Modelagem de Processos de Negócio Aula 3 Gestão de Processos de Negócio (BPM) Andréa Magalhães Magdaleno andrea@ic.uff.br

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1 Modelagem de Processos de Negócio Aula 3 Gestão de Processos de Negócio (BPM) Andréa Magalhães Magdaleno andrea@ic.uff.br

2 Agenda Aulas Anteriores Definição Abordagens Cenários Ciclo de BPM 2

3 AULAS ANTERIORES

4 4 Cronograma

5 Seminários Apresentação do andamento do trabalho Apresentação com duração de 20 minutos por grupo Entrega de slides e relatório do trabalho Opcional o uso do quadro 1º. Seminário Projeto de Modelagem Levantamento de Processos Cadeia de Valor Modelagem de processos AS-IS 2º. Seminário Avaliação do AS-IS Brainstorming de ideias Modelagem de processos TO-BE 5

6 GESTÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO (BPM)

7 O que é BPM? BPM é uma abordagem disciplinar para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio, automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização. ABPMP BPM CBOK 7

8 Gestão de Processos de Negócio (BPM) Codificar e induzir aos bons hábitos corporativos, enquanto reduz ou elimina os maus hábitos. Autor desconhecido 8

9 Gestão de Processos de Negócio (BPM) Uma grande mudança de mentalidade, que nasce com os profissionais, permeia as organizações e espalha seus resultados por toda a sociedade. Gart Capote,

10 BPM Objetivos Redução de Custos Redução de Tempo de Execução Melhoria da Qualidade 10

11 Gestão de Processos de Negócio (BPM) O que NÃO é BPM? BPM não é uma atividade burocrática e enfadonha feita pela área de qualidade de algumas organizações BPM não é uma iniciativa contínua para documentação e impressão incessante dos processos BPM não é um trabalho para obter certificações de qualidade já comoditizadas e que não são realizadas na prática 11

12 BPM - Condições Necessárias Os processos são um caminho para a organização planejar o trabalho e os recursos, de acordo com os seus objetivos. Um processo representa como a organização funciona, como as suas atividades devem ser executadas e o papel que as pessoas exercem em sua execução, compartilhando artefatos e conhecimento. 12 Pessoas constituem o pilar mais importante de qualquer empresa. Não é possível definir um processo sem levar em consideração as pessoas que vão executá-lo (funcionários da organização) ou interagir com ele (clientes e fornecedores). É preciso conectar o processo com as pessoas e a forma como elas trabalham e interagem. A tecnologia apesar de não ser o suficiente isoladamente também é imprescindível de ser aliada com os pilares pessoas e processos. A tecnologia pode apoiar as pessoas a executarem e gerirem os processos de forma a obter os melhores resultados para a empresa.

13 BPM - ABORDAGENS

14 Abordagens BPM Reengenharia de Processos Melhoria Contínua 14

15 Abordagens BPM Reengenharia de Processos Business Process Reengineering (BPR) O repensar fundamental e redesenho radical dos processos de negócio para proporcionar melhorias em medidas críticas de performance, como custo, qualidade e rapidez. Hammer e Champy,

16 Abordagens BPM Reengenharia de Processos Assume que o processo atual é irrelevante Ele não funciona, esqueça-o, comece tudo de novo! Re-inventando os Processos de Negócios Jogar fora o atual e construir um novo Revolucionário ao invés de Evolucionário 16

17 Abordagens BPM Melhoria Contínua Business Process Improvement (BPI) Onde estamos agora? Porque nós precisamos mudar? Para onde nós queremos ir? Como vamos suportar a mudança Como nós vamos saber se estamos melhorando? Como nós vamos chegar lá? Como nós vamos implementar a mudança? 17

18 Abordagens BPM Melhoria Contínua Entender e medir o processo atual e melhorar a sua performance Algumas falhas que a melhoria contínua atinge: Atrasos Defeitos Desperdícios Paradas imprevistas Falta de recursos Os problemas ocorrem em função de três aspectos fundamentais: Falta de método de trabalho Método inadequado de trabalho Falta de treinamento no método 18

19 BPM - CENÁRIOS

20 Gestão de Processos de Negócio (BPM) Propósitos Alinhamento com os objetivos estratégicos da organização Melhoria contínua dos processos Produtividade, qualidade, compartilhamento de conhecimento Diminuição dos riscos em processos operacionais Definição e acompanhamento de indicadores Automação dos processos e atividades Sistemas de informação Controle de execução de processos Workflow/BPMS Fomentar e estimular a colaboração e participação Transparência Social BPM Sustentabilidade Green BPM 20

21 Gestão de Processos de Negócio (BPM) Cenário Melhoria Como funciona a organização e como posso fazê-la funcionar melhor? Como melhorar algo que eu não conheço bem? Como tratar inconsistências se eu não sei se elas existem e porque? 21 Como resolver ambiguidades se eu não sei onde elas estão?

22 Gestão de Processos de Negócio (BPM) Cenário Automação Que sistemas desenvolver/contratar e para quê? Como ele se relaciona com outros sistemas e com as áreas de negócios? Qual o escopo do sistema a ser desenvolvido? Como especificar a contratação desse sistema se não sei direito o que ele deve fazer? 22

23 Gestão de Processos de Negócio (BPM) Cenário BPMS O que tenho que fazer antes de implantar um workflow? Gostaria de automatizar o controle dos meus processos, mas não sei por onde começar. Será que vou conseguir resolver o problema iniciando um movimento de workflow? 23 Como tratar ambiguidades e inconsistências que eu sei que existem nos meus processos? Como aumentar a visibilidade e transparência dos meus processos? Quais processos eu devo priorizar a automatização?

24 Gestão de Processos de Negócio (BPM) Cenário Colaboração Como aumentar a colaboração e a participação nos meus processos? Como ocorre a colaboração no processo atual? Quais processos devo priorizar para se tornarem mais colaborativos? 24 Como melhorar a comunicação, o aprendizado e a inovação? Como insiro mais colaboração no processo? Como aumentar a visibilidade e transparência dos meus processos?

25 Gestão de Processos de Negócio (BPM) Cenário Sustentabilidade Como tornar meus processos sustentáveis? Como diminuir o impacto ambiental do meu processo? Como aumentar a utilização dos recursos renováveis? 25 Como diminuir a utilização dos recursos não renováveis? Que processos devo priorizar para se tornarem mais sustentáveis?

26 CICLO DE BPM

27 27 Ciclo de BPM

28 Ciclo de BPM Projeto 28

29 Ciclo de BPM Modelagem Os processos existem nas organizações mesmo que não sejam claros, visíveis, documentados ou organizados A modelagem promove: Entendimento e documentação do processo Identificação de atividades candidatas à automação Definição de sistemas de apoio 29

30 Ciclo de BPM Simulação Simula alternativas para o processo para verificar seu comportamento Testa as regras pré-estabelecidas para verificar se estão de acordo o objetivo da empresa Testa se as tarefas estão sendo executadas da maneira correta 30

31 Ciclo de BPM Execução Implementação e execução dos processos Processos executados pelos seus usuários 31

32 Ciclo BPM Monitoramento Acompanhamento do processo implantado Monitora e controla a execução de instância dos processos O monitoramento normalmente é realizado através do uso de indicadores 32

33 Ciclo BPM Monitoramento Fornecer informações sobre o comportamento do processo: Realizado conforme planejado Tendência a desviar do esperado Se está atendendo a estratégia organizacional Comparar os dados obtidos nos processos com os indicadores Consolidar e analisar os resultados Determinar desvios e pontos de melhoria 33

34 Ciclo BPM Monitoramento Tomada de decisão Tomar a ação apropriada considerando-se níveis de risco e incerteza assumidos 34

35 Ciclo BPM Monitoramento Tomada de decisão Informação útil para diretores, gerentes, gestores e etc. O que aconteceria se... Quanto... Quando

36 Ciclo BPM Monitoramento Tecnologias de apoio BI Business Intelligence Visão fotográfica e baseada em dados armazenados BAM Business Activity Monitoring Dados em tempo real BPS Business Process Simulation Process/Data Mining Descoberta de processos Descoberta de conhecimento 36

37 Ciclo de BPM Melhoria Utiliza resultados do monitoramento Propõe mudanças e melhorias no processo Inicia uma nova rodada no ciclo de BPM 37

38 38 Dúvidas?

39 39 Leitura Complementar

40 Leitura Complementar 40

41 Modelagem de Processos de Negócio Aula 3 Gestão de Processos de Negócio (BPM) Andréa Magalhães Magdaleno andrea@ic.uff.br