CONTROLES INTERNOS - NORMATIZAÇÃO. Índice

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1 CONTROLES INTERNOS - NORMATIZAÇÃO Manual para o Fornecedor Procedimento de agendamento e entrega de produtos na Central de Distribuição CD1 Mercearia e CD6 Não Alimentos - Categoria Eletro e Bazar Ref.: M-GAB-010/05-7 Revisão: 18/09/07 Emissão: 28/11/05 Qtde. Pág: 08 Elaborado: RS GAB Revisado/Aprovado: vide item Histórico das Revisões Índice I. OBJETIVO... 2 II. ABRANGÊNCIA...2 III. DEFINIÇÕES... 2 IV. PROCEDIMENTO Agendamento de entregas: Nota Fiscal/Pedido: Carga: Equipamentos: Pessoal: DEVOLUÇÕES INFORMAÇÕES GERAIS:... 7 V. REFERÊNCIAS GLOSSÁRIO Histórico das Revisões: Publicação:... 8 Impresso em 23/10/2007 Pág. 1/1

2 I. OBJETIVO Divulgar aos fornecedores os padrões de agendamento e entrega na Central de Distribuição Mercearia (CD1) e Não alimentos (CD06) Categoria Eletro e Bazar. II. ABRANGÊNCIA Central de Distribuição Mercearia (CD1) e Não alimentos (CD6) III. DEFINIÇÕES Este manual contempla toda rotina de recebimento de produtos, descrevendo as principais necessidades que viabilizam essas operações, tais como: agendamento de entregas, condições logísticas e utilização de equipamentos; criando uma sistemática que agilize o processo, ou seja, reduzindo o tempo de permanência de veículos de fornecedores na CD, bem como disciplinar toda rotina. 1. A CD1 é dividida em 3 (três) operações de entrega de produtos: 1.1. Mercearia 1 ou M1 ( Seca ): produtos cadastrados no centro de custo 1965, por ex.: arroz, feijão, macarrão, biscoitos, sacolas; 1.2. Mercearia 2 ou M2 ( Líquida ): produtos cadastrados no centro de custo 1980, por ex.: refrigerantes, sucos, cervejas, vinhos; 1.3. Suprimentos ou 0941: produtos cadastrados no centro de custo 0941, aqueles considerados de insumos, por ex.: materiais de escritório, uniformes e equipamentos de proteção individual (EPI). 2. A CD6 é dividida em 3 (três) operações de entrega de produtos: 2.1. Eletro: produtos cadastrados no centro de custo 0920, por ex.: portáteis, móveis, linha branca, áudio e vídeo, software, hardware, foto, telefonia fixa e celular; 2.2. Bazar: produtos cadastrados no centro de custo 0920, por ex.: camping, esportes, bicicletas, ferramentas, petshop, festinha, arrumação e limpeza, música, papelaria, livros, casa e utilidades, brinquedos e jardinagem; 2.3. Têxtil: produtos cadastrados no centro de custo 0920, por ex.: calçados, bebê, criança, feminino, masculino, cama/mesa/banho, acessórios e esportes. IV. PROCEDIMENTO 1. Agendamento de entregas: a) Atendimento: de segunda-feira à sexta-feira, das 08:00 às 16:00 hs. com resposta no mesmo dia. Solicitações após as 16:00 hs., resposta no próximo dia útil. b) Dúvidas referentes a Agendamento: contatar a Central de Agendamento através do tel , até as 17:00 hs Envio de solicitação de agendamento: Os fornecedores deverão enviar as solicitações de agendamento do CD1 para o e- mail:agendamento@grupopaodeacucar.com.br Os fornecedores deverão enviar as solicitações de agendamento para a categoria Têxtil do CD6 para o agendamento.textil@grupopaodeacucar.com.br. Impresso em 23/10/2007 Pág. 2/2

3 1.1.3 Os fornecedores deverão enviar as solicitações de agendamento para a categoria Eletro do CD6 para o comercial, onde a mesma será analisada e enviada pelo comercial para um colaborador especifico do agendamento Os fornecedores deverão enviar as solicitações de agendamento para a categoria Bazar do CD6 para o agendamento.naoalimentos@grupopaodeacucar.com.br Forma de envio de informações: O fornecedor ou seu representante deve enviar mensagem eletrônica ( ) para a Equipe de Agendamento de Entregas do Setor de Gestão de, com no mínimo 01 (um) dia útil de antecedência em relação à da data da entrega prevista e no máximo com 3 dias de antecedência, exceto com liberação de autoridade pertinente: Utilize o modelo abaixo para envio do de agendamento: ANEXO I MODELO PADRÃO Agendamento Veículos Grupo Pão de Açúcar Código da Central de Distribuição: Data Agendamento : / / Cód. Fornecedor : Tipo veículo : Carga Composta : () Sim () Não Nome Fornecedor : Qtd. N.F : N. º Pedidos Peso total carga (Bruto) Kg. - : Sugestão de horário entrega: a) Código da Central de Distribuição CD1 (Mercearia): 1965 (M1), 1980 (M2) ou 0941 (Suprimentos); b) Código da Central de Distribuição CD6 (Não alimentos): 0920; c) Data de agendamento: É a data na qual o fornecedor entregará o produto fisicamente; d) Tipo de veículo: Carreta, Truck ou Leve (Van, F4000, Kombi, M618 ou outros veículos que se encaixem nessa categoria); e) Carga Composta (válido somente para o CD1): entrega de produtos para M1 e M2 no mesmo veículo, conforme o critério de disposição a seguir: os produtos da M1 devem estar alocados próximos à porta do baú (1ª. Descarga na CD) e deve ser realizado um agendamento único na M1, não sendo necessário ser feito também na M2 (2ª. descarga na CD), mas sendo obrigatório informar essa situação no ato do agendamento; f) Código e Razão Social do Fornecedor: Código e razão social, de acordo com os nossos cadastros. O código também consta no Pedido de Compra enviado ao Fornecedor; g) Quantidade de notas fiscais (NF): Número de NF a serem entregues por veículo; Impresso em 23/10/2007 Pág. 3/3

4 h) Números de pedidos: informar os números de pedidos a serem entregues, sem o código da CD (04 últimos números da ordem de pedido); i) Peso Bruto Total da Carga: Deve informar o peso bruto total da carga prevista a ser entregue, em quilogramas (kg); j) Sugestão de Horário de Entrega: o fornecedor sugere o horário previsto para entrega em nossa CD. Não sendo possível agendar conforme sugerido pelo fornecedor, a agenda será alocada no horário mais próximo e que esteja disponível Informações Adicionais Entrega de produtos Cross-docking (XD) no CD1 (Mercearia) devem ser efetuadas até as 10:00 hs. da manhã; Entrega de produtos Cross-docking (XD) no CD6 (Não alimentos) devem ser efetuadas nas docas 1033 a 1038 até às 10:00 hs. da manhã; O veículo que não cumprir o horário agendado (atrasado) não será recebido; O veículo sem agendamento não será recebido; Não serão aceitos agendamentos para o mesmo dia da entrega. Exceções somente mediante análise e autorização dos Analistas de de cada categoria; O entregador deverá apresentar a nota fiscal na portaria, 30 minutos antes do horário agendado para descarga; Se o pedido de compra estiver cancelado, baixado, não cadastrado para a data solicitada, não será possível efetuar o agendamento. Nestes casos, o fornecedor deve entrar em contato com a Área Comercial do Grupo Pão de açúcar; Se o pedido de compra estiver atrasado o agendamento se efetuará de acordo com a solicitação do fornecedor, sendo que o atraso é passível de multa conforme contrato de fornecimento. 2. Nota Fiscal/Pedido: 2.1. Nenhum produto será recebido sem estar devidamente acompanhado da respectiva NF, que deverá conter, além das especificações necessárias e obrigatórias por lei, o número do pedido e a senha de agendamento no corpo da mesma, e quando aplicável, o Certificado de Classificação Original Quando se tratar de pedido FOB, o conhecimento de embarque deve estar anexado à NF Os produtos a serem entregues, inclusive X-D, devem estar de acordo com as especificações do pedido Quando em um mesmo veículo houver mais de um pedido e várias NFs e uma delas apresentar problemas com valor igual ou maior a 50% do total da carga, o veìculo será devolvido integralmente As mercadorias não serão aceitas se não forem precedidas pelo envio do espelho da Nota Fiscal (INVOIC) via sistema EDI ou Pd@net, com pelo menos 4 horas de antecedência. Em caso de crítica ou divergência no sistema, entrar em contato com o Suporte Pd@net pelo tel.: Impresso em 23/10/2007 Pág. 4/4

5 2.6. O Fornecedor poderá emitir uma ou mais NF s por veículo sendo no máximo 40 NF s, contudo, não poderá enviar dois ou mais veículos com a mesma NF Cada NF emitida poderá referir-se a até três pedidos, contudo, um pedido poderá ser atendido por várias NF s, desde que sejam produtos com a mesma tributação. a) Pedidos em oferta, devem ser entregues em sua totalidade e em NF s separadas dos pedidos normais. 3. Carga: 3.1. O veículo de entrega deve ter piso reforçado para a descarga com paleteira manual pela traseira do mesmo, tendo altura de 1,30 m do chão (Toco, Truck ou Carreta). Nosso CD não tem no momento disponibilidade de recebimento de veículos tipo Bitrem. Obs.: O Grupo Pão de Açúcar não usa empilhadeiras no processo de descarregamento dos produtos Os produtos constantes do nosso pedido viajam por conta e risco do Fornecedor, inclusive sua descarga em nossa CD. Portanto, os pedidos que não chegarem nas condições adequadas de recepção serão devolvidas por meio de Aviso de Recusa, anexado à NF do fornecedor ou quando ocorrer devolução parcial, os produtos serão devolvidos por meio de Nota Fiscal de Devolução. a) Caso a somatória do valor dos produtos divergentes exceda a 30% do valor total da NF, serão devolvidos totalmente O processo de descarga é de responsabilidade total do fornecedor A mercadoria a ser entregue deverá estar paletizada dentro dos padrões (Palete PBR tipo 01 medidas 1,00 x 1,20 x 0,14 - fabricado por empresa credenciada pela ABRAS ou Palete azul - Chep), conforme configuração adotada pelo GRUPO PÃO DE AÇÚCAR, sendo que a altura máxima do palete com a mercadoria não ultrapasse 1,25 m. Entregas com altura diferente, somente após negociação com o setor de Gestão de Os paletes que não tiverem carimbo PBR serão considerados descartáveis, sem direito à devolução Produtos em sub-embalagens ou packs devem vir com as caixas de embarque abertas ou em contentores (caixas plásticas próprias para transporte) Cada palete pode trazer até seis contentores (2 na base por 3 de altura) Não serão recepcionadas pela CD as cargas com paletes remontados intercaladamente ou com vários produtos misturados nos mesmos e com lotes e datas de validade diferentes Não serão recepcionados pela CD os veículos que tenham em sua carga outros destinos Não será permitido efetuar qualquer retrabalho de carga nas dependências da CD É obrigatório que as mercadorias estejam envolvidas com Filme PVC ou cola entre as caixas, para que não haja problemas no transporte e no desembarque. Caso o fornecedor entregue poucas caixas e sua entrega não for paletizada o fornecedor deverá trazer o seu próprio filme Cargas entregues em vans poderão ser montadas nas docas e devidamente filmadas (o palete juntamente com os produtos) Não serão recepcionados os produtos com data de validade inferior a 45 dias. Impresso em 23/10/2007 Pág. 5/5

6 4. Equipamentos: 4.1. As retiradas de equipamentos (palete, gaiola ou contentores) devem ser efetuadas no ato da entrega, quando houver disponibilidade de equipamentos. Caso contrário, o fornecedor deverá verificar a disponibilidade de equipamentos através do tel.: , das 08:00 hs. às 09:00 hs. da manhã e agendar a retirada. Para contentores, o agendamento de retirada deverá ser feito pelo tel.: Para retiradas de equipamentos no ato da entrega, o motorista tem a obrigatoriedade de informar ao conferente se será retirada somente a quantidade equivalente à entrega efetuada, podendo-se retirar diretamente na plataforma até 60 paletes. Quantidades superiores a esta serão retiradas na Logística Reversa, sendo no máximo 02 veículos por dia e mediante agendamento por telefone Aqueles que optarem pelo sistema Chep estarão isentos desta retirada, uma vez que a responsável por esta operação é a própria Chep O Grupo Pão Açúcar não processa a Emissão/Recebimento de NF de qualquer equipamento de movimentação, tais como: paletes, contentores, gaiolas, etc., pois os controles são internos. 5. Pessoal: 5.1. Os funcionários das Transportadoras/Fornecedores e seus respectivos ajudantes devem ser maiores de idade, portar documento com foto (RG) e documento que comprove vínculo com as mesmas (crachá, demonstrativo de pagamento original, carta de autorização em papel timbrado ou carimbo de CNPJ) e devem portar o crachá ou etiqueta auto adesiva fornecidos pela CD na altura do tórax É proibido o ingresso de veículos em que o motorista ou ajudantes estejam portando qualquer tipo de armamento, sem camisa, de chinelos ou descalço, apresentando indícios de ingestão de substâncias etílicas e/ou entorpecentes e seus derivados As escoltas que acompanham as cargas não podem ingressar na CD É proibido a circulação de motoristas, ajudantes ou funcionários da Transportadora ou do Fornecedor fora das áreas delimitadas pela faixa amarela no setor de recebimento ou expedição É obrigatório o motorista estacionar o seu veículo no local determinado e estar sempre atento ao chamado para descarga, respeitando a velocidade máxima de 10 km/h dentro da CD e as faixas de travessia de pedestres (preferência) É obrigatório o Transportador / Fornecedor disponibilizar ajudantes para executar a descarga de acordo com o modelo de veículo descarga paletizada, respectivamente: 5.7. Carreta: de 02 a 04 ajudantes 5.8. Truck/Toco/Leve: de 01 a 02 ajudantes 5.9. Para cargas até 20 caixas não é necessária a presença de ajudantes. A descarga será feita pelo motorista Todos os custos do descarregamento de produtos são de responsabilidade do fornecedor O Motorista não é considerado ajudante. 6. DEVOLUÇÕES 6.1. Sempre que o Fornecedor possuir Produtos para Troca, Fora de Linha ou Devolução Autorizada pelo Comercial, os mesmos somente poderão efetuar as suas entregas, desde que no ato da mesma, retire os produtos pendentes, conforme Contrato de Fornecimento Grupo Pão de Açúcar/ Fornecedor. Impresso em 23/10/2007 Pág. 6/6

7 6.2. PENALIDADES As penalidades a seguir aplicam-se sem prejuízo das demais penalidades fixadas no Contrato de Fornecimento e Parceria Comercial Ao FORNECEDOR que não cumprir a Data de Entrega do Pedido, em relação ao Contrato de Fornecimento, será aplicada a multa de 5% (cinco por cento) sobre o Total do Pedido ou sobre a parte não entregue quando houver atendimento parcial do pedido O Grupo Pão de Açúcar reserva-se no direito de cancelar o pedido após 01 (um) dia de atraso, contudo a multa de não entrega permanece. Vide item anterior Será emitido pelo Grupo Pão de Açúcar ao Fornecedor um Aviso de Multa na data da ocorrência, através dos endereços eletrônicos cadastrados no EDI/Pd@Net, o qual terá um prazo máximo de 10 (dez) dias úteis da data da notificação para reclamações junto à área emitente Os pagamentos referentes às multas serão cobrados através de abatimento na Nota Fiscal, referente ao fato gerador, no vencimento da mesma. 7. INFORMAÇÕES GERAIS: 7.1. O ingresso de novos produtos ou alterações de paletização e embalagens devem ser previamente comunicadas e aprovadas pela Gestão de da CD, antes do envio dos produtos Os procedimentos acima descritos foram definidos pela Diretoria Supply Chain, portanto, qualquer sugestão/alteração deve ser reportada à mesma Os Produtos Bonificados a serem entregues na CD devem obedecer a todos os procedimentos conforme descritos neste documento Sempre atualizem através do PD@net os telefones e correio eletrônicos de contato. V. REFERÊNCIAS Este documento faz parte do Sistema de Gestão da Qualidade da CD, onde possui relação e/ou interferência direta com: 1. GLOSSÁRIO Todos os termos do presente documento, cuja compreensão possa gerar dúvidas, encontram-se defini dos no Glossário do SGQ, disponível no Portalgpa e/ou na rede interna da CD e, quando necessário, impresso nos setores/nas áreas ou similares. 2. Histórico das Revisões: REVISÃO DATA Publicação Implantação REV /01/06 16/01/06 REV /02/06 10/02/06 REV /06/06 02/06/06 ALTERAÇÕES Alteração nos parágrafos do item Penalidades. Inclusão e alterações nos itens notas fiscal/ pedido, cargas, penalidades e informações gerais. Alteração nos itens referência e glossário REVISORES/ Impresso em 23/10/2007 Pág. 7/7

8 REV /08/06 07/08/06 REV /10/06 03/10/06 REV /01/07 23/01/07 Alterações nos Procedimentos de Agendamento/Contatos. Inclusão no item da frase Para cargas até 20 caixas não é necessário a presença de ajudantes. A descarga será feita pelo motorista. Alteração nos itens: 1. OBJETIVO - Divulgar aos fornecedores os padrões de agendamento e entrega na Central de Distribuição Mercearia (CD1), 2. ABRANGÊNCIA - Central de Distribuição Mercearia (CD1). Inclusão dos itens: A CD6 é dividida em 3 (três) operações de entrega de produtos: Eletro: produtos cadastrados no centro de custo 0920, por ex.: portáteis, móveis, linha branca, áudio e vídeo, software, hardware, foto, telefonia fixa e celular; Bazar: produtos cadastrados no centro de custo 0920, por ex.: camping, esportes, bicicletas, ferramentas, petshop, festinha, arrumação e limpeza, música, papelaria, livros, casa e utilidades, brinquedos, e jardinagem; Têxtil: produtos cadastrados no centro de custo 0920, por ex.: calçados, bebê, criança, feminino, masculino, cama/mesa/banho, acessórios e esportes Dúvidas e confirmação do recebimento dos s, segue: os telefones para contato são /9627/9789 até as 17: Envio de solicitação de agendamento: Os fornecedores deverão enviar as solicitações de agendamento do CD1 e da Categoria Bazar do CD6 para o agendamento@paodeacucar.com.br Os fornecedores deverão enviar as solicitações de agendamento para a categoria Têxtil do CD6 para um colaborador especifico da área de agendamento Os fornecedores deverão enviar as solicitações de agendamento para a categoria Eletro do CD6 para o comercial onde a mesma será analisada e enviada pelo comercial para um colaborador especifico do agendamento. REV /09/07 18/09/07 Alterações nos itens: Agendamento de entregas, Nota Fiscal / Pedido e 4.4 Equipamentos. 3. Publicação: Certifique-se que está é a ultima versão deste documento publicada no portalgpa e/ou na rede interna da CD. Não utilize versões salvas em diretórios particulares. Quando necessária a impressão, o mesmo deve ser controlado em formulário específico. Impresso em 23/10/2007 Pág. 8/8