Escritório de Processos. Palestrante: Marcelo Breyer Amorim Gerente do Centro de Serviços Compartilhados

Transcrição

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2 Escritório de Processos Palestrante: Marcelo Breyer Amorim Gerente do Centro de Serviços Compartilhados

3 Agenda 1 O que é o Sistema FIRJAN 2 Fatores para implantação 3 4 Histórico de Processos Missão e Visão 5 Serviços do Escritório de Processos 6 Planejamento 7 Metodologia 8 Dificuldades 9 Lições Aprendidas 10 Próximos Desafios

4 O que é o Sistema FIRJAN > O Sistema FIRJAN foi instituído em 1998 sendo composto por 5 organizações (FIRJAN, CIRJ, SESI-RJ, SENAI-RJ e IEL-RJ). > Todas as organizações, sem fins lucrativos, trabalham de forma integrada pelo desenvolvimento sustentável do estado do Rio de Janeiro. > Serviços: promoção da Competitividade Empresarial, Educação e Qualidade de Vida do trabalhador e da sociedade. > Mais de colaboradores em 62 unidades (no RJ e DF). > Congrega 104* sindicatos industriais. > Possui 9.842* empresas associadas juntamente com o CIRJ (Centro Industrial do Rio de Janeiro). *Fontes CIRJ e Movimento Sindical. Dados coletados em fevereiro de 2012.

5 Fatores para Implantação > Fórum Executivo dezembro/07: avaliação dos executivos - objetivos estratégicos com menor grau de sucesso em sua implementação > Dentre os 5 objetivos com avaliação mais baixa estava: Otimizar processos internos > Avaliação dos funcionários na Pesquisa de Clima Organizacional > Avaliação do Desenvolvimento dos Objetivos Estratégicos no Fórum Executivo de Resende 2011: Alinhamento Estratégico Objetivo 11 - Otimizar processos operacionais e decisórios

6 Momento 1 Momento 2 Momento 3 Momento 4 Histórico de Processos Três áreas do Sistema FIRJAN, realizando: Qualidade, Normas, Instruções Operacionais Área de Normas absorve elaboração das Instruções Operacionais 2008 Área de Qualidade acaba e a Área de Normas passa a trabalhar com a visão de processos 2009 Formalização do Escritório de Processos 2011

7 Missão e Visão Visão Ser reconhecida pelas demais áreas do Sistema FIRJAN como importante apoio para o avanço da gestão por processos. Missão Assessorar as áreas do Sistema FIRJAN na gestão por processos, disseminando as melhores práticas do mercado em consonância com a cultura organizacional e o nível de desenvolvimento de cada área, gerando ampla divulgação dos processos e promovendo a cultura da otimização contínua desses processos.

8 Serviços do Escritório Projetos de Melhoria de Processos Treinamento em Gestão de Processos Consultoria Interna Elaboração e acompanhamento dos resultados dos ANS Documentos Normativos (NA, IO, Formulários, Resoluções, etc.)

9 Planejamento Consolidação da Metodologia de Gestão de Processos pela DINOD. Aumento do reconhecimento da DINOD como referência em processos no SF. Formalização da área de Processos. Atuação focada em consultoria interna e processos de automação. Definir o mapa de processos e identificar todos os processos de negócios do SF. Aumento do número de processos mapeados e documentados. Capacitação dos gestores das Áreas trabalhadas para rodar o ciclo PDCA. Atuação nos processos chave da DSC focado na construção do modelo de CSC. Início da adequação da Estrutura Organizacional por processos na DSC. Implantação de ferramenta de medição e acompanhamento dos indicadores de Processos da DSC. Aumentar a interação da DIESC com os usuários de processos. DSC Estruturada por processos Grande parte dos processos automatizados. Avaliação de desempenho atrelada a processos. Cultura de Processos assimilada por toda empresa. Organização Estruturada por Processos.

10 Metodologia

11 Metodologia Principais ganhos com a metodologia: > Envolvimento de todos os stakeholders; > Facilidade no acompanhamento dos projetos; > Padronização dos trabalhos; > Engajamento dos executores; > Definição de pré-requisitos para o início dos projetos.

12 Dificuldades > Descolamento da imagem de área de elaboração de documentações para otimização de processos; > Educação da demanda por serviços pelos clientes internos; > Entrada nas áreas engajamento dos gestores; > Falta de indicadores para tangibilizar resultados obtidos; > Encontrar e manter bons profissionais de processos; > Gerar resultados no curto prazo (dar visibilidade ao Escritório); > Gargalo para automatização de processos na TI.

13 Lições Aprendidas > Definir primeiro os processos do Escritório de Processos; > Comprometimento dos Donos dos Processos e Patrocinador; > Mensurar indicadores da situação atual; > Objetivo dos trabalhos bem definidos; > Trabalhos de longo prazo mas com entregas rápidas; > Compartilhar os resultados com os donos dos processos; > Acesso a todos os envolvidos (clientes, fornecedores e executores); > Cuidado com soluções pré-definidas; > Não começar mais projetos do que conseguimos concluir.

14 Próximos desafios > Implantação do CSC; > Atuação Escritório de Processos X Gestão do CSC; > Consolidação da nova imagem do Escritório de Processos.

15 Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia. Deming Marcelo Breyer Amorim Gerente do Centro de Serviços Compartilhados mamorim2@firjan.org.br