Business intelligence para empresas de segurança. Como uma instituição pode gerar recursos e errar menos com ajuda da informação

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1 Business intelligence para empresas de segurança Como uma instituição pode gerar recursos e errar menos com ajuda da informação

2 1. Introdução Pense no volume de informações geradas pela sua empresa de segurança diariamente. Escalas de trabalho, locais visitados pelas rondas, notificações de ocorrências... O que você faz com esses dados? Organiza-os em relatórios? Armazena-os em algum lugar? Esse volume de indicadores armazenados nos seus servidores poderiam muito bem deixar de ocupar espaço. No lugar disso, eles podem gerar valor para a sua organização, como catalizadores de ideias e análises que ajudarão a sua companhia a economizar recursos, focar no que importa e gerar melhores resultados. Essa é a função do business intelligence para o segmento de segurança. Nosso segmento tem uma vantagem ao lidar com business intelligence: nós, naturalmente, precisamos de dados para gerenciar nossos negócios. Porém, nem sempre usamos estes dados da melhor forma possível. Com este white paper, queremos convencer você que é possível sim melhorar os resultados e caçar gargalos de recursos com uma boa solução de BI. Neste documento, apresentaremos o conceito geral de BI, quais os desafios que as empresas de segurança têm ao usá-lo e como uma companhia do nosso setor pode se beneficiar com a aplicação consciente e analítica dos dados. Esperamos que, ao final dessa leitura, você possa aplicar essa expertise no seu negócio, melhorando os serviços prestados para seus clientes. Boa leitura!

3 2. O que é BI Antes de mais nada, é importante apresentar o conceito de BI e como ele pode ser aplicado ao ambiente das empresas de segurança privada. BI é a sigla para business intelligence e, por definição, trata-se de uma série de tecnologias empresariais criadas para que gestores tomem decisões melhores e mais rápidas, aponta este artigo técnico publicado no portal da Association for Computing Machinery. Uma boa estratégia de business intelligence deve se basear em, no mínimo, três pontos: Coletar dados: ao usar um sistema informatizado de gestão, o registro dessas informações costuma ocorrer de forma automática; Armazenar dados: manter bancos de dados seguros e consistentes; Criar relatórios gerenciais com os dados gerados: organizar as informações de forma legível e de fácil interpretação. Esses documentos auxiliam muito na tomada de decisão;

4 3. Como aplicar BI Essa dinâmica do BI pode muito bem ser aplicada a uma instituição que atua com segurança privada. Nesse caso, ela conta com dados em planilhas, gráficos, indicadores e, em casos mais avançados, a análise técnica das informações por meio de consultoria para a melhoria da tomada de decisão em centrais de monitoramento de alarmes. Pense, por exemplo, em uma ferramenta que dê acesso a indicadores como tempo de atendimento e deslocamento, quantidade de disparos falsos, quantidade de Ordens de Serviço (OS) abertas por problemas, entre outros. É possível comparar essas métricas com outros resultados registrados e ver se houve avanço ou regressão. Uma das principais vantagens do BI em empresas de segurança é a orientação do gestor na análise dos indicadores. Afinal, alguns diretores não conseguem analisar dados ou nem têm acesso a essas informações. Um bom sistema de BI organiza esses números em relatórios e ajuda o administrador a decidir qual é a melhor decisão a se tomar em determinada circunstância. O mercado de tecnologia contém muitos players fornecedores de tecnologia para gestão. Porém, poucos deles avançam nesse nível e fornecem inteligência de gestão, dada a complexidade do tema. Vale a pena conhecer alguns fornecedores no mercado brasileiro e estudar a aplicação dessa tecnologia na sua empresa.

5 4. Barreiras para transpor Ficou interessado nesse tipo de tecnologia? Pois bem: aqui na Segware, a equipe pesquisou (e ainda pesquisa) bastante sobre o assunto. Em relação a esse tema, antes de encarar uma solução de BI, uma empresa costuma esbarrar em dois desafios: Subestimar a utilidade dos dados: O primeiro está no administrador que, em alguns casos, descarta estes indicadores logo após o uso imediato: vou ver o número de ocorrências feitas no dia e pronto. Para resolver esse problema, é importante mostrar ao gestor quais benefícios o BI pode trazer para a empresa. Busque exemplos de organizações, inclusive de outros segmentos, que apostam e usam business intelligence continuamente. Falta de instrumentos que ajudem o gestor a lidar com todo esse volume de indicadores e números. Para resolver esse problema, basta investir em uma tecnologia de BI capaz de organizar adequadamente todos os dados e gerar relatórios que façam sentido para o seu negócio. O ideal é buscar um software que atenda às necessidades do nosso segmento.

6 5. Boas práticas em BI As empresas de segurança não oferecem somente serviços táticos, eles também têm a capacidade de planejar estratégias de acordo com a análise de dados. Para isso, o setor vem trabalhando com serviço de inteligência em segurança privada, no qual a informação é a peça chave. Existem algumas práticas que podem ser úteis para sua empresa - separamos algumas delas abaixo. A coleta das informações é o primeiro passo para a aplicação de inteligência em segurança privada. Depois de reunidos, esses dados são expostos em gráficos e a situação fica mais clara para o usuário. A partir desse momento, passa a ser essencial realizar a análise técnica das informações e, por meio de consultorias, explicar detalhadamente a estratégia para o cliente. Assim, ele consegue decidir se precisa de algum serviço extra, como alarmes ou câmeras, em um determinado local. Por mais que esses adendos encareçam o serviço para o consumidor final, ele entenderá que é necessário adquiri-los. Para ajudar no monitoramento e na prevenção de certos lugares, também é possível realizar o acompanhamento de tendências. Com esses dados, o usuário pode verificar em quais regiões o número de sinistros está crescendo para então reforçar a segurança. Outra boa prática interessante para uma empresa de segurança que faz BI é a realização de reuniões periódicas para divulgação e análise dos relatórios. Nestas reuniões, devem ser avaliadas necessidades estratégicas para melhorar o desempenho da organização. Em alguns casos mais avançados, algumas empresas contam com consultores externos que usam essas informações para gerar análises mais apuradas, com a premissa de gerar resultados para que você tenha vantagens competitivas e alcance suas metas estratégicas. Além dos pontos anteriores, fazer uso inteligente das equipes, com o direcionamento adequado das viaturas em ronda, dos profissionais em campo e dos equipamentos, realizando uma boa distribuição nos locais certos, são outras práticas interessantes de inteligência em segurança privada.

7 6. Exemplos de consultas Ocorrências Quantidade de ocorrência por tipo e dia da semana Quantidade de ocorrências por tipo, dia da semana e dia do mês Quantidade de ocorrências por dia do mês Análise por bairro Quantidade de ocorrências por bairro Quantidade de OS por bairro Quantidade de deslocamento por bairro e dia da semana Painel: Deslocamento - Cliente Percentual de deslocamento por cliente - TOP 10 Quantidade de deslocamento por cliente Relatório Deslocamento - Viatura Quantidade de deslocamento por viatura Quantidade de deslocamento por mês Deslocamento por empresa e dia Painel: Ocorrência - Motivo de alarme Quantidade de ocorrência por cliente e motivo de alarme Quantidade de ocorrência por motivo de alarme e dia da semana Ocorrência - Tempo Quantidade de ocorrências por hora; Tempo de tratamento em hora de ocorrência por tipo Quantidade de ocorrências por hora e tipo Quantidade de ocorrência por motivo do alarme Ordem de serviço - Atendente Quantidade de OS por atendente e dia da semana Quantidade de OS por atendente e hora Ordem de serviço - Tempo médio Tempo médio de atendimento de OS por atendente e dia da semana Tempo médio de OS por cliente e quantidade Ordem de serviço - Tempo médio e localidade Tempo médio e quantidade de OS por localidade Tempo médio de execução de OS por minuto Relatórios - Ocorrência Quantidade de ocorrência por cliente - Relatório Tempo de ocorrência por cliente e hora Quantidade de ocorrência por bairro Relatório

8 7. Conclusão Esperamos que, com o suporte deste white paper, sua empresa possa explorar ao máximo os dados gerados internamente e tirar insights ricos de um banco de informações. Com uma política de BI bem implementada, uma organização que trabalha com segurança consegue economizar recursos, reduzir riscos e prestar melhores serviços. Ficou interessado em uma solução do gênero para a sua empresa de segurança? Se você deseja mais informações sobre BI ou busca uma ferramenta adaptada às suas necessidades, fale com a equipe da Segware. Temos profissionais capacitados em business intelligence e soluções capazes de gerar relatórios personalizados. Entre em contato conosco. Obrigado pela leitura e até a próxima!