FACULDADE SETE DE SETEMBRO FASETE Departamento de Sistemas de Informação Curso de Bacharelado em Sistema de Informação VIII Período

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1 FACULDADE SETE DE SETEMBRO FASETE Departamento de Sistemas de Informação Curso de Bacharelado em Sistema de Informação VIII Período IGOR ANDREYSON MENDES LOPES BUSINESS INTELIGENCE - BI EM AMBIENTES EDUCACIONAIS DE NÍVEL SUPERIOR PAULO AFONSO BA Julho/2011

2 IGOR ANDREYSON MENDES LOPES BUSINESS INTELIGENCE - BI EM AMBIENTES EDUCACIONAIS DE NÍVEL SUPERIOR Monografia apresentada ao Curso de Bacharelado em Sistemas de Informação, na Faculdade Sete de Setembro FASETE Paulo Afonso Bahia, como requisito para obtenção da graduação em Sistemas de Informação, sob orientação do Professor Especialista Ricardo Azevedo Porto. PAULO AFONSO BA Julho/2011 II

3 IGOR ANDREYSON MENDES LOPES BUSINESS INTELIGENCE - BI EM AMBIENTES EDUCACIONAIS DE NÍVEL SUPERIOR Monografia apresentada ao Curso de Bacharelado em Sistemas de Informação, na Faculdade Sete de Setembro FASETE Paulo Afonso Bahia, como requisito para obtenção da graduação em Sistemas de Informação. Professor Esp. Ricardo Azevedo Porto (ORIENTADOR) Professor Ms. Igor Medeiros Vanderlei (PRIMEIRO EXAMINADOR) Professor Esp. Igor de Oliveira Costa (SEGUNDO EXAMINADOR) PAULO AFONSO BA Julho/2011 III

4 "Bom mesmo é ir a luta com determinação, abraçar a vida com paixão, perder com classe e vencer com ousadia, pois o triunfo pertence a quem se atreve... A vida é muita para ser insignificante." Charles Chaplin IV

5 DEDICATÓRIA Dedico este trabalho primeiramente a Deus, pois sem ele, nada seria possível. A toda a minha família em especial aos meus irmãos e principalmente aos meus pais, por todos os esforços, compreensão, dedicação e apoio em todos os momentos dessa minha caminhada. Muito obrigado sem vocês eu nunca seria nada. Obrigado! V

6 AGRADECIMENTOS A Deus, pois sem a Fé que dedico a ele todos os dias da minha vida, não seria possível esta realização. À minha família, pela base firme e unida que sempre me deu força para encarar a vida de frente e sem nunca abaixar a cabeça, lutando pelo que acredito e acho certo. À minha mãe e ao meu pai por cumprirem este papel magistralmente e pelo amor intenso sempre dedicado em todos os dias de minha existência. Dedico-lhes este trabalho, em razão de todos os esforços feitos para mim, sempre apoiando quando precisei nunca me deixando desistir dos meus sonhos. Aos meus dois irmãos, Anderson e Allyson, irmãos mais velhos, pelo carinho e cuidado que tiveram comigo. Obrigado pela força sempre, pelos auxílios eternos. Por sempre me orientarem quando foi preciso. As minhas cunhadas Vanessa e Catherine, por sua amizade, conversas, incentivos e carinhos. A minha sobrinha Isabelly, por ser tão doce e cativante, titio te ama! A minha avó materna, Dona Nênem por ter sempre estado comigo, as minhas tias Célia, Nêga e meu tio Meira, pelos puxões de orelha quando necessário e conselhos quando preciso também, e claro pelo amor que sempre tiveram por mim. Aos meus primos e primas, Alana, Cynthia, Juninho, Viviane, Vanessa, Fafá, Meirinha, Coquau, Quinquinha, Cacá, Iana, Netinho, Tadeu, Carol, Willams, Rafaela, Ivana, Nathália, Rogério, Lara, Ícaro, Marília. Pelos muitos reggaes que fizemos confraternizações, passeios e viagens em família desde criança tenho certeza que poucos tiveram, não somente uma infância feliz como tivemos, mas também uma adolescência e vida adulta como a que temos agora. Família melhor que vocês não existe! Aos meus dois melhores amigos que sempre estiveram comigo em muitos momentos vívidos, e tantos outros que viveremos Wellington e Leônidas Júnior, amigos estes que Deus me deu a oportunidade de escolher e dizer que além de amigos, são meus irmãos pra o que for preciso, já tivemos muitas brigas e discussões, mas sempre acabaram no bom e velho abraço e com as palavras estou aqui pra o que precisar, conta comigo, onde sempre acabamos fazendo as pazes. Meus irmãos, mesmo nós não morando mais na mesma cidade, podem ter certeza que sempre lembro e levo vocês comigo no peito. A todos os meus outros amigos que conheci em minha vida, nos mais diversos locais que passei e em especial, Betoka, Rafaela Rios, Camilla, Gilvan (Pêu), Dilane, Geórgia, Osvaldo, Manuella, Bertrand, Guto, Daniela, Maruga, Romário, Carvalho, Zélia, Luciana, VI

7 Bibinha, Juliana, Gledson, Janaina, Vera, Elaine, Ideltônio, Saionara, Aislan, Marcelo, Graziele, Marlon, Orleno, Haiara, Amanda (mandinha), Alisson Diego, Diego Augusto, a todos que conheci na época de colégio, faculdade, trabalho (UNEB, Bradesco e TJ-BA), os quais a própria vida se encarregou de pôr em meu caminho, a vocês meus amigos e amigas, meu muito obrigado por tudo, podem ter certeza, vocês são muito especiais para mim. A todos os colegas de curso, que sempre me deram auxílio quando foi preciso e pela companhia durante todo o curso. Aos funcionários da FASETE, que sempre tiveram prontos para nos dar suporte no que fosse preciso, e sempre com um sorriso no rosto. Aos responsáveis por eu ter chegado aonde cheguei, pelas conversas e conselhos que sempre deram, ajuda e puxões de orelha também rsrs, aos queridos e melhores professores que tive Julyana, Esdriane, Marcília, Sillas, Leobson, Igor Medeiros (que deve estar doido por sinal comigo, pois no dia da entrega deste trabalho estou eu ainda fazendo os agradecimentos da monografia, faltando algumas horas para sua entrega) Igor muito obrigado por tudo, pela oportunidade e pelo amigo que você é, não só meu, mas de todos os alunos, desculpa não ter continuado a ser aquele que fui, aplicado e estudioso, mas prometo... estou voltando. Mais uma vez, obrigado e desculpa. E lógico, e não menos importante, ao meu grande professor, orientador, conselheiro, meu grande amigo Ricardo de Azevedo Porto, grande educador e mestre, uma das pessoas mais generosa e amiga que conheço, por todo o conhecimento passado, pelas excelentes supervisões e orientação, apesar do orientando não ter sido um exemplo como deveria ter sido, meu muito obrigado meu amigo. Por não ter desistido de mim, me cobrado ficando no meu pé, durante muito tempo, que é melhor nem dizer quanto, pois você sabe bem. Só tenho uma coisa a lhe dizer, muito obrigado... Você é demais e não existe! A todos vocês meu muito obrigado, esta conquista não é só minha, mas de todos! VII

8 LOPES, Igor Andreyson M. Business Intelligence - BI em Ambientes Educacionais De Nível Superior 2011, 40 f. Monografia (Bacharelado em Sistema de Informação). Faculdade Sete de Setembro FASETE. Paulo Afonso Bahia. Devido ao aumento das Instituições de Ensino Superior no Brasil, fez-se necessário a sua modernização. Atualmente, a tecnologia de informação, é tida como essencial a todas as IES, o que com o passar do tempo acaba gerando uma enorme quantidade de dados relacionados aos negócios, inclusive dados relacionados entre si. Este trabalho visa aprimorar a implementação de uma arquitetura para as IES, esclarecendo a importância do conhecimento da tecnologia e do Business Intelligence (BI). Com intuito de auxiliar e proporcionar maior agilidade no tratamento dos dados é apresentado os conceitos de BI, bem como a criação de uma arquitetura a ser utilizada com a ferramenta Pentaho. Procurando assim, obter melhor suporte às tomadas de decisões. Palavras-Chave: Data Warehouse (DW), Business Intelligence, IES, Gestão, Tecnologia da Informação (TI). VIII

9 LOPES, Igor Andreyson M. Business Intelligence - BI in Higher Education Environment 2011, 40 f. Monography (Bachelor of Information System). Sete de Setembro University FASETE. Paulo Afonso Bahia. Due to the increase of the Higher Education Institutions in Brazil, its modernization was necessary. Nowadays, information technology is essential for all IES, which in the course of time turn into an enormous amount of data related to business, including the data related to each other. This work aims to improve the implementation of an architecture for IES, elucidating the importance of the knowledge of technology and Business Intelligence (BI). With the objective of supporting and providing more agility in the data handling the concepts of BI are presented, as well as the creation of an architecture to be used with the Pentaho tool. Thus, to get a better support to make a decision. Keywords: Data Warehouse (DW), Business Intelligence, IES, Management, Information Technology (IT). IX

10 LISTA DE FIGURAS FIGURA 1 - ARQUITETURA DE BUSINESS INTELLIGENCE (BI) FIGURA 2 - ARQUITETURA GENÉRICA DE UM DW FIGURA 3 A ARQUITETURA DO PENTAHO FIGURA 4 - ARQUITETURA DO SISTEMA PORTAL X

11 LISTA DE TABELAS TABELA 1 COMPARATIVO ENTRE OS SISTEMAS OLTP E OS SISTEMAS OLAP XI

12 ABREVIATURAS E SÍMBOLOS BI BUSINESS INTELLIGENCE CRM CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) DB DATA BASE DM DATA MINING DW DATA WAREHOUSE ETL EXTRACT, TRANSFER AND LOAD ERP ENTERPRISE RESOURCE PLANNING EW EXPLORATION WAREHOUSE NLS NEAR LINE STORE ODS OPERATIONAL DATA STORE OLTP ON-LINE TRANSACTION PROCESSING OLAP ON-LINE ANALITYCAL PROCESSING (OLAP) SA STAGING AREA (SA): SI SISTEMAS DE INFORMAÇÃO (SI) IES INSTITUIÇÕES DE ENSINO SUPERIOR TI TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO PDI PENTAHO DATA INTEGRATION KDD KNOWLEDGE DISCOVERY IN DATABASES SO SISTEMA OPERACIONAL XII

13 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO PROBLEMAS DE PESQUISA HIPÓTESES OBJETIVO GERAL OJETIVO ESPECÍFICOS METODOLOGIA JUSTIFICATIVA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - TI GESTÃO DO ENSINO SUPERIOR GESTÃO DO ENSINO SUPERIOR TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - TI TI NA ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR BENEFÍCIOS DA TI NA ADMINISTRAÇÃO BUSINESS INTELLIGENCE (BI) PROJETANDO UM BUSINESS INTELLIGENCE ARQUITETURA DE BUSINESS INTELLIGENCE BENEFÍCIOS DE UM SISTEMA FORMAL DE BI TECNOLOGIA DE BUSINESS INTELLIGENCE Tipos de Software Data Warehouse (DW) Data Marts On-line Transaction Processing (OLTP) On-Line Analytical Processing (OLAP) Data Mining FERRAMENTA DE BI QUE PODEM SER UTILIZADA NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO SUPERIOR XIII

14 4.1. ARQUITETURA DE BUSINESS INTELLIGENCE (BI) A FERRAMENTA PENTAHO ARQUITETURA DE BI PARA A ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR CONSIDERAÇÕES FINAIS TRABALHOS FUTUROS REFERÊNCIAS: XIV

15 1. INTRODUÇÃO As IES Instituições de Ensino Superior, diante da alta competitividade do mercado de Universidades e Faculdades, sendo estas presenciais ou à distância, e devido à globalização, ao aumento da concorrência e com os avanços do mercado e das tecnologias, têm buscado investir em procedimentos e tecnologias mais eficientes, que auxiliem nas tomadas de decisões com aspectos cada vez mais sofisticadas. São questões relacionadas à definição de políticas, de procedimentos de gestão e de práticas, altamente especializadas e profissionais, pouco tradicionais em IES mais novas e mesmo em algumas mais antigas e tradicionais, que experimentam, no momento, as dificuldades da gestão de alto nível e do aumento da concorrência. Com esses investimentos, as empresas perceberam que, não bastavam ter os melhores mecanismos, se não pudessem tratar os dados e as informações de uma maneira mais favorável e estratégica dentro de suas necessidades. Assim, as informações rápidas e precisas são decisivas para a eficácia das estratégias e as tomadas de decisões. Estas Tecnologias de Informação são muito importantes para o desenvolvimento efetivo das empresas, nos níveis estratégicos, administrativos e operacionais. Com isso, os Sistemas de Informação (SI) vêm ganhando espaço neste ambiente competitivo, baseado na gestão de negócio, onde os níveis estratégicos, táticos e lógicos são essenciais. Desta forma, a integração desses níveis, são conhecidos como Business Intelligence (BI) e, pode ser traduzida como Inteligência de Negócios. O principal objetivo de um BI é aprender sobre o ambiente competitivo externo, visando diagnosticar o posicionamento competitivo da empresa, para assim impulsionar às mudanças internas e agilizar as decisões estratégicas, referindo-se ao processo de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento das informações que oferecem suporte a gestão de negócios e nas tomadas de decisões. Com tudo, o BI é a utilização de um pacote de ferramentas, para coleta, análise, extração, e armazenamento das informações, que serão utilizadas no auxílio aos processos. Fazem parte dos pacotes de BI existente: o Data Warehouse (DW), ferramentas OLAP, Data Mining, Metadados, dentre outros. O Ensino Superior presente no Brasil vem aumentando de forma acelerada e, em virtude disso, tem impulsionado estudos e pesquisas. Com o aumento no número de Instituições de Ensino Superior (IES) houve a necessidade de realizar novos estudos que 15

16 possibilitassem um melhor entendimento sobre os novos processos de gestão, surgidos através do desenvolvimento científico-tecnológico, denominados de globalização recente. Encontram-se, habitualmente, em uma instituição de ensino, muitas pessoas envolvidas em todos os processos e, não tão somente, na administração do estabelecimento escolar, cujas ações são voltadas para atividades relativas à direção, à coordenação de serviços de secretaria e às atividades complementares. Desse modo, faz-se necessário a modernização das IES, disponibilizando assim melhores recursos ao público envolvido. A partir daí, as organizações ao introduzirem os Sistemas de Informação, realizam com isso um conjunto de alterações definidas em níveis de relacionamento organizacional em relação à eficácia e a eficiência que esses sistemas podem vir a impactar internamente na organização. O Business Intelligence se torna cada vez mais acessível, presente e imprescindível entre as empresas que começam a perceber a necessidade de se investir em tecnologia para sobreviver em um ambiente altamente competitivo, passando a adotar medidas estratégicas, de modo que não venham a sofrer impacto na estrutura organizacional devido à falta de utilização destas novas tecnologias. A constante modernização das IES, o aumento da sua demanda, e conseqüente aumento do numero de alunos e colaboradores, demonstra a necessidade de sua modernização. Modernização esta, que acaba facilitando toda a sua gestão, tendo para isso informações precisas, relatórios detalhados e ações estratégicas, precisas e realizadas eficientemente pelo sistema adotado e utilizado não somente por seus gestores, mas sim por todos que fazem parte da IES. Neste sentido, com este trabalho será proposto uma nova arquitetura de um sistema a ser utilizada pelas IES, arquitetura esta que propõe atender a demanda e os objetivos de todos os seus usuários, em suas diferentes áreas JUSTIFICATIVA Este trabalho busca por conta da evolução nos sistemas de informação, bem como, nas ferramentas que estão associadas a eles, demonstrar que a utilização da arquitetura proposta vem no sentido de dinamizar o tratamento dos dados utilizados, facilitando deste modo a Gestão do Ensino Superior. As mudanças no cenário brasileiro, diante de toda a globalização a qual vivenciamos, vêm promovendo um processo de avaliação externa das instituições. O que nos leva a crer 16

17 que, nasce desse modo à competitividade entre as instituições, levando-as a procurarem se adequar as modernidades que são recentemente criadas, melhorando assim os serviços oferecidos. O equacionamento da melhoria da qualidade do processo ensino-aprendizagem leva à necessidade de aperfeiçoamento da gestão e à oferta de novos produtos para seus alunos e ex-alunos, a fim de que ambos possam permanecer continuamente atualizados. A preocupação-chave das IES, portanto, gira em torno da diminuição de custos operacionais e melhoraria do desempenho global das instituições (TACHISAWA e ANDRADE apud CASTILHO, 2001) PROBLEMAS DE PESQUISA De que forma uma arquitetura baseada em Business Intelligence poderá auxiliar os processos que envolvem o gerenciamento da Administração Escolar do Ensino Superior? 1.3. HIPÓTESES Atualmente, as empresas estão buscando melhorar em todos os sentidos, nos seus mais diversos setores, devido à competitividade no mercado e a globalização. Com isso, buscam também aprimorar cada vez mais os sistemas que estão sendo utilizados, dessa forma, estes podem vir a facilitar o dia-a-dia das pessoas, tornando o serviço eficaz, prático e relativamente simples. Sendo assim, a melhoria com relação aos produtos oferecidos pela Tecnologia da Informação (TI) tendem a se tornarem mais produtivos. Dentro da TI encontramos uma terminologia definida como Business Intelligence, também conhecida como inteligência de negócios. Este termo se refere ao conjunto de tecnologias que proporcionam um melhor direcionamento sobre a gestão de um empreendimento, garantindo assim, um processo decisório embasado de acordo com os relatórios fornecidos pelas ferramentas que pertencem a essa tecnologia. Logo, de acordo com o que foi relatado acima surge a seguinte hipótese: a utilização do Business Intelligence permitirá que à Administração Escolar do Ensino Superior possua informações relativas ao seu funcionamento por meio de relatórios analíticos, identificando assim, quais os processos envolvidos na instituição que possam vir a ser melhorados e, como conseqüência disto, propiciem um crescimento da empresa. 17

18 1.4. OBJETIVOS Objetivo Geral Projetar uma arquitetura baseada em Business Intelligence que auxiliará na Administração Escolar do Ensino Superior, entendendo o seu funcionamento, vantagens e desvantagens Objetivo Específicos Realizar um estudo sobre Business Intelligence; Pesquisar sobre as Tecnologias de Informação; Identificar as ferramentas que possam auxiliar o processo relacionado à Administração Escolar do Ensino Superior; Projetar uma arquitetura em Business Intelligence METODOLOGIA A metodologia contou com a pesquisa bibliográfica, buscando publicações sobre o tema proposto, selecionando o melhor material para ser aplicado. A pesquisa bibliográfica é a busca de uma problematizacão de um projeto de pesquisa a partir de referencias publicadas, analisando e discutindo as contribuições culturais e científicas. Ela constitui uma excelente técnica para fornecer ao pesquisador a bagagem teórica, de conhecimento, e o treinamento cientifico que habilitam a produção de trabalhos originais e pertinentes (SALVADOR, 1982). As estratégias para o levantamento das informações necessárias para a realização da pesquisa foram feitos através de textos bibliográficos de livros, revistas, artigos científicos, teses e dissertações, os quais auxiliaram no embasamento teórico para a proposta relacionada ao trabalho. Vale ressaltar que tanto bibliotecas físicas como virtuais foram consultadas. Segundo Gil (1991) os livros constituem as fontes bibliográficas por excelência. A Internet também proporciona a oportunidade de realizar pesquisas já que elas se constituem hoje um dos mais importantes veículos de informações. Objetivando-se com isso, além de uma fonte volumosa de informações, o acesso a dados atuais que pudessem ser agregados a este estudo. 18

19 2. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - TI GESTÃO DO ENSINO SUPERIOR Nas últimas décadas a informática provocou uma série de transformações nos mais diversos ramos da atividade humana. A utilização do computador deixou de ser exclusivo de algumas áreas envolvidas com alta tecnologia ou de ser utilizada pelas grandes organizações e passou a ser de uso e domínio da sociedade como um todo, inclusive na educação. O Ensino Superior presente no Brasil vem aumentando de forma acelerada e, em virtude disso, tem impulsionado estudos, pesquisas e reflexões sobre esta dinâmica do desenvolvimento da educação superior no País. (Júnior, Alfredo C. et al.). Ainda de acordo com o mesmo autor, com o aumento no número de Instituições de Ensino Superior (IES) houve a necessidade de realizar novos estudos que possibilitassem um melhor entendimento sobre os novos processos de gestão, surgidos através do desenvolvimento científico-tecnológico, denominados de globalização recente. Dessa forma, faz-se necessário a implantação da Tecnologia da Informação no Processo Educacional. Um dos principais aspectos a ser evidenciado para o gerenciamento estratégico das instituições refere-se à importância da inovação e da criatividade. De acordo com Kaplan e Norton (1997), Slack (1997) e Kotler (1998), a competitividade de qualquer empresa se apoia na inovação, tido como verdade, se as IES não se atualizarem ou não procurem inovar, estas estarão fadadas a serem tidas como apenas mais uma, diante das muitas já existentes em nosso país. Quando qualquer economia mergulha na estagnação, faz-se necessário pensar em inovação, e isto se aplica inteiramente às IES, buscando todos os recursos disponíveis, a fim de atingir níveis competitivos e igualitários às demais IES GESTÃO DO ENSINO SUPERIOR De acordo com o Dicionário Aurélio (2004), gestão é: O ato de gerir, da gerência, da administração de algo. Gerir, por sua vez, deriva do latim gerere, que significa trazer, produzir, criar, executar, administrar e administrar significa dirigir qualquer instituição, reger com autoridade suprema, governar, ou manter sob controle um grupo, uma situação, a fim de obter o melhor resultado. 19

20 Restringir a instituição do ensino superior ao aspecto político-pedagógico, sem levar em conta a gestão dos meios a ser utilizado para que tais fins sejam alcançados, parece constituir um erro. Encontram-se, habitualmente, em uma instituição de ensino, muitas pessoas envolvidas em todos os processos e, não tão somente, na administração do estabelecimento escolar, cujas ações são voltadas para atividades relativas à direção, à coordenação de serviços de secretaria e às atividades complementares (Castilho, 2006). O grau de competitividade que a empresa revela no ambiente externo como resultado de suas estratégias de ação é condicionado pelo nível de desenvolvimento de sua competitividade interna. Esta resulta de um processo de gestão que mobiliza a inteligência e o conhecimento organizacional para que a organização se desenvolva e se aperfeiçoe continuamente (FISCHER 2002 apud SANTOS, p.04). Para dar suporte às políticas administrativas à organização deve estabelecer seus princípios e valores, e estes devem contar com a credibilidade da comunidade envolvida, antes do estabelecimento da missão e da visão da instituição. Por missão deve-se entender a razão de a instituição existir, o que ela irá criar, tem que ser abrangente a toda à organização e principalmente tem que ser clara e simples para que todas as pessoas possam entender. A visão da instituição deve refletir a sua missão e estabelecer suas metas e objetivos em longo prazo (JÚNIOR et al, 2011, p.04). Um modelo de gestão normalmente é definido como: uma forma ideal, uma forma de estruturação, um conjunto articulado de preceitos legais, uma hierarquia, um conjunto estruturado de princípios e regras, uma forma de alcançar a eficácia e a maximização dos recursos. (CASTILHO, 2006) TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO TI A Tecnologia da Informação (TI) pode ser considerada como um conjunto de atividades que resultam em soluções, que são realizadas através de recursos de computação e podem ser aplicadas nos mais diversos setores (WIKIPÉDIA, 2011, p.01). O conceito de Tecnologia da Informação é mais abrangente do que os de processamento de dados, sistemas de informação, engenharia de software, informática ou o conjunto de Hardware e software, pois envolve outros aspectos (KEEN, 1993). [...] As tecnologias da informação não incluem somente componentes de máquina. Existem tecnologias intelectuais usadas para lidar com o ciclo da informação, como técnicas de classificação, por exemplo, que não requerem uso de máquinas apenas em um esquema. Esse esquema pode, também, ser incluído em um software que será usado, mas isso não elimina o fato de que a técnica já existia independentemente do software [...] (WIKIPÉDIA, 2011, p.01). 20

21 As organizações ao introduzirem os Sistemas de Informação, realizam com isso um conjunto de alterações definidas em níveis de relacionamento organizacional em relação à eficácia e a eficiência que esses sistemas podem vir a impactar internamente a organização. Estas Tecnologias de Informação são muito importantes para o desenvolvimento efetivo das empresas, nos níveis estratégicos, administrativos e operacionais. As vantagens relacionadas ao uso da tecnologia da informação concentram-se, principalmente, na manutenção do estudante no ambiente de ensino, facilitando o processo de aprendizagem através da eliminação das barreiras geográficas e a custos mais baixos. As desvantagens ficam por conta da inadequação da infraestrutura, do suporte técnico e a falta de interação, face a face, entre os participantes, além do treinamento aos usuários e a preparação de um programa de divulgação, visando à promoção dos serviços oferecidos (MAGALHÃES Apud FLORES, 1999, p.05). Outro aspecto a ser considerado nas IES é a necessidade de uma reorganização das unidades da instituição para que deste modo, possam atuar numa perspectiva de integração com a tecnologia da informação na definição do plano de informatização, junto aos gestores da organização, melhorando assim todo o ambiente organizacional TI NA ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR Atualmente, a Tecnologia da Informação é imprescindível no dia-a-dia das Instituições de Ensino Superior, tanto que é considerada uma arma eficiente na gestão das informações destas instituições no apoio ao processo decisório, criando o diferencial no mercado das instituições. Uma vez que, uma simples ferramenta pode afetar interesses, valores e rotinas que comumente estão centralizadas em determinadas pessoas. A velocidade, praticidade, eficiência e eficácia com que o tratamento destas informações é processado por esta ferramenta potencializa a importância de sua utilização cada vez mais. Independente do tipo de instituição, o gestor remete suas decisões de investimentos adotando o princípio da racionalidade econômica, de modo que obtenha o máximo resultado com as informações colhidas ou mesmo aperfeiçoe estas informações a fim de minimizá-las, tornando-as mais concisas e restritas ao resultado que está sendo buscado. Para esta análise, os recursos de informações oportunas e de qualidade são fundamentais para a decisão de maneira a garantir uma atuação eficaz na gestão administrativa das instituições de ensino superior, nos setores que estão sob sua responsabilidade. 21

22 2.4. BENEFÍCIOS DA TI NA ADMINISTRAÇÃO As mudanças ocorridas, com base no uso das novas tecnologias, consideram que os fatores decorrentes das ferramentas e infraestrutura utilizadas não são por si só os únicos aspectos a serem considerados. As pessoas, e a própria organização, são partes decisivas no processo de mudança e inovação. O uso da TI na educação temse mostrado irreversível por disponibilizar o acesso e o uso de novas práticas, inclusive de redes nacionais e internacionais. Nesse contexto, o indivíduo deve ser considerado o ator principal e estar preparado para a sociedade da tecnologia da informação e comunicação, na qual está inserido (MAGALHÃES apud FLORES, 1999, p.05). As vantagens relacionadas ao uso da tecnologia da informação se concentram, principalmente, na manutenção do estudante no ambiente de ensino, facilitando, ou seja, adequando o processo de aprendizagem, independente de qual seja, através da eliminação das barreiras geográficas e a custos muito mais baixos. Levando-se isto em conta, verificamos as possíveis desvantagens associadas à falta de um suporte técnico de qualidade adequado as reais necessidades e a ausência de interação entre os seus usuários. E, além disso, a possível inexistência de um esquema de divulgação das informações necessárias, que viessem à promoção dos serviços oferecidos e disponibilizados pelo sistema. (FLORES, 1999). 22

23 3. BUSINESS INTELLIGENCE (BI) O Business Intelligence se torna cada vez mais acessível e presente entre as empresas que começam a perceber a necessidade de se investir em tecnologia para sobreviver em um ambiente altamente competitivo. O significado de BI surgiu na década de 80, onde demonstra as habilidades das corporações para acessar e explorar dados de um Data Warehouse / Data Mart, podendo assim analisar e desenvolver um conhecimento maior da empresa, permitindo incrementar e relacionar as informações a tomada de decisões (WIKIPÉDIA, 2011). Alguns autores conceituam o Business Intelligence (BI) como um termo guarda chuva que inclui arquiteturas, ferramentas, bancos de dados, aplicações e metodologias (RAISINGHANI, 2004 apud TURBAN et al, 2011). É uma expressão livre de conteúdo, portanto, significa coisas diferentes para pessoas diferentes (TURBAN; et al, 2011, p.27). O significado da palavra Business Intelligence é Inteligência de Negócios. Ou seja, a solução de BI deve ter recursos analíticos que ofereçam informações detalhadas e precisas aos executivos, agregando conhecimento específico que permitam tomar decisões e ter ações de negócios que não seriam percebidas por meio dos tradicionais relatórios e planilhas. Pode parecer difícil, mas essa dificuldade também se fez necessária para o negócio (business) ser inteligente. E a inteligência de que se fala está atrelada ao conhecimento e compreensão, significado e contexto, prospectiva para resolver problemas complexos e fazer decisões melhores. As pessoas é quem tomam as decisões e as faz o tempo inteiro. Como por exemplo, manter, vender ou comprar? Às vezes são feitas decisões desnecessárias e que nada tem a acrescentar. Sendo assim, a inteligência é imprescindível para se tomar uma decisão certa e, para isso, a BI tem que ser uma informação útil, pois, trará para a organização inúmeros benefícios. Segundo Turban et al, (2011, p.27) o processo de BI baseia-se na transformação de dados em informações, depois em decisões e finalmente em ações. Em resumo, o que faz uma decisão ser boa é a informação que uma pessoa pode ter acesso. Então, a inteligência junto à informação, resulta em decisão correta. E é sobre isso que se trata o Business Intelligence. 23

24 3.1. PROJETANDO UM BUSINESS INTELLIGENCE Para projetarmos uma aplicação de BI é preciso fazer algumas perguntas sobre o negócio e considerações sobre o ambiente que envolve as instituições e demais empresas. As informações devem ser atualizadas quando necessário, transformando o sistema em algo vivo (COSTA MARDEM, 2005). A seguir, veremos algumas considerações a serem tomadas: 1. Alinhamento com os objetivos: Responsável por determinar quais os objetivos do sistema. Quais estratégias da empresa o programa trabalhará? A qual missão/visão isto está relacionado? É importante definir como possivelmente tal sistema irá melhorar os resultados da empresa. 2. Fonte dos dados: A organização possui capacidade de monitorar importantes fontes de informações? Que dados são coletados pela organização e como são guardados? Quão aleatórios esses dados são ou vêm de uma fonte confiável e organizada? A organização mede tais aspectos? 3. Custo e Risco: As consequências financeiras de uma iniciativa de BI devem ser estimadas. Quais os riscos de falha desta iniciativa? Como o custo das operações atuais será comparado com as operações da iniciativa de BI? 4. Clientes e stakeholders: Determinar quem será beneficiado e quem irá pagar. Quem está interessado em todo o processo direta e indiretamente? Quais são os benefícios quantitativos e qualitativos? Esta iniciativa é a melhor forma de crescer a satisfação dos clientes ou existe outra? Como os benefícios serão monitorados? O que é coberto em relação a funcionários, parceiros, etc.? 5. Métricas: Estes requisitos de informações devem ser operacionalizados em métricas bem definidas. Deve-se definir quais métricas serão usadas por cada informação recuperada. É preciso definir quais são as melhores métricas, como utilizá-las e como compará-las com outras de organizações concorrentes. Quais os padrões de métricas que estão disponíveis 6. Metodologia de medidas dos resultados: Deve ser estabelecida uma metodologia ou um procedimento para determinar a melhor maneira de medir as métricas. Que métodos serão usados e com que frequência os dados serão coletados? Existem padrões para isso? É a melhor maneira para realizar tais medições? Como é possível saber disso? 7. Resultados: Alguém deve monitorar o sistema de BI para garantir que os objetivos estão sendo alcançados. Ajustes ao software devem ser feitos quando necessário. Ele deve ser 24

25 testado para garantir a validade dos dados e a sua consistência. Como é possível demonstrar que a iniciativa de BI contribuiu na mudança dos resultados? 3.2. ARQUITETURA DE BUSINESS INTELLIGENCE Quando se trata da arquitetura de BI, o que é importante são os elementos essenciais que a formam e compõem todos os fluxos e funcionamento. A figura 1 a seguir ilustra como funciona a arquitetura de BI, possibilitando assim, ter um entendimento de uma forma geral. Figura 1 - Arquitetura de Business Intelligence (BI). Fonte: Alcântara, (2004). A figura 1 mostra o ciclo de funcionamento e conceitual do BI e as ferramentas que compõem a arquitetura do BI que são: o Data warehouse (DW), Sistemas de Gestão Integrados (ERP), ferramentas OLAP, Data Mining, DM, CRM, Metadados, dentre outros que serão detalhadas a seguir: Operational Data Store (ODS): de acordo com Inmon, (1997 pág. 24), ODS é uma base de dados integrada, volátil, de valores correntes e que contém somente dados detalhados. Também pode ser entendido como uma visão integrada do mundo operacional; 25