SINCRONISMO ORGANIZACIONAL

Transcrição

1 SINCRONISMO ORGANIZACIONAL Como garantir o alinhamento entre Estratégia Processos Pessoas Prof. Paulo Rocha 2014

2 TÓPICOS A SEREM ABORDADOS A origem do conceito Origem Pesquisa Road Map Os passos que devem ser observados no esforço de redesenho e gestão dos processos - OFICINAS As principais ferramentas O papel da tecnologia O que não está nos livros As variáveis, visíveis e invisíveis, que influenciam no sucesso de um projeto de redesenho e gestão de processos Os erros cometidos

3 SINCRONISMO ORGANIZACIONAL - TÓPICOS A SEREM ABORDADS O redesenho do novo processo Matriz de priorização de processos Melhoria incremental ou Criação de um novo? A Criação dos Indicadores de Gestão Ponto de vista do cliente cidadão Ponto de vista da organização O Planejamento da Implantação Matriz de Esforço de Implantação Resistência Cultural e Complexidade das Mudanças

4 SINCRONISMO ORGANIZACIONAL Indicadores Integrados Estratégia Processos : t : $ : q Pessoas

5 Sincronismo Organizacional foco na REGULAGEM... Alinhar Balancear Sequenciar Ajustar Calibrar Conectar/Plugar

6 PROFISSIONAIS DO SINCRONISMO ORGANIZACIONAL Esportes Coreógrafos Profissionais do Sincronismo Chefe equipe F1 Controladores de voo Maestros Pilotos

7 Sincronismo Organizacional ESTRATÉGIA ORGANIZAÇÃO MAPA DE CONTEXTO Indicadores Estratégicos Clarificada Foco no Relevante t 1 t 0 CLIENTES MAPA DE PROCESSO MA-1 MI-1 MI-2 MS PROCESSOS Unindo Estratégia a Pessoas CLIENTE FUNÇÃO A FUNÇÃO B FUNÇÃO C Indicadores de Processo PESSOAS Padrão Técnico do Trabalho

8 Sincronismo Organizacional - Um grande esforço para.... Voltar a empresa para o cidadão/cliente.. Garantir a qualidade dos processos.. Agilidade.

9 REFLEXÕES SOBRE A GESTÃO DE PROCESSOS A GESTÃO TRADICIONAL SEPARA A INTELIGÊNCIA DO ESFORÇO GERANDO UMA ESPECIALIZAÇÃO E PROPICIANDO O SURGIMENTO DAS PAREDES ORGANIZACIONAIS Senge (1990) A VERDADEIRA ADIÇÃO DE VALOR AOS PRODUTOS E SERVIÇOS É GERADA NA DIMENSÃO DOS RELACIONAMENTOS INTERDISCIPLINARES OU DO FLUXO HORIZONTAL DAS ATIVIDADES Rutte (1990)

10 REFLEXÕES SOBRE A GESTÃO DE PROCESSOS A ORGANIZAÇÃO HORIZONTAL SE PROPÕE A PROVER AGILIDADE NOS MACROPROCESSOS, TRATANDO-OS COMO CADEIA DE AGREGAÇÃO DE VALOR, ADAPTANDO-OS ÀS CONTINGÊNCIAS DO MERCADO E FORNECENDO VALOR AO CLIENTE Bointon e Victor (1991) Rutte (1990) SISTEMAS HORIZONTAIS NÃO APENAS MELHORAM A VELOCIDADE DE RESPOSTA AO MERCADO E A CAPACIDADE DA EMPRESA EM PROVER PRODUTOS DE MASSA PERSONALIZADOS, MAS TAMBÉM AUMENTAM A EFICIÊNCIA E EFICÁCIA DOS MACRO PROCESSOS

11 REFLEXÕES SOBRE A GESTÃO DE PROCESSOS Johansson (1991) A EXPRESSÃO VALOR LÍQUIDO AO CLIENTE APRESENTA A SEGUINTE FORMULAÇÃO: Valor = (qualidade): (custo) FATOR CRÍTICO DE SUCESSO PARA MUITAS EMPRESAS É O DE PROVER O MELHOR VALOR LÍQUIDO COMPARATIVO AO CLIENTE, OU SEJA A DIFERENÇA ENTRE A REALIZAÇÃO E O SACRIFÍCIO Valor = Realização - Sacrifício Stahl e Bounds (1991)

12 AS COBRANÇAS NÃO SÃO MAIS AS MESMAS Indicadores Globais de Performance do ponto de vista do cidadão do ponto de vista da organização

13 Sincronismo Organizacional - Premissas Velocidade & Foco: t 1 Flexibilidade & Inovação: t 0 Fazer ( + ) com ( - ) Potência na Pessoa Aprendizagem

14 Sincronismo Organizacional - Velocidade & Foco O manifesto da economia digital da Internet as pessoas a cada dia estão descobrindo novas formas de partilhar conhecimentos relevantes com uma grande velocidade. Como consequência, os mercados estão ficando mais bem preparados, com mais velocidade e capacidade de identificar as melhores opções para atender uma necessidade. O futuro não tão distante da gestão empresarial(gary Hamel) o que está mudando é o próprio ritmo das mudanças. Desafios empresariais não mais levam gerações para entrar no foco dos negócios e no caso de alguns deles, sua intensificação tem sido exponencial, como o acesso à internet ou preocupações a respeito das emissões de CO 2.

15 Sincronismo Organizacional - Velocidade & Foco A velocidade só faz sentido se você estiver na direção certa... Igor Achette! Velocidade x Direção Quando tudo está sob controle, é sinal de que não estamos indo suficientemente rápido! Mario Andretti(piloto) Acelerador x Freio Quando o ritmo da mudança dentro da empresa for ultrapassado pelo ritmo da mudança fora dela, o fim está próximo! > Jack Welch Velocidade Dentro = Velocidade Fora <

16 Sincronismo Organizacional - Flexibilidade & Inovação A certeza é que as coisas vão mudar amanhã! Assim, você tem a opção de ser uma das pessoas que vão participar desta mudanças hoje ou as coisas vão acabar por forçar você a mudar amanhã. Sérgio Zyman mudanças: Voluntárias x Forçadas A dificuldade não está nas ideias novas, mas em escapar das antigas. Lord Keynes mudanças: Apego as antigas x Inovações

17 SINCRONISMO ORGANIZACIONAL - EIXO DO CONHECIMENTO MIGROU HOJE FUTURO Visão Visão Conhecimento Conhecimento P&D PRODUÇÃO FINANÇAS Entregas Processos A Organização de olho no futuro Cidadão

18 OLHANDO PARA O PASSADO Sistema Clássico de Organização baseada na divisão departamental por função, orientada para a tarefa com ênfase na autoridade com decisões baseadas em hierarquia e alçadas Paradigma clássico: parte da premissa que o todo é resultado da soma das partes! Restrição: faz com que cada um olhe o mundo através de sua janela;

19 SINCRONISMO ORGANIZACIONAL NIVEL 1 LÓGICA E ORDEM DE GRANDEZA AMBIENTE ECONÔMICO, POLÍTICO, SOCIAL, REGULADOR, ETC. Influências Normas regras Organização Emprego Contribuições Sociais Fornecedores Insumos $ Acionistas Contribuinte Serviços Necessidades Mercado Produtos Serviços Produtos Serviços CIDADÃO CLIENTE Parceiros Produtos Insumos Concorrentes / Substitutos Serviços

20 Medíocre

21 DESAFIOS DO SINCRONISMO ORGANIZACIONAL FOCO EM ATENDIMENTO PROCEDIMENTOS EXPECTATIVAS CONFLITANTES VELOCIDADE

22 Inspeção SINCRONISMO ORGANIZACIONAL NIVEL 2 FUNCIONAMENTO E INTERDEPENDÊNCIA OPERAÇÕES Relatórios Metas CORPORAÇÃO DIVISÃO OPERAÇÕES DO PRODUTO Dados financeiros PROJETO Projetos ENGENHARIA Idéias e protótipos de novos produtos MARKETING Pesquisas MERCADO FINANÇAS FORNECEDORES DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS Faturas Pagamentos CONTAS A PAGAR Pedido liberado Pedido VENDAS Orçamentos Pedidos CLIENTES FINANÇAS CORPORATIVA $ $ Relatórios CONTAS A RECEBER MANUFATURA UTILIDADES Apoio Materiais e equipamentos ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ENGENHARIA DE MANUFATURA Plano de produção Materiais Apoio MERCADO DE TRABALHO Pessoas RECURSOS HUMANOS Pessoal capacitado QUALIDADE ASSEGURADA Inspeção PRODUÇÃO Produto Requisição de pessoal Faturas Pagamentos

23 SINCRONISMO ORGANIZACIONAL NIVEL 3 PROCESSO COMO AS COISAS SÃO FEITAS

24 PRODUÇÃO FINANÇAS VENDAS CLIENTE O Mapa de processo mostra a cadeia de atividades Pedido gerado Bens recebidos Fatura recebida Pagamento enviado Pedido completado Pedido submetido Problema de crédito encaminhado OK? Pedido cancelado Pedido reapresentado Pedido recebido Cliente Novo? Crédito checado Fatura preparada OK? Fatura enviada Pagamento recebido Pedido Interrompido Pedido entrado Inventário ajustado Produção programada Produção ativada Pedido expedido Processo é um conjunto de atividades que existe para levar alguma coisa para alguém tratando os diferentes de maneira diferente - Prof. Paulo Rocha

25 UMA MUDANÇA DE PARADIGMA DE FUNÇÃO: o que eu faço PARA PROCESSOS: o que eu entrego e para quem RIGIDEZ:cliente deve se adaptar DEPARTAMENT0: lógica setorial CHEFE: quem vai autorizar (1 ator & centralizado) DESEMPENHO DA PESSOA OTIMIZAÇÃO SETORIAL: ( fiz minha parte... ) FOCO NO PROBLEMA FLEXIBILIDADE: o processo se adapta CÉLULA DE COMPETÊNCIA: lógica Sub Processo GOVERNANÇA: como viabilizar (+ de 1 ator & compartilhado) DESEMPENHO DO PROCESSO OTIMIZAÇÃO DOS RELACIONAMENTOS: ( Meu cliente feliz FOCO NO CONTEXTO:

26 AS PESSOAS QUANDO NÃO ESTÃO SATISFEITAS Vão embora ou viram

27 Zumbis Prof. Paulo Rocha

28 SINCRONISMO ORGANIZACIONAL CUIDADO COM SOLUÇÕES ADAPTATIVAS

29 SINCRONISMO ORGANIZACIONAL METODOLOGIA Orientada para a governança dos processos chaves METODOLOGIA Interfuncional Participativa

30 SINCRONISMO ORGANIZACIONAL MOVIMENTO INTERNO DE REGULAGEM Facilitadores Foco na metodologia Equipe Executiva Foco nas diretrizes estratégicas Equipe de Processo Foco na regulagem Equipe de Implantação Foco nas mudanças e transição

31 FORMAÇÃO DE AGENTES DE MUDANÇA CONSTRUÇÃO DO MAPA DO CONTEXTO ATUAL Participantes PASSO 1: Realização de Workshops de 4 dias de duração com grupo representativo da --- como um todo e pelo menos um Agente de Mudanças em cada turma. Agentes de Mudança Mapas de Contextos dos Grupos de Trabalho Comunicação do Produto final para todos os participantes CONSOLIDAÇÃO CONSELHO Mapa de Contexto Atual Consolidado PASSO 2: Realização de um Workshop de 2 dias, com 15 participantes oriundos do Grupos de Trabalho, para consolidar os Mapas em um único Mapa de Contexto. PASSO 3: Apresentação do Mapa de Contexto Atual consolidação para o Conselho validar.

32 CONSTRUÇÃO DO NOVO MAPA DO CONTEXTO PASSO 1: Realização de 5 Workshops de 4 dias de duração com grupo representativo da --- como um todo e pelo menos um Agente de Mudanças em cada turma. Participantes Agentes de Mudança Novos Mapas de Contexto dos Grupos de Trabalho Comunicação do Produto final para todos os participantes CONSOLIDAÇÃO CONSELHO Novo Mapa de Contexto (consolidado) PASSO 3: Apresentação do Novo Mapa de Contexto (final) para o Conselho para validação. PASSO 2: Realização de um Workshop de 2 dias, com 15 participantes oriundos do Grupo de Trabalho, para consolidar os Mapas em um único Mapa de Contexto.

33 METODOLOGIA Filosofia Ferramentas

34 CONSTRUINDO O SINCRONISMO ORGANIZACIONAL NO NÍVEL DA ESTRATÉGIA Estratégia

35 SINCRONISMO ORGANIZACIONAL - CLARIFICAÇÃO DA ESTRATÉGIA PERSPECTIVAS/ QUADRANTES Econômicas e Financeiras: Receita / Margem Despesa / Lucro Clientes Mercado Atributos de Valor OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Faturamento anual Orçamento anual METAS HT1 HT2 > 150$ > 200$ < 110$ < 140$ HT1 HT Perspectivas Internas: Processos Organização e gestão Fatores Produtivos Pessoas Tecnologia/KnowHow Marca/Patente

36 SINCRONISMO ORGANIZACIONAL CLARIFICAÇÃO DA ESTRATÉGIA

37 SINCRONISMO ORGANIZACIONAL CLARIFICAÇÃO DA ESTRATÉGIA Perspectivas Financeira T6 T5 Temas Estratégicos Resultados Receitas Objetivos Estratégicos 1) Rentabilidade do Negócio 2) Participação no Mercado Indicadores 1) Lucro Líquido/Patrim. Líquido 2) Clientes usaram 1ª vez/total Habitantes Metas 1) > 20% 2) > 2% Ações/ Projetos 1) Maior prazo de pagamento 2) Inovação Valor (Ocean o Azul) 3) Satisfação do cliente 3) Clientes 100% insatisfeitos/total clientes 3) < 2% 3) Pesquisa Satisf. (amostra 30%) Clientes Qualidade do Prod./Atendim. T4 4) Satisfação do cliente 4) clientes 100% satisfeitos/total clientes 4) > 90% 4) Pesquisa Satisf (amostra 30%) Processos Internos T3 Excelência na Produção 5) Fidelização do cliente 6) Melhoria da qualidade da fabricação 7) Maior produtividade 5) Valor Pontos Usados/ Valor Total Comprado 6) Nº devoluções/ Nº Vendas Total 7) Nº Unid produzidas/nº funcionários 5) > 10% 6) < 2% 7) > 1200 und 5) Implantação de um CRM 6) Programa de qualidade total 7) Programa de produtividade Aprendizado e Crescimento T2 T1 Capacitação das Pessoas Competências Pessoais 8) Treinamento 9) Treinamento 10) Maior autoconhecimento 8) Contexto Mapeado 9) Contexto Redesenhado 10) MBTI 8) Rupturas diagnosticadas 9) 80% rupturas eliminadas 10) Plano desenvolvimento Competências 8) Sincronismo Organizacional 9) Sincronismo Organizacional 10) Coaching

38 SINCRONISMO ORGANIZACIONAL O PROCESSO É CRÍTICO EM FUNÇÃO DA ESTRATÉGIA QUESTÕES ESTRATÉGICAS PROCESSOS METAS/AÇÕES... Perda de participação de mercado por prazo longo de entrega do pedido Atendimento de Pedidos Entregar todos os pedidos no máximo dez dias Nossos custos estão acima dos principais concorrentes Aumentar a participação de mercado de X% para Y%, lançando um novo produto a cada 6 meses Suprimentos Produção Desenvolvimento de Novos Produtos Reduzir os custos com compra e estoque de materiais em X% Reduzir os custos de fabricação em X% Reduzir de 12 para 5 meses o prazo para desenvolvimento e lançamento de um novo produto

39 SINCRONISMO ORGANIZACIONAL REGULAGEM RELEVANTE I Como Fazer mais rápido: Encurtando espaço ou tempo! Como entender e atender as necessidades do mercado em um prazo menor que os concorrentes? II Como Fazer Mais com Menos: Redução de CUSTO! Como entregar o mesmo valor a um custo de realização menor que a concorrência? III Como Fazer o Mesmo Melhor: Melhoria de QUALIDADE! Como garantir produtos e serviços superando as expectativas atuais e futuras do mercado?

40 IDENTIFICAÇÃO DOS PROCESSOS CRÍTICOS DIRETRIZES ESTRATÉGICAS Econômicas e financeiras Mercado Atributos de valor Perspectivas internas Desenvolvimento de pessoas Tecnologia Peso Processos Notas x Peso T O T A L

41 Sincronismo Organizacional: Construindo o Sincronismo: Identificando Processos Críticos : Exemplo 1

42 Inspeção Entendimento do Contexto atores relacionamentos relevantes OPERAÇÕES Relatórios Metas CORPORAÇÃO Formulação e Revisão da Estratégia FORNECEDORES DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS Faturas Pagamentos FINANÇAS CORPORATIVA $ $ Relatórios Dados financeiros FINANÇAS CONTAS A PAGAR CONTAS A RECEBER OPERAÇÕES DO PRODUTO Idéias e protótipos PROJETO Projetos de novos produtos ENGENHARIA MARKETING Pedido VENDAS Pedido liberado DIVISÃO Pesquisas Orçamentos Pedidos MERCADO CLIENTES ambiente interno e externo pontos fortes rupturas organizacionais MERCADO DE TRABALHO Materiais e equipamentos Pessoas RECURSOS HUMANOS Requisição de pessoal Pessoal capacitado MANUFATURA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS QUALIDADE ASSEGURADA UTILIDADES Apoio ENGENHARIA DE Apoio MANUFATURA Plano de produção Materiais Inspeção PRODUÇÃO Faturas Pagamentos Produto Identificação dos Processos Críticos limites envolvidos Gerenciamento do Negócio adequação da estrutura avaliação de desempenho

43 MAPA DE CONTEXO CRONUS l A B Fornecedores C D Cidadão E F

44 Inspeção Modificações de engenharia Planos de manutenção preventiva Especificações de equipamentos Solução de problemas de equipamentos Padrões de produção Programas de ensaios DESCASCANDO UMA ORGANIZAÇÃO COMO SE FOSSE UMA CEBOLA INFLUÊNCIAS AMBIENTAIS GOVERNO ECONOMIA CULTURA Regulamentações Emprego Taxa de juros Câmbio Relatórios Metas OPERAÇÕES Mudanças de comportamento Grupos de pressão CORPORAÇÃO FORNECEDORES DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS Faturas Pagamentos DIVISÃO Pesquisas MERCADO FINANÇAS CORPORATIVA $ $ Relatórios Orçamentos Pedidos CLIENTES DIVISÃO ENGENHARIA DE MANUFATURA MANUFATURA Materiais e equipamentos OPERAÇÕES DO PRODUTO Especificações do produto ENGENHARIA DO PRODUTO ENGENHARIA DE EQUIPAMENTOS ENGENHARIA INDUSTRIAL ENGENHARIA EXPERIMENTAL MERCADO DE TRABALHO Pessoas Produtos e serviços FINANÇAS Orçamento operacional Produtos com defeitos QUALIDADE Análise de falhas ASSEGURADA CONCORRENTES MERCADO DE TRABALHO MERCADO DE TRABALHO Produtos e serviços RECURSOS HUMANOS Pessoal capacitado PRODUÇÃO Manutenção preventiva Manutenção corretiva MANUTENÇÃO LINHA DE PRODUÇÃO Especificações Inspeções Produto acabado CLIENTES MARKETING UTILIDADES Utilidades OPERAÇÕES Relatórios Metas CORPORAÇÃO VENDAS Previsão de entrega ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Programa de produção Pedidos CONTROLE DE PRODUÇÃO EXPEDIÇÃO Produtos OPERAÇÕES DO PRODUTO DIVISÃO FORNECEDORES Pedido de compras COMPRAS CONTROLE DE Materiais ESTOQUES Dados financeiros PROJETO Projetos ENGENHARIA Idéias e protótipos de novos produtos MARKETING Pesquisas Materiais MERCADO FINANÇAS FORNECEDORES DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS Faturas Pagamentos CONTAS A PAGAR Pedido VENDAS Orçamentos Pedidos CLIENTES Pedido liberado FINANÇAS CORPORATIVA $ $ Relatórios CONTAS A RECEBER MANUFATURA UTILIDADES Apoio ENGENHARIA DE PRODUÇÃO Apoio Materiais e equipamentos ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Plano de produção Materiais MERCADO DE TRABALHO Pessoas RECURSOS HUMANOS Pessoal capacitado QUALIDADE ASSEGURADA Inspeção PRODUÇÃO Produto Requisição de pessoal Faturas Pagamentos

45 SINCRONISMO ORGANIZACIONAL Processos

46 DESCASCANDO UMA ORGANIZAÇÃO COMO SE FOSSE UMA CEBOLA CRONUS Excelência Operacional F O R N E C E D O R E S C I D A D Â O

47 Perfil do produto Projeto do produto Plano Recomendações Perfil do produto Estimativa de custo Necessidade Plano Perfil do produto Configurações alternativas Configuração escolhida Necessidade MAPA DE PROCESSO NÍVEL 3 CLIENTES / MERCADO Produto avaliado Reações Configurações alyternativas revisadas VENDAS Necessidades dos clientes identificadas Necessidades avaliadas Necessidades de apoio de campo identificadas Necessidades MARKETING Necessidades do mercado identificadas Propostas de novos produtos elaboradas Feedback Concepção do novo produto testada Demanda Informações de estimada e demanda e preço parâmetros de preço determinados S GERÊNCIA DE PRODUTO Estratégia para o produto desenvolvida Estratégia Propostas para o produto revistas É necessário aprimorar produto N Prioridades do produto estabelecidas Propostas para o produto aprovadas Proposta aprovada Estudo de viabilidade revisado Continua N S Plano do Projeto Plano e desenvolvido Cronograma Verbas alocadas Plano comunicado Configuração revisada PROJETO DE PRODUTO Perfil do produto desenvolvido Estudo de viabilidade preparado Estudo de viabilidade FIM Parâmetros de custo estabelecidos Cronograma estabelecido Projeto preliminar do produto desenvolvido FINANÇAS Custo do produto estimado Cronograma de Desenvolvimento do produto estabelecido Custos da configuração calculados ENGENHARIA DE PRODUTO Configurações alternativas desenvolvidas

48 CONSTRUINDO O SINCRONISMO ORGANIZACIONAL NO NÍVEL DAS PESSOAS Pessoas

49 PADRÃO TÉCNICO DO TRABALHO CARGO: 50

50 BIBLIOGRAFIA ROCHA, Paulo e ALBUQUERQUE, Alan Sincronismo Organizacional. Ed. Saraiva, 2007 ROCHA, Paulo, Sincronismo Organizacional (IL-Video Interactive Learning Vídeo), RUMMLER, Geary e BRACHE, Alan - Melhores Desempenhos das Empresas. Ed: Makron Books, 1994 HARRINGTON. Aperfeiçoando Processos Empresariais. Editora Makron Books, HAMMER, Michael e CHAMPY, James. Reengenharia Revolucionando a Empresa. Ed: Campus. HAMMER, Michael e CHAMPY, James. Reengineering the Corporation. New York, Harper Business, DAVENPORT, Thomas H. Reengenharia de Processos. Ed: Campus.

51 BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR DAVENPORT, Thomas H. Reengenharia de Processos. Ed: Campus. LAND, George e JARMAN, Beth. Ponto de Ruptura e Transformação. São Paulo, Cultrix, TOMASKO, Robert M. Rethinking - Repensando as Organizações. São Paulo, Makron Books, HRONEC, Steven M. Sinais Vitais. São Paulo, Makron Books, SENGE, Peter. The Fiffth Discipline. New York, Doubleday Currency, 1990.