Manual de Administração

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1 Manual de Administração Produto: n-mf Lexmark Versão: Versão do Doc.: 1.0 Autor: Bruno Nercolini Ceron Data: 22/11/2010 Aplica-se à: Clientes e Revendas Alterado por: Release Note: Detalhamento de Alteração do Documento Data:

2 1. Introdução Apresentaremos um guia de configurações e administração do módulo NDDigital n-mf Lexmark. Este módulo é responsável por fazer a contabilização de cópia, fax e impressões de impressoras multifuncionais Lexmark, capturando essas informações através do hardware. 2. Configurações 2.1 Manager Para fazer com que as impressoras passem a ser monitoradas e seus trabalhos de impressão (Jobs) contabilizados, após a instalação do n-mf Lexmark, algumas configurações devem ser realizadas. Para isso, deve-se acessar a interface de administração em: menu iniciar> programas> NDDigital> NDDigital n-mf Lexmark Manager, conforme figura a seguir: Adição de impressoras Para a monitoração de uma impressora, a mesma deve ser adicionada na interface de administração do n-mf Lexmark. Para isso, basta abrir o NDDigital n-mf Lexmark Manager e clicar no seguinte ícone: A seguinte janela será aberta, onde devem ser informados o IP, nome e driver da impressora que se deseja monitorar os trabalhos de impressão (Jobs). Apenas impressoras homologadas pela NDDigital, ou que tenham comunicação NPAP poderão ser cadastradas aqui, caso alguma impressora não atenda a esses pré-requisitos, será informado que a mesma não pode ser adicionada Remoção de impressoras Para que uma impressora deixe de ser monitorada pelo n-mf Lexmark, selecione a impressora desejada e clique no seguinte ícone: Seleção de idioma O n-mf Lexmark possui a opção de seleção de idioma, é possível alterar o idioma entre português (Brasil), Espanhol (Espanha) e Inglês (EUA). Para fazer essa configuração acesse o menu Ferramentas> Configurações, então será aberta a seguinte janela para fazer a seleção na aba geral. 2

3 2.1.4 Domínio padrão Também é possível definir um domínio padrão para a contabilização dos trabalhos de impressão (Jobs), basta acessar a aba Domínio Padrão e digitar no campo Nome do Domínio o nome do domínio desejado Opções de Contabilização Por padrão, quando uma impressora é adicionada para ser monitorada, apenas seus trabalhos de impressão de cópia e faxes são capturados, no entanto é possível configurar quais os tipos de trabalhos de impressão (Jobs) deseja-se capturar: (cópia, impressão ou fax). Para realizar essa configuração, acesse a aba Tipos de Jobs, então a seguinte janela será aberta: Servidor n-host Nesta aba, é possível indicar o endereço do n-host para o qual o n-mf Lexmark vai enviar os dados contabilizados. A opção n-host local deve ser selecionada caso o n-host esteja na mesma estação de trabalho onde está instalado o n-mf Lexmark. Para enviar a um n-host localizado em outra estação de trabalho da rede, deve-se desmarcar esta opção e no campo logo abaixo digitar o endereço onde está instalado o n-host. 3

4 Clicando na opção Testar será efetuado um teste de comunicação entre o módulo n-mf Lexmark e o n-host. Caso a conexão esteja configurada corretamente será exibida uma janela confirmando o funcionamento da conexão Cadastro automático de impressoras Na janela de configurações, há também a opção: Sincronizar as filas do Windows, selecionando essa opção ocorrerá o seguinte: a cada intervalo de tempo configurado, o n-mf irá buscar todas as impressoras de rede instaladas no servidor de impressão e irá verificar se são Lexmark e estão cadastradas para monitoração, caso sejam Lexmark e não estejam cadastradas, serão adicionadas para monitoração Envio de dados para o n-host A opção Envio de dados permite definir o intervalo de tempo no qual o n-mf Lexmark efetuará o Time Update para compactar, criptografar e enviar os dados contabilizados para o n-host. Por padrão estará configurado um valor padrão de 60 minutos, podendo este ser alterado para qualquer valor, sendo superior a 60 minutos. 4

5 IMPORTANTE: Após realizar qualquer uma das configurações informadas nos itens 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3, 2.1.4, 2.1.5, 2.1.6, e é necessário que o serviço do n-mf seja reiniciado, para isso basta fechar a interface de administração, a mesma mostrará uma mensagem solicitando que reinicie o serviço, após esse passo as alterações terão efeito Contabilização de Jobs com informações incompletas Esta contabilização funciona da seguinte maneira: todos os trabalhos de impressão (Jobs) que tenham informações incompletas são contabilizados como fax, porém existem casos onde impressões vindas de softwares ERP que contenham informações incompletas também são contabilizadas como fax. Deste modo, foi criada a opção de contabilizar (bilhetar) esses trabalhos de impressão (Jobs) com informações incompletas como impressão, porém com essa opção marcada a impressora deixa de contabilizar fax. Sendo assim, todos os faxes serão contabilizados como impressão, por esse motivo deverá ser marcada essa opção apenas em impressoras que não contenham a opção de fax e que recebam impressões ERP. Para realizar esta configuração, basta acessar o n-mf Lexmark Manager e nas propriedades da impressora marcar a opção "bilhetar como impressão jobs com informações incompletas" para esses jobs serem contabilizados como impressão ou desmarcar a opção para que esses jobs sejam contabilizados como fax. Ainda é possível definir um usuário padrão e um nome padrão de documento, desta maneira o fax contabilizado como impressão, será definido para um usuário configurado e não para um usuário UnknowUser e o nome do documento será o nome configurado e não o nome Unknow. 2.2 Exceções É possível bloquear documentos e computadores, para que as informações impressas a partir destes não sejam contabilizadas. Para isto basta acessar Ferramentas> Exceções. Uma janela será aberta, contendo as abas Título do Documento e Hosts. Na aba Título do Documento pode ser inserida alguma palavra-chave que identifique o título do documento. Qualquer documento impresso que possuir esta palavra no título não será contabilizado. 5

6 Na aba Hosts é possível adicionar uma estação de trabalho através de seu Nome de Computador. Os trabalhos impressos a partir desta estação de trabalho não serão contabilizados. 2.3 Autenticação da Impressora Quando a impressora não pede autenticação para o acesso a suas funções, todas as cópias serão contabilizadas para um usuário desconhecido UnknowUser. Para que essas cópias sejam atribuídas ao usuário que realmente realizou o trabalho, é necessário realizar algumas configurações nas impressoras, para isso a impressora deve estar no domínio Configuração de autenticação com o domínio Primeiramente, deve-se acessar a página web da impressora, para isso abra o navegador de sua preferência e nele digite o IP da impressora a ser configurada. Será exibida a seguinte janela, onde deve-se clicar em: Configuração, que está sublinhado de vermelho. 6

7 A seguinte janela será aberta, onde podem ser acessadas as configurações de segurança, clique em Segurança, como mostra a imagem abaixo: Na próxima etapa, o modo de autenticação NTLM deve ser escolhido (se não estiver marcado). Esse modo de autenticação busca os usuários através do domínio que a impressora está autenticada. Feito isso, deve-se clicar em Configuração de autenticação do NTLM, aqui será configurado o domínio da impressora. Após isso deve-se clicar em enviar, e a impressora estará configurada para capturar os logons de usuários conforme estejam cadastrados no domínio Configuração de acesso às funções da impressora Para que a impressora exija usuário e senha para acesso a suas funções, uma determinada configuração na web da impressora deve ser realizada. Essa configuração é feita a partir da página de configurações de segurança, nessa página deve-se clicar na opção Acesso a funções. 7

8 Nessa página, escolha a opção Exigir ID do usuário e senha para as opções de acesso a cópia e fax. Após isso, clique em enviar, então, a partir desse momento a impressora exigirá autenticação para acesso a suas funções. 2.4 Filas das impressoras O n-mf Lexmark é capaz de capturar informações de impressões realizadas pela rede sem que a impressora esteja instalada na estação, ele intercepta pacotes enviados pela impressora, dos quais coleta todas as informações necessárias para a contabilização. Porém, há uma limitação quanto a esses pacotes: dependendo de como a porta da fila da impressora estiver configurada, esses pacotes não trazem a informação do usuário que imprimiu. Quando a porta da impressora estiver configurada com protocolo RAW, a informação do usuário será perdida, mas sua contabilização ocorrerá e apenas seu trabalho de impressão (Jobs) será atribuído a um usuário desconhecido. Para que não ocorra essa perda de informação, é necessário que a porta da fila da impressora esteja configurada com o protocolo LPR. Para realizar essa configuração, deve-se acessar as propriedades da impressora (no Windows), e na guia Portas clicar em Configurar porta, no campo protocolo escolher a opção LPR, e atribuir um nome para a fila. 8

9 Essa configuração deve ser realizada em todas as filas das impressoras monitoradas. Foi desenvolvida uma ferramenta chamada n-mf Client Tool que realiza essa configuração automaticamente. Para maiores informações consultar o manual da ferramenta n-mf Client Tool ou entrar em contato com o suporte da NDDigital. 2.5 Outras configurações Diretório de trabalho Quando o n-mf Lexmark é instalado, é criado um diretório onde são gerados os arquivos contendo as informações de contabilização. Por padrão o diretório de trabalho do n-mf Lexmark é o seguinte: diretório de instalação\temp. Caso deseje alterá-lo é necessário criar no registro do Windows a chave Workfolder com o valor contendo o caminho do novo diretório de trabalho no seguinte caminho do registro: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\NDDigital\n-Billing\n-MF\Lexmark\ Log de eventos No n-mf Lexmark existe a possibilidade de fazer logar eventos no Windows informando se uma impressora cadastrada fique indisponível por 30 minutos, para isso basta ativar a chave LogEventPrinterOff como valor 1. Essa chave é encontrada na seguinte estrutura do registro: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\NDDigital\n-Billing\n-MF\Lexmark\ Contabilização do usuário baseado no título do documento Nos softwares ERP, as impressões realizadas são enviadas para a impressora com um usuário padrão, independente do usuário ter impresso, porém, é possível fazer com que o nome do usuário seja enviado à impressora anexado ao título do documento separado por um delimitador, deste modo, foram criadas duas chaves de registro que permitem que o software identifique o usuário correto para a contabilização, utilizando o título do documento: Userdelimiter: Nessa chave deve ser configurado o valor contendo os caracteres que identificam o delimitador entre o nome do usuário e o título do documento; Userdelimiterget: Essa chave deve ser configurada com o valor 1 para dizer que o nome do usuário está à esquerda do delimitador e com o valor 2 para dizer que o nome do usuário está à direita do delimitador. 9

10 Exemplo: Título do documento: Teste.+.bloco de notas Userdelimiter:.+. User delimiterget: 1 Nesse caso o usuário contabilizado (bilhetado) será Teste, pois é o valor que se encontra à esquerda do delimitador Ativação dos registros de erros (Traces) Para ativar registros de erros (Traces) do módulo NDDigital n-mf Lexmark, basta criar uma chave de registro em HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\NDDigital\n-Billing\n-MF\Lexmark\ com o nome Debug e com o valor True. Logo após a criação da chave, deve-se reiniciar o service NDDigital n-mf Lexmark para que os registros de erros (Traces) comecem a ser gerados. O detalhamento dos itens citados neste documento visa guiar ao método correto de utilização do produto. Para atendimento de dúvidas e incidentes das soluções entre em contato com o Suporte NDDigital. Endereço: Rua Dr. Walmor Ribeiro, 431 Coral Lages SC CEP: Fone: (49)

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