INTRODUÇÃO. HowTO: How TO: Extrair relatórios de utilização do Office 365

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2 INTRODUÇÃO Com a maior massificação do Office365 e com a inclusão de mais serviços de colaboração na plataforma da Microsoft, os clientes vinham a reclamar por relatórios mais completos, relatórios que indicassem qual a efetiva utilização dos produtos por parte dos seus colaboradores. No final do primeiro trimestre a Microsoft lançou um novo portal de relatórios que responde aos anseios dos seus clientes. Veja como os consultar no How-to deste mês.

3 Entre no portal do Office365 com uma conta de administrador e no menu relatórios tem uma visão geral da utilização dos diferentes produtos do Office365 associados à sua conta.

4 Para consultar um relatório mais específico carregue em cima do produto cujo relatório pretende consultar ou escolha a opção Utilização no menu Relatórios :

5 No menu seguinte pode escolher o relatório que pretende consultar:

6 Para por exemplo verificar relatórios sobre o fluxo de mail selecione a Atividade de

7 Neste quadro irá conseguir verificar os s recebidos, enviados e lidos da sua organização. Para obter mais detalhe num dia específico posicione o rato no gráfico e carregue no dia desejado:

8 No quadro seguinte poderá verificar o fluxo de por utilizador.

9 Pode também verificar se os utilizadores do plano com licenciamento do Office incluído, como por exemplo o plano E3, têm o Office ativado. Para isso, selecione o relatório Ativações. Aqui consegue verificar quantas ativações foram efetuadas por sistema operativo.

10 Se carregar em cima de cada coluna obtém os detalhes de cada ativação e pode filtrar por exemplo apenas as ativações efetuadas num determinado sistema operativo. Se selecionar Utilizadores é-lhe apresentado um relatório com o resumo das licenças atribuídas de utilizadores que as ativaram:

11 Outro relatório igualmente interessante é o da utilização do Onedrive. Aqui conseguirá verificar as contas ativas de Onedrive, os ficheiros existentes e o espaço ocupado. Para isso selecione o relatório Utilização do Onedrive.

12 No primeiro quadro irá surgir as contas ativas de onedrive, se pretender verificar o espaço ocupado pela totalidade dos documentos no onedrive selecione a opção Armazenamento :

13 Mais uma vez, se posicionar o rato em cima do gráfico e selecionar um dia específico irão surgir detalhes desse dia:

14 Todos os relatórios permitem que o resultado seja exportado para um ficheiro de Excel, para isso apenas terá que carregar no exportar e gravar o ficheiro. Existem também relatórios de utilização do yammer, sharepoint e skype igualmente interessantes. Além dos relatórios de utilização dos produtos, é também possível consultar relatórios de conformidade e segurança. Para isso selecione esse menu:

15 E de seguida poderá escolher o relatório pretendido:

16 Entre outros, aqui poderá verificar quais os utilizadores que recebem ou enviam mais s, os acessos a caixas de correio por parte de não proprietários ou quais os malwares que foram detetados nas mensagens enviadas ou recebidas:

17 Além destes relatórios, a Microsoft disponibiliza também uma série de scripts (que devem ser executados com powershell) que irão gerar relatórios também muito interessantes, como por exemplo quais as consultas principais diárias ou mensais no seu site de sharepoint e a a média de consultas de pesquisa realizadas pelos utilizadores ou até quais as mailbox que não são acedidas à mais do que trinta dias. Para consultar estes scripts consulte o seguinte endereço: A Microsoft continua a melhorar o reporting, pelo que é expectável que novos relatórios com mais informação surjam em breve. Adicionalmente, existem algumas soluções no mercado que oferecem relatórios mais complexos e aliam estes relatórios com uma monitorização efetiva do seu tenant do Office365. Estes programas utilizam o Office 365 Reporting (rest) web service recolhendo informação analítica de modo a identificar desvios de padrão, como por exemplo um determinado utilizador enviar um volume de mail anormal ou o tempo de acesso a um determinado site de sharepoint ser mais longo. Desta forma, além da ferramenta de reporting são também uma importante ferramenta de monitorização a ter em conta em alguns cenários mais complexos.