Reflexos Motivacionais dos Processos de Comunicação Organizacional

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1 Revista das Faculdades Integradas Claretianas Nº 3 janeiro/dezembro de 2010 Reflexos Motivacionais dos Processos de Comunicação Organizacional Nathalia Julietti G. Dias nathaliajulietti@hotmail.com Faculdades Integradas Claretianas Profª Ms. Fernanda Harmitt Machado machado.fh@claretianas.br Faculdades Integradas Claretianas Resumo Este artigo trata da importância da comunicação nos ambientes organizacionais, mostrando como ela influi sobre a motivação, ajudando as empresas a alcançarem seus objetivos e metas. Atualmente, são muitas as empresas que vem se destacando no mercado em que estão inseridas, havendo entre elas uma grande concorrência. Cabe à organização manter seus funcionários sempre motivados na busca de todos os objetivos estratégicos da organização, utilizando a comunicação como forte aliada para que isto aconteça. Palavras Chave: Comunicação Organizacional, Motivação, Administração. 1 Introdução Sabe-se que a comunicação é a forma que o ser humano utiliza para passar suas idéias, seus conhecimentos e alcançar seus objetivos, e não é diferente em um ambiente organizacional. Nas empresas, sem a comunicação não existem negócios, não existem vendas, não existem diálogos, enfim, sem a comunicação, fica impossível uma empresa sobreviver. Daí sua importância, o seu valor, e a preocupação em mostrar como a comunicação influencia as pessoas a trazerem melhores resultados à organização. O estudo a seguir mostra a importância da comunicação nas organizações e quais são seus efeitos sobre ela. A metodologia utilizada foi a pesquisa bibliográfica, procurando mostrar o quanto a comunicação pode ser eficiente em relação ao alcance de objetivos e metas organizacionais. 2 Comunicação 2.1 Conceitos básicos Para Barbosa e Rabaçã (2002), a comunicação é um conjunto dos conhecimentos relativos aos processos da comunicação, e esta palavra é derivada do latim communicare, cujo significado seria tornar comum, repartir, trocar opiniões. Implica participação, interação, troca de mensagens, recebimento de informações novas. 115

2 Comunicação é o processo de transferir uma pequena informação selecionada (uma mensagem) de uma fonte de informação a um destinatário, (REDFIELD,1975) Chiavenato (2003), diz que a comunicação é um processo complexo. Para ele, existem dois elementos básicos envolvidos nas extremidades desse processo: a fonte (deseja transmitir alguma idéia ou informação através de uma mensagem) e o destinatário (deve receber a mensagem e compartilhar o seu significado). Porém, entre eles existem outros quatro elementos, que são: o transmissor (meio utilizado para codificar a idéia ou significado através de uma forma de mensagem); o canal (meio escolhido através do qual a mensagem flui entre a fonte e o destino); o ruído (termo que indica qualquer distúrbio indesejável dentro do processo de comunicação e que afeta a mensagem enviada); o receptor (meio ou aparelho que decodifica ou interpreta a mensagem para oferecer um significado percebido). Observa-se que a comunicação não depende somente de quem fala e de quem escuta, mas existem vários fatores que estão envolvidos nesse processo, e no meio organizacional, é preciso estar atentos à eles, para que a mensagem desejada seja entendida de forma clara. 2.2 Comunicação administrativa Comunicação Administrativa é conjunto dos procedimentos formais de comunicação utilizados em uma organização. (BARBOSA; RABAÇA, 2002, p. 172) De acordo com Redfield (1975), na administração os indivíduos ocupam-se das comunicações bilaterais, onde a informação transita nos dois sentidos, do superior ao subordinado e vice-versa. O autor salienta que as comunicações administrativas podem ser encaradas como uma forma de comunicação social e humana, na qual há um comunicador, que transmite mensagem a um destinatário a fim de influenciar o comportamento deste, conforme comprovará sua resposta. Pode-se perceber que o autor entende que a comunicação tem o poder de influenciar pessoas, de interferir em comportamentos, motivando-as a fazer o que se espera, podendo isto ser observado através de suas respostas. 2.3 Comunicação Organizacional De acordo com Barbosa e Rabaça (2002) comunicação organizacional são situações de comunicação interpessoal, no interior de uma organização. Em qualquer organização, a comunicação está presente em todas as atividades e influi diretamente no desempenho das equipes. Assim como nos recursos humanos, finanças e outras funções, ela atua em todos os setores mesmo que os integrantes da organização não tenham consciência desse processo e não utilizem adequadamente os seus recursos. Revista das Faculdades Integradas Claretianas Nº3 janeiro/dezembro de

3 Para Chiavenato (2003), a Comunicação Organizacional constitui o processo específico através do qual a informação se movimenta e é intercambiada entre as pessoas dentro de uma organização. Ainda para Chiavenato, algumas comunicações fluem na estrutura formal e informal, outras descem ou sobem ao longo da hierarquia, enquanto outras se movimentam na direção lateral ou horizontal. Todo esse processo de comunicação, seja formal, informal, lateral ou horizontal, envolvem pessoas que buscam influenciar umas as outras, porém é preciso escolher a melhor forma de comunicação dentro da organização para alcançar o resultado esperado através da motivação. 2.4 Canais Formais de Comunicação Para Chiavenato (2003) os canais de comunicação formais são aqueles que fluem dentro da cadeia de comando da tarefa definida pela organização. Segundo o autor existem três tipos de canais formais. 1) Comunicações Descendentes: mensagens e informações enviadas do topo para os subordinados, isto é, de cima para baixo. É o tipo de comunicação vertical. 2) Comunicações Ascendentes: mensagens que fluem dos níveis mais baixos para os níveis mais elevados da hierarquia organizacional. 3) Comunicações Horizontais: é o intercâmbio lateral ou diagonal de mensagens entre pares ou colegas. Pode ocorrer dentro ou ao longo das organizações. Todos estes tipos de comunicação formal são importantes dentro da organização. As comunicações descendentes mostram o quanto os chefes estão dispostos a se comunicar com os seus subordinados. As comunicações ascendentes mostram a relação entre os subordinados e seus chefes, o quanto é lhes dado de abertura para poder se comunicar, passar suas idéias. A comunicação horizontal é aquela mais fácil de acontecer, onde há uma interação entre colegas de um mesmo setor, ou ao longo a organização. Além dos canais formais de comunicação, existem aqueles que não são formais, utilizadas técnicas que buscam melhorar a comunicação no meio organizacional. 2.5 Canais Informais de Comunicação. Chiavenato (2003), diz que os canais informais de comunicação funcionam fora dos canais autorizados e nem sempre seguem a hierarquia de autoridade. Dois tipos de canais informais de comunicação (técnicas) são frequentemente utilizados pelas organizações: Revista das Faculdades Integradas Claretianas Nº3 janeiro/dezembro de

4 1) Passeando pela organização: utilizada por dirigentes de organizações que falam diretamente com empregados enquanto andam ou passeiam pela organização. Essa técnica melhora as comunicações ascendentes e descendentes na organização. 2) Cachos de uva: é uma rede de comunicação informal, que não é oficialmente sancionada pela organização. Esta rede interliga os empregados em todas as direções e em todos os níveis. Ocorre geralmente em tempos de mudança e em épocas de crises. Seja formal ou informal, a comunicação é uma forte aliada dos gestores para poder influenciar, motivar sua equipe, basta somente escolher a maneira certa de o fazer: seja dos chefes para com seus subordinados, ou dos empregados para com seus líderes, ou entre os próprios colegas de trabalho, ou alguma técnica utilizada para poder fazer com que a comunicação flua de forma natural. 2.6 A importância da comunicação na organização Chiavenato (2003), diz que cerca de 90% dos problemas das organizações giram em torno da comunicação, ou melhor, da sua ausência ou inadequação. É cada vez mais evidente que, sem a comunicação eficiente, é quase que impossível obter resultados positivos em uma organização. Devido a grande importância que a comunicação tem no meio organizacional, Redfield (1975) diz que problemas com a comunicação não podem ser deixados de lado. Redfield (1975) comenta que nas organizações são várias as formas de comunicação, e, muitas delas, embora não expressas em palavras produzem seus efeitos, como, por exemplo, os gestos. Diz ainda que, a comunicação pode processar-se por um simples aceno, um olhar, ou um sorriso. Pode-se dizer que, quando mensagem não é transmitida em palavras, cabe a cada um seu próprio entendimento. Por isso, é de suma importância que, ao comunicar-se por gestos ou expressões, os gerentes devem fazê-lo de modo a motivar sua equipe, tomando o devido cuidado para que nenhuma mensagem seja erroneamente interpretada. Corrado (1994) diz que para competir em igualdade de condições no novo ambiente, a empresa precisa reavaliar a maneira como faz muitas coisas, inclusive como se comunica com seu público interno e externo. Para os propósitos deste estudo, o foco das discussões acerca da comunicação se dará, principalmente, ao público interno, de maneira a entender a contribuição ou não, da comunicação nos processos motivacionais para o trabalho. Revista das Faculdades Integradas Claretianas Nº3 janeiro/dezembro de

5 Corrado (1994) diz ainda que os gerentes precisam começar a compreender melhor a maneira de melhorar a comunicação com os empregados. Para ele, o modelo autoritário está desaparecendo, e a comunicação organizacional já não serve apenas para passar informações, mas se concentra em mudar o comportamento dos empregados de forma a realizarem um melhor trabalho, impulsionando a organização em direção a seus objetivos. Fica claro que, muito mais que transmitir idéias, a comunicação tem relação direta em se conquistar os objetivos e metas organizacionais, fazendo assim com que ela crie valor entre subordinados e a organização. Entende-se também que, o sucesso da organização está inteiramente ligado na comunicação interpessoal (chefia e subordinados). Para Corrado (1994), a comunicação verdadeira e contínua de uma mensagem estratégica aos que têm interesse na empresa é o caminho para sair do problema. O jeito de impulsionar a organização, hoje não é o mesmo de antigamente. Os que percebem isso e mudam, alcançam o sucesso. Os demais correm perigo. O segredo está na relação, na agregação de valor através de uma comunicação verdadeira, e é através desse relacionamento que resultados são alcançados. O único diferencial no mercado hoje é a capacidade das pessoas, e que nelas estão as oportunidades e desafios para o futuro. (CORRADO, 1994, p. 43) Corrado (1994) comenta que a comunicação têm sido um dos sistemas vistos como um esforço em agregar valor para a organização, em relação às pessoas, e que, quando a comunicação com os empregados se concentra no cumprimento da missão empresarial, cria valor. Para Corrado (1994), comunicação eficiente não é apenas uma coisa boa, mas algo que deve ser feito, e não só em tempos de crise. Diz ainda que, os empregados que conhecem os planos, entendem as razões e quais são as recompensas, também são vitoriosos. Para criar valor sobre uma idéia, é preciso conhecê-la, e assim sentir-se dono dela, desta forma, cria-se um impulso em lutar para alcançá-la. 3 Motivação 3.2 A motivação e os objetivos organizacionais. A motivação é a força que nos estimula a agir. (HELLER, 1999, p.5) Observa-se que, a motivação é uma entrada para que o processo agir possa acontecer, gerando assim o resultado esperado. Para Kondo (1991), qualquer que seja o trabalho que estejamos considerando, motivar as pessoas que estão envolvidas é fundamental para se atingir objetivos. Dentro da organização, o objetivo principal é atingir as metas e superar resultados esperados, para assim crescer, gerar lucros, e poder ampliar horizontes. Porém, seja qual for o resultado esperado, a motivação sempre tem que estar envolvida, pois é primordial para que Revista das Faculdades Integradas Claretianas Nº3 janeiro/dezembro de

6 todas as metas sejam alcançadas. É preciso motivar os colaboradores para que estes ganhem forças que os impulsionem a alcançar objetivos estratégicos das empresas. 3.3 A comunicação e a Motivação O principal foco das organizações têm sido o cliente externo e interno, e este último é formado por pessoas, que precisam de uma boa dose de idealismo para se motivarem, porém, segundo ela, esta motivação é mais desejada do que alcançada, pois serem chamados de colaboradores ou de talentos não tem sido o bastante. (BASTOS, 2009). É preciso muito mais que um simples elogio para se sentir motivado, pois toda esta motivação não vem de fora para dentro, mas é algo que deve ser despertado no funcionário, de dentro para fora. Para Bastos (2009), para se conseguir empregados motivados é preciso vender a idéia de negócio da empresa, e o envolvimento só acontece através desse compartilhamento, mostrando que o crescimento da empresa é equivalente ao crescimento do empregado. Para Bastos (2009), o instrumento que faz toda a diferença para que isso aconteça é a comunicação. Fica evidente que sem a efetiva comunicação no ambiente organizacional, não há meios de incentivo e motivação que se possa usar. Bastos (2009) salienta que a comunicação que realmente faz a diferença é aquela onde há respeito pela opinião, e que isto realmente deve ser feito para que uma empresa possa sobreviver e crescer. Bastos (2009), comenta que a receita milagrosa para a motivação de pessoal é uma só: falar, falar e falar, e ouvir, ouvir e ouvir, pois dessa maneira, os funcionários se empenham nos planos e programas da organização, fazendo com que todos cresçam juntos. 3.4 Comunicação e motivação: uma questão de relacionamento humano Matos (2009), diz que comunicação e motivação consubstanciam uma relação de causa e efeito, e que, num ambiente em que haja comunicação e diálogo, existe motivação para se superar desafios e objetivos. É muito importante esta relação entre funcionário e gestor, pois, muito mais do que motivar alguém, esta relação estabelece confiança, auxiliando em soluções e ajudando a encontrar novas idéias que sejam capazes de superar qualquer desafio. Matos (2009) comenta que, um ambiente favorável à comunicação interna é capaz de encorajar funcionários a darem idéias que podem ser rentáveis para a empresa como um todo. Além de estabelecer laços, que são muito importantes, a comunicação auxilia diretamente na solução de problemas. O autor afirma que um gerente está na posição em que está para prestar atenção ao que o funcionário diz e procurar gerar um clima de envolvimento de motivação. Revista das Faculdades Integradas Claretianas Nº3 janeiro/dezembro de

7 Chefes, supervisores e gerentes não existem somente para dar ordens, e os funcionários também não existem só para cumpri-las, mas ambos devem estar voltados em aprender uns com os outros, para que os objetivos e metas da organização sejam alcançados. Ainda segundo Matos (2009), não basta somente haver uma boa comunicação, é preciso sempre saber ouvir. A falta de abertura a conversação, de uma estimulante troca de idéias, impressões e sentimentos são sem dúvida alguma, o que mais prejudica o funcionamento das organizações. O autor cita algumas consequências geradas pela falta de diálogo e comunicação nas empresas: improdutividade, perda de clientes, o defeito de máquinas e equipamentos, os acidentes de trabalho e o não cumprimento de prazos e metas. Fica evidente que a falta de motivação traz sérias conseqüências sobre a organização. De acordo Matos (2009), é comum em um ambiente fechado à comunicação, a distorção das informações administrativas e gerenciais, o que ocasiona grandes desperdício e altos custos originados do trabalho que precisa ser refeito, além de conflitos e disputas internas entre diretores, gerentes e funcionários. O re-trabalho gera custos, e alguns deles muito altos para a empresa, devido a isto, seria melhor evitá-los, deixando bem claro a todos, através da comunicação, o que deve ser feito, como, quando e onde. Matos (2009) comenta que na atualidade, o maior desafio do mundo empresarial é incentivar o saudável exercício do diálogo aberto e franco, sem rodeios ou intolerâncias, favorecendo assim a convivência das diferenças. Ele diz ainda que, toda esta diversidade de pensamento contribui para o enriquecimento da criatividade da empresa na busca de soluções inovadoras. É preciso que haja uma interação entre todos dentro da organização, e que a comunicação entre eles seja totalmente aberta e saudável, voltada para os objetivos da empresa. Um ser humano nunca é igual ao outro, e esta é a principal riqueza de uma organização. Várias idéias, as mais diferentes possíveis, todas elas somadas, geram soluções, saídas para os problemas. Mas, para que estas idéias sejam conhecidas, elas precisam ser ditas e ouvidas, ou seja, é necessário que haja uma efetiva comunicação entre todos os níveis hierárquicos. 4 Conclusão Através deste artigo pode-se verificar que, sem a comunicação eficiente, não é possível chegar a lugar algum, gerando assim muitos pontos negativos para a organização. Para uma empresa alcançar seus objetivos, é preciso que toda equipe esteja motivada, e através de uma boa comunicação isto é possível. Comunicação e motivação andam juntas, e se bem empregadas, podem ser a base para garantir resultados que fazem toda a diferença em um Revista das Faculdades Integradas Claretianas Nº3 janeiro/dezembro de

8 ambiente organizacional. No entanto, devido à complexidade do tema, sugere-se que uma pesquisa exploratória pode dar continuidade e profundidade ao estudo e, consequentemente, condições de validação ou negação da discussão apresentada. 5 Referências bibliográficas BARBOSA, Gustavo Guimarães; RABAÇA, Carlos, Alberto. Dicionário de Comunicação, Nova Edição Revista e Atualizada. Editora Campus, Rio de Janeiro, BASTOS, M. I. P. L. A comunicação e a Motivação. Disponível em Acesso em junho de CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos novos tempos. 14 Edição, Editora Campus, Rio de Janeiro, CORRADO, Frank M; A força da comunicação. Quem não se comunica...como utilizar e conduzir as comunicações internas e externas para criar valores e alcançar os objetivos nas empresas. Editora Makron Books, São Paulo, HELLER, R; Como Motivar Pessoas. São Paulo: Publifolha, 1999 (Col. Série Sucesso Profissional). KONDO, Y. et al. Motivação Humana: um fator chave para o gerenciamento. 1ª edição, Editora Gente, Rio de Janeiro, MATOS, G. G. Comunicação e motivação: uma questão de relacionamento humano. Disponível em Acesso em junho de REDFIELD, Charles E; Comunicações Administrativas. 2ª Edição, Editora FGV, Rio de Janeiro,1975. Revista das Faculdades Integradas Claretianas Nº3 janeiro/dezembro de