Usando o ClarityTM para Application Portfolio Management

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1 DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA: Application Portfolio Management Fevereiro de 2012 Usando o CA PPM ClarityTM para Application Portfolio Management David Werner Gerenciamento de Serviços e Portfólio da CA agility made possible

2 sumário Resumo executivo 3 Seção 1: 4 Muitos aplicativos Redundante, subutilizado e obsoleto Desacelerando os negócios Não alinhado com sua estratégia de TI Por onde começar? Seção 2: 5 Inventários e avaliações Um inventário preciso Estabelecendo o valor de negócios Determinando a condição técnica Processo em 10 etapas Ampliando seus esforços de APM Seção 3: 8 Transformando seu portfólio de aplicativos Melhor alinhamento com sua empresa Estratégia para mudar para a nuvem Maior disponibilidade de recursos Custos reduzidos Seção 4: 10 Conclusão 2

3 resumo executivo Desafio Ao longo do tempo, a sua empresa tem acumulado uma grande variedade de aplicativos, alguns dos quais podem agora ser redundantes, subutilizados ou obsoletos. Alguns podem não estar alinhados com as direções de sua plataforma estratégica ou estar fora de conformidade com as políticas. Outros podem estar complicando processos de negócios ou simplesmente fora de alinhamento com as necessidades da empresa. A falta de governança desses aplicativos está desacelerando os negócios e aumentando seus custos de TI. O processo de identificar aplicativos a serem reduzidos ou descontinuados pode parecer cansativo. Da mesma forma que simplesmente inventariar seus aplicativos pode ser difícil, a possibilidade de transformar esse inventário de aplicativos pode parecer fora de alcance. Oportunidade O Application Portfolio Management (APM) proporciona um entendimento abrangente de seus aplicativos. O APM pode levá-lo de um inventário claro de aplicativos com compreensão limitada de cada um, a um inventário definido com dados abrangentes sobre o valor de negócios e a condição técnica de cada aplicativo. Com os poderosos recursos de gerenciamento de portfólio do CA Clarity Project & Portfolio Management (CA Clarity PPM), você pode analisar seu inventário para tomar decisões que podem transformar verdadeiramente seu portfólio de aplicativos. Você identificará aplicativos para otimizar, atualizar, descontinuar ou mover para a nuvem. Benefícios Como você gostaria de liberar fundos para investir em novos projetos? Ou aliviar a carga de trabalho em equipe para que os recursos possam se concentrar em outras áreas? Gostaria de ter uma estratégia clara para mover aplicativos para a nuvem? Os benefícios de transformar seu portfólio de aplicativos são muitos para serem listados. Eles variam desde a capacidade de tomar decisões estratégicas a diminuir imediatamente os custos desnecessários. O APM fornece a capacidade de analisar seu portfólio de aplicativos agora e mantê-lo alinhado durante todo o tempo com as necessidades do seu negócio e suas estratégias de TI. Com o CA Clarity PPM para Application Portfolio Management (CA Clarity PPM para APM), você pode manter um portfólio de aplicativos que suporte de forma eficiente a empresa enquanto permanece em conformidade com estratégias e políticas de TI. 3

4 Seção 1: Muitos aplicativos Provavelmente, sua empresa executa tantos aplicativos que você não tem certeza quais são utilizados de forma otimizada e quais não são - até mesmo quais são necessários. Alguns provavelmente criam sobrecarga desnecessária e ineficiências na empresa. Mas, você não tem o conhecimento sobre o valor de negócios e a condição técnica dos aplicativos necessários para transformar seu portfólio em um mais eficiente e mais bem-alinhado com sua empresa. Redundante, subutilizado e obsoleto Os aplicativos são acumulados por meio de aquisições, evolução técnica e tempo. Eles podem criar uma paisagem complexa de arquiteturas inconsistentes que não atendem às políticas ou estratégias de plataforma. Um número desconhecido de aplicativos e a falta de informação sobre seu uso e importância para a empresa podem tornar impossível a redução deles. Recursos de hardware, tempo de pessoal e taxas de manutenção são desperdiçados a cada ano. Os recursos e os investimentos desperdiçados nesses aplicativos podem ser usados para novas iniciativas e áreas subfinanciadas. Desacelerando os negócios Muitos aplicativos mais antigos estão desacelerado seus negócios por não suportar processos de negócios que exigem funcionalidade mais robusta ou por meio de aplicativos duplicados usados para funções semelhantes. Outros estão desacelerando os negócios, literalmente, com um desempenho inadequado ou disponibilidade deficiente. Geralmente, sua organização de TI não tem o conhecimento sobre o uso comercial para identificar como esses aplicativos podem ser modificados ou reduzidos. Os próprios usuários de negócios muitas vezes não têm uma visão de perspectivas suficientes para entender como esses aplicativos podem ser otimizados. Do ponto de vista do desempenho, sua organização de TI pode não ter as ferramentas de desempenho de aplicativos necessárias para fornecer métricas adequadas para comparar e avaliar o desempenho. Não alinhado com sua estratégia de TI Muitos de seus aplicativos estão desalinhados com suas estratégias e políticas de TI, porém continuam sendo executados. Uma avaliação profunda é necessária para avaliar as áreas onde esses aplicativos são contrários às suas estratégias. Sem essa informação e um gerenciador de programa APM objetivo para avaliar e recomendar opções, pode ser difícil convencer a empresa a mudar ou atualizar esses aplicativos. Por onde começar? Compreender seu portfólio de aplicativos pode parecer uma tarefa insuperável. A coleta e a avaliação de dados necessários podem parecer assustadoras. Felizmente, o CA Clarity PPM oferece uma funcionalidade poderosa do Application Portfolio Management e a flexibilidade de trabalhar com sua opção de metodologias estabelecidas ou uma própria. 4

5 Seção 2: Inventários e avaliações Cada empresa tem sua própria coleção exclusiva de aplicativos. Da mesma forma, cada empresa deve fazer suas próprias avaliações exclusivas do valor e das orientações estratégicas para esses aplicativos. Um inventário preciso Você pode não ter uma lista completa de todos os aplicativos que tem, em parte porque sua organização de TI pode não ter definido o que é ou não um aplicativo. A montagem de um inventário preciso de seus aplicativos será um requisito antes que qualquer decisão de transformação possa ser feita com relação ao seu portfólio. O inventário deve incluir todos os dados relevantes sobre cada aplicativo a partir do qual você pode analisar os aplicativos individualmente, por segmentos e como um todo. Estabelecendo o valor de negócios Um entendimento aprofundado do valor de negócios é necessário para cada aplicativo. Sem este entendimento, sua organização de TI não poderá tomar decisões embasadas na otimização ou descontinuação de aplicativos usados pela empresa. Uma avaliação abrangente do valor de negócios é obtida ao coletar informações sobre vários tópicos de pessoas com funções e pontos de vista diversos. O CA Clarity PPM permite que você colete todas essas métricas e processe-as para análise sob diversas perspectivas. Determinando a condição técnica Embora o valor de negócios de um aplicativo tenha o peso maior em uma avaliação, a condição técnica deve ser levada em consideração. A condição técnica do aplicativo é a sua qualidade, seu desempenho, sua disponibilidade e sua adequação estratégica na arquitetura, entre outras métricas. Sua organização de TI já tem essa informação, mas examinar várias funções como usuários, gerentes de aplicativo e sua equipe de helpdesk lhe dará uma visão mais abrangente. Os relatórios de sistemas de helpdesk como o CA Service Desk Manager podem identificar o tempo gasto em problemas e, consequentemente, o verdadeiro custo de propriedade. Além disso, as métricas de desempenho podem ser extraídas de ferramentas como o CA Application Performance Management e importadas para o CA Clarity PPM. CA Application Performance Management As métricas do CA Application Performance Management oferecem uma avaliação de condição técnica mais robusta, tanto em suas avaliações iniciais quanto em governança contínua de aplicativos. O CA Application Performance Management permite que você monitore, analise e reporte transações em todo o ambiente de TI, seja físico, virtual ou na nuvem. O CA Application Performance Management e o CA Clarity PPM para Application Portfolio Management são uma combinação poderosa para transformar seu portfólio de aplicativos. Processo em 10 etapas As 10 etapas a seguir oferecem uma visão de alto nível em um típico processo de APM usando o CA Clarity PPM. Existem diversas metodologias de APM estabelecidas que você pode optar por seguir, inclusive as da Gartner e da Forrester. A arquitetura flexível do CA Clarity PPM permite que você use qualquer uma delas ou crie a sua própria. Qualquer que seja a metodologia utilizada, você provavelmente irá experimentar alguma variação das 10 etapas listadas aqui. O CA Clarity PPM oferecerá suporte ao processo que você escolher e fornecerá a capacidade de organização e a acessibilidade necessárias pelas diversas funções que contribuem para o esforço. 5

6 Etapa 1: Nomear um gerente de programas do APM Nomear o gerente de programas do APM correto para conduzir o processo é essencial para o sucesso do esforço. O gerente de programas do APM precisa ter a autoridade apropriada para patrocinar o esforço e, ao mesmo tempo, permanecer objetivo e imparcial durante a avaliação e a análise do portfólio. O gerente de programas deve facilitar a discussão sem forçar uma resolução predisposta. Estes são os critérios a serem considerados ao nomear um gerente de programas do APM: Reportar-se a pelo menos um nível abaixo do CIO PMO ou afiliação de arquitetura Ampla experiência em tecnologia Experiência ou conhecimento em finanças Etapa 2: Definir o que é um aplicativo para sua empresa Sua organização de TI precisa estabelecer a definição correta de um aplicativo para seu gerenciamento de portfólio de aplicativos. As definições podem variar de acordo com as necessidades de negócios, o cenário do aplicativo ou uma simples opinião, mas uma definição é necessária para montar o inventário. Este é um exemplo de uma definição de aplicativo: Aplicativo Um executável que suporta diretamente um processo de negócios por meio de sua própria interface ou como um serviço de negócios por outra IU. Etapa 3: Conduzir um inventário Colete informações importantes sobre todos os aplicativos que atendem à definição e capture os dados no CA Clarity PPM, manualmente ou por importação. Reúna os dados em categorias predefinidas configuradas no CA Clarity PPM, tais como: Status Processo de negócios Fonte de aquisição Colete informações aprofundadas sobre os aplicativos em seu inventário examinando interessados em várias funções para obter diversas perspectivas sobre questões, tais como: Quem é responsável pelo aplicativo? Este aplicativo atende à qual necessidade da empresa? Quais aplicativos semelhantes atendem à mesma necessidade da empresa? 6

7 Etapa 4: Definir suas métricas de avaliação Para tomar as decisões necessárias à transformação do portfólio de aplicativos, é necessário que haja um acordo sobre a métrica a ser usada nas decisões. As metodologias de grupos como a Gartner e a Forrester têm suas sugestões, mas sua organização deve determinar quais métricas funcionam melhor para as decisões que você precisa tomar. O CA Clarity PPM funcionará com qualquer métrica que você escolha. Estes são exemplos dos tipos de métricas importantes usadas frequentemente: Valor de negócios Custos Benefícios Ajuste estratégico Condição técnica Classificação de fornecedor Etapa 5: Avaliar o valor de negócios Faça um levantamento com várias funções da empresa para coletar suas perspectivas sobre o valor comercial de cada aplicativo. Colete opiniões de funções como colaboradores individuais, gerentes, analistas de negócios e gerentes de aplicativos. Estes são exemplos de perguntas feitas sobre cada aplicativo para descobrir seu valor de negócios: Por que o aplicativo foi introduzido? Até que ponto o aplicativo atende às necessidades funcionais atuais? Quão contentes estão os usuários com o aplicativo? Etapa 6: Avaliar a condição técnica A condição técnica do aplicativo é a sua qualidade, seu desempenho, sua disponibilidade e sua adequação estratégica na arquitetura, entre outras métricas. Estas informações podem ser reunidas examinando as diversas funções, tais como usuários, gerentes de aplicativo e sua equipe de helpdesk. As métricas de desempenho e qualidade podem ser extraídas de ferramentas como o CA Application Performance Management e importadas para o CA Clarity PPM. Estes são exemplos de métricas a coletar sobre cada aplicativo para avaliar a condição técnica: Número de incidentes relatados para o aplicativo Custos associados à resolução de incidentes Disponibilidade Conformidade com políticas e estratégia de TI Etapa 7: Avaliar o risco Desenvolva um perfil de risco para seus aplicativos, levando em conta áreas como segurança, recuperação de falhas e viabilidade do fornecedor. Conformidade regulatória, privacidade e outros problemas podem precisar ser incluídos conforme as necessidades de sua empresa. Um sistema de classificação pode ser criado para sua abordagem de avaliação de risco e configurado no CA Clarity PPM. 7

8 Etapa 8: Analisar o portfólio Analise cada aplicativo do portfólio de acordo com sua métrica de avaliação. A funcionalidade robusta de gerenciamento de portfólio do CA Clarity PPM ajudará você a analisar cada aplicativo individualmente, dentro dos segmentos de seu portfólio, e como parte de todo o portfólio. Novamente, a flexibilidade do CA Clarity PPM permite que você trabalhe com recomendações de análise da Gartner, da Forrester ou qualquer outra metodologia. Etapa 9: Decidir quais ações tomar O gerente de programas do APM deve desenvolver vários cenários para ações potenciais com base na análise dos aplicativos. Os cenários devem conter um resumo dos resultados esperados caso ele sofra alguma ação, incluindo o impacto no orçamento, equipe, diretivas e estratégia. A equipe de gerenciamento apropriada examina, então, os cenários e determina quais deles devem avançar. As decisões são capturadas e rastreadas no CA Clarity PPM. Etapa 10: Implementar suas decisões As ações decididas geralmente geram novos projetos de TI. Os projetos típicos incluem: Migração de aplicativos Descontinuação de aplicativos Modernização de aplicativos Esses projetos normalmente exigem tratamento como qualquer outro projeto de TI. Dessa forma, eles exigem uma programação, alocação de recurso, custo, plano de entrega e outros componentes de projeto. Como essas informações já estão no CA Clarity PPM, as decisões podem ser rapidamente transformadas em projetos e gerenciadas para conclusão usando os recursos do CA Clarity PPM. Ampliando seus esforços de APM Para as organizações interessadas em esforços de APM mais robustos que vão além do CA Clarity PPM, a CA Technologies fez uma parceria com a Troux e outros provedores para oferecer soluções mais amplas. As soluções podem incluir a coleta de dados e a geração de relatórios sobre possíveis impactos de cenários propostos ou comparações de métricas de qualidade para possíveis atualizações. Essas soluções parceiras podem ajudar você a atingir o nível avançado de APM necessário para sua empresa. Seção 3: Transformando seu portfólio de aplicativos Cada ação realizada como resultado das decisões tomadas durante o processo de APM beneficiará seu portfólio de aplicativos e sua empresa. Abaixo estão algumas das maneiras que tornarão essas mudanças transformadoras. 8

9 Melhor alinhamento com sua empresa O Application Portfolio Management permite que você otimize e invista nos aplicativos que estão servindo melhor os negócios e, ao mesmo tempo, elimine e consolide aqueles que reduzem a sua velocidade. O processo inicial de APM alinhará seu portfólio de aplicativos com as necessidades de sua empresa, usando o APM para governança contínua para mantê-lo alinhado. Daqui para frente, sua organização de TI será um melhor parceiro estratégico para a empresa munido com uma profunda compreensão do valor de negócios dos aplicativos que gerencia. Da mesma forma, a empresa será um melhor parceiro para suas iniciativas estratégicas de TI que impactam os principais aplicativos quando apresentadas com dados abrangentes sobre condições técnicas, bem como o valor de negócios. Velocidade e eficiência melhoradas A remoção e a consolidação de aplicativos que complicam as práticas de negócios livrarão a empresa de obstáculos e ineficiências. A melhoria ou substituição de aplicativos com problemas de desempenho, qualidade ou disponibilidade aumentará literalmente a velocidade de seus processos de negócios. Quase todas as ações tomadas como resultado do processo de avaliação do APM terão um impacto positivo sobre uma área da empresa. Estratégia para mudar para a nuvem Com as métricas relacionadas à nuvem adicionadas à sua empresa, condição técnica e avaliações de risco, o CA Clarity PPM fornece a análise para decidir quais aplicativos em seu portfólio são candidatos para transferência para a nuvem. Os cenários e as decisões propostas podem incluir mover funções ou aplicativos qualificados para a nuvem ou recomendar que sejam considerados para a nuvem no futuro. Os candidatos para a nuvem podem ser analisados quanto a benefícios, desvantagens e priorização usando os recursos de tomada de decisão da nuvem do CA Clarity PPM. Como resultado, sua organização de TI pode produzir uma estratégia clara para quais aplicativos devem ser movidos para a nuvem, quando e por quê. Maior disponibilidade de recursos As ações tomadas para eliminar e consolidar aplicativos aumentarão a disponibilidade de seus recursos de TI. Atualizar ou substituir aplicativos problemáticos que exigem atenção excessiva da sua equipe reduzirá a carga de trabalho. A capacidade de recursos de hardware, como servidores, aumentará conforme os aplicativos forem reduzidos ou movidos para a nuvem. Tudo isso resulta em uma maior disponibilidade de recursos para sua organização de TI - disponibilidade que pode ser usada para novos projetos, iniciativas ou áreas que exigem mais atenção. Custos reduzidos Os aplicativos eliminados ou reduzidos como resultado do processo de APM geralmente têm custos contínuos associados a eles para taxas de suporte, manutenção e licença. Eliminar ou reduzir esses aplicativos significa cortar esses custos. Para algumas empresas, essas reduções de custo podem ser substanciais. Os clientes que usam o CA Clarity PPM para APM sabem identificar milhões de dólares em economia nos primeiros anos. ROI imediato À medida que os custos associados a um aplicativo são coletados durante o inventário, a redução de custo associada à eliminação ou redução de um aplicativo é sabida imediatamente. Além disso, o impacto financeiro de todas as decisões pode ser monitorado de modo que o ROI total do esforço de APM possa ser reportado a qualquer momento durante o esforço. 9

10 Seção 4: Conclusão Compreender seu portfólio de aplicativos pode parecer uma tarefa insuperável. Mas, usar o CA Clarity PPM para Application Portfolio Management torna isso um compromisso gerenciável com benefícios potencialmente enormes para sua organização de TI e sua empresa. Sua empresa pode ter resultados que vão desde o aumento da eficiência do processo até a redução de custos. Sua organização de TI terá benefícios que variam da maior disponibilidade da equipe até uma estratégia clara na nuvem. No entanto, o maior benefício do Application Portfolio Management é para a empresa e a organização de TI, pois as necessidades de cada uma são mais bem-alinhadas. O APM ajuda você a manter um portfólio de aplicativos que pode suportar de forma eficiente a empresa de acordo com as estratégias e políticas de TI. A CA Technologies é uma empresa de software e soluções de gerenciamento de TI com experiência em todos os ambientes de TI, de mainframes e sistemas distribuídos a virtuais e na nuvem. A CA Technologies gerencia e protege os ambientes de TI e permite que os clientes forneçam serviços de TI mais flexíveis. Os produtos e serviços inovadores da CA Technologies fornecem a visão e o controle essenciais para as organizações de TI aumentarem a agilidade dos negócios. A maioria das empresas que compõe a lista Global Fortune 500 conta com a CA Technologies para gerenciar seus ecossistemas de TI em constante evolução. Para obter mais informações, visite a CA Technologies, em ca.com/br. Copyright 2011 CA. Todos os direitos reservados. Todas as marcas registradas, nomes de marcas, marcas de serviço e logotipos aqui mencionados pertencem às suas respectivas empresas. Este documento é apenas para fins informativos. A CA não assume responsabilidade pela precisão ou integridade das informações. Na medida do permitido pela lei aplicável, a CA fornece este documento no estado em que se encontra, sem garantias de nenhum tipo, incluindo, sem limitações, garantias implícitas de comercialização, adequação a uma finalidade específica ou não violação. Em nenhuma circunstância a CA será responsável por quaisquer perdas ou danos, diretos ou indiretos, decorrentes do uso deste documento, incluindo, sem limitações, perda de lucros, interrupção dos negócios, reputação da empresa ou perda de dados, mesmo que a CA tenha sido expressamente informada sobre a possibilidade de tais danos com antecedência. CS1788_0212