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1 Regras de faturação e de comunicação de faturas à Autoridade Tributária - AT Soluções Wareguest Versão /01/ Wareguest APLICAÇÕES/VERSÕES A QUE SE APLICA InovGuest versão 2.35 Restus Touchscreen versão Todos os produtos da linha WinMax 2000 versão 3.90 WinMax 4 versão 1.3 centro de suporte técnico Este documento refere apenas a visão da Wareguest e não representa uma garantia expressa sobre a informação nele contido, não sendo em caso nenhum a Wareguest responsável por qualquer alteração, da informação de terceiros, a que se refere. Para qualquer questão sobre o mesmo envie para info@wareguest.com. Documento redigido ao abrigo do novo acordo ortográfico

2 Introdução Índice Introdução... iv Objeto...iv Glossário...iv Estrutura do documento... v Legislação... 1 Descrição... 1 Decreto-Lei nº 197/ Decreto-Lei nº 198/ Portaria nº 283/ Cronologia... 3 Impacto operacional nas várias áreas de negócio... 6 Comum às diversas áreas de negócio... 6 Restaurantes e similares... 7 Hotéis e similares... 8 Gestão comercial retalho (sem pontos de venda)... 9 Gestão comercial retalho (com pontos de venda)... 9 Impacto nas aplicações Wareguest Comum às várias aplicações Restus Touchscreen InovGuest Produtos da linha WinMax 3.x (WinMax 2000 Profissional) WinMax Comunicação de faturas à AT Considerações gerais Quando e como Quando Como Antes da fazer a primeira comunicação Criação de um subutilizador no portal da AT Configuração dos dados da empresa na aplicação Como gerar o ficheiro SAF-T nas aplicações Wareguest Considerações gerais Restus Touchscreen InovGuest Linha WinMax 2000 Profissional Linha WinMax START Linha WinMax Como efetuar ao envio do ficheiro Próximas alterações nas aplicações Wareguest decorrentes de obrigações legais Considerações gerais Comunicação de documentos sem intervenção dos utilizadores Novo formato do ficheiro SAF-T Comunicação online de documentos de transporte Perguntas frequentes Novas regras de faturação Comunicação de faturas à AT Âmbito geral ii

3 Introdução Anexos Anexo A - Hiperligações Anexo B - Quadro comparativo de formalidades dos documentos Anexo C - Fluxograma de decisão de emissão de documento iii

4 Introdução Introdução Objeto Este documento destina-se a todos os utilizadores de aplicações Wareguest, sendo sobretudo orientado aos utilizadores responsáveis pela emissão de faturas e outros documentos, bem como pelo cumprimento das obrigações periódicas fiscais. As situações aqui descritas não são apenas disposições de ordem técnica, que a Wareguest, os seus parceiros técnicos e comerciais tenham configurar, mas sim disposições que apesar de configuradas uma vez, requerem que os utilizadores conheçam a legislação e as implicações na operação da empresa, bem como as obrigações periódicas que têm que cumprir com a Autoridade Tributária e Alfandegária (AT). Este documento descreve o impacto nas aplicações Wareguest decorrentes das alterações legislativas publicadas pelos Decreto-Lei (DL) nº 197/2012 e 198/2012, ambos de 24 de Agosto, bem como a respetiva legislação e especificações técnicas acessórias previstas na lei e entretanto publicadas. Apesar do teor técnico da legislação será, sempre que possível, utilizada uma linguagem mais comum na sua interpretação e apresentação, todavia em algumas situações poderá ser difícil de conseguir sem recorrer a termos específicos. Lamentavelmente, devido à publicação tardia das especificações e esclarecimentos técnicos 1, só recentemente foi possível proceder às alterações necessárias nas aplicações informáticas, o que por sua vez levou a que só agora se consiga disponibilizar a documentação e informações reunidas neste documento. Glossário ASSOFT Associação Portuguesa de Software. AT - Autoridade Tributária e Alfandegária. CIVA Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA). NIF Número de Identificação Fiscal, também conhecido como Número de contribuinte. OCDE Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico. OE Orçamento de Estado. SAF-T ou SAF-T PT Standard Audit File for Tax Pruposes. Ficheiro normalizado (em formato XML) com o objetivo de permitir uma exportação fácil de um conjunto predefinido de registos contabilísticos, num formato legível e comum a todas as aplicações informáticas de faturação e contabilidade. A sua estrutura base foi definida pela OCDE, sendo que cada país membro pode depois estender o seu âmbito, daí a criação da versão PT (Portugal). SIVA Serviços do IVA (departamento da AT responsável pelo IVA). Webservice É um método de comunicação que permite a interoperabilidade entre dois dispositivos eletrónicos tendo normalmente como plataforma a internet, o qual permite que um sistema disponibilize funcionalidades que podem ser utilizadas por outro sistema. 1 A AT continua a proceder a alterações e a clarificar algumas das situações técnicas pelo que o descrito neste documento é válido à data da sua publicação. Por este motivo recomenda-se a consulta regular ao portal e-fatura da AT ( para verificação dos padrões legais e técnicos em vigor. iv

5 Introdução Estrutura do documento Este documento está dividido em 5 secções: Introdução: esta introdução e definições gerais do documento; Secção I Novas regras de faturação: apresentação das principais alterações legislativas, seu impacto nas aplicações Wareguest e na operação das diversas áreas de negócio; Secção II Comunicação de faturas à AT: detalha os métodos de comunicação das faturas (e outros documentos comerciais) à AT; Secção III Próximas alterações nas aplicações Wareguest derivadas de obrigações legais: apresentação das alterações legislativas que irão entrar em vigor no decurso deste ano e o respetivo impacto nas aplicações Wareguest; Secção IV Perguntas frequentes: conjunto de perguntas e respostas relacionadas com os temas abordados no documento. v

6 I Novas regras de faturação Legislação Descrição A publicação dos DL 197/2012 e 198/2012 veio introduzir diversas alterações de âmbito fiscal no sentido de combater a fraude fiscal e de criar um incentivo à exigência de faturas. Para melhor compreensão da abrangência, seguidamente são resumidas as principais alterações, no que diz respeito à faturação e ao impacto que podem ter na operação. Decreto-Lei nº 197/2012 Regime de emissão de faturas: A partir de 1 de janeiro de 2013 a emissão de fatura é obrigatória para todas as transmissões de bens e prestações de serviços ainda que estes não a solicitem, qualquer que seja o sector de atividade em causa 2 ; Foram alterados os prazos para emissão das faturas e são alteradas expressões a conter nas faturas (ex.: IVA autoliquidação deve substituir a expressão IVA devido pelo adquirente ); A indicação na fatura da identificação e do domicílio do adquirente ou destinatário, que não seja sujeito passivo, não é obrigatória nas faturas de valor inferior a 1.000,00, salvo quando o adquirente ou destinatário solicite, estando esta obrigação prevista especificamente na legislação; Os sujeitos passivos não podem emitir e entregar documentos de natureza diferente da fatura aos respetivos adquirentes ou destinatários. Tendo-se procedido à eliminação em todas as disposições do Código do IVA da expressão fatura ou documento equivalente, passando a prever-se apenas a expressão fatura ; Introduz o regime de faturas simplificadas para substituir os "talões de venda", as quais podem ser emitidas para valores até 1.000,00 (bens) ou 100,00 (serviços). Ambos os limites são valores excluídos de IVA; A anulação de documentos só pode ser feita quando o motivo não é a alteração da base de incidência do IVA; A emissão de notas de crédito só pode ser feita quando o motivo é a alteração da base de incidência do IVA; A emissão de documentos com base noutros documentos (por anulação, por faturação de documentos de transporte, etc.) dever exibir a menção dos documentos a que é referente ou então a que período (no caso de descontos tipo rappel); Simplifica a emissão de faturação eletrónica: Foi tornado mais simples o processo de emissão de faturas eletrónicas. É necessário garantir a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas eletrónicas, adotando, nomeadamente, um dos seguintes procedimentos: o o aposição de uma assinatura eletrónica avançada; utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI), desde que os respetivos emitentes e destinatários outorguem um acordo que siga as condições jurídicas do Acordo tipo EDI europeu. 2 O OE 2013 define o valor de 375,00 a ,00 como coima pela não utilização de programas ou equipamentos certificados (Alteração ao Regime Geral de Infrações Tributárias). O mesmo valor de coima será aplicado a quem transacione ou utilize programas ou equipamentos de faturação que não observem os requisitos legais (para além de responsabilidade criminal definida na Lei nº 109/2009 Lei do Cibercrime até 5 anos de prisão). 1

7 I Novas regras de faturação Decreto-Lei nº 198/2012 Obrigatoriedade de comunicação dos elementos das faturas à AT: A partir de 1 de janeiro de 2013, todas as pessoas, singulares ou coletivas, que pratiquem operações sujeitas a IVA em território português, vão ser obrigadas a comunicar à AT, por transmissão eletrónica de dados, os elementos das faturas emitidas. Esta comunicação, a ser feita até ao dia 25 do mês seguinte ao da emissão da fatura (não sendo possível alterar a via de comunicação no decurso do ano civil), poderá ser efetuada por uma das seguintes vias: o por transmissão eletrónica de dados em tempo real, integrada em programa de faturação eletrónica; o por transmissão eletrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT), contendo os elementos das faturas implica upload no site e-fatura e não a comunicação por webservice; o por inserção direta no Portal das Finanças; o por outra via eletrónica, em termos a definir pelo Ministro das Finanças. Os sujeitos passivos que sejam obrigados a produzir o ficheiro SAF-T (PT), devem obrigatoriamente optar por enviar por transmissão eletrónica de dados em tempo real, integrada em programa de faturação eletrónica ou por transmissão eletrónica de dados. Alteração ao regime de bens em circulação e obrigatoriedade de comunicação à AT: Os sujeitos passivos são obrigados a comunicar à AT os elementos dos documentos de transporte, ANTES do início do transporte (para sujeitos com volume negócios superior a ,00), devendo esta comunicação ser efetuada da seguinte forma: o por transmissão eletrónica de dados para a AT, sempre que os documentos sejam emitidos por via eletrónica ou diretamente no Portal das Finanças; o através de serviço telefónico disponibilizado para o efeito, com indicação dos elementos essenciais do documento emitido, com inserção no Portal das Finanças até ao 5.º dia útil seguinte; Os documentos de transporte devem ser emitidos por uma das seguintes vias: o através de programa informático que tenha sido objeto de prévia certificação pela AT; o através de software produzido internamente pela empresa ou por empresa integrada no mesmo grupo económico; o diretamente no Portal das Finanças; o em papel, utilizando impressos numerados seguida e tipograficamente. Nos casos em que os documentos sejam emitidos por via eletrónica, sempre que o transportador disponha de código fornecido pela AT fica dispensado da impressão do documento de transporte. Dedução no IRS do IVA suportado em fatura: Este incentivo permitirá deduzir no IRS um montante correspondente a 5% do IVA suportado por qualquer membro do agregado familiar, com o limite global de 250,00, que conste de faturas comunicadas à AT, nos seguintes sectores de atividade: o manutenção e reparação de veículos automóveis; o manutenção e reparação de motociclos, de suas peças e acessórios; o alojamento, restauração e similares; o atividades de salões de cabeleireiro e institutos de beleza. Para se poder efetuar esta dedução, os adquirentes dos serviços devem exigir ao emitente a inclusão do seu número de identificação fiscal nas faturas. Portaria nº 283/2012 Novo ficheiro SAF-T: o A entrar em vigor a 1 de Maio de 2013; o Inclui o novo tipo de documento Fatura simplificada ; o Para além dos documentos comerciais, prevê também a inclusão dos documentos de transporte e dos documentos de conferência entregues a clientes. 2

8 I Novas regras de faturação Cronologia Apesar da promulgação da legislação que originou as transformações fiscais ter sido publicada em Agosto de 2012 foram várias as alterações efetuadas entretanto, bem como foram vários os esclarecimentos técnicos efetuados em momentos distintos pela AT, sendo que alguns foram até de âmbito contraditório. Mesmo assim subsistem alguns pontos por esclarecer e que segundo a AT, em reunião realizada com a ASSOFT no passado dia 16 de Janeiro de 2013, carecem ainda de análise e definição posterior. Entre os pontos por esclarecer contam-se: Definição de códigos de motivos de isenção de IVA a utilizar no webservice de comunicação das faturas à AT, pois existem ainda alguns motivos de isenção previstos no CIVA que não têm códigos definidos, pelo que não podem ser atribuídos; Método mais correto para lançamento de depósitos em hotelaria, tendo em conta a possibilidade de na fatura emitida com o depósito serem utilizadas taxas de IVA diferentes dos movimentos efetivamente lançados no hóspede durante a sua estadia; Método mais correto para a substituição de uma fatura que incorretamente foi emitida a NIF incorreto, mas que entretanto já tinha sido comunicada à AT, o que inviabiliza a sua anulação; Entre outros. 24/08/2012 Publicação DL 197/2012 e 198/ /10/ /11/2012 Proposta OE Alterações aos DL 197/2012 e DL 198/2012 Comunicação de docs por telefone em caso de falha Dispensa comunicação Faturas programas certificados Registo de clientes a quem fature >= 3.000,00 Adia p/ 1 de Maio de 2013 comunicação docs. transporte Regime de exigibilidade do IVA por caixa Doc. técnico comunicação faturas à AT Introduz tipo doc. FS e códigos motivos isenção Define que webservice é apenas p/faturação eletrónica 19/11/ /11/2012 Ofício nº s/ esclarecimentos DL nº197/2012 Interdição de emissão/entrega de docs. que não fatura VD's, FR's e Recibos-Verdes são legais Faturas simplificadas claramente identificadas Registadoras podem ser usadas se cumprirem as regras Revisão doc. técnico comunicação faturas à AT Clarificações técnicas Adiamento de data funcionamento webservice 22/11/2012 Revisão Ofício nº s/ esclarecimentos DL nº197/2012 VD's, FR's e Recibos-Verdes NÃO são legais 23/11/2012 Portaria nº 382/2012 introduz alterações ao SAF-T Inclusão de documentos transporte e de conferência Cria tipos de documentos GT, FS e outros Entrada em vigor a 1 de Maio

9 I Novas regras de faturação 27/11/2012 Esclarecimentos via ASSOFT Webservice só disponível a 1 de Maio Até 1 de Maio utiliza-se o SAF-T atual Até 30 de Abril as FS são enviadas como FT 28/11/2012 Revisão doc. técnico comunicação faturas à AT Clarificações técnicas 30/11/2012 Reunião ASSOFT/AT Não podem ser utilizadas outras designações nos documentos que não fatura, fatura-simplificada, nota de débito e nota de crédito Até 1 de Maio as faturas-simplificadas devem ser registadas no SAF-T como sendo "FT - Faturas" A entrada em funcionamento da comunicação por webservice é adiada para 1 de Maio de /12/2012 Revisão doc. técnico comunicação faturas à AT Clarificações técnicas 17/12/2012 Revisão doc. técnico comunicação faturas à AT Clarificações técnicas 26/12/2012 Revisão doc. técnico comunicação faturas à AT Alterações requisitos no webservice 28/12/2012 Portarias nº 426-B e 426-C/2012 Renomeiam "Recibos eletrónicos" de "Fatura-Recibo" Definem período de transição de 1 ano do modo como comunicar faturas no portal e-fatura 31/12/ /01/ /01/2013 Publicação OE 2013 Comunicação de faturas até dia 25 Confirmação alterações DL 197/2012 e 198/2012 definidas na proposta do OE Ofício nº Passa a ser possível emitir "Faturas-Recibo" Os valores limites das faturas-simplificadas são excluídos de IVA Clarifica as regras de emissão de notas de crédito Reunião ASSOFT/AT Passa a ser possível emitir "Faturas-Recibo simplificadas" Webservice pode ser usado mesmo em faturação não eletrónica e sem ser em tempo real O webservice pode ser utilizado desde já 4

10 I Novas regras de faturação Como descrito na figura anterior, existem várias situações, que apesar de não estarem de acordo com a legislação publicada até ao momento ou pelo menos pelo seu entendimento não ser claro, implicaram uma tomada de posição da AT que deverá ser alvo posterior publicação em revisão da legislação ou em publicação no seu portal. Todavia, em reuniões com a ASSOFT a AT assumiu claramente a validade dessas situações, nomeadamente: Emissão de documentos com as designações Fatura-Recibo e Fatura-Recibo Simplificada, sendo que em termos do ficheiro SAF-T devem utilizar respetivamente os códigos dos tipos de documento Fatura e Fatura Simplificada ; A utilização do webservice para comunicação de faturas pode ser feito para qualquer tipo de documento, mesmo que não eletrónico e sem ser em tempo real (online); Até à entrada em vigor da Portaria nº 382/2012, a 1 de Maio de 2013, as faturas simplificadas devem ser emitidas com o código SAF-T FT Fatura ; A emissão de faturas para substituição de faturas-simplificadas como forma de identificar o cliente, quando este não solicitou a inclusão do seu NIF numa fatura ou fatura-simplificada previamente emitida, não é um motivo válido para a anulação da fatura ou faturasimplificada inicialmente emitida. 5

11 I Novas regras de faturação Impacto operacional nas várias áreas de negócio Comum às diversas áreas de negócio Tendo em consideração as regras fiscais introduzidas pela legislação anteriormente referida existem um conjunto de regras que têm impacto na generalidade das áreas de negócio, nomeadamente: 1. A emissão para efeitos de entrega ao cliente como fatura ou como comprovante da venda apenas dos tipos de documentos permitidos. Dado terem sido derrogados os chamados Documentos equivalentes a faturas apenas podem ser utilizadas as seguintes designações de tipos de documentos: Fatura; Fatura Simplificada 3 ; Fatura-Recibo; Fatura-Recibo Simplificada; Nota de Débito; Nota de Crédito. Na prática os tipos de documento Fatura e Fatura Simplificada devem ser utilizados para as vendas a crédito, sendo os tipos Fatura-Recibo e Fatura-Recibo Simplificada utilizados para as vendas a pronto pagamento, o que significa que estes últimos vêm substituir a até aqui denominada Venda a Dinheiro. 2. A emissão de notas de crédito/débito deve fazer sempre menção ao(s) documento(s) que levou à sua emissão. Sempre que se emitir uma nota de crédito/débito deve-se fazer referencia à(s) fatura(s) ou outros documentos que tiveram na sua origem, sendo que em determinadas situações se tal não for possível deve fazer-se menção ao período a que dizem respeito (Ex: quando o crédito se refere a um desconto de rappel pelas vendas efetuadas no ano anterior). Para informação mais detalhada sobre este assunto consulte o DL 197/2012 ou o Oficio nº AT (ver hiperligações no Anexo A - Hiperligações). 3. A obrigatoriedade de emitir uma fatura por recebimentos por conta/depósitos. Sempre que seja recebido um depósito ou um valor por conta de uma venda/prestação de serviço a realizar no futuro, deve ser emitida fatura na data do recebimento. 4. A obrigatoriedade de comunicar à AT até ao dia 25 do mês seguinte, todas as faturas emitidas no mês anterior. Na realidade a obrigação de comunicar não se restringe apenas às faturas, mas estende-se às faturas simplificadas (leia-se também o equivalente das Faturas-recibo ), notas de débito e notas de crédito. Entendimento da Wareguest sobre a utilização de faturas simplificadas As faturas simplificadas foram criadas pelo legislador como forma de permitir a emissão de faturas com menos formalismos (ver Anexo B - Quadro comparativo de formalidades dos documentos), mas por outro lado são documentos muito limitados, não só relativamente ao valor limite que podem ter (ver Anexo C - Fluxograma de decisão de emissão de documento), mas também aos dados que podem conter, sendo que em alguns casos a utilização de alguns campos nas faturas é mesmo inviabilizada e definido que deve ser emitida uma fatura normal. Isso mesmo é referido no ponto 9.2 do Oficio AT nº Em consequência, a fatura simplificada não contempla a possibilidade de indicação do nome e morada dos destinatário dos bens ou serviços, do motivo justificativo da não aplicação do imposto nem da data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, ou os serviços foram realizados, quando essa data não coincide com a da respetiva emissão. As faturas que titulem operações relativamente às quais se verifiquem estas circunstâncias, devem ser emitidas nos termos do artigo 36º do CIVA. 3 Para mais informações sobre as formalidades dos tipos de documentos ou quando é possível emitir faturas simplificadas em detrimento de faturas normais consulte o Anexo B - Quadro comparativo de formalidades dos documentos e o Anexo C - Fluxograma de decisão de emissão de documento. 6

12 I Novas regras de faturação Assim é entendimento da Wareguest (e de um vasto número de grandes operadores económicos nacionais) que pelas limitações que as Fatura-simplificada apresentam, sempre que possível devese apenas utilizar o tipo de documento Fatura. A única vantagem da Fatura-simplificada (Artigo 40º do CIVA) é a obrigação de apenas se utilizar o NIF para identificar um cliente que seja sujeito passivo de IVA, enquanto que nas faturas normais, se o cliente for um sujeito passivo de IVA, é obrigatório também indicar o nome e domicilio do mesmo. Todavia, dadas as limitações anteriormente descritas, a balança entre os prós e os contras, salvo exceções que podem decorrer de algumas áreas de negócio, é favorável ao uso apenas de faturas normais (Artigo 36º do CIVA). Para além disso, a legislação não refere qualquer obrigação de uma empresa emitir faturassimplificadas, o que significa que uma empresa pode apenas emitir faturas normais. Chama-se ainda a atenção que no caso de emissão de faturas normais a sujeitos NÃO passivos de IVA não é obrigatório o preenchimento do NIF, nome ou domicilio, a não ser que o valor do documento seja superior a 1.000,00. Restaurantes e similares Nas empresas da área de restauração e similares é onde se poderá evidenciar um maior impacto da nova legislação fiscal, não só por ser das que em termos operacionais necessita de maior rapidez no lançamento das operações de venda e emissão dos respetivos documentos, mas também por ser uma das áreas abrangidas pela possibilidade do consumidor deduzir em sede de IRS de 5% do valor do IVA das faturas. Tendo em conta este impacto, recomenda-se que neste tipo de estabelecimentos devam ser seguintes as linhas de orientação: 1. Devem ser utilizados os tipos de documento Fatura-Recibo e Fatura-Recibo simplificada para as vendas efetuadas a pronto pagamento, pois espera-se um aumento do número de clientes que peçam a inclusão dos seus dados pessoais na fatura; 2. Caso a empresa efetue vendas a crédito de contas-correntes de clientes, devem ser utilizados os tipos de documento Fatura e Fatura Simplificada ; 3. Deve ser utilizado um tipo de documento Nota de crédito para correção de faturas emitidas. Esclarecimento sobre a emissão de contas para verificação do total a pagar Apesar de uma interpretação literal do DL 197/2012 sugerir que é proibida a entrega aos clientes de outros documentos que não faturas, a Portaria nº 382/2012 que define o novo formato do ficheiro SAF-T a entrar em vigor a 1 de Maio de 2013, regulamenta que a partir dessa data todos os documentos de conferencia entregues a clientes (onde se encontra as chamadas contas e consultas de mesa ) devem passar também a ser incluídos no ficheiro, logo, tacitamente, reconhecese a sua existência e validade. Quer isto dizer, que para todos os efeitos e até futura indicação em contrário por parte da AT ou do legislador, nos restaurantes e similares poderão ser emitidas quantas contas quanto se queira para conferencia da conta de uma mesa. Tal como até aqui, a fatura deve assinalar as contas que tiverem na sua origem (tanto na impressão da fatura, como no registo SAF-T referente). 7

13 I Novas regras de faturação Hotéis e similares Na área hoteleira (não restauração e similares) o impacto das novas regras de faturação é mínimo na emissão de novos documentos uma vez que nesta área não se recomenda o uso de Faturas Simplificadas, pois tal só traria mais confusão e complexidade à operação do dia-a-dia. Dado que neste área de negócio já se utilizam as designações de tipos de documento Fatura- Recibo e Fatura, respetivamente para as vendas a pronto e para as vendas a crédito, as mesmas designações devem ser mantidas. O impacto nesta área de negócio acontece sobretudo em duas situações da operação: 1. Depósitos antecipados. Apesar de alguns técnicos continuarem a referir que o Oficio SIVA nº /1991 ainda se encontra válido e que portanto o apuramento do IVA poder ser liquidado com base nos diários de vendas e assim os depósitos antecipados não necessitarem de emissão de fatura para que se proceda à liquidação do respetivo imposto, é entendimento geral que o DL 197/2012 refere que passa a ser obrigatório emissão de fatura pelos adiantamentos/depósitos, pelo que qualquer sujeito passivo poderá solicitar a emissão da respetiva fatura. 2. Substituição de documentos por incorreção do destinatário ou por incorreção de valores. Devido às limitações legais sobre as razões válidas para a anulação de faturas e a emissão de notas de crédito, recomenda-se que o ato de faturação/check-out seja realizado em dois passos: 1. Impressão de extrato Imprimir sempre um extrato de movimentos ao cliente e solicitar a sua conferencia aos valores apresentados, designações das despesas e ainda aos dados de faturação (NIF, nome e morada); 2. Emissão do documento alterar/corrigir os dados indicados no primeiro passo e proceder à emissão da respetiva fatura. Caso mesmo se venha a verificar alguma incorreção deverá proceder-se conforme a natureza da mesma: Identificação do cliente incorreta (NIF, nome ou morada) deve ser anulada a fatura e emitida outra em sua substituição; NOTA: só podem ser anulados documentos ainda não comunicados à AT; Valores incorretos deve-se proceder ao lançamento de uma nota de crédito sobre os valores incorretamente cobrados; Necessidade de separar o conteúdo de uma fatura por diversas faturas e emitir as faturas a diferentes entidades não deve ser feita qualquer alteração, pois a lei não prevê qualquer possibilidade de anulação de faturas ou de emissão de notas de crédito nestas circunstâncias. Tal como irá acontecer com as contas nos restaurantes e similares, também os documentos de conferência de hotelaria (vulgo Impressão de extratos ou Impressão de movimentos ) também passam a ser incluídos no ficheiro SAF-T criado a partir de 1 de Maio de

14 I Novas regras de faturação Gestão comercial retalho (sem pontos de venda) Em empresas de áreas de negócio não especifico, onde se emitem faturas em formato A4, onde os preços de venda utilizados são excluídos de IVA, logo, onde não se trabalha com uma solução e metodologia de POS Pontos de Venda, o impacto destas novas regras é, salvo exceções especificas de algumas áreas de negócio, o descrito no ponto de impacto comum às diversas áreas de negócio. Gestão comercial retalho (com pontos de venda) Em empresas que utilizem POS pontos de venda, um pouco à semelhança dos restaurantes e similares, recomenda-se que devam ser seguintes as linhas de orientação: 1. Devem ser utilizados os tipos de documento Fatura-Recibo e Fatura-Recibo simplificada para as vendas efetuadas a pronto pagamento; 2. Caso a empresa efetue vendas a crédito de contas-correntes de clientes, devem ser utilizados os tipos de documento Fatura e Fatura Simplificada ; 3. Deve ser utilizado um tipo de documento Nota de crédito para correção de faturas emitidas. 9

15 I Novas regras de faturação Impacto nas aplicações Wareguest Comum às várias aplicações As diferentes aplicações Wareguest foram alvo de alterações de modo a garantir que a sua utilização cumpre o disposto na nova legislação, o que não significa que versões anteriores (que já eram compatíveis com o atual estrutura do ficheiro SAF-T - em vigor desde 1 de Janeiro de 2010) não cumprissem a atual legislação não reforçavam funcionalidades que foram implementadas nas novas versões como: Inibição de emissão de tipos de documento Venda a dinheiro e Talão de venda ; Garantia que os campos obrigatórios são preenchidos consoante o tipo de documento (fatura ou fatura-simplificada) e o respetivo valor/tipo de bens/serviços ( 100,00 ou 1.000,00); Aviso no caso em que a comunicação de documentos à AT não seja efetuada até ao dia 10 do mês seguinte à emissão dos documentos; Impede a anulação de documentos já exportados para o ficheiro SAF-T (partindo do principio que estes podem já ter sido comunicados à AT). Quer isto dizer que mesmo utilizadores que possuam versões anteriores às versões indicadas na capa deste documento podem até ao dia 30 de Abril de 2013 continuar a utilizar as atuais versões, desde que manualmente implementem e assegurem as situações anteriormente referidas como disponibilizadas pelas nas novas versões. Até essa data deverão ainda ser disponibilizadas novas versões das aplicações Wareguest de modo a que se possa compatibilizar as aplicações existentes com o novo formato SAF-T que entrará em vigor a 1 de Maio de Para mais informações sobre estas novas versões veja o ponto Próximas alterações nas aplicações Wareguest decorrentes de obrigações legais. Relativamente aos clientes que possuam aplicações da linha START, uma vez que a mesma será descontinuada recomenda-se migração para os produtos da linha WinMax 2000 Profissional ou WinMax4. Para mais informações sobre esta migração envie para info@wareguest.com 10

16 I Novas regras de faturação Restus Touchscreen Efetue os seguintes passos para verificar/configurar a sua aplicação de acordo com as novas regras de faturação: 1. Para garantir que tem a aplicação atualizada para a versão mais recente, aceda ao Back- Office e no menu selecione a opção Ajuda > Acerca do Restus. A versão mais recente e que suporta as verificações automáticas do cumprimento na nova legislação é a Caso não possua esta versão e pretenda ter a mesma, consulte o seu parceiro Wareguest. De qualquer modo, como já referido anteriormente, até 1 de Maio de 2013, outras versões poderão continuar a ser utilizadas. 2. Se possuir a versão passe ao ponto 3. Se não, deve garantir que: a. Não tem como tipo de documento de omissão a Venda a dinheiro ou o Talão de venda, mas sim a Fatura-Recibo ou a Fatura, ou outro tipo de documento que utilize os códigos SAF-T FT ou FS ; b. Na configuração do modo de funcionamento não tem definido como Tipo de documento a emitir na anulação de pedidos com conta o tipo de documento Venda a dinheiro ou Talão de venda. 3. Se já possui a versão então deve: a. Criar os tipos de documentos Fatura e Fatura-Recibo (e respetivas versões simplificadas se for utilizar); b. Se criar um dos tipos de documentos simplificados não se esqueça de definir qual o tipo de documento alternativo, normalmente a Fatura ou a Fatura-Recibo conforme o caso; c. No ficheiro de Terminais definir qual o tipo de documento de omissão que pretende utilizar. Se pretender utilizar as versões simplificadas então esse deve ser o tipo de documento indicado; d. Se não possuir, deve criar um tipo de documento designado Nota de crédito e associá-lo ao tipo homónimo de documento SAF-T e definido que subtrai nas listagens; e. Se não possuir, deve criar um tipo de pagamento Emissão crédito, o qual deve ter como tipo de documento de omissão o tipo criado no ponto anterior; f. Na Configuração > Modo de funcionamento no campo tipo de documento a emitir na anulação de pedidos com conta deve definir o código do tipo de documento de omissão que utiliza nas zonas de serviço ou então a nota de crédito. Para mais informações sobre estas configurações consulte a respetiva adenda ao manual (ver Anexo A - Hiperligações). 11

17 I Novas regras de faturação InovGuest Efetue os seguintes passos para verificar/configurar a sua aplicação de acordo com as novas regras de faturação: 1. Para garantir que tem a aplicação atualizada para a versão mais recente, aceda ao Módulo Principal e no menu selecione a opção Utilitários > Acerca de.... A versão mais recente e que suporta as verificações automáticas do cumprimento na nova legislação é a Caso não possua esta versão e pretenda ter a mesma, consulte o seu parceiro Wareguest. De qualquer modo, como já referido anteriormente, até 1 de Maio de 2013, outras versões poderão continuar a ser utilizadas. 2. Se possuir uma versão anterior à versão 2.35 deve: a. Garantir que não está a utilizar nenhum tipo de documento com a designação Venda a dinheiro ou Talão de venda ou seja, deve usar um tipo de documento que utilize os códigos SAF-T FT ou FS ; b. Garantir que o tipo de documento Fatura/Recibo tem a sua designação alterada para Fatura-Recibo e utiliza o código de documento SAF-T FT e não VD. 3. Se possuir uma aplicação na versão 2.35 ou superior basta seguir as instruções da aplicação, pois caso esteja a ser utilizado um tipo de documento incorreto ou a ser dada uma utilização incorreta a um determinado tipo de documento a aplicação irá informar. Tendo em conta a obrigação de emissão no ato do adiantamento ou da prestação dos serviços recomenda-se a emissão de fatura sobre todos os depósitos recebidos, sendo que a fatura deverá ter como base de imposto (taxas) os valores que o cliente deverá pagar a quando da sua estadia. Dado esta ser uma área em que existem várias interpretações e vários métodos possíveis, passa-se a descrever dois dos métodos possíveis e as suas vantagens e desvantagens. Outros poderão haver, mas há sempre que equacionar tanto a sua operacionalidade, como a legalidade fiscal, daí a Wareguest apenas recomendar um destes dois métodos. Método 1 Lançamento através do débito antecipado da estadia 1. Deve ser criado um sub-departamento do tipo P Pagamento para lançamento de depósitos antecipados (ex: DA Dep. Antecipado); 2. Se for recebido um depósito no dia 22/1 para uma reserva que vai chegar a 1/8 por 3 noites, no valor de 300,00, deve ser lançado esse depósito na reserva; 3. Logo de seguida, na reserva deve ser lançada a totalidade do alojamento para essas 3 noites; 4. Por último deve-se proceder à emissão da fatura, selecionando os 4 movimentos anteriores. A mesma deve então ser composta pelos seguintes movimentos: 22/01 DA - 300,00-01/08 AL - 100,00+ 02/08 AL - 100,00+ 03/08 AL - 100,00+ 12

18 I Novas regras de faturação Método 2 Lançamento através de um sub-departamento próprio para depósitos 1. Deve ser criado um sub-departamento do tipo A Alojamento para lançamento de depósitos antecipados (ex: DA Dep. Antecipado, com IVA à taxa reduzida); 2. Se for recebido um depósito no dia 22/1 para uma reserva que vai chegar a 1/8 por 3 noites, no valor de 300,00, deve ser lançado esse depósito na reserva; 3. Deve depois ser lançado um movimento no sub-departamento de pagamento como foi recebido o depósito (Ex: dinheiro, cartão de crédito, etc.); 4. A seguir deve-se proceder à emissão da fatura, selecionando os 2 movimentos anteriores. A mesma deve então ser composta pelos seguintes movimentos: 22/01 DA - 300,00+ 22/01 DI - 300,00-5. A quando da chegada do cliente ou se necessário para controlo no próprio dia 22/01, deve logo ser lançado um movimento de ajuste do depósito: 22/01 DA - 300,00-6. A partir do check-in a aplicação irá lançar as diárias, pelo que a fatura terá os seguintes movimentos: 22/01 DA - 300,00-01/08 AL - 100,00+ 02/08 AL - 100,00+ 03/08 AL - 100, Acontece é que esta 2ª fatura, feita a após o check-in terá um total a zero, uma vez que todos os movimentos são da mesma taxa de IVA, logo anular-se-ão entre si. Para mais informações sobre configurar ambos os métodos e sobre estas configurações, consulte a adenda ao manual da aplicação disponível na respetiva hiperligação (ver Anexo A - Hiperligações). Vantagens Desvantagens Método 1 Método 2 Apenas é emitido um documento Processo mais transparente a nível contabilístico e de auditoria fiscal Mesmo que à posteriori o cliente altere a sua data de estadia para uma época em que se pratiquem outros valores de diárias, o seu controlo e pagamento é mais fácil O IVA é lançado apenas à taxa reduzida É mais fácil o lançamento de valores de depósito que não coincidam com o total da estadia ou com um determinado número de noites No caso do cliente depois de efetuar o depósito mudar o seu período de estadia, especialmente se for para uma outra época onde os preços praticados possam ser outros, é necessário um maior controlo dos lançamentos realizados para apurar as diferenças O IVA é lançado de acordo com as ventilações dos sub-departamentos incluídos nas diárias Quando o cliente paga uma percentagem da sua estadia que não um valor coincidente com um número de noites, é necessário um lançamento manual para ajuste das diárias Leva à emissão de pelo menos 2 documentos por reserva com depósito antecipado Processo de tratamento contabilístico mais complexo e de maior dificuldade de interpretação em auditoria fiscal No caso onde as diárias incluírem ventilação por mais do que uma taxa de IVA, a não inclusão das mesmas na fatura do depósito pode originar duvidas fiscais 13

19 I Novas regras de faturação Produtos da linha WinMax 3.x (WinMax 2000 Profissional) Efetue os seguintes passos para verificar/configurar a sua aplicação de acordo com as novas regras de faturação: 1. Para garantir que tem a aplicação atualizada para a versão mais recente, aceda ao menu e selecione a opção Ajuda > Acerca do WinMax.... A versão mais recente e que suporta as verificações automáticas do cumprimento na nova legislação é a Caso não possua esta versão e pretenda ter a mesma, consulte o seu parceiro Wareguest. De qualquer modo, como já referido anteriormente, até 1 de Maio de 2013, outras versões poderão continuar a ser utilizadas. 2. Se possuir a versão 3.90 passe ao ponto 3. Senão, apenas necessita garantir que não tem como tipo de documento de omissão a Venda a dinheiro ou Talão de venda, mas sim a Fatura-Recibo ou a Fatura ou seja, deve utilizar um tipo de documento que utilize os códigos SAF-T FT ou FS ; 3. Se já possui a versão 3.90 então deve: a. Criar, se não existirem, os tipos de documentos Fatura e Fatura-Recibo (e respetivas versões simplificadas se for utilizar); b. Se criar um dos tipos de documentos simplificados não se esqueça de definir qual o tipo de documento alternativo, normalmente a Fatura ou a Fatura-Recibo conforme o caso; c. No ficheiro de Configuração > Modo de funcionamento definir quais os tipos de documento de omissão que pretende utilizar. Se pretender utilizar as versões simplificadas então esses devem ser os tipos de documento indicados; d. Se não possuir, deve criar um tipo de documento designado Nota de crédito e associá-lo ao tipo homónimo de documento SAF-T e definido que subtrai nas listagens. Para mais informações sobre estas configurações consulte as respetivas adendas aos manuais (ver Anexo A - Hiperligações). WinMax 4 Efetue os seguintes passos para verificar/configurar a sua aplicação de acordo com as novas regras de faturação: 1. Para garantir que tem a aplicação atualizada para a versão mais recente, aceda ao menu e selecione a opção Utilitários > Sobre.... A versão mais recente e que suporta as verificações automáticas do cumprimento na nova legislação é a 1.3. Caso não possua esta versão e pretenda ter a mesma, consulte o seu parceiro Wareguest. De qualquer modo, como já referido anteriormente, até 1 de Maio de 2013, outras versões poderão continuar a ser utilizadas. 2. Se possuir a versão 1.3 passe ao ponto 3. Se não, apenas necessita garantir que não tem como tipo de documento de omissão a Venda a dinheiro ou Talão de venda, mas sim a Fatura-Recibo ou a Fatura ou outro tipo de documento que utilize os códigos SAF-T FT ou FS ;; 3. Se já possui a versão 1.3 então deve: a. Criar, se não existirem, os tipos de documentos Fatura e Fatura-Recibo (e respetivas versões simplificadas se for utilizar); b. Se criar um dos tipos de documentos simplificados não se esqueça de definir qual o tipo de documento alternativo, normalmente a Fatura ou a Fatura-Recibo conforme o caso; c. No ficheiro de Zonas de serviço definir quais os tipos de documento de omissão que pretende utilizar. Se pretender utilizar as versões simplificadas então esses devem ser os tipos de documento indicados; d. Se não possuir, deve criar um tipo de documento designado Nota de crédito e associá-lo ao tipo homónimo de documento SAF-T e definido que subtrai nas listagens. Para mais informações sobre estas configurações consulte a respetiva adenda ao manual (ver Anexo A - Hiperligações). 14

20 II Comunicação de faturas à AT Comunicação de faturas à AT Considerações gerais A comunicação das fatura, aliás, dos documentos comerciais emitidos, à AT é uma das obrigações legais decorrentes do DL 198/2012. As empresas que utilizem aplicações informáticas certificadas ou que utilizem aplicações informáticas que produzam o ficheiro SAF-T com a estrutura de dados definida na Portaria nº 1192/2009, que entrou em vigor a 1 de Janeiro de 2010, devem cumprir esta obrigação legal através de um de dois métodos: a) Por transmissão em tempo real (online), por webservice; b) Por carregamento do ficheiro SAF-T produzido pela aplicação de faturação. Dado que o método a) legalmente está restrito às faturas electrónicas e ao envio em tempo real, a grande maioria das aplicações e empresas terão apenas que se restringir ao método de comunicação b), pelo que este é o método que irá ser detalhado neste documento. Todavia, apesar das reservas da legislação, a AT reconheceu no passado dia 16 de Janeiro que devido à necessidade das aplicações poderem efetuar esta operação de comunicação sem intervenção dos utilizadores, o referido método a) pode afinal ser utilizado para qualquer tipo de faturas (documentos) e sem a obrigação de ser utilizado em tempo real. No entanto, terão agora os produtores de aplicações de faturação que implementar tal método, uma vez que a divulgação tardia desta situação não permitiu ainda o seu desenvolvimento. Apesar de ser recomendada a utilização das últimas versões das aplicações Wareguest, tal como já descrito anteriormente, as versões compatíveis com atual formato do ficheiro SAF-T poderão ser utilizadas para cumprir esta obrigação até 1 de Maio de 2013, data em que entrará em vigor o novo formato do ficheiro SAF-T decorrente da Portaria nº 382/2012. Assim, são válidas as seguintes versões: Todos os produtos da linha WinMax START - versão 3.50 ou superior; Todos os produtos da linha WinMax 2000 PROFISSIONAL versão 3.50 ou superior; Restus Touchscreen versão 3.70 ou superior; InovGuest versão 2.10 ou superior; WinMax 4 versão 1.0 ou superior. Quando e como Quando A comunicação das faturas à AT deve acontecer até ao dia 25 do mês seguinte à emissão dos documentos, sendo que o primeiro mês a que se deve reportar esta comunicação é o mês de Janeiro de 2013, logo, até ao dia 25 de Fevereiro de 2013, é necessário proceder à comunicação dos documentos emitidos em Janeiro de Apesar da legislação falar numa comunicação mensal, esta pode ser feita em períodos mais curtos e antes do final do mês, o que significa que desde o dia 1 de Janeiro de 2013 é possível iniciar a comunicação das faturas emitidas a partir dessa mesma data. É até recomendável que comuniquem os seus dados à AT por períodos mais curtos que um mês, evitando assim que o ficheiro SAF-T demore demasiado tempo a ser gerado e que possua um tamanho de tal modo grande que o seu carregamento para o portal e-fatura da AT seja difícil ou impossível. É também recomendável que se tente evitar a todo o custo o envio perto dos prazos finais (o dia 25 de cada mês) pois a grande afluência nessas datas pode dificultar ou mesmo inviabilizar a comunicação das faturas à AT. NOTA IMPORTANTE: Só as versões mais recentes das aplicações Wareguest (as indicadas na capa deste documento) têm já a capacidade de produzir ficheiros SAF-T para períodos menores que um mês. 15

21 II Comunicação de faturas à AT Como A comunicação das faturas à AT é feita através do portal e-fatura da AT. Neste portal pode fazer não só novas comunicações de faturas, mas também ver o estado das comunicações anteriormente enviadas. Antes da fazer a primeira comunicação Criação de um subutilizador no portal da AT Antes de efetuar a primeira comunicação à AT, as empresas necessitam de criar um subutilizador no portal das finanças com permissões para efetuar esta operação. Este subutilizador pode e deve ser criado o mais cedo possível, pelo que se recomenda a sua criação assim que for viável não aguardando até ao dia de se efetuar a primeira comunicação para se efetuar a sua criação. Os passos a realizar para a criação deste subutilizador são os seguintes: 1. Com o utilizador principal do portal AT (o que utiliza o NIF como identificador de login e a respetiva palavra passe) deve aceder à opção Gestão de utilizadores que se encontra no caminho Os seus serviços > Outras > Outros Serviços. 16

22 II Comunicação de faturas à AT 2. A seguir, clique no botão Criar um novo utilizador para adicionar um novo subutilizador. 3. Será então exibido uma nova janela onde deve preencher os campos: o o o o Nome um nome para o subutilizador (apenas é indicativo e não será utilizado em mais nenhum local); Senha/Confirmar senha senha (palavra passe) a utilizar depois no acesso ao portal efatura ; endereço de associado ao utilizador (deve ser definido um endereço); Operações autorizadas deve selecionar o perfil WFA Comunicação de dados de faturas, pois só assim o subutilizador poderá ter permissão para realizar a operação. No final prima o botão Continuar para passar ao passo seguinte. 17

23 II Comunicação de faturas à AT 4. Após a criação do subutilizador será mostrado um quadro resumo com o subutilizador criado. Deve-se ter em atenção qual os dados de login (ver texto O utilizador deverá fazer login com: NIF/número de subutilizador), pois será esta combinação que deverá depois ser usada no portal efatura. Para concluir deve premir o botão Terminar e sair do portal da AT. Configuração dos dados da empresa na aplicação Introdução Ainda antes de criar o ficheiro SAF-T pela primeira vez, convém verificar que os dados de identificação da empresa que são utilizados no ficheiro SAF-T estão de acordo com a formatação definida na legislação, conforme quadro seguinte. Obrigatório Campo Descrição Observações Registo comercial Registo comercial da empresa NIF Número de identificação fiscal Designação jurídica Designação comercial Morada Morada Denominação social da empresa ou nome do sujeito passivo Designação comercial do sujeito passivo Texto. Obtém-se pela concatenação da conservatória do registo comercial com o número do registo comercial, separados pelo carácter espaço. Nos casos em que não existe o registo comercial, deve ser indicado o NIF. 9 dígitos numéricos. Número de contribuinte, sem espaços ou separadores. Texto Texto Localidade Localidade Texto Código postal Código postal Formato País Código ISO do país PT para Portugal Texto. Deve incluir o nome da rua, número de polícia e andar, se aplicável O preenchimento incompleto desta informação ou num formato que não o definido, irá gerar erros na validação e inviabilizar a sua comunicação à AT. Por esse motivo é descrito de seguida como e onde em cada aplicação Wareguest pode ser configurados estes dados. 18

24 II Comunicação de faturas à AT Restus Touchscreen Para verificar a configuração dos dados da empresa no Restus Touchscreen, aceda ao módulo de Back-Office e no menu selecione a opção Ficheiros > Configuração > Modo de funcionamento. Depois, aceda ao separador Empresa e defina os valores de cada um dos campos. InovGuest Para configurar os dados da empresa no InovGuest deve no Módulo principal aceder à opção Configuração > Base... > SEF/SAF-T PT e aí verificar/alterar os dados necessários. Linha WinMax 2000 Profissional Nos diversos produtos de gestão comercial e de ponto de venda (Shop) desta linha deverá aceder à opção Empresas > Ficheiro, selecionar a empresa que pretende enviar o SAF-T e configurar os respetivos dados. 19

25 II Comunicação de faturas à AT Linha WinMax START Nesta linha de produtos, para configurar os dados da empresa a serem incluídos no ficheiro/saf-t deve aceder à opção Ficheiros > Configuração > Modo de funcionamento e depois no separador Personalização verificar/alterar os campos pretendidos. Linha WinMax 4 No WinMax 4 apenas é necessário proceder à verificação/configuração em instalações não cloud, pois nestas, aquando do processo de instalação os dados da empresa foram logo configurados aquando da sua instalação. Nos restantes modelos de instalação para efetuar a configuração deve aceder no menu principal à opção Empresas e aí selecionar a empresa pretendida, onde deverá então proceder à verificação/configuração dos dados. 20

26 II Comunicação de faturas à AT Como gerar o ficheiro SAF-T nas aplicações Wareguest Considerações gerais 1. Os passos a seguir exemplificados sobre como obter o ficheiro SAF-T em cada uma das aplicações Wareguest são descritos com base nas versões mais recentes das aplicações, pelo que deve ser tido em conta que apenas nas últimas versões existe um método de exportação denominado Período. Nas versões anteriores recomenda-se a utilização do método Mensal, pois apesar de gerar sempre o ficheiro SAF-T referente à totalidade do ano definido, divide o SAF-T por ficheiros mensais, o que faz com que sejam mais pequenos do que fosse um único ficheiro anual. Para além disso, a exportação por período é sempre mais rápida do que os outros métodos, pois os outros criam sempre os ficheiros relativos à totalidade do ano. 2. Dado a comunicação com a AT ser efetuada por meio do upload (envio) de um ficheiro XML, convém que este seja o mais pequeno possível. Por esse motivo, em clientes que emitam muitos documentos (mais do que uma centena por dia) recomenda-se que produzam vários ficheiros por mês e não apenas um único com a totalidade do mês. 3. Se possuir mais do que uma aplicação que emita faturação (por exemplo, nos hotéis é possível emitir faturas simultaneamente com o InovGuest, Restus Touchscreen e WinMax F&B) deve gerar o SAF-T para cada uma das aplicações. 4. Se durante um determinado período utilizou 2 aplicações distintas de faturação, deverá gerar um ficheiro SAF-T para cada uma das aplicações. Esta situação é válida mesmo para aplicações de um mesmo fabricante (se tiverem números de certificados da AT distintos). Por exemplo, se durante o mês de Janeiro faturou alguns dias com o WinMax Gestão Comercial START e a meio do mês passou a utilizar o WinMax Gestão Comercial Profissional, deve gerar um SAF-T em cada uma das aplicações, para o período em que a esteve a utilizar. 5. No caso das aplicações que utilizem um mesmo número de certificado, a situação indicada no ponto anterior pode já não se verificar. Por exemplo, se durante parte de um mês utilizou o WinMax Gestão Comercial Profissional e depois mudou para o WinMax 4, como o número de certificado é o mesmo, basta gerar o SAF-T no WinMax 4 (presumindo que os dados do WinMax - Gestão Comercial Profissional foram convertidos para o WinMax 4). 6. O ficheiro de validação da estrutura do SAF-T (ficheiro XSD) desenvolvido pela própria AT gera um erro quando o ficheiro SAF-T não possui qualquer documento comercial emitido no período do ficheiro (fatura ou fatura-recibo). Por este motivo, se ao gerar o ficheiro SAF-T para um período ou mês e for exibida uma mensagem de erro, recomendamos que efetue novamente a operação, mas desta feita selecionando o parâmetro Anual, sendo que assim vai criar um único ficheiro o qual já não deverá ser marcado como erro, pois deverão existir vendas ao longo do ano. 7. Quando se utilizam aplicações que centralizam dados (ex: com Transferência de dados ) basta produzir o ficheiro SAF-T do servidor da sede, pois aí deverão estar os dados das filiais. Por outro lado, se uma empresa tiver vários locais distintos onde fatura, mas recorrendo a programas distintos e sem comunicação entre si, deve produzir um ficheiro SAF- T para cada local. 21

27 II Comunicação de faturas à AT Restus Touchscreen Para exportar o ficheiro SAF-T nesta aplicação deve aceder ao módulo de Back-Office e na opção Utilitários > Ficheiro SAF-T PT definir qual o tipo de período a exportar, bem como os dados relativos ao local da sede da empresa e ainda ao tipo de cada uma das taxas de IVA. Após premir o botão Confirmar será iniciado o processo de criação do ficheiro. Esta operação poderá demorar algum tempo, que pode ir de alguns minutos a várias horas, dependendo do número de dias do período e do volume de documentos emitidos nesse período, bem como do desempenho do computador. O ficheiro SAF-T criado será colocado na pasta SAF-T PT, dentro da pasta da aplicação, a qual conterá ainda pastas anuais. 22

28 II Comunicação de faturas à AT InovGuest No InovGuest, para criar o ficheiro SAF-T deve no menu do Módulo principal selecionar a opção Utilitários > Listagem SAF-T PT. Depois, nessa opção deve definir qual o período a exportar, bem como conferir as associações das taxas de IVA e o local. Depois deve premir o botão Confirmar para iniciar a operação. Esta operação poderá demorar algum tempo, que pode ir de alguns minutos a várias horas, dependendo do número de dias do período e do volume de documentos emitidos nesse período, bem como do desempenho do computador. No final será mostrada o local onde foi gravado o ficheiro. 23

29 II Comunicação de faturas à AT Linha WinMax 2000 Profissional Em qualquer um dos produtos desta linha, para criar o ficheiro SAF-T deverá aceder à opção Utilitários > Ficheiro SAF-T PT e na janela da opção deve definir qual o período, local e se pretende apenas criar o ficheiro com os dados da sede ou se pretender integrar os dados das filiais. Após premir Confirmar será iniciado o processo de criação do ficheiro, sendo exibida uma janela com o progresso da operação. A mesma demorar algum tempo, o qual pode ir de alguns minutos a várias horas, dependendo do número de dias do período e do volume de documentos emitidos nesse período, bem como do desempenho do computador. O ficheiro criado será criado numa pasta com a designação SAF-T PT, dentro da pasta da aplicação, a qual por sua vez estará divida por número da empresa e por ano. Linha WinMax START Nos produtos da linha WinMax START, para gerar o ficheiro SAF-T deverá aceder à opção Utilitários > Ficheiro SAF-T PT onde depois de definir o período e o local, premir Confirmar para proceder à respetiva criação. Será depois exibida uma janela com o progresso da operação. A mesma demorar algum tempo, o qual pode ir de alguns minutos a várias horas, dependendo do número de dias do período e do volume de documentos emitidos nesse período, bem como do desempenho do computador. O ficheiro criado será criado numa pasta com a designação SAF-T PT, dentro da pasta da aplicação, a qual por sua vez estará divida por ano. 24

30 II Comunicação de faturas à AT Linha WinMax 4 No WinMax 4 a criação do ficheiro SAF-T deve ser feita a partir da opção Utilitários > Ficheiro SAF-T PT do menu da aplicação. Na janela da opção deve definir o período a exportar e premir Confirmar para iniciar a operação, sendo que será exibida uma nova janela com o progresso da operação. No entanto, esta operação poderá demorar algum tempo, o qual pode ir de alguns minutos a várias horas, dependendo do número de dias do período e do volume de documentos emitidos nesse período, bem como do desempenho do computador. Após a conclusão da operação será mostra uma hiperligação para os ficheiros de SAF-T criados, sendo que os mesmos podem ser acedidos diretamente na pasta da aplicação (se a mesma não estiver instalada no modelo cloud) ou então podem ser gravados para uma pasta à escolha do utilizador, premindo o botão do lado direito do rato sobre a hiperligação e selecionar a opção Guardar como

31 II Comunicação de faturas à AT Como efetuar ao envio do ficheiro Uma vez criado o subutilizador no portal da AT, juntamente com a criação periódica de um ficheiro SAF-T, deverá proceder ao respetivo envio (comunicação) à AT. Para realizar esta operação deve seguir os seguintes passos: 1. Aceda ao portal e-fatura e prima o botão Enviar Ficheiro (ver hiperligação para o portal no Anexo A - Hiperligações). 2. Caso ainda não esteja autenticado ou feito o login ser-lhe-á exibido um écran para fazer o login, onde deverá utilizar o NIF da empresa, juntamente com código de subutilizador anteriormente criado e a respetiva senha para se autenticar. Premindo o botão Continuar será então mostrada a janela seguinte, a de envio do ficheiro SAF-T. 26

32 II Comunicação de faturas à AT 3. Será então mostrado um quadro denominado Submeter Ficheiro SAF-T (PT) onde verá clicar o botão com ícone da pasta ao lado do campo Ficheiro, para que seja exibida a janela que permite a seleção do ficheiro SAF-T anteriormente criado na aplicação. Uma vez exibida a janela, navegue pelo computador, selecione o ficheiro e prima o botão Abrir para efetuar o envio para o portal da AT. 4. Assim que concluído o processo de upload (transmissão), o portal e-fatura fará uma prévalidação do ficheiro exibindo um resumo dos documentos recebidos. Verifique os valores e prima Submeter para concluir o processo. NOTA: O botão Submeter só ficará disponível se a pré-validação for considerada válida. Caso haja um problema com o ficheiro o botão não ficará disponível, pelo que deve contactar o seu parceiro Wareguest para que a situação seja avaliada. 27

33 II Comunicação de faturas à AT 5. Uma vez submetido o ficheiro, será exibida uma mensagem de operação realizado com sucesso e o processo será dado como concluído, sendo que é possível submeter mais ficheiros SAF-T ou voltar ao menu inicial do portal. No menu inicial deve posteriormente ser utilizada a opção Consultar Ficheiros para verificar o estado dos ficheiros SAF-T anteriormente enviados, pois os ficheiros submetidos não são processados de imediato, podendo até demorar alguns dias para que o seu processamento seja realizado. 6. A página da opção Consultar Ficheiros permite então verificar o estado/situação dos diversos períodos. Os estados podem ser: o o o o Pendente aguarda que a AT realize o processamento; Rejeitado foi detetado um problema que impede o processamento do ficheiro. Deve ser contactado um parceiro da Wareguest para que o mesmo possa avaliar o conteúdo e formatação do ficheiro; Integrado parcialmente quando parte do ficheiro foi processado corretamente, mas alguns dos documentos não foram integrados devido a alguns dados dos mesmos diferirem de dados que já tinham sido enviados previamente por este ou outro meio); Integrado com sucesso quando todo os documentos do ficheiro foram processados corretamente. NOTA: Para aceder à opção de Consulta de Ficheiros é necessário usar o utilizador principal do NIF ou um subutilizador com permissões mais alargadas que apenas o perfil WFA. 28