Treinamento de Tesouraria Gestão 2013/14

Transcrição

1 2 Treinamento de Tesouraria Gestão 2013/14 Willian Vinícius Peixoto Tesoureiro Distrital Gestão 2013/14 Tesoureiro Rotaract de Itaúna Cidade Universitária Gestão 2012/13 Tesoureiro Rotaract de Itaúna Cidade Universitária Gestão 2011/12 Melhor Tesoureiro Distrito Gestão 2011/12

2 3 Introdução Hoje em dia, é comum o tesoureiro de um Rotaract Club utilizar softwares para controle das finanças do club. Na maioria desses softwares, o tesoureiro apenas lança os respectivos valores e obtém todos os relatórios desejados. Esse material mostrará como controlar as finanças sem o auxilio de um software financeiro especifico. O Tesoureiro (a) A tesouraria é uma função de extrema responsabilidade e cobrança, aquele que assumir este cargo, deverá partir do pressuposto que estará lidando com dinheiro, contas a pagar e a receber do club e além de tudo, ser bastante minucioso e dedicado aos procedimentos de contabilidade. Também, é responsável pela solvência e estabilidade financeira do mesmo. O tesoureiro terá sob sua responsabilidade todos os fundos do club, manterá a necessária contabilidade e depositará os fundos em conta bancária (caso o club possua) ou manterá em poder dele, aprovada pelo conselho Diretor. Ele irá: 1. Cobrar e receber mensalidades e outras obrigações financeiras, como pagar contas do Club e reembolsar sócios e recolher quotas de fundos obtidos com captação de recursos; 2. Preparar relatórios financeiros e informar ao club e o seu saldo a cada reunião. 3. Manter a contabilidade do club atualizada e lançada em livro caixa apropriado; 4. Colocar os livros de contabilidade à disposição de qualquer sócio; 5. Emitir recibo para todos os desembolsos ou arrecadações de recursos financeiros; 6. Presidir a Comissão de Finanças 7. Trabalhar com o conselho diretor no preparo do orçamento; 8. Informar sobre a situação financeira do club a cada reunião; e 9. Efetuar auditoria contábil ao final do período fiscal. É importante que se reúna com seu predecessor no cargo, converse com o tesoureiro do Rotary patrocinador e consulte um contador profissional.

3 4 O tesoureiro é responsável pela estabilidade financeira do clube e deve trabalhar com o conselho diretor para desenvolver o plano orçamentário das atividades do club. Poderá contar com o auxilio de um 2º Tesoureiro para a divisão das tarefas. Além disso, ele deve pagar à RD o valor referente da per capita distrital, estipulada e aceita na primeira represe do ano rotário em questão, até as datas impostas pela representação distrital. Tendo em vista que seus afazeres são principalmente manter registros e trabalhar com numerário, o Tesoureiro deve ser uma pessoa muito responsável e organizada. A palavrachave neste cargo é simplicidade. Os registros/controle de pagamento devem mostrar a quem foram feitos e para que, assim como devem estar instruídos da autorização dada para a realização da transação. Outras atribuições do tesoureiro é obter (ou renovar) o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) do club, muito importante para abertura de contas bancárias e outros registros financeiros para o bom andamento da gestão. A Correta Escrituração do Livro Caixa O Livro Caixa nada mais é que a ATA do movimento financeiro, ou seja, nele relatamos a vida financeira da Conferencia do Conselho, cujo dinheiro não pertence a estas unidades, mas aos associados, que são o motivo e a causa do nosso trabalho. Nele é escriturado com precisão, todos os gastos e arrecadações que ocorreram nessas unidades. A correta escrituração do livro caixa e como no livro ata, deve seguir sem falhar nenhuma linha, cuidando para que não fiquem espaços principalmente entre os algarismos. Procure escrever os algarismos bem próximos, separados somente por vírgulas ou pontos, nos seus devidos lugares. De acordo com a contabilidade, todos os livros caixas são iguais, ou seja: seguem um padrão mundial. E cada página é dividida em 05 colunas que são: data, histórico, débito, crédito, saldo (nesta ordem em todos os livros).

4 5 OBS: As palavras que identificam as colunas de débito e crédito sempre vêm impressas nos livros, mas as colunas da data, histórico e às vezes até a do saldo, nem sempre são impressas em todos os livros. Neste caso você mesmo pode escrever. Portanto preencher corretamente cada linha do livro é muito simples: Importante: É um grave erro lançar dois valores (débito e crédito) na mesma linha, porque histórico descrimina apenas um lançamento por vez, que só poderá ser 1 crédito ou 1 débito. Observação sobre o saldo: Não é necessário calcular após cada lançamento. Calcule de preferência no final de cada reunião ou sempre que houver movimentação financeira. Lembrese que é obrigação de tesoureiro manter o livro atualizado, isto é, com saldo calculado. É obrigatório constar o saldo na última linda de cada página, sendo que o mesmo deve ser transportado para 1ª linha da página seguinte com o mesmo valor, usando no histórico apenas Saldo Inicial. O livro caixa não deve ter rasuras. Rasurar ou apagar um valor não é permitido. Como acertar se não podemos apagar quando erramos o valor lançado na coluna errada? O correto é fazer o estorno. Estorno significa: desfazer ou anular um erro escrito, ficando assim registrado a falha no livro. Em contabilidade todo estorno sempre é também uma inversão de débito com crédito. Exemplo: Se você lançou errado o valor de um crédito lance (escreva) na linha seguinte o mesmo valor na coluna de débito, ou vice-versa usando no histórico a palavra estorno.

5 6 Um estorno ou uma inversão que fez anular seu erro. Mas, cuidado para não somar os valores de estorno (nem débito, nem crédito) na hora de fazer seu mapa. Desconsidere os dois valores, pois embora estejam escritos no livro, eles não exibiram realmente. Após estornar, não se esqueça de fazer o correto (acertar), lançamento em outra linha, o valor correto na coluna certa (débito ou crédito). Veja: 22,00 (material de escritório): Erro O valor do débito certo seria de R$ 28,00, porém foi lançado errado por R$ 22,00 Termo de abertura: É um resumo feito nas primeiras linhas da primeira página, que identifica o número do livro, nomes da unidade vicentina e conselhos a que está subordinada, cidade onde situa, quantidade de páginas e a data de abertura. Quando se tratar do primeiro livro não há saldo anterior, o que será diferente nos demais livros. Exemplo: Termo de abertura: Este livro Caixa nº 01 da Conferencia Nossa Senhora Santana, subordinado ao conselho particular de São João e ao central de São Paulo da cidade de João Pessoa PB da SSVP. Contém 60 páginas numeradas de 0 a 100, que servirão para escrituração contábil desta conferência. João Pessoa 12 de Julho de Termo de encerramento: É um resumo feito na última página, que deve constar: o número de páginas do livro, nome da conferência, ou conselho. O período em que foi usado (datas da: primeira e ultima reunião) e principalmente o valor do saldo existente no dia em que se encerrou o livro e que será transportado para o próximo livro (citar o nº do próximo livro), nome da cidade onde atua, e a data do encerramento. Obs: Como é necessário espaço para fazer o termo de encerramento, fique atento para não preencher a última pagina completamente. Quando restar umas 08 ou 10 linhas para o fim da pagina faça o encerramento, de preferência após fechar o saldo de uma reunião.

6 7 Exemplo: Termos de encerramento: Neste livro, contendo 60 páginas numeradas, foram escriturados os lançamentos contábeis de conferencia de Santa Maria no período de 12 de agosto de 2011 à 20 de maio de 2012, cujo o valor do último saldo calculado é de R$ 130,00 ( Cento e trinta reais) que será transportado para a primeira pagina do livro ( citar o numero do próximo livro), nome da cidade onde atua, e a data de encerramento. Obs: Os termos de encerramento têm conteúdos iguais em todos os livros, somente os dados como: datas valores e todos os nomes é que mudam de acordo com a conferência e conselhos. Resumindo: É obrigação de o tesoureiro manter atualizada a escrituração do livro caixa; Para cada lançamento de débito ou credito usar uma linha diferente, que deverá contar data e histórico; O saldo deve ser calculado ao fim de cada reunião, ou sempre que houver lançamento em outra data, e deve ser anotado na mesma linha do último lançamento seja débito ou crédito, mas na última coluna à direita; Não é necessário calcular o saldo após cada lançamento; Usar a página até a última linha, sendo obrigatório contar nela o valor atualizado do saldo. No início de cada página deve constar o saldo transportado da última linha da página anterior; Segundo as normas de contabilidade no livro caixa não podemos rasurar valores, e de preferência escrever os algarismos bem próximos, usando somente ponto e/ou vírgula nos devidos lugares; Não se deve pular ou deixar linhas em branco, neste caso o correto é anular a linha traçando sobre ela uma reta; e Os livros caixas devem conter termos de abertura e encerramento. Eles contêm dados importantes do caixa da Conferência do Conselho, e identifica a qual dessas unidades eles pertencem.

7 8 Modelo de Controle de Mensalidades Modelo de Orçamento / Custos