Acordo de licenciamento do EMPRESÁRIO

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1 Acordo de licenciamento do EMPRESÁRIO Ao abrir a caixa do CD que contém o programa EMPRESÁRIO, o utilizador aceita os termos do contracto de licenciamento deste acordo. Licença Garantias A T&T outorga-lhe o direito de utilização do programa, ligado a um único computador. O cliente poderá copiar o programa e dados associados unicamente para fins de segurança. O cliente deve informar todos os utilizadores do programa das condições deste acordo. Caso o programa seja utilizado indevidamente por terceiros, dependentes do cliente, este pode ser directamente responsabilizado. A documentação impressa que acompanha o programa EMPRESÁRIO, não pode ser copiada. Este programa é fornecido com uma licença que deverá ser registada através de contacto para a T&T. O processo de registo e licenciamento é descrito neste manual no capítulo Licenciamento do EMPRESÁRIO. Sob condição alguma, a T&T será responsável por danos ou perdas sofridas, como resultado do uso ou impossibilidade de usar deste programa. A T&T garante, que o programa EMPRESÁRIO corresponde ao descrito na documentação do mesmo. A T&T não responderá por qualquer outra garantia realizada por pessoas alheias à T&T, incluindo distribuidores ou revendedores. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 1 de 84

2 Instalação do EMPRESÁRIO A aplicação Empresário destina-se como o seu nome indica aos empresários em nome individual ou a todas as empresas que trabalham em prestação de serviços, não necessitando de uma gestão de stocks. O Empresário é uma aplicação que permite processar a facturação a clientes, controlar fornecedores, gerir contratos (exemplo: Assistência a clientes), gerir custos e receitas por projectos, fazer uma análise de vendas e compras, obter mapas de gestão diversificados e apresentar gráficos com os resultados. Instalação Para instalar o programa EMPRESÁRIO deverá colocar o CD no leitor e aguardar pelo écran seguinte. Para iniciar a instalação faça clique com o botão esquerdo do rato na caixa Iniciar a instalação. Caso pretenda desistir do processo de instalação clique em Fechar. O Processo de instalação continua com o écran seguinte. Se pretender alterar o destino da instalação clique em Pasta de Página 2 de 84

3 Instalação do EMPRESÁRIO Reinstalação Licenciamento instalação. Clique em Instalar para terminar a instalação ou Cancelar para desistir. Aguarde pela mensagem de conclusão se escolheu Instalar. O programa de instalação cria uma entrada directa na Barra de Tarefas do Menu Iniciar para EMPRESÁRIO, programa de licenciamento T&Tlicense e para o programa desinstalador. Para voltar a instalar o programa EMPRESÁRIO deverá seguir os procedimentos indicados para a Instalação. Nota: Antes de proceder a uma reinstalação do programa EMPRESÁRIO deverá efectuar uma cópia de segurança, no caso de já ter dados registados. Consulte neste manual o ponto correspondente à cópia e reposição de dados. Este programa é fornecido com uma licença que deverá ser registada através de contacto para a T&T. O processo de registo e licenciamento é executado através do programa T&Tlicense. Para licenciar o programa de forma permanente faça clique em Licenciar. É apresentada uma janela com o código atribuído. Mantendo a janela aberta, deverá entrar em contacto com a T&T (Ver Nº de telefone na Ajuda do écran inicial do programa EMPRESÁRIO) para que lhe seja fornecida gratuitamente a sua chave de registo. No contacto telefónico será pedido o Número de Série do produto colocado na caixa do CD. Se após iniciar o processo de licenciamento não efectuar o contacto com a T&T, poderá repetir novamente este procedimento. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 3 de 84

4 Acesso ao EMPRESÁRIO Acesso Para aceder ao programa EMPRESARIO, faça clique no ícone criado pelo programa de instalação e aguarde pelo écran seguinte. O login de acesso ao programa é o indicado na figura acima e não necessita de Password. O utilizador poderá posteriormente criar outro(s) login e respectivas Password. Página 4 de 84

5 Menu Inicial Menu Inicial O écran de entrada para trabalhar com o programa após indicação de Login e Password, é apresentado a seguir. Este é considerado o Menu Inicial do programa EMPRESÁRIO. Neste écran está sempre presente:? O acesso directo por botões às principais funções do programa (Barra Atalhos). Ver Como Personalizar Barra de Atalhos ;? O acesso a todas as funções do programa (Barra de Menu);? A Lista de Clientes ordenados alfabeticamente (Barra Lateral);? A visualização dos documento emitidos ao cliente seleccionado (Lista Central).? As funções Factura, Recibo e Venda a Dinheiro a executar sobre o cliente escolhido na Lista de Clientes Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 5 de 84

6 Diversos Menu Diversos Diversos Ao fazer clique em Diversos é apresentada a lista das funções disponíveis conforme destaque da figura seguinte: Como Empresa Configurar Ao fazer clique nesta linha é apresentado o écran seguinte. Deve preencher os dados conforme exemplo. Os dados colocados serão usados como identificação em cabeçalhos de documentos e listagens do programa. Se quiser associar aos documentos um logotipo poderá fazer duplo clique em cima da área reservada para a imagem e seguir os procedimentos que lhe forem solicitados ou utilizar a função copiar do Windows e através de <Ctrl + V > colar na caixa correspondente ao logo da T&T do exemplo. Página 6 de 84

7 Diversos Neste écran existe uma área onde é a possível definir quais as moedas que podem ser utilizadas pelo programa. A configuração que está definida no Empresário tem por defeito, como primeira moeda o Euro e como segunda moeda o Escudo. As moedas predefinidas e a sua formatação podem ser alteradas, desde que não existam movimentos registados no programa. É ainda possível indicar o número de moedas pretendidas (1,2). Todas as listagens e documentos serão afectados pela escolha do número de moedas. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 7 de 84

8 Diversos A formatação dos campos com valor monetário é definida nos campos Formato 1ª moeda e Formato 2ª moeda. Para efectuar a formatação para outras moedas deverão ser consideradas as seguintes notações: Símbolo # : representa qualquer digito; Símbolo, : representa o símbolo que faz o agrupamento dos dígitos (separação dos milhares); Símbolo. : representa o separador da parte decimal do número; É possível a utilização de qualquer símbolo para a formatação da moeda (no exemplo e Esc). A taxa de conversão é utilizada para efectuar o cálculo da segunda moeda, tendo como base a primeira moeda. Nota: A Moeda Secundária é calculada com base na Moeda Base e na Taxa de Câmbio, utilizado a seguinte formula: Moeda Secundária = Moeda Base * Taxa de Câmbio Como configurar impressora Ao fazer clique nesta linha será mostrado um écran onde poderá controlar as definições da impressora que irá utilizar. De entre algumas funções destaca-se a possibilidade de escolher a orientação do papel e a possibilidade de escolher qual a impressora a utilizar (no caso de existirem várias impressoras). Criar cópia de segurança Ao fazer clique nesta linha será mostrado um écran, representado pela figura seguinte. Aqui o utilizador terá oportunidade de fazer uma cópia de segurança de todos os dados existentes. Ao fazer clique em Iniciar o programa irá armazenar os dados no Directório Destino, no exemplo apresentado é para a disquete. A recuperação das cópias de segurança segue o procedimento inverso fazendo clique em Restaurar cópia de segurança. Página 8 de 84

9 Diversos Como Personalizar Barra de Atalhos Ao fazer clique nesta linha será mostrado um écran, representado pela figura seguinte, onde pode definir quais os botões que o utilizador deseja na Barra de Atalhos. Cada um dos botões tem uma função associada. Ao escolher os botões, o utilizador poderá ter em conta quais as funções mais utilizadas do programa, de forma a aumentar a rapidez de acesso às funções. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 9 de 84

10 Diversos Na lista do lado esquerdo estão representadas todas as funções disponíveis para personalização da Barra de Atalhos. Na lista do lado direito estão os botões seleccionados para a personalização da Barra de Atalhos. Para compor a lista do lado direito, utilizam-se os botões e para fazer passar de uma lista para a outra. Nota: O número máximo de botões na Barra de Atalhos é cinco. A Barra de Atalhos poderá não conter botões se o utilizador o desejar. Utilizadores Nesta versão do Empresário 2001 foi adicionada a possibilidade de restringir o acesso ao programa através da criação de utilizadores. Ao escolher esta opção será mostrada a imagem seguinte. Aqui estão listados todos os utilizadores existentes no sistema. Por defeito já existe um utilizador definido. É possível visualizar alguns dados, na lista de utilizadores, referentes aos utilizadores existente. Página 10 de 84

11 Diversos Definir Utilizadores Para definir um utilizador deverá carregar em, que permitirá a definição da ficha de utilizador, conforme figura seguinte. Os campos Login e Password são utilizados para definir o utilizador e a senha de acesso ao programa. Estes campos são de preenchimento obrigatório. Poderá ainda definir um utilizador como SUPERVISOR e indicar se está ou não inibido, ou seja, não pode entrar no programa. O facto de um utilizador não ser SUPERVISOR, implica não ter a possibilidade de eliminar ou alterar documentos de saída. Para além da definição do acesso ao programa, existe ainda a possibilidade de definir o perfil do utilizador, isto é, definir quais as funcionalidades a que o utilizador tem acesso dentro do programa. Par definir o perfil do utilizador deverá ser utilizada a lista de funcionalidades existente no lado direito da janela. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 11 de 84

12 Diversos Nesta área estão representados todos os menus existentes no programa e as respectivas opções. A cada opção está associado um símbolo. Existem três símbolos possíveis, com os respectivos significados:? O utilizador tem acesso à opção indicada; o S O utilizador não tem acesso à opção indicada; A opção só está disponível para utilizadores definidos como supervisores; O acesso a uma determinada opção do menu pode ser alterada através de duplo clique sobre o símbolo respectivo. O símbolo irá alternar entre? e o. As opções indicadas com o símbolo S não podem ser alteradas. Localizar A localização pode ser feita por qualquer um dos campos existentes. Para seleccionar o campo para localização na lista de utilizadores, o utilizador deverá carregar sobre o cabeçalho da coluna sobre a qual vai ser efectuada a localização. Em seguida o utilizador deverá carregar em aparecer o écran, que fará onde deverá ser indicada o excerto a ser localizado. Consultar Ao carregar em será mostrado o écran seguinte onde é possível compor uma listagem, indicado as restrições desejadas para os campos disponíveis. Página 12 de 84

13 Diversos Para compor uma listagem, podem ser utilizados os campos visíveis na imagem. Como exemplo, será composta uma lista de utilizadores que respeite a seguinte condição: O nome comece por Joa e a letra inicial do nome seja menor que T. O * utilizado na condição Maior ou igual a representa qualquer caracter existente no resto do nome. Ao carregar em lista de cliente irá ser actualizada conforme os resultados obtidos após a restrição. Se a lista estiver vazia após a restrição, não existem utilizadores nas condições indicadas. É também possível efectuar a restrição aplicando a condição Igual a. Para tal deverá ser desactivada a opção. Para listar todos os utilizadores cujo nome começa por Joa a restrição deverá ser feita como representado na figura seguinte. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 13 de 84

14 Diversos Ao carregar em lista de cliente irá ser actualizada conforme os resultados obtidos após a restrição. Se a lista estiver vazia após a restrição, não existem utilizadores nas condições indicadas. A listagem inicial ou as listagens obtidas após as restrições são passíveis de impressão através do botão. Configurar Lista de Utilizadores Se o utilizador desejar alterar a informação visível na lista de utilizadores poderá fazê-lo através do botão. A disposição mostrada na figura, representa a lista de utilizadores que está definida por defeito. Página 14 de 84

15 Diversos Na área de Colunas existem duas listas de campos. A lista do lado direito representa os campos que estão actualmente visíveis na listagem. Do lado esquerdo estão disponíveis os campos existentes, não visíveis na listagem. Para fazer passar os botões de um lado para o outro deverão ser utilizados as setas que estão posicionadas entre as listas. Na área de Ordem existem duas listas. Do lado direito estão os campos que estão a ser utilizados para ordenar a listagem de utilizadores. Por defeito a listagem é ordenada por nome. Se a opção não estiver seleccionada o campo de ordenação está ordenado por ordem crescente, caso contrário está ordenado por ordem decrescente. É possível efectuar ordenação múltipla, bastando para isso passar para a lista da direita os campos que irão ordenar a listagem. Ao carregar em impacto na lista de utilizadores. todas as alterações terão Mudar Utilizador Ao escolher esta op ção, o utilizador actual deixará de ter acesso ao programa, ficando disponível o écran para introdução de Login e Password. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 15 de 84

16 Introdução ao EMPRESÁRIO Introdução ao EMPRESÁRIO Descrição das principais funcionalidades O programa EMPRESÁRIO permite fazer a gestão comercial de empresários em nome individual, registando os diferentes documentos. Permite o processamento de facturas e respectivos recibos, possibilitando a definição de modos de pagamento e condições de pagamento. Permite ainda a criação e associação de projectos e contratos aos movimentos efectuados. Documentos que podem ser emitidos O programa possui diversos tipos de documentos, facturas, vendas a dinheiro, contratos, facturas pró-forma, recibos, notas de débito e crédito. Documentos de análise, listagens associadas às tabelas, listagens de apoio, relatórios e mapas diversos, nalguns casos com representação gráfica Ficheiros O programa possui diversos ficheiros (Tabelas) que permitem construir o conjunto de dados que compõem o sistema. Todas as tabelas podem ser geridas pelo utilizador. Tabela de Clientes. Tabela de Fornecedores. Tabela de Artigos. Tabela de Condições de Pagamento. Tabela de Modos de Pagamento. Tabela de Bancos. Nota: A primeira tarefa a efectuar no EMPRESÁRIO consiste em criar dados nas tabelas pela ordem seguinte: Condições de Pagamento, Modos de Pagamento, Fornecedores, Artigos, Bancos e Clientes. Criar e alterar dados Nota: Quando se pretende alterar dados dos écrans que apresentam o botão Alterar deve-se fazer clique no botão pois de outro modo os campos estão protegidos e não podem ser alterados. Página 16 de 84

17 Introdução ao Empresário Numeração de documentos de saída A numeração dos documentos de saída, é inicializada por defeito com o número 1 (um). Antes do processamento do primeiro documento de cada tipo (Facturas, Nota de Débito, Nota de Crédito, Factura Pró-Forma, Orçamento), será mostrado um aviso conforme figura seguinte. Deverá indicar qual o número pretendido para a inicialização do documento em causa. Se o utilizador desejar iniciar a numeração em 1 (um), deve fazer clique em OK sem modificar o número apresentado. No caso de o utilizador querer iniciar a numeração de um determinado tipo de documentos com um número diferente de 1 (um), terá que indicálo no écran representado pela figura anterior. Para terminar deve fazer clique em OK. Nota: Após a emissão do primeiro documento de um determinado tipo, a numeração não poderá ser alterada. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 17 de 84

18 Tabelas Tabelas Barra de Menu Ao fazer clique em Tabelas é apresentada a lista das funções disponíveis conforme destaque da figura seguinte. Definir Cliente O programa EMPRESÁRIO permite criar os clientes, ou utilizadores dos serviços/produtos disponíveis. Ao fazer clique em Clientes é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista de entidades. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar as fichas dos clientes. Quando um cliente já possui registos de facturação ou outros documentos associados, não pode ser eliminado mas fica Inactivo. Permite ainda efectuar a análise de cada cliente, obter a situação da conta corrente de um cliente e imprimir a lista de clientes. Página 18 de 84

19 Tabelas É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. Nota: ao escolher (assinalar na caixa respectiva) a opção Ver todos os clientes, poderá ver a lista dos cliente activos e não activos. Pesquisa de cliente Ficha de cliente A procura de cliente pode ser feita através das setas de cursor (,,, ) ou através de pesquisa pelo nome. Para tal basta introduzir no campo situado na parte superior do écran, o nome desejado. A lista irá sendo actualizada conforme decorre a procura. Ao fazer clique em Novo ou Editar, ou ao fazer duplo clique em cima do cliente desejado, é apresentada a ficha respectiva conforme figura seguinte. A figura anterior representa a ficha de um novo cliente. No caso de ser uma alteração (representado na figura seguinte), terá que fazer clique em cima de Alterar para permitir a alteração dos dados existentes. É possível a impressão dos dados do cliente com pré-visualização. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 19 de 84

20 Tabelas Como enviar um E- mail ao cliente através do programa Na ficha de cliente, existe um campo reservado ao do cliente. Para enviar um , basta carregar em que o programa automaticamente irá carregar a janela de composição de . Em seguida basta executar os procedimentos normais de composição e envio de . Nota: Para tirar partido desta funcionalidade, o utilizador deverá ter ligação à Internet. Como consultar a URL do cliente Na ficha de cliente, existe um campo reservado URL do cliente. Para aceder à mesma basta carregar em Internet. Esta acção irá abrir automaticamente o browser existente, carregando a URL do cliente. Nota: Para tirar partido desta funcionalidade, o utilizador deverá ter ligação à Internet. Eliminar Cliente Ao fazer clique em Eliminar sobre o cliente seleccionado, serlhe-á atribuído o estado de Inactivo. Assim, o cliente e toda a sua informação, nunca serão totalmente eliminados. É possível a alteração do estado de Inactivo para activo a qualquer altura. Para tal, basta escolher a opção Ver todos os clientes, seleccionar o cliente que se quer activar e carregar em Reactivar. Conta Corrente do Cliente Ao fazer clique em Conta Corrente o utilizador poderá aceder a toda a informação referente aos movimentos correspondentes ao cliente seleccionado. É possível visualizar vários totais, designadamente Total Facturado, Total Pago e Total a Pagar. A impressão da conta corrente do cliente é possível através do botão Imprimir, gerando um documento que será composto por uma listagem de movimentos e pelos totais respectivos. É ainda possível visualizar apenas os documentos pendentes do cliente seleccionado. Para tal é necessário seleccionar a opção Visualizarsó documentos pendentes. Página 20 de 84

21 Tabelas Recibos/Pagamentos Ao carregar em Recibos /Pagamentos o utilizador terá possibilidades de registar os pagamentos de documentos pendentes. Ao escolher esta opção será visível o écran representado pela figura seguinte. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 21 de 84

22 Tabelas Para registar o pagamento de dívida seleccionada basta carregar em Emitir Recibo ou Registar pagamento sem imprimir. A diferença entre as duas opções reside no facto da primeira opção permitir a emissão de um documento comprovativo do pagamento da dívida. A figura seguinte representa o écran de inserção de valor a pagar. É possível a utilização de notas de crédito do cliente para efectuar o pagamento da dívida. Nota: O valor da nota de crédito tem necessariamente que ser utilizado na integra e não pode exceder o valor da dívida a pagamento. Página 22 de 84

23 Tabelas Para efectuar o pagamento através das Notas de Crédito do cliente o utilizador pode accionar a opção Utilizar Nota de Crédito. Nota: A lista das Notas de Crédito só é visível no caso do cliente que está a efectuar o pagamento ter notas de crédito para utilizar. Analisar Cliente Ao fazer clique em Extracto C/C Cliente no écran com a lista de clientes, será apresentado o écran representado pela figura seguinte. É possível definir as datas De... a, processo idêntico a Definir data de Projecto, consultar este ponto do manual. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 23 de 84

24 Tabelas Definir Fornecedor O programa EMPRESÁRIO permite criar os diversos Fornecedores. Ao fazer clique em Fornecedores é apresentada a figura seguinte com a respectiva lista de entidades. A partir desta lista é possível criar editar para completar ou alterar e eliminar as fichas. Permite ainda efectuar a análise de cada fornecedor, através dos botões respectivos. É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. Nota: ao escolher a opção Ver todos os Fornecedores, poderá ver a lista dos fornecedores activos e não activos. Pesquisa de Fornecedor Ficha de fornecedor O procedimento é idêntico a Pesquisa de cliente. Consultar este ponto do manual. Ao fazer clique em Novo ou Editar, ou ao fazer duplo clique em cima do cliente desejado, é apresentada a ficha respectiva conforme figura seguinte. Página 24 de 84

25 Tabelas A figura anterior representa a ficha de um novo fornecedor. No caso de se tratar de uma alteração terá que fazer clique em cima de Alterar para permitir a alteração dos dados existentes. É possível a impressão dos dados do fornecedor com prévisualização. Como enviar um E- mail ao fornecedor através do programa Como consultar a URL do Fornecedor Eliminar Fornecedor O procedimento é idêntico a Como enviar um ao cliente através do programa. Consultar este ponto do manual. O procedimento é idêntico a Como consultar a URL do cliente. Consultar este ponto do manual. O procedimento é idêntico a Eliminar cliente. Consultar este ponto do manual. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 25 de 84

26 Tabelas Definir Artigos O programa EMPRESÁRIO permite criar os diversos Artigos. Ao fazer clique em Artigos é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar Artigos. Permite ainda efectuar a análise através dos botões respectivos. É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. Pesquisa de Artigo Ficha de Artigo O procedimento é idêntico a Pesquisa de cliente. Consultar este ponto do manual. Ao fazer clique em Novo ou Editar, ou ao fazer duplo clique em cima do artigo desejado, é apresentada a ficha respectiva conforme figura seguinte. Página 26 de 84

27 Tabelas A figura anterior representa a ficha de um novo artigo. No caso de se tratar de uma alteração terá que fazer clique em cima de Alterar para permitir a alteração dos dados existentes. É possível a impressão dos dados do artigo com pré-visualização. Nota: A designação abreviada deverá ser o mais explícita possível. No écran de elaboração de documentos (facturas, vendas a dinheiro e outros documentos) apenas é apresentada a descrição abreviada. Contudo na emissão (impressão) do documento apenas é apresentada a descrição detalhada. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 27 de 84

28 Tabelas Definir Condições de pagamento O programa EMPRESÁRIO permite criar as diversas condições de pagamento. Ao fazer clique em Condições de Pagamento é apresentada a figura seguinte com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar condições de pagamento. Permite ainda efectuar a análise através dos botões respectivos. É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. Pesquisa de Condição de pagamento Criar Condição de Pagamento O procedimento é idêntico a Pesquisa de cliente. Consultar este ponto do manual. Ao fazer clique em Novo ou Editar, ou ao fazer duplo clique em cima da condição de pagamento desejada, é apresentado um campo para a respectiva introdução. Este ficará visível na área abaixo da lista de condições de pagamento, conforme figura seguinte. Página 28 de 84

29 Tabelas Para terminar basta carregar em Gravar. A lista de Condições de Pagamento será actualizada automaticamente. O campo número de dias será utilizado para calcular a data de vencimento da factura. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 29 de 84

30 Tabelas Definir Modos de pagamento O programa EMPRESÁRIO permite criar os diversos modos de pagamento. Ao fazer clique em Modos de Pagamento é apresentada a figura seguinte com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar condições de pagamento. Permite ainda efectuar a análise dos modos de pagamento através dos botões respectivos. É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. Pesquisa de Modo de pagamento Criar Modo de Pagamento O procedimento é idêntico a Pesquisa de cliente. Consultar este ponto do manual. O procedimento é idêntico a Criar Condição de Pagamento. Consultar este ponto do manual. Página 30 de 84

31 Tabelas Definir Bancos O programa EMPRESÁRIO permite criar os diversos bancos. Ao fazer clique em Bancos é apresentada a figura seguinte com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar bancos. Permite ainda efectuar a análise através dos botões respectivos. É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. Pesquisa de Bancos Criar Bancos O procedimento é idêntico a Pesquisa de cliente. Consultar este ponto do manual. O procedimento é idêntico a Criar Condição de Pagamento. Consultar este ponto do manual. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 31 de 84

32 Movimentos Movimentos Ao fazer clique em Movimentos é apresentada a lista das funções disponíveis conforme destaque da figura seguinte. Projectos O programa EMPRESÁRIO possui uma função Projecto que permite ao utilizador agregar custos e receitas para determinadas situações, determinando uma data de início e fim da situação. Deste modo, se o utilizador pretender fazer uma análise de custos e receitas de um conjunto de serviços a prestar a um ou vários dos seus clientes, abre um projecto para esse efeito (Definir Projectos, Consultar este ponto do manual). Quando for fazer a facturação ou registar compras a fornecedores, associa a esses documentos a referência do projecto. Nos mapas (ver capítulo respectivo) poderá obter os valores detalhados e acumulados de facturação e custos. Definir Projectos Ao fazer clique em Projectos é apresentada a figura seguinte com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar projectos. Permite ainda efectuar a análise através dos botões respectivos. Página 32 de 84

33 Movimentos É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. Nota: ao escolher a opção Ver todos os Projectos, poderá ver a lista dos projectos activos e não activos. Pesquisa de Projecto O procedimento é idêntico a Pesquisa de cliente. Consultar este ponto do manual. Ficha de Projecto Ao fazer clique em Novo ou Editar, ou ao fazer duplo clique em cima do projecto desejado, é apresentada a ficha respectiva conforme figura seguinte. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 33 de 84

34 Movimentos A figura anterior representa a ficha de um projecto novo. No caso de ser uma alteração terá que fazer clique em cima de Alterar para permitir a alteração dos dados existentes. É possível a impressão dos dados do projecto com prévisualização. Como definir datas do projecto A definição da Data de Início e Data de Fim é feita através dos calendários existentes para esse fim. Para visualizar o calendário carrega-se em. Em seguida escolhe-se o dia, mês e ano pretendidos. Para alterar o ano e o mês utilizam-se as setas posicionadas ao lado do mês por defeito, conforme figura seguinte. Após a escolha do mês e do ano escolhe-se o dia sendo a data actualizada na ficha de projecto. Eliminar Projecto Analisar Projecto O procedimento é idêntico a Eliminar cliente. Consultar este ponto do manual. Ao escolher esta opção, será possível visualizar um écran, representado pela figura seguinte, onde estarão registados todos os movimentos associados a este projecto, quer em termos de compras quer de vendas. É possível fazer a análise de custos e receitas, calculando a lucro associado ao projecto. No final, se o utilizador o desejar, poderá ser impressa a análise efectuada. Página 34 de 84

35 Movimentos Contratos O programa EMPRESÁRIO possui uma função Contrato que permite ao utilizador criar um texto tipo que irá funcionar como matriz de todas as facturas do contrato que estabeleceu com o seu cliente. É possível estabelecer periodicidade e datas de início e fim de contrato, para controlar facturação. Na opção de análise ou em mapas (consultar este capítulo) poderá controlar os valores detalhados ou acumulados da situação. Definir Contratos Ao fazer clique em Contratos, é apresentada a figura seguinte com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar contratos. Permite ainda efectuar a análise dos contratos através dos botões respectivos. É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. Nota: ao escolher a opção Ver todos os Contratos, poderá ver a lista dos contratos activos e não activos. Pesquisa de Contrato O procedimento é idêntico a Pesquisa de cliente. Consultar este ponto do manual. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 35 de 84

36 Movimentos Ficha de Contrato Ao fazer clique em Novo ou Editar, ou ao fazer duplo clique em cima do projecto desejado, é apresentada a ficha respectiva conforme figura seguinte. A figura anterior representa a ficha de um contrato novo. No caso de ser uma alteração terá que fazer clique em cima de Alterar para permitir a alteração dos dados existentes. É possível a impressão dos dados do artigo com pré-visualização. Como definir datas do contrato O procedimento é idêntico a Como definir Datas do projecto. Consultar este ponto do manual. Eliminar Contrato O procedimento é idêntico a Eliminar cliente. Consultar este ponto do manual. Analisar Contrato O procedimento é idêntico a Analisar Projecto. Consultar este ponto do manual. Página 36 de 84

37 Movimentos Factura Emitir Factura O programa EM PRESÁRIO permite criar diversos documentos, de entre os quais facturas. Ao fazer clique em Factura é apresentada a figura seguinte com a respectiva lista de facturas. A partir desta lista é possível criar, consultar e anular facturas através dos botões respectivos. É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. Nota: ao escolher a opção Ver todos as Facturas, poderá ver a lista de facturas liquidadas e não liquidadas. Pesquisa de Factura Anulação de Factura O procedimento é idêntico a Pesquisa de cliente. Consultar este ponto do manual. Ao fazer clique em Anular, é possível a anulação da factura, sendo possível a sua consulta futura. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 37 de 84

38 Movimentos Consulta de Factura Composição de Factura Para consultar uma factura já emitida basta seleccionar a factura desejada e carregar em Consultar. Ao consultar é sempre possível imprimir original e segunda via. A alteração da factura só é possível no dia da sua emissão (por exemplo se a data de emissão é dia 11 de Janeiro e a data actual é 11 de Janeiro, então é possível alterar a factura). Ao fazer clique em Novo ou Consultar, é apresentado o écran respectivo conforme figura seguinte. Página 38 de 84

39 Movimentos Como seleccionar o cliente numa factura Como associar um projecto a uma factura Como associar um contrato a uma factura Para seleccionar o cliente ao qual se deseja associar a factura é necessário carregar em. Esta acção irá permitir visualizar a lista de clientes existentes. Ao fazer duplo clique sobre um cliente, é possível a visualização de todos os seus dados através da ficha respectiva. Para seleccionar um cliente da lista basta fazer clique sobre o cliente desejado e carregar em Seleccionar. O processo de pesquisa de cliente é idêntico a Pesquisa de cliente, consultar este ponto do manual. Se for necessário, também é possível criar um novo cliente. Para tal basta carregar em Novo Cliente e seguir o processo Definir Cliente. Para seleccionar o projecto ao qual se deseja associar a factura é necessário carregar em. Esta acção irá permitir visualizar a lista de projectos existentes. Ao fazer duplo clique sobre um projecto, é possível a visualização de todos os seus dados através da ficha respectiva. Para seleccionar um projecto da lista basta fazer clique sobre o projecto desejado e carregar em Seleccionar. O processo de pesquisa de projecto é idêntico a Pesquisa de cliente, consultar este ponto do manual. Se for necessário, também é possível criar um novo projecto. Para tal, basta carregar em Novo Projecto e seguir o processo Definir Projecto. Existem duas maneiras diferentes de associar um contrato a uma factura. Uma das maneiras para seleccionar o contrato que se deseja associar a factura é carregar em. Esta acção irá permitir visualizar a lista de contratos existentes. Ao fazer duplo clique sobre um contrato, é possível a visualização de todos os seus dados através da ficha respectiva. Para seleccionar um contrato da lista basta fazer clique sobre o contrato desejado e carregar em Seleccionar. O processo de pesquisa de contrato é idêntico a Pesquisa de cliente, consultar este ponto do manual. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 39 de 84

40 Movimentos Se for necessário também é possível criar um novo projecto. Para tal basta carregar em Novo Projecto e seguir o processo Definir Contrato, consultar este ponto do manual. A outra maneira é carregar com a tecla do lado direito do rato em cima da linha da grelha onde se deseja inserir o contrato, na coluna da descrição. Esta acção permitirá visualizar um menu onde existem duas opções relativamente ao contrato, Alterar Contrato e Acrescentar Contrato. Qualquer uma das duas opções permitirá visualizar a lista de contratos existente. A acções permitidas são idênticas às do processo anterior. Descrição Abreviada e Descrição Detalhada Como introduzir artigos da tabela na factura Como introduzir linhas de descrição na factura Nota: A descrição apresentada no écran correspondente à descrição abreviada de um artigo ou contrato. Na impressão será apresentada a descrição detalhada. Existem três maneiras diferentes de introduzir artigos numa factura. A primeira é através do botão. Esta acção irá permitir visualizar a lista de artigos existentes. Ao fazer duplo clique sobre um artigo, é possível a visualização de todos os seus dados através da ficha respectiva. Para seleccionar um artigo da lista basta fazer clique sobre o artigo desejado e carregar em Seleccionar. O processo de pesquisa de artigo é idêntico a Pesquisa de cliente, consultar este ponto do manual. Se for necessário também é possível criar um novo artigo. Para tal basta carregar em Novo Artigo e seguir o processo Definir Artigo, consultar este ponto do manual. Outra alternativa é carregar com a tecla do lado direito do rato em cima da linha da grelha onde se deseja inserir o artigo, na coluna da descrição. Esta acção permitirá visualizar um menu onde existem duas opções relativamente ao artigo, Alterar Artigo e Acrescentar Artigo. Qualquer um das duas opções permitirá visualizar a lista de artigos existente. As acções permitidas são idênticas às do processo anterior. A terceira alternativa é posicionar o cursor na linha onde se deseja inserir o artigo e carregar em ( Enter ). Esta acção permitirá visualizar a lista de artigos existente. As acções permitidas são idênticas às do processo anterior. Para introduzir uma linha de descrição numa factura (texto não associado a um artigo), deve preencher a descrição e utilizar a tecla de <TAB> (tabelador) para passar para o campo valor. Neste caso não é feita a validação na tabela de artigos. Página 40 de 84

41 Movimentos Como tratar os produtos e o IVA Consultar valor do IVA Consultar valor do desconto Apagar uma linha da factura Inserir Local de Carga e Descarga Como Alterar as datas de emissão e de vencimento Descrição detalhada de um artigo ou contrato da factura O preço que é definido quando é criado o produto pode ser criado com ou sem IVA. Se o preço tiver sido criado com IVA podemos retirar o IVA na factura. Para tal basta carregar com a tecla do lado direito do rato em cima do Valor Unitário o que fará aparecer um menu onde é visível a opção Tirar IVA. Se esta opção for escolhida o preço do produto será alterado. Ao carregar com a tecla do lado direito do rato em cima da percentagem de IVA de uma determinada linha, será mostrado o valor do IVA em valores monetários (escudos e euros). O procedimento é idêntico a Consultar valor do IVA. Consultar este ponto do manual Se durante o preenchimento das linhas da factura houver necessidade de apagar uma linha é possível fazê-lo do seguinte modo: seleccionar a linha a eliminar (utilizando o rato ou as setas de cursor) e digitar a sequência de teclas <Ctrl + Del>. É possível indicar durante a emissão da factura o local de Carga e de Descarga associados ao documento que se está a emitir. Para tal deverá preencher as linhas reservadas para o efeito, localizadas na parte superior da janela de preenchimento do documento. O procedimento é idêntico a Como definir Datas do projecto. Consultar este ponto do manual. Nota: Por defeito a Data de Vencimento é calculada através das condições de pagamento associadas ao cliente seleccionado. Ao passar com o rato por cima da linha correspondente a um artigo ou contrato existente na factura, é possível a visualização da descrição completa dos mesmos, conforme exemplificado na figura seguinte. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 41 de 84

42 Movimentos Finalizar Emissão de Factura Após a definição de todos os campos da factura, está-se em condições de emitir a factura. Para tal existem duas possibilidades Emitir e Processar sem Imprimir. Qualquer uma das duas opções permite a emissão da factura, diferindo entre elas no facto de a opção Emitir permitir a impressão de um documento correspondente à factura emitida. Nota: é possível a impressão posterior da factura através da consulta da mesma. Página 42 de 84

43 Movimentos Venda a Dinheiro Processar Venda a Dinheiro Ao fazer clique em Venda a Dinheiro é apresentada a figura seguinte com a respectiva lista de Vendas a Dinheiro. A partir desta lista é possível criar, consultar e anular Vendas a Dinheiro através dos botões respectivos. É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. Pesquisa de Venda a Dinheiro Anulação de Venda a Dinheiro O procedimento é idêntico a Pesquisa de cliente. Consultar este ponto do manual. Ao fazer clique em Anular, é possível a anulação da Venda a Dinheiro, sendo possível a sua consulta futura. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 43 de 84

44 Movimentos Consulta de Venda a Dinheiro Composição de Venda a Dinheiro Para consultar uma venda a dinheiro já emitida basta seleccionar a Venda a Dinheiro desejada e carregar em Consultar. Ao consultar é sempre possível imprimir original e segunda via. A alteração da venda a dinheiro só é possível no dia da sua emissão (por exemplo se a data de emissão é dia 11 de Janeiro e a data actual é 11 de Janeiro, então é possível alterar venda a dinheiro). Ao fazer clique em Novo ou Consultar, é apresentado o écran respectivo conforme figura seguinte. Como seleccionar o cliente numa Venda a Dinheiro O processo de selecção de cliente é idêntico a Como seleccionar o cliente numa factura, consultar este ponto do manual. Como associar um projecto a uma Venda a Dinheiro O processo de associação de projecto é idêntico a Como associar um projecto a uma factura, consultar este ponto do manual. Página 44 de 84

45 Movimentos Como associar um contrato a uma Venda a Dinheiro Como introduzir artigos na Venda a Dinheiro Como tratar os produtos e o IVA Consultar valor do IVA Consultar valor do desconto Apagar uma linha da Venda a Dinheiro Como Alterar as datas de emissão e de vencimento Escolha do Modo de Pagamento O processo de associação de contrato é idêntico a Como associar um contrato a uma factura, consultar este ponto do manual. O processo de inserção de artigos é idêntico a Como introduzir artigos na factura, consultar este ponto do manual. O processo de tratamento de IVA é idêntico a Como tratar os artigos e o IVA, consultar este ponto do manual. O procedimento é idêntico a Consultar valor do IVA (na factura). Consultar este ponto do manual. O procedimento é idêntico a Consultar valor do IVA (na factura). Consultar este ponto do manual. O procedimento é idêntico a Apagar uma linha da Factura. Consultar este ponto do manual. O procedimento é idêntico a Como definir Datas do projecto. Consultar este ponto do manual. A escolha do modo de pagamento é feita através da lista já definida. O acesso a essa lista é feito através de onde se pode escolher uma das opções possíveis. Para visualizar a lista completa basta carregar em. A selecção é feita com o botão esquerdo do rato ou pela tecla Enter. Descrição detalhada de um artigo ou contrato da Venda a Dinheiro Finalizar processo de Venda a Dinheiro Processo idêntico a Descrição detalhada de um artigo ou contrato da factura (consultar este ponto do manual). O procedimento é idêntico a Finalizar emissão de factura. Consultar este ponto do manual. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 45 de 84

46 Movimentos Nota de Débito Processar Nota de Débito Ao fazer clique em Nota de Débito é apresentada a figura seguinte com a respectiva lista de Notas de Débito. A partir desta lista é possível criar, consultar e anular Notas de Débito através dos botões respectivos. É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. Nota: ao escolher a opção Ver todos as Notas de Débito, poderá ver a lista de Notas de Débito liquidadas e não liquidadas. Pesquisa de Notas de Débito Anulação de Notas de Débito O procedimento é idêntico a Pesquisa de cliente. Consultar este ponto do manual. Ao fazer clique em Anular, é possível a anulação da Nota de Débito, sendo possível a sua visualização no futuro. Página 46 de 84

47 Movimentos Consulta de Notas de Débito Composição de Notas de Débito Para consultar uma Nota de Débito já emitida basta seleccionar a Nota de Débito desejada e carregar em Consultar. Ao consultar é sempre possível imprimir original e segunda via. A alteração da factura só é possível no dia da sua emissão (por exemplo se a data de emissão é dia 11 de Janeiro e a data actual é 11 de Janeiro, então é possível alterar a factura). Ao fazer clique em Novo ou Consultar, é apresentado o écran respectivo conforme figura seguinte. Como seleccionar o cliente numa Nota de Débito Como associar um projecto a uma Nota de Débito Como associar um contrato a uma Nota de Débito O processo de selecção de cliente é idêntico a Como seleccionar o cliente numa factura, consultar este ponto do manual. O processo de associação de projecto é idêntico a Como associar um projecto a uma factura, consultar este ponto do manual. O processo de associação de contrato é idêntico a Como associar um contrato a uma factura, consultar este ponto do manual. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 47 de 84

48 Movimentos Como introduzir artigos na Nota de Débito Como tratar os produtos e o IVA Consultar valor do IVA Consultar valor do desconto Apagar uma linha da Nota de Débito Como Alterar as datas de emissão e de vencimento Descrição detalhada de um artigo ou contrato de Nota de Débito Finalizar processo de Nota de Débito O processo de inserção de artigos é idêntico a Como introduzir artigos na factura, consultar este ponto do manual. O processo de tratamento de IVA é idêntico a Como tratar os artigos e o IVA, consultar este ponto do manual. O procedimento é idêntico a Consultar valor do IVA (na factura). Consultar este ponto do manual O procedimento é idêntico a Consultar valor do IVA (na factura). Consultar este ponto do manual O procedimento é idêntico a Apagar uma linha da Factura. Consultar este ponto do manual. O procedimento é idêntico a Como definir Datas do projecto. Consultar este ponto do manual. Processo idêntico a Descrição detalhada de um artigo ou contrato da factura (consultar este ponto do manual). O procedimento é idêntico a Finalizar emissão de factura. Consultar este ponto do manual. Página 48 de 84

49 Movimentos Nota de Crédito Processar Nota de Crédito Ao fazer clique em Nota de Crédito é apresentada a figura seguinte com a respectiva lista de Notas de Crédito. A partir desta lista é possível criar, consultar e anular Notas de Crédito através dos botões respectivos. É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. Nota: ao escolher a opção Ver todos as Notas de Crédito, poderá ver a lista de Notas de Crédito liquidadas e não liquidadas. Pesquisa de Notas de Crédito Anulação de Notas de Crédito O procedimento é idêntico a Pesquisa de cliente. Consultar este ponto do manual. Ao fazer clique em Anular, é possível a anulação da Nota de Crédito, sendo possível a sua visualização no futuro. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 49 de 84

50 Movimentos Consulta de Notas de Crédito Composição de Notas de Crédito Para consultar uma Nota de Crédito já emitida basta seleccionar a Nota de Crédito desejada e carregar em Consultar. Ao consultar é sempre possível imprimir original e segunda via. A alteração da factura só é possível no dia da sua emissão (por exemplo se a data de emissão é dia 11 de Janeiro e a data actual é 11 de Janeiro, então é possível alterar a factura). Ao fazer clique em Novo ou Editar, é apresentado o écran respectivo conforme figura seguinte. Como seleccionar o cliente numa Nota de Crédito Como associar um projecto a uma Nota de Crédito Como associar um contrato a uma Nota de Crédito Como introduzir artigos na Nota de Crédito O processo de selecção de cliente é idêntico a Como seleccionar o cliente numa factura, consultar este ponto do manual. O processo de associação de projecto é idêntico a Como associar um projecto a uma factura, consultar este ponto do manual. O processo de associação de contrato é idêntico a Como associar um contrato a uma factura, consultar este ponto do manual. O processo de inserção de artigos é idêntico a Como introduzir artigos na factura, consultar este ponto do manual. Página 50 de 84

51 Movimentos Como tratar os produtos e o IVA Consultar valor do IVA Consultar valor do desconto Apagar uma linha da Nota de Crédito Como Alterar a data de emissão Descrição detalhada de um artigo ou contrato de Nota de Crédito Finalizar processo de Nota de Crédito O processo de tratamento de IVA é idêntico a Como tratar os artigos e o IVA, consultar este ponto do manual. O procedimento é idêntico a Consultar valor do IVA (na factura). Consultar este ponto do manual O procedimento é idêntico a Consultar valor do IVA (na factura). Consultar este ponto do manual O procedimento é idêntico a Apagar uma linha da Factura. Consultar este ponto do manual. O procedimento é idêntico a Como definir Datas do projecto. Consultar este ponto do manual. Processo idêntico a Descrição detalhada de um artigo ou contrato da factura (consultar este ponto do manual). O procedimento é idêntico a Finalizar emissão de factura. Consultar este ponto do manual. Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 51 de 84

52 Movimentos Orçamento Processar Orçamento Ao fazer clique em Orçamentos é apresentada a figura seguinte com a respectiva lista de Orçamentos. A partir desta lista é possível criar, consultar e anular Orçamentos através dos botões respectivos. É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. Pesquisa de Orçamento Anulação de Orçamento Consulta Orçamento O procedimento é idêntico a Pesquisa de cliente. Consultar este ponto do manual. Ao fazer clique em Anular, é possível a anulação de Orçamento, sendo possível a sua visualização no futuro. Para consultar uma Orçamento já emitido basta seleccionar o Orçamento desejado e carregar em Consultar. Ao consultar é sempre possível imprimir original e segunda via. A alteração do orçamento só é possível no dia da sua emissão (por exemplo se a data de emissão é dia 11 de Janeiro e a data actual é 11 de Janeiro, então é possível alterar o orçamento). Página 52 de 84

53 Movimentos Composição de Orçamento Ao fazer clique em Novo ou Consultar, é apresentado o écran respectivo conforme figura seguinte. Como seleccionar o cliente num Orçamento Como associar um projecto a um Orçamento Como associar um contrato a um Orçamento Como introduzir artigos num Orçamento Como tratar os produtos e o IVA Consultar valor do IVA O processo de selecção de cliente é idêntico a Como seleccionar o cliente numa factura, consultar este ponto do manual. O processo de associação de projecto é idêntico a Como associar um projecto a uma factura, consultar este ponto do manual. O processo de associação de contrato é idêntico a Como associar um contrato a uma factura, consultar este ponto do manual. O processo de inserção de artigos é idêntico a Como introduzir artigos na factura, consultar este ponto do manual. O processo de tratamento de IVA é idêntico a Como tratar os artigos e o IVA, consultar este ponto do manual. O procedimento é idêntico a Consultar valor do IVA (na factura). Consultar este ponto do manual Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 53 de 84

54 Movimentos Consultar valor do desconto Apagar uma linha do Orçamento Como Alterar a data de emissão Descrição detalhada de um artigo ou contrato de um Orçamento Finalizar processo de um Orçamento Facturar orçamento O procedimento é idêntico a Consultar valor do IVA (na factura). Consultar este ponto do manual O procedimento é idêntico a Apagar uma linha da Factura. Consultar este ponto do manual. O procedimento é idêntico a Como definir Datas do projecto. Consultar este ponto do manual. Processo idêntico a Descrição detalhada de um artigo ou contrato da factura (consultar este ponto do manual). O procedimento é idêntico a Finalizar emissão de factura. Consultar este ponto do manual. Quando se faz a consulta de um orçamento, existe a possibilidade de facturar o orçamento, associando ao mesmo uma factura ou uma venda a dinheiro. Para tal basta carregar em facturar. Será mostrado o écran onde é possível escolher a forma de facturação do orçamento: Factura ou Venda a Dinheiro. Após a escolha da forma de facturação, o processo de composição é idêntico à composição de Factura ou Venda a Dinheiro. Página 54 de 84

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