Strategic PMO Prepare seu PMO para suportar a estratégia da organização. Alexandre Sörensen Ghisolfi PhD MBA PMP PRINCE2 APMC

Transcrição

1 Strategic PMO Prepare seu PMO para suportar a estratégia da organização Alexandre Sörensen Ghisolfi PhD MBA PMP PRINCE2 APMC

2 Agenda A Distância entre Estratégia e Execução Gestão de Projetos x Planejamento Estratégico A visão atual sobre Gestão de Projetos O Modelo de Gestão POR Projetos Entendendo PMOs Funções, Objetivos Funções de um PMO Estratégico Questões sobre a implementação Considerações finais

3 A Distância entre Estratégia e Execução As organizações tipicamente executam, realizam, somente 60% do valor do potencial estratégico Entre as principais razões o rompimento da relação entre planejamento, execução e controle Michael C. Mankins and Richard Steele HBR Paper Turning Great Strategy into Great Performance.

4 A Distância entre Estratégia e Execução Os PMOs estão evoluindo na tentativa de reduzir este GAP adicionando valor para toda a cadeia produtiva

5 É um assunto desconhecido pelos Executivos Source: Extracted from the PHD Thesis Enterprise Project Management Maturity in Europe, developed by Alexandre Sörensen Ghisolfi Universidad Rey Juan Carlos Madrid, Research performed using inputs from 300 project management executives operating in the European market.

6 A Distância entre Estratégia e Execução Para conseguir melhores resultados através da Gestão por Projetos, os Executivos necessitam conhecer o modelo e suas características para preparar e adaptar uma organização Cresce o número de executivos que irão mudar o modelo de negócio da organização para possibilitar maior sucesso na execução das estratégias através de projetos!

7 Gestão de Projetos x Planejamento Estratégico A visão de futuro de uma empresa somente pode ser atingida através de projetos.

8 A visão atual sobre Gestão de Projetos Gestão de Projetos evoluiu para realizar a gestão de processos de negócios ao invés de somente processos de gestão de projetos. Hoje estamos realizando a gestão dos negócios através da gestão de projetos, inclusive empresas antes não orientadas a projetos. Cada projeto é visto como uma agrupação de valor programada para acontecer no tempo.

9 PMO

10 O Modelo de Gestão POR Projetos GESTÃO DE PORTFÓLIO (Indicadores de Performance, Corpo Diretivo, Estratégias, Processo de Tomada de Decisão) GESTÃO DE PROGRAMAS (Múltiplas equipes de projetos, pode incluir operações e ciclo de vida de produto) GESTÃO DE PROJETOS (Ciclo de Vida de Projeto) Equipes de Projetos e Departamentos (Compras, Logística, Engenharia, Produção, Pós-vendas, RH, etc)

11 Qual é a sua definição para PMO?

12 Qual é a sua definição para PMO? PMOs provavelmente farão referência a Project Management Offices, e são normalmente utilizados por empresas com interesse em desenvolver uma cultura de trabalho orientada à gestão por projetos. Independentemente do nome desta entidade, o que realmente importa são as funções que irá realizar

13 Por onde começar? O posicionamento é fundamental e naturalmente irá destacar alguns objetivos e atividades a serem realizadas pelo futuro PMO. The Enterprise Division A Division B Division C Division D PMO? Unit A1 Unit D1 Unit D2 Unit D3 PMO? Unit A2 Unit A3 Sub-unit D21 Sub-unit D22 Sub-unit D23 Sub-unit D24 Project X Project Y Project Z PMO? PMO? Adapted from Rad and Levin, 2002

14 Níveis de PMOs e Funções Muitas organizações classificam PMOs de acordo com os seguintes níveis: NÍVEL 4 NÍVEL 5 PMO suporta a estratégia de negócio e decisões NÍVEL 2 NÍVEL 3 PMO suporta uma divisão e seus projetos PMO suporta os projetos de uma organização NÍVEL 1 PMO suporta 1 projeto PMO suporta múltiplos projetos dentro de um programa (Program Office) Adapted from Rad and Levin, 2002 O POSICIONAMENTO DE UM PMO DEVE SER COERENTE COM OS DESEJOS DA ORGANIZAÇÃO

15 Posicionando o PMO O incorreto posicionamento do PMO ou uma incorreta definição de objetivos para um PMO impactam diretamente na probabilidade de sucesso e no reconhecimento do valor agregado para a organização. "

16 Funções de um PMO Estratégico Pesquisa realizada no grupo PMO no Linkedin A pergunta foi: De que maneira um PMO Estratégico, trabalhando para toda a empresa, pode adicionar valor e ser útil na implementação das estratégias da organização?

17 Resultado: Funções de um PMO Estratégico Main PMO Functions in a Business Strategy % of People that believes this is a function of a PMO in a Business Strategy 1 - Managing the Enterprise Portfolio assuring alignment between business vision and operational projects 81,30% 2 - Monitoring Key Performance Indicators 81,30% 3 - Measuring and developing organizational maturity from time to time 75,00% 4 - Performing Enterprise Risk Management 75,00% 5 - Performing PM training for the Company 68,80% 6 - EPMO should actively promote consistency of tools, techniques (incl. processes) and measures used by the various groups or departments engaged in the cycle of change 68,80% (strategy>investment decisions>execution>operations) 7 - Measuring Projects Benefits after projects have 62,50% finished and business benefits have probably arrived 8 - Directly managing/performing Strategic Projects 62,50%

18 Implantação: Questões a evitar Falta de apoio (weak sponsorship); Má definição de objetivos (unclear goals, not starting well); PMO utilizado como um modo para promover pessoas ou acomodar posições de trabalho, sem a correta definição de objetivos, etc; A falta de conhecimento e experiências prévias (principalmente de fracasso no passado) são uma forte barreira, em todos os níveis da organização; Má comunicação; Focar atividades do PMO em atividades de baixo valor agregado; Criar um mecanismo de controle.

19 Implantação: Questões a considerar A maturidade da organização (Management Maturity GAP); Envolver corretamente as pessoas; Flexibilidade é importante (principalmente para os processos de trabalho); Identificar e priorizar as atividades; Não inflar a equipe do PMO; Focar em atividades de alto valor agregado.

20 Considerações finais Correto posicionamento estratégico; Entendimento realista do ambiente de negócios (Produtos, Mercado, Clientes, Competidores, Fornecedores, etc); Correta definição dos objetivos; Visão de maturidade organizacional e de como evoluir (áreas de atuação em relação ao tempo); Trabalha na realização de business plans, start-ups, projetos de inovação, projetos estratégicos; Conhecimento, Formação para TODOS.

21 Considerações finais O uso de PMOs nas estratégias de negócios serão mais usuais a partir de agora, mas as respectivas funções, "as fronteiras" ainda não são tão claras para as empresas e executivos. Enterprise PMOs serão ainda mais importantes para desenvolver consistência em ambientes globais (*processos, sistemas, políticas de gestão, etc).

22 Perguntas? Muito Obrigado Alexandre Sörensen Ghisolfi PhD MBA PMP PRINCE2 APMC

23 Referências Advanced Project Management Office, by Parviz F. Rad & Ginger Levin, CRC Press, 2002 Dr. Brian Hobbs is his white paper The Multi-Project PMO: A global analysis of the current state of practice. University of Quebec at Montreal, Canada. PHD Thesis Enterprise Project Management Maturity in Europe, developed by Alexandre Sörensen Ghisolfi Universidad Rey Juan Carlos Madrid, Research performed using inputs from 300 project management executives operating in the European market. HBR Paper, July-August Michael C. Mankins and Richard Steeele Turning Great Strategy into Great Performance. The Effective Enterprise PMO (2010) Human Systems International, London, UK