Contratação de Promotores

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1 GUIA DE MELHORES PRÁTICAS EM PROCUREMENT Comitê de Sourcing Contratação de Promotores CatalogoPromotores_18_pag.indd 1 23/09/13 14:28

2 Introdução/Contratação de fornecedores Briefing Negociação/Orçamento Contratação de mão de obra Monitoramento da mão de obra Avaliação do processo/contrato jurídico Formas de pagamento/conclusão Links úteis/agradecimentos 2 CatalogoPromotores_18_pag.indd /09/13 14:28

3 INTRODUÇÃO Sempre que uma equipe de promotores vai a campo, leva com ela mais do que amostras de produtos, cupons de desconto, brindes ou folhetos promocionais. Na verdade, estes profissionais carregam a responsabilidade de propagar a imagem de marcas, produtos e serviços, exercendo uma atividade cada vez mais relevante aos planos de comunicação das empresas. Abordando os consumidores em lojas, shopping centers, supermercados, bares, restaurantes, casas noturnas, cinemas, teatros, parques e em quaisquer locais com grande concentração de público, seu espaço de atuação só não é mais abrangente que o nível de complexidade envolvido nos processos de seleção, contratação, treinamento e monitoramento destas equipes, razão pela qual é prática do mercado delegar tais tarefas a operações especializadas na área. No entanto, embora esses prestadores de serviço tenham se capacitado muito nos últimos anos, consolidando-se como uma verdadeira extensão das células de trade marketing das empresas anunciantes, cabe ao procurement identificar parceiros idôneos, engajados e competentes; analisar suas ferramentas e modelos de gestão; bem como acompanhar cada etapa do trabalho realizado. Para ajudar nesse desafio, apresentamos a seguir as melhores práticas na seleção dos fornecedores, desenvolvimento do briefing, análise de orçamentos, elaboração do contrato jurídico, contratação de mão de obra e monitoramento da equipe, entre outros pontos capazes de assegurar o êxito de quaisquer ações executadas longe dos olhos do cliente mas bem à vista de seu público-alvo. CONTRATAÇÃO DE FORNECEDORES Existem dois tipos de prestadores de serviço capazes de auxiliá-lo na viabilização da ação promocional: operações que se dedicam unicamente à contratação de mão de obra terceirizada, indicadas nos casos em que a contratante conta com uma área de trade marketing interna devidamente estruturada; e empresas que prestam todo o suporte em trade marketing, recomendadas quando a contratante não dispõe da estrutura necessária para gerir a atividade. Portanto, antes de firmar acordo com o fornecedor é preciso considerar sua especialização, leque de serviços ofertados (inteligência de mercado, logística, gestão da informação etc.), estrutura física e tecnológica, parceiros regionais (agências coligadas), portfólio de clientes, histórico trabalhista (obtido junto ao Ministério do Trabalho), bem como sua saúde financeira, fiscal e tributária. Além disso, convém programar uma visita técnica, a fim de constatar pessoalmente se as promessas da empresa são, de fato, cumpridas. É prudente averiguar, ainda, se a empresa responsável pela contratação da mão de obra possui a homologação necessária para ofertar trabalhos em regime temporário e se está devidamente associada a um sindicato de classe, como o SINDEEPRES (de São Paulo) ou equivalente. Nos processos de concorrência, solicite aos participantes uma proposta técnica, abarcando o planejamento da operação de trade marketing, programas de treinamento de mão de obra, detalhamento dos encargos trabalhistas, ferramentas disponíveis (como softwares de segmentação de mercado, geomarketing, gerenciamento de negócios, roteirização eletrônica etc.), sistemas e relatórios utilizados, estrutura operacional e, é claro, uma proposta comercial, que deve ser cuidadosamente avaliada, considerando os serviços previstos e a adequação ao job description. BRIEFING Todas as empresas integrantes do processo de concorrência devem receber um briefing de igual teor e devidamente detalhado, sinalizando, entre outros itens, o propósito e período da ação, mecânica operacional adotada, perfil do target e do promotor, emprego de peças de merchandising, materiais de apoio necessários, características do trade e número de lojas envolvidas (no caso de promoções realizadas no PDV), bem como as expectativas quanto ao retorno das informações apuradas em campo. 4 5 CatalogoPromotores_18_pag.indd /09/13 14:28

4 MODELO DE BRIEFING PARA AÇÕES DE PDV MO TEMPORÁRIA Marca: Produto Tipo de Ação Periodo da ação: Dias de Trabalho: Carga Horária Nº Quinzenas Função Terá troca de lojas Quinzenal QuanAdade M.O Definir Perfil Na hipótese de um prestador de serviço participante da concorrência expressar alguma dúvida em relação a determinado ponto do briefing, a resposta deve ser encaminhada inclusive aos demais integrantes, iniciativa que garantirá maior transparência ao processo. ANEXAR GRADE DE LOJAS COM ENDEREÇO COMPLETO Em quais Cidades deseja atuar? E quanadades de M.O? Caso tenha a grade de M.O por praça enviar no . Quanto mais rico em detalhes for o briefing, menores serão as surpresas com custos extras. Descrever a mecânica detalhadamente! Brindes ou Materiais QuanAdade Responsabilidade de Produção Responsabilidade de Transporte NEGOCIAÇÃO / ORÇAMENTO Embora a área de compras deva atuar em conjunto com a de marketing e trade marketing, evitando dissonâncias na compreensão do projeto, recomenda-se que durante a fase de negociação o procurement seja o único a tratar de custos com os fornecedores, o que conferirá maior foco e objetividade a esta tarefa. Degustação QuanAdade Responsabilidade de Produção Responsabilidade de Transporte Itens que envolvem a ação* QuanAdade Responsabilidade de Produção Responsabilidade de Transporte Tanto a planilha de custos como o orçamento devem ser abertos, minuciosos e transparentes, abarcando todos os itens direta e indiretamente envolvidos na ação promocional como remuneração da mão de obra contratada (promotores e supervisores de campo), encargos trabalhistas e sociais, programa de treinamento, uniformes, materiais de apoio, custos operacionais, taxas de agência e de eventuais operações coligadas, cada qual com o maior nível de detalhamento possível. *Inserir todos os materiais/itens necessários para a ação,caso seja degustação com elaboração de uma receita, favor anexar. Informações para apurar em campo: Mantenha sempre um histórico de custos com valores referenciais para apoiá-lo nas próximas negociações. Modelo de Briefing sugerido pela MR Promoções e Eventos. 6 7 CatalogoPromotores_18_pag.indd /09/13 14:28

5 Planilha de Orçamento / Contratação Temporária - AÇÃO COM DEGUSTAÇÃO Resumo da Ação Tipo de Ação: Degustação PDV Objetivo da ação: Vendas Período total ação: 04 quinzenas Dias da semana: 05 (terça a sábado) Cidades / raio (km) de atuação: 30 Kms Número do Job: PLANILHA DE CUSTOS COM TOTAL DE QUINZENAS Encargos Sociais Sub total unitário Aj. Transporte / km Taxa de Coligada QTD. De M.O Período / Quinzenas Valor em R$ DEMONSTRADORAS SALÁRIO/ ENCARGOS Demonstradoras Resumo da Ação R$ R$ R$ Tipo de Ação: Degustação PDV TOTAL Objetivo MÃO da ação: DE Vendas OBRA R$ DEMONSTRADORAS Período total ação: 04 AJUDA quinzenas DE CUSTO Dias da semana: 05 (terça a sábado) Demonstradoras Cidades / raio (km) de atuação: 30 Kms R$ Número do Job: TOTAL AJUDA DE CUSTO R$ SUPERVISORES SALÁRIO/ ENCARGOS MÃO DE OBRA Planilha de Orçamento / Contratação Temporária - AÇÃO COM DEGUSTAÇÃO Cargos / Regiões Salário Base Aj. alimentação PLANILHA DE CUSTOS COM TOTAL DE QUINZENAS Supervisores R$ R$ 27 1 R$ TOTAL MÃO DE OBRA R$ Encargos Sociais Cargos / Regiões Salário Base Aj. alimentação Valor em R$ SUPERVISORES AJUDA DE CUSTO DEMONSTRADORAS SALÁRIO/ ENCARGOS Supervisores 27 R$ Demonstradoras R$ R$ R$ TOTAL AJUDA DE CUSTO R$ TOTAL MÃO DE OBRA R$ DEMONSTRADORAS AJUDA DE CUSTO DETALHAMENTO DE CUSTOS INDIRETOS COM EQUIPE PMSO R$ Demonstradoras R$ Seguro de Vida R$ TOTAL AJUDA DE CUSTO R$ Exames Médicos para Varejista 0 aguard. Ljs SUPERVISORES SALÁRIO/ ENCARGOS Curso Bom Preço 0 aguard. Ljs Supervisores R$ R$ 27 1 R$ Xerox simples e autenjcação de docs R$ TOTAL MÃO DE OBRA R$ SUPERVISORES AJUDA DE CUSTO ESTRUTURA INTERNA Encargos Sociais MÃO DE OBRA TOTAL AJUDA DE CUSTO Cargos / Regiões Salário Base R$ Valor em R$ Sub total unitário Aj. Transporte / km Aj. alimentação Coordenador R$ R$ R$ R$ 0 0 R$ Assistente PMSO R$ R$ R$ R$ R$ TOTAL Seguro de ESTRUTURA Vida INTERNA R$ Exames Médicos para Varejista CUSTOS OPERACIONAIS 0 aguard. Ljs Implantação Curso Bom Preço e desimplantação de balcões nas Lojas R$ aguard. Ljs Sub total unitário Aj. Transporte / km Supervisores 27 1 R$ DETALHAMENTO DE CUSTOS INDIRETOS COM EQUIPE Taxa de Coligada Taxa de Coligada QTD. De M.O QTD. De M.O Período / Quinzenas Período Mês/Dia R$ Outros Xerox simples Sedex Documentações e autenjcação /carteira de docs de trabalho ida e volta bases R$ Lavagem dos uniformes 100 R$ ESTRUTURA INTERNA Manuais de treinamento + planilhas de relatórios 60 R$ Encargos Sociais Transporte de todos os materiais para as praças, IDA E VOLTA 1 R$ Cargos / Regiões Salário Base Valor em R$ TOTAL CUSTOS OPERACIONAIS Coordenador R$ TREINAMENTO R$ / INSUMOS/ R$ PRODUTOS R$ 0 0 R$ Uniformes Assistente layout 01 R$ R$ R$ R$ R$ Flanela TOTAL branca ESTRUTURA ou amarela INTERNA 43 R$ Alcool Gel 500gr 86 R$ Cesta Implantação de Pães e pequeno desimplantação de balcões nas Lojas R$ Sub total unitário CUSTOS OPERACIONAIS Aj. Transporte / km Aj. alimentação Taxa de Coligada QTD. De M.O Período Mês/Dia Extensão Outros Sedex 05 metros Documentações 2 polos /carteira de trabalho ida e volta bases 43 9 R$ Faca Lavagem de Pão dos uniformes R$ Espátula Manuais de Manteiga treinamento + planilhas de relatórios R$ Porta Transporte guardanapo de todos de os ferro materiais para as praças, IDA E VOLTA 43 1 R$ TOTAL CUSTOS OPERACIONAIS Lixeira com Tampa 10 Litros 43 R$ TREINAMENTO / INSUMOS/ PRODUTOS Saco de lixo 20 litros 2660 R$ Uniformes layout Touca de redinha preta 2660 R$ Flanela branca ou amarela 43 R$ Luva Jpo cirurgica 2660 R$ Alcool Gel 500gr 86 R$ Guardanapo pequeno R$ Cesta de Pães pequeno 43 R$ Pão francês 1330 R$ Extensão 05 metros 2 polos 43 R$ Chocolate em Pó Toddy 998 R$ Faca de Pão 43 R$ Claybom 500 gr 122 Espátula de Manteiga 43 R$ Colher/espátula de silicone 86 R$ Porta guardanapo de ferro 43 R$ Colher de sobremesa para servir o brigadeiro nos copinhos Inox 43 R$ Lixeira com Tampa 10 Litros 43 R$ Compra de colher de sopa inox 86 R$ Saco de lixo 20 litros 2660 R$ Copo plásjco de café de 50ml para o brigadeiro de colher R$ Touca de redinha preta 2660 R$ Detergente 500ml 86 R$ Luva Jpo cirurgica 2660 R$ Esponja para Louça dupla face 3M 43 R$ Guardanapo pequeno R$ Fogão de indução 43 Pão francês 1330 R$ Leite Condensado embalagem Tetra Pack 3990 Chocolate em Pó Toddy 998 R$ Colher para o brigadeiro R$ Claybom 500 gr 122 Panela anjaderente de aproximadmente 12 cm de altura 43 R$ Colher/espátula de silicone 86 R$ Pano de prato comum 86 R$ Colher de sobremesa para servir o brigadeiro nos copinhos Inox 43 R$ Espátula para manteiga cabo de plasjco bege 43 R$ Compra de colher de sopa inox 86 R$ TOTAL INSUMOS E MATERIAIS R$ Copo plásjco de café de 50ml para o brigadeiro de colher R$ Detalhamento dos Encargos Trabalhistas (LEI 6.019/74) TOTAL ENCARGOS 55,20% Detergente 500ml 86 R$ Esponja para Louça dupla face 3M 43 R$ Fogão de indução 43 MÃO DE OBRA R$ AJUDA DE CUSTO R$ CUSTOS INDIRETOS R$ ESTRUTURA INTERNA R$ TOTALIZAÇÕES Leite Condensado embalagem Tetra Pack 3990 Colher para o brigadeiro R$ Panela anjaderente de aproximadmente 12 cm de altura 43 R$ Pano de prato comum 86 R$ Espátula para manteiga cabo de plasjco bege 43 R$ CUSTOS OPERACIONAIS #REF! INSUMOS E MATERIAIS R$ Detalhamento dos Encargos Trabalhistas (LEI 6.019/74) Subtotal #REF! TOTAL ENCARGOS 55,20% TAXA DE AGÊNCIA IMPOSTOS TOTALIZAÇÕES Custo total MÃO DE OBRA R$ AJUDA Modelo DE CUSTO de Orçamento para Contratação Temporária R$ sugerido pela MR Promoções e Eventos TOTAL INSUMOS E MATERIAIS R$ CUSTOS INDIRETOS R$ ESTRUTURA INTERNA R$ CUSTOS OPERACIONAIS #REF! INSUMOS E MATERIAIS R$ Subtotal #REF! TAXA DE AGÊNCIA IMPOSTOS Custo total Modelo de Orçamento para Contratação Temporária sugerido pela MR Promoções e Eventos 8 9 CatalogoPromotores_18_pag.indd /09/13 14:28

6 MODELO DE ORÇAMENTO PARA CONTRATAÇÃO FIXA SUGERIDO PELA POP TRADE MARKETING. MODELO DE ORÇAMENTO PARA CONTRATAÇÃO FIXA SUGERIDO PELA POP TRADE MARKETING CatalogoPromotores_18_pag.indd /09/13 14:28

7 CONTRATAÇÃO DE MÃO DE OBRA A legislação trabalhista brasileira reconhece apenas dois modelos de contratação formal: pela CLT - Consolidação das Leis do Trabalho (com carteira assinada) e por regime temporário (regido pela Lei 6019/74), ambos prevendo uma carga de 44 horas semanais. O primeiro exige o cumprimento de todos os encargos básicos trabalhistas e sociais, que podem ser pagos por meio de três sistemas: totalmente provisionado, em que todos os encargos são proporcionalmente pagos a cada mês; semiprovisionado, quando esses tributos também são pagos mensalmente, exceto os referentes às rescisões contratuais (acertadas na ocasião de seu vencimento legal); e não provisionado, que permite o pagamento dos custos relativos às férias, 13º salário e verba de rescisão contratual até suas datas-limite. Além desses encargos, a empresa contratante pelo regime CLT deve atentar aos benefícios instituídos pelos sindicatos aos profissionais da área (como valetransporte, vale-refeição, cesta básica e assistência médica) e considerar os opcionais (previdência privada, assistência médica para dependentes, entre outros), que justamente por não serem de caráter obrigatório configuram um diferencial importante, tanto para a captação como para a retenção de mão de obra qualificada, diminuindo o turnover. Já na contratação por regime temporário até 90 dias de trabalho, prazo que poderá ser prorrogado, uma única vez, por mais 90 dias, além dos encargos trabalhistas serem menores (33% para demandas de até 14 dias corridos e 55,2% para períodos mais longos), os benefícios impostos abarcam apenas transporte e alimentação. Contudo, este modelo visa atender exclusivamente a necessidade transitória de substituição de pessoal regular ou o acréscimo extraordinário e pontual de serviços. Importante destacar, também, que toda e qualquer mão de obra terceirizada contratada por regime fixo ou temporário jamais poderá ser adotada para a atividade-fim (identificada pelo contrato social da empresa). Além disso, a contratação de promotores requer atenção especial a outros aspectos legais, como pagamento de horas extras, adicional por trabalho noturno, taxa de insalubridade etc. Vale lembrar que no caso de afastamento legal (por motivo de doenças ou licença maternidade), o período de ausência previsto em lei deverá ser remunerado pelo tomador de serviços, que arcará, ainda, com os custos gerados pela reposição da vaga. O tomador de serviços deve manter em seu poder todas as cópias autenticadas dos comprovantes de recolhimento dos encargos trabalhistas e sociais ou acompanhar periodicamente o pagamento desses tributos pelo prestador de serviços. Resguarde-se juridicamente de eventuais reclamatórias trabalhistas, especificando em contrato que o prestador de serviços isentará totalmente a empresa contratante no caso de ações judiciais desta natureza. Não dê margem a passivos trabalhistas, evitando ordens diretas da empresa anunciante para os promotores e estabelecendo claramente a relação hierárquica entre as partes envolvidas. O próprio crachá de identificação do promotor, indicando as empresas tomadora e prestadora do serviço, poderá ser um bom instrumento para este fim. MONITORAMENTO DA MÃO DE OBRA Por se tratar de uma atividade externa, muitas vezes torna-se difícil controlar a assiduidade e pontualidade dos promotores em campo e, ainda mais complexo, monitorar o cumprimento da carga horária de trabalho e a prática de eventuais horas extras CatalogoPromotores_18_pag.indd /09/13 14:28

8 Porém, além da indispensável supervisão presencial, é possível recorrer ao suporte de algumas ferramentas que vêm se mostrando bastante eficazes nesta tarefa, como o Relatório Diário de Atividades, assinado pelo supervisor; a URA (Unidade de Resposta Audível), devidamente programada para esta finalidade; a Foto Fachada (fotografia do profissional em seu posto de trabalho) com o horário em que foi tirada; e o GPS (Sistema de Posicionamento Global), que permite o rastreamento do funcionário, via celular. Observe todos os procedimentos legais para utilização das ferramentas de controle de presença. Minimize o turnover da equipe de promotores ofertando, sempre que possível, além de uma remuneração compatível à função e qualificação do profissional, planos de carreira e outras medidas motivacionais, como programas de incentivo. AVALIAÇÃO DO PROCESSO O trabalho executado em campo deverá ser sistematicamente avaliado tanto pelo cliente como pelo trade (PDV) durante e após o término do período contratual. Para tanto, recomenda-se a adoção de critérios de avaliação diferenciados para ações contínuas e pontuais, definidos conjuntamente entre as partes envolvidas, sempre antes do início da ação. CONTRATO JURÍDICO O contrato com o fornecedor deverá ser elaborado pelo departamento jurídico do cliente ou do próprio prestador de serviços e firmado antes da contratação da mão de obra. Este documento deverá especificar claramente a condição comercial, bem como as responsabilidades da empresa prestadora de serviços, como seleção, treinamento, fiscalização e remuneração dos profissionais contratados, de forma a isentar o cliente do vínculo empregatício com a equipe terceirizada. Para assegurar que a contratação se dará obedecendo rigorosamente os princípios legais, recomenda-se também estabelecer a obrigatoriedade de entrega (do prestador ao tomador de serviços) das cópias de todas as guias de recolhimento dos encargos trabalhistas. Caso a agência seja remunerada pelo sistema de success fee ou penalty fee (multas), convém ainda determinar em contrato os instrumentos formais e itens de avaliação periódica (performance de sell-out e/ou índice de market share, entre outros indicadores). Recorra a um contrato guarda-chuva, estabelecendo a condição comercial, escopo de trabalho do fornecedor e cláusulas salvaguardando o cliente no caso de eventuais problemas com a equipe terceirizada, como os decorrentes de encargos trabalhistas, acidentes etc. É prudente, ainda, analisar o retorno sobre os investimentos injetados, tanto no princípio do projeto (para estimar o potencial de resultados) como em sua conclusão (quando será possível aferir se as metas previstas foram devidamente cumpridas) CatalogoPromotores_18_pag.indd /09/13 14:28

9 FORMAS DE PAGAMENTO O prazo para pagamento é de livre negociação entre as partes envolvidas, devendo ser estabelecido com o fornecedor ainda no período de contratação. Uma vez acordado, este prazo deverá ser mantido tanto nas negociações diretas com a empresa responsável pela contratação de mão de obra, como nas intermediadas pelas agências de promoção / trade marketing. CONCLUSÃO Seja simplesmente para gerar conhecimento, favorecer a experimentação de produtos e serviços, acelerar ou incrementar as vendas, seja para agregar valor à marca e, até mesmo, para estimular a tão almejada fidelização, as ações promocionais assumem um papel cada vez mais relevante no relacionamento das marcas com seus públicos-alvo. Porém, é imprescindível definir corretamente o conceito da promoção com base nas necessidades mercadológicas do anunciante e, igualmente importante, viabilizar a ação atentando a todos os aspectos que envolvem esta tarefa a começar pela seleção, contratação, treinamento e monitoramento das equipes de promotores que irão a campo representar sua marca. Devido à complexidade dessa empreitada, é prática do mercado delegar tais serviços às agências de promoção / trade marketing ou diretamente às empresas especializadas na contratação de profissionais terceirizados. Em ambos os casos, o procurement deve conhecer o modus operandi do fornecedor e acompanhar de perto cada etapa do processo, com especial atenção aos aspectos legais inerentes à contratação de mão de obra (detalhados neste Guia), sobretudo no caso de ações que demandam grande volume de contratações e períodos extensos de execução. Também é de responsabilidade do cliente mensurar o ROI, antes e depois da realização do trabalho, e avaliar criteriosamente a performance em campo, inclusive durante a ação promocional, medida que possibilitará a identificação de eventuais falhas e, caso necessário, a redefinição de rotas. Até porque, cabe ao procurement assegurar o melhor retorno possível em cada projeto, visando ganhos efetivos tanto no aspecto financeiro como de imagem de marca. LINKS ÚTEIS ABA - Associação Brasileira de Anunciantes Ampro - Associação de Marketing Promocional SINDEEPRES - Sindicato dos Empregados em Empresas de Prestação de Serviços a Terceiros, Colocação e Administração de Mão de Obra, Trabalho Temporário, Leitura de Medidores e Entrega de Avisos do Estado de São Paulo AGRADECIMENTOS Agradecemos à MR Promoções e Eventos e à POP Trade Marketing pelo suporte para a elaboração deste Guia CatalogoPromotores_18_pag.indd /09/13 14:28

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