WORKSHOP SINCRONISMO ORGANIZACIONAL. Como garantir o alinhamento entre. Estratégia - Processos - Pessoas. Prof. Paulo Rocha

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1 WORKSHOP SINCRONISMO ORGANIZACIONAL Como garantir o alinhamento entre Estratégia - Processos - Pessoas Prof. Paulo Rocha 1

2 OBJETIVOS INSTRUCIONAIS SINCRONISMO ORGANIZACIONAL Os processos como sendo o elo entre a estratégia e as pessoas Esforço de Redesenho Como vencer as síndromes do: Conformismo Organizacional Pato Umbigo Indicadores Globais de Gestão Como colocar a organização no ponto como se fosse um fusca Variáveis, visíveis e invisíveis, que influenciam no sucesso de um projeto de SINCRONISMO ORGANIZACIONAL Como montar um grupo ideal para redesenhar um processo

3 SINCRONISMO ORGANIZACIONAL Estratégia Processos Indicadores integrados Pessoas 3

4 SINCRONISMO ORGANIZACIONAL SISTEMA INTEGRADO DE INDICADORES DE DESEMPENHO MAPA DE CONTEXTO ESTRATÉGIA ORGANIZAÇÃO Indicadores Estratégicos CLIENTES PROCESSOS CLIENTE FUNÇÃO A FUNÇÃO B FUNÇÃO C MAPA DE PROCESSO MA-1 MI-1 MI-2 MS PESSOAS (Postos de Trabalho) 4

5 UM GRANDE ESFORÇO PARA... Voltar a empresa para o cliente / cidadão Garantir a qualidade dos processos Agilidade 5

6 VERDADES SOBRE A GESTÃO DE PROCESSOS A GESTÃO TRADICIONAL SEPARA A INTELIGÊNCIA DO ESFORÇO GERANDO UMA ESPECIALIZAÇÃO E PROPICIANDO O SURGIMENTO DAS PAREDES ORGANIZACIONAIS Senge (1990) A VERDADEIRA ADIÇÃO DE VALOR AOS PRODUTOS E SERVIÇOS É GERADA NA DIMENSÃO DOS RELACIONAMENTOS INTERDISCIPLINARES OU DO FLUXO HORIZONTAL DAS ATIVIDADES Rutte (1990) 6

7 VERDADES SOBRE A GESTÃO DE PROCESSOS A ORGANIZAÇÃO HORIZONTAL SE PROPÕE A PROVER AGILIDADE NOS MACROPROCESSOS, TRATANDO-OS COMO CADEIA DE AGREGAÇÃO DE VALOR, ADAPTANDO-OS ÀS CONTINGÊNCIAS DO MERCADO E FORNECENDO VALOR AO CLIENTE Bointon e Victor (1991) Rutte (1990) SISTEMAS HORIZONTAIS NÃO APENAS MELHORAM A VELOCIDADE DE RESPOSTA AO MERCADO E A CAPACIDADE DA EMPRESA EM PROVER PRODUTOS DE MASSA PERSONALIZADOS, MAS TAMBÉM AUMENTAM A EFICIÊNCIA E EFICÁCIA DOS MACRO PROCESSOS 7

8 VERDADES SOBRE A GESTÃO DE PROCESSOS Johansson (1991) A EXPRESSÃO VALOR LÍQUIDO AO CLIENTE APRESENTA A SEGUINTE FORMULAÇÃO: Valor = (qualidade): (custo) FATOR CRÍTICO DE SUCESSO PARA MUITAS EMPRESAS É O DE PROVER O MELHOR VALOR LÍQUIDO COMPARATIVO AO CLIENTE, OU SEJA A DIFERENÇA ENTRE A REALIZAÇÃO E O SACRIFÍCIO Valor = Realização - Sacrifício Stahl e Bounds (1991) 8

9 AS COBRANÇAS NÃO SÃO MAIS AS MESMAS Indicadores Globais de Performance do ponto de vista do cidadão do ponto de vista da organização 9

10 PREMISSAS PARA O SUCESSO VELOCIDADE E FOCO FLEXIBILIDADE FAZER MAIS COM MENOS APRENDIZAGEM POTÊNCIA NA PESSOA 10

11 EIXO DO CONHECIMENTO HOJE FUTURO Visão Visão Conhecimento Conhecimento P&D PRODUÇÃO FINANÇAS Cidadão Entregas Processos A Organização de olho no futuro Material preparado e de responsabilidade do professor Paulo Sérgio Sanches Rocha 11

12 OLHANDO PARA O PASSADO: A organização vertical faz com que cada um olhe o mundo através de sua janela, perdendo 12

13 A GESTÃO É FOCADA NAS NECESSIDADES DAS FUNÇÕES espaços em branco O efeito de feudos reduz o desempenho Otimização das funções gera subotimização do todo; Ninguém administra os espaços em branco; As cobranças são funcionais e muitas vezes não refletem a lógica do atendimento. 13

14 DESAFIOS DO SINCRONISMO FOCO EM ATENDIMENTO PROCEDIMENTOS EXPECTATIVAS CONFLITANTES VELOCIDADE 14

15 Medíocre 15

16 A ORGANIZAÇÃO COMO UM SISTEMA DINÂMICO NIVEL 1 CONTEXTO: ECONÔMICO POLÍTICO SOCIAL - ETC. Influências Organização Necessidades Cidadão Fornecedores Serviços/Insumos Serviços 16

17 Inspeção FUNCIONAMENTO E INTERDEPENDENCIA NÍVEL 2 OPERAÇÕES Relatórios Metas CORPORAÇÃO DIVISÃO OPERAÇÕES DO PRODUTO Dados financeiros PROJETO Projetos ENGENHARIA Idéias e protótipos de novos produtos MARKETING Pesquisas MERCADO FINANÇAS FORNECEDORES DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS Faturas Pagamentos CONTAS A PAGAR Pedido liberado Pedido VENDAS Orçamentos Pedidos CLIENTES FINANÇAS CORPORATIVA $ $ Relatórios CONTAS A RECEBER MANUFATURA UTILIDADES Apoio Materiais e equipamentos ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ENGENHARIA DE MANUFATURA Plano de produção Materiais Apoio MERCADO DE TRABALHO Pessoas RECURSOS HUMANOS Pessoal capacitado QUALIDADE ASSEGURADA Inspeção PRODUÇÃO Produto Requisição de pessoal Faturas Pagamentos 17

18 Perfil do produto Projeto do produto Plano Recomendações Perfil do produto Estimativa de custo Necessidade Plano Perfil do produto Configurações alternativas Configuração escolhida Necessidade PROCESSO NÍVEL 3 CLIENTES / MERCADO Produto avaliado Reações Configurações alyternativas revisadas VENDAS Necessidades dos clientes identificadas Necessidades avaliadas Necessidades de apoio de campo identificadas Necessidades MARKETING Necessidades do mercado identificadas Propostas de novos produtos elaboradas Feedback Concepção do novo produto testada Demanda Informações de estimada e demanda e preço parâmetros de preço determinados S GERÊNCIA DE PRODUTO Estratégia para o produto desenvolvida Estratégia Propostas para o produto revistas É necessário aprimorar produto N Prioridades do produto estabelecidas Propostas para o produto aprovadas Proposta aprovada Estudo de viabilidade revisado Continua N S Plano do Projeto Plano e desenvolvido Cronograma Verbas alocadas Plano comunicado Configuração revisada PROJETO DE PRODUTO Perfil do produto desenvolvido Estudo de viabilidade preparado Estudo de viabilidade FIM Parâmetros de custo estabelecidos Cronograma estabelecido Projeto preliminar do produto desenvolvido FINANÇAS Custo do produto estimado Cronograma de Desenvolvimento do produto estabelecido Custos da configuração calculados ENGENHARIA DE PRODUTO Configurações alternativas desenvolvidas 18

19 UMA MUDANÇA DE PARADIGMA DE FUNÇÃO RIGIDEZ DEPARTAMENT0 CHEFE DESEMPENHO DA PESSOA ORGANIZAÇÃO INTERNA FOCO NO PROBLEMA PARA PROCESSOS VERSATILIDADE CÉLULAS DE COMPETÊNCIAS FACILITADOR / COACH DESEMPENHO DO PROCESSO CLIENTE FOCO NO CONTEXTO 19

20 METODOLOGIA Orientada para a gestão METODOLOGIA Interfuncional Participativa 20

21 METODOLOGIA Filosofia Ferramentas

22 Modelo de implantação do Sincronismo Organizacional ESTRATÉGIA PROCESSOS PESSOAS Visão Diretrizes Estratégicas Análise do Contexto Indicadores de Desempenho Estratégicos Análise do Processo Atual Redesenho do Processo Procedimentos Indicadores de Desempenho do Processo Padrão Técnico do Trabalho Plano de Capacitação e Desenvolvimento Indicadores de Desempenho dos Postos de Trabalho ORGANIZAÇÃO COMO SISTEMA INTEGRADO E SINCRONIZADO

23 CONSTRUINDO O SINCRONISMO ORGANIZACIONAL NO NÍVEL DA ESTRATÉGIA Estratégia 23

24 CLARIFICAÇÃO DA ESTRATÉGIA PERSPECTIVAS DIRETRIZES ESTRATÉGICAS METAS HT 1 HT 2 Econômicas e Financeiras Clientes Mercado Atributos de Valor Perspectivas Internas Aprendizagem Desenvolvimento de Pessoas Tecnologia 24

25 Inspeção Entendimento do Contexto atores relacionamentos relevantes OPERAÇÕES Relatórios Metas CORPORAÇÃO Formulação e Revisão da Estratégia FORNECEDORES DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS Faturas Pagamentos FINANÇAS CORPORATIVA $ $ Relatórios Dados financeiros FINANÇAS CONTAS A PAGAR CONTAS A RECEBER OPERAÇÕES DO PRODUTO Idéias e protótipos PROJETO Projetos de novos produtos ENGENHARIA MARKETING Pedido VENDAS Pedido liberado DIVISÃO Pesquisas Orçamentos Pedidos MERCADO CLIENTES ambiente interno e externo pontos fortes rupturas organizacionais MERCADO DE TRABALHO Materiais e equipamentos Pessoas RECURSOS HUMANOS Requisição de pessoal Pessoal capacitado MANUFATURA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS QUALIDADE ASSEGURADA UTILIDADES Apoio ENGENHARIA DE Apoio MANUFATURA Plano de produção Materiais Inspeção PRODUÇÃO Faturas Pagamentos Produto Identificação dos Processos Críticos limites envolvidos Gerenciamento do Negócio adequação da estrutura avaliação de desempenho 25

26 Inspeção Modificações de engenharia Planos de manutenção preventiva Especificações de equipamentos Solução de problemas de equipamentos Padrões de produção Programas de ensaios DESCASCANDO UMA ORGANIZAÇÃO COMO SE FOSSE UMA CEBOLA INFLUÊNCIAS AMBIENTAIS GOVERNO ECONOMIA CULTURA Regulamentações Emprego Taxa de juros Câmbio Relatórios Metas OPERAÇÕES Mudanças de comportamento Grupos de pressão CORPORAÇÃO FORNECEDORES DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS Faturas Pagamentos DIVISÃO Pesquisas MERCADO FINANÇAS CORPORATIVA $ $ Relatórios Orçamentos Pedidos CLIENTES DIVISÃO ENGENHARIA DE MANUFATURA MANUFATURA Materiais e equipamentos OPERAÇÕES DO PRODUTO Especificações do produto ENGENHARIA DO PRODUTO ENGENHARIA DE EQUIPAMENTOS ENGENHARIA INDUSTRIAL ENGENHARIA EXPERIMENTAL MERCADO DE TRABALHO Pessoas Produtos e serviços FINANÇAS Orçamento operacional Produtos com defeitos QUALIDADE Análise de falhas ASSEGURADA CONCORRENTES MERCADO DE TRABALHO MERCADO DE TRABALHO Produtos e serviços RECURSOS HUMANOS Pessoal capacitado PRODUÇÃO Manutenção preventiva Manutenção corretiva MANUTENÇÃO LINHA DE PRODUÇÃO Especificações Inspeções Produto acabado CLIENTES MARKETING UTILIDADES Utilidades OPERAÇÕES Relatórios Metas CORPORAÇÃO VENDAS Previsão de entrega ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Programa de produção Pedidos CONTROLE DE PRODUÇÃO EXPEDIÇÃO Produtos OPERAÇÕES DO PRODUTO DIVISÃO FORNECEDORES Pedido de compras COMPRAS CONTROLE DE Materiais ESTOQUES Dados financeiros PROJETO Projetos ENGENHARIA Idéias e protótipos de novos produtos MARKETING Pesquisas Materiais MERCADO FINANÇAS FORNECEDORES DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS Faturas Pagamentos CONTAS A PAGAR Pedido VENDAS Orçamentos Pedidos CLIENTES Pedido liberado FINANÇAS CORPORATIVA $ $ Relatórios CONTAS A RECEBER MANUFATURA UTILIDADES Apoio ENGENHARIA DE PRODUÇÃO Apoio Materiais e equipamentos ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Plano de produção Materiais MERCADO DE TRABALHO Pessoas RECURSOS HUMANOS Pessoal capacitado QUALIDADE ASSEGURADA Inspeção PRODUÇÃO Produto Requisição de pessoal Faturas Pagamentos 26

27 Inspeção RUPTURAS ORGANIZACIONAIS OPERAÇÕES Relatórios Metas CORPORAÇÃO Relacionamentos existentes mas que não agregam valor DIVISÃO OPERAÇÕES DO PRODUTO Dados financeiros PROJETO Projetos ENGENHARIA Idéias e protótipos de novos produtos MARKETING Pesquisas MERCADO FORNECEDORES DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS FINANÇAS Faturas Pagamentos CONTAS A PAGAR FINANÇAS $ CORPORATIVA $ CONTAS A Relatórios RECEBER Materiais e equipamentos Pedido Pedido liberado MANUFATURA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS VENDAS UTILIDADES Apoio ENGENHARIA DE Apoio MANUFATURA Plano de produção Materiais Orçamentos Pedidos CLIENTES Relacionamentos inexistentes mas necessários MERCADO DE TRABALHO Pessoas RECURSOS HUMANOS Pessoal capacitado QUALIDADE ASSEGURADA Inspeção PRODUÇÃO Produto Requisição de pessoal Faturas Pagamentos Relacionamentos existentes, necessários, porém precisam ser ajustados 27

28 DESCASCANDO UMA ORGANIZAÇÃO COMO SE FOSSE UMA CEBOLA CRONUS Excelência Operacional A B Fornecedores C D Cidadão E F

29 DESCASCANDO UMA ORGANIZAÇÃO COMO SE FOSSE UMA CEBOLA CRONUS Excelência Operacional F O R N E C E D O R E S C I D A D Â O

30 Construindo o sincronismo organizacional no nível dos processos Processos

31 Mapa do atual processo de atendimento de pedidos CLIENTES DIVISÕES REGIONAIS Pedido apresentado Necessidade Orçamento e prazo Pedido analisado Orçamento e prazo aprovados Pedido Pedido registrado e encaminhado Problema de crédito analisado Problema solucionado N Pedido cancelado Material recebido Fatura recebida FINANCEIRO VENDAS ADMINISTRAÇÃO DE VENDAS ANÁLISE DE CRÉDITO Pedido Pedido registrado e encaminhado Pedido Pedido registrado Pedido Crédito analisado Problema de crédito N Crédito OK S S Pedido Pedido encaminhado Material Fatura FATURAMENTO Instruções para fatura Fatura preparada PLANEJAMENTO DA PRODUÇÃO PRODUÇÃO Pedido Produção programada Programação Préimpressão executada Prova Inspeção de qualidade realizada Solicitação N Matériaprima OK Papel / tinta fornecidos S Material Impressão impresso executada Inspeção de qualidade realizada Acabamento executado Material acabado Inspeção de qualidade realizada Material embalado Material expedido

32 CONSTRUINDO O SINCRONISMO ORGANIZACIONAL NO NÍVEL DAS PESSOAS Pessoas 32

33 PADRÃO TÉCNICO DO TRABALHO CARGO: SAÍDA DIMENSÕES CRÍTICAS MEDIDA PADRÃO RECURSOS CONHECIMENTOS HABILIDADES 33

34 BIBLIOGRAFIA ROCHA, Paulo e ALBUQUERQUE, Alan Sincronismo Organizacionall. Ed. Saraiva, 2007 ROCHA, Paulo, Sincronismo Organizacional (IL-Video Interactive Learning Vídeo), RUMMLER, Geary e BRACHE, Alan - Melhores Desempenhos das Empresas. Ed: Makron Books, 1994 HARRINGTON. Aperfeiçoando Processos Empresariais. Editora Makron Books, HAMMER, Michael e CHAMPY, James. Reengenharia Revolucionando a Empresa. Ed: Campus. HAMMER, Michael e CHAMPY, James. Reengineering the Corporation. New York, Harper Business,

35 BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR LAND, George e JARMAN, Beth. Ponto de Ruptura e Transformação. São Paulo, Cultrix, DAVENPORT, Thomas H. Reengenharia de Processos. Ed: Campus. TOMASKO, Robert M. Rethinking - Repensando as Organizações. São Paulo, Makron Books, HRONEC, Steven M. Sinais Vitais. São Paulo, Makron Books, SENGE, Peter. The Fiffth Discipline. New York, Doubleday Currency,