Juliana de Oliveira Martins. Representante Distrital de Rotaract Clubs Distrito 4610

Transcrição

1 Rotaract Club Distrito 4610 Treinamento para Tesoureiros Juliana de Oliveira Martins Representante Distrital de Rotaract Clubs Distrito 4610

2 O TESOUREIRO (A) A tesouraria é uma função de extrema responsabilidade e cobrança, aquele que assumir este cargo, deverá partir do pressuposto que estará lidando com dinheiro, contas a pagar e a receber do Club e além de tudo, bastante minucioso e dedicado aos procedimentos de contabilidade. Também, é responsável pela solvência e estabilidade financeira do mesmo. O Tesoureiro terá sob sua responsabilidade todos os fundos do Club, manterá a necessária contabilidade e depositará os fundos em conta bancária (caso o Club possua) ou manterá em poder dele, aprovada pelo Conselho Diretor. Ele irá: 1. Cobrar e receber as mensalidades e outras obrigações financeiras, como pagar contas do Club e reembolsar sócios e Recolher quotas e fundos obtidos com captação de recursos; 2. Preparar relatórios financeiros e informar ao Club o seu saldo em cada reunião; 3. Manter a contabilidade do Club atualizada e lançada em livro caixa apropriado; 4. Colocar os livros de contabilidade à disposição de qualquer sócio; 5. Emitir recibos para todos os desembolsos ou arrecadações de recursos financeiros; 6. Presidir a comissão de finanças; 7. Trabalhar com o conselho diretor no preparo do orçamento; 8. Informar sobre a situação financeira do Club a cada reunião; e 9. Efetuar auditoria contábil ao final do período fiscal. Ao recolher e desembolsar os fundos do Club, o tesoureiro é responsável pela solvência e estabilidade financeira deste. É importante que se reúna com seu predecessor no cargo, converse com o tesoureiro do Rotary Club patrocinador e consulte um contador profissional. O Tesoureiro é responsável pela estabilidade financeira do Club e deve trabalhar com o Conselho Diretor para desenvolver o plano orçamentário das atividades do Club. Poderá contar com o auxílio de um 2º Tesoureiro para a divisão de tarefas. Além disso, ele deve pagar à RD o valor referente o valor da Per Capita, estipulada e aceita na primeira represe do ano rotário em questão, até as datas impostas pela representação distrital. Tendo em vista que seus afazeres são principalmente manter registros e trabalhar com numerário, o Tesoureiro deve ser uma pessoa muito responsável e organizada. A palavra-chave neste cargo é simplicidade. Os registros/controle de pagamento devem mostrar a quem foram feitos e para que, assim como devem estar sempre instruídos da autorização dada para a realização da transação. Outras atribuições do Tesoureiro é obter (ou renovar) o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) do Club, muito importante para a abertura de contas bancárias em nome do Club

3 Hoje em dia, é comum o tesoureiro de um Rotaract Club utilizar softwares para controle das finanças do Club. Na maioria desses softwares, o tesoureiro apenas lança os respectivos valores e obtém todos os relatórios desejados. Esse material mostrará como controlar as finanças sem o auxilio de um software financeiro específico. Financiamento do Programa Rotaract e dos Rotaract Clubs Os rotaractianos devem pagar a seu Rotaract Club uma taxa individual (mensalidade) para cobrir o custo de administração do Club. O sócio ao ingressar no Club também deve pagar uma taxa (jóia de admissão) para cobrir os custos que o Club terá com o distintivo, carteira de sócio, materiais de instrução e outros fornecidos ao novo sócio. É interessante que o custo da mensalidade e da jóia de admissão (definidas por cada Club, segundo as suas necessidades) seja o mais baixo possível para não onerar os sócios, entretanto deve ser o suficiente para cobrir os gastos administrativos do Club e com as taxas distritais. Os recursos obtidos com estas taxas devem, preferencialmente, serem usados somente nos gastos administrativos do Club. Para o bom desempenho financeiro do Club e para não onerar os sócios, os gastos na realização de projetos e programas do Club devem ser financiados por meio de projetos para arrecadação de fundos (festas, jantares, etc...). Da mesma forma, quando os rotaractianos comprarem camisetas, chaveiros, participarem de eventos de Rotaract ou Rotary, etc..., deverão arcar com os seus próprios custos. Uma auditoria completa de todas as atividades financeiras do Club deve ser feita anualmente pelo Conselho Diretor em conjunto com o Tesoureiro. Os Rotaract Clubs devem pagar taxas à Representação Distrital de Rotaract Clubs para cobrir o custo de administração do distrito. A taxa paga à RDR é definida durante a primeira REPRESE (Reunião de Presidentes e Secretários) do ano rotário em questão. As contribuições de fundos para projetos distritais de prestação de serviços do Rotaract devem ser voluntárias, não devendo ser impostas a qualquer rotaractiano ou Rotaract Club. Os Rotaract Clubs não poderão pedir auxílio financeiro a terceiros sem oferecer algo em troca (publicidade, divulgação, um produto, etc...). Entretanto poderão aceitar colaboração espontânea para projetos e programas. Os Rotaract Clubs não poderão pedir auxílio financeiro ao Rotary Club patrocinador, outros Rotaract Clubs ou Rotary Clubs e ao Rotary International, além daqueles especificados abaixo: 1. Os Rotary Clubs patrocinadores devem custear a participação dos dirigentes, diretores e presidentes de Comissões de seus respectivos Rotaract Clubs nas reuniões distritais de treinamento de líderes (ou,quando as circunstâncias o exigirem, essa participação será custeada conjuntamente pelos Rotary Clubs patrocinadores, pelo distrito rotário e pelos rotaractianos participantes); 2. Os distritos rotários devem custear a participação dos seus Representantes Distritais do Rotaract nas sessões do Treinamento Multidistrital de Representantes Distritais (TMRD); 3. O Rotary International se encarregará das atividades relacionadas ao Rotaract durante a Convenção Internacional e providenciará material referente ao programa aos - 2 -

4 Representantes Distritais do Rotaract e aos Presidentes de Comissão Rotária Distrital do Rotarac. 4. Nenhuma porção das despesas de reunião dos Rotaract Clubs ou de grupos de Rotaract Clubs será paga pelo R.I., com exceção do Encontro Anual Pré-Covenção do Rotaract*. 5. Encontro Anual Pré-Covenção do Rotaract -somente aplicável aos Rotaract Clubs. A Correta Escrituração do Livro Caixa O Livro Caixa nada mais é que a "ATA do movimento financeiro", ou seja, nele relatamos a "vida financeira" da Conferência ou Conselho, cujo dinheiro não pertence a estas unidades, mas aos nossos assistidos, que são o motivo e causa de nosso trabalho. Nele é escriturado com precisão, todos os gastos e arrecadações que ocorrem nessas unidades. A correta escrituração do livro caixa é como no livro Ata, deve seguir sem falhar nenhuma linha, cuidando para que não fiquem espaços principalmente entre os algarismos. Procure escrever os algarismos bem próximos, separados somente por vírgulas ou pontos, nos seus devidos lugares. De acordo com a contabilidade, todos livros caixas são iguais, ou seja: seguem um padrão mundial. E cada página é dividida em 05 colunas que são: data, histórico, débito, crédito, saldo (nesta ordem em todos os livros). OBS: As palavras que identificam as colunas de débito e crédito sempre vêm impressas nos livros, mas as colunas da data, histórico e às vezes até a do saldo, nem sempre são impressas em todos os livros. Neste caso você mesmo pode escrever. Portanto preencher corretamente cada linha do livro é muito simples: Preenchimento de cada linha 1ª Coluna: DATA - Dia e mês que foi efetuado o lançamento (despesa ou receita) Ex: 30/05 2ª coluna: HISTÓRICO - (palavra ou resumo que define o que pagou ou o que recebeu) 3ª coluna: DÉBITO - Valor de um pagamento (Se tratar de um recebimento esta coluna deve ficar em branco) 4ª coluna: CRÉDITO - Valor de um recebimento (Se tratar de um pagamento esta coluna deve ficar em branco) 5ª coluna: SALDO - É o estado ou total atual do caixa, que deve ser anotado na última coluna da direita e na mesma linha do último lançamento: seja débito ou crédito - 3 -

5 IMPORTANTE: É um erro grave lançar dois valores (débito e crédito) na mesma linha, porque histórico discrimina um lançamento por vez, que só poderá ser 1 crédito ou 1 débito. Observações sobre o saldo: Não é necessário calcular o saldo após cada lançamento. Calcule de preferência ao final de cada reunião ou sempre que houver movimentação financeira. Lembre-se que é obrigação do tesoureiro manter o livro caixa atualizado, isto é, com saldo calculado. É obrigatório constar o saldo na última linha de cada página, sendo que o mesmo deve ser transportado para 1ª linha da página seguinte com a mesma data e valor, usando no histórico apenas o termo: "transporte de saldo." O Livro de Caixa não deve ter rasuras Rasurar ou apagar um valor não é permitido. Como acertar se não podemos apagar quando erramos o valor ou o lançamos na coluna errada? O correto é fazer um estorno. Estornar significa: desfazer ou anular um erro por escrito, ficando assim registrado a falha no livro. Em contabilidade todo estorno sempre é também uma inversão de débito com crédito. Exemplo: Se você lançou errado o valor de um crédito lance (escreva) na linha seguinte o mesmo valor na coluna débito, ou vice-versa usando no histórico a palavra estorno. Isto é um estorno ou uma inversão que fez anular seu erro. Mas, cuidado para não somar os valores de estorno (nem débito, nem crédito) na hora de fazer seu mapa. Desconsidere os dois valores, pois embora estejam escritos no livro, eles não existiram realmente. Após estornar, não se esqueça de fazer o correto (acertar), lançando em outra linha, o valor correto na coluna certa (débito ou crédito). Exemplo de um estorno: Vamos errar uma despesa cujo valor certo é de R$28,00 e em seguida fazer o estorno (inverter) e acertar: Data Histórico Débito Crédito Saldo 20/03 Coleta 14,00 65,20 20/03 Medicamentos para assistida Luciana Pereira -22,00 43,20 20/03 Estorno do lançamento anterior 22,00 65,20 20/03 Medicamentos para assistida Luciana Pereira -28,00 37,20 Veja: -22,00 (Medicamentos): Erro - O valor do débito certo seria R$28,00 mas foi lançado errado por 22,00

6 +22,00 (Estorno): Inversão - O mesmo valor foi lançado no crédito para anular o erro, pois (+22,00 22,00 = 0,00= nulo) -28,00 (Medicamentos): Acerto - Como anulamos na linha anterior, então falta lançar o valor correto que é de: R$28,00 (débito) OBS: Como pode se constar o saldo não mudou após a inversão. Mas qual é o problema se somarmos no mapa? 1º - A receita e a despesa apresentada no mapa serão maiores que a real. 2º - O valor de R$ 22,00 ( foi um erro ). Se somado no mapa, pagará R$2,20 a mais na décima, cujo valor não teve entrada em dinheiro, portanto estes R$2,20 faltarão no seu dinheiro em relação ao livro e ao mapa. Temos que evitar Estornos Embora exista este recurso, devemos ter muita atenção e evitar estornos. Quando inevitável, devemos fazê-lo no mesmo dia ou assim que for percebido o erro, porém será mais complicado se for percebido após o saldo já ter sido lançado em ata, que vai gerar ressalvas com certeza. No entanto, temos mesmo que ter o máximo de atenção e refazer as contas antes de lançar o saldo no livro caixa e de passá-lo ao secretário. Nem sempre podemos mais fazer estorno: Só podemos estornar antes de se fazer qualquer mapa que segue para o conselho. Não é possível estornar um valor lançado no mês passado dentro do mês atual, quando se faz o mapa mensal. Da mesma forma não é possível estornar neste trimestre lançamentos do trimestre anterior cujo mapa já foi feito fechamento, pois quando fechamos os mapas os saldos devem estar iguais, e não poderão mais ser alterados. Os estornos só podem ocorrer dentro do mesmo período que fazemos o mapa, nunca depois. O Livro Caixa não pode ter linhas em branco Tão importante como no livro Ata, no livro caixa não podemos deixar linhas em branco ou espaços desnecessários, pois deixamos também oportunidades de lançar algo indevido. Devemos ter este cuidado, porque alterar valores é mais fácil que alterar o texto de uma Ata por exemplo. Mas, sabemos que a maioria dos tesoureiros tem o costume de "pular" linha ao final de uma reunião/ mês ou trimestre, e de certa forma o livro fica mais organizado. Então veja como fazer corretamente: É preciso anular as linhas em branco traçando sobre elas uma reta Para "PULAR" uma ou mais linhas é necessário anular a linha. Para isso trace uma ou duas retas paralelas bem definidas sobre a linha em branco usando régua e caneta, para subtender que a linha foi anulada. Uma linha riscada de caneta não é mais uma linha em branco. Os Livros Caixas devem conter Termos de Abertura e de Encerramento - 5 -

7 Termo de Abertura: É um resumo feito nas primeiras linhas da primeira página, que identifica o número do livro, nomes da Unidade Vicentina e Conselhos a que está subordinada, cidade onde situa, quantidade de páginas e a data da abertura. Quando se tratar do primeiro livro não há saldo anterior, o que será diferente nos demais livros. Exemplo: "Termo de abertura: Este é o livro Caixa nº 01 da Conferência Santa Maria, subordinado ao Conselho Particular de São Jose e ao Central de São Pedro da cidade de Belém-PA da SSVP. Contém 60 páginas numeradas, que servirão para escrituração contábil desta conferência. Belém 12 de Agosto de 2003" Termo de Encerramento: É um resumo feito na última página, que dever constar: o número de páginas do livro, nome da conferência, ou conselho. O período em que foi usado (datas da: primeira e última reunião) e principalmente o valor do saldo existente no dia em que se encerrou o livro e que será transportado para o próximo livro (citar o nº do próximo livro), nome da cidade onde atua, e a data do encerramento. OBS: Como é necessário espaço para fazer o termo de encerramento, fique atento para não preencher a última página completamente. Quando restar umas 08 ou 10 linhas para o fim da página faça o encerramento, de preferência após fechar o saldo de uma reunião. Exemplo: "Termo de encerramento: Neste livro, contendo 60 páginas numeradas, foram escriturados os lançamentos contábeis da Conferência de Santa Maria no período de 12 de agosto de 2003 à 20 de maio de 2005, cujo o valor do último saldo calculado é de R$130,60 (Cento e trinta reais e sessenta centavos) que será transportado para a primeira página do livro de nº 02 desta Conferência. Belém 20 de maio de 2005" OBS: Os termos de encerramento têm conteúdos iguais em todos os livros, somente os dados como: datas valores e todos os nomes é que mudam de acordo com a conferência e conselhos. Resumindo: É obrigação de o tesoureiro manter atualizada a escrituração do livro caixa; Para cada lançamento de débito ou crédito usar uma linha diferente, que deverá constar data e histórico; O saldo deve ser calculado ao fim de cada de reunião, ou sempre que houver lançamento em outra data, e deve ser anotado na mesma linha do último lançamento seja débito ou crédito, mas na última coluna à direita; Não é necessário calcular o saldo após cada lançamento; Usar a página até a última linha, sendo obrigatório constar nela o valor atualizado do saldo. No início de cada página deve constar o saldo transportado da última linha da página anterior; Segundo as normas de Contabilidade no Livro Caixa não podemos rasurar valores, e de preferência escrever os algarismos bem próximos, usando somente ponto e/ou vírgula nos devidos lugares; - 6 -

8 Não se deve "pular" ou deixar linhas em branco. Neste caso o correto é anular a linha traçando sobre ela uma reta; e Os livros caixas devem conter termos de abertura e encerramento. Eles contêm dados importantes do caixa da Conferência ou Conselho, e identificam a qual dessas unidades eles pertencem. Modelo de Controle de Mensalidades Companheiros Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun TOTAL Luis José Maria TOTAIS Modelo de Orçamentos / Custos Descrição Un Qtd. Unitário Total TOTAL: - 7 -