Compartilhamento de informações e colaboração na administração da cadeia de suprimentos: um estudo de caso

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1 XXIV Encontro Nac. Eng. Produção - Florianópolis, SC, Brasil, 03 a 05 nov 2004 Compartilhamento informações e colaboração na administração da caia suprimentos: um estudo caso Flávio Roberto Souza dos Santos (UNICAMP) flaviorss@uol.com.br Resumo A participação em caias suprimentos colaborativas, baseadas principalmente em compartilhamento informações, têm estado em voga como mais uma ferramenta gerencial para que as empresas. Na abordagem ao compartilhamento informações como um dos pilares básicos da colaboração em supply chain management (SCM), a questão central ste artigo enfoca: como analisar o compartilhamento das informações relevantes aos SCM e o seu impacto nos processos negócios nas empresas? O conjunto hipóteses tratado nesta pesquisa empírica buscou: intificar a circulação e utilização stas informações na empresa estudada e propor e testar diagramas apresentação dos resultados. Verificou-se que a empresa estudada não tem intificado quais informações relevantes ao SCM possui e que ela opera num cenário déficit informações. Por fim, verificou-se que os diagramas propostos são úteis para o estudo da colaboração, pois permitem observar eventuais diferenças entre disponibilida e impacto, bem como expor possíveis assimetrias informação entre áreas da organização. Palavras chave: Administração da caia suprimentos, colaboração, compartilhamento informações. 1. Introdução Muitas vezes observa-se que a variação da manda no varejo é amplificada nos pontos a montante da caia valor, materializando-se em um fenômeno conhecido como efeito chicote, bullwhip effect (LEE, 1997, p. 1). Para atenuar as conseqüências do efeito chicote as empresas se previnem através do acúmulo estoques em torno dos vários elos uma mesma caia valor. Na economia americana, estima-se que o total estoques da iniciativa privada seja da orm US$1,4 trilhões (KAVANAUGH, p. 1). A pergunta central a ser investigada neste trabalho é: Como analisar o compartilhamento informações relevantes aos SCM e o seu impacto nos processos negócios nas empresas? De modo a respondê-la, vem ser relembrados os conceitos supply chain management (SCM) e colaboração em SCM. Em seguida serão apresentadas as informações a serem avaliadas e propor-se-á um molo verificação compartilhamento informações baseado em duas métricas relacionadas aos aspectos disponibilida/existência e impacto, e, por conseguinte, será verificada a viabilida da proposta apresentada, analisando-se suas características e resultados aplicações. A metodologia escolhida para o presente trabalho é o estudo caso baseado no método interpretativo (ROESCH, 1999, p ). Neste sentido, foi escolhida como objeto estudo uma indústria manufatura discreta que enfrenta na sua realida as situações aqui colocadas, como o efeito chicote, e que seja representativa em relação à questão central. As principais ferramentas utilizadas para o levantamento das informações para o estudo caso são: o levantamento processos e o questionário estruturado dirigido às pessoas-chave na organização em questão. Posteriormente, são monstrados os resultados e as discussões correntes sua análise dos mesmos. Por fim, são apresentadas as conclusões. ENEGEP 2004 ABEPRO 4730

2 XXIV Encontro Nac. Eng. Produção - Florianópolis, SC, Brasil, 03 a 05 nov Revisão Bibliográfica A empresa consultoria Booz Allen & Hamilton reinvidica para si o reconhecimento ter cunhado o termo supply chain, ou caia suprimentos, em meados 1982 (HECKMANN, p.2). Yucesan (p. 3) finiu supply chain como uma re fornecedores, fabricantes, distribuidores, atacadistas e varejistas que suporta três fluxos que requerem planejamento e coornação, materiais, informações e financeiros, e é suportada por processos, estruturas organizacionais e tecnologias. Segundo ele, esta re possui duas principais funções: física transformação, armazenagem e transporte; e a função mediação entre manda e fornecimento. Reeds (2000) e Ganeshan (1999) realizaram estudos taxonômicos SCM no qual senvolvem uma perspectiva histórica e sintetizam as possíveis direções pesquisa a serem tomadas. Ganeshan (1999, pág. 3) chegou a conclusão que, apesar não haver um consenso claro, a finição mais comum SCM é ser uma re fornecedores, fabricantes, distribuidores, varejistas e clientes no qual há um fluxo material no sentido dos fornecedores para os clientes e um fluxo informações em ambos os sentidos. Mentzer (2001a, p.83) fine colaboração em SCM como um meio pelo qual as companhias uma caia valor agem ativa e conjuntamente em prol objetivos comuns, caracterizada por trocas informações, conhecimento, riscos e lucros, indo muito além do que é estabelecido em contratos escritos. Dentre os fatores estimuladores da colaboração têmse: interesse comum, abertura, ajuda mútua, expectativas claras, lirança, cooperação, confiança, divisão benefícios e tecnologia. Como fatores sestimuladores, pom ser elencados: inércia organizacional, práticas contábeis ultrapassadas, leis tributárias, leis antitruste, limitada visão da caia valor, processos negociação anuais, necessida tempo para consolidar parceira, comunicação inaquada, inconsistência e traição (SEARCY, 2002, p. 78 e MENTZER, 2001a, p.83-84). As iniciativas no sentido colaborativo nos processos negócios pom estar travestidas em uma forma mais discreta, pondo ser intificada na operacionalização dos Keiretsu japoneses, que são complexas participações acionárias entre diversas empresas numa caia valor (Womack, 1998, pág. 389) Prahalad (2001, p.1) afirma que a colaboração é o elemento que viabiliza o casamento entre eficiência e inovação. No que tange a busca por eficiência, a colaboração uma abordagem que tem forte apelo junto aos executivos, pois dá seqüência à série iniciativas que as empresas têm tomado em busca custos menores e maior produtivida. Isto é corroborado por uma pesquisa do Information Week, a qual monstra que os executivos investigados acreditam que a utilização práticas colaborativas po aumentar vendas e diminuir custos (MCDOUGALL, p. 1). Em relação à inovação, a colaboração é uma ferramenta viabilização da utilização do conhecimento tácito no campo Gestão do Conhecimento, diminuição do risco, redução recursos e como molos para mudança, porém, este é um estágio avançado colaboração em que não são todas as empresas estão dispostas a apostar, não obstante o fato ser o estágio que propicia os maiores benefícios criação valor às organizações (PRAHALAD, 2001, p.2). Este cenário é estimulado pelos sistemas avaliação performance com ênfase no curto prazo e em métricas eficiência no qual as unidas negócios e os gerentes são submetidos. A questão da dicotomia entre disponibilida e utilização foi abordada por Barut (2002, págs ). Ele cita a ausência tratamento à magnitu e efetivida das informações que os sistemas informática voltados à logística e propõe uma métrica para avaliar o grau integração uma empresa numa caia suprimentos que esteja envolvida. Esta métrica é composta por uma componente ligada à extensão da informação e outra atrelada à utilização stas informações. ENEGEP 2004 ABEPRO 4731

3 XXIV Encontro Nac. Eng. Produção - Florianópolis, SC, Brasil, 03 a 05 nov 2004 Barut (2002, pág. 162) consira relevantes as informações referentes a: manda (vendas no ponto consumo), capacida, estoques e programação produção. Outras foram listadas e analisadas por Lee (1998) e são: nível estoques, vendas ao consumidor final, status dos pedidos, previsão vendas, programação produção, programação entregas, indicadores sempenho e capacida. Os indicadores sempenho englobam informações como performance entregas, lead times e qualida dos produtos, entre outras. As hipóteses consiradas neste trabalho são resumidas no Quadro 2.1 a seguir: Cód. H1 H2 H3 Descrição da Hipótese Não há um conhecimento por parte da empresa sobre quais as informações relevantes para a administração da caia suprimentos estão disponíveis. As informações que a empresa possui são sub-utilizadas A apresentação dos diagramas propostos são úteis para a análise da colaboração. QUADRO 2.1 Apresentação das hipóteses analisadas. 3. Metodologia Este trabalho utiliza o estudo caso com método exploratório-interpretativo para apresentar a situação-problema e senvolver as análises e conclusões correntes. O problema abordado, ao ser analisado em relação contribuição à teoria ou práticas, po ser caracterizado como híbrido, pois além explorar a dicotomia entre disponibilida e utilização das informações proposta por Barut (2002), senvolve, também, novos conceitos ao utilizar-se os diagramas propostos na análise (ROESCH, 1999, p ). Serão utilizadas as informações apontadas por Lee (1998, p. 2-9): nível estoques, vendas no ponto consumo, status dos pedidos, previsão vendas, programação produção, programação entregas, indicadores sempenho e capacida. As informações, unida análise ste estudo, serão avaliadas acordo com dois critérios básicos, disponibilida e impacto nos processos negócios, maneira semelhante ao realizado por Barut (2002). A análise quanto à disponibilida informações é realizada acordo com três aspectos: existência, disponibilida e efetivida. A análise quanto ao impacto nos processos negócio é realizada acordo com três critérios: escopo, utilização e importância. Para cada um dos dois critérios básicos, disponibilida e impacto nos processos negócios, estritamente relacionados com o nível colaboração externa (CE) ou interna (CI) da empresa, respectivamente, é aplicado a cada uma das informações estudadas. Deve-se obter dois valores ntro uma faixa pré-estabelecida 0 a 5 tipo Likert adaptada com um parâmetro comparação fixado arbitrariamente em 2 para cada uma das informações. As respostas numéricas do questionário foram tratadas por média aritmética, com objetivo caráter mais subjetivo do que estatístico. O objetivo disto é permitir estabelecer uma situação média para a empresa em relação a cada informação e observar as diferenças entre a visão cada entrevistado e esta situação média. Mais uma vez, é importante salientar que os resultados obtidos neste trabalho são válidos ntro dos limites do próprio estudo caso. A extrapolação das conclusões, propostas e análises aqui contidas não vem ser realizadas diretamente sem consirar as condições cada caso. A organização estudada, a empresa B, é uma indústria do setor bens consumo duráveis que produz eletrodomésticos, controlada por um grupo multinacional europeu e reconhecida como um dos maiores representantes do mundo no seu setor. No Brasil, esta companhia ENEGEP 2004 ABEPRO 4732

4 XXIV Encontro Nac. Eng. Produção - Florianópolis, SC, Brasil, 03 a 05 nov 2004 apresentou faturamento acima R$ 1 bilhão no ano 2002, tem aproximadamente 4300 funcionários, 6 unidas industriais distribuídas em três estados brasileiros, nas regiões sul, suste e norte. Globalmente, em 2002, o grupo alcançou um faturamento US$ 15 bilhões, com 92 mil funcionários. A empresa tem presença constante em diversas mídias e a maior parte do seu portifolio é composto por produtos premium, possuindo uma aura sofisticação em torno do seu nome. 4. Resultados A hipótese H1 diz respeito à um possível sconhecimento por parte da empresa sobre quais informações relevantes para a administração da caia suprimentos que esta possui. Os resultados encontrados encontram-se nas Tabelas 4.1 e 4.2 mostradas a seguir. Status Programação EstoquesPrevisão Programação Indicadores Capacida dos no Ponto Entregas Produção Pedidos Consumo Desempenho Entrevistado 1 1,5 0,0 0,5 1,3 2,3 1,7 1,3 0,5 Entrevistado 2 1,0 4,5 0,5 4,0 0,0 1,0 Entrevistado 3 1,0 0,0 1,0 1,0 2,5 2,5 Entrevistado 4 1,0 1,0 0,5 0,5 Entrevistado 5 1,5 1,0 2,0 3,0 1,5 Entrevistado 6 0,5 1,0 3,0 Entrevistado 7 2,0 1,0 1,5 0,5 3,5 Entrevistado 8 1,5 1,0 3,5 1,0 0,0 Entrevistado 9 2,5 0,5 1,8 1,0 3,5 Somatório 6,0 8 6,5 5,8 17,6 5,7 12,3 7,5 Número Entrevistados Média 1,2 1,3 1,3 0,8 2,5 0,8 2,5 1,5 TABELA Resultados dos questionários em relação à existência/disponibilida das informações. Status dos Pedidos no Ponto Consumo Programação Entregas Previsão Estoques Programação Produção Indicadores Desempenho Capacida Possui (%) Não Possui (%) TABELA Análise da variabilida em relação à existência/disponibilida das informações. No universo stas 8 informações pesquisadas, apenas duas tiveram a média das respostas igual ou maior que 2, indicando que a informação está disponível. Pela análise do Tabela 4.2 percebe-se que há uma uniformida entendimento em relação à apenas três informações, sendo que todos afirmaram que a informação não estava disponível. Em 5 das informações existem visões diferentes. Essa diferença é melhor caracterizada quando se observa a área em que os executivos trabalham, numa situação característica da organização em silo. O caso das vendas no ponto consumo é característico sta situação. Constatou-se que a área manufatura não dispunha informações previsão vendas trabalhadas junto com o ENEGEP 2004 ABEPRO 4733

5 XXIV Encontro Nac. Eng. Produção - Florianópolis, SC, Brasil, 03 a 05 nov 2004 cliente. Numa das entrevistas um executivo da área manufatura sabafou:...seria um sonho ter este tipo informação, mas isto está fora da nossa realida. Posteriormente, constatou-se que a empresa possuía estas informações, passadas por uma parcela representativa dos clientes à sua área comercial. Estas informações eram utilizadas apenas maneira secundária na composição da previsão vendas efetivamente utilizada pela companhia, pois a principal informação a ser consirada eram os dados necessários a fazer com que o faturamento previsto no plano negócios fosse atingido. Este fato corrobora com a hipótese que as informações existem, que há acesso às mesmas, mas não são difundidas maneira institucionalizada e ampla às mais áreas. Assim, po-se verificar que, acordo com os executivos entrevistados, há um sconhecimento por parte da empresa das informações que esta possui. Portanto, po-se consirar a hipótese H1 como válida. Para a análise da hipótese H2 o foco recai sobre as informações que estão disponíveis, mas apresentam impacto reduzido, configurando um cenário sub-utilização das informações. Os resultados obtidos são mostrados no Tabela 4.3 a seguir. Informação Disponibilida Impacto Informação Disponibilida Impacto Previsão Status dos Pedidos 1,2 1,9 2,5 3,4 no Ponto Programação Consumo 1,3 3,8 Produção 1,0 1,6 Indicadores Programação Entregas 1,3 2,8 Desempenho 2,5 1,8 Estoques 0,8 3,7 Capacida 1,5 1,7 TABELA Média dos levantamentos em relação à disponibilida e o impacto das informações sugeridas por Lee. Em sete das oito informações os valores obtidos para disponibilida foram menor do que para o impacto. Em três casos, para vendas no ponto consumo, programação entregas e estoques, o impacto foi consirado importante. Isto indica que os entrevistados acreditam que as informações estão escassamente disponíveis e em três casos em particular o impacto é alto. Assim, pomos entenr que a empresa encontra-se num cenário déficit informações. Desta maneira, po-se consirar que a segunda hipótese, H2, é inválida no contexto do estudo caso analisado. O estudo da terceira hipótese, H3, requer análise em relação à disparida das respostas que compuseram as médias. Para a análise da variabilida das respostas em relação ao impacto das informações, elaborou-se a Tabela 4.4 mostrada a seguir. Há Impacto (%) Não Há Impacto (%) Status dos Pedidos no Pt. Consumo Programação Entregas Estoques Previsão Programação Produção Indicadores Desemp. Capacida TABELA Análise da variabilida em relação ao impacto das informações. Vale o que foi observado na análise da variabilida das respostas em relação à disponibilida das informações, conforme mostrado na Tabela 4.2. ENEGEP 2004 ABEPRO 4734

6 XXIV Encontro Nac. Eng. Produção - Florianópolis, SC, Brasil, 03 a 05 nov 2004 A análise da apresentação das métricas propostas são feitas baseadas nas Figuras 4.1 e 4.2, mostradas a seguir. Disponibilida Informações - Colaboração Externa 5,0 Quadro Comparativo 0,0 0,0 Impacto nos Processos - Colaboração Interna 5,0 no Ponto Consumo Programação Entregas Estoques Previsão Programação da Produção Indicadores Desempenho Capacida Status dos Pedidos Média FIGURA Resultados das média disponibilida e impacto das informações sob a forma quadro comparativo O primeiro quadrante, Q1, é formado status dos pedidos, programação da produção e capacida. A variação quanto ao impacto do status dos pedidos foi pequena, indicando que há uma certa uniformida percepção entre os entrevistados. A variação quanto ao impacto da capacida foi maior, indicando que há algumas diferenças percepção entre os entrevistados e isto po causar questionamentos quanto à localização do ponto no gráfico, indicando necessida revisão da utilização sta informação. No quadrante Q2, além do ponto médio rivado da ponração entre todos os outros, observa-se três pontos: programação entregas, estoques e vendas no ponto consumo. Em relação à variação do impacto na programação entregas e estoques, os entrevistados foram unânimes em relação ao impacto das mesmas. A percepção em relação a vendas no ponto consumo, há pouca variação nas respostas, indicando que não ve haver controvérsias quanto ao impacto da mesma. O quadrante Q3 é formado por apenas uma informação: os indicadores sempenho. A maioria dos entrevistados entenm que o impacto é baixo, não vendo sucitar maiores controvérsias na localização do ponto. Apenas uma informação previsão vendas localizou-se na área do quadrante Q4. A informação referente à previsão vendas foi consirada como disponível e com impacto elevado, com percepção uniforme entre os entrevistados. Através da inspeção visual da Figura 4.2 precebe-se que a curva referente a disponibilida está ntro da curva referente ao impacto. Isto indica que a disponibilida é menor do que o impacto e apenas uma informação, os indicadores sempenho, possui disponibilida ENEGEP 2004 ABEPRO 4735

7 XXIV Encontro Nac. Eng. Produção - Florianópolis, SC, Brasil, 03 a 05 nov 2004 maior do que impacto. Em dois casos, vendas no ponto consumo e estoques, o gráfico mostrou uma gran diferença entre os dois pontos, indicando um défict superlativo. Disponiblida X Impacto Capacida Média Status dos Pedidos 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 no Ponto Consumo Programação Entregas Indicadores Desempenho Estoques Programação da Produção Previsão CE - Disponibilida CI - Impacto FIGURA Gráfico radar dos dados disponibilida e impacto das informações. A média apresentou a situação mais comum nos resultados: impacto maior do que disponibilida. Isto significa que a empresa opera num cenário défict das informações sugeridas por Lee. Assim, a hipótese referente à possibilida da utilização da análise da colaboração com base no Quadro Comparativo e no Gráfico Radar, H3, foi consirada como válida no contexto do estudo caso analisado. 5. Consirações Finais A assimetria informações é um entrave à colaboração numa caia valor. Porém, o preconceito estabelecido que apenas a disponibilida da informação é um indício colaboração cai por terra quando é feita uma pergunta adicional: esta informação é utilizada? Da mesma maneira que uma dada informação existe, mas não é utilizada, po haver casos em que uma informação é útil para um processo negócios, mas a mesma não está disponível para utilização. Isto foi verificado na hipótese H2, em que informações relevantes estavam escassamente disponíveis, situação po levar a cisões baseadas na experiência, feeling ou até mesmo na base da inferência, não raro obtendo-se resultados insatisfatórios. A análise da disponibilida da informação não é tão simples e binária, baseada no sim ou não. Uma dada informação po existir para algumas áreas e não para outras. Ou po existir para alguns produtos ou para alguns clientes ou fornecedores. Isto po ser verificado no estudo da hipótese H1, em que se verificou que não há uma visão geral na empresa acerca quais informações existem e quais são necessárias, mas não estão disponíveis. Há inventário para bens e mercadorias, mas não há algo semelhante para informações. A inércia organizacional a ser vencida modo a alterar este cenário assimetria informações é gran. Mesmo numa companhia tida como sofisticada e, olhando-se fora, que adota as melhores práticas organizacionais na experiência vivenciada neste estudo caso foi verificado que foi necessário a presença uma entida externa, a consultoria, para apontar o óbvio: que algumas informações precisariam ser melhor utilizadas, enquanto outras precisavam esforços adicionais para serem angariadas. A proposta apresentada por este ENEGEP 2004 ABEPRO 4736

8 XXIV Encontro Nac. Eng. Produção - Florianópolis, SC, Brasil, 03 a 05 nov 2004 trabalho para analisar a assimetria informações foi estudada pela hipótese H3. Verificou-se que o levantamento das informações e a maneira na qual as mesmas são apresentadas (quadro comparativo e gráfico radar) são úteis para que os executivos diversas áreas da empresa possam perceber as diferentes visões que uma mesma informação oferece e as diferenças impacto que cada uma tem. Estas consirações são válidas apenas no contexto do estudo caso analisado. Porém, a aplicação da metodologia utilizada neste trabalho em outros estudos caso po ser um exercício interessante para a verificação do estágio em relação à colaboração e compartilhamento informações das empresas que porventura porão ser estudadas com enfoque semelhante ao adotado neste trabalho. 6. Referências BARUT, M.; FAISST, W. e KANET, J. Measuring supply chain coupling: an information system perspective. European Journal of Purchasing & Supply Management, num. 8 (2002), GANESHAN, R.; JACK, E.; MAGAZINE, M.J. e STEPHENS, P. A Taxonomic Review of Supply Chain Management Research. In: TAYUR, S.; GANESHAN, R. e MAGAZINE, M. Quantitative Mols For Supply Chain Management. Boston: Kluwer Acamic Publishers, 1999, p HECKMANN. Supply Chain Management at 21: The Hard Road to Adulthood. Disponível em: < >. Acesso em 07/06/2003. KAVANAUGH, J. Small Steps, Big Results. Disponível em < Acesso em 10/09/2002. LEE, H.L.; PADMANABHAN, V. e WHANG, S. The Bullwhip Effect In Supply Chains. Sloan Management Review, Vol. 38, n.3, p , LEE, H. e WHANG. S. Information Sharing in a Supply Chain. International Journal of Technology Management, Vol. 20, Issue 3/4, pp (2000). Originalmente publicado em Stanford GSB, MCDOUGALL, P. Collaborative Buisiness. Disponível em < Acesso em 08/04/2002. MENTZER, J. Managing Supply Chain Collaboration. In: MENTZER, J. Supply Chain Management. Thousand Oaks: Sage Publications, 2001a, p MENTZER, J.; et al. Defining Supply Chain Management. Journal of Business Logistics. Fall 2001b. PRAHALAD, C.K. & RAMASWAMY, V. The Collaboration Continuum. Optimize Magazine. Num. 1, Novembro REEDS, J. Toward An Unrstanding of Supply Chain Management. In: Don't Just Survive: Thrive! The Contracting Professional as Business Manager National Education Seminar Book. National Contract Management Association [NCMA}. Vienna, Virginia ROESCH, S. Projetos Estágio e pesquisa em Administração: Guia para Estágios, Trabalhos Conclusão, Dissertações e Estudos Caso. 2a Edição. São Paulo: Editora Atlas, SEARCY, D. Facilitators and Impediments in Moving Firms Toward Supply Chain Management: A Qualitative Field Study. 2002, 160 páginas. Dissertação Mestrado, The University of Tennessee. WOMACK, J. e JONES, D. A Mentalida Enxuta nas Empresas: Elimine o Desperdício e Crie Riqueza. 5ª Edição. Rio Janeiro: Ed. Campus, YUCESAN, E e WASSENHOVE, L. Supply-Chain.com: Strategies for e-supply Chains. Disponível em < Acessado em 14/08/2002. ENEGEP 2004 ABEPRO 4737