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1 MTVA PRINTER INTELLIGENCE DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO EFETIVIDADE E REDUÇÃO DE CUSTOS NA GESTÃO DO PARQUE TECNOLÓGICO DE IMPRESSÃO SOFTWARE DE GESTÃO DE IMPRESSÕES EFETUADAS, COM FOCO TANTO NA COLETA ELETRÔNICA (FILA DE IMPRESSÃO), QUANTO NA COLETA FÍSICA (IMPRESSORAS). POSSIBILITA O GERENCIAMENTO DE COTAS DE IMPRESSÃO POR USUÁRIO E/OU GRUPOS. FOI CONCEBIDO PARA FUNCIONAR COM TODOS OS BANCOS DE DADOS E EM QUALQUER SISTEMA OPERACIONAL. ELABORA RELATÓRIOS PRECISOS E EFETUA GESTÃO TOTAL DE IMPRESSÃO REDUZINDO CUSTOS E DESPERDÍCIOS. OBTÉM QUALQUER TIPO DE INFORMAÇÃO POR MEIO DO CRUZAMENTO DE DADOS E PERMITE A PROJEÇÃO DE RESULTADOS DA FORMA QUE O ADMINISTRADOR/OPERADOR NECESSITAR. MONITORAR E GERENCIAR TUDO O QUE ESTIVER SENDO IMPRESSO. ESTABELECER COTAS DE IMPRESSÃO POR USUÁRIOS OU GRUPOS. CRIAR CENÁRIOS E RELATÓRIOS GERENCIAIS FÁCEIS DE ELABORAR E DE VISUALIZAR. CONTABILIZAR CÓPIAS E FAXES (QUANDO AS IMPRESSORAS PERMITIREM). GERENCIAR INSUMOS. COLETAR AUTOMATICAMENTE A BILHETAGEM REALIZADA Gerenciamento total do parque tecnológico de impressão - Controle dinâmico com proatividade de ações Incentivo ao uso responsável dos recursos disponíveis - Rápido retorno do investimento Controle dos custos de impressão - Análise dos resultados por meio de relatórios gerenciais Controle do volume de impressão - Redução de custos da empresa

2 MTVA PRINTER INTELLIGENCE JUSTIFICATIVA: Tendo em vista o crescimento da utilização da impressão e diante dos significativos investimentos por essa estrutura exigidos, além dos prejuízos ambientais que o consumo descontrolado de recursos gera, torna-se essencial um efetivo controle do parque de impressão, buscando transformá-lo de centros de custos em centros de receitas. A constante necessidade de impressão vem a representar custos consideráveis, tanto em aquisição de materiais de consumo bem como em sua manutenção. Isso torna fundamental que as Organizações sejam dotadas de instrumentos que possibilitem visão plena de seu parque de impressão em termos de gerenciamento e monitoração de equipamentos, buscando a otimização da relação custo/benefício. Esses instrumentos devem viabilizar o acompanhamento, análise e planejamento das atividades, de modo a oferecer condições necessárias para que decisões venham a ser tomadas com base em informações precisas e facilmente acessíveis. É propósito geral, portanto, deste projeto, que os administradores tenham a seus alcances meios que permitam, de forma simples e rápida, a gestão estratégica de todo o parque de impressão, racionalizando custos e eliminando desperdícios e gastos desnecessários. OBJETIVO: Permitir aos administradores a gestão, via Web, do parque de impressão de maneira precisa, eficiente e efetiva, possibilitando aos diversos níveis, conforme suas respectivas alçadas, o planejamento e a tomada de decisão. ARQUITETURA DO SOFTWARE: O MTVA PRINTER vem preparado para atender às mais diversas arquiteturas de mercado, onde ressaltamos três delas:

3 1- Arquitetura Descentralizada não existe a figura do servidor de impressão. São distribuídos agentes inteligentes que ficam monitorando o parque de impressão. 2- Arquitetura Centralizada existe a figura de um servidor de impressão onde o mesmo é monitorado pelo sistema. 3- Arquitetura Mista existe o servidor de impressão atendendo a uma parte da empresa e outra parte executa impressões diretamente nas impressoras. Ressalta-se ainda que podem ser estabelecidas cotas, políticas de impressão por usuários, grupo, departamento, por tipo de job ou por qualquer outro tipo de necessidade específica existente. Por meio da instalação de agentes locais em cada equipamento, aumenta-se, significativamente, a gerência e o controle de todas as impressões realizadas, independentemente de impressoras ou servidores de impressão. Uma vez instalado o agente, o administrador do parque de impressão passa a ter um controle total sobre o que vai ser impresso, e ainda: Estabelecer cotas de impressão; Realizar a gerência por grupos, departamentos, usuários; Criar regras específicas por equipamento; Configurar alertas de impressão (por cotas e toner); Estabelecer políticas de impressão (colorida ou monocromática); Ter noção do Impacto Ambiental (gadget ou atalho). CARACTERÍSTICAS DO SOFTWARE: Para o alcance do objetivo deste Projeto Básico, o software proposto utiliza-se de tecnologia avançada (Java C e C++), estando preparado para atender a qualquer sistema operacional(windows, Linux ou qualquer sistema operacional que de suporte a JAVA) e trabalhar com todos os bancos de dados. Em vista dessas exigências, o software oferecido pela GENTEC detém as seguintes características, que se traduzem em benefícios para a organização usuária:

4 1. A Tecnologia utilizada em seu desenvolvimento visa principalmente à redução de custos com software proprietário, com interface totalmente em WEB e podendo ser acessado de qualquer browser; 2. Possui total integração com o Active Directory ou LDAP e tem uma interface única de gerenciamento dos diversos módulos; 3. Possui agentes concentradores das funcionalidades, com atividade no próprio equipamento, de modo a evitar tráfegos desnecessários; 4. No inventário, envia apenas as alterações ocorridas, otimizando a utilização da banda da rede; 5. É funcional com os principais bancos de dados do mercado (MS-SQL, ORACLE, POSTGRID, My SQL), entre outros; 6. A arquitetura de banco de dados é aberta. Tal fato possibilita manipulações dos dados e interação nativa com a base de dados; 7. A interface é flexível, fácil e interativa, trazendo como default o idioma português, podendo, entretanto, atuar em multi-idiomas; 8. Possui painel, adequando-se a necessidade de cada cliente, podendo ter funcionalidades na WEB e não tão-somente em sistemas baseados na estrutura cliente/servidor; 9. É dotado de simplicidade na distribuição dos agentes, que pode ser feita diretamente nos equipamentos, por meio de login script, MSI ou outras formas, e funciona como um serviço dentro da estação; 10.É instalado de forma invisível e sem a percepção ou manipulação dos usuários das estações, permanecendo totalmente oculto, dificultando assim a ação dos usuários das estações, para sua desinstalação ou finalização; 11.Tem funcionamento passivo dentro da máquina não onerando desnecessariamente a estação de trabalho; 12.Está preparado para receber novos upgrades de funcionalidades, sem a necessidade de efetuar inúmeras reinstalações; 13.Pode ainda ficar no login script, sendo instalado automaticamente em todos os equipamentos que se autenticarem na rede e que ainda não possuam o agente; 14.Todas as regras, controles, verificações impostas ao agente permanecem ativas mesmo quando inexiste a conexão ativa com o painel de gerenciamento; 15.A comunicação entre o agente e o painel de gerenciamento é feito de maneira segura e criptografada; 16.É totalmente compatível com todos os sistemas operacionais Windows e com várias distribuições do Linux. Atende, também, ao sistema OPENVMS nativamente; 17.Está em contínua evolução trazendo as mais avançadas formas de gerenciamento e controle do parque de impressão, utilizando-se de princípios como OLAP e Data minning,

5 permitindo, em nível gerencial, condições de análises precisas e confiáveis, independentemente de conhecimento profundo de informática; 18.Está preparado para funcionar de forma personalizada, ou seja, cada operador possui uma senha personalizada, que concede permissão de utilização, ativando ou não as funcionalidades do sistema levando em consideração o grau de permissão concedida; 19.Todos os operadores e administradores estão sujeitos a auditoria de logs de utilização, verificando cada atividade realizada enquanto logados; 20.Mesmo que os agentes estejam sem comunicação com o painel de gerenciamento, eles permanecem ativos e realizando todos os agendamentos e ações que foram anteriormente programados; 21.Possui relatórios e análise de cenários em formato OLAP (Business Intelligence), propiciando varias alternativas de análises, para a melhor tomada de decisão, com base em dados atualizados automaticamente; e 22.Além de permitir a criação de vários relatórios, atualiza-os automaticamente, sempre trazendo precisas informações do parque tecnológico. MÓDULOS INTEGRANTES DO SOFTWARE: A. Módulo Equipamentos Exibe as informações das impressoras instaladas (rede e escravas) nos equipamentos (Desktops, Servidores e impressoras) presentes no Parque Tecnológico por meio de agentes inteligentes instalados. Detecta automaticamente as impressoras do parque tecnológico instaladas em rede ou de forma local nos equipamentos. Efetua inventário de hardware: mostra todas as informações possíveis sobre o hardware, Desktops e impressoras. B. Módulo Patrimônio Administra a utilização dos insumos no processo de impressão (tonners, papéis, cartuchos), além de controlar o patrimônio físico (etiquetas, localidades, entre outros itens). Permite o cadastramento de informações, tais como localidade, departamento, centro de custo, etc, respeitando hierarquias, bem como permitindo a utilização do recurso de data minning. Permite o vínculo dos usuários e impressoras aos respectivos departamentos, localidades, centro de custo, etc. C. Módulo Active Directory Permite a integração com o AD da Microsoft para coleta de informações já existentes.

6 D. Módulo Gerenciamento de Alertas Administra diversos tipos de alertas proativos, facilitando a gerência do Parque Tecnológico. E. Módulo Impressoras É responsável pelo gerenciamento e pela administração das informações provenientes das impressoras de rede ou conectadas diretamente aos desktops, notebooks e servidores, por meio de USB ou não (impressoras escravas). Por meio de cadastro (manual ou eletrônico) de impressoras de rede ou impressoras escravas, permite o gerenciamento e o monitoramento do Status das impressoras (Lexmark, HP e outras), mesmo que elas estejam instaladas em rede ou diretamente nos desktops, notebooks, servidores, etc. F. Módulo Políticas Permite o cadastramento de cotas de impressão por usuário ou grupos (podendo ser cadastrados ou importados diretamente do AD), impressoras e departamentos. As cotas poderão ser mensais ou acumulativas que contemplarão o mês, trimestre, semestre ou ano. Vem preparado para fornecer diversas informações, tais como: a) quantidade de páginas impressas; b) cotas estabelecidas; c) percentual de utilização de cotas. Gerencia um indicador de avaliação de cotas por usuário ou grupos de usuários. É o responsável pelo bloqueio de impressão e cópia por cotas, valor, cor, número de páginas e por extensão de arquivos. Possibilita o cadastramento de usuários do cliente, independentemente de haver AD ou LDAP. G. Módulo SNMP É o responsável pela coleta de informações diretamente nas impressoras, tais como: - captura e coleta dos contadores físicos das impressoras de rede ou impressoras escrava, quando a mesma permitir ou mesmo ter os contadores (impressão, cópia e fax);

7 - controle de cópias com usuários autenticados desde que a impressora permita tal controle (lexmark e outras); - gerenciamento de toner e papel (suprimentos ) desde que a impressora disponibilize tal recurso (Lexmark e outras), permitindo ainda ser verificado o status de cada impressora (níveis de tonner e atolamento de papéis (paper Jam). H. Módulo Análise/Relatório Ferramenta OLAP (cubos multidimensionais) que auxilia a tomada de decisão. Com grande dinamismo, possibilita ao usuário criar cenários e situações (cruzamento de campos multidimensionais ou relacionais) que permite não só obter uma bilhetagem precisa e da maneira que melhor se adapte às suas necessidades, bem como controlar multigrupos, domínios e diferentes custos de impressão, interagindo até mesmo com bancos de dados de outras ferramentas de gestão ou meios de informação, como contratos de outsourcing ou manutenção praticados por terceiros. Mantém as informações armazenadas para efeito de auditoria, como rastreamento de impressão por usuário ou grupo de usuários, no período de preferência do administrador do sistema. Disponibiliza de uma maneira fácil e interativa relatórios e cenários já acoplados a gráficos ou indicadores de desempenho, permitindo agendamentos, cargas esporádicas, além de permanecer on-line para receber as informações. O sistema já vem com alguns relatórios (dimensões) e análises prontas para auxiliar no desempenho das atividades e na criação dos indicadores de desempenho de produtividade tais como: relatórios por usuário, impressoras, fila de impressão, por computador, por centro de custo, por cota de impressão, por endereço, por cores (colorida ou monocromática), por tipo de papel ( A3, A4, etc), por site, por tipo de origem (scanner, fax, cópia, impressão, etc), por tipo de impressão (duplex, frente e verso), por tipo de documento impresso, por tipo de gerador de impressão. O Módulo de análise e relatório ainda contempla as seguintes informações e características (variáveis): - Bilhetagem por contadores físicos das impressoras para efeito de pagamento de contratos de outsourcing ou prestação de serviço de terceiro, com impressão da imagem das páginas das impressoras com o contador físico para efeito de auditoria. - análise por centros de custo; - quantidade de páginas impressas no período por: usuários cadastrados ou provenientes do AD, departamentos, coordenação, impressora, localidade, seção, grupos de usuários, tipo de documento, endereço do equipamento, região, prédio, andar, prestadores de serviços terceirizados (outsourcing ou manutenção); - permite a criação de indicadores de desempenho e comparativos;

8 - comparativo da evolução de impressão por usuário, por centro de custo e prestação de serviço de terceiros (outsourcing); - comparativo de impressoras inativas e o período de inatividade, impressoras mais ou menos utilizadas; - comparativos de utilização de Uso de Fax, Scanner e Cópias de equipamentos multifuncionais que permitam tal gestão; - permite a comparação entre o contador físico e o lógico indicando a quantidade de páginas impressas não monitoradas; Ainda é possível exportar todos os relatórios ou cenários criados para , Excel, Power point, Word ou pdf de forma simples e dinâmica, e ainda programar o envio automático de s com qualquer tipo de periodicidade. Possui um campo adicional para a criação de cálculos ou apropriação de custos com impressão, que permite a totalização de cada equipamento, usuário, grupo de usuários, departamentos, endereço no período informado, podendo ser atualizado automaticamente. Podem ser criados mapas ou representações gráficas que permanecerão integrados ao relatório ou cenário criado. Os relatórios poderão ser armazenados em arquivos por cenários, volume de páginas, custo e ordem alfabética, ou seja, como o administrador do sistema preferir. I. Módulo Segurança Permite ao administrador do sistema cadastrar e configurar o perfil de usuários do sistema, permitindo que cada um tenha o seu próprio perfil e camada de atuação independente.

9 Características e Diferenciais A versão WEB funciona como um serviço. Não é preciso fazer login no servidor e deixar um programa aberto para receber os inventários, basta apenas que o computador esteja ligado. Possui inventário de hardware, permitindo a gestão do parque tecnológico, bem como módulo de conscientização ambiental. O produto pode ser utilizado por diversos departamentos da empresa, cada um com uma visão própria e com segurança total das informações. Utiliza-se da mais moderna concepção tecnológica e é compatível com qualquer browser, sendo acessado por qualquer operador cadastrado em qualquer equipamento. Possui interface totalmente em português, tornando-o de fácil utilização, propiciando grande flexibilidade tanto nas operações quanto na obtenção de informações. Totalmente amigável com diversos sistemas e de fácil customização para cada cliente, preservando suas características de rápido acesso e eficiência. Pode ser visualizado de qualquer computador que tenha acesso ao servidor, permitindo o gerenciamento da rede de qualquer ponto lugar que o administrador esteja. Trabalha com diferentes servidores de banco de dados, minimizando assim elevados custos com a aquisição de banco de dados proprietários, ou mesmo utilizando-se os bancos de dados já existentes, propiciando da mesma forma economia. Tem seu funcionamento em qualquer sistema operacional moderno. Esta flexibilidade é traduzida em redução de custos com sistemas operacionais proprietários e garantia de continuidade do produto, pois é independente da tecnologia que a organização escolher. Fácil de ser gerenciado e administrado, com mobilidade e flexibilidade para atender todo e qualquer tipo de demanda dos usuários e dos administradores. Por suas características únicas e exclusivas, propicia melhor custo/ benefício às empresas.

10 Solicite uma apresentação técnica completa da ferramenta,via WEB. Informe sobre seu parque tecnológico: - Quantidade de computadores e notebook s - Quantidade de impressoras - Outras informações Atenciosamente, no aguardo de sua consulta, grato. GSRIO - G S LEITE INFORMÁTICA E SISTEM M.E. CNPJ / SEGURANÇA FÍSICA, LÓGICA E DO TRABALHO ( NR17) Guilherme Santos GSRIO / Fone / Cel

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