão Alteração Cadastral Alteração Contratual CAT FOLHA DE PAGAMENTO Abertura da Folha Remuneração Pagamentos Fechamento da Folha DISPONIBILIZA DADOS BUSCA ALTERAÇÕES DE DADOS PROTOCOLO DE ENTREGA Valida arquivos e gera número do recibo COMUNICAÇÃO ATRAVÉS DE WEBSERVICES E ASSINATURA DIGITAL DISPONIBILIZA DADOS BUSCA ALTERAÇÕES DE DADOS TRANSFERE DADOS Consulta número do recibo DADOS EXTERNOS ASO Processos Administrativos Judiciais Aquisição de Produção Rural Veja como será o fluxo de entrega de informações através do módulo LG esocial: DISPONIBILIZA DADOS DISPONIBILIZA DADOS

9 Como se preparar para o esocial?

10 Passo 2 Passo 3 Conheça os campos exigidos nos leiautes do esocial. Verifique também os campos correspondentes do sistema de origem, a fim de garantir que esses dados estejam completos e certos. Passo 1 Você já conhece as mudanças acarretadas pelo esocial e como isso afeta a realidade da sua empresa? Se não, busque informação e capacitação de qualidade para você e seus profissionais. Mostre a eles a importância do esocial e como ele afetará o dia a dia da organização. Para ajudar nesse 1º passo, a LG lugar de gente criou um canal com as principais informações do projeto. Acesse lg.com.br/esocial e fique por dentro das novidades! Passo 4 Avalie se os processos da empresa estão aderentes à legislação. Fique atento! Com o esocial, as leis trabalhistas serão consolidadas e acompanhadas digitalmente, por isso é importante ter certeza de que sua organização segue os prazos e regras estipulados pelo governo. Quem é a pessoa responsável pelo esocial em sua empresa? Se você ainda não sabe a resposta para essa pergunta, está na hora de definir um dono do projeto. Mas não se esqueça: essa pessoa precisa ter autonomia na organização e se reportar diretamente à alta direção. Afinal, compete a ela conhecer as exigências do esocial, definir a matriz de responsabilidades e garantir que as ações sejam realizadas.

11 Passo 5 Passo 6 Passo 7 Reúna as empresas terceirizadas que se relacionam com o esocial. Assim como os seus processos internos, aqueles realizados junto a esses parceiros também precisarão de adequações. Afinal, algumas informações essenciais ao esocial podem estar sob responsabilidade deles. Como são os sistemas utilizados por sua empresa hoje? É importante mapeá-los, integrá-los e ter um único ponto de gestão da transmissão dos dados, porque só assim será possível melhorar a qualidade e a assertividade da informação. As informações dos colaboradores de sua empresa estão atualizadas? Como você irá recolher os novos dados exigidos pelo esocial? Dê atenção a essa etapa e a inicie o quanto antes, saneando os cadastros de funcionários. Passo 8 Passo 9 Sempre que possível, opte pela automatização dos processos, que trará como benefícios: Fatos registrados quando efetivamente ocorrem na empresa e dentro dos prazos legais; Integração dos processos de negócios e das áreas envolvidas garantindo maior transparência, agilidade e possibilitando a percepção de oportunidades de melhorias no processo de trabalho; Gestão mais eficaz, assegurando o cumprimento dos prazos, as dependências e a conformidade com a legislação; Instauração de uma visão global. Crie uma governança para o esocial: Foque na prevenção de problemas; Avalie as inconsistências; Cheque as informações; Faça acordos de nível operacional, ou seja, estabeleça prazos internos (entre as áreas da empresa) e garanta que eles sejam cumpridos sempre conforme o que rege a legislação; Defina ações de melhoria contínua.

12 Checklist: estou preparado?

13 SUA EMPRESA PODE SE CONSIDERAR PRONTA PARA O ESOCIAL QUANDO: 1. Possuir as informações exigidas nos leiautes do esocial; 2. Possuir certificado digital que possibilite a transmissão das informações; 3. Tiver a certeza de que os processos de negócio estão aderentes às legislações trabalhista e previdenciária; 4. Tiver realizado as instalações, parametrizações e testes nos sistemas e integrações que originam os dados para o esocial; 5. Confirmar que as informações dos colaboradores estão atualizadas e qualificadas; 6. Tiver realizado as parametrizações e os testes no módulo LG esocial; 7. Possuir profissionais capacitados; 8. Conhecer os leiautes, regras e o módulo esocial da LG lugar de gente.

14 8 produtos e serviços que podem apoiar esse processo

15 PRODUTOS E SERVIÇOS OFERECIDOS PELA LG: 1. Mapeamento de campos e análise de processos Consultores da LG analisam o cenário da empresa e mapeiam, campo a campo, onde estão as informações necessárias para a adequação ao projeto. O serviço inclui a análise de dados provenientes de outros sistemas e também a definição dos responsáveis por cada uma das ações necessárias. Agora, se você precisa identificar se os processos da sua empresa estão aderentes ou não às regras do esocial, a LG disponibiliza um serviço para analisar e mapear possíveis rotinas que não estejam cumprindo os prazos estabelecidos pela legislação. Ao final do trabalho, um plano de ação é entregue ao cliente, contendo os problemas identificados e as respectivas atividades corretivas. 2. Qualificação Cadastral A LG disponibilizará no Gen.te Recebe - Folha de Pagamento a geração do arquivo para a realizacão da qualificação em lote dos colaboradores registrados. Isso irá permitir verificar inconsistências nos dados cadastrais das bases de registro do Número de Identificação Social (NIS) e do Cadastro de Pessoa Física (CPF) do trabalhador através da ferramenta Qualificação Cadastral, que será disponibilizada pelo governo. 3. Recenseamento dos colaboradores Outras soluções da LG lugar de gente que têm apoiado o RH na primeira etapa do projeto são o Gen.te Agrega - Autoatendimento e o Atualização esocial. Ambas permitem que os próprios colaboradores atualizem seus dados cadastrais, de forma que as empresas consigam sanear as informações necessárias nesse primeiro momento.

16 4. Folha de Pagamento Uma das atividades mais impactadas pelo esocial será a folha de pagamento. Pensando nisso, a LG lugar de gente vem adequando constantemente sua solução, o Gen.te Recebe Folha de Pagamento. Entre as alterações, estão a inclusão de diversos campos na ficha cadastral do funcionário que não eram exigidos antes do esocial e a alteração de alguns que já existiam. As empresas também deverão estar atentas à necessidade de parametrização das folhas retroativas. 5. Ponto Com o Gen.te Monitora Ponto, é possível gerenciar a jornada de trabalho para qual o colaborador foi contratado, bem como suas mudanças. 7. Mensageria (LG esocial) Módulo da LG que fará o tratamento e a transmissão das informações para o Ambiente Nacional do esocial, através de processos agendados. 8. Capacitação Para auxiliar seus clientes na adequação ao esocial, a LG lugar de gente oferece cursos presenciais, in company e a distância. 6. Saúde e segurança ocupacional A solução Gen.te Cuida Medicina e Segurança do Trabalho vem sofrendo atualizações constantes e está sendo adequada aos novos leiautes, de acordo com o Manual de Orientação do esocial. Tudo isso será disponibilizado sem custo adicional aos clientes. $ $ $ $ $

17 A LG lugar de gente é a maior empresa especializada em soluções de tecnologia para gestão de pessoas do Brasil. Com seis unidades no país e uma história de mais de 30 anos, a LG está apoiando várias das principais organizações do mercado no desafio de se manterem competitivas. Parceria que gera cumplicidade, confiança, conhecimento e transforma nossa história em números únicos. Conheça nossos números: Mais de 470 clientes de diferentes portes e ramos de atividade; 98% dos clientes recomendam a LG para outras empresas;¹ Mais de 1,5 milhão de trabalhadores no Brasil têm sua folha de pagamento processada pelos produtos da LG; 5 das 10 maiores empresas brasileiras são clientes da LG: Ambev, Santander, Cielo, Banco Pactual e Rede Globo;² É a fornecedora mais bem avaliada pelos profissionais de RH no segmento Folha de Pagamento;³ 96,5% é o índice de fidelização dos clientes LG nos últimos sete anos. ⁴ ¹ Extraído da pesquisa de satisfação realizada em novembro de 2015 pela LG com seus clientes. ² Índice do anuário Exame Melhores e Maiores 2015, que listou os grupos brasileiros com maior lucro em ³ Ranking da premiação 100 Melhores Fornecedores para RH ⁴ (100% - 96,5% = 3,5%) Clientes perdidos no ano em relação ao total de clientes ativos no último dia útil do ano. Média dos últimos sete anos: 2009 a 2015.

18 Quer saber como a LG lugar de gente pode ajudar nos desafios do esocial? Acesse: lg.com.br/esocial e saiba mais.