Gestão e Tecnologia para o Controle de Vendas em uma Pequena e Média Malharia.

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1 Gestão e Tecnologia para o Controle de Vendas em uma Pequena e Média Malharia. Alceu Antonio da Costa alceuacosta@gmail.com FAQ Claudia Cobero claudia.cobero@terra.com.br FAQ Resumo:: O trabalho apresenta as ações para desenvolvimento e implantação de um Sistema de Informações capaz de controlar as vendas e padronizar os cadastros de clientes e produtos de uma malharia. O objetivo é criar um padrão para os cadastros de clientes e produtos, gerenciar as vendas efetuadas e armazenar as informações obtidas de modo seguro em um banco de dados que permitam seu acesso de maneira rápida e objetiva. Foram feitas algumas reuniões com os empresários, visitas in loco e apresentação do software Clarion 5.5 para o desenvolvimento da aplicação e a forma de treinamento dos colaboradores envolvidos. Os resultados na melhora de coleta e armazenamento de dados, padronização de cadastros e disponibilização de relatórios de histórico de vendas e produtos permitiram ao empresário informações de uma forma rápida e segura para a melhoria do conhecimento e gestão nas tomadas de decisões. Com este nível de conhecimento e gestão a sociedade e empresa ganham em produtividade. Palavras Chave: Sistema de Inform. - Vendas - Gestão - Tecnologia -

2 1 - INTRODUÇÃO Com a explosão das novas tecnologias de comunicação e informação, o conhecimento e gestão delas têm avançado os Sistemas de Informações ( SI ) contribuíndo, assim, para a sociedade o controle não só do processo produtivo, mas também do administrativo, gestão de pessoas, gestão de clientes, entre outros. Um Sistema de Informação é uma necessidade, visto que as empresas cada vez mais precisam saber as preferências de seus clientes, padronizarem seus produtos, parametrizarem seus relatórios para priorizarem suas ações, tomadas de decisões e até como diferencial competitivo. Um Sistema Controle de Vendas no segmento de confecções é capaz de organizar e armazenar tais informações para direcionar a produção e trazer respostas ao empreendedor o quê, de quanto, quando e para quem seus produtos estão sendo vendidos. Buscou-se desenvolver e implantar uma ferramenta de gerenciamento de vendas com as seguintes funções: cadastrar produtos e clientes; emissão de relatórios; consulta a históricos de vendas e armazenamento seguro das informações, auxiliando assim os diretores da empresa analisada nas tomadas de decisões de forma rápida e organizada. 2. REFERENCIAL TEÓRICO Segundo O Brien (2004) a informação são dados expostos a um processo de transformação como cálculo, comparação, separação, classificação e síntese. Esses processos têm por objetivo organizar, analisar e manipular os dados, dando lhes maior qualidade e convertendo-os em informações úteis aos usuários finais. E também que a atualização e correção dos dados existentes num sistema se fazem necessária para manter um padrão de qualidade elevado SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) Os sistemas de informação agem com vários subsistemas interligados e interrelacionados agrupados em um ambiente, e que trabalham com um objetivo em comum,

3 associados a uma ferramenta como softwares, hardwares, redes de comunicações, etc, que armazenam, restauram, transformam ou dimensionam as informações de uma organização segundo O Brien e Marakas (2010) SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL (SIG) SIG é um sistema integrado homem-máquina que provê informações para dar suporte às funções de operação, administração e tomada de decisão na empresa (OLIVEIRA, 2004, p.40). Para Carmo e Pontes (1999) um SIG tem três funções básicas dentro de uma empresa: 1. Resolução de problemas auxiliando os executivos nas decisões que podem vir a transformar suas organizações; 2. Produção de conhecimento disponibilizando informações com maior rapidez e de acesso simples. 3. Tomada de consciência direcionando o foco da organização a um provável problema, tomando a atenção da coletividade em sua solução BANCOS DE DADOS Segundo Machado e Abreu (2011), a todo instante ocorrem fatos e processos, geradores de informação, que ficam registrados na memória das pessoas ou em documentos e arquivos como fichas, protocolos e outros. E na maioria das vezes esses registros são gerados sem nenhuma preocupação de utilização futura de forma automatizada. Na sua natureza fundamental, banco de dados são sistemas computacionais de manutenção de registros, ou seja, um sistema com capacidade de armazenar as informações, permitir o acesso e atualização das informações quando requisitadas pelo usuário. O banco de dados se dispõe de quatro componentes fundamentais: dados, hardware, software e usuários. (DATE,2003) DESENVOLVIMENTO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO Para o desenvolvimento de um sistema de informações, segundo O Brien (2004), primeiramente, é necessário identificar um problema ou oportunidade em seguida desenvolver

4 um solução com a utilização de um pensamento sistêmico. Para ele o pensamento sistêmico pode ser entendido como uma visão de múltiplas fases de uma empresa que se interrelacionam bem como perceber a necessidade de um processo de mudanças: investigação, análise, projeto, implantação e manutenção CADASTRO DE CLIENTES Segundo Figueira (2008), o cadastro de cliente é o maior patrimônio de uma empresa de comercialização, portanto, é importante que a empresa mantenha seu cadastro de clientes sempre atualizado. Cadastrar um cliente significa identificá-lo como existente e com possibilidade de torná-lo ativo, assim a empresa passa a ter o domínio sobre os dados de seus clientes, mesmo que não realize negócios com os mesmo, armazenando seus registros e os colocando com clientes em potencial. Segundo Ratto (2009), todas as empresas, sejam pequenas ou grandes, e de qualquer ramo de atuação e seguimento, tem que interagir com o mercado, vendendo seus produtos ou serviços. 3 METODOLOGIA A formulação do problema para efeito de uma pesquisa mais precisa ou, ainda, para a elaboração de hipóteses foi estabelecida através de uma pesquisa exploratória onde as investigações desta natureza objetivam aproximar o pesquisador com as características e peculiaridades do tema proposto a ser explorado (Oliveira, 2004) EMPRESA ANALISADA A malharia possui mais de quinze produtos diversificados como casaquinhos, mantas, enxovais e gorros e tem clientes dentro e fora do estado, com três máquinas de tecer eletrônicas além de 8 máquinas de costuras, 2 computadores e 01 máquina de corte e um quadro de 10 funcionários DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA Para o desenvolvimento do sistema, foram realizadas algumas visitas in loco, onde foram identificadas as necessidades e avaliadas algumas ações a serem realizadas, tais como a criação de uma ferramenta capaz de padronizar os cadastros de produtos e clientes e

5 também que conseguisse gerenciar as vendas da malharia. Diante desta situação foi necessária a criação de um aplicativo composto por três setores essenciais: Setor operacional: lançamento de vendas, fluxo de produtos e emissão de relatórios; Setor cadastral: cadastro de produtos e clientes; Setor administrativo: controle de vendas, históricos de clientes e produtos. Para descrever as informações coletadas e desenvolver as tabelas e dos atributos necessários para o desenvolvimento do sistema, foi construído um DER (Diagrama de Entidade e Relacionamento). O DER foi construído com o apoio da ferramenta de modelagem DBDesigner 4, o que possibilitou uma visão estrutural de síntese da arquitetura dos dados. A figura 1 mostra o desenvolvimento inicial do projeto com todas as tabelas e relacionamentos entre elas, dentro de cada tabela pode-se observar os atributos, ou características que cada entidade deverá possuir. Figura 1: DER (Diagrama de Entidade e Relacionamento) O software DBDesigner 4 disponibiliza a geração de um relatório que serve como base de documentação do sistema a ser desenvolvido, com atributos contidos dentro de cada entidade, mostrando ao desenvolvedor as características que cada um deles possui e pode ser levada para a fase de desenvolvimento do sistema. As características de cada atributo das entidades no relatório podem ser expressas: ID cliente, ID vendedor, Nº da venda, ID tamanho, ID telefone, ID cores, ID grupo, ID produto, ID item e ID vendas.

6 Para o desenvolvimento do sistema foi utilizado o software Clarion versão 5.5, produzido pela empresa Soft Velocity Corparation. Uma linguagem de programação extremamente eficaz e de rápido desenvolvimento, capaz de gerar automaticamente inúmeras linhas de códigos e criando aplicações e janelas com ações já definidas. O Clarion possui um driver denominado Topspeed (TPS), que é responsável pela criação de um banco de dados interno, o qual foi adotado para armazenamento dos dados. Este software, o Clarion, fornece um gerador de modelos de Templates e Wizards que possibilitam o desenvolvimento rápido da aplicação, sem a necessidade de se escrever uma grande quantidade de linhas de codificação, possui duas bases de desenvolvimento distintas, porém co-dependentes o Dicionário de Dados (DCT) e o Modelo de Aplicação (APP). Utilizando-se da interface DCT, juntamente com os parâmetros das informações geradas pelo DER, foram criadas 10 tabelas de entidades distintas que são: clientes, vendedor, vendas, numerador de venda, item da venda, produto, cor, tamanho, grupo e telefone como visto na figura 2. Dentro de cada tabela foram descritos seus atributos, dando parâmetros as suas funções e suas características, relatadas acima. Figura 2: Editor de Dicionário de Dados Utilizando-se da interface APP foram desenvolvidas as aplicações, ou seja, a parte visual que o usuário tem acesso e interage na inserção de dados e resgate de informações. Nesta fase o relacionamento entre o dicionário de dados (DCT) a as aplicações

7 (APP) são de extrema importância, visto que diversas tabelas mantêm relacionamentos entre si como pode ser visto na figura 3. Figura 3: Modelador de Aplicações Depois de concluído o desenvolvimento da base de dados e das aplicações e Templates com o auxilio de uma ferramenta chamada Clarion Report Writer. Configura-se o Clarion Report Writer com os dados necessários para a formulação dos relatórios bem como inserir os filtros de pesquisa, ou seja, determinar os parâmetros de quais informações o relatório deve trazer. As vendas efetuadas são apresentadas na figura 4. Figura 4: Modelador de Relatórios

8 3.3- IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA Concluída a implantação do sistema deu-se início a fase de testes todos os módulos de cadastros e funções como alterar, incluir e excluir cadastros, testados o módulo de vendas e os relatórios. Durante a fase de teste foram observados alguns erros quanto ao layout das janelas, falta de filtros de pesquisa sem comprometer a funcionalidade do sistema., e início dos treinamentos in loco com as pessoas que ficariam responsáveis pela operação do sistema. Numa primeira fase foram usados dados também fictícios para não comprometer nenhum dado real da empresa, que continuava com seu controle de vendas manual. 4 - RESULTADOS E ANÁLISES Observou-se que a empresa não possuía nenhuma forma de gerenciamento de suas vendas efetuadas, bem como não possuía uma consistência e nem padronização na coleta e armazenamento dos dados cadastrais de seus clientes. Criou-se uma base de dados, visando seu armazenamento seguro e padronização das informações de forma a oferecer aos usuários mais rapidez e organização das tarefas diárias, como Cadastro, Vendas, Relatórios e Sistema, conforme Figura 5 a seguir: Figura 5: Banco de Dados do Sistema 4.1- CADASTRO DE CLIENTES O Cadastro de Clientes foi elaborado de forma a conter todas as informações necessárias para um bom gerenciamento e relacionamento da empresa em analise com seus clientes. A Figura 6 mostra a lista de clientes já cadastrados disposto em ordem alfabética,

9 para facilitar ao usuário a consulta aos clientes já cadastrados, a tela traz em sua parte superior um campo de busca que é acionado automaticamente ao se digitar a letra inicial ou parte do nome do cliente. Também na mesma tela é possível visualizar o relacionamento dos clientes com seus respectivos números telefônicos. Figura 6: Lista de Clientes Cadastrados A manutenção da lista de clientes é efetuada a partir dos botões incluir, alterar e excluir contidos na própria tela. O usuário pode facilmente localizar um cliente digitando seu nome ou parte dele ( figura 7). Essa possibilidade de buscas rápidas elimina a perda de tempo em se procurar dados cadastrais em locais diversos da empresa. Figura 7: Formulário de Cadastrado de Clientes O formulário acima garante a padronização das informações inseridas no sistema do cadastro da malharia.

10 4.2- CADASTRO DE VENDEDORES As Figuras 8 e 9 mostram a funcionalidade do cadastro de vendedores, e que suas ações principais são idênticas ao cadastro anterior. Figura 8: Lista de Vendedores Cadastrados Figura 9: Formulário de Cadastrado de Vendedores O formulário foi projetado de forma a garantir a padronização das informações inseridas no sistema contendo somente os campos necessários para se efetuar o cadastramento dos vendedores CADASTRO DE PRODUTOS A lista de produtos cadastrados também segue o mesmo padrão de formato das demais listas anteriormente citadas (figuras 10 e 11), com campo de busca e botões de manutenção, porém esta lista não mantém vinculo com outra e destaca a administração das

11 vendas, efetuando-as somente quando há produtos em estoque. Um botão permite três atributos que fazem relação com outras tabelas, os atributos são: Cor, Tamanho e Grupo. Figura 10: Lista de Produtos Cadastrados Figura 11: Formulário de Cadastrado de Produtos CADASTROS DE CORES, TAMANHOS E GRUPOS As listas criadas também possuem um campo de busca que mantém em sua funcionalidade um padrão os demais já citados anteriormente que facilitam a consulta dos usuários. A Figura 12 mostra a Lista de Cores e o formulário de Cadastro de Cores. Figura 12: Lista e Formulário de Cores

12 Há possibilidades de expansão na quantidade de produtos oferecidos pela empresa, uma vez que as informações se concentram em um só banco de dados INCLUSÕES DE VENDAS A tela de inclusão de vendas é a principal do sistema, nesta tela serão utilizados todos os cadastros efetuados anteriormente. Outros dois campos são de escolha do usuário, o campo condições de pagamento e o campo desconto como mostrado na figura 13. Figura 13: Tela de Inclusão de Vendas Para a inclusão de produtos na venda o usuário se utiliza do botão incluir, conforme destacado na Figura 16, esse botão abre a opção dos itens de venda, onde o usuário faz a escolha do produto e digita a quantidade a ser vendida e o desconto sobre esse item, se houver desconto, as demais informações são geradas automaticamente pelo sistema. A Figura 14 mostra como é feita a inclusão dos produtos em uma venda. Figura 14: Tela de Inclusão de Produtos na Venda 4.5- RELATÓRIOS DE VENDAS O relatório de vendas foi criado para diminuir o tempo de coleta de informações sobre as vendas da empresa. Esse processo exigia muito do funcionário, que precisava fazer

13 tais consultas os cadernos de vendas, perdendo muito tempo hábil, com a ferramenta todo o trabalho é feito pelo banco de dados e exibido instantaneamente. Observa-se na figura 15, que o relatório traz diversas informações que permitem ao gestor visualizar suas vendas. Figura 15: Relatório de Vendas 4.6- QUADRO COMPARATIVO DE ANTES E DEPOIS ANTES DEPOIS Cadastros de clientes e produtos manuais Informações dispersas em armazenagem, duplicidade Cadastros padronizados e armazenados de modo seguro em banco de dados várias formas de Centralização dos dados em um único local e sem duplicidade ou redundância Relatórios elaborados manualmente consultas aos cadernos de vendas através de Relatórios padronizados pela ferramenta e gerados de forma instantânea Perda de tempo nas anotações das ocorrências diárias Economia de tempo, uma vez que os dados já são padronizados Não havia controle de vendas Controle Sistêmico de Vendas e armazenamento seguro das informações Contagem de estoque manual Relatório de estoque atual gerado pela ferramenta Quadro 1: Quadro Comparativo de Antes e Depois O sistema implantado proporcionou melhorias significativas no processo de controle de vendas e cadastros em geral da empresa, que atualmente pode contar com um sistema eficiente e eficaz trazendo controle, agilidade e segurança de seus processos.

14 5 - CONSIDERAÇÕES FINAIS Nas empresas a presença da tecnologia é uma realidade da qual não se pode omitir, aprimoramentos tecnológicos são necessários a qualquer ramo ou segmento de mercado. Um Sistema de Informações pode ser avaliado como um diferencial, o controle lógico e padronizado das atividades dentro de uma empresa ajudam a conduzir a melhoria no armazenamento de informações, visto que o antigo método manual apresentava muitas falhas, as informações ficavam dispersas gerando uma dificuldade de acesso para consultas. A ferramenta de simples utilização supre sua necessidade inicial de se obter um controle seguro de suas vendas e de manter agrupada em uma só base de dados as informações de seus vendedores, produtos e principalmente de seus clientes. REFERÊNCIAS CARMO, Vadson Bastos; PONTES,Cecília Carmen Cunha. Sistemas de informações gerenciais para programa de qualidade total em pequenas empresas da região de Campinas. Ci. Inf., Brasília, v. 28, n. 1, p. 4958, jan./abr Disponível em: < Acesso em COBRA, Marcos. Administração de Vendas. 4.ed. São Paulo: Atlas,1994. DATE, C. J. Introdução a Sistemas de Bancos de Dados. 8.ed. Elsevier: Rio de Janeiro, Disponível em < &f=false> Acesso em: FIGUEIRA, Eduardo. Quer vender mais? : O que todo empresário de vendas deve fazer para maximizar seu sucesso. 3.ed. Campinas-SP, Papirus, Disponível em < es&f=false> Acesso em MACHADO, Felipe N. Rodrigues; ABREU, Marcio Pereira. Projeto de Banco de Dados: Uma visão prática. 16 ed. São Paulo: Érica, MANUAL Básico Clarion 4. Disponível em: < Acesso em O BRIEN, James A. Sistemas de Informações: As decisões Gerenciais na era da Internet. 2.ed. São Paulo: Saraiva, 2004, p.20, p.25 O BRIEN, James A.; MARAKAS, George M. Administração de Sistemas de Informação. Porto Alegre: AMGH Editora, Powered by TCPDF (