MANUAL DO SAHEC. Sistema de Agendamento de Horários para Elaboração de Cálculos

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1 MANUAL DO SAHEC Sistema de Agendamento de Horários para Elaboração de Cálculos VERSÃO 1.0 Outubro/2013

2 Manual do SAHEC Sindicato dos Médicos de São Paulo Conteúdo 1. COMPATIBILIDADE COM NAVEGADORES CADASTRO DA EMPRESA Novo usuário Recuperar sua senha Efetuar login Atualizar seu cadastro Sair do Sistema ADQUIRIR CRÉDITOS Gerar boletos Ver boletos pagos ENTENDA SEU SALDO AGENDAR HORÁRIOS Escolher horários Agendar um horário Alterar um médico agendado Desmarcar um agendamento SEUS AGENDAMENTOS Pesquisar agendamentos

3 Manual do SAHEC Sindicato dos Médicos de São Paulo 1. COMPATIBILIDADE COM NAVEGADORES O SAHEC foi desenvolvido e testado nos seguintes navegadores: Google Chrome - versão 30 ou superior Internet Explorer versão 8 ou superior. Recomendados, porém, o uso prioritário no navegador Google Chrome, no qual o desempenho do sistema se mostrou mais ágil e eficaz. IMPORTANTE: ao utilizar o sistema SAHEC, evite ao máximo utilizar os botões de navegação avançar e voltar de seu navegador: Embora este uso não interfira no banco de dados nem prejudique o sistema, podem surgir mensagens inadequadas e redundantes, fruto do cache de memória inerente aos navegadores, confundindo o usuário do sistema quanto às suas tarefas. Portanto, para navegar entre as telas do SAHEC, utilize os botões presentes no próprio sistema, evitando assim mensagens equivocadas. 3

4 2. CADASTRO DA EMPRESA Manual do SAHEC Sindicato dos Médicos de São Paulo Para acesso ao sistema SAHEC, é preciso efetuar login como empresa, com seu CNPJ e senha. Em caso de necessidade, cadastre sua empresa, recupere sua senha ou atualize seus dados conforme as instruções abaixo. Atenção - Se você é usuário do BEM Banco de Empregos Médicos, terá de realizar um novo cadastro específico para o SAHEC, mesmo que resolva utilizar o mesmo CNPJ e a mesma senha que utiliza no BEM. Os cadastros do SAHEC e do BEM são independentes e não interagem entre si. 2.1 Novo usuário Caso não possua ainda cadastro no SAHEC, clique na opção Novo Usuário, conforme ilustração abaixo: Surgirá, então, a tela para cadastramento de sua empresa. Preencha cuidadosamente todos os campos solicitados e, ao final, clique no botão Enviar. Esteja, porém, atento aos seguintes detalhes: - Utilize uma senha de fácil memorização. O sistema diferencia caracteres maiúsculos e minúsculos, portanto esteja atento ao estado da tecla Caps Lock de seu teclado. Além disso, embora não haja regras nem limites para o tamanho da senha, evite o uso de acentuações e caracteres especiais, pois dificultam a memorização. Atenção - O campo é tão importante quando sua senha, pois é através dele que poderá recuperá-la futuramente, em caso de perda. Por isso, nos campos apropriados, preencha-o e confirme-o corretamente. Lembre-se, em cada campo de , digite apenas UM, e confirme o mesmo no campo a seguir. Ou seja, NÃO FAÇA algo semelhante a isto: 4

5 2.2 Recuperar sua senha Manual do SAHEC Sindicato dos Médicos de São Paulo Caso já possua cadastro no SAHEC, mas não se recorde da senha, clique na opção Esqueci minha senha, conforme ilustração abaixo: Na tela que surgirá, informe o CNPJ de sua empresa e clique em Enviar. O sistema enviará nova senha para o vinculado ao seu CNPJ, razão pela qual é importante manter sempre o cadastro atualizado, com o correto. 2.3 Efetuar login Uma vez de posse de seu cadastro e de sua senha, basta efetuar o Login, preenchendo os campos e clicando em Logar, conforme ilustração abaixo: 5

6 2.4 Atualizar seu cadastro Manual do SAHEC Sindicato dos Médicos de São Paulo Uma vez efetuado o Login no sistema, é fundamental manter seu cadastro sempre atualizado, principalmente as informações de contato, telefone e . Pois, em caso de necessidade de desmarcação do horário agendado, por parte do Simesp, a comunicação se dará por telefone e, em última tentativa, por . E em caso de necessidade de recuperação de senha, como já vimos, ela será enviada ao seu . No canto superior esquerdo de todas as telas do sistema, após o Login efetuado, haverá um resumo de seu cadastro, e a opção de Atualizar cadastro, conforme ilustração abaixo: A tela que surgirá será a mesma do cadastro inicial, acrescida dos dados existentes. Atualize os dados que forem necessários. Caso não haja alteração de senha, basta deixar em branco os campos relativos a ela, de modo a permanecer a mesma. 2.5 Sair do Sistema No canto superior esquerdo de todas as telas do sistema, após o Login efetuado, haverá um resumo de seu cadastro, e a opção de Sair, conforme ilustração abaixo: 6

7 3. ADQUIRIR CRÉDITOS Manual do SAHEC Sindicato dos Médicos de São Paulo Para agendar horários no SAHEC, é necessário pagar previamente, através de boletos bancários, pela Elaboração dos Cálculos dos médicos. Acesse esta opção no menu lateral esquerdo, conforme ilustração a seguir: Surgirá, então, a tela para aquisição de créditos, com informações iniciais, a opção para geração de boletos bancários e a opção para visualizar os boletos pagos, conforme ilustraremos nos tópicos seguintes. Antes, porém, ressaltemos novamente importantes informações: - Cada crédito permite o agendamento de 01 (um) médico para a Elaboração de Cálculos - Caso não ocorra a conclusão da elaboração dos cálculos por algum motivo (falta, desmarcação, adiamento, ausência de algum documento etc.), o crédito é devolvido ao seu saldo, para futuros agendamentos, sem ônus para a empresa. - Os créditos não utilizados ficam disponíveis em seu saldo e jamais expiram. Atenção - Como o sistema bancário demora em média 2 dias úteis para informar o pagamento dos boletos bancários, se você costuma realizar muitos agendamentos, é prudente adquirir uma boa quantidade de créditos para manter seu saldo sempre positivo, evitando contratempos em caso de precisar agendar um médico com urgência. - Boletos não pagos não são registrados. Caso desista de pagá-los, não é necessário informar ao Simesp. Basta descartar o boleto. 3.1 Gerar boletos Escolha a quantidade de créditos que deseja adquirir, lembrando novamente que em apenas 2 dias úteis, em média, após o pagamento do boleto, os créditos estarão disponíveis para agendamento, 7

8 Manual do SAHEC Sindicato dos Médicos de São Paulo e que é prudente sempre dispor de créditos para eventuais urgências. Após escolher, clique em Gerar Boleto, conforme ilustração a seguir: Surgirá, então, a tela para impressão do boleto bancário. Após pagá-lo, como já foi recorrentemente informado, seu saldo será atualizado em até 2 dias úteis, em média. Lembrando novamente que não há registro de boletos não pagos. Caso desista de pagá-lo, não há necessidade de comunicar o fato ao Simesp. 3.2 Ver boletos pagos Na mesma tela de aquisição de créditos, logo após a opção de geração de boletos, é possível visualizar o histórico de todos os boletos bancários que foram pagos por sua empresa, desde o início da utilização do sistema SAHEC, conforme ilustração a seguir: 8

9 4. ENTENDA SEU SALDO Manual do SAHEC Sindicato dos Médicos de São Paulo No início de todas as telas do sistema SAHEC, há o quadro chamado Seu Saldo de Créditos, conforme ilustração a seguir: Vejamos os significados: - Créditos adquiridos até hoje: Representa a somatória de todos os créditos que foram adquiridos através do pagamento de todos os boletos bancários, desde o início da utilização do sistema até hoje. No exemplo em questão, a empresa adquiriu 36 créditos, que lhe deram direito a 36 agendamentos de horários, ou seja: o direito a agendar a elaboração de cálculos de 36 médicos. - Créditos consumidos até hoje: Representa a somatória de agendamentos que tiveram sucesso. Ou seja, atendimentos que foram realizados sem contratempos e sem estorno, com a Elaboração de Cálculos do médico finalizada com êxito. No exemplo em questão, dos 36 créditos que a empresa adquiriu até hoje, 9 já foram utilizados com sucesso e a eles não cabe mais estorno ao saldo. Em outras palavras, 9 médicos tiveram sua Elaboração de Cálculos efetuada com sucesso, sem necessidade de remarcação (o que teria feito o crédito ser devolvido ao saldo sem ônus para a empresa). - Créditos retidos por agendamento: Representa a quantidade de créditos que estão utilizados em agendamentos de atendimentos que ainda ocorrerão. Portanto estes créditos ainda não estão consumidos, estão apenas presos, pois os horários foram apenas marcados pela empresa e a Elaboração de Cálculos ainda não ocorreu. No exemplo em questão, dos 36 créditos adquiridos até hoje, além de já ter consumido 9 deles (ter efetuado Cálculos para 9 médicos com sucesso), a empresa também possui outros 13 horários agendados a realizar, cujos créditos, por isso, estão retidos. Caso não ocorram com sucesso os atendimentos (por falta, desmarcação, adiamento, ausência de algum documento etc.), o crédito é devolvido ao saldo para futuros agendamentos, sem ônus para a empresa. Dica: caso a empresa precise aumentar seu saldo de créditos, por motivo de urgência, mas não tiver tempo hábil para pagar novo boleto bancário, bastaria desmarcar agendamentos futuros, para desprender estes créditos e poder utilizá-los em outros agendamentos mais urgentes. - Saldo para agendar: Representa a somatória dos créditos que ainda não foram consumidos nem retidos. Ou seja, é o saldo que representa a quantidade de novos agendamentos de horários que a empresa pode realizar no momento. Para aumentar este saldo, basta pagar novos boletos bancários ou, em caso de urgência, desmarcar agendamentos futuros para liberar créditos que estejam retidos. Matematicamente, trata-se da diferença entre os Créditos Adquiridos menos os Créditos Consumidos menos os Créditos retidos. 9

10 5. AGENDAR HORÁRIOS Manual do SAHEC Sindicato dos Médicos de São Paulo Uma vez adquiridos os créditos, para agendar horários no SAHEC acesse a opção no menu lateral esquerdo, conforme ilustração a seguir: Surgirá, então, a tela para agendar horários de Elaboração de Cálculos. Neste ponto, é muito importante sua atenção redobrada para a compreensão do formato e o significado de cada componente da tela, a fim de não cometer erros. A) Para navegar entre os meses, utilize os sinalizadores << e >>, conforme ilustração a seguir: B) No mês escolhido, preste muita atenção ao dia que está em vigor, pois é a ele que se referem os horários que aparecem ao lado direito. O dia escolhido está marcado com uma tonalidade mais viva da cor verde, e, para maior segurança, a data em vigor aparece também no topo da coluna de horários do lado direito, minimizando as chances de que se agende um horário em data equivocada: 10

11 Manual do SAHEC Sindicato dos Médicos de São Paulo C) Na figura anterior, repare também que há datas marcadas na cor marrom escuro. Isto sinaliza que, nestas datas, existem horários que você agendou, formando assim um mapa visual resumido do mês em questão, para sua empresa. 5.1 Escolher horários Conforme se vê na figura abaixo, os horários da data escolhida estão dispostos à direita da tela. No exemplo em questão, há alguns horários disponíveis, na cor verde, para os quais há a opção de Agendar. No exemplo fictício, há também o horário das 15h00, em vermelho, que você agendou para uma médica. Para este horário, estão habilitadas as opções Desmarcar e Alterar (modifica o nome do médico que fará uso do horário). Ambas as opções ficam disponíveis até 01 (um) dia antes da data prevista. No dia do agendamento, estas opções não estarão disponíveis. Por isso, caso haja falta, o próprio Simesp devolverá seu crédito ao saldo, sem prejuízo algum para a empresa. E caso haja mudança do médico que fará uso do horário, o próprio Simesp fará a alteração do nome, na hora do comparecimento. Porém, até um dia antes da data prevista, é responsabilidade da empresa a desmarcação ou alteração do nome do médico. Apenas no próprio dia é que a responsabilidade pela troca do nome do médico ou a devolução do crédito fica por conta do Simesp, no momento do próprio atendimento. 11

12 Manual do SAHEC Sindicato dos Médicos de São Paulo Agendar um horário Em horário que esteja disponível, clique em Agendar, conforme ilustração abaixo: Na tela que surgirá, preencha o nome e o CPF do médico, e clique em Confirmar. Não utilize acentos, cedilhas nem caracteres especiais no nome do médico. - Preste muita atenção às mensagens que surgirem na tela. A gravação do horário só será efetivada se o nome do médico aparecer como agendado na tela dos horários. Toda mensagem de recusa ou erro virá acompanhada da explicação, do motivo e de sua solução. Leia atentamente cada mensagem que surgir na tela do sistema,, para garantir que realmente conseguiu efetuar o agendamento. Atenção - Conforme já abordado, caso necessite, é possível comparecer com outro médico no dia e hora agendados, e o SIMESP fará a troca do nome no sistema. - Caso não haja comparecimento, seu crédito será estornado sem custo. - Além disso, até 01 (um) dia antes da data marcada, você mesmo poderá efetuar a desmarcação ou alterar o nome do médico que fará uso do horário. 5.3 Alterar um médico agendado Em horário que você tenha agendado, clique em Alterar, conforme ilustração abaixo: Na tela que surgirá, altere o nome e o CPF do médico, e clique em Confirmar. Atenção - Repetindo: preste muita atenção às mensagens que surgirem na tela. A gravação do horário só será efetivada se o nome do médico aparecer como agendado na tela dos horários. Toda mensagem de recusa ou erro virá acompanhada da explicação, do motivo e de sua solução. Leia atentamente cada mensagem que surgir na tela do sistema,, para garantir que realmente conseguiu efetuar o agendamento. 12

13 Manual do SAHEC Sindicato dos Médicos de São Paulo Desmarcar um agendamento Em horário que você tenha agendado, clique em Desmarcar, conforme ilustração abaixo: O sistema emitirá uma mensagem para confirmar que você deseja realmente desmarcar o horário em questão. Clique em OK para confirmar. A desmarcação não deixa rastro,, o horário será simplesmente liberado para utilização por outra empresa, não havendo registro histórico para consulta de desmarções. Atenção - Repetindo: preste muita atenção às mensagens que surgirem na tela. A desmarcação do horário só será efetivada se o nome do médico desaaparecer como agendado na tela dos horários. Toda mensagem de recusa ou erro virá acompanhada da explicação, do motivo e de sua solução. Leia atentamente cada mensagem que surgir na tela do sistema, para garantir que realmente conseguiu efetuar a desmarcação. 13

14 6. SEUS AGENDAMENTOS Manual do SAHEC Sindicato dos Médicos de São Paulo Nesta tela, você pode visualizar o histórico de todos os agendamentos feitos por você desde o início da utilização do sistema SAHEC. No menu lateral esquerdo, acesse: Surgirá, então, a tela com seu histórico de agendamentos. Repare que nela também há as mesmas opções de Desmarcar e Alterar agendamentos. Elas remetem às mesmas funções descritas no item 5 deste manual. Trata-se apenas de uma comodidade adicional, para evitar que você necessite retornar à tela de Agendar horários para efetuar estas operações por lá. Em ambas as telas o resultado é rigorosamente o mesmo. Além disso, as regras são as mesmas: apenas os horários futuros, com até (01) dia antes da data prevista, é que estão disponíveis para desmarcação ou para alteração do nome do médico: 14

15 Manual do SAHEC Sindicato dos Médicos de São Paulo Pesquisar agendamentos Com o passar do tempo, empresas que efetuam muitas Elaborações de Cálculos talvez sintam necessidade de realizar pesquisas específicas no histórico. Para tal efeito, há nesta tela uma região em azul claro, em que se pode preencher critérios de pesquisa, como o mês/ano, o status do agendamento, o nome do médico e o CPF, clicando em seguida na opção Buscar : Daí decorre a importância, na hora do agendamento, de não utilizar acentos, cedilhas nem caracteres especiais no nome do médico, o que dificulta gravemente a futura pesquisa. - Um erro muito comum é o de realizar uma pesquisa com certos critérios e, quando terminada, esquecer de limpar os campos de pesquisa. Para ver novamente todos os agendamentos existentes no histórico, é preciso limpar todos os campos de pesquisa e clicar novamente na opção Buscar. Atenção - Além disso, caso tenha feito uma pesquisa utilizando um critério, por exemplo o status, e depois deseje procurar um médico pelo CPF, não se esqueça de limpar o campo status, para que você consiga, então, obter todas as ocorrências daquele CPF como critério. Caso contrário, como os critérios se acumulam e você só terá como resultado da pesquisa as ocorrências que contemplem, simultaneamente, ambos os critérios. 15