NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA AGENTE ADMINISTRATIVO DA POLÍCIA FEDERAL AULA 01 PROF. BRUNO DAVANTEL AULA 01

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1 AULA 01 Conteúdo 1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DAS ORGANIZAÇÕES FORMAIS MODERNAS: TIPOS DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL, NATUREZA, FINALIDADES E CRITÉRIOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO CONSIDERAÇÕES FINAIS QUESTÕES SEM COMENTÁRIOS OUTRAS QUESTÕES COMENTADAS CONSIDERAÇÕES FINAIS QUESTÕES APRESENTADAS EM AULA

2 1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS Olá pessoal! NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Meu nome é Bruno Davantel, e é com imensa satisfação que apresento a vocês o nosso curso de Noções de Administração Pública para Agente Administrativo do Departamento de Polícia Federal (DPF). Antes de conversarmos sobre o concurso, vou fazer uma breve apresentação sobre mim: vivo nessa vida de concurseiro/concursado desde 2002, quando fui aprovado na seleção do Banco do Brasil. De lá pra cá me preparei e realizei provas de diversos certames. Como qualquer mortal, fui aprovado em vários deles e não obtive sucesso em tantos outros. Além do BB, acho relevante citar os cargos exercidos de agente da SEFAZ/MT e de Agente de Inspeção Federal do Ministério da Agricultura (MAPA). Há poucos dias atrás, toda a minha dedicação aos estudos foi recompensada: fui aprovado para o cargo de Auditor-Fiscal do Trabalho. Agora posso me dedicar a passar um pouco da minha experiência e conhecimentos adquiridos ao longo do tempo a vocês, futuros agentes administrativos da PF! Nosso edital foi lançado há poucos dias, e o concurso está previsto para o dia 16/02/2014, portanto, teremos tempo suficiente para nos prepararmos muito bem para arrebentar na hora da prova! Lembre-se que teremos mais de 1200 classificados e a remuneração inicial é de R$ 3.316,77!!! A banca responsável pelo concurso é o CESPE. Desse modo, trabalharemos em cima de todo o conteúdo do edital, dando ênfase nos itens mais cobrados por eles. Não se preocupem também, para aqueles que ainda não conhecem a banca, com o sistema de uma errada anula uma certa. Isso só atrapalha a quem não está preparado, e este certamente não será o caso de vocês. Vamos ver como o CESPE exigiu o conhecimento da nossa disciplina: NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: 1 Características básicas das organizações formais modernas: tipos de estrutura organizacional, natureza, finalidades e critérios de departamentalização. 2 Organização administrativa: centralização, descentralização, concentração e desconcentração; organização administrativa da União; administração direta e indireta. 3 Gestão de processos. 4 Gestão de contratos. 5 Noções de processos licitatórios 2

3 Assim, de acordo com os tópicos e os dias faltantes para a prova, o nosso cronograma de aulas ficou definido desta forma: NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DATA AULA CONTEÚDO 18/12 Aula Características básicas das organizações formais modernas: tipos de estrutura organizacional, natureza, finalidades e critérios de departamentalização. 27/12 Aula Organização administrativa: centralização, descentralização, concentração e desconcentração; organização administrativa da União; administração direta e indireta. 06/01 Aula Gestão de processos 17/01 Aula Gestão de contratos 27/01 Aula Noções de processos licitatórios 03/02 Aula 06 Simulado final com questões comentadas 09/02 Aula 07 Bizú com dicas para a prova Pessoal, peço a vocês que não guardem dúvidas, por menores que elas sejam. Estou à disposição para falar com vocês sempre que necessário, pelos seguintes canais: Facebook: https://www.facebook.com/bruno.davantel.7 Então é isso, vamos começar! Muita atenção a esta aula, pois do conteúdo a ser tratado hoje devem sair muitas questões da sua prova. 3

4 2. CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DAS ORGANIZAÇÕES FORMAIS MODERNAS: TIPOS DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL, NATUREZA, FINALIDADES E CRITÉRIOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO Inicialmente, devemos entender que todas as instituições possuem uma determinada estrutura. Essa estrutura é dividida em formal e informal. A estrutura formal é a base de todo o funcionamento, organização, distribuição e divisão de trabalho de uma instituição. É aquela em que os setores, cargos, e até mesmo a linha hierárquica e de relação entre os departamentos são demonstrados. Isso geralmente é divulgado no organograma, sites e outros documentos da empresa. Sem essa formalidade documental, percebemos a existência da estrutura informal. Ela é criada involuntariamente dentro da instituição, de acordo com os grupos de afinidade formados entre as pessoas que se relacionam internamente. Membros da mesma idade e com a mesma formação, por exemplo, criam uma relação que acaba por influenciar no próprio funcionamento da organização. Percebam, portanto, que, apesar de invisível na organização da empresa, a estrutura informal tem grande importância no sucesso ou fracasso da instituição. Estrutura Formal Nos organogramas, documentos, site Mostra a divisao do trabalho, hierarquia, etc Estrutura Informal Grupos de relacionamento, pessoas com afinidades Influência positiva (melhora a comunicaçao) e negativamente (fofocas e boatos) Vamos começar a trabalhar as questões? Questão 01 (CESPE - TRE-BA - Técnico Judiciário - Área Administrativa 2010) Uma estrutura organizacional, privada ou pública, pode ser entendida como a integração entre as estruturas formal e informal. A estrutura formal da organização é oficialmente constituída de seus padrões vigentes, normas e composições. ( ) Certo ( ) Errado COMENTÁRIOS: A estrutura forma é aquela visível, incluída em documentos, etc. GABARITO DA QUESTÃO: correta. 4

5 2.1 CARACTERÍSTICAS DAS ORGANIZAÇÕES FORMAIS Uma organização empresarial é um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos, orientados para o objetivo econômico de produzir bens ou serviços. A estrutura orgânica deste conjunto de encargos está condicionada à natureza do ramo de atividade, aos meios de trabalho, às circunstâncias socioeconômicas da comunidade e à maneira de conceber a atividade empresarial. Olhem esta questão: Questão 02 (CESPE TCU AUDITOR 2006) Constitui característica básica das organizações formais o agrupamento das atividades necessárias para a consecução dos objetivos. ( ) Certo ( ) Errado COMENTÁRIOS: Como vimos, essa é exatamente a definição das organizações formais. GABARITO DA QUESTÃO: CORRETA. As principais características da organização formal são: Divisão do Trabalho A cadeia de comando Caracteristicas das organizações formais Amplitude de Controle Descentralização e delegação Racionalismo e Formalismo Departamentalização Questão 03 (FCC / TRT/8ª Região/ adaptada) Ao definir a estrutura organizacional de uma empresa, seus administradores devem considerar estes seis elementos básicos: mão de obra necessária; características dos clientes; amplitude do negócio; concentração do trabalho; funções essenciais e agrupamento das tarefas. ( ) Certo ( ) Errado COMENTÁRIOS: é só olhar o gráfico acima. Nada a ver, não é? Estes elementos constantes da questão exercem outros papéis na organização da instituição, mas não fazem parte das características. GABARITO DA QUESTÃO: errada. a) Divisão do Trabalho (ou Especialização do Trabalho) 5

6 A especialização do trabalho nada mais é do que a maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas. Com a divisão do trabalho, os profissionais podem focar somente em algumas atividades, se especializando naqueles serviços. O procedimento de divisão o trabalho nasceu no século XX, com a Revolução Industrial, como uma maneira de aumentar a produção das organizações, incrementando a eficiência e diminuindo os custos. Essa divisão do trabalho visa simplificar e padronizar as tarefas, de modo que cada posto de trabalho possa ser ocupado por pessoas comuns, sem nenhuma característica especial. Ao tornar as tarefas mais simples, a instituição consegue treinar rapidamente qualquer pretendente ao cargo, o que facilita inclusive a substituição de trabalhadores. Assim, deduz-se que a divisão de trabalho é responsável por melhorar o desempenho dos funcionários, pois, ao invés de executar diversas tarefas, ele se concentra apenas nas suas obrigações. Observem que, se aplicada de maneira excessiva, a especialização se torna um fator negativo. Ao trabalhar por um período de tempo apenas em uma tarefa, o ofício ficaria muito repetitivo e pouco estimulante, o que contraria a natureza humana de buscar desafios. Fatalmente o funcionário ficaria desmotivado, o que refletiria negativamente no seu desempenho. Atualmente os gerentes sabem que a necessidade de divisão do trabalho é necessária e benéfica apenas para certos cargos, se tornando prejudicial para outros. Atenção! Se a questão de prova disser que em todos os casos que quanto maior a especialização maior a produtividade, ela está INCORRETA. A especialização do trabalho gera ganhos de produtividade até o ponto que o trabalho se torna especializados demais, passando a gerar insatisfação nos funcionários. Analisem esta questão: Questão 04 - (CESPE ABIN / OFICIAL TÉCNICO 2010) A divisão do trabalho, cuja finalidade é produzir mais e melhor, com o mesmo esforço, é a maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de tarefas. ( ) Certo ( ) Errado COMENTÁRIOS: Vimos que a especialização do trabalho é a maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas. Exatamente conforme a assertiva! GABARITO DA QUESTÃO: Correto 6

7 Segundo a Teoria Clássica, a divisão do trabalho pode dar-se em duas direções: Verticalmente: Ocorre quando se verifica a necessidade de aumentar a qualidade da supervisão ou chefia acrescentando mais níveis hierárquicos na estrutura. É definida pelos níveis de autoridade e responsabilidade, determinando os diferentes escalões da organização que detêm diferentes níveis de autoridade. Esta aumenta à medida que se sobe na hierarquia da organização. É a hierarquia que define a graduação das responsabilidades, conforme os diferentes graus de autoridade. Em toda organização deve haver uma escala hierárquica de autoridade (princípio escalar); Horizontalmente: Ocorre quando se verifica a necessidade de aumentar a perícia, a eficiência e a qualidade do trabalho em si. Corresponde a uma especialização de atividade e de conhecimentos. Surge segundo os diferentes tipos de atividades da organização. Em um mesmo nível hierárquico, cada departamento ou seção passa a ser responsável por uma atividade específica e própria. A especialização horizontal se caracteriza sempre pelo crescimento horizontal do organograma, e é conhecida pelo nome de departamentalização. Departamentalização ocorre quando se aumenta o número de unidades de gerenciamento sem aumento do número de níveis hierárquicos. Estudaremos os critérios de departamentalização ainda nesta aula. Na visão de Chiavenato (2001), o princípio da divisão do trabalho, iniciado ao nível dos operários com a Administração Científica, ampliou-se para os escalões hierárquicos mais altos da organização com o advento da Teoria Clássica. Com a especialização do trabalho, a organização empresarial passa a desdobrar-se em três níveis administrativos: Nível institucional, composto por dirigentes e diretores da organização; Nível intermediário, ou nível do meio do campo, composto dos gerentes; Nível operacional, composto dos supervisores que administram a execução das tarefas e operações da empresa. b) A Cadeia de Comando (Hierarquia) A divisão do trabalho traz como consequência a diversificação funcional dentro da organização. Contudo, uma pluralidade de funções desarticuladas entre si não forma uma organização eficiente. Assim, como decorrência da especialização das funções, torna-se inevitável que certas pessoas exerçam comando sobre outras, coordenando e direcionando os esforços. Essa relação de comando determina como é a hierarquia dentro da instituição e é definida como cadeia de comando. Sendo uma linha contínua de autoridade que se estende do topo da organização até o mais baixo escalão, a cadeia de comando esclarece quem se reporta a quem. 7

8 Dois conceitos são intimamente ligados à cadeia de comando e merecem uma atenção especial: o de autoridade e o de unidade de comando. Autoridade Direito inerente ao detentor de posição hierárquica superior dar ordens e exigir que estas sejam atendidas pelo subordinado, quando legítimas Unidade de Comando Determina que cada subordinado deve ter apenas um chefe direto O conceito de unidade de comando perdeu relevância com o surgimento de novas estruturas organizacionais, conforme veremos adiante. c) A Amplitude de Controle A definição de amplitude de controle é extremamente intuitiva, o que facilita o entendimento do tópico. É relacionada ao número de subordinados comandados por um determinado chefe. Quanto maior a equipe, maior também a amplitude de controle. Segundo Schermerhorn Jr. (2008), a amplitude de controle se relaciona com o número de subordinados que os superiores comandam em uma organização. Assim, se tal chefe possui uma equipe com oitenta comandados, sua amplitude de controle é muito grande. Por outro lado, se um chefe comanda apenas três pessoas, por exemplo, a amplitude é menor. Amplitudes de controle pequenas são conhecidas como agudas, por possuírem um aspecto mais vertical, dado o menor número de subordinados por chefia. Trazem como vantagem o relacionamento mais pessoal entre o gestor e seus comandados. Em contrapartida, uma estrutura com baixa amplitude de controle insere vários níveis gerenciais entre os operários e o alto escalão da organização, aumentando os custos com salários, dificultando a comunicação vertical e promovendo uma supervisão rígida, com pouca autonomia para os subordinados. Observe o gráfico para entender melhor: Superintendente Chefe de divisão A Chefe de divisão B Coordenador X Coordenador Y Coordenador Z 8

9 Vejam que cada chefe possui no máximo dois subordinados, configurando a chamada estrutura aguda. Já as amplitudes de controle maiores são mais adequadas ao comportamento administrativo contemporâneo, pois pregam a redução de seus níveis hierárquicos, promovendo o achatamento da pirâmide organizacional. Isso reduz imediatamente os custos, pois a organização necessitará de um número menor de gerentes intermediários. Dessa forma, a comunicação vertical flui melhor, os custos são reduzidos, os processos decisórios passam a ser mais ágeis e a organização se torna mais flexível. As estruturas achatadas forçariam o gestor a delegar mais, pois tem menos tempo para dar para cada funcionário, garantindo maior autonomia de trabalho para os funcionários. A delegação é a transferência de autoridade e responsabilidade para outros membros da organização. Com isso, atualmente muitas organizações buscam achatar suas estruturas, reduzindo os níveis hierárquicos para que o fluxo de comunicação seja facilitado e acelerado. Superintendente Chefe de divisão X Chefe de divisão Y Gerente A Gerente B Gerente C Gerente D Gerente E Gerente F Gerente G Gerente H O gráfico acima representa uma estrutura achatada. Vejam como aumenta o número de subordinados para cada chefe. Para fechar o item, apresentamos uma tabela comparativa entre os tipos de amplitude de controle. Nela estão catalogadas as principais características de cada uma delas. Amplitude de controle menor Estrutura Aguda Menor n de subordinados Menor autonomia Regras menos rígidas Maior orientação individual Tratamento pessoal Custo maior (muitos gerentes intermediários) Amplitude de controle maior Estrutura Achatada Maior n de subordinados Maior delegação Flexibilidade e agilidade Comunicação mais rápida Tratamento impessoal Custo menor (poucos gerentes intermediários) 9

10 d) Descentralização e a delegação NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Pessoal, se vocês repararem no edital, perceberão que a banca cobrou este tópico de forma mais ampla no item 2 da nossa matéria. Por isso, trataremos do tema na Aula 02, oportunidade em que poderemos nos aprofundar um pouco mais no assunto, evitando que o CESPE nos pregue alguma peça, ok? e) Racionalismo e Formalismo Uma vez que uma instituição é composta de cargos e funções, podemos deduzir que o racionalismo é parte integrante da organização formal. Todos ali dentro estão sujeitos a regras de atuação e comportamento, o que caracteriza o formalismo. É claro que, entre organizações e até mesmo funções diversas, teremos um grau de formalização mais (ou menos) rígido. Quanto mais formais forem as normas para uma função, menos autonomia o profissional terá. Ao contrário, se a função exigir um grau menor de formalidade, mais flexibilidade e autonomia existirão. Imagine uma empresa de marketing. Obviamente seu diretor de criação deverá ter toda a liberdade para produzir seu trabalho, enquanto que a chefe do RH terá suas tarefas padronizadas pelas regras da instituição. O racionalismo segue a mesma linha, pois, de acordo com a exigência de formalidade, os funcionários se comportarão de forma padrão, ou seja, de acordo com as regras de comportamento determinadas para cada um deles. f) A departamentalização Quando estamos em uma dessas grandes lojas sempre tentamos localizar o produto que queremos por meio dos departamentos, certo? Funciona da mesma forma para as organizações! Já estudamos que uma das características das organizações formais é a divisão do trabalho. Depois que ele é separado de acordo com a especialização, a empresa busca alocar pessoas e funções em setores os departamentos. Esse agrupamento é chamado de departamentalização. Ao criar um departamento, a instituição busca melhorar o gerenciamento das tarefas. Ora, se o departamento já tem previamente definido o objeto de atuação, certamente o aproveitamento das pessoas e dos recursos disponíveis será mais efetivo. Esses departamentos podem estar em posições de linha ou posição de staff. As funções de linha estariam relacionadas com as atividades fim da empresa. Já as funções de staff seriam associadas às atividades-meio da organização. Também podemos separar essas posições com base no poder de comando que elas exercem. A posição de linha tem comando direto sobre os seus funcionários. 10

11 Já o pessoal de staff é composto por especialistas em uma área e atua de forma consultiva, agem como assessores internos da organização, como é o caso da área de Gestão de Pessoas, estando ligados aos níveis decisórios competentes. Neste sentido, as organizações podem se organizar com base nesses dois tipos de posições, constituindo a organização linha-staff, que combina a especialização com a capacidade de decisão. Vejam que, nesta estrutura mista, o conhecimento não é tão especializado quanto na estrutura em staff, nem a tomada de decisão é tão rápida quanto na estrutura em linha. Veja, na figura a seguir, um exemplo padrão de organograma básico de organização em linha e staff. Presidência Staff (assessoria) Diretoria Operações (Órgão de execução) Diretoria de Manutenção (Órgão de execução) Diretoria de Compras (Órgão de execução) Esta questão nos ajudará a entender melhor: Questão 05 (CESPE MPU 2010) A adoção, pelo diretor, da estrutura linha-staff aceleraria o processo decisório. ( ) Certo ( ) Errado COMENTÁRIOS: A estrutura linha-staff é uma evolução da estrutura linear, que veremos mais adiante. O órgão de staff (assessoramento, consultoria) não tem poder de decisão, mas os demais responsáveis devem consultá-lo antes de tomar decisões. Dessa forma, o processo decisório se torna mais demorado, ao contrário do que diz a assertiva. GABARITO DA QUESTÃO: errada. Existem inúmeras maneiras de departamentalizar uma organização. Para o nosso concurso, as mais importantes e cobradas são: Departamentalização funcional: A Departamentalização funcional agrupa funções comuns ou atividades semelhantes para formar uma unidade. É quando as atividades são organizadas e divididas de acordo com a função desenvolvida, como vendas, estocagem, controle, compras etc. DIRETORIA DEPARTAMENTO COMPRAS DEPARTAMENTO VENDAS DEPARTAMENTO FINANÇAS 11

12 Vantagens: a especialização do trabalho, o que facilita a integração entre os membros. Deve ser utilizada em organizações mais estáveis. Desvantagens: departamentos isolados ; tendência a descumprir prazos e orçamentos, pois não se vê a empresa como um todo. i. Departamentalização por produto ou serviço: É quando a instituição divide os departamentos de acordo com os produtos ou serviços oferecidos à sociedade. Geralmente surgem quando a empresa atua com diferentes produtos/serviços, o que, consequentemente, atrai diversos tipos de clientes. Dessa forma, o direcionamento das ações a serem tomadas fica mais fácil. Por exemplo: divisão de química, divisão de embalagens, divisão de motores etc. Diretoria do grupo Divisão de bebidas Divisão de confecções Divisão de tecnologia Vantagens: maior capacidade de adaptação e flexibilidade. Direcionamento das ações conforme os produtos/clientes. Desvantagens: especialistas não estão concentrados em um só departamento, o que prejudica seu desenvolvimento profissional. ii. Departamentalização territorial/geográfica: Geralmente é utilizada por empresas que atuam em diversas regiões do país ou do mundo. Busca otimizar o sistema de gerenciamento quando grandes distâncias separam o departamento e a administração central. DIRETORIA GERAL Região Sul Região Nordeste Agência do RS Agência do PR Agência da BA Agência do RN Agência de PE Vantagens: maior acesso aos profissionais, recursos e matéria prima. Atuação conforme o mercado local. 12

13 Desvantagem: aumento de custos, pois há a repetição de cargos em cada um dos departamentos. iii. Departamentalização por cliente: É implementada sempre que a organização trabalha com ma carteira de clientes muito específicos, mas diferentes entre si. O foco é a necessidade do cliente, o que leva a empresa a se adequar ao seu perfil. Departamentalizações desse tipo são muito vistas em estabelecimentos bancários. Veja o exemplo abaixo: GERÊNCIA GERAL Pessoa Jurídica (empresas) Pessoa Jurídica (governo) Pessoa Física (aposentados) Pessoa Física (demais) Vantagem: atendimento condizente com a demanda do cliente. Desvantagem: aumento de custos, pois há a repetição de cargos em cada um dos departamentos. iv. Departamentalização por processo: Esse modelo de departamentalização é muito usado por empresas que funcionam com um fluo contínuo de processos de produção. Os departamentos são divididos de acordo com cada fase do processo, direcionando as atividades dos funcionários. Observem o exemplo de uma indústria de bebidas: DIVISÃO DE PRODUÇÃO Recepção Beneficiamento Envase Distribuição Esse modelo de departamentalização é mais adequado aos níveis mais baixos da hierarquia, com foco nas áreas de produção e logística. Além das características de cada tipo de departamentalização, podemos citar vantagens e desvantagem gerais, que atingem a todos. Vantagens da Departamentalização: especialização do trabalho, implicando economia de escala e maior produção, o que impacta na economia de escala. O tempo de produção também pode ser reduzido de acordo com o planejamento e controle da produção. Desvantagens da Departamentalização: podem surgir impactos negativos como a competição desleal entre os departamentos, a perda da visão do todo pela dedicação exclusiva ao departamento e a resistência a mudanças, pela incerteza que estas trazem ao pessoal especializado. 13

14 Atençao! As organizaçoes podem adotar diferentes tipos de departamentalizaçao ao mesmo tempo. Por exemplo: Geográfica em um primeiro nível; e Por Produto no nível logo abaixo. Vamos resolver algumas questões sobre departamentalização? Isso ajudará a fixar e a complementar a matéria. Lembrando que ao final da aula serão disponibilizadas essas e outras questões adicionais para você treinar. Lá vai! Questão 06 (CESPE TRE-MS - Analista Judiciário - Área Judiciária) A estrutura organizacional que adota uma estratégia de maior segurança na execução de tarefas e relacionamento entre colegas, busca a especialização de recursos em virtude de possuir poucas linhas de produtos ou serviços e evita que pessoas recebam atribuições temporárias ou técnicas, mesmo tendo ciência de que essas pessoas podem perder a comunicação rápida de aspectos técnicos, é identificada como departamentalização funcional. A departamentalização funcional deve ser utilizada em organizações mais estáveis, que buscam segurança. Tem como vantagem a especialização do trabalho, o que facilita a integração entre os membros. GABARITO DA QUESTÃO: correta. Questão 07 (CESPE MPU / Técnico Administrativo 2010) A departamentalização por produto permite uma visão única acerca da organização e o controle eficaz sobre seu conjunto. COMENTÁRIOS: Veja bem pessoal, falamos que na departamentalização por produto há o direcionamento das ações conforme os produtos/clientes. Portanto, a empresa fica dividida por setores autônomos, conforme cada público alvo. Assim, esta visão única da organização não é aplicada aqui, já que cada divisão atua de forma independente. GABARITO DA QUESTÃO: errada Questão 08 (CESPE MPU / Técnico Administrativo 2010) A departamentalização por processos favorece a rápida adaptação da empresa às mudanças organizacionais. 14

15 COMENTÁRIOS: Na departamentalização por processos, a empresa fica preocupada em melhorar os aspectos internos da produção. Busca-se sempre uma maior eficiência e eficácia em cada etapa desse processo. Assim, acaba se esquecendo de olhar para as mudanças que ocorrem no ambiente externo, o que retarda o processo de adaptação às mudanças organizacionais, por exemplo. GABARITO DA QUESTÃO: errada Questão 09 (CESPE MPU / Técnico Administrativo 2010) O enfraquecimento da especialização constitui uma desvantagem da departamentalização geográfica. COMENTÁRIOS: A departamentalização geográfica busca atuar conforme o mercado local, a demanda daquela região. É aí que a especialização fica prejudicada. Não há grandes trocas de informações e conhecimento entre os diversos escritórios de uma empresa, por exemplo. Deixa-se de investir no profissional para se focar na organização da instituição. GABARITO DA QUESTÃO: correta Questão 10 (CESPE MPU / Técnico Administrativo 2010) A departamentalização por clientes atende de forma mais apropriada a organização cujos objetivos principais sejam o lucro e a produtividade. COMENTÁRIOS: A departamentalização por clientes visa agradar ao cliente, conhecer as suas demandas e ganhar a sua confiança. O lucro e a produtividade não são os principais objetivos de uma organização com este tipo de organização. GABARITO DA QUESTÃO: errada Questão 11 (CESPE MPU / Técnico Administrativo 2010) De acordo com um dos princípios da departamentalização, as atividades de controle devem estar separadas das que serão objeto de controle. COMENTÁRIOS: A assertiva sintetiza um princípio básico da departamentalização. É fundamental que controlador e controlado não estejam próximos, para que a imparcialidade não seja afetada. GABARITO DA QUESTÃO: correta 15

16 2.2 TIPOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS Pessoal, muita dedicação a este tópico. O CESPE sempre cobra conhecimentos sobre a relação entre o tipo de estrutura e suas características, como vocês verão nas questões comentadas. As estruturas organizacionais têm por base as características de alocação das pessoas na cadeia hierárquica da instituição. A posição de um único funcionário ou um grupo deles, como se dá a relação de comando entre os chefes e os subordinados e até mesmo a forma de comunicação interna, tudo isso define o melhor modelo de estrutura a ser utilizado pela organização. O objetivo final é sempre a melhora da eficiência na coordenação e organização das tarefas. Schermerhorn Jr. (2008) afirma que o desenho estrutural é o resultado de várias decisões a respeito dos aspectos de autoridade, da comunicação interna e da departamentalização na organização. Os tipos de estruturas organizacionais mais cobrados nos certames são: a) Estrutura Simples ou Linear Essa estrutura possui como peculiaridade a unidade de comando. A autoridade é bem definida e concentrada na pessoa do chefe. Ele se utiliza do seu poder de comando para exercer o medo entre seus subordinados, direcionando as tarefas para o objetivo almejado, às vezes mesmo com falhas estruturais. É o modelo mais utilizado nas pequenas empresas, com certo grau de estabilidade, e apresenta as características de baixo grau de departamentalização, grande amplitude de controle, dificuldade no fluxo de informação e pouca formalização. Gerente Chefe 1 Chefe 2 empregado a empregado b empregado c empregado d Vantagens: estrutura piramidal; simplicidade; agilidade; flexibilidade; manutenção barata e clareza das responsabilidades. Desvantagens: rigidez; chefes autoritários; dificuldade de inovação; adaptação e comunicação. Uma questão sobre o tema: 16

17 Questão 12 - (CESPE MPU / TÉCNICO ADMINISTRATIVO 2010) Chefias generalistas, estabilidade e constância nas relações são características próprias da estrutura organizacional linear. COMENTÁRIOS: A estrutura linear, também conhecida por militar, tem por base a unidade de comando. Por isso, não há como se falar em divisão por funções, já que o chefe tem que ser responsável por várias áreas. Este modelo de estrutura tem como premissa para o seu correto funcionamento, a existência de um ambiente estável. GABARITO DA QUESTÃO: correta. Vamos ver mais uma: Questão 13 - (CESPE MPS - ADMINISTRADOR 2010) Organizações horizontais e não burocráticas se utilizam, mais comumente, de uma estrutura linear, basicamente caracterizada por flexibilidade estrutural, favorecimento do trabalho em equipes de cooperação e descentralização de autoridade/responsabilidade. COMENTÁRIOS: As organizações burocráticas se utilizam de formalidade e de um ambiente quase que imutável, características da estrutura linear. Por consequência, as organizações não burocráticas necessitam de uma estrutura flexível, o que não se encontra na linear. Aí está o erro da questão. GABARITO DA QUESTÃO: errada. a) Estrutura Funcional A estrutura funcional se utiliza do atributo da especialização das funções. Adaptada às organizações mais simples e estáveis, apresenta funcionamento muito claro. Não é a toa que podemos dizer que esse é o modelo estrutural mais utilizado atualmente. A divisão de cada departamento é realizada de acordo com determinadas funções. Assim, cada setor se torna responsável por uma área, o que facilita a aplicação do conhecimento e, consequentemente, o alcance das metas estabelecidas. Temos como exemplo as funções de contabilidade, vendas, recursos humanos, etc. Apesar de cada setor ser responsável por uma área, eles são interdependentes entre si. Determinado trabalho só poderá ser bem feito por uma área se o setor anterior a ele cumpriu com as funções determinadas. Fiquem atentos a um aspecto fundamental desse tipo de estrutura: o chefe de cada um destes setores específicos só pode expedir ordens sobre o conhecimento de sua competência, sob pena de invadir a área de conhecimento de outro departamento. Observem o gráfico: 17

18 Diretor Geral Gerente de vendas Gerente de RH Setor A Setor B Setor C Vantagens: comunicação direta; especialização; economia de escala. Desvantagens: perda da visão do todo; dificuldade de controle; confusão para definir responsabilidade e medir o desempenho. Observem como o CESPE já cobrou: Questão 14 - (CESPE MPU / TÉCNICO ADMINISTRATIVO 2010) A organização estruturada de forma simples e centralizada em torno de uma autoridade máxima adota estrutura funcional. COMENTÁRIOS: Uma instituição organizada dessa forma adota a estrutura linear. GABARITO DA QUESTÃO: errada. b) Estrutura Matricial Meus queridos concurseiros, estudem a estrutura matricial até cansarem! As questões sobre este tema são mais frequentes do que chuva em Manaus. Porém, fiquem tranquilos, vocês sairão desta aula preparados para gabaritar qualquer assertiva acerca do assunto. Esta estrutura mescla dois outros tipos de estrutura, com o intuito de, temporariamente, se dedicar a um projeto específico. Geralmente se combina uma departamentalização por processos com uma departamentalização funcional, mas nada impede que sejam utilizadas outras combinações. Este modelo organizacional seleciona determinados profissionais já alocados em seus respectivos departamentos para integrarem uma ou mais equipes interdisciplinares supervisionadas por líderes de projetos. Assim, os funcionários na matriz possuem dois chefes o gerentes de departamento funcional e o gerentes do projeto. A matriz impede o uso da unidade de comando. Desse modo, o profissional inserido na estrutura matricial terá dupla função na organização: executar as tarefas do seu cotidiano, e participar, de acordo com a 18

19 sua especialização, do desenvolvimento do projeto temporário. Visualizando o gráfico vocês entenderão melhor. Diretor Geral Gerente Administr. Gerente Financeiro Gerente Marketing Projeto Obras Equipe administr. obras Equipe financ. obras Equipe marketing obras Projeto Máquinas Equipe administr. máquinas Equipe financ. máquinas Equipe marketing máquinas VANTAGENS: incrementa as qualidades de cada tipo de estrutura utilizados; gera visão global da instituição; promove a adaptação aos ambientes menos estáveis e aloca os especialistas com eficiência. DESVANTAGENS: viola a unidade de comando; dificulta a apuração de responsáveis; baixo nível de autoridade devido à dupla chefia pode gerar confusão entre chefes e entre funcionários. Vamos ver umas questões: Questão 15 - (CESPE/TCU/AUDITOR/2008) Caso se tivesse uma estrutura matricial na organização em estudo, se teria como vantagem o desenvolvimento da coesão do grupo e a facilitação da comunicação do líder de um projeto com sua equipe. COMENTÁRIOS: Como vimos no gráfico, o gestor de um determinado projeto passa a dividir a chefia de uma equipe com aquele da estrutura normal da empresa. Portanto, realmente há o aumento na coesão e a melhora da comunicação. GABARITO DA QUESTÃO: correta. Questão 16 - (CESPE/DPF/PAPILOSCOPISTA/2000) Estruturas matriciais são disfuncionais porque geram conflitos de competências. COMENTÁRIOS: Isso mesmo, errada! Se você não prestou atenção no enunciado, leia de novo. Percebeu? 19

20 A banca afirmou que a estrutura matricial é disfuncional por conta do conflito de competências. Não é nada disso. Primeiro porque a estrutura matricial não pode ser genericamente chamada de disfuncional. Depois porque a dupla subordinação, que gera o conflito de competências, é uma desvantagem da estrutura, e não responsável por ela ser disfuncional, ok? GABARITO DA QUESTÃO: errada. c) Estrutura Divisional Essa estrutura promove a segmentação da instituição em divisões, conforme a importância de determinados produtos, clientes e/ou regiões de atuação. Empresta a ideia já vista por nós em alguns tipos de departamentalização, ao agrupar as pessoas e recursos mais indicados. A estrutura divisional é aplicada frequentemente quando as empresas começam a crescer, o que torna complicada a utilização da estrutura funcional. O grande diferencial desta estrutura é a independência quase que total concedida a cada divisão. Apesar de ainda vinculadas à alta direção da organização, as divisões atuam de maneira livre, promovendo a sua própria gestão. Prova disso é que setores como de aquisições e logístico, dentre outros, existem em cada uma das divisões, conforme podemos verificar no gráfico abaixo: Presidência Divisão de bebidas Divisão de embalagens Gerência de aquisições Gerência de aquisições Gerência de marketing Gerência de marketing Gerência logística Gerência logística Dessa maneira, cada divisão da empresa pode atuar de acordo com seu público alvo, sem, contudo, deixar de observar as normas e diretrizes emanadas pela direção central. Inclusive, devemos lembrar que atividades-meio, como recursos humanos e finanças, continuam operando na matriz, conforme nos ensina Daft (2005). 20

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