ADENDO BACEN TÉCNICO ÁREA

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1 ADENDO BACEN TÉCNICO ÁREA 1 Disciplina: Fundamentos de Gestão de Recursos Materiais Professor: Lucio Lordes Seleção FUNÇÃO ARMAZENAGEM Refere-se aos instrumentos necessários à perfeita especificação dos materiais utilizados. É o laço de união entre a proposta assistencial e o sistema de apoio. Nesse campo ocorre o diálogo técnico entre as áreas meio e fim. Poucas são as organizações que elaboraram de forma adequada um catálogo de materiais e mais raras ainda as que respeitam e atualizam o catálogo existente. Entende-se por catálogo de materiais o conjunto de itens consumidos pela instituição devidamente classificados e codificados. O subsistema de normalização utiliza como entradas: as normas técnicas, a política da organização, os recursos tecnológicos e de produção disponíveis no mercado, que servirão para definir o modelo assistencial, o grau de atendimento a ser prestado, além de verificar as possibilidades de resposta do mercado às solicitações de materiais; as classificações denominadas ABC de valor e ABC de popularidade (ou XYZ de importância) são também importantes e serão detalhadas no subsistema de controle. A primeira classifica os materiais conforme o comprometimento de recursos financeiros para cada item. A segunda utiliza como parâmetro a frequência de solicitação do item e a sua importância para o processo produtivo. Ambas as classificações serão úteis para a definição da política de estoques; os relatórios de materiais adquiridos/solicitados, sejam os mantidos em estoque, sejam os de entrada e saída, bem como o relatório que relaciona os materiais não utilizados há mais de um ano, fornecem importantes subsídios para nortear as inclusões ou exclusões de itens do catálogo; o processamento dos dados, feito manual ou eletronicamente, fornece os relatórios de materiais por ordem alfabética, por código, e o catálogo de especificações. Normalização ou seleção Para executar adequadamente essa tarefa, é fundamental a participação de todos os setores que tomam parte no processo produtivo. O grupo multidisciplinar seleciona os itens que serão incluídos ou excluídos do catálogo de materiais. A elaboração, revisão periódica e atualização do catálogo de materiais não devem ser feitas apenas pela administração de materiais é uma obrigação de todos. O grupo escolhido deve ser tecnicamente capaz de executar a tarefa, ser respeitado do ponto de vista técnico e manter um diálogo contínuo com os usuários, para que o produto final represente as necessidades do sistema fim. Considerando-se a realidade atual, com grandes mudanças tecnológicas e cada vez mais rápidas, torna-se obrigatório que o grupo desenvolva suas atividades de modo contínuo, para que, observando o ambiente externo, possa acompanhar as transformações e atualizar o catálogo sempre que necessário. Etapas da seleção: 1ª etapa fase política. 2ª etapa fase técnica-normativa. 3ª etapa fase de estruturação da lista. 4ª etapa fase de implantação e divulgação da lista. Classificação de materiais Um sistema de classificação e codificação de materiais é fundamental para que existam procedimentos de armazenagem adequados, um controle eficiente dos estoques e uma operacionalização correta do almoxarifado. Classificar um material significa agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo e uso. Em outras palavras, classificar um material significa ordená-lo segundo critérios adotados, agrupando-os de acordo com as suas semelhanças. Classificar os bens dentro de suas peculiaridades e funções tem como finalidade facilitar o processo de posteriormente darlhes um código que os identifique quanto aos seus tipos, usos, finalidades, datas de aquisição, propriedades e sequência de aquisição. Por exemplo, com a codificação do bem passamos a ter, além das informações acima mencionadas, um registro que nos informará todo o seu histórico, tais como preço inicial, localização, vida útil esperada, valor depreciado, valor residual, manutenção realizada e previsão de sua substituição. 1

2 A classificação dos itens é composta de diversas etapas, quais sejam: catalogação, simplificação, especificação, normalização e padronização rumo à codificação de todos os materiais que compõem o estoque da empresa. Vejamos melhor a conceituação de classificação, definindo melhor cada uma dessas etapas: Catalogação: significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a não omitir nenhum deles. Vantagens da Catalogação: a catalogação proporciona uma ideia geral da coleção; facilita a consulta por parte dos usuários; facilita a aquisição de materiais; possibilita a conferência; evita duplicidade de codificação. Simplificação: significa a redução da grande diversidade de itens empregados para uma mesma finalidade. Quando duas ou mais peças podem ser usadas para o mesmo fim, recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas. Especificação: significa a descrição detalhada de um item, como suas medidas, formato, tamanho, peso etc. Quanto mais detalhada a especificação de um item, menos dúvida se terá a respeito de sua composição e características, e mais fácil será a sua compra e inspeção no recebimento. Normalização: essa palavra deriva de normas, que são as prescrições sobre o uso do material; portanto significa a maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas diversas aplicações. Padronização: significa estabelecer idênticos padrões de peso, medidas e formatos para os materiais, de modo que não existam muitas variações entre eles. Por exemplo, a padronização evita que centenas de parafusos diferentes entrem em estoque. Vantagens da Padronização: possibilita a simplificação de materiais; facilita o processo de normalização de materiais; aumenta poder de negociação; reduz custos de aquisição e controle; reduz possibilidade de erros na especificação; facilita a manutenção; possibilita melhor programação de compras; permite reutilização e permutabilidade. Assim, a catalogação, a simplificação, a especificação, a normalização e a padronização constituem os diferentes passos rumo à codificação. A partir da classificação podese codificar os materiais. Especificação Especificação de um determinado produto ou serviço é a sua descrição precisa, utilizando-se critérios objetivos, de fácil compreensão, que possibilite a sua identificação por parte dos clientes tanto internos quanto externos. A elaboração de especificações não deve incluir restrições demasiadas, que, além de dificultar a aquisição do produto, certamente aumentará o valor de compra. A especificação pode utilizar: nome do fabricante e número do catálogo (usado nos casos de peças de reposição); critérios de uso e desempenho; propriedades do produto; normas técnicas como ABNT; materiais utilizados na confecção do produto; marca do produto etc. Sempre que possível, os critérios acima devem ser usados de forma combinada para que a especificação técnica seja mais completa. O setor público resiste à utilização da marca registrada do produto em suas especificações, pois desrespeita o princípio de igualdade entre os licitantes. Em alguns casos, porém, não há outra possibilidade. Como exemplo, podemos citar equipamentos que utilizam apenas insumos especificados pelo fabricante. A justificativa técnica deve ser elaborada de modo a resistir a eventuais discussões jurídicas. A especificação completa de um item serve como meio de comunicação entre a unidade e os fornecedores externos. Uma descrição simplificada para utilização interna, com a geração de um segundo catálogo, é muito útil. Codificação Codificar um material significa representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras, com base na classificação obtida do material. A tecnologia de computadores está revolucionando a identificação de materiais e acelerando o seu manuseio. A chave para a rápida identificação do produto, das quantidades e fornecedor é o código de barras lineares ou código de distribuição. Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners). Os fabricantes codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca, convertendo-a em informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna, principalmente os automatizados. A área de materiais possui um grande número de transações e os registros devem se manter atualizados. Para auxiliar a execução dessas tarefas, há uma linguagem específica para a administração de materiais. A codificação cumpre esse papel. O código deve ser capaz de identificar o produto de modo que a um determinado código corresponda um e apenas um produto, e vice versa. O sistema de codificação não pode depender de critérios pessoais e deve ser expansível, de modo a suportar inclusões de novos itens. Os códigos numéricos não sequenciais e estruturados são os mais utilizados hoje. O número de dígitos, dos grupos e dos subgrupos depende do tamanho do sistema a que se destina. Costuma-se fixar um grupo de números para identificar o grupo de materiais, outro para o subgrupo e um terceiro conjunto numérico para o item, além de um dígito verificador, adicionado pelo sistema de processamento eletrônico de dados. Estrutura de códigos Uma estrutura de códigos como essa contém até 100 grupos (de 00 a 99); em cada grupo, será possível incluir até 100 subgrupos, e o sistema comporta até itens em cada subgrupo. 2 L u c i o L o r d e s

3 O O O O O O O O O Padrão Descritivo de Materiais PDM Grupo Subgrupo Item Dígito do código Como os americanos ganharam a Segunda Guerra mundial? Imagine esta situação: você está em um campo de batalha com seu tanque imobilizado porque o diferencial está quebrado. Você remove o diferencial, encontra o código estampado na peça avariada e transmite a requisição, logo recebe o item correto e o substitui rapidamente. Pronto, você já está operacional para a próxima investida, enquanto o inimigo ainda está tentando descobrir que peça é aquela que quebrou no veículo dele. Como podemos observar, um dos fundamentos de um excelente sistema logístico é a propriedade de saber pedir, pré-requisito para agilizar a comunicação entre fornecedores e consumidores. Mais do que um pré-requisito para a gestão de materiais, o PDM é uma estratégia crítica para a identificação e classificação inequívoca. O Padrão Descritivo de Materiais (PDM) serve para a identificação e classificação inequívoca, isto é, precisa, unificada e uniformizada, dos materiais sobre o seu domínio. Após a revolução industrial e consequentemente com a produção em massa, o que verificamos é um constante empenho das empresas em maximizar os processos e atividades empresariais. E o grande desafio é encontrar algo que não foi devidamente explorado dentro da cadeia logística que possa reduzir custos e ampliar os lucros. Dentro desta perspectiva surgiu o que chamamos de PDM (Padrão Descritivo de Materiais) aonde os nomes dos produtos não são mais elaborados de forma aleatória, sendo necessário seguir regras para seu preenchimento. Com isso foi possível eliminar itens duplicados em estoque e com relação às compras tornou-se claro a identificação do produto, reduzindo as devoluções. Um Padrão para Descrição de Materiais (PDM) é parte da infraestrutura mínima para gestão de sistemas logísticos, e está relacionado aos cadastros de materiais, assegurando a identificação, descrição, classificação e parametrização inequívoca dos materiais. Não permita o caos ou tente reinventar a roda, desenvolvendo uma abordagem incompatível com os atuais padrões do mercado, fundamental para suprimentos de materiais e gestão de estoques. Identificação dos Materiais O processo de identificação dos materiais consiste em determinar a identidade dos itens, ou seja, reconhecer suas características próprias e exclusivas, uniformizando sua descrição e suas unidades de medição, evitando assim duplicidades, redundâncias e falhas de comunicação. Definição das SKU: SKU é a sigla para Stock Keeping Unit, que significa itens distintos mantidos em estoque. Para conseguirmos precisão na requisição dos materiais, é fundamental atribuirmos diferentes identificações quando houver qualquer possível diferenciação, seja do tipo, marca, sabor, perfume, dimensões, peso, estado físico, qualidade, cor, preço, apresentação, ou qualquer outra característica da identidade dos itens. Mercadorias gerais, artigos de vestuário e calçados, por exemplo, devem ser identificados no nível mais detalhado possível (modelo, cor e tamanho). Código, part-number ou referência são alguns sinônimos para SKU utilizados na indústria e no comércio. Por princípio, caso os itens sejam idênticos, receberão o mesmo código independente do local de origem ou fabricação. Enquanto em produção, os materiais preservam sua identidade até que o processo de transformação seja satisfatoriamente concluído e formalmente registrado. Desta forma, identificamos apenas os itens que são, ou possam vir a ser, mantidos em estoque (estocados). Aplicações A identificação é um recurso que serve a vários propósitos: Planejamento: permite análises, processamentos e projeções do fluxo e armazenagem de materiais, a partir do histórico das transações e das demandas. Aquisição: incrementa a produtividade, concentrando as compras, identificando os itens antes considerados como específicos e sistematizando o processo de requisições. Comunicação: viabiliza o intercâmbio eletrônico de dados (EDI). Identificação: no recebimento, inspeção, movimentação, armazenagem, separação (picking), embalagem, faturamento, despacho e entrega, especifica os itens envolvidos, com elevada confiabilidade. Controle: melhora o acompanhamento, por meio do registro das transações, redução de duplicidades; estabelecimento de contratos, acuracidade etc. Automação: viabiliza a implementação dos sistemas de resposta rápida, como o código de barras. Código A Codificação visa simbolizar a identidade da SKU. Modernos sistemas de codificação são não significativos, isto é, evita-se utilizar códigos falantes, que classificam e transmitem informações complementares sobre a SKU. Atualmente, prefere-se recuperar as demais informações relacionadas ao item através do seu código, possibilitandonos que estas informações associadas possam ser alteradas no sistema de gestão conforme a nossa necessidade. Requisitos de um sistema de codificação: unicidade (um código para cada item); simplicidade; formato padronizado (estruturado); conciso (sucinto); F u n d a m e n t o s d e G e s t ã o d e R e c u r s o s M a t e r i a i s 3

4 classificável; operacionalidade (prático e robusto); versatilidade (aplicações variadas); estabilidade; confiabilidade. Descrição: é preciso fazer a caracterização inequívoca através de uma sucinta denominação do item. Alguns sistemas informatizados limitam o comprimento da descrição em uma determinada quantidade de caracteres, mas em alguns existe um campo de narrativa que nos possibilita complementar a descrição. Como benefício direto, com o auxílio dos sistemas informatizados, podemos localizar qualquer item por sua descrição, parte desta e até por semelhança fonética. Quanto ao formato da descrição, recomendamos seguir normas brasileiras ou estrangeiras e, na falta destas, usar termos do mercado fornecedor. No entanto, devemos evitar utilizar o nome do fornecedor ou marcas comerciais, até porque podem induzir os compradores e limitar suas alternativas. Sempre que possível, devemos preferir utilizar termos específicos genéricos e, se necessário, podem ser utilizadas abreviações, desde que previamente convencionadas. Formato sugerido para uma descrição estruturada: Nome Básico Nome Padronizado CARTUCHO Nome Modificador JATO DE TINTA Características complementares Característica Técnica HP970 PRETA Classificação dos Materiais Características Adicionais RECONDICIONADO O processo de classificação é uma necessidade quando temos que administrar um grande universo de materiais. Esta necessidade de unificação torna-se ainda mais evidente quando a empresa passa por processos de crescimento, por meio de aquisições e fusões, bem como em reestruturações ou mesmo em processos de saneamento de estoques. Conceber esta estrutura implica em se criar uma hierarquia organizacional para o universo dos itens, como um plano de contas contábil ou uma árvore de diretório de um sistema operacional de computador. Materiais Não cadastrados Cadastrados Uso transitório Uso permanente Não estocáveis Estocáveis Não controlados contabilmente Controlados contabilmente Matérias Primas Insumos Material em elaboração Produtos acabados Equipamentos Veículos Serviços Estrutura do PDM Grupos: trata-se do primeiro nível de divisão dos itens cadastrados e controlados contabilmente, definidos pelo critério considerado o mais importante para a categorização dos itens. Subgrupos: também designados por famílias em algumas empresas, os subgrupos categorizam os itens dentro de cada grupo conforme o segundo critério de similaridade. Geralmente, bastam estas duas classificações, de forma a preservar a simplicidade. Em alguns PDMs, indicamos para cada subgrupo quais são os outros subgrupos que possuem alguma relação ou vínculo de similaridade, para facilitar tanto o processo de classificação quanto o de localização. 68 Grupos Subgrupos SKU Descrição Produtos Químicos 10 Ácidos Ácido sulfúrico 98% 20 Bases Soda caústica em escamas 30 Sais Sulfato de mágnésio Exemplo de itens classificados Implementação do PDM: um projeto para implementar o PDM em uma empresa pode envolver as seguintes atividades: diagnóstico e concepção; categorização dos grupos e subgrupos; classificação dos itens; saneamento das redundâncias; revisão das descrições e unidades e implementação do processo de homologação. No entanto, não que a sistematização do PDM seja fácil não é mas o verdadeiro desafio é a sua manutenção, pois preservar a organização original e aperfeiçoá-la exige esforço e disciplina. Deve ser criado um procedimento operacional para homologação de materiais e designados responsáveis visando assegurar que o cadastramento de SKUs sejam sempre consistentes com a sistemática estabelecida, o que evitará a necessidade de saneamentos posteriores. Qualquer alteração deverá ser analisada, pois algumas poderão requerer a necessidade do cadastramento de uma nova SKU. Substituições também devem ser administradas, e as exclusões somente poderão ser efetivadas com o saldo zerado e ao término do exercício fiscal da empresa. PDM Oportunidades à vista com cadastros de materiais O remédio definitivo para confusões de troca de produtos no SCM é um sistema de catalogação, o Padrão Descritivo de Materiais (PDM) como também é conhecido aqui no Brasil, ou Master Data Management (MDM), ao redor do mundo. Na nossa metodologia, sua implementação se inicia pela elaboração de um manual que estabelece procedimentos e ferramentas que facilitam a identificação, descrição, classificação e parametrização inequívoca de todos os materiais armazenados e controlados contabilmente em uma empresa ou cadeia de abastecimento, de forma padronizada, isto é, precisa, unificada e uniformizada. Em síntese, PDM é um protocolo de comunicação que traz diversos benefícios e oportunidades: 4 L u c i o L o r d e s

5 Precisão na identificação dos materiais em toda a cadeia de abastecimento. Organizar as informações cadastrais, documentação e contratos. Minimizar erros operacionais, não conformidades e devoluções. Conter custos operacionais. Sanear o capital de giro imobilizado nas empresas. Agilizar os processos de compras, armazenagem e atendimento. Viabilizar sistemas de resposta rápida. Melhorar a acurácia das informações. Melhorar a rastreabilidade na cadeia de abastecimento. Unificar sistemas e catálogos nas empresas de uma cadeia de abastecimento. Auxiliar nas incorporações e consolidações de estoques. Suportar compras e vendas por catálogos eletrônicos. Em síntese os principais elementos deste sistema envolvem um manual, um modelo de taxonomia, as estruturas PDM, os procedimentos e softwares de apoio, os quais comentaremos a seguir. Manual PDM: define as políticas e regras relacionadas à manutenção do cadastro de materiais em uma empresa ou cadeia de abastecimento. Este manual esclarece os termos, nivelando o conhecimento entre os envolvidos, e relaciona todos os aspectos relevantes da catalogação, tais como centralização do cadastramento, abrangência, incorporações, homologação, saneamento dos estoques, gerenciamento de requisitos, processos para controle e auditoria, bem como responsabilidades funcionais. Em termos da identificação, o princípio mais importante que costumamos destacar é que a finalidade do código é identificar, e não catalogar, pois temos constatado que o equívoco mais usual é codificar os materiais por aplicação, no entanto aprendemos que diferentes aplicações não determinam diferentes códigos. Enfim, para identificar corretamente, o código deve possuir os seguintes atributos: Unicidade: apenas um código para cada SKU (Stock Keeping Units, ou unidades distintas mantidas em estoque). Simplicidade: deve ser fácil de compreender e utilizar por todos. Formato: deve ser estruturado, de preferência com uma numeração sequencial automatizada. Conciso: deve ser sucinto e objetivo. Expansividade: deve suportar o crescimento das empresas usuárias. Operacionalidade: deve ser prático e robusto. Versatilidade: deve prever suas diversas aplicações. Estabilidade: deve ser praticamente perene. Confiabilidade: deve assegurar a identificação esperada. Em termos da descrição, é preciso normalizar seu conteúdo, estabelecendo regras de redação, tamanho máximo das descrições, abreviações, separadores, caracteres vetados, bem como um formato padronizado e processo de validação. Estrutura PDM: entende-se por estrutura PDM a relação de características técnicas obrigatórias e complementares necessárias e suficientes para descrever precisamente as SKU de um grupo de materiais. Ao definirmos uma estrutura PDM identificamos os campos requeridos e, quando aplicável, as regras de validação dos dados contidos nestes campos. GRUPO Estrutura PDM Características Técnicas CHAVE ALLEN LÂMPADA ALTA PRESSÃO Formato: Dimensão: Tamanho: Material: Acabamento: Encaixe: Fabricante: Referência: Tipo: Potência: Base: Bulbo: Cor: Tensão: L Jogo 1,5-10 mm Curta Aço Cromo Vanadio Fosfatizado Reto Gedore Mista 250 W E 40 Ovoide Branca 220 V Obrigatória Obrigatória Obrigatória Obrigatória Obrigatória Obrigatória Complementar Complementar Obrigatória Obrigatória Obrigatória Obrigatória Obrigatória Obrigatória As características técnicas obrigatórias servem para especificar ou caracterizar uma SKU. Adicionalmente, utilizamos as características complementares, que não distinguem uma SKU das demais, mas que servem para associar informações administrativas relevantes. Por vezes, para organizar consistentemente a enorme quantidade de informações envolvidas torna-se necessário implementar algum software especializado que gerencia estes procedimentos operacionais, no local onde estas informações são homologadas. Taxonomia: para classificar o universo de materiais com que lida uma ou diversas empresas se faz necessário montar uma árvore PDM. A árvore PDM é o resultado do processo de agrupamento de SKU baseado em critérios de similaridade, tais como a natureza intrínseca (características técnicas) mais relevantes daquele grupo. Relação de Tipos, Grupos, Subgrupos e Famílias de Materiais Taxonomia de Materiais = f (Natureza intrínseca) A Materiais Físicos Mecânica 1 Máquinas e Equipamentos 1.1 Ferramentas 1.2 Equipamentos Industriais 1.3 Equipamentos de Movimentação 1.4 Equipamentos de Armazenagem 1.5 Veículos Rodoviários 2 Materiais 2.1 Metálicos 2.2 Materiais não metálicos 2.3 Abrasivos 2.4 Elementos de Fixação 2.5 Materiais para Embalagem e acondicionamento 3 Energia 3.1 Geração de energia 3.2 Transmissão de energia 3.3 Sistemas de frenagem F u n d a m e n t o s d e G e s t ã o d e R e c u r s o s M a t e r i a i s 5

6 4 Fluxo (cinemática) 4.1 Hidráulica 4.2 Pneumática 5 Refrigeração 6 Peças 6.1 Rolamentos 6.2 Mancais 6.3 Peças Automotivas 6.4 Peças específicas de fabricantes exclusivos Elétrica 1 Eletricidade e Eletro-técnica (alta tensão) 2 Eletrônica Ótica Civil 1 Insumos 2 Estruturas 3 Edificações 4 Sanitários 5 Vedação e calefação Tecnologia da Informação 1 Telecomunicações 1.1 Telefonia 1.2 Redes 2 Hardware 2.1 Computadores 2.2 Acessórios 3 Software 4 Instrumentação (controle de processo) 5 Elementos de sinalização 6 Fotografia B - Insumos Materiais Auxiliares Limpeza e Conservação Gêneros Alimentícios e Bebidas Higiene pessoal Material de Segurança Vestuário Sucata C - Materiais Químicos Inorgânico Orgânico Combustíveis Lubrificantes Óleos Graxas e Ceras Tintas e Vernizes Adesivos Selantes Material para Laboratórios D - Serviços Assessoria Jurídica Assessoria Contábil Assessoria Comércio Exterior Serviços Mercadológicos Serviços Administrativos e auxiliares Consultoria Técnica Tecnologia da Informação Courier Procurement Treinamento Logística (movimentação e armazenagem de materiais) Utilities 1 Limpeza 2 Segurança 3 Alimentação 4 Serviços de Manutenção 5 Infraestrutura Projetos e Obras E - Administrativo - Livros e periódicos - Materias para escritório/expediente - Material de promoção - Mobiliário F - Biológica - Animal - Vegetal - Humana Os modelos de classificação mais populares são: Classificação UNSPSC (Universal Standard Products and Services Classification): classifica os itens dentro de ramificações, seguindo uma hierarquia de importância em uma árvore baseada na natureza dos materiais. Classificação NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): baseada no Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias para facilitar as transações entre Brasil, Argentina, Paraguai e Uruguai, estabelecendo tarifas comuns. No Brasi,l a NCM está conjugada com a tabela de incidência de impostos sobre produtos industrializados (IPI). Procedimentos: formalizam os procedimentos para orientar os processos de inclusão, alteração e exclusão de registros no cadastro central. Também são necessários procedimentos para manutenção das estruturas PDM, bem como para requisitar o cadastramento de novos materiais, a sincronização de dados e o saneamento de itens similares. Classificação A classificação dos produtos leva em consideração determinados critérios de agrupamento dos itens de modo que possam ser codificados posteriormente. Os itens devem ser classificados de maneira simples e objetiva para facilitar a padronização, o armazenamento, a distribuição e o processamento eletrônico dos dados, obrigatório atualmente. 6 L u c i o L o r d e s

7 Classificação ABC O princípio da classificação ABC ou curva é atribuído a Vilfredo Paretto, um renascentista italiano do século XIX, que em 1897 executou um estudo sobre a distribuição de renda. Por meio deste estudo, percebeu-se que a distribuição de riqueza não se dava de maneira uniforme, havendo grande concentração de riqueza (80% ) nas mãos de uma pequena parcela da população (20%). A partir de então, tal princípio de análise tem sido estendido a outras áreas e atividades tais como a industrial e a comercial, sendo mais amplamente aplicado a partir da segunda metade do século XX. O desenvolvimento e a utilização de computadores cada vez mais baratos e potentes tem possibilitado o surgimento de softwares mais amigáveis que conduzem ao rápido e fácil processamento do grande volume de dados, muitas vezes requerido por este tipo de análise, principalmente em ambientes industriais. A curva ABC tem sido bastante utilizada para a administração de estoques, para a definição de políticas de vendas, para o planejamento da distribuição, para a programação da produção e uma série de problemas usuais de empresas, quer sejam estas de características industriais, comerciais ou de prestação de serviços. Trata-se de uma ferramenta gerencial que permite identificar quais itens justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua importância relativa. A Técnica ABC Classicamente uma análise ABC consiste da separação dos itens de estoque em três grupos de acordo com o valor de demanda anual, em se tratando de produtos acabados, ou valor de consumo anual quando se tratarem de produtos em processo ou matérias-primas e insumos. O valor de consumo anual ou valor de demanda anual é determinado multiplicando-se o preço ou custo unitário de cada item pelo seu consumo ou sua demanda anual. Assim sendo, como resultado de uma típica classificação ABC, surgirão grupos divididos em três classes, como segue: Classe A Itens que possuem alto valor de demanda ou consumo anual. Classe B Itens que possuem um valor de demanda ou consumo anual intermediário. Classe C Itens que possuem um valor de demanda ou consumo anual baixo. Percentual do Valor de Consumo Anual A B % Número de Itens C Uma classificação ABC de itens de estoque tida como típica apresenta uma configuração na qual 20% dos itens são considerados A e que estes respondem por 65% do valor de demanda ou consumo anual. Os itens B representam 30% do total de número de itens e 25% do valor de demanda ou consumo anual. Tem-se ainda que os restantes 50% dos itens e 10% do valor de consumo anual serão considerados de classe C. Embora se reconheça que tais percentuais de classificação possam variar de empresa para empresa, é importante observar que o princípio ABC no qual uma pequena percentagem de itens é responsável por uma grande percentagem do valor de demanda ou consumo anual, normalmente ocorre. Apesar da configuração acima ser válida como padrão típico, em se tratando de curva ABC a classificação não deve ter como regra rígida ser composta por três classes. Assim, uma análise ABC deve obrigatoriamente refletir a dificuldade de controle de um item e o impacto deste item sobre os custos e a rentabilidade, o que de certa maneira pode variar de empresa para empresa. Deve-se ter em mente ainda que, apesar da análise ABC ser usualmente ilustrada por meio do valor de consumo anual, este é apenas um dos muitos critérios que pode afetar a classificação de um item. A seguir, alguns fatores que afetam a importância de um item e que podem ser utilizados como critérios qualificadores numa análise ABC: custo unitário; cuidados de armazenagem para um item; custos de falta de material; mudanças de engenharia (projeto). Classificando os Estoques e Determinando Prioridades Em várias empresas, uma análise ABC é preparada frequentemente para determinar o método mais econômico para controlar itens de estoque, pois, por meio dela torna-se possível reconhecer que nem todos os itens estocados merecem a mesma atenção por parte da administração ou precisam manter a mesma disponibilidade para satisfazer os clientes. Assim, conduzir uma análise ABC é com frequência um passo muito útil no projeto de um programa de ação para melhorar o desempenho dos estoques, reduzindo tanto o capital investido em estoques como os custos operacionais. Dentro do critério ABC, pode-se estabelecer níveis de serviços diferenciados para as diversas classes, por exemplo: 99% para itens A, 95% para itens B e 85% para itens C, de forma a reduzir o capital empregado em estoques, ou podemse usar métodos diferentes para controlar o estoque e, assim, minimizar o esforço total de gestão. Do exposto acima, decorre que os materiais considerados como classe A merecem um tratamento administrativo preferencial no que diz respeito à aplicação de políticas de controle de estoques, já que o custo adicional para um estudo mais minucioso destes itens é compensado. Em contrapartida, os itens tidos como classe C não justificam a introdução de controles muito precisos, devendo receber tratamento administrativo mais simples. Já os itens que foram classificados como B poderão ser submetidos a um sistema de controle administrativo intermediário entre aqueles classificados como A e C. Tais considerações valem tanto para ambientes nos quais busca-se gerenciar a formação de estoques por demanda dependente modelos como MRP e Kanban, como para F u n d a m e n t o s d e G e s t ã o d e R e c u r s o s M a t e r i a i s 7

8 ambientes nos quais gerencie-se a formação de estoques por demanda independente modelos como ponto de pedido, reposição periódica ou estoque mínimo. É inegável a utilidade da aplicação do princípio ABC aos mais variados tipos de análise onde busca-se priorizar o estabelecimento do que é mais ou menos importante num extenso universo de situações e, por consequência, estabelecer-se o que merece mais ou menos atenção por parte da administração, particularmente no que diz respeito às atividades de gestão de estoques. Porém, a simples aplicação do princípio ABC sem considerar aspectos diferenciados inerentes aos materiais quanto à sua utilização, aplicação e aquisição, poderá trazer distorções quanto à classificação de importância e estratégias de utilização dos mesmos. ARMAZENAGEM DE MATERIAIS A correta utilização do espaço disponível demanda estudo exaustivo das cargas a armazenar, dos níveis de armazenamento, das estruturas para armazenagem e dos meios mecânicos a utilizar. Indica-se a real ocupação do espaço por meio do indicador taxa de ocupação volumétrica que leva em consideração o espaço disponível versus o espaço ocupado. Para entendermos plenamente a utilização do espaço vertical, há que se analisar a utilidade de pallet para a movimentação, manuseio e armazenagem de materiais. A paletização vem sendo utilizada em empresas que demandam manipulação rápida e armazenagem racional, envolvendo grandes quantidades, e tem como objetivo realizar, de uma só vez, a movimentação de um número maior de unidades. Ao pallet é atribuído o aumento da capacidade de estocagem, economia de mão de obra, tempo e redução de custos. O emprego de empilhadeiras e pallets já proporcionaram a muitas empresas economia de até 80% do capital despendido com o sistema de transporte interno. Inicialmente os pallets eram empregados na manipulação interna de armazéns e depósitos e hoje acompanham a carga, da linha de produção à estocagem, embarque e distribuição. Em razão da padronização das medidas do pallet pelos países como Estados Unidos e Inglaterra, eles passaram a ser utilizados através dos continentes em caminhões, vagões ferroviários e embarcações marítimas. A guarda dos materiais no almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plena do edifício e a ordenação da arrumação. FASES DESCRIÇÃO 1 a Verificação das condições de recebimento do material. 2 a Identificação do material. 3 a Guarda na localização adotada. 4 a Informação da localização física de guarda ao controle. Verificação periódica das condições de proteção e 5 a armazenamento. 6 a Separação para distribuição. Armazenagem em área externa: devido à sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o espaço interno para materiais que necessitam de proteção em área coberta. Podem ser colocados nos pátios externos os materiais a granel, tambores e containers, peças fundidas e chapas metálicas. Coberturas alternativas: não sendo possível a expansão do almoxarifado, a solução é a utilização de galpões plásticos, que dispensam fundações, permitindo a armazenagem a um menor custo. Independentemente do critério ou método de armazenamento adotado, é oportuno observar as indicações contidas nas embalagens em geral. Critérios de Armazenagem Dependendo das características do material, a armazenagem pode dar-se em função dos seguintes parâmetros: fragilidade; combustibilidade; volatilização; oxidação; explosividade; intoxicação; radiação; corrosão; inflamabilidade; volume; peso; forma. Os materiais sujeitos à armazenagem não obedecem a regras taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser dispostos no almoxarifado. Por essa razão, deve-se analisar, em conjunto, os parâmetros citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo físico mais conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais: Armazenagem por tamanho: esse critério permite bom aproveitamento do espaço. Armazenamento por frequência: esse critério implica armazenar próximo da saída do almoxarifado os materiais que tenham maior frequência de movimento. Armazenagem especial, onde destacam-se: os ambientes climatizados; os produtos inflamáveis, que são armazenados sob rígidas normas de segurança; os produtos perecíveis ( método FIFO). Armazenagem em área externa: devido à sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o espaço interno para materiais que necessitam de proteção em área coberta. Podem ser colocados nos pátios externos os materiais a granel, tambores e containers, peças fundidas e chapas metálicas. 8 L u c i o L o r d e s

9 TÉCNICAS DE ESTOCAGEM O armazenamento de materiais depende da dimensão e características dos mesmos. A escolha do sistema de estocagem de materiais depende dos seguintes fatores: a) espaço disponível para estocagem dos materiais; b) tipos de materiais a serem estocados; c) número de itens estocados; d) velocidade de atendimento necessária; e) tipo de embalagem. O sistema de estocagem escolhido deve seguir algumas técnicas imprescindíveis na administração de materiais. As principais técnicas de estocagem de materiais são: a) carga unitária; b) caixas ou gavetas; c) prateleiras; d) raques; e) empilhamento; f) container flexível (Bags). Carga Unitária Constituída de embalagens de transporte que acondicionam certa quantidade de material para possibilitar o seu manuseio, transporte e armazenagem como se fosse uma unidade. A carga unitária é um conjunto de cargas contidas em um recipiente formando um todo único quanto à manipulação, armazenamento ou transporte. A formação de carga unitária faz-se por meio de um dispositivo chamado pallet. Pallet é um estrado de madeira padronizado, de diversas dimensões. Suas medidas convencionais são 1.100mm x 1.100mm como padrão internacional. Os pallets podem se classificados da seguinte forma: Quanto ao número de entradas: em pallets de 2 e 4 entradas. Quanto ao número de faces: em pallets de 1 e 2 faces. Paletização Permite que as cargas sejam manipuladas, transportadas e estocadas como uma unidade só. Vantagem: economia de tempo e de esforço, mão de obra e área de armazenagem menor. Caixas ou Gavetas É a técnica de estocagem ideal para materiais de pequenas dimensões, como parafusos, arruelas, alguns materiais de escritório, como lápis, canetas etc. Alguns materiais em processamento, semiacabados ou acabados podem ser estocados em caixas nas próprias seções produtivas. As caixas ou gavetas podem ser metálicas, de madeira, de plástico. Podem ter medidas padronizadas, e podem ser construídas pela própria empresa. Prateleiras É uma técnica de estocagem destinada a materiais de tamanhos diversos e para o apoio de gavetas ou caixas padronizadas. Podem ser de madeira ou perfis metálicos; Os materiais estocados nos nichos devem ficar identificados e visíveis; A altura depende do tamanho e peso dos materiais estocados; É uma técnica adotada para peças pequenas e leves e quando o estoque não é muito grande. Raques Os raques são construídos para acomodar peças longas e estreitas como tubos, barras, tiras,vergalhões, feixes etc. Podem ser montados em rodízios para facilitar o deslocamento. Sua estrutura pode ser de madeira ou aço. Empilhamento É uma técnica de estocagem que reduz a necessidade de divisões nas prateleiras, já que, na prática, forma uma grande e única prateleira. O empilhamento favorece a utilização dos pallets e das empilhadeiras. A configuração do empilhamento é que define o número de entradas necessárias aos pallets. Container Flexível O container flexível é uma espécie de saco feito com tecido resistente e borracha vulcanizada, com um revestimento interno que varia conforme seu uso. É utilizado para estocagem e movimentação de sólidos a granel e de líquidos, com capacidade que pode variar entre 500 a 1000 quilos. Sua movimentação pode ser feita por meio de empilhadeiras ou guinchos. Movimentação de Materiais Dependendo do tipo de empresa, do tipo de produto ou serviço, do sistema de produção utilizado e de outras características, a movimentação de materiais pode atingir um custo de 15 a 70% do custo total da produção. O estudo da movimentação de materiais deve levar em consideração todas as características do processo produtivo, já que faz parte inerente dele. Dá-se o nome de movimentação de materiais a todo o fluxo de materiais dentro da empresa. A movimentação de materiais é uma atividade indispensável a qualquer sistema de produção e visa não somente o abastecimento das seções produtivas, mas também a garantia da sequência do processo de produção entre as seções envolvidas. A movimentação pode ser horizontal ou vertical. É horizontal quando a movimentação se dá em um espaço plano e em um mesmo nível. É vertical quando a empresa utiliza edifícios de vários andares ou níveis de altura. F u n d a m e n t o s d e G e s t ã o d e R e c u r s o s M a t e r i a i s 9

10 A movimentação de materiais quando bem administrada pode trazer grandes economias para a empresa e um excelente resultado para a produção. Principais Finalidades da Movimentação de Materiais 1. Aumento da capacidade produtiva da empresa, que pode ser conseguido: por meio da redução do tempo de fabricação; por meio do incremento da produção, pela intensificação do abastecimento de materiais às seções produtivas; utilização racional da capacidade de armazenagem, utilizando plenamente o espaço disponível e aumentando a área útil da fábrica. 2. Melhorar as condições de trabalho, proporcionando: maior segurança e redução de acidentes durante as operações com materiais; redução da fadiga nas operações com materiais e maior conforto para o pessoal; aumento da produtividade da mão de obra. 3. Reduzir os custos de produção, por meio da: redução da mão de obra braçal pela utilização de equipamentos de manuseio e transporte; redução dos custos de materiais, através de acondicionamento e transporte adequados que permitam reduzir as perdas ou estragos de materiais; redução de custos em despesas gerais, através de menores despesas de transporte e menores níveis de estoques de materiais. Melhorar a distribuição: a distribuição, que se inicia na preparação do produto e termina no usuário, é melhorada com a racionalização dos sistemas de manuseio, através da: melhora na circulação: criação de corredores bem definidos; endereçamento fácil; equipamentos eficientes; métodos eficientes de carga e descarga; localização estratégica de almoxarifados: criação de pontos de armazenagem próximos aos consumidores, para distribuição aos pontos de venda, só é possível graças aos equipamentos de movimentação e armazenagem; melhoria dos serviços aos usuários: a proximidade das mercadorias dos centros consumidores implica em rapidez na entrega, menores riscos de deterioração ou quebra, menor custo; maior disponibilidade do produto em cada região. EQUIPAMENTOS UTILIZADOS PARA MOVIMEN- TAÇÃO DE MATERIAIS O manuseio pode ser efetuado das seguintes formas: manualmente; por meio de carrinhos impulsionados manualmente; por meio de empilhadeiras (não possui limitação de direção horizontal ou vertical, podendo ser elétrica, com motor a gás, diesel ou gasolina); por meio de paleteiras (tipo de empilhadeira limitada ao manuseio horizontal); por meio de pontes rolantes: trata-se de equipamento constituído de estrutura metálica, sustentada por duas vigas, ao longo das quais a ponte rolante se movimenta; entre as duas vigas corre um carrinho com um gancho; por meio de guindastes: trata-se de equipamento utilizado em área externa, equipados com lança e com capacidade de carga acima de 5t. Quase sempre esses equipamentos servem para o transporte e elevação de cargas. São muito utilizados em áreas de armazenamento de ferro para construção, nas linhas de produção de construção pesada, na recepção e expedição de cargas de grandes proporções e peso, nas indústrias metalúrgicas e siderúrgicas; por meio de transportadores contínuos: são utilizados para o caso de movimentação constante e ininterrupta de materiais entre dois pontos predeterminados. É o caso da mineração, dos terminais de carga e descarga, armazéns de granéis, terminais de recepção e expedição de mercadorias. Sua maior aplicação na indústria é a linha de montagem na produção em série. Nos sistemas de produção contínua como nas fábricas de refrigerantes, cervejas, óleos alimentícios etc. os transportadores contínuos são controlados e integrados por equipamentos eletrônicos, com paradas em pontos determinados. Ex.: correias transportadoras, esteiras transportadoras, roletes transportadores, transportadores de fita metálica, transportadores de rosca, transportadores magnéticos, transportadores vibratórios, transportadores pneumáticos. Princípios básicos para a movimentação de materiais Para que um sistema de transporte interno seja eficiente é preciso que sejam adotados certos princípios básicos para a movimentação de materiais, quais sejam: obedecer o fluxo do processo produtivo e utilizar meios de movimentação que facilitem esse fluxo; eliminar distâncias e eliminar ou reduzir todos os transportes entre as operações; usar a força da gravidade sempre que possível; minimizar a manipulação, preferindo meios mecâni cos aos manuais; considerar sempre a segurança do pessoal envolvido; utilizar cargas unitárias sempre que possível; procurar a utilização máxima do equipamento, evitando o transporte vazio, isto é utilizar o sempre o transporte nos dois sentidos de ida e volta; prever sempre um sistema alternativo de transporte, para uso em caso de falha do principal. A necessidade de revisão parcial ou total do sistema de movimentação de materiais ocorre quando: homens e mulheres estão manipulando cargas, respectivamente, acima de 30 kg e de 10 kg; 10 L u c i o L o r d e s

11 materiais estão sendo desviados do caminho mais direto e natural de sua transformação no processo fabril, para fins de inspeção, conferência etc.; pessoal da produção está abandonando seus postos para efetuar operações de transporte; cruzamentos frequentes de trajetórias de materiais em movimento; os trabalhadores da produção têm de parar até serem supridos de matéria-prima; os materiais vão e voltam na mesma direção por mais de uma vez no seu processo de transformação; cargas acima de 50kg são levantadas por mais de 1 metro sem ajuda mecânica. Custos da Movimentação de Materiais Os custos de movimentação de materiais constituem geralmente uma parcela significativa do custo total de fabricação. Isso significa que o custo de movimentação de materiais influencia o custo final do produto/serviço sem contribuir em nada para a sua melhoria. Daí a necessidade de se tentar constantemente baratear o custo do produto/ serviço por meio de uma seleção rigorosa dos meios de movimentação adequados ao sistema de produção utilizado pela empresa. Os custos de movimentação de materiais são os seguintes: equipamentos utilizados: capital empatado em equipamentos; combustível utilizado: ou seja, despesas efetuadas com combustível ou energia para alimentar os equipamentos de movimentação; pessoal para a operação dos equipamentos: motoristas de tratores ou empilhadeiras, operadores de guindastes ou de elevadores, pessoal auxiliar etc.; manutenção de equipamentos: ou seja despesas com manutenção e com oficinas de consertos, peças e componentes de reposição, bem como com o pessoal da oficina; perdas de material decorrentes de manuseio, de acidentes na movimentação, quebras, estragos em embalagens. Definição do tipo de movimentação Uma série de itens deve ser analisada antes da definição do tipo de equipamento que será utilizado para a movimentação de materiais: 1. tipo do produto (dimensões, características mecânicas, quantidade a ser transportada; 2. edificação (layout, espaço entre as colunas, resistência do piso, dimensão das passagens, dos corredores e das portas); 3. sequência das operações; 4. método de armazenagem; 5. custo da movimentação; 6. área necessária para o funcionamento do equipamento; 7. fonte de energia necessária; 8. deslocamento e direção do movimento; 9. mão de obra; 10. flexibilidade do equipamento a ser adotado; 11. grau de supervisão requerido para a operação (transportadores x empilhadeiras); 12. possibilidade da variação da velocidade do equipamento (adaptação ao volume de expedição e recebimento, ao alto índice eventual de perdas, à ausência ocasional de pessoal e à inexperiência do operário); 13. tipo de trajetória (fixa: transportador; limitada: ponte rolante; livre: empilhadeiras). Recebimento As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes, e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil. O recebimento compreende quatro fases: entrada de materiais; conferência quantitativa; conferência qualitativa; regularização. Localização de Materiais O objetivo de um sistema de localização de materiais é estabelecer os meios necessários à perfeita identificação da localização dos materiais. Normalmente, é utilizada uma simbologia (codificação) alfanumérica que deve indicar precisamente o posicionamento de cada material estocado, facilitando as operações de movimentação e estocagem. O almoxarife é o responsável pelo sistema de localização de materiais e deverá possuir um esquema do depósito com o arranjo físico dos espaços disponíveis por área de estocagem. Sistemas de endereçamento ou localização dos estoques Existem dois métodos básicos: o sistema de endereços fixos e o sistema de endereços variáveis. Sistema de endereçamento fixo Nesse sistema existe uma localização específica para cada produto. Caso não haja muitos produtos armazenados, nenhum tipo de codificação formal será necessária. Caso a linha de produtos seja grande, deverá ser utilizado um código alfanumérico, que visa à minimização do tempo de localização dos materiais. F u n d a m e n t o s d e G e s t ã o d e R e c u r s o s M a t e r i a i s 11

12 Sistema de endereçamento variável Nesse sistema não existem locais fixos de armazenagem, a não ser para itens de estocagem especial. Os materiais vão ocupar os locais disponíveis dentro do depósito. O inconveniente desse sistema é o perfeito controle que se deve ter da situação, para que não se corra o risco de possuir material perdido em estoque, que somente será descoberto ao acaso ou durante o inventário. Esse controle deverá ser feito por duas fichas: uma para controle do saldo por item e a outra para controle do saldo por local de estoque. Apesar de o sistema de endereços variáveis possibilitar melhor utilização do espaço, este pode resultar em maiores percursos para montar um pedido, pois um único item pode estar localizado em diversos pontos. Esse método é mais popular em sistemas de manuseio e armazenagem automatizados, que exigem um mínimo de mão de obra. Embalagens de Proteção Existe uma crescente tendência de analisar a embalagem em termos de valores que ela oferece na logística. Em vez de isolada nos materiais e forma, a embalagem é parte de um sistema logístico total, com a responsabilidade de minimizar o custo de entrega bem como maximizar as vendas. A meta é minimizar o custo dos materiais de embalagens, bem como reduzir o custo de danos, desperdício e custo de execução das operações logísticas. A embalagem agrega valor oferecendo proteção, utilidade e comunicação. A embalagem é responsável por manter a condição de um produto por todo o sistema logístico. A proteção é uma função de embalagem valiosa porque o dano em trânsito pode destruir todo o valor que foi agregado ao produto. Os assuntos de proteção incluem a medição dos riscos de distribuição e condições ambientais, análise de danos e responsabilidade da transportadora, caracterização dos produtos e suas fragilidades e desempenho da embalagem e teste de laboratório. O tipo de proteção que uma embalagem pode oferecer depende do valor do produto, bem como suas características físicas e os riscos esperados no sistema logístico. Uma meta importante da embalagem é fornecer a proteção necessária usando materiais de custo efetivo. Consequentemente, a relação pode ser conceituada como: Características do Produto + Riscos Logísticos = Proteção da Embalagem Existem cinco passos bem definidos para o projeto de acondicionamento para produtos frágeis, os quais foram racionalizados para um processo geral para planejamento da proteção da embalagem: definir o ambiente (riscos logísticos); definir a fragilidade (características do produto); realizar qualquer mudança necessária na produção; escolher a melhor embalagem para oferecer a proteção necessária e fabricar um protótipo da embalagem; e testar o protótipo. As características relevantes do produto são aquelas que podem ser danificadas durante a distribuição. Exemplos incluem a tendência de alimentos e outros produtos deteriorarem com o tempo devido a temperatura, oxigênio, umidade ou contaminação de insetos, a tendência de alguns produtos, atritarem durante vibração do veículo em trânsito. A vulnerabilidade de alguns componentes eletrônicos à descarga eletrostática e a fragilidade dos produtos e embalagens que podem quebrar quando caem durante operações de movimentação de material. Antes de projetar a embalagem, devemos determinar o esforço que o produto pode suportar. Para produtos frágeis, particularmente produtos eletrônicos e mecânicos, uma máquina de choque é usada para estabelecer o limite de dano. Isto determina a fragilidade do produto em termos da aceleração/desaceleração crítica, a qual é expressa como fator g. A avaliação da fragilidade determina quanto, se necessário, o amortecimento é necessário.em alguns casos, como resultado do teste de fragilidade, a decisão é tomada para fortalecer o produto em vez de acrescentar material de amortecimento. Alguns fabricantes mais cuidadosos incluem considerações de embalagem no início do processo de projeto do produto a fim de minimizar problemas de danos mais tarde. A solução de melhor custo efetivo frequentemente é projetar produtos para melhor sobreviver aos riscos de embarque. Alterações no projeto do produto variam da redução do esmagamento de frutas por meio da modificação genética, a melhoria da resistência ao impacto dos fixadores de placas de circuito de um produto eletrônico. Um produto resistente ao impacto exige pouco amortecimento, o que minimiza o custo, volume e desperdício e é mais confiável em uso do que um produto frágil. Os riscos de um sistema logístico dependem dos tipos de transporte, estocagem e movimentação usados. Por exemplo, o transporte com carga completa geralmente provoca, menos danos do que o transporte com carga incompleta, onde as embalagens são manuseadas repetidamente durante as operações de transporte de carga e tem muito mais chances de caírem ou serem colocadas entre ou ao lado de cargas potencialmente danosas. O embarque ferroviário pode provocar danos devido a troca e acoplagem de vagões. As características do armazém determinam a altura de empilhamento e o potencial para infestação de insetos e poeira. A temperatura e a umidade relativa dependem das características do clima por todo sistema logístico. As empresas que usam vários tipos diferentes de canais de distribuição podem precisar de embalagens para várias condições, no Brasil, especialmente, pelas grandes distâncias a percorrer e condições das estradas. Os riscos do transporte internacional variam de plataformas planas e carrinhos. O transporte marítimo sujeita os produtos a altos níveis de umidade. A conteinerização 12 L u c i o L o r d e s

13 intermodal para embarque internacional tem reduzido o impacto e danos de umidade. Contudo, mesmo quando os produtos são expedidos conteinerizados, provavelmente serão movimentados numa operação doméstica e exigem desempenho apropriado da embalagem. Quanto maior a probabilidade do produto ser danificado e maiores os riscos das operações do sistema logísticos, ou mais alto o custo do dano, maior a necessidade de proteção da embalagem. Contudo, é importante observar que a quantidade de proteção não está diretamente relacionada ao custo da embalagem. Geralmente, é possível melhorar a proteção e reduzir o custo da embalagem ao mesmo tempo, através do teste de desempenho de materiais e métodos mais apropriados. Em muitos casos, custa muito menos reduzir os riscos do que melhorar a embalagem. Por exemplo, a paletização pode reduzir os riscos logísticos já que elimina a movimentação manual e estabiliza os produtos durante o transporte. Métodos alternativos de transporte (por exemplo, equipamento especial, refrigeração e/ou transportadoras dedicadas) podem reduzir os riscos de transporte. Estruturas de estocagem em armazéns podem reduzir as tensões de empilhamento e boas práticas sanitárias durante a distribuição podem reduzir a necessidade de embalagem para evitar contaminação de insetos, por exemplo. Inventário Físico O inventário físico é a contagem de todos os estoques da empresa, para verificação se as quantidades correspondem aos controles do estoque. Esta contagem também deve ser efetuada em componentes, aguardando definição da qualidade para serem rejeitados. Os benefícios dos inventários é a verificação de eventuais desvios no controle estoques de peças rejeitadas, cujos controles não são lançados por alguma falha. Essas faltas não registradas e controladas podem causar problemas de atrasos nas entregas de pedidos aos clientes, pois o planejamento de compras não irá suprir a falta destes materiais por falha nas informações. O maior benefício é ter os estoques com as quantidades corretas. Hoje, em empresas que trabalham com volumes de estoques pequenos, pratica-se o inventário contínuo, no qual são feitas contagens semanais de um pequeno percentual do universo de peças para verificação de diferenças de peças entre o físico e o controle. Essa prática é denominada de verificação de acuracidade do estoque, no qual até um determinado percentual de desvio é aceito, e acima deste valor, ações são imediatamente tomadas para corrigir os desvios. A prática das empresas é a de fazer o inventário físico por ocasião do balanço da empresa. Temos casos de empresas que fazem o balanço anualmente ou semestralmente. Não existem etapas para a execução do inventário físico. Na prática, o que é feito é o trabalho em mutirão de muitos funcionários da empresa, empenhados na contagem dos estoques. A empresa para suas atividades para evitar a contagem em duplicidade da mesma peça. Para empresas nas quais os produtos são de muito valor, a periodicidade é menor e cada empresa tem seus próprios critérios para definir a periodicidade. Por meio do inventário: confirmamos a localização e atribuição da carga de cada material permanente permitindo a atualização dos registros dos bens permanentes bem como o levantamento da situação dos equipamentos e materiais em uso, apurando a ocorrência de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade; verificamos as necessidades de manutenção e reparo e constatação de possíveis ociosidades de bens móveis possibilitando maior racionalização e minimização de custos. O inventário pode ser: Anual com a finalidade de comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada Unidade Gestora, existente em 31 de dezembro. Inicial quando da criação de uma unidade, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade. Transferência de Responsabilidades realizado quando da mudança do dirigente da Unidade Gestora. Por extinção ou transformação quando da extinção ou transformação da unidade gestora. Eventual realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade ou por iniciativa do órgão de fiscalização. Acurácia dos Estoques Mede a porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade quanto em valor. Acurácia = (número de itens corretos/ número total de itens) ou Acurácia= (valor de itens corretos/valor total de itens). Avaliação Financeira dos Estoques A gestão de estoque tem como preocupação a busca constante da redução dos valores monetários de seus estoques, atuando para mantê-los o mais baixo possível e dentro dos níveis de segurança financeiro e dos volumes para atender à demanda. Essa atividade é uma das mais importantes de uma empresa de manufatura, algumas chegam à falência por imobilizar elevadas somas de capital em estoques. Alguns fatores que justificam a avaliação de estoque são: assegurar que o capital imobilizado seja o mínimo possível; assegurar que estejam de acordo com a política da empresa; garantir que a valorização do estoque reflita seu conteúdo; o valor desse capital seja uma ferramenta de tomada de decisão; evitar desperdícios como roubos, extravio etc. Torna-se indispensável uma perfeita avaliação financeira do estoque para proporcionar informações exatas e atualizadas das matérias primas e produtos em estoque sob responsabilidade da empresa. O valor real de estoque que dispomos é feito por dois processos; um por meio das fichas de controle de cada item de estoque, e o segundo por meio de inventário físico. No primeiro processo podemos avaliar os estoques pelos métodos de custo médio, Fifo (peps) e Lifo (ueps). F u n d a m e n t o s d e G e s t ã o d e R e c u r s o s M a t e r i a i s 13

14 Fifo O procedimento de baixa dos itens de estoque é feito para ordem de entrada de material na empresa, o primeiro que entrou será o primeiro que sairá, e assim utilizamos seus valores na contabilização do estoque. Lifo Considera que o primeiro a sair deverá ser o último que entrou em estoque; sempre teremos uma valorização do saldo baseada nos últimos preços. Custo médio A avaliação por este método é muito frequente, pois seu procedimento é simples e ao mesmo tempo age como um moderador de preços, eliminando as flutuações que possam ocorrer. Tem por metodologia a fixação de preço médio entre todas as entradas e saídas. O procedimento de baixa dos itens é feito, normalmente, pela quantidade da própria ordem de fabricação e os valores finais de saldo são dados pelo preço médio dos produtos. Custos na Função Armazenagem De acordo com Christopher (1997), o gerenciamento logístico é um conceito voltado para o fluxo, com o objetivo de administrar os recursos ao longo de toda operação que contempla desde os fornecedores até o cliente final. É importante observar que é fundamental dimensionar e avaliar os custos e o desempenho do sistema logístico. A gestão da atividade logística como um sistema completo, considerando os efeitos das decisões tomadas de uma área de custos sobre outras, apresenta reflexos no resultado das empresas. Assim, os efeitos do trade-off podem ser avaliados sob duas perspectivas: custos totais e receita de vendas. Este trabalho estudará a perspectiva relacionada aos custos totais. Christopher (1997) apresenta os custos totais de uma rede de distribuição como o conjunto dos custos relacionados ao processamento dos pedidos, às entregas, aos depósitos, à estocagem, ao transporte e à distribuição. Em função da complexidade de mensuração do custo logístico total, trabalhar-se-á somente o custo de estocagem. Para Arnold (1999) os custos de estocagem incluem todos os gastos que a empresa tem em função do volume de estoque mantido. Dessa forma, à medida que o estoque aumenta, ampliam-se os custos de estocagem, que tem a seguinte composição: custos de capital, custo de armazenamento e custos de risco. Os custos de capital representam os recursos investidos em estoque que não estão disponíveis para outras aplicações. O custo mínimo, a ser considerado, seriam os juros perdidos por não se investir o capital às taxas vigentes, que poderiam ser bem mais atrativas, dependendo das oportunidades de investimentos disponíveis para a empresa. Os custos de armazenamento dizem respeito aos gastos relacionados com a ocupação de espaço físico, funcionários do depósito e equipamentos utilizados na movimentação dos estoques no depósito. Os custos de risco são formados pelos seguintes elementos: obsolescência, danos, pequenos furtos e deterioração. A obsolescência representa a perda do valor do produto resultado de uma mudança no modelo no estilo, ou do desenvolvimento tecnológico. Os danos dizem respeito ao estoque danificado quando do manuseio ou do transporte. Os pequenos furtos retratam as mercadorias perdidas ou furtadas. A deterioração é fruto do mau acondicionamento ou da perda de validade dos itens de estoque. De acordo com Slack (1999) os custos de estoque apresentam a seguinte composição: custos de capital de giro, custos de armazenagem e custos de obsolescência. Os custos de capital de giro contemplam os juros que são pagos às instituições financeiras em função de empréstimos ou os custos de oportunidade decorrentes do não investimento em outros ativos, quando da colocação de um pedido de reabastecimento que irá demandar um pagamento imediato ou futuro. Os custos de armazenagem estão associados à armazenagem física dos bens. Tais custos incluem, por exemplo, locação de espaço físico, climatização, iluminação, segurança patrimonial e corpo de funcionários responsável pela gestão e operação do depósito. Os custos de obsolescência envolvem os riscos de se ter em estoque itens desatualizados tecnologicamente, fora de moda, deteriorados em função da idade ou com data de validade vencida. O cálculo dos custos de manutenção dos estoques poderá ser por meio da seguinte operação aritmética: custo de manutenção por unidade em estoque por um período de tempo, multiplicado pelo respectivo estoque médio (quantidade de pedidos dividida por dois). Dias (1993) considera como custos de estoque as seguintes modalidades: custos de capital, custos com pessoal, custos com edificação e custos de manutenção. Os custos de capital são compostos pelos juros e depreciação. Os custos com pessoal contemplam os salários e encargos sociais. Os custos com edificação são distribuídos em aluguel, impostos, luz e conservação. Os custos de manutenção representam a deterioração, a obsolescência e o equipamento. De acordo com a metodologia proposta, o custo de armazenagem é calculado com base no estoque médio e é indicado em % (percentual) do valor em estoque, que representa o fator de armazenagem. Algumas organizações preferem calcular o custo de armazenagem em termos monetários. Para calcular o custo de armazenagem, pode-se utilizar a seguinte expressão: Custo de armazenagem = (Q/2) x T x P x I Onde: Q = quantidade de material em estoque no tempo considerado; P = preço unitário do material; I = taxa de armazenamento, expressa geralmente em termos de porcentagem do custo unitário. Não há impedimento para que seja expresso em valor unitário; T = tempo considerado de armazenagem. A taxa de armazenagem, conforme demonstrado no Quadro (Composição da taxa de armazenamento), é representada 14 L u c i o L o r d e s

15 pelo conjunto das seguintes taxas: taxa de retorno de capital, taxa de armazenamento físico, taxa de seguro, taxa de transporte, manuseio e distribuição, taxa de obsolescência e outras taxas. Taxas Retorno de capital Armazenamento físico Taxa de seguro Taxa de transporte, manuseio e distribuição Taxa de obsolescência Outras taxas (água, luz etc.) Fórmulas Ia = 100 x (lucro/valor dos estoques) Ib = 100 x ((S x A) / (C x P)) Onde: S = área ocupada pelo estoque A = custo anual do m² de armazenamento C = consumo anual P = preço unitário Ic = 100 x (custo anual do seguro / (valor do estoque + edifícios)) Id = 100 x (depreciação anual do equipamento / valor do estoque) Ie = 100 x (perdas anuais por obsolescência / valor do estoque) If = 100 x (despesas anuais / valor do estoque) A demonstração das metodologias de cálculo apresentadas Arnold (1999), Slack (1999) e Dias (1993) trazem no seu bojo a necessidade de informações precisas, exatas e disponíveis para o processo decisório. Nesse sentido, a contabilidade apresenta-se como um instrumento fundamental para a gestão efetiva dos estoques, uma vez que a sua interatividade com as demais áreas da organização é condição sine qua non para a mensuração do custo de armazenagem. FUNÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL Ativo Imobilizado É formado pelo conjunto de bens e direitos necessários à manutenção das atividades da empresa, caracterizados por apresentar-se na forma tangível (edifícios, máquinas etc.). O imobilizado abrange, também, os custos das benfeitorias realizadas em bens locados ou arrendados. O registro do ativo imobilizado é regulado pela NBC T São classificados ainda, no imobilizado, os recursos aplicados ou já destinados à aquisição de bens de natureza tangível, mesmo que ainda não em operação, tais como :construções e importações em andamento etc. Ressalte-se que as inversões realizadas em bens de caráter permanente, mas não destinadas ao uso nas operações, deverão ser classificadas no grupo de investimentos, enquanto não definida sua destinação. A partir de , por força da Lei /2007, os ativos intangíveis (como marcas e patentes) não serão mais registrados no Ativo Imobilizado, e sim, no Ativo Instangível. Características e valor contábil O Ativo imobilizado compreende os ativos tangíveis que: a. são mantidos por uma entidade para uso na produção ou na comercialização de mercadorias ou serviços, para locação, ou para finalidades administrativas; b. têm a expectativa de serem utilizados por mais de doze meses; c. haja a expectativa de auferir benefícios econômicos em decorrência da sua utilização; e d. possa o custo do ativo ser mensurado com segurança. Valor contábil: é o montante pelo qual o ativo está registrado na contabilidade, líquido da respectiva depreciação acumulada e das provisões para perdas por redução ao valor recuperável. Custo contábil Custo: é o valor de aquisição ou construção do ativo imobilizado ou o valor atribuído ou de mercado, no caso de doações. O custo de um bem do imobilizado compreende: a. preço de compra, inclusive impostos de importação e impostos não recuperáveis sobre a compra, deduzidos de descontos comerciais e abatimentos; b. custos diretamente atribuíveis para instalar e colocar o ativo em condições operacionais para o uso pretendido; Nota: são exemplos de custos diretamente atribuíveis: custos com empregados, incluindo todas as formas de remuneração e encargos proporcionados por uma entidade a seus empregados ou a seus dependentes originados diretamente da construção ou da aquisição do item do imobilizado; custo da preparação do local; custo de entrega inicial e manuseio; custo de instalação e montagem; custo de testes para verificação do funcionamento do bem, deduzido das receitas líquidas obtidas durante o período de teste, tais como amostras produzidas quando o equipamento era testado; e honorários profissionais. c. custo estimado para desmontar e remover o ativo e restaurar o local no qual está localizado, quando existir a obrigação futura para a entidade. O custo de um bem do imobilizado é o preço pago ou equivalente na data da aquisição. Os encargos financeiros de empréstimos e financiamentos de terceiros para a construção ou montagem de bens do imobilizado devem ser capitalizados até o momento em que o bem estiver em condições de operação. F u n d a m e n t o s d e G e s t ã o d e R e c u r s o s M a t e r i a i s 15

16 Custos que não devem ser incorporados ao imobilizado São exemplos de custos que não devem ser classificados como imobilizado: a. custo para abrir novas instalações; b. custo para introduzir novo produto ou serviço, inclusive custos de propaganda e promoção; c. custo para a realização de negócios em nova localidade ou para nova classe de consumidores, inclusive custo de treinamento de empregados; e d. custo de administração e outros custos gerais indiretos. Os custos de manutenção diária de item do imobilizado que incluem, principalmente, mão de obra, bens de consumo e pequenas peças devem ser reconhecidos no resultado quando incorridos. CLASSIFICAÇÃO CONTÁBIL DAS CONTAS DO ATIVO IMOBILIZADO As contas no grupo imobilizado devem ser segregadas por espécie de ativo, segundo a sua natureza, para que possa ter o controle do custo e da depreciação, amortização ou exaustão relativo a cada bem. Em função dessas necessidades é que cada empresa deve elaborar seu plano de contas, segregando o imobilizado da seguinte forma: a. imobilizado em operação, que são todos os bens já em utilização na atividade objeto da sociedade; b. imobilizado em andamento, que são classificadas todas as aplicações de recursos de imobilizações, mas que ainda não estão operando. Quando a empresa tiver filiais ou diversas fábricas e mesmo que a contabilidade seja centralizada, deverá segregar as contas por estabelecimentos, para efeitos de controle e apropriação da depreciação, amortização ou exaustão para fins de custeio. Imobilizado em operação Terrenos Nesta conta são registrados os valores relativos aos terrenos de propriedade da empresa e que são utilizados em suas operações, tais como: terrenos onde se localiza a fábrica, a administração, as filiais, os depósitos. Os terrenos sem uma destinação específica devem ser classificados no grupo investimentos. Terrenos e construções são ativos que devem ser registrados separadamente, mesmo quando adquiridos em conjunto. Edificações Abrangem os edifícios que estão em operação, os imóveis ocupados pela administração, fábrica, depósitos, filiais de propriedade da empresa. Não devem ser incluídos nessa conta os valores relativos às instalações elétricas, hidráulicas etc., que fazem parte da conta de instalações. Instalações Nessa conta são registrados os equipamentos, materiais e custos de implantação, relativos a instalações hidráulicas, sanitárias, de vapor, de ar comprimido, de comunicações, de climatização etc., com a característica de serviços indiretos e auxiliares ao processo produtivo da empresa, que apesar de fazerem parte dos edifícios, devem ser segregadas, uma vez que a sua vida útil e a depreciação são diferentes. Máquinas e Equipamentos Engloba o conjunto de máquinas, aparelhos e equipamentos utilizados no processo de produção de bens ou serviços da empresa, ou seja, não são auxiliares, mas diretamente utilizados como base para a realização da atividade da empresa. Equipamentos de Informática Incluem - se nessa conta as unidades centrais de processamento, as unidades periféricas, bem como as impressoras e terminais. No caso dos programas e aplicativos ( softwares ) adquiridos ou desenvolvidos pela empresa, devem ser apropriados ao resultado se o seu valor não for relevante. No entanto, nos casos de grandes sistemas, envolvendo valores significativos, devem ser registrados no Ativo Intangível e amortizados em função dos períodos a serem beneficiados. Móveis e Utensílios Essa conta engloba os valores relativos às mesas, cadeiras, arquivos, estantes etc., que tenham vida útil superior a um ano. Veículos Classificam-se nessa conta todos os veículos de propriedade da empresa, utilizados pelo pessoal do departamento administrativo, de vendas, ou de transporte. Os veículos utilizados no processo produtivo, tais como empilhadeiras, tratores e similares,que podem ser registrados na conta de equipamentos. Ferramentas e Peças de Reposição Peças maiores e equipamentos sobressalentes devem ser classificados como ativo imobilizado, quando a entidade espera usá-los durante mais de 12 meses. Nessa conta também são registradas as peças de reposição em estoque destinadas à substituição ou manutenção das máquinas, equipamentos, veículos etc., classificados no Ativo Imobilizado. Essas peças, quando utilizadas, serão contabilizadas como adição ao imobilizado em operação, e o valor das peças substituídas deve ser baixado dessa conta. Por outro lado, os estoques mantidos pela empresa, representados por material de consumo, ferramentas e peças que serão utilizados no processo produtivo ou utilizados nas operações normais da empresa, devem ser classificados no grupo de Estoques Almoxarifado, e à medida que são utilizados ou consumidos serão apropriados como custo ou despesa.. 16 L u c i o L o r d e s

17 Marcas e Patentes Nessa conta são registrados os gastos com registro de marca, nome, invenções próprias ou contratos de uso de marcas e patentes de terceiros, sendo que, a partir de , tais valores são contabilizados no Ativo Intangível e não mais no Ativo Imobilizado. Reflorestamentos e Jazidas Classificam-se nessa conta custos relativos a projetos de florestamento e reflorestamento de propriedade da empresa, bem como os custos incorridos na obtenção de direitos de exploração de jazidas de minério e pedras preciosas. Benfeitorias em Propriedade de Terceiros São classificados nessa conta os valores relativos às construções em terrenos arrendados e as instalações e benfeitorias em imóveis alugados, sejam de uso do setor administrativo ou produtivo da empresa, que forem incorporados ao imóvel arrendado, e revertam ao proprietário do imóvel no término do contrato. As benfeitorias serão amortizadas em função da vida útil estimada ou no período de vigência do contrato de locação ou arrendamento, dos dois o menor. Bens do Ativo Imobilizado de Pequeno Valor A critério da empresa poderá ser lançado como custo ou despesa operacional o valor de aquisição de bens do ativo imobilizado, cujo prazo de vida útil não ultrapasse um ano ou o valor unitário não seja superior a R$ 326,61 (art. 301 do RIR/99 e art. 30 da Lei n /95). IMOBILIZADO EM ANDAMENTO Construções em Andamento Nessa conta são classificados todos os gastos com materiais, mão de obra direta e indireta e outros gastos que a empresa incorrer na construção e instalação, até o momento em que os bens entram em operação, quando são reclassificados para as contas específicas do grupo Imobilizado em Operação. O custo de um ativo de construção própria é determinado usando os mesmos princípios aplicáveis a um ativo adquirido Consórcios São classificados nessa conta os adiantamentos por conta de fornecimento de bens, destinados ao Ativo Imobilizado, por meio de consórcios antes do recebimento dos mesmos. Quando do recebimento do bem, o valor constante dessa conta será transferido para uma conta específica do grupo Imobilizado em Operação. Os reajustes do valor das prestações a pagar, após o recebimento do bem, serão reconhecidos contabilmente, tendo como contrapartida a conta de resultado intitulada Variações Monetárias Passivas. Importações em Andamento Serão registrados nessa conta todos os gastos incorridos desde a assinatura do contrato de câmbio (tais como: fretes, comissões, seguros, impostos não recuperáveis, tarifas aduaneiras, etc.), até o efetivo desembaraço aduaneiro dos bens importados destinados ao Ativo Imobilizado. Quando os bens importados forem desembaraçados, será efetuada a transferência dos valores registrados nessa conta para a conta específica, do grupo Imobilizado em Operação. As variações cambiais passivas ocorridas até a data do desembaraço aduaneiro serão registradas como custo na conta de Importação em Andamento. A partir da entrada dos bens importados na empresa, devem ser registradas como despesa operacional, mediante obediência ao princípio contábil da competência. Critérios de avaliação do ativo imobilizado A base de avaliação dos bens componentes do Ativo Imobilizado é o seu custo de aquisição, ou seja, todos os gastos relacionados com a aquisição dos bens e os necessários para colocá-lo em local e condições de uso no processo operacional da companhia. Bens Adquiridos No caso de compra, o custo compreende o preço faturado pelo fornecedor acrescido de todos os gastos necessários para poder efetivar a compra e instalar o bem, tais como: frete, seguro, comissões, desembaraço aduaneiro, custos de instalações e montagem, custos com escritura e outros serviços legais e os impostos pagos, exceto quando ensejarem crédito fiscal. Os valores relativos a encargos financeiros decorrentes de empréstimos e financiamentos, bem como os juros nas compras a prazo de bens do Ativo Imobilizado, não devem ser incluídos no custo dos bens adquiridos, mas lançados como despesas financeiras no resultado. Bens Construídos O custo dos bens construídos corresponde aos gastos por aquisição dos materiais aplicados, o da mão de obra e seus encargos e outros custos diretos e indiretos relacionados com a construção, incorridos até a data da colocação dos mesmos em atividade. Bens Recebidos em Doação ou Subvenções para Investimento No caso de bens recebidos em doação ou subvenção para investimento, sem ônus para a empresa, devem ser contabilizados pelo preço praticado no mercado, a crédito da conta específica de receita de subvenções ou doações. Bens Incorporados ao Capital Os bens que forem incorporados ao Patrimônio Líquido da empresa para formação do capital social serão registrados F u n d a m e n t o s d e G e s t ã o d e R e c u r s o s M a t e r i a i s 17

18 pelo seu valor de avaliação, estabelecido por três peritos ou por empresa especializada e aprovado em assembleia geral (art. 8º da Lei n /76). Reparos, Manutenções e Substituição de Partes ou Peças Os gastos incorridos com melhorias, alterações, recuperações e reparos para manter ou recolocar os ativos em condições normais de uso serão agregados à conta que registra o bem no grupo do Ativo Imobilizado e depreciados conforme prazo de vida útil previsto, sempre que forem de valores relevantes e aumentarem a vida útil originalmente prevista para o bem. Caso contrário, serão lançados como despesas, à medida que os gastos são incorridos. Se há reconhecimento no valor contábil de um item do imobilizado o custo da reposição de parte desse item, o valor contábil da parte reposta deve ser baixado, independentemente de ela ter sido depreciada separadamente. Perante a legislação do Imposto de Renda pode ser lançado como custo ou despesa operacional o valor de aquisição de bens para o Ativo Imobilizado, cujo prazo de vida útil não ultrapasse um ano ou o valor unitário seja inferior a R$ 326,61 (art. 301 do RIR/99 e art. 30 da Lei n /95). Bens obsoletos ou sucateados Tratando-se de bens obsoletos, sucateados ou totalmente depreciados, deverão permanecer registrados contabilmente, pois a baixa contábil deve ser concomitante à baixa física do bem, ou seja, com sua efetiva saída do patrimônio da empresa, e o valor de alienação, caso haja valor econômico apurável, servirá para apuração da receita eventual ou do valor efetivo da perda. Revisão do valor contábil O valor contábil do ativo imobilizado deve ser revisado periodicamente e quando o valor recuperável for menor que o valor contábil deve ser constituída provisão para perdas. A companhia deverá efetuar, periodicamente, análise sobre a recuperação dos valores registrados no imobilizado, a fim de que sejam: I registradas as perdas de valor do capital aplicado quando houver decisão de interromper os empreendimentos ou atividades a que se destinavam ou quando comprovado que não poderão produzir resultados suficientes para recuperação desse valor; ou II revisados e ajustados os critérios utilizados para determinação da vida útil econômica estimada e para cálculo da depreciação, exaustão e amortização. Tributos pagos na aquisição do imobilizado Os tributos pagos na aquisição de bens do imobilizado, quando não recuperáveis, devem fazer parte integrante do custo de aquisição. As contribuições sociais incidentes sobre o faturamento ou receita bruta e sobre o valor das importações, pagas pela pessoa jurídica na aquisição de bens destinados ao ativo imobilizado, serão acrescidas ao custo de aquisição, conforme art. 32 da Lei /2004. Perante a legislação do Imposto de Renda (PN CST n.02/79), o Imposto de Transmissão na Aquisição de Bens Imóveis (ITBI) pago pela pessoa jurídica na aquisição de bens do ativo imobilizado poderá, a seu critério, ser registrado como custo de aquisição ou deduzido como despesa operacional. Baixas ou Transferências O valor contábil de um item do ativo imobilizado deve ser baixado quando: a. alienado; ou b. não se prevê obter benefícios econômicos futuros com seu uso ou venda. Ganhos ou perdas decorrentes da baixa de um item do ativo imobilizado devem ser reconhecidos no resultado quando o item for baixado. O ganho ou perda decorrente de baixa de um item do imobilizado deve ser determinado como a diferença entre o valor líquido da venda, se houver, e o valor contábil do item. O valor contábil de um item do ativo imobilizado, quando for retirado da operação, deve ser transferido para Investimentos, Realizável a Longo Prazo ou Ativo Circulante, conforme a destinação e reduzido ao seu valor de realização quando este for menor. Administração Administração do ativo imobilizado físico e contábil da empresa, incluindo a aquisição, entrada, baixa, depreciação, amortização e inventário. Geração automática dos lançamentos contábeis. Aquisição Data, fornecedor, número da nota fiscal, valor de aquisição, responsável. Entrada Registro no cadastro de patrimônio e entrada contábil no ativo imobilizado. Cadastro Dados de aquisição, classificação, localização (escritório, setor, local), transferência de local, histórico. Inventário Levantamento, checagem e recadastramento de todo o patrimônio pertencente à empresa. Baixa Venda do ativo imobilizado, perda, furto etc e baixa contábil no ativo imobilizado. 18 L u c i o L o r d e s

19 Depreciação Depreciação e amortização mensal de cada patrimônio adquirido, incluindo o controle do saldo a depreciar. Integração Contábil Geração automática dos lançamentos de contabilização referente às transações envolvendo o ativo imobilizado da empresa: aquisição, depreciação, amortização, baixa. CONTABILIZAÇÃO E CONTROLE DO ATIVO IMO- BILIZADO Depreciação O valor depreciável de um ativo imobilizado deve ser apropriado em uma base sistemática durante sua vida útil econômica.. O método de depreciação usado deve refletir o padrão em que os benefícios econômicos do ativo são consumidos pela empresa. A parcela de depreciação referente a cada período deve ser contabilizada como despesa ou custo, a não ser que seja incluída no valor contábil de outro ativo. Por depreciação podemos entender como sendo o custo ou a despesa decorrente do desgaste ou da obsolescência dos ativos imobilizados (máquinas, veículos, móveis, imóveis e instalações) da empresa. Ao longo do tempo, com a obsolescência natural ou desgaste com uso na produção, os ativos vão perdendo valor, essa perda de valor é apropriada pela contabilidade periodicamente até que esse ativo tenha valor reduzido a zero. A depreciação do ativo imobilizado diretamente empregado na produção, será alocada como custo, por sua vez, os ativos que não forem usados diretamente na produção, terão suas depreciações contabilizadas como despesa. Em termos contábeis, o cálculo da depreciação deverá obedecer aos critérios determinados pelo governo, por meio da Secretaria da Receita Federal, art. 305 do RIR/99, que estipula o prazo de 10 anos para depreciarmos as máquinas, 5 anos para veículos, 10 anos para móveis e 25 anos para os imóveis. Entretanto, no cálculo da depreciação, o administrador poderá estabelecer fórmulas mais adequadas à realidade de sua empresa. Assim, um veículo, por exemplo, embora tenha uma vida útil de 5 anos ou mais, deverá ser depreciado em 5 anos no máximo, pois decorrido este prazo, estará completamente obsoleto. Na possibilidade desse veículo ainda ter condições de ser utilizado, deverá ser feita uma reavaliação do bem, atribuindo a ele um novo valor, baseado em dados técnicos, a partir daí, continuase com a depreciação até a completa exaustão do bem. Bens depreciáveis De acordo com o art.25 da IN SRF n. 11/96 os bens depreciáveis são: edifícios e construções (a partir da conclusão e início de utilização, o valor da edificação deve ser destacado do valor do terreno); projetos florestais destinados a exploração dos respectivos frutos; bens móveis e imóveis utilizados no desempenho de atividades de contabilidade; os bens imóveis utilizados como estabelecimento da administração; os bens móveis utilizados nas atividades operacionais, instalados em estabelecimento da empresa; os veículos do tipo caminhão, caminhonete de cabine simples ou utilitários utilizados no transporte de mercadorias e produtos adquiridos para revenda, de matéria-prima, produtos intermediários e de embalagem aplicados a produção; os veículos do tipo caminhão, caminhonete de cabine simples ou utilitário, as bicicletas e motocicletas utilizadas pelos cobradores, compradores e vendedores, nas atividades de cobrança, compra e venda, bem como os utilizados nas entregas de mercadorias; os veículos utilizados no transporte coletivo de empregados; os bens móveis e imóveis utilizados em pesquisa e desenvolvimento de produtos e processos; os bens móveis e imóveis próprios, locados pela pessoa jurídica, e que tenham a locação como objeto de sua atividade; os bens móveis e imóveis objeto de arrendamento mercantil nos termos da Lei 6099/74, pela pessoa jurídica arrendadora; os veículos utilizados na prestação de serviços de vigilância móvel, pela pessoa jurídica que tenha objeto essa espécie de atividade (art. 307 do RIR/99). Bens não depreciáveis Terrenos, salvo em relação a melhoramentos ou construções; Prédios ou construções não alugados nem utilizados pelo proprietário na produção dos seus rendimentos ou destinados a revenda; Bens que normalmente aumentam de valor com o tempo, como as obras de arte ou antiguidades; Bens para os quais sejam registradas cotas de exaustão (art.307, parágrafo único do RIR/99). Depreciação Acelerada Bens que são utilizados por períodos maiores do que as oito horas previstas na legislação vigente, por sofrerem maiores desgastes, são beneficiados com a depreciação acelerada que se dá mediante aplicação de coeficientes a saber: um turno de oito horas 1,0; dois turnos de oito horas 1,5; três turnos de oito horas 2,0. F u n d a m e n t o s d e G e s t ã o d e R e c u r s o s M a t e r i a i s 19

20 Métodos de depreciação Método Linear O método linear consiste na aplicação de taxas constantes durante o tempo de vida útil estimado para o bem e é o mais frequentemente utilizado. Exemplo: um bem tem vida útil de 10 anos, com taxa de depreciação de 10%. Taxa de Depreciação = 100% dividida por tempo de vida útil. 100% dividido por 10 anos = 10% a.a. Método da Soma dos Algarismos dos Anos Este método consiste em estipular taxas variáveis, durante o tempo de vida útil do bem, adotando o seguinte critério: somam-se os algarismos que formam o tempo de vida útil do bem, obtendo-se assim, o denominador da fração que determinará o valor da depreciação em cada período. Método das Horas de Trabalho Este método consiste em estimar o número de horas de trabalho durante o tempo de vida útil previsto para o bem. A cota de depreciação será obtida dividindo-se o número de horas trabalhadas no período pelo número de horas de trabalho estimado durante a vida útil do bem. Esse método é próprio das empresas industriais. Métodos das Unidades Produzidas Também é utilizado por empresas industriais e consiste em estimar o número total de unidades que devem ser produzidas pelo bem ao longo de sua vida útil. A cota de depreciação de cada período será obtida dividindo-se o número de unidades produzidas no período pelo número de unidades estimadas a serem produzidas ao longo de sua vida útil. Tombamento De acordo com o Dicionário Eletrônico Houaiss da Língua Portuguesa (2000), tombar é fazer o tombo de; arrolar, inventariar, registrar. Adotado no Brasil mediante o Regionalismo: colocar (o governo) sob sua guarda (bens imóveis e/ou móveis que, sendo de interesse público por seu valor histórico, arqueológico, etnográfico, artístico, paisagístico etc.,devem ser conservados e protegidos pelo Estado). Historicamente, a origem de Tombamento, segundo Geraldo Camargo, consultor especializado na área, a palavra tem origem em antigos livros que vieram com os portugueses, denominado Tombos onde eram relacionados os seus bens. No ato do registro destes bens no livro Tombos, também era reconhecido a exatidão do nventário, dando origem à expressão Tombamento. Objetivos do Tombamento O Tombamento representa o valor do investimento reconhecido e atende a outros importantes objetivos, como: controle Patrimonial (físico- contábil dos bens e direitos e instalações); fornecimento de subsídios para o planejamento econômico-financeiro; controle e a contabilização das mutações (adições, retiradas e transferências) do Ativo Imobilizado em Serviço. possibilidade de elaboração de normas e procedimentos de controle patrimonial decorrentes das imposições legais e das necessidades de gerenciamento interno; a divisão por unidades (unitização) dos bens e direitos de todo o acervo; acompanhamento periódico das apropriações dos custos por item (UC) e por área; subsidiando na contratação de seguros; subsidiando nos contratos de aquisição, manutenção etc. BAIXA DE BENS OU DIREITOS DO ATIVO PER- MANENTE A alienação, baixa ou obsolescência de bens ou direitos do ativo permanente deve ser contabilizada, para apuração do ganho de capital, tributável pelo Imposto de Renda e Contribuição Social sobre o Lucro. Valor contábil do bem Para efeito de apuração do ganho de capital, considerase valor contábil: Investimentos Permanentes a. Participações societárias avaliadas pelo custo de aquisição: o valor de aquisição.; b. Participações societárias avaliadas pelo valor de Patrimônio Líquido: soma algébrica dos seguintes valores: valor de Patrimônio Líquido pelo qual o investimento estiver registrado; ágio ou deságio na aquisição do investimento; provisão para perdas, constituídas até , quando dedutível. Ouro Não Considerado Ativo Financeiro a. O valor de aquisição; b. Demais Bens e Direitos do Ativo Permanente; c. O custo de aquisição, diminuído dos encargos de depreciação, amortização ou exaustão acumulada. Administração e Manutenção de Imóveis A empresa pode definir políticas de manutenção com ênfase em vários aspectos, entre eles postura preventiva, máquinas com menor utilização, treinamento e operadores e projetos robustos. 20 L u c i o L o r d e s