Aplicação Prática da Administração Farmacêutica

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1 Soluções Administrativas para Farmácias Aplicação Prática da Administração Farmacêutica Em Metodologias administrativas para aperfeiçoar a gestão de Farmácias e Drogarias. Professor: Rodrigo Magalhães Professor: Cadri Awad Setbro/2013

2 1. PROGRAMA DA DISCIPLINA 1.1 EMENTA 1.2 CARGA HORÁRIA 1.3 CONTEÚDO PROGRAMÁTICO 1.4 CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO 1.5 BIBLIOGRAFIA 1.6 CURRICULUM DO PROFESSOR 1. Programa da disciplina Sumário DISCIPLINA: Administração Farmacêutica. Título da Aula: Aplicação Prática da Administração Farmacêutica. 1.1 Ementa Propostas de Metodologias e Protocolos administrativos para a gestão de. Cuidados necessários para a abertura ou aquisição de Farmácias ou Drogarias. Estudo das Margens de Lucro e dos custos dos Medicamentos. Simulações de vendas e lucros obtidos. Objetivo Geral: Donstrar formas e métodos para administrar. Donstrar a Farmácia como um negócio, que deverá ser conduzido utilizando técnicas administrativas para alcançar o sucesso na profissão Farmacêutica. Objetivos específicos: Administração dos Principais Setores da Farmácia ou Drogaria (Financeiro, Crediário, Estoque, Compras, Caixas, Vendas, Contabilidade). Conhecimento das Margens de Lucro que são proporcionadas por medicamentos e produtos Farmácia. Definições das principais despesas e obrigações tributárias e fiscais que incid na Farmácia ou Drogaria. 1.2 Carga horária 80 horas aula. 2

3 1.3 Conteúdo Programático Donstrar a distribuição dos valores originados pelas vendas da Farmácia. Composição de Margens de Lucro da Farmácia; Donstração de Lucros e Perdas (DLP); Fluxo de Caixa (FC); Darcação das Despesas mais comuns Farmácia. Simulações com modelos propostos, de Farmácias com diversos patamares de vendas e margens de lucro. Formas de realizar Controles de Vendas a Crediário; Controle de Compras; Controle de Caixa; Controle sobre as Vendas. Os Indicadores Operacionais. 1.4 Critério de Avaliação Estabelecida pela Instituição de Ensino e conforme o perfil da aula ministrada. 1.5 Bibliografia Utilizada: PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil: Gestão e Estratégia. 1(a) ed. Atlas, ANGELO, Claudio Felisoni, SILVEIRA, Jose Augusto e FÁVERO, Luiz Paulo. Finanças no Varejo: Gestão Operacional. São Paulo, 3(a). ed. Saint Paul Editora, MARTINS, Eliseu. Contabilidade de Custos. São Paulo, 9(a). ed. Atlas, PADOVEZE, Clóvis Luis. Introdução á Administração Financeira. São Paulo, Thomson, CHRISTOVÃO, Daniela e WATANABE, Marta. Guia Valor Econômico de Tributos. São Paulo, Ed. Globo, DRUCKER, Peter Ferdinand. Prática da Administração de Empresas. 13(a) ed. Thompson, FALCONI, Vicente. O Verdadeiro Poder. 1(a) ed. INDG, Revista ABCFARMA - 56(ª) ed.abcfarma, Sites Pesquisados: Curriculum do Professor Farmacêutico Dr. Rodrigo Magalhães. FORMAÇÃO ACADÊMICA Farmacêutico Bioquímico formado pela Universidade Federal de Goiás. Pósgraduado com M.B.A. Gestão Avançada de Varejo Farmacêutico. Pósgraduação Administração de Empesas. Docência de Nível Superior. Especialista Manipulação Magistral Alopática e Homeopatia. Mestrando Executivo de Administração de Empresas. EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL Atual diretor do Instituto ADTEC (Administração e Tecnologia para Farmácias), presa que presta consultoria e desenvolve sistas de 3

4 informática para. Atual diretor e proprietário das Farmácias Cristo Redentor e Santa Fórmula na cidade de Santa Helena de Goiás. Integrante da Comissão Técnica Farmácia Comunitária do Conselho Federal de Farmácia (CFF). Foi consultor técnico do SEBRAE-Go por vários anos. Ex-Diretor e fundador da Rede Econômica de Farmácias do Sudoeste Goiano. Vasta experiência prática e teórica Administração Farmacêutica e Tributação Contábil para. Contato com o professor Telefone Pessoal: (62) / (64) Contato pessoal: rodrigo@institutoadtec.com.br Empresa: Instituto ADTEC Telefones: (62) Site: Contato a presa: adtec@institutoadtec.com.br 4

5 Introdução: Usos da Administração Farmacêutica: Desde a Revolução Industrial do século 18 e 19, sabe-se que Administrar b é a fórmula principal do sucesso de qualquer preendimento. Na atividade Farmacêutica não é diferente. Saber administrar tecnicamente uma Farmácia pode significar o sucesso ou o fracasso. A Administração Farmacêutica utiliza das técnicas da Administração de Empresas, para especificamente tornar a gestão da Farmácia de melhor qualidade. A Administração Farmacêutica define regras e métodos de procedimentos para cada setor da Farmácia, seja na gestão financeira, de estoques, de crediário, de vendas, etc. A Farmácia torna-se mais viável financeiramente para o Farmacêutico, e de melhor qualidade na prestação de serviço para a comunidade, na medida que utiliza de técnicas adequadas de Administração. Legislação: Definição de farmácia e drogaria: A it X do art. 4º da Lei nº de 1973 define farmácia como estabelecimento de manipulação de fórmulas magistrais e oficinais, de comércio de drogas, medicamentos, insumos farmacêuticos e correlatos, compreendendo o de dispensação e o de atendimento privativo de unidade hospitalar ou de qualquer outra equivalente de assistência médica, e define ainda no it XI do art. 4º da Lei nº de 1973 a drogaria como estabelecimento de dispensação e comércio de drogas, medicamentos, insumos farmacêuticos e correlatos suas balagens originais. O it XVI do art. 4º da Lei nº de 1973, define distribuidor, representante, importador e exportador como presa que exerça direta ou indiretamente o comércio Fabricante Atacadista Varejista Consumidor atacadista de drogas, medicamentos suas balagens originais, insumos farmacêuticos e de correlatos. O it XII e XIII do art 4º da Lei nº de 1973, define ervarnaria como estabelecimento que realize dispensação de plantas medicinais e postos de medicamentos e unidades volantes como estabelecimento destinado exclusivamente à venda de medicamentos industrializados suas balagens originais e constantes de relação elaborada pelo órgão sanitário federal, publicada na imprensa oficial, para atendimento a localidades desprovidas de farmácia ou drogaria. O que é Administrar? 5

6 A Administração consiste gerência, controle e direção de presas públicas ou privadas, tendo como objetivo maior a produtividade e a lucratividade. Para se chegar a isto, o administrador avalia os objetivos organizacionais e desenvolve as estratégias necessárias para alcançálos. (Fonte: Site do Conselho Regional da Administração (CRA-Go)). Qu administra, estuda com antecedência como vai enfrentar os problas e cria metodologias para cada setor envolvido. Administrar uma presa é o oposto de tocar uma presa... Quando se toca uma presa, o presário t que contar com a sorte e os acertos aleatórios. Não exist protocolos de procedimentos e n políticas adotadas acerca dos problas. A sorte irá definir o sucesso. Conceitos de Administração e Gestão: Significado da Palavra Administrador : Pessoa que administra, dirige, governa, coordena, estabelece metodologias e diretrizes. (Fonte: Dicionário Aurélio). Significado da Palavra Gestor : Aquele que gere ou administra bens próprios ou alheios. Gerente, feitor. Administrador. (Fonte: Dicionário Aurélio). O Farmacêutico também é Administrador: Apesar de estar ligado a saúde, a atividade de Administrar b a Farmácia, é que irá definir o sucesso profissional do Farmacêutico que trabalha na Farmácia Comunitária. Para extrair sua runeração, o Farmacêutico necessita ser gestor da Farmácia. Conseguir transformar o conhecimento saúde runeração digna e ética é o desafio do Farmacêutico Comunitário. Significado da Administração Farmacêutica: É a Administração Empresarial voltada para a Farmácia e o Farmacêutico. Utiliza-se dos recursos e métodos utilizados para a Gestão Empresarial, favor da Farmácia. Os princípios da Administração Empresarial foram incorporados na Administração Farmacêutica, que contém especificidades para o segmento de Farmácia. Aplicações de Técnicas Administrativas, permite melhorar a Gestão da Farmácia, e tornar o preendimento mais lucrativo e de grande sucesso profissional para o Farmacêutico. Conforme a moderna Administração Empresarial, também na Farmácia as funções do Administrador vão além de gerir o próprio negócio, também a responsabilidade de atendimento ao cliente e as decisões administrativas. A importância da Administração Farmacêutica: A Farmácia se diferencia do mercado varejista tradicional. O seu produto é diferente, o seu pessoal é diferente, e as suas necessidades e dificuldades também são diferentes. 6

7 Na prática, o papel do Farmacêutico é ser além de agente da saúde, também um Administrador. O desafio: Transformar o conhecimento sobre saúde valores financeiros, como forma de sua runeração. Analise prática da Farmácia atual: O serviço do Farmacêutico está inserido na Marg de Lucro da Farmácia, e portanto é dela que deverá buscar a sua runeração. A partir desse entendimento, podos inferir a necessidade do Farmacêutico conhecer b as Margens de Lucro que reg o negócio de Farmácia. Na prática atual, os descontos oferecidos comumente nas Farmácias, são valores que seriam da runeração do Farmacêutico pelos seus serviços. Cabe ao Farmacêutico alterar essa realidade de forma gradativa. Inicie na Farmácia sendo competitivo preços com os concorrentes. Intensifique os Serviços Farmacêuticos para depois, aos poucos ir retirando os descontos ou administrandoos de forma que não sejam comprometedores para o resultado financeiro da Farmácia. Os clientes que se beneficiam dos Serviços Farmacêuticos deixarão de visar somente os descontos. Esta é a forma prática de vender agregando valor no trabalho do Farmacêutico. Analise prática do mercado de Varejo Farmacêutico atual: O Varejo Farmacêutico atual é focado apenas no lado Comercial puro: retira-se os serviços e transforma-os descontos. Grandes redes utilizam este modelo, estruturado somente nos preços. O nicho de mercado aparece para a pequena Farmácia justamente oferecendo Serviços Farmacêuticos aliado a técnicas de Administração Farmacêutica: isto aumenta a competitividade da Farmácia e o inevitável acontece: Ganha-se Mercado... A dica é: faça competição com Preços com as grandes redes de Farmácias e capriche no que ela t de ponto fraco: a Prestação de Serviços Farmacêuticos. Aspectos Práticos da Administração Financeira na Farmácia ou Drogaria Introdução Em nenhuma época passada, a Gestão do varejo farmacêutico esteve tão importante quanto na atualidade. Os Farmacêuticos são chamados neste momento a entender e a praticar mais profissionalmente não somente as ações de saúde que faz parte de suas atividades diárias, mas também os conceitos administrativos, como forma de prosperar e obter uma runeração mais justa e ética. Fazer o trabalho junto da comunidade, ter reconhecimento das pessoas e das autoridades, não são suficientes se a Farmácia não tiver rentabilidade e auto-sustentação financeira. Mais ainda, o Farmacêutico deve ser runerado a altura dos dais profissionais da área da saúde, para não se ver refém de situações que possam colocar cheque a sua ética profissional e a motivação pelo seu trabalho. 7

8 O Farmacêutico na Farmácia Comunitária t a difícil tarefa não somente de transformar conhecimento saúde e, ainda, ter uma runeração financeira justa e ética. Isso é possível, no entanto, requer do Farmacêutico um maior aprofundamento na prática da Administração Farmacêutica na Farmácia. A história de Farmácias b sucedidas, mostra que invariavelmente exist duas colunas de sustentação para o seu sucesso: Gestão Administrativa. Atendimento ao Cliente. Objetivos Este manual t como objetivo familiarizar o Farmacêutico com a utilização de métodos e técnicas de Administração presarial para que possa se ter uma visão clara e objetiva do despenho de sua Farmácia como presa, donstrando de forma prática como realizar a Administração Financeira uma Farmácia Comunitária. Esta é a primeira e a mais importante área da Administração Farmacêutica, porque norteia e dá as diretrizes para a boa Gestão Farmacêutica, atingindo as dais áreas da Farmácia. A Administração Financeira da Farmácia é a parte primária da Gestão Administrativa. Métodos de Analise e Indicadores Vários autores especializados Administração de Varejo, indicam modelos básicos e importantes para a disposição dos dados obtidos pela presa, de forma que possam ser analisados e mensurados. Esta análise e mensuração, leva a processos de tomada de decisão que viabilizam o crescimento e o fortalecimento da presa. Um método clássico e básico, consiste dispor os dados da presa, de forma organizada e concisa, seguindo um formato pré-definido: É o Donstrativo de Lucros e Perdas (DLP). O DLP da Farmácia segue o mesmo padrão proposto para as dais presas de varejo, e o seu preenchimento é suficiente para donstrar ao Farmacêutico se a sua Farmácia é ou não viável do ponto de vista financeiro (ou econômico). Mais ainda, através dele é possível levantar onde está o probla, e a partir daí traçar planos estratégicos de melhoria e viabilidade da Farmácia. Um DLP simplificado, possui o modelo de uma tabela onde são dispostos os dados obtidos pela Farmácia, e é composto pelas seguintes operações: 8

9 Cálculo Descrição das Operações: ($) Vendas Brutas (-) Descontos concedidos na Venda (=) Vendas Líquidas (-) Custo da Mercadoria Vendida (CMV) (=) Lucro Bruto (-) Despesas Operacionais Fixas e Variáveis (=) Lucro Operacional Inserindo-se os valores de cada operação, e efetuando-se os cálculos indicados, obtém-se o resultado financeiro da Farmácia. Um DLP mais completo detalha um pouco mais os valores e indica para o presário Farmacêutico, quais as variáveis estão pesando mais no resultado financeiro da Farmácia: Cálculo Descrição das Operações: ($) Vendas Brutas (-) Descontos concedidos na Venda (=) Vendas Líquidas (-) Custo da Mercadoria Vendida (CMV) (=) Lucro Bruto (-) Despesas Operacionais Variáveis (=) Marg de Contribuição (-) Despesas Operacionais Fixas (=) Lucro Operacional (+) Receita Não Operacional (-) Despesa Não Operacional (=) Lucro Líquido Final Para preencher o DLP acima proposto o Farmacêutico irá necessitar de alguns dados que deverão ser levantados dentro de um determinado período de 9

10 funcionamento da Farmácia, que geralmente é mensal. Os dados a ser obtidos seriam: Total das Vendas Brutas (a Preço de Venda Oficial). Total dos Descontos concedidos nas Vendas (para clientes). Total das Despesas Variáveis. Total das Despesas Fixas. De posse desses valores, a inserção deles no DLP irá donstrar qual seria o Lucro Operacional da Farmácia. Este valor, quando muito baixo ou negativo, indicará ao Farmacêutico que ele deverá tomar providencias administrativas relação ao negócio. Situações, tais como: Baixas Margens de Lucro obtidas ou de excesso de Despesas, poderão facilmente comprometer a saúde financeira da presa. Vejamos a seguir, como são e como obter ou calcular cada uma desses valores que compõe o DLP: Vendas Brutas: Os medicamentos t um Preço de Venda Oficial definido pelo Governo Federal. Como valor da Venda Bruta, deverá ser considerada a venda dos medicamentos a Preço de Venda Oficial, ou seja, s levar consideração os descontos concedidos na venda. Para o restante dos produtos que são comercializados pela Farmácia, também deverá ser considerado o Preço de Venda que foi calculado, contendo a Marg de Lucro determinada na entrada do produto. Também para esse grupo de produtos, não deverá ser considerado os descontos concedidos na venda. Descontos concedidos nas Vendas: Consiste na somatória total de todos os descontos que foram concedidos durante as vendas, para o período. Esses descontos incidiram sobre o Preço de Venda dos produtos. Vendas Líquidas: É o valor total das Vendas Brutas se subtraindo os descontos concedidos nas Vendas. O valor de Venda Líquida representa o valor real que foi pago pelo cliente. A sua somatória no período, representa, teoricamente, o que foi apurado pela Farmácia. Custo da Mercadoria Vendida (CMV): Este valor poderá ser obtido através da somatória dos produtos vendidos no período, a Preço de Custo de Compra, ou seja, pelo valor de aquisição dos produtos, já levando consideração os descontos obtidos na compra desses produtos. Caso não seja possível a obtenção do CMV na Farmácia Comunitária, através do sista informatizado, a forma calculada poderá ser utilizada. Este valor, também, poderá ser calculado de duas maneiras: 10

11 Método clássico contábil: CMV= (Estoque Inicial do Período+ Compras ocorridas no Período) Estoque Final do Período. Método retirando as Margens de Lucro: CMV= Venda Bruta Total Margens de Lucro (%) O Método Clássico Contábil, t a desvantag de que o Farmacêutico deverá conhecer com bastante exatidão o valor do seu estoque a Preço de Custo Compra, no início e no final do período. O Método das Margens de Lucro, t a desvantag de se obter uma valor aproximado, não tendo assim, uma precisão total. Contudo, ele oferece um bom parâmetro para o Farmacêutico, e através dele é possível se conhecer o CMV do período. Apesar do nível de erro inerente ao calculo, eles na prática não são comprometedores para a obtenção dos resultados. A seguir, comentaros com mais detalhes o calculo das Margens de Lucro, o que denominamos de Composição das Margens de Lucro Farmácia Comunitária Lucro Bruto: É o Lucro que sobra para o Farmacêutico pagar todas as Despesas da Farmácia e, ainda, runerar-se. Para chegar ao Lucro Bruto, é retirado apenas os valores dos descontos concedidos nas vendas e também o Custo da Mercadoria Vendida. É desse valor que deverão ser pagas todas as despesas que ocorr na Farmácia. Chamamos de Ponto de Equilíbrio Operacional, quando a Venda Bruta Total alcança um determinado patamar que o Lucro Bruto conseqüente, seja capaz de pagar todas as despesas que normalmente ocorr na Farmácia. Despesas Operacionais Variáveis: São as despesas que variam conforme o montante de venda da Farmácia. É comum muitos Farmacêuticos ficar dúvida quanto a esse grupo de despesas, visto que estas possam variar o seu valor de um mês para o outro. Contudo, as Despesas Variáveis estão intimamente atreladas ao valor do faturamento da Farmácia. Sendo assim, se ocorrer do valor da Venda Bruta dobrar um determinado mês, também as Despesas Variáveis dobrarão mais ou menos no mesmo ritmo. É o caso de alguns Impostos como o ICMS, das Comissões pagas a funcionários sobre as vendas, etc. Essas despesas são ditas Operacionais porque elas derivam das Operações de compra e vendas efetuadas pela Farmácia no período. Ou seja, não são despesas alheias ao funcionamento da Farmácia. Marg de Contribuição: É calculada retirando-se do Lucro Bruto as Despesas Variáveis. 11

12 A Marg de Contribuição representa o resultado financeiro da Venda Bruta, após a retirada dos descontos concedidos na venda, do CMV e das Despesas Variáveis (que é representada, principalmente, pelos impostos). Conceitualmente, é tudo que sobra para pagar as Despesas Fixas da Farmácia. Consiste um tipo de Lucro que serve de visualização, para mostrar ao Farmacêutico quanto é o valor disponível para o pagamento de suas despesas fixas. A donstração desse valor percentual é muito importante para que o Farmacêutico passe a ter noção de qual o percentual máximo que suas despesas fixas poderão chegar. Despesas Operacionais Fixas: São as despesas mais comuns existentes na Farmácia. Elas são representadas pelo valor pago de Aluguel, Telefone, Energia, Água, Mensalidades diversas, etc. Sua característica principal é que não aumenta conforme o aumento da Venda Bruta. Ela não está intimamente ligada ao patamar de Venda Bruta. Se por acaso a Venda Bruta dobrar um determinado mês, o aluguel não irá aumentar na mesma proporção, assim como os outros tipos de despesas fixas. Lucro Operacional: É o Lucro Resultante de todas as operações da Farmácia no período (mês, trimestre,ano,etc). Representa o valor que sobrou para runerar o investimento do Farmacêutico. Este valor deverá ser calculado percentualmente, para que se tenha a noção de retorno que a Farmácia esta proporcionando. Esse Lucro é Operacional porque ele é totalmente resultante somente das operações de compra e de venda de produtos da Farmácia. Receita Não Operacional: Representa os valores obtidos no período, que não sejam provenientes das operações de compra e venda de produtos, efetuadas pela Farmácia. Pod ser categorizados como os valores obtidos pela aplicação financeira do Capital de Giro da Farmácia, pela venda de um b móvel ou imóvel da presa, ou outra procedência. É importante a sua existência, principalmente para contplar as inserções de Capital dos acionistas (ou proprietários) na Farmácia. Qualquer dinheiro que venha de fora, ou seja, que não for proveniente da operação da farmácia, deverá ser inserido nessa categoria. É comum Farmácia, a realização de compra mensal de produtos, acima da quantidade definida pelo CMV. Quando isso ocorre, haverá a injeção de um valor extra para o pagamento das compras. Este incrento de estoque ou seja aumento de capital investido, deverá ser considerado como uma Receita Não Operacional, porque não foi fruto das operações normais ocorridas no período pela Farmácia. 12

13 Despesa Não Operacional: Assim, como a Receita Não Operacional, deriva de valores obtidos no período que não sejam provenientes das operações da Farmácia. Como explo, pod ser categorizados como os valores pagos Benfeitorias (investimentos) na Farmácia. Ainda, os valores extras retirados pelos proprietários durante o mês (fora do Pró-labore), valores pagos de Multas Fiscais, etc... são explos de Despesa Não Operacional. O pagamento de Compras Extras com a finalidade de incrento do estoque, conforme foi dito anteriormente, caracteriza uma Despesa Não Operacional. Este procedimento é necessário para se preservar a donstração do Lucro Operacional no período. Dessa forma, qualquer valor pago que não foi oriundo das operações ocorridas no período, deverá ser adicionadas nesta categoria de despesa. Lucro Líquido Final: Este tipo de Lucro Líquido é Ajustado conforme a Receita e a Despesa Não Operacional. Ele não representa o Lucro que foi derivado das operações de compra e venda da Farmácia no período, porque leva também consideração as operações extras e alheias ao funcionamento normal da Farmácia. Quando ocorr Compras Extras para aproveitar preços, fazendo estocagens; ou então quando ocorre investimentos ou retiradas dos sócios, este resultado pode ficar negativo ou excessivamente positivo quando as receitas não operacionais for muito altas. Nestas circunstâncias ele deverá ser entendido e não deve ser considerado para efeito de análise de viabilidade da Farmácia. Analise do DLP O DLP (Donstrativo de Lucros e Perdas ) donstra se as políticas de Compra e de Descontos para clientes, esta correta, e possível de ser suportada pela Farmácia. Quando as Margens de Lucro que se obtém com a compra não estão suportando os descontos concedidos na venda, o resultado do Lucro Operacional do DLP ficará negativo. O DLP mostra também se o patamar de Despesas esta dentro do esperado. Na análise do DLP, podos observar que alguns casos existe um Lucro Bruto relativamente alto e bom, mas que apesar disso, o Lucro Operacional é negativo ou ínfimo. Isto donstra claramente que as Despesas da Farmácia deverão ser revistas e deverá ser traçado um plano estratégico de redução de despesas, para que a Farmácia seja viável financeiramente. Em Resumo: O DLP mostra a Viabilidade da Farmácia. A Farmácia só poderá continuar de portas abertas se o DLP for positivo. Mesmo sendo positivo, o valor do Lucro Operacional deverá ser maior do que o rendimento financeiro do valor de Mercado da Farmácia. 13

14 Portanto, pelo menos, mensalmente, o Farmacêutico deverá preencher e analisar o DLP de sua Farmácia para que, tenha a certeza do sucesso financeiro do seu negócio. Desvios ou discrepâncias nos valores do DLP dev ser tratadas com seriedade e, ainda, tomadas todas as medidas para que sejam corrigidas. Só assim, a Farmácia será forte e se manterá no mercado. Método da Análise do DFC (Donstrativo de Fluxo de Caixa) Assim, como o DLP é capaz de donstrar uma série de dados sobre a Farmácia, o preenchimento, pelo menos, mensal do Donstrativo de Fluxo de Caixa (DFC) pelo Farmacêutico, irá donstrar algumas situações sobre a saúde financeira da Farmácia. A sua conformação segue as mesmas características do quadro ou tabela do DLP, conforme a donstrado a seguir: Cálculo Descrição das Operações: (=) Receita Líquida Financeira Operacional (-) Fornecedores Pagos (efetivamente no período) (=) Lucro Bruto (-) Despesas Operacionais Variáveis (=) Marg de Contribuição (-) Despesas Operacionais Fixas (=) Lucro Operacional (+) Receita Não Operacional (-) Despesa Não Operacional (=) Lucro Líquido Final Para preencher o DFC acima proposto o Farmacêutico irá necessitar de alguns dados que deverão ser levantados dentro de um determinado período de funcionamento da Farmácia, que geralmente, é mensal. Os dados a ser obtidos seriam: Receita Líquida Financeira Operacional. Fornecedores Pagos efetivamente no período. Total das Despesas Variáveis. Total das Despesas Fixas. De posse desses valores, a inserção deles no DFC (Donstrativo de Fluxo de Caixa), irá donstrar qual seria o Lucro Operacional da Farmácia, conforme a 14

15 movimentação financeira efetiva que ocorreu no período. Diferente do DLP, o Donstrativo de Fluxo de Caixa trabalha com os valores dinheiro das Vendas e das Compras (ou valores efetivamente pagos aos fornecedores) que ocorreram no período. Ele leva consideração não as Vendas que pod ter sido A Vista ou A Prazo, mas apenas ou tão somente o que entrou dinheiro ou por via bancária (cartões) no caixa da Farmácia, no período. Para se obter o valor da Receita Líquida Financeira Operacional da Farmácia, o Farmacêutico deverá somar todos os valores que entraram dinheiro no período, seja no caixa e também que foram sendo depositados diretamente na conta corrente da Farmácia. Os valores pagos a Fornecedores refer-se somente ao valor que saiu da conta corrente ou do caixa da Farmácia para pagar as compras que foram efetuadas, sejam elas realizadas qualquer data do período análise. Não se leva consideração aqui, qual foi a data da compra, mas sim o que efetivamente foi pago a fornecedores dentro do período (mês) que se esta analisando. Os dais dados e a forma de calcular os valores dos campos, segu a mesma sistática, que foi dito anteriormente relação ao DLP. Analise do DFC (Donstrativo de Fluxo de Caixa) O DFC mostra, na prática, se o Gerente da Farmácia seja ele o Farmacêutico ou outro colaborador ou mesmo o proprietário, está conseguindo reproduzir o planejado no DLP. Por isso, dentro da lógica, a Farmácia somente continua funcionando se o DLP for positivo, e sendo assim, o DFC também deveria se positivo. Se isso não estiver ocorrendo é razão de que não se está conseguindo seguir o que foi planejado. O resultado do DFC deverá ser visto com uma atenção especial, principalmente para o Valor Comprado de Fornecedores b como para o prazo de pagamento junto aos mesmos e, quanto ao Valor Recebido ou a receber no Crediário/convênios. Estes dois fatores é que são determinantes por desviar os resultados para menor ou para maior no Donstrativo de Fluxo de Caixa. Para explificar, um valor comprado a maior do que o estipulado no CMV do DLP certamente irá contribuir para diminuir o DFC. Da mesma forma, um valor recebido a menor do que o que foi vendido no DLP, irá contribuir da mesma forma, para diminuir o resultado do DFC. Uma Farmácia com um DFC negativo, fala a favor de que necessitará que seja injetado mais Capital de Giro. A continuidade do DFC negativo ao longo dos meses (DFC Acumulado), certamente irá exigir um novo investimento Capital de Giro ou Caixa Mínimo Necessário (CMN), que deverá ser feito pelo investidor. Este processo donstra claramente que a Farmácia esta aumentando o seu ativo estoque ou e contas a receber ou ambos. Um DFC negativo não quer dizer prejuízo, mas quer dizer que o dinheiro ganho no DLP esta ficando Estoque e Crediário, ou seja, no contas a receber de clientes. 15

16 Nota: O que faz uma presa encerrar as suas atividades é a falta de liquidez, ou seja, a falta de caixa. Esta falta de caixa é donstrada no Fluxo de Caixa Acumulado. Vejamos no Explo a seguir, de uma Farmácia normal que não trabalha com produtos manipulados, e que obteve o seguinte DLP, um determinado período: Donstrativo de Lucros e Perdas (DLP) Representatividade Valores do Mês Sobre Venda Bruta Descrição das Operações: (R$) (%) Vendas Brutas (R$) ,00 100,00 Descontos concedidos na Venda (R$) 4.021,31 11,81 Vendas Líquidas (R$) ,70 88,19 Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$) ,01 53,35 Lucro Bruto (R$) ,68 34,84 Custos ou Despesas Operacionais Varáveis (R$) 2.266,73 6,66 Marg de Contribuição (R$) 9.596,95 28,18 Despesas Operacionais Fixas (R$) 5.414,00 15,90 Lucro Operacional (R$) 4.182,95 12,28 Receitas Não Operacional (R$) 10,00 0,03 Despesas Não Operacional (R$) 60,00 0,18 Lucro Líquido (Lucro Líquido Final Ajustado)-(R$) 4.132,95 12,14 Em termos gerais e arredondando os valores, podos fatiar esse resultado do DLP desta Farmácia da seguinte forma: 16

17 Essa mesma Farmácia teve no mesmo período analisado o seguinte DFC (Donstrativo de Fluxo de Caixa): Donstrativo de Fluxo de Caixa (DFC) Valores do Representatividade Descrição das Operações: Mês (R$) Receita Líquida (%) Receitas Líquida Financeira Operacional (R$) ,00 100,00 Fornecedores pagos efetivamente no mês (R$) ,00 64,15 Lucro Bruto (R$) 9.500,00 35,85 Custos ou Despesas Variáveis pagas no mês (R$) 2.266,73 8,55 Marg de Contribuição (R$) 7.233,27 27,30 Despesas Fixas pagas no mês (R$) 5.414,00 20,43 Resultado do Fluxo de Caixa Operacional (R$) 1.819,27 6,87 Receita NÃO Operacional 10,00 0,04 Despesa NÃO Operacional 60,00 0,23 Resultado do Fluxo de Caixa Ajustado (R$) 1.769,27 6,68 Sobre Podos também fatiar esse resultado do DFC (Donstrativo de Fluxo de Caixa) desta Farmácia, conforme foi donstrado anteriormente (para o DLP), da seguinte forma: Analise comparativa do DLP e do DFC para esta Farmácia: Ao verificar o DLP desta Farmácia, observamos que ela apresentou um lucro operacional no período de aproximadamente 12,0%. Isto é, as vendas Brutas ocorridas, foram suficientes para pagar os descontos concedidos na venda, e também pagou o Custo da Mercadoria Vendida e, ainda, pagou todas as Despesas (sejam elas Fixas e Variáveis), chegando a um Lucro Operacional de 17

18 12,0%. O DLP mostrou que esta Farmácia apresentou viabilidade dentro do período questão. Quando analisamos conjunto com o DFC (Donstrativo de Fluxo de Caixa) percebos que o valor da Venda Líquida que houve no DLP não se verificou no DFC ( forma de Receita ). Perceba que a Venda Líquida no DLP foi de R$ ,70 e que a Receita Total no DFC foi de R$ ,00. Uma redução de R$ 3.528,70 no valor dinheiro que entrou no período. Isto se deve ao fato de que houveram vendas a prazo, que diminuíram o volume da Receita. Mesmo havendo os recebimentos das vendas a prazo eles não foram suficientes para alcançar o valor da Venda Líquida. Essa diminuição da Receita relação as Vendas Líquidas, leva a uma diminuição do Lucro Líquido no período. Podos verificar, ainda, quando comparamos o DFC com o DLP dessa Farmácia, que no período analisado, o pagamento a Fornecedores (pagamentos efetivos ocorridos no período), foi menor do que o projetado pelas vendas no DLP. Este fato informa-nos que houve um decréscimo momentâneo no Estoque da Farmácia, visto que o valor pago para Fornecedores não foi o suficiente para cobrir o que foi vendido. Este fato, por outro lado, contribuiu para aumentar o Lucro Operacional do DFC. Em resumo, analisando os dois quadros, podos observar que o responsável por esta Farmácia deverá no próximo período, ficar atento melhorar o recebimento das vendas a prazo, e por outro lado realizar melhor as compras de fornecedores conforme o determinado no CMV do DLP. Conclusão: O DLP donstrou que a Farmácia foi viável no período e que poderia apresentar um Lucro Líquido de 12,0% sobre a Venda Bruta. Contudo, por deficiência operacional, os valores obtidos não acompanharam o projetado no DLP, e a Farmácia obteve apenas um Lucro Líquido Operacional de aproximadamente 7,0%. Exist casos que uma Farmácia apresenta um DLP favorável no período, mas que o DFC se mostra desfavorável ou negativo neste mesmo período. A acumulação destes valores ao longo do período, leva a Farmácia a um probla de Capital de Giro, sendo obrigada a levantar Capital externo para se manter. Explo nº 01: Vejamos a seguir um explo numérico, utilizando um período mais amplo, que ocorreram tais disparidades entre o DLP e o DFC. Analise os resultados a seguir e veja o que podos concluir dessa Farmácia: 18

19 Donstrativo de Lucros.. Acumulado no e Perdas (DLP) jan fev mar. nov dez Período 12 meses , , ,9 Vendas Brutas (R$) , , ,00 Descontos concedidos na Venda (R$) 6.915, , , , , , , ,8 Vendas Líquidas (R$) , , , ,47 Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$) 9.875, , , , , ,41 Lucro Bruto (R$) , , , , , ,06 Despesas Operacionais Variáveis (R$) 3.328, , , , , , , , ,5 Marg de Contribuição (R$) , , ,96 Despesas Operacionais Fixas (R$) , , , , , , ,5 Lucro Operacional (R$) 1.831, , , , ,91 Receitas Não Operacional (R$) 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 Despesas Não Operacional (R$) 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 Lucro Líquido (Lucro ,5 Líquido Final Ajustado)-(R$) 1.831, , , , , ,8 Acumulado DLP 1.831, , , ,91 Donstrativo de Fluxo.. Acumulado no de Caixa (DFC) jan fev mar. nov dez Período 12 meses Receitas Líquida Financeira Operacional (R$) , , , , , ,70 Fornecedores pagos efetivamente no mês (R$) , , , , , ,84 Lucro Bruto (R$) 9.968, , , , , ,86 Despesas Variaveis pagas no mês (R$) 3.328, , , , , ,10 Marg de Contribuição (R$) 6.639, , , , , ,76 Despesas Fixas pagas no mês (R$) , , , , , ,05 Resultado do Fluxo de Caixa Operacional (R$) ,82-822,43-611, , , ,29 Receita NÃO Operacional 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 Despesa NÃO Operacional 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 Resultado do Fluxo de Caixa Ajustado (R$) ,82-822,43-611, , , ,29 Acumulado Fluxo Caixa , , , , ,29 OBS: Foram suprimidos alguns valores intermediários do período. Farmácia com Grupo de Medicamentos Manipulados. Analisando comparativamente o período acima dos resultados desta Farmácia, observamos que o DLP apresentou um valor de Lucro Líquido Acumulado da ord de R$ ,91 no final do período ( 12 meses). Por outro lado, o DFC 19

20 apresentou um valor negativo de Lucro Líquido Acumulado da ord de R$ ,29. Ou seja, apesar de fechar o ano com Lucro Operacional, financeiramente a Farmácia acabou o ano com um Saldo de Caixa desfavorável. Uma diferença importante nos resultados, quando considerado que o investidor terá que repor o valor negativo do Caixa, para continuar as suas operações no próximo período (ou ano). Isto quer dizer, que para começar um novo período (ou um novo ano), terá que haver um novo investimento de Capital de Giro no Caixa da Farmácia, para que ela continue a suas operações. Este déficit de Fluxo de Caixa, foi ocasionado primeiramente pelas Receitas que ficaram menores do que as Vendas Líquidas. Infere-se que isto ocorreu decorrência de que os pagamentos da Vendas a Prazo não entraram no período. Por outro lado, as Compras Pagas para Fornecedores também foram b maiores do que o projetado pela Venda Bruta. Portanto, ficou dinheiro investido estoque. Esta análise leva à conclusão de que a Farmácia é viável, porém não está sendo administrada de forma eficaz eficiente, fazendo com que haja deficiência no Fluxo de Caixa. O dinheiro que deveria estar no Caixa da Farmácia, está alocado Estoque e Contas a Receber. Explo nº 02: Vejamos agora a seguir um outro explo numérico, também um período mais amplo (de 12 meses), que ocorreram disparidades entre o DLP e o DFC, dentro de outro cenário. Analise os resultados a seguir e veja o que podos concluir sobre essa Farmácia questão: Donstrativo de Lucros e Perdas (DLP) Operações jan fev mar... nov dez Acumulado Período 12 meses no Vendas Brutas (R$) , , , , , ,70 Descontos concedidos na Venda 7.500, , , , , ,06 (R$) Vendas Líquidas (R$) , , , , , ,64 Custo da Mercadoria Vendida , , , , , ,12 (CMV)-(R$) Lucro Bruto (R$) 7.961, , , , , ,52 Despesas Operacionais 2.467, , , , , ,18 Varíaveis (R$) Marg de Contribuição (R$) 5.493, , , , , ,34 Despesas Operacionais Fixas 6.480, , , , , ,61 (R$) Lucro Operacional (R$) -986,92-827, , , , ,27 Receitas Não Operacional (R$) 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 Despesas Não Operacional (R$) 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 Lucro Líquido (Lucro Líquido -986,92-827, , , , ,27 Final Ajustado)-(R$) Acumulado -986, , , , ,27 OBS: Foram suprimidos alguns valores intermediários do período. Farmácia não possui Grupos de Medicamentos Manipulados. Donstrativo de Fluxo de Caixa (DFC) Operações jan fev mar... nov dez Acumulado no Período 12 meses Receitas Líquida Financeira , , , , , ,13 Operacional (R$) Fornecedores pagos , , , , , ,77 efetivamente no mês (R$) Lucro Bruto (R$) , , , , , ,36 Despesas Variáveis pagas no mês (R$) 2.467, , , , , ,18 20

21 Marg de Contribuição (R$) , , , , , ,19 Despesas Fixas pagas no mês 6.480, , , , , ,61 (R$) Resultado do Fluxo de Caixa , , , , , ,57 Operacional (R$) Receita NÃO Operacional 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 Despesa NÃO Operacional 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 Resultado do Fluxo de Caixa , , , , , ,57 Ajustado (R$) Acumulado , , , , ,57 OBS: Foram suprimidos alguns valores intermediários do período. Farmácia não possui Grupos de Medicamentos Manipulados. Percebam no explo proposto, que essa Farmácia apresenta um resultado de DLP negativo para o período, e por outro lado, apresenta um resultado de Fluxo de Caixa altamente favorável e positivo. Analisando esse fato, verificamos que isto ocorreu por uma série de desvios Gerenciais: 1. As Compras Pagas a Fornecedores no período ficaram muito abaixo do que seria projetado para ser comprado, para repor a mercadoria vendida (projetada no DLP). Foram adquiridos quase R$ ,00, a menos. Isto indica que parte do dinheiro que deveria esta estoque, foi movido para o Caixa (ou Conta Corrente) da Farmácia. 2. Apesar das Vendas Líquidas no DLP assinalar um determinado valor de dinheiro caixa, a receita financeira foi muito maior que a Venda Líquida. Foram quase R$ ,00 de dinheiro que entrou para o caixa da Farmácia no período, originado de valores recebidos de período anterior. 3. Os Descontos Concedidos estão acima do que a Farmácia pode suportar, porque a Marg de Contribuição que sobra na operação, não é suficientente grande para cobrir todas as Despesas (Fixas e Variáveis). Conclusão: Esta Farmácia, apesar de ter fechado o período (ano) com um bom Caixa (t dinheiro no Conta Corrente), apresenta-se inviável para continuar funcionando da forma que se encontra. Medidas importantes deverão ser tomadas como: I. Redução das Despesas (principalmente Fixas que respond por quase 20% das Vendas Brutas). II. Redução do nível de Descontos concedidos na Venda. III. Providenciar ajuste nas Compras, de modo que ocorra a reposição da Mercadoria Vendida nos parâmetros do projetado no DLP. Um cenário provável para o próximo período, é o de que essa Farmácia iria consumir todo o seu Fluxo de Caixa para repor o Estoque, e não mais iria haver a entrada de recebíveis no mesmo patamar que houve no último período. Podos inferir, que a inviabilidade dessa Farmácia iria ter seu desfecho no período vindouro, caso nenhuma ação de ajuste seja tomada. É interessante notar que relação aos dois explos apresentados; que a Farmácia nº 01 t apenas uma ingerência quanto ao Fluxo de Caixa, e que 21

22 apesar das dificuldades do momento é possível se recompor. Já no explo da Farmácia nº 02 o probla não é aparente, porque há muito dinheiro Caixa, no entanto, a sua situação tende a ser mais grave e deverá ser buscada uma solução mais séria, sob pena da Farmácia ir a falência. Um resultado negativo consistente no DLP donstra inviabilidade das operações da Farmácia. Fica claro então, que a busca de uma administração financeira eficaz para a Farmácia deverá ser de um DLP positivo que satisfaça os objetivos dos investidores; e que exista uma equiparação mais ou menos constante e uniforme do Fluxo de Caixa relação ao DLP projetado. Este deverá ser o foco do Farmacêutico na Gestão Financeira da Farmácia. Composição das Margens de Lucro Farmácia Comunitária Introdução: As Margens de Lucro Farmácia Comunitária, depend de algumas variáveis que são previsíveis para o Farmacêutico e, por isso, possível de ser planejadas e calculadas com antecedência. Dessa forma, é possível dentro de uma realidade prática, fazer uma Simulação do valor percentual da sua Marg Bruta de Lucro que poderá ser obtida para uma determinada Farmácia. Sabendo dessa Marg percentual, ficará mais claro para o Farmacêutico fazer a Gestão Financeira e Administrativa da Farmácia. Entendendo a Composição da Marg Bruta de Lucro Estudo das Margens de Lucro Oficial O Governo Federal através de determinações técnicas (através do seu órgão denominado CMED); define os índices a ser aplicados para a obtenção dos valores de Preço de Venda para os vários grupos de medicamentos. Dessa forma, esse órgão define junto da indústria que produz o medicamento, um Preço de Custo Oficial. Para o varejo de medicamentos, esse mesmo órgão define alguns índices que variam conforme o valor do ICMS cobrado nos Estados da Federação, para a obtenção do Preço de Venda Oficial. Dessa forma, as Farmácias no Brasil, trabalham com medicamentos que t um Preço de Custo Oficial definido, e também com um Preço de Venda Oficial, que também foi previamente definido. A diferença entre esses dois preços: O Preço de Venda Oficial e o Preço de Custo Oficial, é o que denominaros aqui de Marg de Lucro Oficial. Para encontrarmos a Marg de Lucro Oficial teros que entender a forma como foi proposto os índices pela CMED (Câmara de Medicamentos do Ministério da Saúde). Este órgão classificou os medicamentos dentro de três listas diferentes, e determinou um índice de divisão para cada uma delas: Lista Positiva, Lista Negativa e Lista Neutra. O objetivo dessas listas foi agrupar os produtos conforme o local de incidência do imposto PIS/COFINS, de forma que na lista positiva o imposto deverá ser pago já na industria. Na lista negativa, esse imposto não será cobrado. E na lista neutra, o imposto deverá ser pago na venda, sendo recolhido pelo varejista normalmente da forma que spre foi anteriormente (pago pela Farmácia após a venda do medicamento). A tabela como os índices definida pela CMED foi a seguinte: 22

23 ICMS Lista Positiva Lista Negativa Lista Neutra 19% 0,7234 0,7523 0, % 0,7234 0,7519 0, % 0,7234 0,7515 0, % 0,7234 0,7499 0,7084 0% 0,7234 0,7465 0,7103 Fonte: Resolução CMED nº 02 de 11/03/2009 Para obter um Preço de Venda de determinado medicamento, precisamos primeiramente classifica-lo dentro de uma das Listas de Comercialização da CMED. Uma vez encontrado de qual lista o medicamento pertence, pega-se o Preço de Custo do Medicamento (Preço Fábrica) e divide-se pelo índice proposto da lista, dentro da faixa de ICMS do seu Estado. Assim, por explo, de um medicamento que pertence a Lista Positiva, e que irá ser comercializado um Estado da Federação que o ICMS é de 17%, o calculo ficará sendo o seguinte: Preço Fabrica / 0,7234 = Preço de Venda Oficial. Em valores numéricos, se o Preço de Fabrica deste medicamento é de R$ 10,00, então teros encontrado um Preço de Venda Oficial de R$ 13,82. Podos inferir com estes índices, que o Governo propõe uma Marg de Lucro pré-definida para cada Lista de Comercialização, conforme o Estado da Federação que nos encontramos. Estas Margens de Lucro também são denominadas I.V.A. (Índice de Valor Agregado), que é um termo mais técnico que é largamente utilizado por representantes do Governo, ligados ao setor. Vejamos a seguir um comparativo entre esses índices definidos e os valores percentual de Marg de Lucro sobre o Preço de Custo Fabrica : Margens de Lucro (I.V.A.) sobre o Preço de Custo Oficial de Fabrica: Descrição Listas de Comercialização I.V.A. sobre Índices CMED Prc Custo (Divisão) Fábrica (%) Negativa 0, ,06 Positiva 0, ,23 Neutra 0, ,34 Fonte: CMED/2009 Os índices reflet então qual é a Marg de Lucro que é conseguida junto a cada Lista de Comercialização. Esta Marg de Lucro é representada na tabela acima sobre o percentual existente com relação ao Preço de Custo Fabrica (ou Preço de Custo Oficial) dos medicamentos. È necessário se ter mente que, para o varejista de medicamentos é mais importante conhecer a sua Marg de Lucro que incide sobre o Preço de Venda dos medicamentos e não a que incide sobre o Preço de Custo dos medicamentos. Como já é conseguido um Preço de Venda Oficial através dos 23

24 índices que foram propostos pela CMED; fica muito mais fácil poder ser calculados sobre as Margens de Lucro que são conseguidas sobre o Preço de Venda Oficial. Vejamos na tabela a seguir: Margens de Lucro (I.V.A.) sobre o Preço de Venda Oficial: Descrição Listas Índices CMED I.V.A.Sobre Prc (Divisão) Venda (%) Negativa 0, ,84 Positiva 0, ,65 Neutra 0, ,24 Fonte: CMED/2009 Dessa forma, vos que o percentual representado sobre Preço de Venda Oficial, é b inferior ao que obtos quando comparamos ao Preço de Custo Oficial. Considerações sobre a participação das Listas de Comercialização da CMED nas vendas da Farmácia. Os medicamentos que estão dispostos nas Listas de Comercialização da CMED não apresentam perfil de venda igualitário dentro da Farmácia. Os medicamentos que estão agrupados na Lista Positiva da CMED normalmente são os medicamentos de uso contínuo, que por esse motivo tend a ser mais vendidos. Esses medicamentos da Lista Positiva, são medicamentos que normalmente possu um valor agregado de venda um pouco maior. Ao analisarmos uma revista de preço que normalmente é divulgada ao varejo farmacêutico, podos observar o seguinte perfil de participação de produtos de cada uma das Listas de Comercialização da CMED: 24

25 Fonte: Revistas de Preços de Venda Oficial, distribuída para o comércio varejista farmacêutico Nov/2009. Apesar da maioria dos medicamentos que estão presentes nas revistas de preços, pertencer a Lista Positiva da CMED (aproximadamente 60%), observamos que varia de uma Farmácia para outra, quais dessas listas serão mais ou menos comercializadas. Estudo dos Grupos de Produtos Farmácia Comunitária Podos agrupar os produtos na Farmácia Comunitária de forma que possam refletir a Marg de Lucro que possam oferecer sobre o Preço de Venda Oficial. Uma forma lógica a ser proposta é dividir os produtos existentes 5 grupos, da seguinte forma: I. Medicamentos de Marca: Referências e Populares. II. III. IV. Medicamentos de Marca: Similares. Medicamentos Genéricos. Perfumarias e Correlatos. V. Produtos Manipulados. Dentro de cada um desses grupos de produtos, notamos certa predominância de venda de produtos, constantes nas Listas de Comercialização da CMED. Como cada Lista de Comercialização já é conhecida a sua Marg de Lucro sobre o Preço de Venda Oficial, podos calcular de forma aproximada, uma média de Marg de Lucro para cada grupo: % Médio de Lucratividade Conforme Predominância de I.V.A. (Sobre Prc Venda Grupos Listas Oficial) Medic. Marca:Referência/ Populares Negativa/Positiva 26,50 Medic. Marca:Similares Positiva/Negativa 26,54 Medic. Genéricos Positiva/Negativa 27,26 Perfumarias/ Correlatos Liberados/Neutra 37,50 (*) Prod. Manipulados Liberados - Resultados e Médias 29,45 (*) Leva consideração uma média utilizada no mercado varejista. Não foram considerados os produtos manipulados que t o seu preço Liberado. 25

26 Verificamos que no quadro anterior, foi possível encontrar uma Marg de Lucro Média, que é incidente sobre o Preço de Venda Oficial dos produtos de uma Farmácia. Deve ser lbrado porém, que esse percentual esta estritamente ligado ao tipo de movimentação da Farmácia, e deverá variar conforme a venda de um ou de outro grupo. Verificando estritamente sob o ponto de vista da Marg Bruta sobre o Preço de Venda Oficial, por explo as Farmácias que vend maior quantidade dos grupos de Perfumarias/Correlatos e também dos Produtos Manipulados tend a obter médias de Marg de Lucro maiores, quando calculadas somente do ponto de vista das Margens Oficiais de Lucro. Os medicamentos Genéricos e Similares possu praticamente a mesma marg que os medicamentos de marca de Referencia/Populares, quando analisados levando consideração somente a Marg de Lucro Oficial. Dizos que este calculo é ainda limitado para a prática corrente da Farmácia, pois foi levado até agora consideração somente as Margens Oficiais que são ditadas pela CMED. O mercado físico, prevê descontos extras determinados produtos que pod ampliar essas margens. Estudo dos Descontos obtidos na Compra (acréscimo da Marg de Lucro Oficial) A própria concorrência de mercado na rede atacadista de medicamentos, faz com que sejam ofertados descontos extras para o varejista na compra desses produtos. Podos perceber que, conforme o grupo de medicamentos, ocorre um desconto que incide sobre o Preço de Custo Oficial ou Preço de Custo Fabrica dos medicamentos. Esses descontos, pod ser menores ou maiores conforme a pressão de mercado de momento, e também, pode variar conforme a quantidade adquirida pelo varejista. Em termos gerais, para um dado momento que foi pesquisado, foi possível mensurar e iros donstrar a título de ilustração, como se comportaram esses descontos junto aos fornecedores: Descontos Médios obtidos dos Fornecedores por Grupos de Medicamentos: Variação dos Descontos de Compras Média obtida de Descontos Praticados no Mercado de Compras Praticados no pelos Fornecedores Mercado pelos (sobre o Custo Oficial) Fornecedores (sobre o Grupos de Medicamentos (%) Custo Oficial) (%) Medic. Marca: De 0,00 ate 9,00 4,50 Referência/Populares Medic. Marca: Similares De 30,00 ate 78,00 62,50 Medic. Genéricos De 18,00 ate 72,00 60,00 Fonte: Pesquisa de Mercado: Atacado Centro-Oeste do Brasil Nov/

27 Vejamos no gráfico esses percentuais extras de desconto praticados sobre o Preço de Custo Oficial: Como foi dito, esses percentuais pod variar conforme as condições de mercado, e também,conforme as regiões do país e, ainda, conforme o volume comprado pelo varejista. Utilizando-se os percentuais acima obtidos na pesquisa, somados com a Marg de Lucro Oficial (incidente sobre o Preço de Venda Oficial mostrada anteriormente); podos realizar um cálculo final onde é possível donstrar agora, como ficariam as Margens de Lucro Média, incidentes sobre o Preço de Venda Oficial após os descontos obtidos junto aos fornecedores: Média Geral de Lucro Bruto obtida entre os Grupos para Farmácia s Manipulação. Lbramos que esses percentuais são aproximados e pod não representar as condições de mercado de diversas regiões do país, e, ainda, pod variar conforme o volume comprado pelo varejista. Os valores apresentados são ilustrativos e representam valores médios conseguidos um dado momento, e uma dada região, que pod ser alterados, para mais ou para menos. Se considerarmos uma venda uniforme de todos esses grupos (o que dificilmente ocorre na prática corrente), chegamos a um valor médio de Marg de Lucro Bruta sobre o Preço de Venda Oficial de aproximadamente 52,66% (para uma Farmácia que não trabalha com produtos manipulados). No entanto, podos 27

28 Grupos Valor Venda Bruta por Grupo (R$) Lucrativi-dade Conforme I.V.A. (Sobre Prc Venda Bruta) (%) Custo Merc. Vendida SEM o desc. de Compra (R$) Descontos de Compras Praticados no Mercado pelos Fornec. (%) Descontos de Compra Praticados no Mercado pelos Fornec. (R$) Custo Merc. Vendida COM o desc. de Compra (R$) Custo Merc. Vendida COM o desc. de Compra (%) Aplicação Prática da Administração Farmacêutica observar que na prática diária, a maioria das Farmácias, trabalham com uma marg igual ou um pouco inferior a esta aqui donstrada. Calculando a obtenção do CMV (%) Exist duas formas possíveis de cálculo para se obter o CMV sobre a Venda Bruta ocorrida uma Farmácia: Método clássico contábil: CMV= (Estoque Inicial + Compras) Estoque Final Este método, esbarra um probla comum nas Farmácias Comunitárias, que é a obtenção do valor do Estoque no início e no final do período (geralmente do mês) termos absolutos e com valores de confiança. É um método que pode ser utilizado somente se o Farmacêutico estiver certeza da sua exatidão ou seja,ter um sista (software) confiável. Um outro método que poderá ser utilizado é o seguinte: Método retirando as Margens de Lucro: CMV= Venda Bruta Total Margens de Lucro (%) Ao conhecer-se as Margens de Lucro dos produtos, incidentes sobre o Preço de Venda Bruto, é possível obter-se o Custo da Mercadoria Vendida (C.M.V.). Desta forma, ao separar o faturamento de vendas de cada Grupo de produtos descritos anteriormente, e subtrair a sua Marg de Lucro, que foi calculada levando consideração os índices oficiais e os descontos obtidos dos fornecedores; é possível encontrar o Custo da Mercadoria. Vejamos um explo numérico: Marca:Referência/ Populares ,00 26, ,24 4,50 473, ,23 70,19 Marca:Similares 8.172,00 26, ,15 62, , ,18 27,55 Genericos 4.086,00 27, ,16 60, , ,86 29,10 Perfumarias/Corre latos (*) 7.491,00 37, ,88 0,00 0, ,88 62,50 Manipulados (*) 34,05 85,71 4,87 0,00 0,00 4,87 14,29 28

29 Resultados e Médias ,05 29, ,28 24, , ,01 53,29 Explo numérico de uma Farmácia S Manipulação. Montante de venda por Grupos foi aleatória. (*) Marg de Lucro dos Manipulados e Perfumarias foi inserida de forma aleatória para explificação. No quadro acima de explo numérico de uma Farmácia com um perfil de venda total de aproximadamente R$ ,00; foi disposto o valor de venda total de cada grupo. Em seguida aplicando os índices do governo (CMED) que já são conhecidos, encontramos o Custo da Mercadoria Vendida, porém s levar consideração os descontos obtidos junto aos fornecedores. Na coluna a seguir, são mostrados (a título de explificação), os valores de descontos obtidos junto aos fornecedores e logo a frente, os valores de desconto reais (R$) que os fornecedores concederam de desconto para cada grupo. Realizando a subtração deste desconto do Custo da Mercadoria Vendida s os Descontos de Compra, obtivos o Custo da Mercadoria já com os descontos de compra. No quadro, é donstrado esse valor reais (R$) e percentual (%). Estudo dos Descontos obtidos na Venda Atualmente, as Farmácias t sido muito agressivas nos descontos oferecidos ao consumidor. A competição de mercado e a pressão por maiores vendas, levaram a um achatamento da Marg de Lucro Final (ou Marg de Lucro Líquida), razão dos altos descontos concedidos na venda ao cliente. Esses descontos, deverão spre ser definidos segundo uma política prédefinida, sendo mais viável a sua administração por grupos de produtos. A administração dos descontos também por grupos de produtos é melhor aceita, visto que os índices (ou I.V.A.) pod ser melhor trabalhados também pelos grupos de produtos, e ainda, os descontos obtidos junto aos fornecedores segu o agrupamento de produtos. Esses descontos concedidos na venda são extramente variáveis, até mesmo dentro de um mesmo bairro. A dica principal é: Defina um percentual de desconto para cada Grupo de Produto, e realize o calculo da média final entre os grupos. Essa média final, é que será importante como acompanhamento administrativo, pois entra na redução da Marg de Lucro Final obtida pela Farmácia. Ao calcular essa média de desconto entre os Grupos, lbre-se que terá que levar consideração o Peso de cada Grupo (média ponderada) na venda total. Portanto, não é só tirar a média simples entre os 5 grupos, mas sim t que se levar consideração a quantidade vendida de cada grupo. A título de explificação numérica, iros donstrar os descontos concedidos por grupos de produtos, para a mesma Farmácia anteriormente descrita, com um faturamento aproximado de R$ ,00/mês: 29

30 Grupos Valor Venda por Grupo (R$) Média de Lucratividade Conforme I.V.A. (Sobre Prc Venda) (%) Valor Bruto de Lucro (R$) Custo Merc. Vendida COM o desc. de Compra (%) Lucro Bruto Por Grupos SEM Desc. p/ Clientes (R$) Lucro Bruto Por Grupos SEM Desc. p/ Clientes (%) Desc. Oferidos na Venda p/ clientes (%) Desc. Oferidos na Venda (R$) Marca:Referên cia/populares ,00 26, ,77 70, ,77 29,81 10, ,10 Marca:Similar es 8.172,00 26, ,85 27, ,82 72,45 15, ,80 Genericos 4.086,00 27, ,84 29, ,14 70,90 15,00 612,90 Perfumarias/ Correlatos 7.491,00 37, ,13 62, ,13 37,50 10,00 749,10 Manipulados 34,05 85,71 29,18 14,29 29,18 85,71 10,00 3,41 Resultados e Médias ,05 29, ,77 53, ,04 46,71 11, ,31 Explo numérico meramente ilustrativo. Valores explificados para Farmácia SEM Manipulação. Veja no quadro acima, que os descontos foram distribuídos dentro dos grupos de produtos e obtida a média final percentual desses descontos. Estudo das Margens de Lucro Bruto As Margens de Lucro Farmácia, para o caso dos medicamentos, que são a maioria dos produtos vendidos Farmácias; são afetadas por três variáveis,que norteiam e no final, formam a Marg praticada pelo varejo Farmacêutico. Conforme foi donstrado anteriormente. Essas três variáveis são: I. Os I.V.A. ou índices de comercialização, ditados pelo Governo Federal (através da CMED), que acabam por impor uma marg de lucro sobre o preço de venda. II. Os Descontos obtidos junto aos Fornecedores, que incid sobre os produtos, aumentando um pouco as margens de lucro impostas pelo Governo Federal. III. Os Descontos concedidos aos Clientes, que retiram parte dessas margens de lucro conseguidas. Dessa forma, para o caso de um medicamento, sabendo-se o seu Preço de Custo Oficial, é possível realizar um calculo reverso, encontrando assim o seu Preço de Custo Real (de compra) e portanto, conhecendo a Marg de Lucro Final do produto. Vejamos um explo numérico: Produto Preço Custo Oficial (R$) Desconto obtido junto ao Fornec. (%) Preço Custo Real (R$) I.V.A. sobre Preço Custo Oficial (%) Preço Venda Oficial (R$) Diferença entre Prc Venda Of. e Prc Custo Real (R$) Diferença entre Prc Venda Of. e Prc Custo Real (%) Marg Lucro sobre Prc Venda (%) Desc. na Venda (%) Desc. na Venda (R$) Marg Lucro Final sobre Prc Venda (%) 30

31 XYZ 10,00 55,00 4,50 33,06 13,30 8,80 66,16 66,16 15,00 1,99 60,21 Explo numérico de produto aleatório. Veja no explo que a Marg de Lucro Final foi definida por três parâmetros: O I.V.A., o desconto do fornecedor e o desconto concedido na venda. Estudo da Composição das Margens de Lucro Farmácia O estudo da Composição das Margens de Lucro Farmácia se torna interessante porque, conhecendo-se a venda de cada Grupo de Produtos, podese chegar ao Lucro Final, com um desvio de calculo muito baixo ou insignificante. Realizando os cálculos de forma inversa, podos chegar a um valor muito próximo do Lucro Bruto (ou Lucro Final) da Farmácia. É desse Lucro Bruto que será possível pagar todas as Despesas da Farmácia, e ainda no final runerar o investidor ou proprietário da presa. Vejamos um explo numérico utilizando a mesma venda anteriormente donstrada, de uma Farmácia com faturamento aproximado de R$ ,00/mês: % Médio de Venda Mensal por Grupo Valor Venda por Grupo (R$) % Médio de Lucrati vidade Confor me I.V.A. (Sobre Prc Venda) Valor Bruto de Lucro (R$) Custo Merc. Vendida COM desc. Compra (R$) o de Custo Merc. Vendida COM desc. Compra (%) o de Lucro Bruto Por Grupos SEM Desc. p/ Clientes (R$) Lucro Bruto Por Grupos SEM Desc. p/ Clientes (%) Desc. Oferido s na Venda p/ clientes (%) Lucro Bruto Por Grupos COM Desc. p/ Clientes (R$) 31 Lucro Bruto Por Grupos COM Desc. p/ Clientes (Sobre a Venda Bruta) (%) Grupos Marca:Refer ência/popula res 42, ,00 26, , ,23 70, ,77 29,81 10, ,67 19,81 Marca:Simil ares 24, ,00 26, , ,18 27, ,82 72,45 15, ,02 57,45 Genericos 12, ,00 27, , ,86 29, ,14 70,90 15, ,24 55,90 Perfumarias/ Correlatos 22, ,00 37, , ,88 62, ,13 37,50 10, ,03 27,50 Manipulados 0,10 34,05 85,71 29,18 4,87 14,29 29,18 85,71 10,00 25,78 75,71 Resultados e Médias 100, ,05 29, , ,01 53, ,04 46,71 11, ,73 34,91 Explo de valores ilustrativos. Donstração da Composição da Marg de Lucro Final Farmácia SEM Manipulação. Analisando o quadro acima, verificamos que a Marg de Lucro Final (ou Lucro Bruto), foi calculado conforme o Grupo de Produto. Essa sistática permite conhecer melhor as variáveis que compõe as Margens de Lucro conforme foi dito anteriormente; e portanto facilita o calculo final. Como já são é conhecida as Margens de Lucro para cada grupo, e, também, a partir delas foi possível calcular o C.M.V. (Custo da Mercadoria Vendida); a simples subtração desses dois itens permite se chegar ao Lucro Bruto Final. È notório que, este valor deverá se alterar de uma Farmácia para outra. As Farmácias possu algumas variáveis que lhe são próprias, e que irão influenciar na Composição Final da Marg de Lucro. Essas variáveis são mais precisamente: I. A diferenciação na quantidade de venda entre os Grupos de Produtos (perfil de venda da Farmácia).

32 II. Aplicação Prática da Administração Farmacêutica O Desconto obtido junto aos Fornecedores. Ele varia conforme o volume de compra da Farmácia e também a sua posição geográfica e forma de pagamento. III. O Desconto concedido na venda aos clientes. Conforme a pressão da concorrência, cada Farmácia aumenta ou diminui esses descontos para os clientes. IV. O I.V.A. incidente sobre os produtos conforme a Lista de Comercialização da CMED do Governo Federal. Essa variável é de menor grau de incidência, e varia apenas conforme o estado da federação onde que a Farmácia se situa. Só é considerada variável quando se compara Farmácias situadas estados diferentes. Conhecendo-se a Marg de Lucro Final de sua Farmácia, você poderá mensurar o percentual máximo que suas Despesas poderão alcançar, spre tendo como parâmetro a sua Venda Bruta. Saber esse limite para onde que as Despesas poderão chegar, é de suma importância para que o presário possa projetar o seu Lucro Líquido Final, antes mesmo de operacionalizar o seu negócio. É importante, também, para poder ir ajustando as suas Despesas Totais para dentro da sua realidade de Marg de Lucro, para que não haja saldo negativo no seu DLP e também no seu Fluxo de Caixa. Todo Farmacêutico que atua Farmácia Comunitária, deverá conhecer e estudar qual é a Marg de Lucro Final da Farmácia que atua; mesmo que não seja ele o proprietário, é importante se preocupar conhecer os resultados da Farmácia. Afinal, a continuidade do funcionamento da Farmácia, depende desses números. A automatização da Administração Farmacêutica: A Informática na Farmácia Dificilmente de outra forma se daria para fazer uma administração séria e responsável, hoje na atualidade. A gama de produtos e a dinâmica do negócio de Farmácia, impõe a utilização de ferramenta de informática. O investimento um bom sista de informática para a Farmácia, é fundamental e decisivo para que o Farmacêutico tenha sucesso no seu preendimento. Ao escolher um sista, a metodologia adequada para se adquirir o sista certo para uma Farmácia, é organizando o que chamamos de Matriz de Aderência. A Matriz de Aderência consiste inserir uma tabela todos os requisitos necessários que sejam importantes para que se tenha no novo sista, que v 32

33 de encontro com as necessidades da Farmácia. Os requisitos ali descritos são, na verdade, especificações sobre o sista que deverão ser expostas de forma detalhada e objetiva. Cada it da Matriz de Aderência deverá ser atendido pelo sista que se esta prospectando. Nunca veja um sista procurando analisar tudo o que ele faz. Essa forma de prospecção de sistas é errônea e fatalmente leva a decisão errada, levada pela falsa impressão de que o sista t tudo. Na maioria das vezes os sistas, t muitos itens inseridos s utilidade prática para a sua Farmácia, pois não raras são as vezes que eles foram originados de outros setores do varejo, e que sofreram algumas alterações para ser utilizado Farmácia. Sendo assim, a utilização da Matriz de Aderência é a metodologia mais adequada a ser utilizada. Ao prospectar um software para a Farmácia, veja também qu foi o idealizador do sista. Qual a experiência da presa desenvolvedora e qual o seu nível de conhecimento acerca da profissão Farmacêutica. Integração entre os Setores: Quando se faz a integração e a consolidação dos dados entre os setores da Farmácia, obtém-se informações importantes para a tomada de decisão. Um bom sista deverá integrar os diversos setores da Farmácia. Dados administrativos: Um sista só t razão de existir se for capaz de fornecer dados confiáveis e objetivos sobre a administração da Farmácia. Em todos os setores que foram descritos até aqui, a participação de um bom sista de software é fundamental. Fornecer dados claros e objetivos e facilitar a administração da Farmácia é o papel principal de um sista. Quando se insere todas as Vendas e todas as Entradas de Produtos um sista informatizado, quer dizer que o sista foi alimentado de dados. Se isso ocorreu, o sista t a obrigação de fornecer dados concretos e confiáveis, e mais: espera-se uma análise crítica do sista relação ao negócio que é controlado. Se o sista não atende a estas necessidades, substitua o software da Farmácia e procure um que realmente atenda a essa prissa. Estrutura básica: Um Banco de Dados Profissional deverá acompanhar a arquitetura do sista que é utilizado pela Farmácia. Normalmente, encontramos sistas para Farmácias sendo comercializados no mercado, que não possu um Banco de Dados profissional. Esses sistas são compostos apenas de arquivos que armazenam os dados. E esses arquivos de estrutura simples, não são suficientente robustos para suportar o volume de dados de uma Farmácia, mesmo que ela seja de pequeno porte. O negócio Farmácia t uma série de especificidades que, irá exigir um processamento intenso do sista, o que acaba corrompendo esses arquivos. Portanto, ao adquirir um sista, verifique a existência de um Banco de Dados Profissional. Outra estrutura básica de um software, é que ele funcione rede. Redes são interligações entre computadores. Atualmente, restringir os computadores apenas um certo ambiente não é mais aceitável. Os sistas deverão interligar computadores a distância via internet. As Farmácias necessitam desse recurso. Adquirir um software é atualmente um investimento importante e não uma despesa qualquer. É como se, para o seu negócio funcionar b, você precisasse 33

34 investir uma máquina. O software é uma máquina de informação de dados que é imprescindível na Farmácia moderna. É válido lbrar que, para realizar na prática uma boa administração, concordância com o planejado e para se obter os resultados esperados, deverá haver uma ferramenta que facilite esse processo. Assim como um marceneiro t nas ferramentas uma facilitação para o seu trabalho, o administrador deverá contar também com uma ferramenta de facilitação. A complexidade das operações, e a natureza de todas elas, requer processamento ágil e eficiente. Dessa maneira, sista informatizado é de vital importância para auxiliar o Administrador da Farmácia a executar a sua tarefa. Conclusão Para gerir uma Farmácia de forma que ela seja viável financeiramente, e que produza resultados sólidos, deverão ser utilizados métodos de gestão e técnicas de administração, que aqui foram descritas. Invariavelmente as Farmácias de sucesso possu: Eficiência no Atendimento ao Cliente utilizando os Serviços Farmacêuticos + Metodologia de Administração Farmacêutica. Na Farmácia utilize de técnicas e metodologias cada vez mais aprimoradas de Administração Farmacêutica todos os Setores, e não se deixe levar pela facilidade da improvisação. Utilize software especializado para o ramo de Farmácia, e que propõe um Modelo de Gestão, de modo a facilitar o trabalho administrativo do Farmacêutico. Valorize o negócio: A Farmácia é rentável, depende unicamente de que o Farmacêutico aplique técnicas administrativas para conseguir bons resultados. É um negócio viável e de boa lucratividade. Setor de Cursos de Capacitação 34