ESTUDO SOBRE DUAS EXPERIÊNCIAS DE USO DE SITES COLABORATIVOS, NO PROCESSO DE DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS DE COMPATIBILIZAÇÃO

Transcrição

1 ESTUDO SOBRE DUAS EXPERIÊNCIAS DE USO DE SITES COLABORATIVOS, NO PROCESSO DE DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS DE COMPATIBILIZAÇÃO Cynthia Galvão KAMEI Arquiteta pela Escola de Engenharia de São Carlos, Departamento de Arquitetura, da Universidade de São Paulo. Sócia e Diretora da Arco Assessoria em Racionalização Construtiva SC Ltda. Rua Arizona 643 Brooklin São Paulo, SP. Correio Eletrônico: arco@uol.com.br Rita Cristina FERREIRA Arquiteta pela Faculdade de Arquitetura e Urbanismo da Universidade de São Paulo, em Sócia e Diretora da DWG Arquitetura e Sistemas SC Ltda. Av Paulista, cj Bela Vista , São Paulo, SP. Correio Eletrônico: rita@dwg.arq.br RESUMO Este artigo pretende discutir duas experiências distintas em relação ao uso de web-sites para desenvolvimento de projetos. As duas autoras são projetistas em empresas concorrentes no mercado para o desenvolvimento dos serviços de compatibilização entre vedações, estrutura e instalações. O estudo de caso proposto envolveu discussões entre as autoras com a finalidade de identificar quais os fatores que modificaram ou não os processos de projeto, a partir da imposição ou não dos contratantes para que essas ferramentas fossem implementadas. A conclusão básica resultante desta análise foi que as ferramentas isoladamente não são suficientes para garantir a melhoria de qualidade e o incremento da colaboração no processo de projetos. 1. INTRODUÇÃO Os sites colaborativos foram introduzidos recentemente no cotidiano dos projetistas. E cada vez mais é freqüente a utilização desta tecnologia para a tentativa de controlar o desenvolvimento coordenado dos projetos. Como toda novidade tecnológica com apelo de utilização real a disseminação de uso tende a ser rápida e progressiva. Este texto propõe uma análise da utilização destes sites sob a ótica do projetista, avaliando as vantagens e as potencialidades versus a utilização real no trabalho rotineiro de projeto. As duas empresas tiveram um aumento de produtividade, principalmente no que diz respeito à documentação técnica com o uso dos web-sites colaborativos. As diferenças marcantes entre as experiências estão diretamente ligadas aos mecanismos de gestão interna de cada escritório. No escritório que possui um perfil mais inovador segundo a classificação de O Brien (2000) a iniciativa particular de introduzir a ferramenta como canal de comunicação trouxe resultados mais abrangentes que a experiência do outro escritório mais pragmático segundo a classificação de O Brien (2000). De qualquer forma está claro para os escritórios que o desempenho no uso das ferramentas pode ser diferente em função da abrangência do contrato. Existem contratos em que ambos os escritórios trabalham apenas no pavimento tipo e outros em que atuam extensivamente em todo o empreendimento. No segundo caso, a capacidade de intervir no processo de modo pró-ativo (mesmo que contratualmente, nestes projetos, os escritórios não sejam responsáveis pela coordenação) no incentivo para que a equipe utilize estas ferramentas de colaboração é muito ampliado.

2 Teoricamente os sites têm um grande potencial de melhorar o fluxo de informações dos projetos de um empreendimento. Entretanto o uso inadequado pode gerar desestímulo dos contratantes e dos participantes de um processo de projeto. Cada vez mais o desenvolvimento de projeto coordenado entre si e com obra, obedecendo aos prazos, custos e procedimentos executivos da construtora é o desejo das construtoras. Projetos desenvolvidos isoladamente, sem conexão entre os subsistemas e principalmente com a obra estão sendo gradativamente abandonados, forçando uma reflexão dos projetistas sobre como redefinir a metodologia de desenvolvimento do próprio trabalho. A expectativa do contratante é receber um pacote de projetos que além de compatibilizados espacialmente estejam compatibilizados conceitualmente. Neste cenário o marketing dos sites colaborativos é muito bem aceita. Eles vendem a idéia que podem controlar o desenvolvimento dos projetos através do gerenciamento de documentos, de fluxos de trabalho e da otimização da comunicação entre os participantes do empreendimento. A implantação desta ferramenta é a resposta aos anseios que estão aflorando rapidamente no mercado. O problema real entretanto é que este controle só funciona se anteriormente a utilização da ferramenta existir o planejamento global do desenvolvimento do projeto, com a participação ativa de cada integrante muito bem descrita e caracterizada. 2. TRABALHOS COLABORATIVOS E SUA RELAÇÃO COM WEB-SITES PARA PROJETO O trabalho colaborativo é uma meta que cada vez mais as empresas contratantes estão buscando alcançar. A percepção de que o desenvolvimento de projetos estanques, individualizados, sem padronização e totalmente desvinculados da obra não são produtivos já existe no mercado. A busca por um projeto que seja compatível entre si e que comunique com a obra e esta por sua vez reflita o produto vendido é o objetivo maior do contratante seja este o incorporador ou o construtor. Parece simples dito desta maneira, mas conseguir desenvolver um projeto dentro destes parâmetros significa desenvolver primeiro um grande planejamento de todo o processo com as devidas interferências com todos os aspectos que possam interferir no produto final. Assim decisões que envolvam custos, tecnologia e prazos devem ser estabelecidas pelo contratante em conjunto com a equipe de projetistas e executores. Definido um planejamento a equipe de trabalho deve estar imbuída do conceito e espírito do trabalho colaborativo. Afinal o trabalho colaborativo, em essência, deve envolver todos os participantes de um processo. Todos devem trabalhar de forma coordenada, seguindo um planejamento preliminarmente estabelecido e acordado. Considerando-se os conceitos da engenharia simultânea definidos por Laufer(1997), a colaboração no processo de desenvolvimento de um produto é imprescindível e está diretamente relacionada à velocidade de comunicação possível entre os integrantes da equipe. É importante acrescentar que um outro princípio do Laufer (1997) é que as equipes devem ter a capacidade de ser multifuncionais e de autogestão, apoiados por líderes liberais. O trabalho colaborativo está baseado em uma organização horizontal entre os participantes e não mais vertical. Todos devem contribuir com suas respectivas capacidades para o sucesso de determinado projeto segundo Kerner (2000). E é neste ponto que as ferramentas WEB podem incrementar este processo de desenvolvimento, pois tem a capacidade de viabilizar a integração centralizando todas as informações e podendo

3 direcionar as tarefas que cada componente da equipe tem que realizar de forma liberal. Não é necessário por exemplo que um coordenador receba a informação e a redirecione. Com a centralização qualquer participante pode interagir com o outro diretamente de forma transparente e rastreável por toda equipe e principalmente pelo coordenador. É uma evolução. 3. A OPERACIONALIZAÇÃO DOS WEB-SITES PARA PROJETO A introdução das ferramentas web para o desenvolvimento de projetos de compatibilização nos dois escritórios foi muito bem recebida. A centralização e a rastreabilidade que os web-sites colaborativos oferecem em tese colaborariam muito com a produtividade dos escritórios. Entretanto os problemas de implantação desta ferramenta foram semelhantes em ambos os escritórios. Abaixo foram listados os principais problemas quanto ao uso dos web-sites pelo escritório: [1] Limites de espaço para carregamento de arquivos [2] O contratante não acessa diretamente o web-site para verificar o desenvolvimento do projeto [3] O contratante, o coordenador, os projetistas, o executor, não respondem as pendências apresentadas via web-site; [4] Não existe um processo claro e coordenado de desenvolvimento de projeto pela equipe. Cada participante utiliza um tipo de nomenclatura de arquivo, de layers, de pontos de referência enfim, cada escritório trabalha estanque. [5] Comunicação entre a equipe continua sendo realizada via telefone, , fax e reuniões. [6] Convovações de reuniões, atas e documentos não são colocados nos web-sites. [7] Participantes não recebem treinamento e estímulo para interagir via web-site [8] O processo termina no projeto. Não tem continuidade com a obra e muito menos com o produto entregue. Atualmente a operacionalização dos sites esta cada vez mais interativa e intuitiva. Os problemas não são de operacionalizar as informações mas de centralizar todo o desenvolvimento do projeto nos web-sites. O uso de web-sites favoreceu a documentação de arquivos de desenho e já reduziu o retrabalho e melhorou a produtividade, mas está ainda muito aquém das possibilidades que a ferramenta apresenta. 4. USUÁRIO PRAGMÁTICO A experiência do escritório descrito como pragmático está baseada na utilização de ferramentas de trabalho que surgem para incrementar a rotina já existente. Neste sentido o perfil deste escritório é estar sempre procurando mecanismos estabelecidos que possam melhorar a qualidade, reduzir custos, e possibilitar novos produtos. Este escritório não busca o desenvolvimento de ferramentas, mas não é avesso a experimentar as novidades que o mercado esta sempre lançando, quer seja em software, que seja em produtos. A cultura pela documentação de todo o processo de projeto existe e é realizada parte nos computadores, parte em papel. A possibilidade de centralizar todo o processo de documentação e comunicação via web-site foi muito bem recebida tanto pela direção como pelos colaboradores internos.

4 Entretanto frente as dificuldades de comunicação via web-site a política do escritório foi sempre a de utilizar os outros meios de comunicação, quebrando assim a base única de documentação e comunicação oferecida nos web-sites. Sempre existe a primeira tentativa de utilizar o sites como este meio de comunicação. Quando isto não é possível (na maior parte das vezes não existe por parte da coordenação o direcionamento de uso centralizado) sempre são utilizados o telefone, fax e USUÁRIO INOVADOR O modelo de gestão do escritório que classificamos como inovador é possui uma cultura interna baseada na utilização intensiva de ferramentas computacionais. Também o escritório possui uma forma de organização horizontalizada, onde a coordenação interna é feita de modo colaborativo. Portanto, a adaptação à ferramentas web foi totalmente transparente, pois os processos internos já continham experiência o suficiente nessa direção. Detectamos que, além da visão de negócio baseada na tecnologia de informação no escritório inovador, outros fatores foram positivos criaram terreno fértil para a implantação desta visão, como a formação da direção da empresa, que, além de arquiteto, é também programador de computadores. Assim, a gestão da tecnologia de informação é feita de maneira integrada às soluções técnicas específicas do desenvolvimento de projeto. Diante deste quadro, a atuação da empresa é sempre pró-ativa, no sentido de apoiar de maneira bastante extensiva a utilização de web-sites. Em várias oportunidades, o escritório se posiciona de maneira bastante inflexível à utilização de ferramentas alternativas (como telefone, fax, celular e outros meios) para a troca informação. Como o trabalho de compatibilização tem a função de integrar as informações, a postura do escritório acabou trazendo o restante da equipe a trabalhar de um modo mais ativo, utilizando as ferramentas disponíveis. Também em vários projetos, o escritório se colocou como braço direito da coordenação e à disposição para a orientar a equipe em caso de dificuldades na utilização dos web-sites. 6. CONCLUSÃO As dificuldades de implantação dos sites colaborativos estão diretamente relacionadas às dificuldades de trabalho integrado entre as equipes multidisciplinares, cujos modelos de liderança também mantêm conflitos com essa visão. A experiência do escritório chamado inovador confirma que a postura particularizada da atuação do mesmo conseguiu trabalhar mais produtivamente a ferramenta. Mas mesmo neste caso a ferramenta não foi utilizada em toda sua potencialidade pela equipe externa do projeto, afinal o uso mais abrangente necessita de uma visão operacional do contratante do serviço através da atuação seu representante para equipe que é o coordenador. Entretanto a postura de trabalho colaborativo tem que ser da equipe e não de um participante. Caso contrário os resultados sempre dependerão de um participante que Laufer (1997) definiu como o super-coordenador e é esta a estrutura que deve ser quebrada. O trabalho colaborativo é mais fluído e descentralizado justamente por se apoiar em um planejamento participativo único e no trabalho da equipe que o elaborou. O web-site oferece a possibilidade de centralizar as informações e a comunicação para que a descentralização de ação da equipe possa acontecer. É muito provável que os processos de desenvolvimento de projeto sejam cada vez mais colaborativos e que a utilização dos sites colaborativos sejam incrementados. Mas este é um percurso para ser trilhado. Afinal a ferramenta surgiu em um momento de transformação da estrutura de trabalho de projeto. Muitas são as propostas para aplicação da engenharia simultânea na construção civil aconteça. E quando isto acontecer inverteremos o desenvolvimento

5 destas ferramentas. Em vez de absorver o que os sites oferecem estaremos solicitando ferramentas para trabalhar. 7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS [1] LAUFER, Alexander. Simultaneous Management. American Management Association, New York, [2] THORPE, Tony e MEAD, Stephen. Project-Specific Web Sites: Friend or Foe?, in Journal of Construction Engineering and Management. ASCE, EUA, September/October, [3] O BRIEN, William J. Implementation Issues in Project Web-sites: A Practitioner s Viewpoint, in Journal of Management In Engineering. ASCE, May, [4] HERZNER, Harold. Gestão de Projetos: As Melhorias Práticas. Porto Alegre: Bookman, [5] PICORAL, Rosana Beatriz e SOLANO, Renato S. O Uso da Extranet na Coordenação de Projetos: Aplicação em Estudo de Caso, in I Workshop de Gestão do processo de projeto na construção de edifícios. São Carlos, 2001 (in [6] PICORAL, Rosana Beatriz e SOLANO, Renato S. Coordenação de Projetos na Cosntrução Civil Subsetor Edificações: A Análise dos Procedimentos em uma Empresa Espcializada, in I Workshop de Gestão do processo de projeto na construção de edifícios. São Carlos, 2001 (in [7] SCHMITT, Carin Maria. Processo de Projeto de Obras de Edificação: A Extranet como Geradora de Ambiente Integrado, in I Workshop de Gestão do processo de projeto na construção de edifícios. São Carlos, 2001 (in