Manual Analisador SAFT 2.0

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1 Manual Analisador SAFT 2.0

2 Índice ÍNDICE... 2 O MANUAL DO ANALISADOR SAFT... 4 Introdução... 4 Organização... 4 Condições de Utilização... 4 O ANALISADOR SAFT... 6 Requisitos mínimos... 6 Instalação da aplicação... 6 Configuração inicial da aplicação... 7 Configuração de percurso de dados... 7 Selecção e configuração do tipo de base de dados... 8 Acesso à Aplicação Detalhes do Interface do analisador SAFT Menus Barra de comandos Barra de ferramentas Barra de opções Configuração de consultas Imprimir Listagem Introdução de Notas/Comentários Ecrã de bem-vindo Importação de SAFT Validação da estrutura do SAFT Criação da empresa SAFT Validação das regras de negócio Abrir Integração de Ficheiros SAFT Cópia de segurança e reposição de cópias de segurança Navegação Sumário Plano de contas Clientes Fornecedores Produtos Documentos comerciais Movimentos contabilísticos Consulta Contabilidade Vendas Clientes Fornecedores Produtos Mapas Contabilidade

3 Vendas Auditoria Listagem de notas de auditoria Listagem de avisos Listagem de erros Listagem geral de mensagens Testes de detecção de valores ilógicos Anexo I - Configurador de mapas de Gestão Sage Acesso Generalidades Ecrã principal do configurador Modo Ver Antes Versão Autor Data Observações 2.0 Sage Portugal Fevereiro

4 O manual do Analisador SAFT Introdução Face ao novo contexto nacional em que operam as organizações portuguesas e face às novas obrigações legais, contexto esse que obriga a uma permanente adaptação e modernização, cada vez mais é necessário apostar na aquisição de novos equipamentos e novas tecnologias, uma vez que a capacidade de resistir e competir reside cada vez mais na potencialidade dos recursos informáticos. Deste modo, a actualização desses recursos deverá sempre ser pensada tendo em consideração qual o seu contributo para uma maior produtividade, consequência directa da eficácia na implementação dos mesmos. As aplicações informáticas só terão interesse se estiverem inseridas na estratégia da organização e em pleno funcionamento, contribuindo de forma inequívoca para o seu desenvolvimento. Organização O presente manual foi elaborado com o objectivo de detalhar cada uma das opções existentes no Analisador SAFT, guiando o utilizador na importação e análise do ficheiro SAFT, quando necessita de esclarecer dúvidas que possam surgir em determinadas situações ou auxiliar na resolução de situações especiais ou anomalias. Na concepção deste manual existiu a preocupação de não o tornar demasiado exaustivo, de modo que a sua leitura seja o mais agradável possível. Toda a estrutura foi elaborada tendo sempre presente a figura do utilizador, por se considerar que é este último que irá retirar o máximo proveito da sua leitura, de modo a que todos os procedimentos possam ser explorados. Condições de Utilização Para maior comodidade e para obter melhores resultados na exploração da aplicação, concebemos este manual para ser consultado pelos operadores em geral e pelos administradores do sistema informático. Ao longo do manual os exemplos dados têm como base a empresa de demonstração, cujo objectivo é mostrar as funcionalidades do sistema. Convenções usadas no manual Texto a verde ou negrito Indica ficheiros, tabelas, opções de menu ou outras secções do manual, cuja leitura deve fazer de forma a completar a informação; Texto a verde em itálico Refere botões, campos ou zonas das tabelas ou dos ecrãs; Texto a verde com o símbolo ou sublinhado Notas e chamadas de atenção; Texto em itálico Exemplos das funcionalidades documentadas. 4

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6 O Analisador SAFT Requisitos mínimos Para a correcta instalação do Analisador SAFT é necessário ter instalado um dos seguintes sistemas operativos: Windows XP Profissional Service Pack 2; Windows Vista Business Service Pack 1; Windows 7 Professional. Recomenda-se ainda 1Gb RAM ou 2 Gb no caso do Windows Vista ou Windows 7 Instalação da aplicação A aplicação é distribuída num único pacote de instalação, opcionalmente completados por um conjunto de pacotes de instalação de pré-requisitos. A instalação do Analisador SAFT efectua, na primeira ocasião em que é executada, e se necessário, a instalação automática dos pré-requisitos de que necessita para o correcto funcionamento da aplicação. Estes pré-requisitos são distribuídos juntamente com o pacote de instalação, numa pasta separada (ISSetupPrerequisites), e incluem os seguintes componentes: Microsoft SQL Server 2005 Backward Compatibility; Microsoft SQL Server Express 2005 SP3 (instalação opcional). Adobe Flash player

7 Microsoft.NET 2.0 SP2 Crystal Runtime.Net 2008 O SQL Server Express 2005 é instalado apenas se o utilizador assim o desejar, destinando-se nesse caso a ser utilizado pelo componente servidor ou monoposto (ver secção seguinte). Os restantes componentes incluídos nos pré-requisitos são sempre instalados. A instalação dos pré-requisitos do Microsoft SQL Server é efectuada com recurso aos conjuntos de instalação fornecidos pela Microsoft. Por isso, estes poderão da mesma forma ser instalados separadamente antes de instalar a aplicação, recorrendo por exemplo aos conjuntos disponíveis no site da Microsoft. Só após a instalação de todos os pré-requisitos obrigatórios é que é lançada a instalação do Analisador SAFT. Caso pretenda utilizar um Servidor SQL previamente instalado, deverá certificar-se que o serviço SQL Browser se encontra iniciado e que o Servidor foi instalado com autenticação SQL. Configuração inicial da aplicação Uma vez instalada a aplicação, deverá proceder à configuração da aplicação nomeadamente a definição da directoria onde serão armazenados os ficheiros bem como o servidor de dados. Assim, na primeira entrada da aplicação, será mostrada a mensagem seguinte: Uma vez seleccionada a opção Sim, será lançado o assistente de configuração inicial. Configuração de percurso de dados 7

8 No primeiro ecrã do assistente de configuração de percursos, deverá definir o percurso para a pasta de dados. Clicando no botão será aberta uma janela de navegação, onde poderá proceder à selecção e/ou criação da pasta de dados utilizada pelo Analisador. Selecção e configuração do tipo de base de dados Seguidamente, deverá seleccionar o tipo de base de dados pretendida para a criação das empresas; estão disponíveis as seguintes opções: SQL Server; SQLite. SQL Server Esta opção deverá ser seleccionada caso pretenda utilizar o sistema de base de dados SQL Server que é o mais indicado para sistemas multi-posto. É mostrado então o ecrã para indicação e autenticação do servidor SQL a utilizar para a criação das bases de dados. Deverá então indicar o nome do servidor (bem como da respectiva instância no formato <servidor>\<instância>) e o login e password de uma conta de administrador já existente para acesso a esse servidor. 8

9 Se aquando da instalação não foi detectado qualquer Servidor SQL instalado e foi instalado o Microsoft SQL Server Express 2005 distribuído com o setup do Analisador, deve usar a instância sage instalada pelos pré-requisitos, com login sa e password sage No próximo ecrã do assistente ser-lhe-á possível criar a base de dados de sistema responsável por gerir as várias empresas que resultarão da importação dos vários SAFT s. Caso assim o deseje, poderá igualmente voltar ao ecrã anterior de forma a seleccionar um outro servidor. 9

10 Caso se seleccione a opção Seleccionar outro servidor, será exibido o ecrã de configuração do servidor referido anteriormente; por outro lado, se a opção Criar base de dados de sistema for escolhida, será criada a base de dados de sistema no servidor definido. Quando a aplicação terminar a criação da base de dados de sistema, o utilizador deverá clicar em para prosseguir o processo de importação do SAFT. 10

11 SQLite Esta opção deverá ser seleccionada caso pretenda utilizar o sistema de base de dados SQLite que é um sistema de base de dados aberto e o recomendado para sistemas monoposto e com pequeno volume de informação. Para terminar a configuração do servidor SQLite basta que seleccione a opção Criar base de dados de sistema. Acesso à Aplicação O acesso à aplicação é efectuado imediatamente após a configuração inicial ou através do ícone de atalho da aplicação criado no ambiente de trabalho sendo assumido o utilizador do Windows. Detalhes do Interface do analisador SAFT O interface do Analisador SAFT é composto pelas seguintes áreas: Menus O Analisador SAFT dispõe de um conjunto de opções organizadas hierarquicamente a que se chama Menu e que determina todas as acções passíveis de serem utilizadas, divididas por um ou mais níveis. Assim, dentro de um menu pode encontrar a lista de opções, estando uma delas sempre em realce. Barra de comandos A aplicação é distribuída com uma barra de ícones, a qual está sempre presente. Os ícones poderão estar ou não activos, dependendo da opção onde está a trabalhar. Opções disponíveis na barra de comandos: 11

12 Este botão permite abrir um SAFT previamente importado. Através deste botão poderá fechar o SAFT em uso. Utilize este botão caso pretenda sair do Analisador SAFT. Barra de ferramentas A barra de ferramentas, presente na parte superior do ecrã do Analisador, permite aceder às diversas opções relacionadas com a opção aberta (Consulta, Mapa, etc.). (Primeiro registo): clicando no botão ou usando o conjunto de teclas <Ctrl><Home> posiciona-se no primeiro registo da tabela. (Registo anterior): clicando no botão ou usando o conjunto de teclas <Ctrl><Up> desloca-se para o registo imediatamente anterior. (Registo seguinte): clicando no botão ou usando o conjunto de teclas <Ctrl><Down> desloca-se para o registo imediatamente seguinte. (Último registo): clicando no botão ou usando o conjunto de teclas <Ctrl><End> posiciona-se no último registo da tabela. As opções de navegação (setas) são comuns a todas as opções presentes no menu Navegação e Consultas. Permite inserir uma nota de auditoria para a entidade/movimento/documento seleccionado. Permite ver as notas de auditoria criadas para a entidade/movimento/documento seleccionado. Permite inserir uma nova nota de auditoria quando o ecrã de notas de auditoria se encontra aberto. Permite remover a nota de auditoria em visualização quando o ecrã de notas de auditoria se encontra aberto. Permite consultar o extracto da entidade/movimento/documento seleccionado. Permite consultar o extracto de vendas do cliente. Fecha a Consulta/Mapa em uso. Imprime o mapa visualizado no ecrã. 12

13 Barra de opções Para todas as consultas e mapas, estará também disponível uma barra de opções que contém 2 áreas distintas: Filtros - nesta área poderá configurar os filtros a usar para a edição dos dados da consulta. Os filtros mostrados dependerão do Mapa/Consulta em edição. Atalhos - na área de atalhos poderá: Imprimir a listagem; Por favor, consulte o tópico Listagens para mais informações acerca desta opção. Exportar para PDF: cria um documento em formato PDF com a consulta em edição. Exportar para Excel/OpenOffice: exporta a consulta em edição para um documento em formato Excel/Open Office. Abrir o mapa com estes filtros: permite pré-visualizar a consulta/mapa em edição e seguidamente imprimir. Esta última opção estará unicamente disponível para as Consultas. Configuração de consultas Todas as consultas da aplicação são altamente configuráveis. Estão disponíveis as seguintes opções: 13

14 Este menu será mostrado com clique do lado direito do rato em cima de qualquer consulta. Ordenação É possível ordenar a consulta por qualquer campo, bastando que para tal seleccione a coluna que pretende ordenar e seleccionar a opção Ordenar Ascendente ou Ordenar descendente. A ordenação é também possível através de duplo clique na coluna. Agrupamento de valores O agrupamento de valores pode ser efectuado através do menu contextual das consultas bastando que para tal seleccione a coluna a agrupar e seleccionar a opção Agrupar por este campo. Poderá igualmente agrupar uma determinada consulta por qualquer valor presente numa determinada coluna, seleccionando para tal a coluna pretendida e arrastando-a para a área superior da lista (onde se lê Arraste aqui o cabeçalho de uma coluna para agrupar ). Ex: para agrupar a consulta seguinte por diário, bastará arrastar a coluna Diário para a área superior da consulta (onde se lê Arraste aqui o cabeçalho de uma coluna para agrupar ). O resultado final desse agrupamento será o seguinte: 14

15 Visualizar ou ocultar colunas Para ocultar uma coluna da consulta, dê um clique com o lado direito do rato em cima da coluna pretendida e seleccione a opção Remover esta coluna. Para visualizar colunas que entretanto foram ocultadas, seleccione a opção Lista de colunas e arraste a coluna a visualizar para a área de cabeçalho da consulta. Poderá igualmente alterar a ordem das colunas, bastando que para tal seleccione a coluna cuja localização pretende alterar e a arraste para o local pretendido. Ajustar colunas É também possível ajustar o tamanho das colunas existentes em cada uma das listagens. Serão possíveis as seguintes opções: Melhor ajuste: ajusta o tamanho da coluna seleccionada ao conteúdo maior dessa coluna; Melhor ajuste (Todas as colunas): ajusta o tamanho de todas as colunas ao conteúdo das mesmas. Configurar filtros Para além dos filtros existentes na área de Filtros, poderá configurar outros filtros através da opção Editor de filtro. 15

16 Acrescentar condição Tipo de filro Tipo de operador Valor usado para o filtro Campos a filtrar Uma vez efectuado um filtro, na parte inferior do ecrã poderá editar o filtro realizado (através da opção Editar Filtro) ou voltar a ver os dados sem qualquer filtro bastando que para tal desmarque o filtro (clique em ) ou feche o filtro (clique em ). Totalização de valores Para todas as colunas que contêm valores numéricos, a aplicação efectua o cálculo do total dos dados seleccionados pelos filtros. Totais calculados automaticamente 16

17 Imprimir Listagem A opção Imprimir listagem é comum a todas as consultas e mapas e, para além de permitir pré-visualizar a consulta/mapa em edição, facilita a execução de um conjunto de operações sobre a consulta/mapa em edição que serão descritas de seguida: Procurar Esta opção permite procurar um conjunto de caracteres/palavra na consulta/mapa em edição. Opções disponíveis: Achar igual: procurar o texto inserido no campo Procurar, distinguindo maiúsculas e minúsculas; Acertar palavra inteira: procurar uma palavra inteira que seja igual ao texto inserido. Procurar: Procura para cima o texto inserido. Editor de configuração de impressão Permite ajustar as várias opções de impressão ao layout em edição, mostrando, no lado direito do ecrã, uma pré-visualização dos dados que serão impressos. 17

18 Abrir Esta opção abre um qualquer arquivo de visualização de documentos (.prnx). Gravar Permite gravar a pré-visualização em formato de arquivo de visualização de documentos (.prnx). Imprimir Permite seleccionar a impressora e imprimir o documento. Imprimir Permite imprimir directamente o documento para a impressora definida por padrão. Setup da página Acede ao ecrã de configuração da página para impressão. Cabeçalho e rodapé Caso pretenda definir um cabeçalho e/ou rodapé para o documento, deverá utilizar esta opção. Escala Para ajustar a escala de visualização do documento pode utilizar esta opção. Ferramenta de mão Acciona a ferramenta de mão que lhe permite navegar pelo documento sem utilizar o elevador do documento. Lente de aumento Mostra a lente de aumento que lhe permite aumentar/diminuir uma determinada área do documento. Menos zoom Para reduzir o zoom do documento pode utilizar esta opção. Zoom Pode ainda usar esta opção para ajustar o documento ao zoom pretendido. Mais zoom Para aumentar o zoom do documento pode utilizar esta opção. Primeira página Posiciona-se na primeira página do documento. Página anterior Posiciona-se na página anterior do documento. Página seguinte Posiciona-se na página seguinte do documento. 18

19 Última página Posiciona-se na última página do documento. Múltiplas páginas Permite alterar a visualização do documento, exibindo várias páginas em simultâneo. Cor Permite definir a cor de fundo do documento. Marca de água Permite inserir no documento um texto ou imagem como marca de água. Exportar documento Esta opção possibilita a exportação do documento nos seguintes formatos: PDF HTML MHT Rich Text Excel XLSX CSV Texto Gráfico Enviar Esta opção possibilita a exportação do documento nos formatos descritos de seguida e anexá-lo a uma mensagem de correio electrónico: PDF HTML MHT Rich Text Excel XLSX CSV Texto Gráfico Sair Permite sair do editor de listagem. Introdução de Notas/Comentários O Analisador SAFT permite-nos adicionar notas ao longo da nossa análise a cada um dos ficheiros SAFT. Em cada uma das situações de consulta (opções disponíveis no menu Navegação), o utilizador terá a possibilidade de complementar a informação importada com notas justificativas. Para criar um nota, deverá abrir a entidade/documento/movimento pretendido, clicar em nota) e inserir a informação complementar pretendida. (Inserir 19

20 Tipo de mensagem Este campo é preenchido automaticamente pela aplicação e poderá ter um dos seguintes valores: Informação: nota informativa inserida pelo utilizador; Erro: Erro detectado pelo teste de valores ilógicos; Aviso: Aviso detectado pelo teste de valores ilógicos; Registo associado Entidade à qual se encontra associada a nota. Estes campos são preenchidos automaticamente pela aplicação aquando da criação da nota e mostram sempre a entidade para a qual a nota será criada. Título da nota Neste campo poderá inserir um resumo da nota a inserir Texto da nota Descrição detalhada da nota. Registada em por Estes campos, preenchidos automaticamente pela aplicação, contêm a data e o utilizador responsável pela criação da nota. Justificada Todas estas notas de auditoria introduzidas são passíveis de serem justificadas num outro momento da análise devendo para isso ser seleccionada a opção Justificada e introduzido o motivo da justificação da nota. 20

21 Para que a nota seja gravada, deverá utilizar o botão. A partir do momento em que uma nota é inserida, em qualquer consulta será mostrado o ícone na coluna Notas de forma a informar o utilizador da existência de notas para essa entidade/documento comercial/movimento contabilístico. Com duplo clique no símbolo de Notas, será aberto o ecrã de consulta de notas. Poderá igualmente efectuar filtros específicos na coluna Notas. Estão disponíveis as seguintes opções: Ecrã de bem-vindo O primeiro ecrã mostrado aquando da entrada do Analisador SAFT é o ecrã de Bem-vindo. Neste ecrã poderá indicar à aplicação a acção a realizar: Importar um novo SAFT: permite-lhe aceder directamente ao assistente de importação de um novo SAFT. Para mais informações acerca da importação de im novo SAFT, por favor consulte Importação SAFT. Abrir um SAFT previamente importado: seleccionando esta opção, será aberto um ecrã onde serão mostrados os SAFT s previamente importados. Para mais informações acerca da importação de im novo SAFT, por favor consulte Importação SAFT. Abrir o último SAFT aberto: permite-lhe abrir o SAFT que estava em uso aquando da última utilização do Analisador SAFT. 21

22 Importação de SAFT Utilizando a opção Importar um novo SAFT do ecrã de bem-vindo ou através da opção Novo (Importar) presente menu Ficheiros, ser-lhe-á possível importar um novo SAFT de Contabilidade, Facturação ou Integrado (Contabilidade e Facturação). Após a selecção desta opção, abrirá um ecrã onde iremos indicar o ficheiro que pretendemos importar para análise/testes. Clicando no botão será aberta uma janela de navegação, onde iremos proceder à selecção da localização e do ficheiro SAFT que pretendemos importar. 22

23 No passo seguinte do assistente de importação, poderá inserir alguma informação que será depois visualizada em Navegação - Sumário Comentários. Após indicar a localização e o ficheiro a importar, a aplicação irá proceder à validação da estrutura do ficheiro SAFT e, caso a estrutura do ficheiro esteja correcta, à importação do mesmo, efectuando validações às regras de negócio. 23

24 Validação da estrutura do SAFT O primeiro passo efectuado pela importação, é a validação da estrutura do ficheiro SAFT a importar; esta operação confronta a estrutura do ficheiro a importar com as regras de estrutura definidas pela DGCI na Portaria n. 1192/2009, de 08 de Outubro. Caso sejam detectados erros de estrutura, o ficheiro não será importado; no entanto, o utilizador será informado acerca dos erros de estrutura encontrados no ficheiro: Esta validação é igual à validação disponibilizada no site da DGCI em

25 Caso não existam erros de estrutura no ficheiro, o ficheiro poderá agora ser importado. 25

26 Utilize o botão Finalizar para importar e efectuar os testes de valores ilógicos ou utilize o botão Avançar para passar ao próximo passo da importação/validação do ficheiro SAFT. A opção Finalizar irá executar os seguintes passos: 1. Criação da empresa SAFT; 2. Importar as entidades; 3. Efectuar os cálculos adicionais; 4. Validar as regras de negócio. Para mais informações sobre a validação das regras de negócio, consulte Validação das regras de negócio. Criação da empresa SAFT Uma vez validada a estrutura do ficheiro SAFT importado, coerente com a estrutura definida pela DGCI, a aplicação irá proceder à importação da informação existente no SAFT para uma empresa. Caso já exista no servidor de dados uma empresa/ano igual à empresa/ano existente no ficheiro a importar, será exibido o ecrã seguinte: 26

27 Neste ecrã o utilizador poderá optar por substituir os dados existentes pelos dados existentes no ficheiro a importar ou importar o SAFT para uma nova versão. Se o utilizador optar por manter as duas versões do SAFT, poderá consultar a informação de ambos os SAFT s acedendo à opção Abrir SAFT disponível no menu Ficheiros e seleccionado a versão pretendida do SAFT. Seguidamente, a aplicação irá proceder à importação dos dados e realizar alguns cálculos adicionais que lhe permitirão validar as regras de negócio da informação constante no SAFT. 27

28 No próximo ecrã do assistente, o utilizador requisitar a validação das regras de negócio seleccionando para isso a opção Sim no ecrã seguinte: 28

29 Validação das regras de negócio O analisador efectua os seguintes testes de consistência à informação importada: Verifica se existem movimentos contabilísticos num SAFT de Facturação (TaxAccountingBasis = F) Este teste analisa a coerência do campo TaxAccountingBasis para ficheiros de Facturação em relação aos documentos registados no ficheiro, isto é, verifica se, para ficheiros SAFT que indicam como sendo apenas de Facturação, existem movimentos contabilísticos. Verifica se existem facturas num SAFT de contabilidade (TaxAccountingBasis = C) De modo inverso ao teste anterior, este teste analisa a coerência do campo TaxAccountingBasis para ficheiros de Contabilidade em relação aos documentos registados no ficheiro, isto é, verifica se para ficheiros SAFT que indicam como sendo apenas de Contabilidade, existem documentos comerciais. Verificação do Número de Contribuinte da Empresa Verifica o check dígito do Número de Identificação Fiscal da empresa. Verificação do controlo de número de transacções contabilísticas Verifica se o número de transacções contabilísticas existentes no ficheiro está de acordo com o número de transacções contabilísticas indicadas no campo GeneralLedgerEntries.NumberOfEntries. Verificação do controlo de valores a débito de transacções contabilísticas Verifica se a soma dos valores a débito das transacções contabilísticas existentes no ficheiro é igual ao valor indicado no campo GeneralLedgerEntries.TotalDebit do ficheiro SAFT. Verificação do controlo de valores a crédito de transacções contabilísticas Verifica se a soma dos valores a crédito das transacções contabilísticas existentes no ficheiro é igual ao valor indicado no campo GeneralLedgerEntries.TotalDebit do ficheiro SAFT. 29

30 Verificação do controlo do número de documentos de venda Verifica se o número de documentos de venda existentes nos ficheiros SAFT está de acordo com o número indicado no campo SalesInvoices.NumberOfEntries do ficheiro SAFT. Verificação do controlo de valores a débito de documentos de venda Compara a soma dos valores a débito dos documentos de venda com o valor indicado no campo SalesInvoices.TotalDebit. Verificação do controlo de valores a crédito de documentos de venda Compara a soma dos valores a crédito dos documentos de venda com o valor indicado no campo SalesInvoices.TotalCredit. Verificação de contas com saldo de abertura errado Verifica se nas contas de movimentos, para o saldo de abertura, existe um valor a débito e um valor a crédito. Verificação da coerência dos tipos de documento Averigua se o tipo de documento é consistente com os valores apresentados nas linhas, apresentado erro caso no ficheiro SAFT exista, por exemplo, uma nota de crédito cujas linhas apresentem valores a crédito. Verificação da referência dos documentos de venda aos movimentos contabilísticos Examina os documentos de venda existentes no ficheiro SAFT e mostra mensagem de erro caso existam referências de movimentos contabilísticos nos documentos de venda que não existam no ficheiro. Verificação do total do IVA nos documentos (Campo TaxPayable) Verifica se o total de IVA nos documentos de venda esta correctamente calculado. Verificação do total com IVA dos documentos (Campo GrossTotal) Verifica se o total com IVA dos documentos de venda esta correctamente calculado. Verificação de referências em documentos do tipo Nota de Crédito Verifica que, caso existam referências a outros documentos esses documentos são do tipo nota de crédito. Verificação dos valores a crédito nas linhas de documentos de débito Verifica se, nos documentos de débito, existem linhas com valores a crédito. Verificação dos valores a débito nas linhas de documentos de crédito Verifica se, nos documentos a crédito, existem linhas com valores a débito. Verificação das referências a clientes nos movimentos contabilísticos Verifica se todos os clientes referidos nos movimentos contabilísticos existem no ficheiro SAFT. Verificação das referências a fornecedores nos movimentos contabilísticos Verifica se todos os fornecedores referidos nos movimentos contabilísticos existem no ficheiro SAFT. Verificação das referências a contas nas linhas de movimentos contabilísticos Verifica se todas as contas referidas nas linhas de movimentos contabilísticos existem no ficheiro SAFT. Verificação do nome da empresa 30

31 Verifica se o nome da empresa tem mais de 2 caracteres. Verificação da data de início do período (StartDate) Verifica se a data de início do período está de acordo com o exercício (FiscalYear). Verificação da data de fim do período (EndDate) Verifica se a data de fim do período está de acordo com o exercício (FiscalYear). Verifica o NIF dos clientes portugueses Verifica o check dígito do Número de Identificação Fiscal dos clientes portugueses. Verifica o NIF dos fornecedores portugueses Verifica o check dígito do Número de Identificação Fiscal dos fornecedores portugueses. Verifica o tamanho do nome dos fornecedores Verifica se existem nomes de fornecedores com 2 caracteres ou menos. Verifica o tamanho do nome dos clientes Verifica se existem nomes de clientes com 2 caracteres ou menos. Verifica as datas dos documentos de venda Verifica se as datas dos documentos de venda pertence ao período de exportação do SAFT. Verifica as datas de gravação dos documentos de venda Verifica se as datas de gravação dos documentos de venda pertence ao período de exportação do SAFT. Verifica a data de entrega de mercadoria Verifica se a data de entrega da mercadoria difere da data do documento em mais de 7 dias. Verifica a sequência de numeração dos documentos Verifica se a numeração dos documentos de venda é sequencial. Verifica a data das encomendas Verifica se as encomendas têm datas inferiores às facturas. Verifica as taxas de IVA aplicadas Verifica se as taxas de IVA aplicadas estão declaradas na estrutura de impostos do ficheiro SAFT. Verifica os valores das linhas dos documentos Verifica se o valor de cada linha de documento existente no ficheiro é igual à Quantidade x Preço Unitário. Verifica os valores unitários das linhas dos documentos Verifica se existem preços unitários negativos nas linhas dos documentos. Verifica a data de envio da mercadoria ou prestação do serviço Verifica se a data de envio da mercadoria ou prestação do serviço é superior à data do documento. Verifica o período da transacção Verifica se a data do movimento contabilístico está de acordo com o período indicado para o movimento. 31

32 Verificação das datas de gravação Verifica se a data de gravação das linhas dos movimentos contabilísticos está de acordo com as datas do período de exportação indicado. Verificação do saldo dos movimentos contabilísticos Verifica se, para cada documento contabilístico, o saldo a débito é igual ao saldo a crédito. Verificação de lançamento no período 1 igual ao saldo inicial Verifica se existem contas com lançamentos no período 1 com valor igual ao saldo inicial. Verificação de diferenças entre as Vendas e a Contabilidade Verifica se existem clientes com diferenças superiores a 5% entre as vendas e os lançamentos na contabilidade quando têm vendas superiores a Verificação de saldos das contas Verifica se os saldos das contas integradoras são iguais à soma dos saldos das contas de movimento. Verifica contabilização das vendas em ficheiros Integrado. Em ficheiros integrados, verifica se existem clientes com vendas não contabilizadas. Verifica clientes com mais devoluções do que vendas Para clientes com vendas superiores a 500, averigua se têm mais devoluções do que vendas. Verifica se existem clientes não nacionais com facturas com IVA Verifica se existem clientes não nacionais com facturas em que foi liquidado IVA. Verifica a sequência de datas na facturação Verifica se a numeração dos documentos de venda está coerente com as datas, isto é, verifica se não existem facturas com numeração superior e datas inferiores. Verifica se existem produtos vendidos com códigos de IVA diferentes Verifica se existem linhas de documentos de vendas com diferentes taxas de imposto (Isenta, Normal, Intermédia, Reduzida) para o mesmo produto. Para este teste é excluída a taxa de imposto intermédia (o produto pode ser facturado a Intermédia para restauração e Outra). Verifica se existem produtos em que o preço foi mais do dobro Verifica se existem produtos com vendas relevantes em que se praticou preço unitário superior ao dobro do preço médio praticado. No final da importação e da validação das regras de negócio, serão exibidas as eventuais inconsistências devidamente identificadas como erro, avisos ou alertas usando para isso os seguintes ícones: Erros; Alertas; Informação. 32

33 Abrir A opção Abrir, existente no menu Ficheiros permite-lhe não só abrir um ficheiro SAFT previamente importado como também: Importar um novo ficheiro; Para mais informações acerca da importação de um SAFT, por favor consulte Importação de SAFT. Eliminar um ficheiro previamente importado; Efectuar cópia de segurança; Repor uma cópia de segurança. 33

34 Integração de Ficheiros SAFT A aplicação permite que se proceda à importação de ficheiros SAFT individuais para a Contabilidade e para a Facturação ou integrados, sendo que no caso da importação de ficheiros individuais a análise dos dados importados será efectuada separadamente. Para que seja possível a avaliação global dos dados importados, foi disponibilizada a opção de Integração de ficheiros SAFT que permite integrar um novo ficheiro de facturação num ficheiro de contabilidade já existente ou vice-versa. Para tal, abra um ficheiro anteriormente importado (através da opção Abrir do menu Ficheiros), de seguida aceda à opção Integrar e seleccione o ficheiro a integrar no ficheiro SAFT aberto. 34

35 Uma vez seleccionado o ficheiro, será efectuada a validação da estrutura do ficheiro SAFT, importada toda a informação e re-executada a validação das regras de negócio, considerando os valores anteriormente importados (primeiro ficheiro SAFT importado) e os valores do ficheiro SAFT integrado. Para mais informações, por favor consulte Validação da estrutura do SAFT e Validação das regras de negócio. Cópia de segurança e reposição de cópias de segurança Para efectuar uma cópia de segurança de uma base de dados SAFT, deverá utilizar a opção Cópia de segurança existente no menu Ficheiros, seleccionar a empresa para a qual pretende efectuar a cópia de segurança e de seguida clicar em Efectuar cópia. A opção de cópias de segurança e reposição de cópias de segurança estará unicamente disponível no menu Ficheiro se nenhuma empresa SAFT se encontrar aberta. Para repor uma cópia de segurança de uma empresa SAFT, deverá executar os passos descritos anteriormente mas utilizar o botão Repor cópia. Poderá igualmente criar ou repor uma cópia de segurança de uma base de dados SAFT através da opção Lista de SAFT s. Navegação O menu Navegação incluir diversas opções que lhe permitem consultar as várias entidades e documentos existentes no SAFT. Sumário Através da opção Sumário, é possível visualizar os dados de sumário da importação efectuada. Separador Geral Este separador mostra os dados gerais do SAFT importado, nomeadamente o nome da empresa, o tipo de dados contido no ficheiro, a data de geração e o período de exportação. 35

36 Separador Resumo Neste separador é exibido um pequeno resumo dos dados importados: Número de clientes; Número de fornecedores; Número de produtos; Número de transacções contabilísticas; Número de documentos de venda; Número de linhas das transacções contabilísticas; Número de linhas dos documentos de venda; Totais a débito e a crédito das transacções contabilísticas e dos documentos de venda. Separador Histórico Este separador informa do utilizador acerca da data de importação do ficheiro SAFT bem como do utilizador do Windows que efectuou a importação. Separador Comentários Neste separador irá ser mostrada alguma informação relativa ao SAFT, nomeadamente a identificação do Estabelecimento ou sector a que diz respeito o SAFT e a informação adicional inserida no ecrã Inserção de informação relativa ao SAFT do assistente de importação. 36

37 Separador Outros No separador Outros encontraremos a informação completa da empresa: morada completa, registo comercial, aplicação e versão que gerou o SAFT, entre outros. Opções disponíveis na barra de ferramentas do Sumário Estão disponíveis as seguintes opções na barra de ferramentas: Inserir notas: inserir notas para o Sumário; Novo: inserir uma nova nota para o Sumário; Remover: Remover a nota do sumário em edição; Botões de navegação para navegar entre as várias notas de auditoria. Para mais informações acerca das notas, por favor consulte Introdução de Notas/Comentários. 37

38 Plano de contas Na opção Plano de Contas presente no menu Navegação, poderá visualizar o plano de contas existente no SAFT, bem como o saldo de abertura a crédito ou a débito e os saldos mensais de cada uma das contas. Saldo de abertura a crédito e a débito Valores a crédito e a débito de cada um dos meses. Opções disponíveis na barra de ferramentas do Plano de contas Estão disponíveis as seguintes opções na barra de ferramentas: Inserir notas: inserir notas para a conta seleccionada; Novo: inserir uma nova nota para a conta seleccionada Remover: Remover a nota da conta que se encontra em edição; Extracto: Visualizar o extracto da conta seleccionada Botões de navegação para navegar entre as várias contas ou navegar pelas várias notas de auditoria inseridas para as contas. Para mais informações acerca das notas, por favor consulte Introdução de Notas/Comentários. Clientes Através da opção Clientes presente no menu Navegação, poderá visualizar os dados dos clientes que foram exportados para o SAFT. 38

39 Opções disponíveis na barra de ferramentas dos Clientes Estão disponíveis as seguintes opções na barra de ferramentas: Inserir notas: inserir notas para o Cliente; Novo: inserir uma nova nota para o Cliente; Remover: Remover a nota em edição do cliente; Extracto: Visualizar o extracto contabilístico de vendas do cliente seleccionado (mapa presente em Mapa Contabilidade Vendas por cliente); Extracto de vendas: visualiza o extracto de vendas por cliente (mapa presente em Mapa Vendas Extracto de vendas por cliente); Botões de navegação para navegar entre os vários clientes ou navegar pelas várias notas de auditoria inseridas para os clientes. Para mais informações acerca das notas, por favor consulte Introdução de Notas/Comentários. Fornecedores Tal como acontece com os clientes, através desta opção presente no menu Navegação, poderá visualizar os dados dos fornecedores que foram exportados para o SAFT. 39

40 Opções disponíveis na barra de ferramentas dos Fornecedores Estão disponíveis as seguintes opções na barra de ferramentas: Inserir notas: inserir notas para o Fornecedor; Novo: inserir uma nova nota para o Fornecedor; Remover: Remover a nota em edição do Fornecedor; Extracto: Visualizar o extracto contabilístico de compras do fornecedor seleccionado (mapa presente em Mapa Contabilidade Compras por fornecedor); Botões de navegação para navegar entre os vários fornecedores ou navegar pelas várias notas de auditoria inseridas para os fornecedores. Para mais informações acerca das notas, por favor consulte Introdução de Notas/Comentários. Produtos Através desta opção, poderá visualizar os dados gerais dos produtos. 40

41 Opções disponíveis na barra de ferramentas dos Produtos Estão disponíveis as seguintes opções na barra de ferramentas: Inserir notas: inserir notas para o Produto; Novo: inserir uma nova nota para o Produto; Remover: Remover a nota em edição do Produto; Extracto: Visualizar o extracto de vendas do produto seleccionado (mapa presente em Mapa Vendas Extracto de vendas por produto); Botões de navegação para navegar entre os vários produtos ou navegar pelas várias notas de auditoria inseridas para os produtos. Para mais informações acerca das notas, por favor consulte Introdução de Notas/Comentários. Documentos comerciais Esta opção mostra em detalhe cada um dos documentos comerciais importados e apresenta essa informação em diversos separadores. Separador Documento Neste separador podem ser visualizados dos dados gerais do documento (número de documento, movimento contabilístico associado, código e nome do cliente, valor ilíquido e do IVA do documento, etc), 41

42 bem como as diversas linhas que compõem o documento com a informação, caso exista, do documento que deu origem a cada linha do documento. A visualização das linhas dos documentos comerciais será possível qualquer que seja o separador seleccionado. Dados gerais do documento Linhas do documento Informações acerca do documento origem Separador Morada Origem Neste separador o utilizador pode consultar o detalhe do local e data de carga da mercadoria constante no documento. 42

43 Separador Morada Destino Neste separador o utilizador pode consultar o detalhe do local e data de descarga da mercadoria constante no documento. Separador Outros Neste separador o utilizador pode consultar outros dados gerais do documento, nomadamente o total a crédito ou a débito, a data de pagamento, entre outros. Opções disponíveis na barra de ferramentas dos Documentos comerciais Estão disponíveis as seguintes opções na barra de ferramentas: Inserir notas: inserir notas para o documento comercial em edição; Novo: inserir uma nova nota para o documento comercial em edição; Remover: Remover a nota em edição do documento comercial; Botões de navegação para navegar entre os vários documentos comerciais ou navegar pelas várias notas de auditoria inseridas para os documentos comerciais. Para mais informações acerca das notas, por favor consulte Introdução de Notas/Comentários. Movimentos contabilísticos Esta opção mostra em detalhe cada um dos movimentos contabilísticos importados mostrando, para além dos dados gerais do movimento, o detalhe de cada uma das linhas. 43

44 Linhas do movimento contabilístico Opções disponíveis na barra de ferramentas dos Movimentos contabilísticos Estão disponíveis as seguintes opções na barra de ferramentas: Inserir notas: inserir notas para o movimento contabilístico em edição; Novo: inserir uma nova nota para o movimento contabilístico em edição; Remover: Remover a nota em edição do movimento contabilístico; Botões de navegação para navegar entre os vários movimentos contabilísticos ou navegar pelas várias notas de auditoria inseridas para os movimentos contabilístico. Para mais informações acerca das notas, por favor consulte Introdução de Notas/Comentários. Consulta O menu Consulta incluir diversas opções que lhe permitem efectuar várias consultas à informação importada. Este menu está dividido em 3 áreas: As consultas contabilísticas; As consultas de vendas; As consultas às 3 entidades principais: Clientes, Fornecedores e Produtos. Contabilidade Movimentos Esta consulta permite-lhe obter, num único quadro, os movimentos contabilísticos existentes no SAFT. 44

45 Área de filtros Atalhos disponíveis Linhas Caso pretenda limitar a informação a visualizar neste ecrã poderá utilizar os filtros disponibilizados na área de filtros. Para visualizar todos os movimentos do SAFT, poderá utilizar esta consulta. 45

46 Vendas Documentos Esta consulta permite-lhe obter, num único ecrã os valores globais dos documentos comerciais, apresentando, para cada documento, o valor ilíquido, o valor do IVA, total do documento, entre outras informações. 46

47 Linhas Caso pretenda obter informação num único quadro, os valores de cada uma das linhas dos documentos comerciais, poderá utilizar esta consulta. 47

48 Análise de vendas-calendário Para obter um resumo de vendas por dia em forma de calendário, poderá utilizar esta opção. Aqui serão mostrados, para cada um dos dias de cada mês, o número de documento criados. 48

49 Clientes Para obter os valores globais por cliente, poderá utilizar esta consulta. 49

50 Nesta consulta, encontram-se disponíveis os seguintes links: ID: permite aceder à opção Navegação Cliente visualizando imediatamente os dados do cliente seleccionado; Vendas sem IVA: permite aceder à opção Navegação Documentos comerciais de forma a visualizar e navegar pelos documentos comerciais do cliente seleccionado. Fornecedores Para obter os valores globais por fornecedor, poderá utilizar esta consulta. 50

51 Nesta consulta, poderá usar o link da coluna ID para aceder à opção Navegação Forencedor, visualizando imediatamente os dados do fornecedor seleccionado. Produtos Para obter os valores globais por produto, poderá utilizar esta consulta. 51

52 Mapas O menu Mapas incluir diversas listagens que lhe permitem efectuar várias consultas à informação importada. Este menu está dividido em 2 áreas: Mapas de contabilidade; Mapas de vendas. Contabilidade Balancete (POC) Para obter um balancete contabilístico dos movimentos da empresa, utilize esta opção. Extracto Para consultar o extracto contabilístico de uma ou várias contas poderá utilizar este mapa. 52

53 Vendas por cliente (POC) Deverá usar esta opção para obter informação acerca do IVA regularizado, IVA liquidado e do valor das vendas com IVA incluído a partir dos movimentos contabilísticos, existindo a possibilidade de definir os diários e as contas usadas para obtenção dos valores referidos anteriormente. 53

54 Compras por fornecedor (POC) Da mesma forma que é possível obter o valor das vendas para os clientes, também para os fornecedores é possível obter o valor das compras (com IVA), o IVA regularizado e o IVA dedutível, extraídos a partir dos movimentos contabilísticos, possibilitando filtrar os valores tendo em conta os diários e as contas definidas pelo utilizador. IVA dedutível e IVA liquidado (POC) Este mapa apresenta os valores mensais dos valores das contas de IVA 2432, 2433 e 2434; caso existam movimentos de apuramento de IVA, estas contas aparecerão saldadas. Balanço (POC) Para emitir o balanço da empresa ou outra demonstração financeira, poderá usar esta opção. 54

55 Para alterar a configuração do balanço (contas utilizadas para cada uma das rubricas do balanço) por favor, consulte o Anexo I - Configurador de mapas de Gestão Sage. Vendas A opção de Vendas incorpora diversas listagens para análise de valores de venda. Resumos de vendas Encontram-se disponíveis as seguintes listagens para análise dos valores das vendas da empresa: Resumo de vendas por cliente; Resumo de vendas por país; Resumo de vendas por código postal; Resumo de vendas por mês; Resumo de vendas por artigo; Resumo de vendas por famílias de artigo; Resumo de vendas por tipo de artigo. Resumo de vendas por cliente/artigo; Resumo de vendas por artigo/cliente. Extractos de vendas Para uma análise mais detalhada das vendas, são também disponibilizados os seguintes extractos: Extracto de vendas por documentos; Extracto de vendas por cliente; Extracto de vendas por tipo de documento; Extracto de vendas por artigo. 55

56 Auditoria O Analisador SAFT permite-nos adicionar notas ao longo da nossa análise a cada um dos ficheiros SAFT. Em cada uma das opções existente no menu Navegação (Sumário, Plano de Contas, Clientes, etc), o utilizador terá a possibilidade de associar notas para complementar a informação importada do ficheiro SAFT. Para mais informações acerca das notas, por favor consulte Introdução de Notas/Comentários. Listagem de notas de auditoria Esta opção mostra todas as notas de auditoria criadas pelo utilizador que foram inseridas aquando da análise, isto é, aquando da visualização das diversas entidades e documentos comerciais/movimentos contabilísticos (opções existentes no menu Navegação). Consulte Introdução de Notas/Comentários para mais informações acerca da criação de notas. Listagem de avisos Esta listagem as mensagens de tipo Aviso encontrados aquando dos testes de detecção de valores ilógicos. 56

57 Listagem de erros Esta listagem as mensagens de tipo Erro encontrados aquando dos testes de detecção de valores ilógicos. Listagem geral de mensagens Para obter uma listagem de todas as incoerências detectadas aquando da execução dos testes de detecção de valores ilógicos (erros e avisos), bem como de todas as notas de auditoria, poderá utilizar esta opção. Nota inserida pelo utilizador Erro detectado no testes de valores ilógicos Aviso detectado no testes de valores ilógicos Testes de detecção de valores ilógicos Esta opção realiza os testes de consistência à informação importada e deve ser usada quando, na importação do ficheiro SAFT se optou por não efectuar a validação das regras de negócio (seleccionada a opção Não, farei isso mais tarde através do respectivo comando de menu na janela Validação das regras de negócio do assistente de importação). Consulte Validação das regras de negócio para mais informações acerca desta opção. Anexo I - Configurador de mapas de Gestão Sage O Configurador de Mapas de Gestão Sage foi concebido para dar resposta às necessidades das empresas no que respeita à obtenção de mapas orientados para a actividade da empresa. A permanente circulação e mutação de informação implica uma constante adaptação dos outputs de análise económico-financeira da situação da empresa. A principal característica do configurador é a sublime 57

58 usabilidade que permite uma célere e ilimitada elaboração de mapas, facultando às empresas a possibilidade de construírem os outputs que lhes irão permitir agir atempadamente. Acesso O acesso ao Configurador de Mapas de Gestão Sage é feito através da opção Alterar configuração, presente na barra de ferramentas Configurador de Mapas de gestão. A barra de ferramentas do Configurador de Mapas de gestão é mostrada automaticamente a partir do momento em que a opção Alterar configuração é seleccionada. Generalidades Enumera-se algumas da generalidades do Configurador de Mapas de Gestão Sage: Todos os mapas são processados, automaticamente, com os dados da empresa criada aquando da importação do SAFT ou com fórmulas de cálculo; Os mapas fornecidos pela Sage, não são passíveis de serem alterados. Caso pretenda fazer alterações sobre eles basta editá-los, efectuando duplo clique com o rato sobre o nome, e de seguida clicar nos botões Guardar Mapa ou Guardar Mapa como... ; Uma vez efectuada a gravação de um mapa o sistema cria uma cópia do mapa e passa a mostrar estes mapas na lista de Mapas do utilizador; Os mecanismos são em tudo idênticos aos mecanismos de uma folha de cálculo; Não é necessário ter instalado o Excel do Microsoft Office ou outra ferramenta análoga. Ecrã principal do configurador O Configurador de Mapas de Gestão Sage permite a criação de mapas de forma muito idêntica a folhas de cálculo utilizando a informação constante nas bases de dados SAFT, possibilitando o acesso a um conjunto de informações de índole financeira sobre a empresa. Alterar configuração do balanço Abrindo o Configurador, através da opção Alterar configuração, é apresentado o ecrã de alteração do balanço: 58

59 Comandos disponíveis Permite pré-visualizar o balanço Guarda (grava) o mapa editado. Apaga o mapa, mas antes questiona o utilizador: Apaga a informação inserida na última acção. Recupera a última informação apagada. 59

60 Corta a informação seleccionada e mantém em memória (em clipboard). Coloca em memória a informação seleccionada (clipboard). Cola (copia) a informação em memória (em clipboard). Insere página. Apaga página em edição, mas antes questiona o utilizador: Permite a formatação da(s) célula(s) seleccionada(s). No caso de multi-selecção de células é herdada a formatação da célula activa. Permite definir as linhas limitadoras da(s) célula(s) seleccionada(s): 60

61 Permite definir o posicionamento da informação na(s) célula(s): Permitir unir e/ou separar células: Permite definir o tipo de fontes: Permite inserir uma imagem no mapa. Insere no mapa, caso exista, o logótipo da empresa. 61

62 Invoca a ajuda do Configurador de Mapas. Sai do Configurador de Mapas. Mapas do Utilizador Todos os mapas novos, criados com base em mapas já existentes ou criados de raiz, são guardados numa pasta específica. Os mapas são catalogados com base numa Categoria e num Nome livremente atribuídos pelo utilizador. Para abrir um mapa criado, deve, seleccionar o mapa pretendido no ecrã de emissão de mapa (campo Configuração). Pedidos do mapa Os pedidos de um mapa são os critérios que permitem filtrar a informação variável e ficam automaticamente disponíveis na altura da emissão do mapa. Para criar pedidos no mapa basta clicar no botão Novo da área Pedidos do mapa : Pode criar tantos pedidos quantos os necessários. Nome Tipo Corresponde ao nome da fórmula que irá ser criada. Por exemplo: se criar um pedido e indicar o Nome = Ano, significa que na lista de fórmulas ficará imediatamente disponível a fórmula Ano Existem os seguintes tipos de critérios: Texto, Valor numérico, Exercício, 62

63 Etiqueta Valor por omissão Exercício + Período, Intervalo de Períodos, Período. Consoante o tipo indicado será filtrada a informação dos mapas. Por exemplo: Se anteriormente indicou o Nome = Ano e agora indicar Tipo = Exercício, significa que ao escrever numa célula a fórmula =Ano será devolvido o exercício indicado no pedido. Corresponde à designação que o pedido vai surgir no modo de prévisualização ver antes. Corresponde ao valor predefinido no pedido. Fórmulas do configurador Período Esta função retorna o período indicado na janela de pedidos. Exemplo: Se nos pedidos do balanço, indicar o mês de Fevereiro, este campo irá retornar o valor 2. Designacao Esta função retorna a designação da empresa. Exercicio Exercício de análise. EXERCICIO() Exemplo: Exercicio() Retorna o exercício dos dados importados. SaldoAbertura Esta função retorna o saldo de abertura uma dada conta ou conjunto de contas no exercício seleccionado. SALDOABERTURA( CONTA ;EXERCICIO) Conta Código da conta POC; Pode completar a conta com o cardinal # ou usar mais do que uma conta. 211# - Retorna o valor de todas as contas iniciadas por Retorna o valor da conta 211 adicionado do valor da conta