Manual Ponto Web Tec. P á g i n a 1

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1 Manual Ponto Web Tec P á g i n a 1

2 P á g i n a 2 Conteúdo 1 Conhecendo o Ponto Web Tec Inicio da utilização cadastros Cadastro de Cargos Cadastros de Cidades Competência Departamentos Empresas se empresa não usar Inscrição Estadual e/ou CEI, lançar ISENTO, no sistema Justificativas Como cadastrar as justificativas Locais de trabalho Numero máximo de pessoas a ser alocados no local: Anti-PassBack Pessoas Campos com *, Tipo de Pessoas Estado Civil Feriados Feriados estaduais e/ou federais: Na aba Pessoas e após em dados Ponto Percentual de extra Horários Aba Horários Aba Políticas Aba DSR Aba Horas Noturnas Aba Extras Aba Pessoas Escala Fixa Comunicação Equipamentos Enviar / Receber pessoas Enviar / Receber Digital

3 P á g i n a Enviar / Receber Empresas Status do equipamento Exportar Pessoas Movimentação Afastamento Banco de Horas Lançamento Manual Zerar Banco Espelho Ponto Consultando o Espelho Ponto lançamento de batidas, exclusão de batidas, lançamento de justificativas Espelho Ponto Diário Layout de exportação Exportação de Ocorrências Geração de arquivos MTE Importação de funcionário Marcações desconsideradas Reapropriação de Marcação Relatórios Portaria Folha Ponto Analítico de Abonos Analítico de Atrasos Analítico de Extras Analítico de Faltas Absenteísmo Clima Organizacional Segurança Controle de Usuários Ferramentas Configurações do Sistema Backup Informações Ajuda Sobre

4 P á g i n a 4 1 Conhecendo o Ponto Web Tec. Ponto Web Tec é o mais novo software de gerenciamento de folha ponto via Web, o software possibilita o usuário ter acesso em qualquer local a seus dados com qualquer dispositivo com conexão a internet como: Tabletes, Smartphones, Desktops, Notebooks. Base de dados hospedada em servidores 24 horas on-line, sete dias por semana, dados armazenados com criptografia, com toda segurança e confiança que os dados que sua empresa necessita. Pensado nos tempos modernos aonde os dados, informações devem ser acessadas a qualquer momento, Ponto Web Tec, trás a seus usuários comodidade no acesso aos dados, tendo em tempo real a atualização de dados, como marcações dos pontos dos funcionários e atualização de calculo de horas, aonde o responsável poderá mesmo de longe supervisionar a assiduidade dos funcionários. Base de dados armazenada em nuvem, com serviço cloud, aonde seus dados estarão seguros, com backups semanais e com a segurança de que mesmo após um vírus que acabe acometendo o Disco Rígido HD do computador ou uma formatação mau sucedida aonde todos os dados são perdidos, os dados do seu ponto está seguro e disponível a qualquer hora. 2 Inicio da utilização Para acessar o software é necessário que se tenha conexão de rede e algum navegador web Abra o navegador desejado e no espaço para colocar o link, digite o link Digite seu Login, Senha, Unidade de Negócio. Seus dados como Login, Senha e a Unidade de Negócio segue junto com o guia de instalação e o certificado de garantia.

5 P á g i n a 5 3 cadastros. Para inicio de utilização da Web Tec é necessário alimentar com os dados iniciais. Para cadastros SEMPRE CLICAR EM INSERIR 3.1 Cadastro de Cargos. É possível cadastrar todos os cargos existentes em sua empresa. 3.2 Cadastros de Cidades. Necessário para cadastrar Empresa, cadastrar cidades onde os equipamentos ficaram instalados e a empresa cadastrada Competência. Período que o funcionário ou competência estará instalado na empresa. 3.4 Departamentos. Os departamentos existentes na empresa. 3.5 Empresas. A empresa para cadastrar deve-se respeitar os campos obrigatórios, campos demarcados com * tanto na aba Dados Gerais, quanto em Endereço se empresa não usar Inscrição Estadual e/ou CEI, lançar ISENTO, no sistema.

6 P á g i n a Justificativas. Todas as justificativas utilizadas pela empresa como (Atestado, Dispensado, Falta justificada, Férias e etc.), deveram ser cadastradas no sistema Como cadastrar as justificativas Justificativas como Dispensado, férias são justificativas que abonam as faltas então deve ser marcado a opção Abonar Débitos. 3.7 Locais de trabalho Localidade onde os funcionários ficaram alocados Numero máximo de pessoas a ser alocados no local: É numero atual já alocado, quando numero máximo for atingido, não poderá ser colocado mais nenhum funcionário nesse local de trabalho Anti-PassBack: só permite o funcionário usar esse local de trabalho. 3.8 Pessoas. Para inicio do cadastro de Pessoas é indicado concluir todos os cadastros, pois, dentro de pessoas você ligará todos os outros cadastros anteriores. No canto superior direito você terá o botão que ativa para você poder ligar novamente funcionários desligados Campos com *, são campos obrigatórios de preenchimento. 3.9 Tipo de Pessoas. Exemplos: Terceirizado, Temporário, Autônomo e etc Estado Civil. Exemplos: Solteiro, Casado, divorciado e etc Feriados. Em feriados já vem cadastrado os feriados nacionais, pois os mesmos são atualizados anualmente Feriados estaduais e/ou federais: tem que ser cadastradas no sistema anualmente Na aba Pessoas e após em dados: é necessário ligar os funcionários ao esquema de feriados já existente ou em novo esquema que tenha sido criado. 4 Ponto. Em Ponto é aonde você irá cadastrar tudo relacionado a horas que funcionário cumprirá, percentual de extra e escalas. 4.1 Percentual de extra. Cadastros dos valores dos percentuais, em descrição pode se colocar a informação que deseja e em percentual lançar o valor somente com números, sem a porcentagem.

7 P á g i n a Horários. Cadastro dos horários em que o funcionário terá que seguir semanalmente. Em horários você encontrará o campo obrigatório logo acima com o nome do horário, código desejado e a empresa e seis abas de preenchimento, sendo a primeira de preenchimento obrigatório Aba Horários. Nessa aba você irá preencher os horários das batidas semanais do funcionário. Temos os dias de semanas onde neles você irá preencher com os horários que os funcionários devem cumprir Entrada1 seria a primeira batida do colaborador, logo quando ele chega à empresa, Saida1 seria a saída para o intervalo, como almoço, janta ou algo do gênero, Entrada2 a entrada do intervalo e assim em diante, podendo ser usado até a saída5, sempre escolhendo pelo ícone. Clicando no ícone Clicando em Padrão CLT irá cadastrar automaticamente todos os parâmetros de tolerância, adicional noturno, DSR conforme especificações da CLT, Clicando na seta para baixo você poderá visualizar todas as regras da CLT.

8 P á g i n a Aba Políticas. Nessa aba você irá cadastrar as políticas de: - Carga Horária: o tipo da carga horária, normal ou diários e o limite de jornada, a carga horária máxima a ser comprida no dia ou no mês. - Tolerância: Cadastro da tolerância diária. Considerar integral: o software considera integral o valor de crédito ou débito ao ultrapassar as horas, ou seja, se você tem a tolerância de 10 minutos, se ultrapassarem 11 minutos, o software te dará 11 minutos de extra ou falta e não somente 1 minuto. - Intervalo: - Tempo mínimo de intervalo: Se houver batida, antes do tempo mínimo o software não irá contabilizar como extra ou falta, sendo assim obrigatório o funcionário cumprir o tempo do intervalo. - Gerar o Horário de Intervalo: Irá preencher automático o horário de intervalo.

9 P á g i n a 9 - Destacar excesso de intervalor - Intervalo variável: O funcionário pode sair para o intervalo a qualquer horário, no entanto que cumpra a carga horária mínima do intervalo. - Compensação: - Compensar extras de faltas: Informa se as horas extras debitem das de faltas. - Compensar Extras de Atrasos/Saídas Antecipadas: Informa ao software que as extras podem abater os atrasos e as saídas antecipadas. - Sábado Compensado: Ativado essa informação, no relatório irá mostrar, Sábado Compensado. - Falta: faltas. - Considerar Horas em Débito como Faltas: Todas as horas em débito serão consideradas Aba DSR. Nessa aba serão configurados todos os valores e políticas do descanso semanal remunerado, lembrando que ela já vem pré-configurado no sistema ao clicar no campo CLT (ver 4.2.1) Aba Horas Noturnas. Nessa aba será configurado o período noturno e a hora em adicional noturno, também é configurado automaticamente clicando no campo CLT (ver 4.2.1).

10 P á g i n a Aba Extras. Nessa aba serão cadastradas as porcentagens de extras conforme as horas extras DIARIAS. Exemplo: Existem empresas que possuem porcentagem conforme o numero de horas extras diárias. Segue exemplo abaixo: Hora limite seria ATÉ que horas será a porcentagem correspondente, como no exemplo acima, no dia normal de trabalho seria de 00:00 ATÉ 02:00 horas extras no DIA será 50%, de 02:01 ATÉ 04:00 horas extras no DIA será 70% e de 04:01 ate 06:00 horas extras no dia será 100% Aba Pessoas. Nessa aba você irá ligar os funcionários que irão pertencer a esse horário cadastrado.

11 P á g i n a 11 horário. Clicando no + você ira selecionar o colaborador que você deseja que cumpra esse referente 4.3 Escala Fixa. Nele você irá cadastras os dias que o funcionário irá trabalhar em um determinado horário, como no exemplo acima, a carga horária é 12 por 24, ou seja, trabalha um dia e descansa outro, formando assim um ciclo de horários sem que tenha que administrar diariamente o ponto, lembrando que a data de inicio deve ser correspondente ao que o funcionário irá começar a escala. Na aba Pessoas, você liga as pessoas a escala correspondente. 5- Comunicação. Essa opção é aonde você irá cadastrar todas as opções para comunicação entre software e equipamento.

12 P á g i n a Equipamentos. Por padrão todos os equipamentos novos já vêm configurados de fabrica essa opção, para configuração de equipamentos, entre em contato com a nossa equipe de suporte técnico. 5.2 Enviar / Receber pessoas. Nesse campo será aonde você irá enviar os cadastros de novos funcionários e se acaso você já tenha colaboradores nesse equipamento e queira integrar o mesmo ao seu sistema, você pode usar a opção de Receber Pessoas Para envio é necessário pesquisar os funcionários conforme a empresa e selecionar os que você deseja enviar e o equipamento que receberá os funcionários Para recebimento, basta selecionar o equipamento e receber. 5.3 Enviar / Receber Digital. Esse campo é pensado em empresas que possuam 2 ou mais equipamentos, pois, é possível você puxar as biometrias dos funcionários e enviar para outros equipamentos, fazendo que o administrador do relógio só precise cadastrar uma vez as biometrias e pode enviar para quantos equipamentos desejar. 5.4 Enviar / Receber Empresas. Nesse campo você irá enviar os dados da empresa para o relógio ponto ou receber os dados da empresa do relógio para o software. 5.5 Status do equipamento. Se o equipamento estiver trabalhando on-line, conectado ao cabo de rede, essa opção irá mostrar o status dele, se existe comunicação, e se todos os dados foram recebidos. 5.6 Exportar Pessoas. Se o equipamento for trabalhar Off-line, ou seja, sem um cabo de rede conectado ao mesmo, ele terá que ser via pendrive, para você enviar os funcionários para o equipamento, primeiro você terá que gerar o arquivo.txt com os dados dos funcionários e exportar para o pendrive Para enviar pessoas, você precisa pesquisar pela empresa e logo após selecionar os funcionários que você deseja exportar e clicar em exportar.

13 P á g i n a Movimentação. Essa opção é referente a toda administração do ponto, como afastamentos, banco de horas, inclusão de horário não batido ou exclusão de horário batido errado pelo colaborador Afastamento. Nesse campo você irá cadastrar o tempo que um determinado funcionário irá ficar afastado da empresa, conforme as justificativas que já foram criadas anteriormente (ver tópico Justificativas.), como no exemplo abaixo, funcionário irá ficar de férias durante o período selecionado.

14 P á g i n a Banco de Horas. Nesse campo será cadastrada a política de banco de horas da sua empresa, como a data de inicio, o que será contabilizado no calculo do banco de horas e as pessoas que vão pertencer ao banco de horas. OBS: sempre ligar as pessoas na aba pessoas ao banco de horas. 6.3 Extrato Banco de Horas. Nesse campo será visualizado o total de banco de horas que o colaborador possui Lançamento Manual. É aonde você conseguirá lançar ajustes horas crédito ou horas débito Zerar Banco. Quando o banco de horas do funcionário for zerado, você deverá ir a zerar banco e zerar o período desejado. 6.4 Espelho Ponto. Nesse campo você irá visualizar o espelho ponto do colaborador, no período desejado, nele serão feitos todas as administrações do ponto do funcionário, como lançamento de batidas, exclusão de batidas, sendo que para incluir ou excluir é sempre necessário uma justificativa para a ação Consultando o Espelho Ponto. Para consultar o espelho ponto de um colaborador é necessário localizar o funcionário que você deseja visualizar, colocar o período desejado e clicar em consultar. Irá abrir para você todas as batidas

15 P á g i n a 15 do colaborador naquele determinado período, como as horas faltas, extras, atraso, trabalhadas, todos os dados necessários para administração do ponto lançamento de batidas, exclusão de batidas, lançamento de justificativas. Todo e qualquer lançamento deve ser feito manualmente, sempre clicando duas vezes no dia desejado, logo após irá abrir esta janela: Dentro dela você terá 4 abas: ABONO: você irá cadastrar as justificativas que você cadastrou anteriormente (ver tópico Justificativas.), para abonar aquele determinado horário, ou seja, irá abonar a entrada 1, após terá que lançar a justificativa na Saída 1 e assim em diante, abonando o horário que você deseja. AJUSTE MANUAL: Nessa aba você fará a inclusão, exclusão e realocação de hora.

16 P á g i n a 16 Em Hr. Original, você terá a hora que foi batida pelo colaborador. Em Hr. Atual, você irá colocar a hora que você deseja incluir, ou quando já tiver batida, excluir a mesma. Em Descrição é a justificativa para inclusão ou exclusão do horário. HORÁRIO: Nessa aba você visualiza qual o horário que o funcionário está cadastrado. BANCO HORAS: É o banco de horas do colaborador selecionado. 6.5 Espelho Ponto Diário. As mesmas configurações de Espelho Ponto, mas nesse campo você conseguirá visualizar as batidas dos funcionários no dia desejado. 6.6 Layout de exportação. Consultar suporte técnico para mais informações. 6.7 Exportação de Ocorrências. Somente disponível para software que tenha configurado layout de exportação para software contábil. 6.8 Geração de arquivos MTE. Usado somente quando por pedido do ministério do trabalho ou pelo oficial do ministério os arquivos para conferencia padrão Ministério do trabalho, que seria os arquivos: Arquivo Fonte de Dados Tratado (AFDT) e o Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais (ACJEF). Você poderá gerar o arquivo por funcionário, clicando no procurar funcionário, pelo departamento ou a empresa toda, clicando em procurar empresa, indique o período desejado, marque a opção de arquivo que deseja e clique em gerar. 6.9 Importação de funcionário. É possível importar os colaboradores através de um arquivo de texto, mas para isso é preciso obedecer a um layout pré-estabelecido que pode ser encontrado na aba Layout de Importação.

17 P á g i n a Marcações desconsideradas. Algumas vezes o funcionário é cadastrado, mas o horário dele não foi preenchido, sendo assim o software não importa as batidas do mesmo, pois não existe um horário para que o software possa se espelhar, sendo assim as batidas ficam em marcações desconsideradas, é necessário pesquisar o período desejado e clique em consultar, logo após irá aparecer todas as batidas desconsideradas, perceba que existe cores nas batidas descartadas, ou seja, cada cor significa o motivo pelo qual foi descartada a batida. = Marcação desconsiderada por funcionário não possuir um horário cadastrado. = Marcação desconsiderada por funcionário não cadastrado ou inativo.

18 P á g i n a 18 = Marcação desconsiderada por proximidade na marcação do ponto (ponto batido no mesmo minuto, somente o primeiro será aceito). = Marcação desconsiderada problemas na execução do programa Reapropriação de Marcação. Quando uma marcação for desconsiderada, para você trazer para o cartão ponto é preciso primeiramente arrumar a causa da desconsideração das batidas, como vimos anteriormente, após isso você deverá clicar em Reapropriação e o software então irá fixar a batida na folha ponto do colaborador. 7- Relatórios. Em relatórios você irá fazer toda a geração dos arquivos para salvar em PDF e fazer a impressão do total de horas do funcionário. Você poderá imprimir somente de um funcionário, clicando em selecionando funcionário ou todos selecionando a empresa. 7.1 Portaria Os arquivos são salvos em padrão portaria TR TR

19 P á g i n a Folha Ponto. Os arquivos são salvos em padrão Folha Ponto. TR 7.3 Analítico de Abonos. Irá ser salvo em arquivo PDF, somente o relatório de abono. 7.4 Analítico de Atrasos. Irá ser salvo em arquivo PDF, somente o relatório de atrasos. 7.5 Analítico de Extras. Irá ser salvo em arquivo PDF, somente o relatório de extras. 7.6 Analítico de Faltas. Irá ser salvo em arquivo PDF, somente o relatório de faltas. 7.7 Absenteísmo. Irá ser salvo em arquivo PDF, somente o relatório de faltas, atrasos e faltas parciais. 7.8 Clima Organizacional. Poderá ser feito um gráfico para ser salvo em PFD, sobre o clima dos funcionários, se estão felizes ou tristes e o dia da semana que foi gerado esse relatório. 8- Segurança. Em segurança você irá cadastrar novo usuário, dar permissões a usuários e alterar senha de usuário.

20 P á g i n a Controle de Usuários. Nessa opção você irá cadastrar ou alterar usuário já existente, podendo dar dias de acesso que esse usuário terá ao software, como no exemplo abaixo, o usuário WebTec só poderá ter acesso ao software de segunda a sexta feira, no sábado e domingo o software ficará bloqueado para esse usuário. 9- Ferramentas. Nessa opção você irá configurar algumas opções do sistema. 9.1 Configurações do Sistema. Usado somente por um suporte técnico, pois a configuração errada pode acarretar em erros no sistema. 9.2 Backup. Os backups serão feitos diretamente por nós, não tem a necessidade de utilizar essa opção. 9.3 Informações. Poderá gerar uma mensagem para que saia ao final da folha ponto. 10- Ajuda Sobre. Todas as informações sobre registro e versão do software. CURITIBA 2016