1 DELIMITAÇÃO DO TEMA E PROBLEMA DA PESQUISA

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1 11 1 DELIMITAÇÃO DO TEMA E PROBLEMA DA PESQUISA Desde os tempos mais primórdios, a administração de materiais já estava presente, como por exemplo, na pré-história, onde o homem teve que desenvolver noções básicas de previsão (tenho que caçar para suprir a fome futura), armazenagem (depois de saciada a fome, uma reserva era guardada para quando a fome voltasse) e controle (saber onde guardar restos de comida e como encontrar suas ferramentas de caça) para poder sobreviver. A Revolução Industrial, meados dos séc. XVIII e XIX, acirrou a concorrência de mercado e sofisticou as operações de comercialização dos produtos, fazendo com que ações como compras, armazenagem e estoques ganhassem gradativamente maior importância para alcance dos melhores resultados. A constante evolução fabril, o aumento do consumo em geral, a maior exigência dos consumidores, o mercado com a concorrência cada vez mais acirrada e novas tecnologias sendo desenvolvidas deram novo impulso à Administração de Materiais, fazendo com que a mesma passasse a ser vista como uma arte e uma ciência das mais importantes para o alcance dos objetivos de uma organização seja ela qualquer de qualquer ramo de atuação. Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a necessidade de que materiais devem ser administrados cientificamente foi, sem dúvida, as duas grandes guerras mundiais, isso sem contar com outros desejos de conquistas como, principalmente, o empreendimento de Napoleão Bonaparte. Em todos os embates ficou comprovado que o fator abastecimento ou suprimento se constituiu em elemento de vital importância e que determinou o sucesso ou o insucesso dos empreendimentos. Soldados e estratégias por mais eficazes que fossem, eram insuficientes para o alcance dos resultados esperados. Observa-se aí, um bom planejamento logístico com uma excelente administração de materiais. Andando séculos para frente, um pouco antes dos dias atuais, no período em que a concorrência era menos agressiva, em que os ciclos dos produtos eram maiores e as incertezas de mercado eram mais controláveis, era possível atingir a excelência nos negócios pela gestão eficiente das atividades isoladas como

2 12 compras, transporte, armazenagem, fabricação, manuseio de materiais e distribuição (Figueiredo e Arkader, 2001). Assim sendo, é possível dizer que a gestão de materiais, sendo ela no passado ou nos dias atuais, engloba o planejamento, a programação, o armazenamento e a distribuição dos materiais, sendo então parte estratégica das organizações para se alcançar os objetivos de maneira mais eficiente e eficaz, ainda mais se tratando de uma obra de construção civil tem um histórico de desperdiçar muitos materiais. Nos dias atuais, com as obras do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC), o governo brasileiro apostou suas fichas no Exército brasileiro, que hoje é seu grande aliado no avanço de muitas obras. Sendo assim é interessante um estudo sobre a gestão de materiais executada em uma obra de grande importância realizada por um quartel do Exército. O 1 Grupamento de Engenharia é um Quartel General que fica localizado na cidade de João Pessoa no estado da Paraíba, o mesmo é responsável em gerenciar os quatro Batalhões de Engenharia de Construção e um de Combate do Nordeste brasileiro, são eles: 1 Batalhão de Engenharia de Construção (Caicó RN); 2 Batalhão de Engenharia de Construção (Teresina PI); 3 Batalhão de Engenharia de Construção (Picos PI); 4 Batalhão de Engenharia de Construção (Barreiras BA); e 7 Batalhão de Engenharia de Combate (Natal RN). O 3º Batalhão de Engenharia de Construção é uma organização militar que além das atribuições normais de um quartel do Exército, tais como: preparar seus homens para guerra, estar em condições de garantir a lei e a ordem no país quando for necessário, formar cidadãos para a população, apoiar as forças de paz onde o Brasil tem atribuições, entre outras, tem também uma missão peculiar de um batalhão de engenharia de construção, que é dar mobilidade para as tropas aliadas e contra-mobilidade a tropas inimigas. Em se tratando da última atribuição e no tocante a mobilidade, podemos dar exemplos de ações para alcançar esse tipo de

3 13 objetivo, que é construindo e recuperando estradas e pontes. Para adestramento de suas tropas na área de construção, o Exercito vêm fazendo parcerias com o Governo federal para executar várias obras, entre elas construir estradas, desta forma, além de adestrar sua tropa, o Exército contribui para o avanço da Pátria. Com as obras do PAC em ritmo acelerado o governo federal passou algumas obras para o 1º Grupamento, entre elas dois trechos da transposição do Rio São Francisco e a duplicação e restauração de três trechos da BR-101 NE, compreendidos entre os estados de Pernambuco, Paraíba e Rio Grande de Norte. O alvo da presente pesquisa é o Lote 6, trecho de 41,4 km, compreendido entre a divisa de Pernambuco com a Paraíba, até a cidade de Igarassu PE, trecho esse que está sendo construído pelo 3 Batalhão de Engenharia de Construção (3 BEC), mais precisamente pela 2ª Cia de Engenharia de Construção, também conhecida como Destacamento Goiana, que é subordinado ao 3 BEC. O almoxarifado da 2ª Cia de Engenharia de Construção, onde está sendo realizada a pesquisa encontra-se em plena obra de duplicação do lote 6 da BR-101 NE, desta forma, com um grande fluxo de entrada e saída de materiais, assim podemos pesquisar sobre como é feita a administração dos materiais utilizados para a construção da obra, qual o pessoal envolvido no processo, como é feito o controle dos materiais, se é eficiente, quais recursos tecnológicos são utilizados e o que é feito para se evitar desperdício, perdas e até extravios. Analisando o que foi dito, podemos gerar um questionamento para a pesquisa, que seria responder se a administração de materiais no almoxarifado do Destacamento Goiana é eficiente, e se é possível melhorar a gestão caso haja necessidade.

4 14 2 OBJETIVOS 2.1 Geral Analisar o processo de administração de materiais no almoxarifado de obras de um Destacamento subordinado a um Batalhão de Engenharia de Construção do Exército brasileiro. 2.2 Específicos Identificar os processos relativos ao recebimento, armazenagem e distribuição de materiais e insumos; Descrever todas as atividades executadas pelos agentes da administração relacionados a parte de insumos e materiais; Verificar a eficiência do processo de gestão dos materiais; e Descrever o sistema de controle de estoque.

5 15 3 JUSTIFICATIVA É de notória importância a administração de materiais, já que o responsável por essa área tem a função de receber, armazenar de forma organizada, zelar, controlar e distribuir de forma correta os materiais necessários para a realização das tarefas de uma organização. Tornando o setor mencionado parte estratégica para o alcance da eficiência, eficácia e efetividade da organização. Atualmente as empresas de grande porte estão procurando investir em inovações tecnológicas e novos processos organizacionais no tocante a gestão de materiais, tentando assim, manter suas empresas competitivas. Neste contexto, Viana (2002, p.108), cita que: Assim, em qualquer empresa, os estoques representam componentes extremamente significativos, seja sob aspectos econômicos financeiros ou operacionais crítico. O conceito de produto/serviço certo, no local certo, no tempo certo, inicialmente desenvolvido em termos militares, facilmente transitou para o mundo empresarial, tendo sido adaptado, na sua gênese, com a perspectiva de movimentar e coordenar o ciclo de produtos finais (distribuição física) para, com o passar do tempo, assumindo novas exigências, devidas a várias causas, entre elas, o aumento das pressões dos vários mercados (Carvalho, 2006, p.6). Dessa forma, a realização de um estudo que aborde a gestão de materiais apresenta um universo muito grande de aspectos positivos a serem estudados para um possível aprimoramento, quando necessário. Para o Destacamento Goiana este estudo é importantíssimo para que sejam levantadas as possíveis vulnerabilidades e os pontos positivos, para que as informações contidas nessa pesquisa possa ajudar na continuidade da obra atual e nas próximas obras a serem executadas pelo Exército brasileiro. Do que diz respeito à Universidade Federal da Paraíba, ao término desta pesquisa o estabelecimento de ensino terá uma pesquisa sobre um assunto pouco abordado, que é a administração de materiais, além de ter acesso a informações de um fato histórico, que está sendo a parceria entre o Governo do País com o Exército brasileiro nessa grande empreitada que está sendo a Duplicação da BR-101 NE.

6 16 A respeito da abrangência da pesquisa, percebe-se sua importância levando em consideração que a administração de recursos materiais é a responsável pelo suprimento dos materiais necessários para o efetivo andamento das organizações ligadas não só ao serviço público federal, mas também de todas as organizações. Para o autor, a pesquisa é de suma importância profissional, pois além de trabalhar na área de administração pública, há um particular interesse no tema, que está em um constante desenvolvimento, podendo ser uma grande oportunidade de pesquisas futuras além de agregar valores e conhecimentos para que possam ser utilizados em um emprego futuro, já que o autor é militar temporário e tem uma data estipulada para deixar a caserna e voltar para a vida civil. Além das vantagens citadas, a pesquisa escolhida é bastante viável de ser executada, pois como já foi dito, o autor tem muita proximidade com o assunto estudado, além de uma pequena experiência no ramo. Os custos da pesquisa serão arcados pelo autor, porém a condução para ir ao local da obra será custeada pelo Destacamento Goiana.

7 17 4 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA O Exército possui um manual que regula a administração dentro da instituição, esse manual é denominado Regulamento de Administração do Exercito (RAE). No capítulo III desse regulamento encontramos os seguintes artigos: Art. 3º A Administração do Exército é parte integrante da Administração Federal e a ela se subordina segundo normas legais. Art. 4º Ministério do Exército administra os seus negócios e tem como atribuição principal a preparação do Exército para o cumprimento de sua destinação constitucional. 1º Cabe ao Ministério do Exército propor a organização e providenciar o preparo e o emprego da Forca Terrestre. 2º O Ministro do Exercito é responsável pelas atividades administrativas do Ministério do Exército. Art. 5º As atividades administrativas do Ministério do Exercito obedecerão aos mesmos princípios previstos em lei para a Administração Federal e, ainda, a outros princípios particulares necessários ao atendimento de suas peculiaridades. Parágrafo único. Publicações específicas, editadas pelo Ministério do Exército, deverão proporcionar a permanente atualização e o perfeito entendimento de todos os princípios acima aludidos. Art. 6º Sistemas específicos, integrados ou não a sistemas administrativos federais, deverão proporcionar os instrumentos necessários ao desenvolvimento das atividades administrativas do Ministério do Exército. Parágrafo único. Legislação própria definirá os sistemas necessários às atividades administrativas do Ministério do Exército, os órgãos internos, responsáveis pelo funcionamento destes e suas possíveis vinculações a outros sistemas federais. Dessa forma, além dos ensinamentos adquiridos através de estudos, a administração de materiais dentro do Exército deve seguir os regulamentos impostos por documentos como este citado acima. Para Chiavenato (1991, p 35), a administração de materiais consiste em ter os materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo certo à disposição dos órgãos que compõem o processo produtivo da empresa. 4.1 Administração de Materiais Para o autor, a administração de materiais pode ser definida com sendo um

8 18 conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, com a finalidade de suprir, com materiais, as unidades da organização, para que sejam executados os serviços. Esse ramo é uma especialidade da Ciência da Administração, pois, para alcançar eficiência no processo de gestão dos materiais, a organização deve saber fundamentos básicos da administração, tais como: planejar, gerenciar e controlar. De um modo geral deve garantir a existência continua de estoque suficiente para execução das atividades. A administração de materiais envolve a totalidade de fluxos de materiais da empresa, desde a programação de materiais, compras, recepção, armazenamento no almoxarifado, movimentação de materiais, transporte interno e armazenamento no deposito de produtos acabados (CHIAVENATO. 1991, p. 35) Chiavenato (1991, p 35) afirma ainda que a administração de materiais consiste em ter os materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo certo à disposição dos órgãos que compõem o processo produtivo da empresa Objetivos da administração de materiais Segundo Viana (2000, p 35) o objetivo da administração de materiais é determinar quanto e quando adquirir, para repor o estoque, o que determina que a estratégia do abastecimento é acionada pelo usuário, à medida que, como consumidor, ele detona o processo. Complementando esse objetivo Dias (1996) afirma que a administração de materiais tem por finalidade assegurar o contínuo abastecimento de artigos necessários para a comercialização direta ou capaz de atender aos serviços executados pela empresa. Com esses objetivos podemos observar o quanto é importante uma boa administração de materiais, e que para que haja eficiência no processo, vários itens devem ser observados e seguidos. Complementando o raciocínio, Messias (1974, p 19) afirma que A Administração de materiais tem por finalidade assegurar o contínuo abastecimento de artigos próprios, necessários e capazes de atender aos serviços executados por uma empresa.

9 Almoxarifado Antigamente o almoxarifado era visto como um simples depósito de materiais, onde se guardava tudo, desde materiais novos até as sucatas. Segundo VIANA (2000, P 43), a atividade do almoxarifado visa garantir a fiel guarda dos materiais confiados pela empresa, objetivando sua preservação e integridade até o consumo final. Nos dias atuais o almoxarifado é muito mais que um depósito, é um lugar estratégico onde se faz boa parte da logística das organizações, sendo muito importante para a eficiência das mesmas. Alguns conceitos podem ser observados com o passar dos tempos. Segundo Chiavenato ( 1991 p 117 ) Almoxarifado é o órgão que guarda e estoca os materiais da em predominantemente as matérias-primas. O Almoxarifado recebe os materiais adquiridos, através do órgão de compras. Segundo Dias (1995 p 15) O almoxarifado é o responsável pela guarda física dos materiais em estoque, com exceção dos produtos em processo. É o local onde ficam armazenados os produtos, para atender a produção e os materiais entregues pelos fornecedores. Segundo Viana (2000 p 272) Local destinado à fiel guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado a sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamento e disposição interna condicionados à política de estoques da empresa. Para o autor, as principais funções atuais do almoxarifado são: recebimento, armazenamento e distribuição de materiais. Para cumprir tais atribuições, o almoxarifado tem que cumprir atividades secundárias, como: controle de estoque, classificação de material, armazenagem, movimentação de material e inspeção de

10 20 recebimento, sendo estas atividades executadas no próprio almoxarifado, sendo de responsabilidade da administração de materiais. Em um órgão público, o almoxarifado é a unidade administrativa responsável pelo controle e pela movimentação dos bens de consumo, que são registrados de acordo com as normas vigentes Recebimento seguinte: O capítulo IV do RAE regula o recebimento e exame dos materiais dizendo o Art. 66. O material que der entrada na UA será recebido e examinado: 1) individualmente, pelo Encarregado do Setor de Material ou qualquer agente executor designado pelo Agente Diretor, com a supervisão do Fiscal Administrativo; 2) por comissão nomeada para esse fim. 1º A comissão de Recebimento e Exame será constituída por três oficiais. O Encarregado do Setor de Material e o provável detentor direto do material em causa deverão, em principio, integrar a comissão. Poderão assessorá-la especialistas ou técnicos, civis ou militares, julgados necessários. 2º Será nomeada comissão nos casos previstos pelos regulamentos e instruções especiais ou, na sua falta, a critério do Agente Diretor, considerando o alto custo do material ou sua complexidade técnica. 3º A comissão ou o agente executor encarregado do recebimento e exame terá o prazo de 8 (oito) dias para apresentar ao Fiscal Administrativo o termo ou parte de recebimento podendo esse prazo ser prorrogado pelo Agente Diretor, mediante solicitação fundamentada. 4º Nos casos de comissão, a designação poderá ser feita para cada recebimento específico ou poderá haver comissão para os recebimentos num período determinado, nunca superior a 90 (noventa) dias, de conformidade com os NGA da UA. Segundo Viana (2000, p 275) a função de recebimento de materiais é o módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transporte e caracterizada como interface entre o atendimento do pedido pelo Fornecedor e os estoque físico e contábil. O recebimento inicia-se na chegada da mercadoria e é composto pelos seguintes processos: Entrada do material, conferência quantitativa e qualitativa e

11 21 classificação. Para Dias (1995, p 176) o objetivo da classificação de materiais é definir uma catalogação, simplificação, especificação, normalização, padronização e codificação de todos os materiais componentes do estoque da empresa. Um fator muito importante que deve ser levado em consideração é a idoneidade dos responsáveis pelo recebimento dos materiais Conferência dos materiais Ao receber o material do fornecedor, inicia-se o processo de conferência, que tem duas vertentes, a quantitativa e a qualitativa. Na forma quantitativa, se verifica se a quantidade do material que está sendo entregue esta de acordo com a nota fiscal, sendo uma contagem física e pela unidade de medida do material. Na forma qualitativa, se verifica a qualidade do material que está sendo recebido, tendo uma grande importância no processo de recebimento, pois, se o material vier fora da especificação técnica exigida poderá ocasionar grandes prejuízos à empresa Classificação e codificação dos materiais Para fins de organização e facilidade para o encontro de materiais no almoxarifado, se faz necessário a classificação e codificação dos materiais a partir de sue recebimento. VIANA (2000, p 93) afirma que: a codificação é um conjunto de símbolos alfanuméricos ou simplesmente numéricos que traduzem as características dos materiais, de maneira racional, metódica e clara, para se transformar

12 22 em linguagem universal de materiais na empresa. Sendo assim, o autor conclui que, a codificação se torna uma extensão do processo de classificação de materiais, facilitando a localização através do uso de códigos. Ainda segundo Viana (1993, p ), o objetivo de um sistema de localização de materiais deverá ser de estabelecer os meios necessários à perfeita identificação da localização dos materiais estocados sob a responsabilidade do almoxarifado. Deve-se utilizar uma simbologia (codificação) representativa de cada local de estocagem, abrangendo até o menor espaço de uma unidade de estocagem Armazenamento O armazenamento dos materiais pode ser feito de varias formas, tendo em vista a diferenciação dos materiais, pois nem todos podem ser guardados no almoxarifado. Para isso cada setor de cada empresa terá uma peculiaridade. De acordo com Viana (2002, p ), o objetivo primordial do armazenamento é utilizar o espaço nas três dimensões, da maneira mais eficiente possível. As instalações do armazém devem proporcionar a movimentação rápida e fácil de suprimentos desde o recebimento até a expedição. Para CHIAVENATO (1991, p 115) O armazenamento de materiais funciona como um bolsão, capaz de suprir às necessidades da produção e de vendas. Serve também para amortecer as incertezas quanto às entradas de insumos e as incertezas quanto às saídas de produtos acabados. Para o autor, o armazenamento dos materiais deve ter critérios bem definidos para se encaixar no layout proposto, dando boas condições de armazenamento e tendo facilidade de localização e locomoção, objetivando o máximo de presteza na hora de distribuir o material. Atualmente existem equipamentos que facilitam o processo de armazenagem

13 23 dos mais variados materiais, como exemplo desse tipo de equipamento podemos citar a empilhadeira, que hoje é muito utilizada por muitas empresas, além de empilhadeiras, o uso de pallets vem crescendo muito e com isso facilitando ainda mais o processo de armazenagem de materiais. A paletização vem sendo utilizada, com freqüência cada vez mais crescente, em indústrias que exigem uma rápida manipulação e estocagem racional de grande quantidade de cargas. O emprego de pallets já proporcionou, para algumas empresas, até 80% de economia do capital despendido com sistema de transporte interno. Uma técnica de estocagem muito comum e eficiente é o uso de prateleiras, (DIAS, 1996). Ainda segundo DIAS (1996), um método adequado para estocar matériaprima, peças em processamento e produtos acabados permite diminuir os custos de operação, melhorar a qualidade dos produtos e acelerar o ritmo dos trabalhos. Além disso, provoca diminuição dos acidentes de trabalho, redução no desgaste dos demais equipamentos de movimentação e menor número de problemas de administração. O processo de armazenagem também gera custos, onde esses custos dependem de algumas variáveis, onde VIANA (2002) cita: Quantidade de estoque; Tempo de permanência em estoque; Mão-de-obra utilizada; Encargos sociais; Custos indiretos (luz, força, seguro, e outros); e Depreciação Tipos de armazenagem A organização escolhida para a pesquisa tem peculiaridades interessantes a serem analisadas, pois aparenta ter tipos de armazenamentos simples e complexos. De acordo com Viana (2002, p ), a armazenagem pode ser simples ou complexa. Dependendo de algumas características intrínsecas dos materiais, a

14 24 armazenagem torna-se complexa em virtude de: a) fragilidade; b) combustibilidade; c) volatização; d) oxidação; e) explosividade; f) intoxicação; g) radiação; h) corrosão; i) inflamabilidade; j) volume; k) peso; e l) forma. Os materiais sujeitos à armazenagem complexa demandam, entre outras, as seguintes necessidades básicas: a) preservação especial; b) equipamentos especiais de prevenção de incêndios; c) equipamentos de movimentação especiais; d) meio ambiente especial; e) estrutura de armazenagem especial; f) manuseio especial por intermédio de EPI's (Equipamentos de Proteção Individual) adequados. Além de considerar esses itens, o esquema de armazenagem escolhido por uma empresa depende primordialmente da situação geográfica de suas instalações, da natureza de seus estoques, tamanhos e respectivo valor Layout do local de armazenamento Arranjo físico Os objetivos do layout, de acordo com VIANA (2002, p ) de um armazém devem ser: a) assegurar a utilização máxima do espaço; b) propiciar a mais eficiente movimentação de materiais; c) propiciar a estocagem mais econômica, em relação às despesas de equipamento, espaço, danos de materiais e mão-de-obra do armazém; d) fazer do armazém um modelo de boa organização. Para fazer um layout de um local de armazenagem é preciso saber que materiais ela ira colocar naquele lugar e quais os transportes serão utilizados, tudo isso tem que ser levado em conta para que o mesmo seja bem projetado. Segundo VIANA (2002), a realização de uma operação eficiente de armazenagem depende muito da existência de um bom layout, que determina, tipicamente, o grau de acesso ao material, os modelos de fluxo de material, os locais de áreas obstruídas, a eficiência da mão-de-obra e a segurança do pessoal e do armazém. A metodologia geral, para projetar um layout de um armazém, consiste em cinco passos: a) definir a localização de todos os obstáculos; b) localizar as áreas de recebimento e expedição; c) localizar as áreas primárias, secundarias, de separação

15 25 de pedidos e de estocagem; d) definir o sistema de localização de estoque; e) avaliar as alternativas de layout do armazém. (VIANA, 2002 p. 310). Complementando as idéias, ainda segundo VIANA (2000, p 309), o layout influi desde a seleção ou adequação do local até a movimentação de materiais, maquinas e operários. Desta forma o layout deve procurar reduzir custos e obter maior produtividade através de uma melhor utilização do espaço disponível. Além de diminuir a movimentação de materiais e de pessoal na área de armazém, evitando acidentes e melhorando as condições de trabalho de todos os envolvidos Distribuição A distribuição é um ponto sensível na administração de materiais, para que seja feita de forma segura e eficiente deve-se planejar minuciosamente a operação, prevendo possíveis erros ou acidentes e não cometendo falhas como atraso, danificação, ou ate mesmo extravio do material ou parte dele. Segundo Chiavenato (1991, p 156) a palavra distribuição pode ser utilizada com diferentes significados. Para a administração mercadológica, distribuição é a movimentação e manipulação dos produtos/serviços desde a fonte de produção até o ponto de consumo. Dessa forma podemos observar que a distribuição pode gerar custos exorbitantes para empresa, por isso deve ser bem planejada para ser feita de forma eficiente, para diminuir custos, preservar os materiais e fazê-los chegar ao seu destino com presteza e qualidade. 4.3 Gestão de estoques A gestão de estoques está presente em nosso dia-a-dia, desde o armário de comida de nossas casas como o estoque de grandes empresas, sendo uma peça muito importante para a continuidade das operações de uma empresa.

16 26 Na visão de VIANA (2002), gestão de estoques é, basicamente, o ato de gerenciar recursos ociosos que possui valor econômico e objetivando suprir as necessidades futuras de material, em uma empresa. Em contrapartida, os estoques representam um enorme investimento financeiro. A administração de estoques apresenta alguns aspectos financeiros que exigem um estreito relacionamento com a área de finanças, pois enquanto a administração de materiais esta voltada para a facilitação do fluxo físico de materiais e abastecimento adequado a produção e a venda, a área financeira esta preocupada com o lucro, a liquidez da empresa e a boa aplicação dos recursos empresariais (CHIAVENATO, 1991). Um fator importante encontrado pelo autor durante a pesquisa é o de saber as principais decisões da gestão do estoque, que é quanto pedir, quando pedir, com que freqüência deve-se revisar os níveis de estoque, onde localizar e como controlar Funções do estoque Para o autor, após a leitura de vários conceitos, os estoques são o combustível das organizações, onde através deles se produz, devendo este ser bem administrado a fim de nunca parar a produção e de reduzir custos. Segundo CHIAVENATO (1991), as principais funções do estoque são: garantir o abastecimento de materiais e proporcionar economia de escala para a empresa. As funções são detalhadas a seguir: 1) Garantir o abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos de: - demora ou atraso no fornecimento de materiais; - sazonalidade do suprimento; - riscos de dificuldades no fornecimento. 2) proporcionar economias de escala: - através da compra ou produção em lotes econômicos;

17 27 - pela flexibilidade do processo produtivo; - pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades. Complementando o raciocínio, segundo DIAS (1996) sem estoque é praticamente impossível que uma empresa trabalhe, pois o mesmo tem a função de amortecedor entre os vários estágios do processo de produção até a venda final do produto Controle de estoques Segundo Viana (2002, p. 361), qualquer que seja o método de controle de estoque utilizado, é fundamental a plena observância das rotinas em prática a fim de se evitar problemas de controle, com conseqüências no inventário, que redundam em prejuízos para a empresa. No universo escolhido para a pesquisa, vamos observar, mesmo sem pesquisa prévia, a grande dificuldade que é o controle do estoque, isso devido ao grande número de materiais e insumos que são aplicados na construção da rodovia e aos locais de armazenamento que em muitas ocasiões são mantidos a céu aberto. Segundo DIAS (1996), para organizar um setor de controle de estoques, inicialmente devem-se descrever suas principais funções, que são: a) Determinar o que deve permanecer em estoque; b) Determinar quando se devem reabastecer os estoques periodicidade; c) Determinar quanto de estoque será necessário para um período prédeterminado; d) Acionar o departamento de compras para executar aquisição de estoque; e) Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) Controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informações sobre a posição de estoque; g) Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados; e

18 28 h) Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. Podemos verificar então que o controle do estoque é muito importante na administração de materiais e na eficiência produtiva das organizações. Assim, o dimensionamento e controle são os maiores desafios para uma eficiente gestão dos estoques. Através do controle é que se pode manter inventários periódicos. Segundo Chiavenato (1991, p 75) os estoques não podem ser muito grandes, pois implicam desperdício e capital empatado desnecessariamente, nem podem ser muito pequenos, pois envolvem risco de falta de materiais e consequentemente, paralisação da produção e não atendimento aos clientes Estoque mínimo ou de segurança É de vital importância se ter um estoque mínimo ou de segurança no almoxarifado, isso porque no caso da construção civil qualquer tempo que se passe parado representa um maior custo no final da obra, dessa forma a organização deve ter um eficiente processo de reposição de materiais. Para se manter um estoque deve segurança é importante estar atento ao que Francischini (2002, p ), diz sobre os principais erros no processo de reposição de estoque ocorrem em três pontos principais: Aumento repentino de demanda aumentos não-previstos da demanda do item em estoque podem ocorrer por várias causas, como, por exemplo: a chegada de um grande pedido do produto final para determinado cliente, o aumento da produção para estocagem do produto final, promoções, etc. Demora no processo do Pedido de Compra falhas no sistema de informação do Almoxarifado ou da área de Compras podem incorrer em demoras excessivas na expedição do pedido; Atrasos de entrega pelo fornecedor o fornecedor nem sempre tem condições de cumprir seus prazos de entrega em virtude de problemas no seu sistema de produção, transporte ou dependência de liberação

19 29 alfandegária. Diante desses possíveis problemas o almoxarife pode recorrer a alguns métodos para cálculo de estoque de segurança, onde o que mais se enquadra na organização estudada é o mais simples e que não exige muitos conhecimentos matemáticos, que é o método do grau de risco (MGR). É feito da seguinte maneira: Estoque de Segurança (ES) = Consumo Médio do Período X Coeficiente de Grau de Atendimento, ou ES = C X K Inventário Físico De acordo com Viana (2002, p ), um inventário é uma contagem periódica dos materiais existentes para efeito de comparação com os estoques registrados e contabilizados em controle da empresa, a fim de se comprovar sua existência e exatidão. Segundo Chiavenato (1991, p 133) dá-se o nome de inventário de materiais à verificação ou confirmação da existência dos materiais ou bens patrimoniais da empresa. Sendo assim, pode-se dizer que o inventário é a contagem de materiais existentes, para que possa ser confrontado com os controles, sejam eles digitais ou em fichas de prateleiras. Os inventários tornam-se importantes instrumentos de gerenciamento e, por razões de auditoria, é necessário ter-se a comprovação real da exatidão de seu valor. Existem dois tipos de inventários, segundo Chiavenato (1991, p. 134): 1- Inventários Gerais: são aqueles efetuados no final do exercício fiscal da empresa, abrangendo a totalidade dos itens de estoque de uma só vez. Pelo volume de contagens feitas levam algum tempo, exigindo paralisação de cada área inventariada. 2- Inventários Rotativos: são aqueles efetuados através de uma programação mensal, envolvendo determinados itens de material a cada mês. Com a menor quantidade de itens, o inventário não exige a paralisação da área inventariada e

20 30 permite condições de análise das causas das discrepâncias, bem como melhor controle. Nos Batalhões do Exército, geralmente o inventário físico é feito anualmente, porém, é feito mais detalhadamente de dois em dois anos, devido à passagem de comando do Batalhão. 4.4 Qualificações do almoxarife No capitulo III do RAE, no tocante ao encarregado do setor de material, temos: Art. 35. O Encarregado do Setor de Material e o responsável pela execução das atividades de aquisição, alienação de material e de contratação de obras e serviços da UA, bem como pela administração do material, a seu cargo, segundo a legislação em vigor. Almoxarife é o nome do cargo exercido pelo responsável pelo almoxarifado, dessa forma essa pessoa responde civil e criminalmente pela guarda e conservação dos bens patrimoniais em estoque no almoxarifado. Ele deve deter o conhecimento de todas as atividades relacionadas ao almoxarifado, dentre elas podemos citar as mais importantes, como: Supervisionar todas as atividades do almoxarifado; Apoiar equipes de inventário; Acompanhar os estoques de perto para que não haja materiais vencidos, obsoletos ou até mesmo a falta desses materiais. As principais atribuições que as pessoas que trabalham em almoxarifado devem possuir são: alto grau de sentimento de honestidade, lealdade, confiança e disciplina. Além dessas qualidades ele também deve ter noções básicas de informática para facilitar o controle dos materiais.

21 31 5 METODOLOGIA Este capítulo se refere aos procedimentos metodológicos utilizados neste projeto, que são: tipo da pesquisa, universo da pesquisa, método da coleta de dados e método da análise de dados. Mirian Goldenberg disse que Curiosidade, criatividade, disciplina e especialmente paixão são algumas exigências para o desenvolvimento de um trabalho criterioso, baseado no confronto permanente entre o desejo e a realidade. Dessa forma o autor pode expressar o grande prazer em pesquisar sobre um assunto no qual muito admira, além de ter o desejo de ganhar mais conhecimento na área por trabalhar nela. 5.1 Tipo de pesquisa Esta pesquisa possui natureza aplicada, pois tem como objetivo gerar, através de estudos, conhecimentos que possam ser aplicados no dia a dia do Destacamento Goiana ou em outras organizações. Demo (1996, p.34) insere a pesquisa como atividade cotidiana considerandoa como uma atitude, um questionamento sistemático crítico e criativo, mais a intervenção competente na realidade, ou o diálogo crítico permanente com a realidade em sentido teórico e prático. 5.2 Método de coleta de dados Segundo GIL (1996, p.90) o questionário constitui no meio mais rápido e barato de obtenção de informações, além de não exigir treinamento de pessoal e garantir o anonimato. Também será utilizado entrevistas, pois, segundo KOTLER (1994), a entrevista pessoal é o método de contato mais versátil. Nela o entrevistador pode

22 32 fazer uma maior variedade de perguntas e anotar observações adicionais sobre o respondente. Desta forma, serão feitas entrevistas ao comandante do destacamento, ao chefe da seção técnica, ao chefe da 4ª seção e ao almoxarife conforme modelo no Apêndice A, onde as respostas serão pontos cruciais para a obtenção de dados e alcance dos objetivos. A pesquisa será exploratória, em suas diversas formas, visa trabalhar sobre dados ou fatos colhidos da própria realidade. Nesta primeira fase será analisado o expediente, que ocorre das 05h00min h até as 18h00min, onde serão verificadas as instalações do almoxarifado, os seis funcionários envolvidos no processo (chefe da 4ª seção, almoxarife e seus quatro auxiliares), e por último será verificado o processo de controle de estoque. Em conjunto com isso serão observados os organogramas e fluxogramas já existentes. Neste caso, foi baseado no que diz MINAYO (1994, p. 59), "se realiza através do contato direto do pesquisador com o fenômeno observado para obter informações sobre a realidade dos atores sociais em seus próprios contextos". Na segunda fase foi aplicado um questionário de acordo com MATTOS (2005), onde o investigador possui uma lista de questões ou tópicos para ser preenchidos ou respondidos, representando um guia, esta entrevista possui relativa flexibilidade. Visando obter uma grande gama de informações úteis a pesquisa. Para tal, serão escolhidos materiais e insumos de maior importância (sugeridos pelo corpo de engenheiros presente) para a execução da obra, tais como brita, areia, cimento, ferro, entre outros. A entrevista seguirá o roteiro de acordo com o Apêndice B e terá como entrevistados o comandante do Destacamento, o chefe da seção técnica, o chefe da 4ª seção e o almoxarife.

23 Métodos de análise dos dados Serão usados procedimentos qualitativos, tendo em vista ao tipo de pesquisa adotado. Os dados obtidos através das entrevistas, questionários e observação serão analisados de forma a transcrever tudo corretamente, para que seja feita uma análise para a identificação dos objetivos. Para identificar a eficiência do processo de administração dos materiais, foram analisados os dados e observado o seguinte: as faltas de materiais, as possíveis perdas e a falta de controle. Para chegar a conclusão não foram utilizadas formulas, mas sim prejuízos na execução dos serviços. Foi utilizado também o dicionário de dados no modelo IDEF0 e o mapeamento dos processos através de fluxogramas de acordo com a notação BPMN. Para conseguir transcrever os dados desse trabalho, o autor irá utilizar os diversos programas do Microsoft Office 2007, tais como o Word, o Exel e o Bizagi.

24 34 6 ANÁLISE DOS RESULTADOS Após quatro meses de observação, compreendidos entre março e junho de 2011, um questionário com 16 perguntas conforme Apêndice - A respondido por 15 integrantes das variadas seções do destacamento e quatro entrevistas realizadas (de acordo com o Apêndice B) com o comandante do destacamento, com o chefe da seção técnica, com o chefe da 4ª seção e com o almoxarife, pessoas que atuam na área administrativa, foi possível levantar dados muito importantes para a presente pesquisa, sendo estes analisados e tendo como primeira conclusão a grande importância que a administração de materiais tem em uma obra de construção civil, já que a mesma é uma recordista em desperdício de materiais, conforme informa a matéria publicada na revista eletrônica Techoje, acessada pelo autor no dia 10 de junho de Podemos começar a análise observando o organograma descrito na figura 1 da organização estudada que tem um efetivo variável de aproximadamente 400 pessoas:

25 35 COMANDANTE DO DESTACAMENTO 1ª SEÇÃO (PESSOAL) CENTRO DE OPERAÇÕES 4ª SEÇÃO (ADMINISTRAÇÃO/LOGÍSTICA) MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS E VIATURAS SEÇÃO TÉCNICA SEÇÃO DE SAÚDE PAVIMENTAÇÃO ALMOXARIFADO POSTO DE LAVAGEM E LUBRIFICAÇÃO PGQ (CONTROLE DE QUALIDADE) SEÇAÕ DE PESSOAL CIVIL TERRAPLENAGEM POSTO COMBUSTÍVEL EQUIPE DE MNT VOLANTE LABORATÓRIOS DRENAGEM SUBTENENCIA TOPOGRAFIA SINALIZAÇÃO SEVIÇOS GERAIS APROVISIONAMENTO Figura 1: Organograma do Destacamento Goiana Fonte: Autor Estes dados foram coletados através de perguntas feitas ao comandante do destacamento, de acordo com o roteiro de entrevistas descrito no Apêndice B. Diante do organograma descrito na figura 1 podemos observar que a organização se divide em cinco partes, sendo uma para pessoal, uma para operacional, uma para manutenção de equipamentos e viaturas, uma para a parte técnica e a 4ª Seção, que é responsável pela administração de matérias, alimentação e logística em geral, tendo cinco seções subordinadas, entre elas o almoxarifado. Na 4ª seção estão distribuídos 15% de um efetivo de 400 pessoas, como está representado no gráfico 1 que está representado a seguir:

26 36 EFETIVO DESTACAMENTO (400) 2% 15% 18% 15% 50% 1ª Seção 4ª Seção Operacinal Manutenção Seção Técnica GRÁFICO 1: Distribuição do efetivo do Destacamento FONTE: Autor Dentre o pessoal subordinado a 4ª seção temos a seguinte distribuição descrita no gráfico 2: EFETIVO 4ª SEÇÃO (60) 6,6% 26,6% 50% Aprovisionamento Subtenencia 8,4% 8,4% Almoxarifado Serviços Gerais Posto Combustível GRÁFICO 2: Distribuição do efetivo da 4ª Seção FONTE: Autor Podemos observar o pequeno efetivo destinado ao almoxarifado, só 8,3% do pessoal destinado à 4ª seção e apenas 1,25% do efetivo total do Destacamento. 6.1 O Almoxarifado O Destacamento Goiana tem a missão de duplicar e restaurar 41,4 Km da BR-101, sendo esse um trabalho que exige muito planejamento técnico e logístico,

27 37 além de muito esforço na parte gerencial. No que se refere ao setor logístico podemos destacar o almoxarifado como setor mais importante desse seguimento. Devido a grande complexidade da obra em seus variados serviços, o Destacamento Goiana não pode se descuidar do controle de materiais e insumos utilizados na obra, esse controle deve ser acirrado e bem dinâmico, isso devido a grande produtividade apresentada no dia-a-dia. O setor de administração de materiais do Destacamento é chamado de 4ª Seção, que tem a finalidade de gerenciar todos os setores da área logística, entre eles o posto de combustíveis, o aprovisionamento (responsável pela alimentação), a subtenencia (responsável pela distribuição e conferencia de materiais que estão em carga) e do almoxarifado, sendo este último o setor mais complexo devido à grande quantidade de materiais e insumos a serem controlados. O almoxarifado tem sua missão definida pelo comandante do Destacamento, sendo ela a de receber, conferir, estocar, controlar e distribuir através de pedidos internos todos os materiais e insumos ligados a obra, salvo algumas exceções, tais como: recebimento e distribuição de insumos de alimentação, recebimento de combustível e recebimento e distribuição de materiais e ferramentas de manutenção de equipamentos e viaturas, estando esse último em fase de transição para o controle do almoxarifado, mas ainda não está. No almoxarifado podemos encontrar diversos tipos de materiais, sendo eles divididos por quatro tipos: Materiais de expediente: papéis, canetas, pranchetas, réguas, calculadoras, entre outros, totalizando aproximadamente quarenta tipos de materiais diferentes; Materiais de limpeza: vassouras, rodos, desinfetantes, entre outros, totalizando aproximadamente trinta e cinco produtos diferentes; Materiais de uso em pequenas obras: tintas, pincéis, esquadros, madeirites, entre outros, totalizando aproximadamente cinquenta materiais diferentes; e Principais insumos: britas, areias, cimentos, materiais betuminosos, entre outros, totalizando aproximadamente quarenta insumos diferentes. Separando esses materiais por tipo, ou seja, papel é material de expediente, areia faz parte dos grandes insumos, para fins de comparação de quantidades de itens temos o gráfico 3 para observação:

28 38 MATERIAIS E INSUMOS 30% 24% 24% 22% Expediente Limpeza Pequenas Obras Grandes Insumos GRÁFICO 3: Separação dos insumos por tipo FONTE: Autor Para executar as atribuições citadas, o almoxarifado possui um efetivo relativamente pequeno de militares, como mostra o organograma descrito na figura 2: Figura 2: Organograma do Almoxarifado Fonte: Autor Diante do organograma podemos observar que existem cinco pessoas envolvidas no processo, tendo cada uma as seguintes funções estabelecidas pelo comandante do Destacamento:

29 39 Chefe do Almoxarifado: de acordo com o Art. 35 do RAE e praticado no Destacamento, esse membro tem a responsabilidade de fiscalizar e coordenar as atividades de seus elementos subordinados; controlar a quantidade dos estoques de acordo com a produção e a necessidade de compra dos mesmos; atestar as notas fiscais cujos materiais já foram entregues e conferidos; ficar em contato com a seção técnica para aquisição de novos materiais. Atualmente o chefe do almoxarifado é também o chefe da 4ª Seção devido a redução do efetivo, esta função é de responsabilidade de um oficial; Adjunto do chefe do almoxarifado: apoiar o chefe nas suas diversas atribuições; controlar a entrada de todos os materiais de responsabilidade do almoxarifado; confeccionar os pedidos de materiais solicitados pelas diversas equipes, esta função é de responsabilidade de um sargento; Balanceiro: registrar a entrada e saída de todos os materiais cuja unidade de medida é o peso, anotando os dados de cada, tais como: quantidade, forma de transporte, dados do caminhão ou equipamento que está transportando a carga, horário da entrada ou saída, tipo e destino. Para tal função o militar tem a sua disposição uma balança rodoviária eletrônica e um computador para registrar os dados colhidos, esta função é de responsabilidade de um soldado; Auxiliar do depósito: manter o depósito de materiais arrumado e limpo e distribuir os materiais solicitados de acordo com os pedidos internos, esta função é de responsabilidade de um soldado; e Auxiliar do galpão externo: mesmas funções do auxiliar do depósito, a diferença é que este deve ser um soldado mais antigo por estar distante do Destacamento, esta função é de responsabilidade de um soldado.

30 Espaço Físico O almoxarifado do Destacamento Goiana é dividido em três partes, estas serão descritas abaixo, sendo apresentado seus respectivos layouts: Depósito principal: Figura 3: Layout do depósito principal Fonte: Autor Nesse depósito estão estocados materiais de expediente, de limpeza e de pequenas obras classificado por Viana (2002) como materiais simples. Nele também se localiza o escritório do chefe do almoxarifado.

31 41 Galpão externo: Figura 4: Layout do galpão externo Fonte: Autor Esse depósito fica localizado na cidade de Goiana, há uma distância de quatorze quilômetros do Destacamento, o mesmo é alugado pelo Exército e nele ficam estocados insumos para drenagem, aço, placas de sinalização entre outros materiais que precisam de abrigo do sol. Nesse galpão são confeccionadas as ferragens utilizadas para a confecção da placa de concreto, que é um dos serviços da obra. Foi observado pelo autor que há uma dificuldade de se organizar esse depósito devido o espaço, que apesar de ser grande, não oferece boas condições de locomoção para os caminhões carregarem e descarregarem os materiais, dificultando também a movimentação de equipamentos para carga e descarga que já não são os ideais. Essa observação se baseou no que VIANA (2002) escreveu, principalmente no tocante a acesso ao material, onde ele afirma que a realização de uma operação eficiente de armazenagem depende muito da existência de um bom layout, que determina, tipicamente, o grau de acesso ao material, os modelos de fluxo de material, os locais de áreas obstruídas, a eficiência da mão-de-obra e a segurança do pessoal e do armazém.

32 42 Pátio dos grandes insumos: Figura 5: Planta baixa do Destacamento Goiana Fonte: Seção Topográfica do Destacamento As marcações azuis observadas na figura 5 representam pontos de estoques dos grandes insumos como os diversos tipos de britas e areias. Eles foram previamente estudados para que o vento não trouxesse sujeira para a administração e foram dispostos de maneira que sua utilização fosse o mais fácil possível, ou seja, próximo as diversas usinas. Esse é o ponto mais sensível do almoxarifado, pois esse pátio é muito extenso e atende a três usinas diferentes, uma de fabricação de solos, outra de fabricação de concreto e a última de fabricação de asfalto. Nesse pátio são estocados os grandes insumos, como os diversos tipos de brita, os dois tipos de areia, tubos de drenagem, meio-fio, pedras rachão, aditivos de concreto e asfalto, materiais betuminosos e cimento, sendo esses três últimos tendo depósitos especiais para armazenamento, dessa forma Viana (2002) classifica esse tipos de materiais como de armazenagem complexa por causa de suas características destacas pelo autor.

33 43 A capacidade de estoque do referido pátio é de aproximadamente m³ de insumos, dados levantados através de aparelhos topográficos após solicitação do autor, sendo: Materiais betuminosos: 100 toneladas; Cimento a granel: 400 toneladas; Aditivos para concreto e asfalto: 3 toneladas; Britas diversas: metros cúbicos Areia de frigir: metros cúbicos Areia lavada: metros cúbicos Manilhas de concreto: 300 unidades Devido a esse grande volume e observando a vulnerabilidades de alguns estoques por causa do grande número de entradas e saídas, o autor sugere o que VIANA (2002) diz a respeito de layout e sua projeção. Com isso a unificação das saídas de cargas, sendo essa ao lado da balança rodoviária que se encontra bem na frente da guarda armada do Destacamento, seria uma medida muito proveitosa. Um ponto positivo observado foi a distribuição dos estoques próximos as usinas, isso facilita a reposição, diminuindo o tempo de reposição de estoques quando as usinas estão em funcionamento. Segundo DIAS (1996), um método adequado para estocar matéria-prima, peças em processamento e produtos acabados permite diminuir os custos de operação, melhorar a qualidade dos produtos e acelerar o ritmo dos trabalhos, dessa forma foi observado também que o destacamento não possui máquinas especiais para empilhamento de alguns materiais, ente eles os tambores de aditivo e cimento em saco, além do não uso de pallets, o que facilitaria na organização e transporte desses materiais que hoje é feita manualmente. Mas o destacamento possui equipamentos pesados como escavadeiras, carregadeira e retroescavadeiras que dão suporte para organização dos grandes insumos, sendo a carregadeira a máquina mais útil. O autor sugere que seja passado um máquina desse tipo a disposição do almoxarifado de forma permanente, pois atualmente esse tipo de equipamento só fica a disposição do almoxarife quando não tem outras missões a cumprir. Foi observado que na existem equipamentos desse porte em outras obras que poderiam

34 44 passar para o almoxarifado do Destacamento Goiana. De posse dessa máquina, seria ordenado que só ela poderia carregar materiais para atender pedidos, sendo o seu operador orientado a só carregar materiais após a sua conferencia do mesmo. Ex.: Um chefe de equipe faria um pedido interno de areia fina, após autorização devida o pedido iria para as mãos do caçambeiro que iria em direção do estoque dos grandes insumos e mostraria ao operador da carregadeira que por sua vez daria um visto no pedido para evitar que o caçambeiro pegasse o material novamente Controle do estoque Segundo Viana (2002), qualquer que seja o método de controle de estoque utilizado, é fundamental a plena observância das rotinas em prática a fim de se evitar problemas de controle, no Destacamento o estoque é controlado através de livros e fichas estoque, sendo alguns materiais controlados com planilhas eletrônicas. Não há uma definição de estoque de segurança pré-definida e nem de estoque máximo, esses tipos de controle são feitos através do conhecimento e experiência dos envolvidos no processo, o que pode ocasionar falhas, como aconteceu durante o período de estágio do autor. Francischini (2002) alerta que para se manter um estoque deve segurança é importante estar atento ao aumento repentino de demanda, demora no processo de pedido de compra e atrasos de entrega pelo fornecedor. Como exemplo de uma falha por falta de controle podemos citar o dia doze de abril, quando a equipe de drenagem precisou de um material chamado tubo de drenagem superficial para concluir um serviço, e ao fazer o pedido interno foi verificado pelo chefe da 4ª seção que não havia esse material em estoque. Indo a fundo no problema pode-se observar que houve uma falha de comunicação entre a seção técnica e a seção administrativa. O autor sugere que estas seções façam reuniões periódicas para discutir os cronogramas futuros, minimizando riscos de falta de material num futuro próximo. Segundo Viana (1993), o objetivo de um sistema de localização de materiais deverá ser de estabelecer os meios necessários à perfeita identificação da localização dos materiais estocados sob a responsabilidade do almoxarifado,

35 45 seguindo essa linha de raciocínio classificação dos materiais no Destacamento é feita na hora da entrada do material e a técnica para controle de estoques é bem simples conforme está demonstrado na tabela 1: TABELA 1: Modelo de controle de materiais no Destacamento FONTE: 4ª Seção do Destacamento Os dados da planilha acima são retirados dos livros de controle de materiais do almoxarifado e no dia em que foi questionado sobre esses dados foi observado um dado importante, que foi o valor atualizado do estoque, que naquele dia era de aproximadamente três milhões de reais. O autor em conjunto com um engenheiro da obra está montando uma planilha com um controle bem detalhado, contendo várias informações importantes, como: programação mensal de serviços, estoque atual, estoque de segurança, entre outros. Com relação à entrega de materiais, foi feita uma análise no processo de pedido e entrega dos mesmos pelos fornecedores, está análise foi feita a partir de uma pesquisa que durou 20 dias, tendo início no dia nove de maio e fim no dia 28 de maio do corrente ano. Na pesquisa foram analisados os seguintes dados: data de entrega de um

36 46 pedido ao fornecedor; observação do prazo de entrega previsto em contrato; e a entrega do produto no destacamento. A pesquisa teve a finalidade de verificar se o tempo entre a entrega do pedido ao fornecedor e o recebimento do material foi compatível com o que está previsto em contrato. Os materiais escolhidos para análise foram areia fina, pó de brita, brita, tubos para drenagem, cimento asfáltico polimerizado, emulsão asfáltica, papel ofício e cimento a granel. Ao final da pesquisa foi constatado que 32% dos fornecedores entregam produtos com atraso, 15% antes do prazo e 53% entregam no prazo contratual, conforme o gráfico abaixo:/ ENTREGA DE MATERIAIS PELOS FORNECEDORES 15% 32% 53% No prazo Após o prazo Antes do prazo GRÁFICO 4: Entrega de materiais pelos fornecedores FONTE: Autor Com os atrasos das entregas por parte dos fornecedores dos materiais mencionados na pesquisa, o destacamento deixou de produzir 200 metros de asfalto no dia dezessete de maio e 300 metros de acostamento no dia dezenove, causando impacto financeiro negativo devido a manutenção de todo o destacamento. Tal falha foi prevista por Francischini (2002), onde ele diz que o fornecedor nem sempre tem condições de cumprir seus prazos de entrega em virtude de problemas no seu sistema de produção, transporte ou dependência de liberação alfandegária. Para coibir atrasos na entrega dos materiais, a administração pública pode recorrer a processos contra as empresas, onde podem ser aplicadas multas e até cancelamento do contrato, porém isso não resolve o problema devido à urgência da entrada dos materiais na obra. A sugestão encontrada pelo autor para diminuir problemas desse tipo é o planejamento bastante antecipado do uso dos materiais,