INFORMAÇÃO TÉCNICA N.º 41/2013. Certificação de Programas de Faturação

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1 INFORMAÇÃO TÉCNICA N.º 41/2013 Certificação de Programas de Faturação A presente informação técnica substitui a informação n.º 6/2012 e a n.º 22/2010, introduzindolhe as atualizações resultantes da Portaria n.º 340/2013, de 22 de novembro. Índice 1.Introdução CIRC N.º 9 do artigo 123.º Certificação de Programas de Faturação Regulamentação dos documentos emitidos por máquinas registadoras Produtores de software Regime Geral das Infrações Tributárias (RGIT) Faturas de documentos de transporte impressos em tipografias Introdução A partir de 01 de janeiro de 2014, é alargado o universo de contribuintes obrigados a dispor de um programa de faturação devidamente certificado, nomeadamente: Passam a estar sujeitos a certificação pela AT, os programas/softwares de faturação produzidos internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, de que sejam detentores dos respetivos direitos de autor; Passam a estar obrigados a utilizar programas/software de faturação certificado pela AT os sujeitos passivos que tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de faturas, documentos equivalentes ou talões de venda inferior a 1000 unidades, independentemente do volume de negócios. As principais alterações são: Os sujeitos passivos obrigados a utilizar programas certificados de facturação, apenas podem emitir documentos de transporte impressos em tipografias autorizadas só em caso de inoperacionalidade do programa de faturação, devendo ser posteriormente recuperados para o programa; Os documentos a assinar com a chave privada, passam a ter que conter impresso também o número do documento de venda [campo do SAF-T(PT)], o número do NUCASE Mod. 12i-002 Rev. E DEPARTAMENTO TÉCNICO 1

2 documento de movimentação de mercadorias [campo do SAF-T(PT)] e o número do documento de conferência [campo do SAF-T(PT)]; As exigências para os documentos emitidos por máquinas registadoras passam a ser aplicáveis quando emitidos por equipamentos ou programas de faturação certificados ou não. 2.CIRC N.º 9 do artigo 123.º De acordo com o n.º 9 do artigo 123.º do CIRC, os programas e equipamentos informáticos de faturação dependem de prévia certificação pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), nos termos a definir por portaria do Ministro das Finanças. 3.Certificação de Programas de Faturação 3.1.A Portaria n.º 363/2010 alterada pela Portaria n.º 340/2013, regulamenta a certificação prévia dos programas informáticos de faturação, a que se refere o n.º 9 do art.º 123.º do CIRC. 3.2.Os sujeitos passivos de IRS ou de IRC, para emissão de faturas, faturas-recibo, faturas simplificadas, nos termos dos artigos 36.º e 40.º do CIVA, estão obrigados a utilizar, exclusivamente, programas informáticos de faturação que tenham sido objecto de prévia certificação pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). 1.Excluem-se desta obrigação os sujeitos passivos que reúnam algum dos seguintes requisitos: a) Os que a partir de tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior ou igual a ; b) Os documentos emitidos através de aparelhos de distribuição automática ou prestações de serviços em que seja habitual a emissão de talão, bilhete de ingresso ou de transporte, senha ou outro documento pré impresso e ao portador comprovativo do pagamento. Exemplificando: I) máquinas que mediante a introdução de dinheiro/moedas fornecem produtos como bebidas, chocolates, sandes, etc.; II) máquinas que mediante a introdução de dinheiro/moedas tiram fotografias automáticas; III) Um restaurante que não atinja os ,00 euros de facturação, em que emite talões de mesa, estes talões devem conter a seguinte indicação Não serve de fatura ; IV) um café ou um mini mercado em que emite ticket de venda, estes ticket devem conter a seguinte indicação Não serve de fatura. 2.São ainda obrigados a utilizar programa certificado: NUCASE DEPARTAMENTO TÉCNICO 2

3 a) Os sujeitos passivos referidos no n.º 1, ainda que abrangidos por qualquer das exclusões constantes no número anterior, quando optem, a partir da entrada em vigor da presente portaria, pela utilização de programa informático de faturação; b) Os sujeitos passivos que utilizem programa de faturação multiempresa. Por exemplo, um sujeito passivo que utilize software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentores dos respectivos direitos de autor, mas que seja um programa de faturação multiempresa fica abrangido na mesma pela obrigação da certificação. 3.3.Nota: Os sujeitos passivos abrangidos pela obrigatoriedade da utilização de programa certificado, só podem emitir faturas ou documentos de transporte impressos em tipografias autorizadas em caso de inoperacionalidade do programa de faturação, devendo ser posteriormente recuperados para o programa. 4. Regulamentação dos documentos emitidos por máquinas registadoras 4.1. Os equipamentos ou programas de faturação certificados ou não que, para além das faturas, emitam para os clientes quaisquer documentos de conferência da entrega de mercadoria ou da prestação de serviços, (documentos de suporte da fatura), nomeadamente as designadas consultas de mesa, devem: a) Numerar sequencialmente esses documentos, que devem conter ainda os seguintes elementos: i) Data e hora da emissão; ii) Denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor de bens ou prestador de serviços; iii) Denominação usual e quantidades dos bens transmitidos ou dos serviços prestados; iv) O preço líquido de imposto e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto; v) A indicação de que não serve de fatura; b) Registar os documentos numa série específica, em base de dados, no rolo interno da fita da máquina ou no jornal electrónico, evidenciando igualmente os documentos anulados. 4.2.Os documentos emitidos, em modo de treino, pelos equipamentos ou programas de faturação não certificados, devem conter menção expressa de tal facto. Exemplificando, no caso da utilização do programa em modo de formação, os documentos emitidos deverão, em série NUCASE DEPARTAMENTO TÉCNICO 3

4 específica, indicar no cabeçalho os dados identificativos da empresa de software, ao invés dos da empresa cliente e terão ainda de ter impressa a expressão: Documento emitido para fins de Formação, ainda que impressos em papel timbrado do cliente. 5.Produtores de software 5.1.Cabe as empresas produtoras de software, antes da comercialização dos programas para efeitos de certificação, enviar à AT: 1. uma declaração de modelo oficial, aprovado por despacho do Ministro das Finanças (modelo 24 aprovado pela declaração n.º 169/2010, de 12/08); e 2. a chave pública que permita validar a autenticidade e integridade do conjunto de dados a que se refere o artigo 6.º da presente portaria, assinados com a correspondente chave privada A AT mantém uma lista atualizada dos programas e respectivas versões certificadas, bem como a identificação dos produtores no seu sítio, na Internet: 6. Regime Geral das Infrações Tributárias (RGIT) 6.1. De acordo com o n.º 2 ao artigo 128.º do RGIT, a utilização de programas ou equipamentos informáticos de faturação, que não estejam certificados nos termos do n.º 9 do artigo 123.º do Código do IRC, é punida com coima variável entre 375 e Resumindo, é punida com coima variável entre 375 e a utilização de programas ou equipamentos informáticos de faturação, que não estejam certificados nos termos das seguintes portarias: 1. Portaria n.º 340/2013, de 22 de Novembro - Altera e republica a Portaria n.º 363/2010, alargando os contribuintes abrangidos pela obrigatoriedade de possuírem programa de facturação certificado pela AT. As exigências para os documentos emitidos por máquinas registadoras passam a ser aplicáveis quando emitidos por equipamentos ou programas de faturação certificados (anteriormente eram só aplicados aos programas não certificados). Passa a ser exigido a emissão dos documentos de transporte por software certificado para aqueles que já utilizem um; 2. Portaria n.º 274/2013, de Altera o SAF-T (PT), adaptando-o ao Regime de IVA de Caixa, passando a ser obrigatório a comunicação à AT dos elementos dos recibos NUCASE DEPARTAMENTO TÉCNICO 4

5 emitidos a sujeitos passivos abrangidos pelo regime de IVA de Caixa nos mesmos termos que a comunicação das faturas; 3. Portaria n.º 160/2013, de Altera o SAF-T (PT), passando a considerar também programas de faturação, os programas que emitam documentos de transporte, obrigando os sujeitos passivos a comunicarem à AT os documentos de transporte a partir de ; 4. Portaria nº 382/2012, de Altera a estrutura de dados do SAF-T (PT) adaptandoo a necessidade de exportação de novos dados para cumprir com a obrigação da comunicação dos elementos das faturas (A presente portaria nunca chegou a entrar em vigor porque entretanto foi revogada pela Portaria n.º 160/2013); 5. Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de Janeiro Altera e republica a Portaria n.º 363/2010, alargando os contribuintes abrangidos pela obrigatoriedade de possuírem programa de faturação certificado pela AT. Passando também a ser definidas regras que os equipamentos ou programas informáticos não certificados devem observar na emissão de documentos entregues aos clientes, quando se trate de contribuintes não abrangidos pela obrigatoriedade de utilização de programas certificados de faturação; 6. Portaria n.º 363/2010, de Regulamenta a certificação prévia dos programas informáticos de faturação (a que se refere o n.º 9 do artigo 123.º do CIRC) e altera a estrutura de dados constantes do anexo à Portaria n.º 1192/2009, de 8 de Outubro; 7. Portaria n.º 1192/2009, de Adapta o ficheiro designado SAF-T (PT) ao novo Sistema de Normalização Contabilística (SNC), bem como a futura certificação do software de faturação, indo de encontro com o n.º 9 do artigo 123.º do CIRC; 8. Portaria n.º 321-A/2007, de Cria o ficheiro modelo de auditoria tributária para exportação de dados, designado SAF-T (PT), cumprindo com o n.º8 do artigo 123.º do CIRC. 7.Faturas de documentos de transporte impressos em tipografias Alertamos para o facto de que as faturas e os documentos de transportes adquiridos em tipografias legalmente autorizadas para o efeito, ao abrigo do regime em vigor até 1 de maio de 2013, só poderem ser utilizadas até 31 de dezembro de As tipografias terão que previamente solicitar à AT autorização para a impressão das faturas e dos documentos de transportes a utilizar pelos sujeitos passivos a partir de 1 de janeiro de 2014, NUCASE DEPARTAMENTO TÉCNICO 5

6 sendo comunicados por estas os elementos identificativos dos adquirentes e as gamas de numeração dos impressos 1. Nos casos em que os adquirentes não se encontrem registados na AT para o exercício de uma atividade comercial, industrial ou agrícola, a AT emite, em tempo real, no Portal das Finanças, um alerta seguido de notificação, advertindo a tipografia de que não pode proceder à impressão dos documentos, sob pena de ser cancelada a autorização de impressão. Nota: A presente informação técnica substitui a informação n.º 6/2012 e a n.º 22/2010, introduzindo-lhe as atualizações resultantes da Portaria n.º 340/2013, de 22 de novembro. Elaborado por: Manuela Reinolds de Melo Revisto por: Maria Mestra Carcavelos, 22 de novembro de [Alteração ao artigo 5.º do DL n.º 198/90, de 19 de Junho, pelo artigo 7.º do DL n.º 197/2012, de 24 de Agosto. Este artigo 5.º do DL n.º 198/90 obriga a que as faturas pré-impressas em tipografias autorizadas sigam as mesmas regras que os documentos de transportes previstos no DL 147/2003; A nova obrigação de pedir autorização à AT para a impressão dos documentos de transporte foi estipulada pelo DL n.º 198/2012, tendo sido adiada para 1 de maio de 2013 pelo n.º 5 do artigo 198 da Lei n.º 66-B/2012, no entanto o artigo 201.º da Lei n.º 66-B/2012 vem criar um regime transitório permitindo a utilização das faturas e dos documentos de transportes adquiridos pelas anteriores regras poderem ser utilizadas até 31 de dezembro de 2013] NUCASE DEPARTAMENTO TÉCNICO 6

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