Índice APRESENTAÇÃO... 1 CADASTRO DA EMPRESA... 7 CONTROLE DE PERMISSÕES CONFIGURAÇÃO DA EMPRESA TAREFAS Primeiro Acesso...

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1 Tarefas

2 Índice APRESENTAÇÃO... 1 Primeiro Acesso Conhecendo a Plataforma Seleção de Empresa Sair do sistema/minhas Configurações Suporte Online Ajuda Retornar a Tela Principal Acessos Rápidos CADASTRO DA EMPRESA... 7 Configurando cadastro da Empresa para o Tarefas... 7 Configurações Cadastro Cliente e Fornecedor...12 Tipos de Clientes...14 Despesas...14 Comunicado Interno...15 CONTROLE DE PERMISSÕES Acesso as Rotinas...17 Cadastro de Usuários...18 CONFIGURAÇÃO DA EMPRESA Geração de Calendário...22 Manutenção de Calendário...22 Integrações...23 Registros...24 TAREFAS... 26

3 5.1. Dashboard - Área de Trabalho Minhas Tarefas Minhas Equeipes/Transferindo Tarefas Monitoramento...30 CADASTROS Áreas...32 Equipes de Trabalho...32 Usuários...33 Área...34 Clientes...34 Grupo de Serviços...35 Tipos de Serviços...37 Serviços Controle de Vencimento:...46 Ordem de Serviço...49 Histórico de Movimentação MANUTENÇÃO Serviços Autorizar Serviços Cancelar Serviços Alterar previsão de entrega Tarefas Alocar Parar Concluir Reativar Registrar Observação... 58

4 Transferência de Tarefas...59 CONSULTAS Serviços...60 Tarefas...62 Apuração de Custos RELATÓRIOS Despesas...65 Ordem de Serviço...65 Previsão de Serviço...66 Tarefas...67 Serviços...68

5 1.Apresentação A plataforma Sage é o único software de gerenciamento total de serviços, que integra o setor financeiro, faturamento, tarefas e relacionamento ao setor contábil da empresa. É uma solução composta por três módulos principais: Tarefas, Relacionamento e Finanças, que permitem o gerenciamento completo de escritórios e empresas contábeis. O Modulo tarefas disponibiliza ferramentas eficientes para facilitar o controle do fluxo de trabalho e economizar o tempo do escritório, com o Módulo Tarefas, você controla os serviços prestados aos clientes e as tarefas do dia a dia de sua empresa contábil com segurança e eficiência através de um sistema de gerenciamento completo, com lembretes de datas e atividades, mensagens de atraso na execução e conclusão das tarefas, evitando esquecimentos e controles paralelos ou manuais Primeiro Acesso A Plataforma Sage foi desenvolvida para acesso em ambiente WEB, com a tecnologia CLOUD COMPUTING (Computação em Nuvem). O armazenamento de dados é feito remotamente por meio da internet, e esses mesmos dados podem ser acessados a partir de qualquer computador e em qualquer lugar. Basta ter acesso à internet, e o usuário poderá acessar sua base de dados de qualquer local, apenas utilizando seu navegador de internet, sem a necessidade de um software instalado para acesso. Algumas vantagens da tecnologia de nuvem de computadores: Na maioria dos casos o usuário não precisa se preocupar com sua infraestrutura de hardware e sistema operacional, sendo requerida apenas para acesso a internet. Atualizações de software automáticas, sem necessidade da intervenção do usuário. O usuário reduz seus custos com manutenção de redes físicas e aquisições de softwares. Infraestrutura para acessar a tecnologia de nuvem é mais enxuta do que a estrutura habitual. Compartilhamento de informações entre usuários é facilitado pelo conceito de armazenamento. Para o primeiro acesso a Plataforma Sage, digite no navegador o endereço da empresa, definido para utilização da Plataforma Sage. Na sequencia digite o usuário e senha. Para um melhor desempenho recomenda-se o uso do navegador Google Chrome. 1/68

6 Informados o login e a senha, marque a opção para lembrar meu login e senha no computador. No primeiro acesso será solicitada uma nova senha para o administrador. A nova senha deve conter, no mínimo, 6 (seis) caracteres e 3 (três) dos 4 (quatro) grupos de caracteres abaixo: - Letras maiúsculas (A a Z); - Letras minúsculas (a a z); - Algarismos (0 a 9); - Caracteres não alfabéticos $, _,-,*). 2/68

7 1.2. Conhecendo a Plataforma Na área de trabalho da Plataforma Sage, você irá encontrar as rotinas mais utilizadas no sistema e as principais informações macro sobre cada um dos Módulos, as quais são atualizadas conforme as movimentações que são realizadas no sistema Seleção de Empresa Ao clicar em na barra de ferramentas onde esta informada a Razão Social da empresa selecionada para trabalho, será apresentada uma tela para seleção de outra empresa de trabalho e estabelecimento de trabalho. Conforme a empresa selecionada as informações contidas nas funções são alteradas. Você pode ter acesso a uma empresa ou a um grupo de empresas. 3/68

8 Sair do sistema/minhas Configurações Em Minhas configurações selecione a empresa de trabalho padrão, todos os acessos a plataforma ira abrir nesta empresa. Você também consegue alterar a sua senha de acesso a Plataforma, basta informar a senha atual e a nova para alteração. movimentadas. E selecione as rotinas na qual deseja receber alertas automáticos de quando forem Os alertas são gerados no ícone. Selecione o aviso desejado, para que o sistema abra a rotina. 4/68

9 Para sair do sistema, basta clicar sobre o seu usuário e em Sair Suporte Online Quando houver dúvidas sobre o sistema, o usuário pode recorrer ao nosso suporte online, basta selecionar o ícone do suporte e após, escolher o modulo no qual possuí dúvidas. Assim, o sistema irá direcionar o usuário ao suporte via chat. 5/68

10 Ajuda. Na opção Ajuda, você ira encontrar os acessos rápidos para Academia Sage, a qual disponibiliza vídeoaulas gravadas que o ajudarão em suas dúvidas e acrescentarão conhecimento sobre o sistema. A Opção Espaço do Cliente possibilita a abertura de chamados off-line ao suporte, ou seja, você detalhará sua dúvida, a qual será direcionada a um dos atendentes Retornar a Tela Principal Para retornar a tela principal do sistema, após selecionar qualquer uma das funções, basta clicar em Home na Barra de Acessos Acessos Rápidos Basta passar o mouse sobre o nome Plataforma Sage para que as opções de acessos rápidos fiquem visíveis. 6/68

11 2.Cadastro da Empresa 2.1. Configurando cadastro da Empresa para o Tarefas No menu Configurações serão cadastradas as empresas para controle das atividades diárias e financeiras, os clientes e fornecedores e comunicados aos seus colaboradores internos. A Plataforma Sage é multiempresas, desta forma, poderá cadastrar as demais empresas que possui. Para iniciar o cadastro clique em Novo. Na tela Cadastro de empresa, preencha os campos conforme orientações abaixo: 7/68

12 Código: Caso possua o sistema Sage Software Contábil, o código deve ser o mesmo da empresa cadastrada em Empresas / Cadastro de Empresa. Ao realizar a integração entre o Sage gestão Contábil e a Plataforma Sage, o plano de contas desta empresa será integrado para realizar a parametrização na Plataforma Sage da integração contábil e fiscal, com o Sage Contábil. CNPJ/CPF: Preencha com o CNPJ da empresa ou CPF. Razão Social: Informe a razão social da empresa Período máximo de fluxo de caixa: informe o número em meses que deseja visualizar o fluxo de caixa em Financeiro / Consultas /Fluxo de Caixa. Logomarca: Importe a logomarca da empresa. O tamanho máximo é de 500 KB. A logomarca da empresa será utilizada no Portal de Relacionamento e para emissão dos boletos de cobrança e recibo de serviços prestados. No menu Relacionamento, marque como deseja receber os alertas de não leitura dos clientes das publicação no portal de relacionamento. 8/68

13 No menu Estabelecimentos serão cadastrados a matriz e filiais da empresa e seus parâmetros. Para cadastrar clique em Novo. Na tela Cadastro do estabelecimento, teremos as abas: Gerais e Documentação. Preencha os dados solicitados nestas abas e clique em Salvar. 9/68

14 Ao salvar será habilitado o menu lateral com as opções: Parâmetros tarefas, Parâmetros financeiros, Parâmetros tributação, Parâmetros faturamento, Parâmetros contábeis, Parâmetros esocial e Usuários. O menu Parâmetros Tarefas possui as abas: Parâmetros Gerais, Geração de calendário e Movimentação. Em parâmetros gerais temos as opções: Usuários podem executar múltiplas tarefas simultaneamente: Marque esta opção para que o analista possa iniciar a execução de mais um serviço ao mesmo tempo. Utiliza apontamento de horas: Ao marcar esta opção, na movimentação das tarefas, a informação da data e hora inicial e final será obrigatória. Este apontamento é utilizado para apuração de custos. Permite a conclusão de tarefas sem iniciá-las: Marcada esta opção, o analista não precisa iniciar a tarefas, e poderá pará-la ou concluí-la informando manualmente a hora inicial. Desmarcada, obrigatoriamente, deverá iniciar a tarefas antes de parar ou concluir. 10/68

15 Listar serviços recorrentes na abertura de Ordem de Serviço: Marcada esta opção, na geração de ordens de serviços pela rotina Tarefas / Cadastros/Ordem de Serviço, trará todos os serviços cadastrados (eventuais e recorrentes). Desmarcada trará apenas os eventuais para seleção. Geração de calendário: Marque as opções que deseja considerar como dia útil. Dica: marque Considerar sábado como dia útil para que, na geração do serviço folha de pagamento, e, por exemplo, sábado seja considerado como dia útil. Na aba Movimentação, estando marcadas as opções ao parar, concluir ou transferir as tarefas o preenchimento do histórico é obrigatório. Clique em Salvar e no menu lateral em Parâmetros esocial:. Adicione as empresas que irão receber os lançamentos de afastamentos e comunicados de acidente de trabalho. No menu lateral em Usuários. Adicione os usuários que terão acesso ao estabelecimento para visualização dos serviços e cadastros, conforme configurações de permissão. 11/68

16 Clique em Salvar os menus Parâmetros Financeiro, Parâmetros Faturamento, Parâmetros contábeis serão detalhados em cada um dos módulos Configurações Cadastro Cliente e Fornecedor. Para cadastrar um Cliente ou fornecedor, acesse em Configurações/Cadastros/Clientes /Fornecedores, clique em Novo. Código: Caso possua o sistema Sage Software Contábil, o código deve ser o mesmo da empresa cadastrada em Empresas / Cadastro de Empresa. Ao realizar a integração entre o Sage gestão Contábil e o Plataforma Sage, o plano de contas desta empresa será integrado para realizar a parametrização no Plataforma Sage da integração contábil e fiscal com o Sage Contábil. Razão Social: Informe a razão social da empresa Site: Informe o site da empresa caso tenha. Nome Requerente: pessoa responsável pela solicitação da CND (por exemplo: diretor, administrador, representante legal) 12/68

17 CPF Requerente: CPF válido do requerente. Número do imóvel rural: informar o número do imóvel, quando possuir e desejar realizar o controle da certidão específico. Clique em salvar para habilitar o cadastro do Estabelecimento. Clique em novo e preencha todos os campos obrigatórios. Os menus, Tabelas de Preços, tipos de cliente, usuário de relacionamento, controle de vencimentos e Parâmetros esocial, serão abordados em seus respectivos módulos. serviços. Em equipes de trabalho serão vinculadas as equipes que atendem este cliente para execução dos 13/68

18 Em Tipos de Cliente vincule o tipo pertencente conforme a classificação realizada anteriormente. Ex. Este cliente pode ser do Tipo Serviço e Lucro Real Tipos de Clientes Cadastre os tipos de clientes para seleção em relatórios. Por exemplo: poderá cadastrar tipos de clientes conforme sua tributação: tipo de clientes Simples, Lucro Real, Presumido, ou pela qualificação: Comércio, indústria, serviço e vinculá-los aos clientes para consulta Despesas Esta rotina é utilizada para controle de reembolso de funcionários por serviços executados. Por exemplo: a empresa possui um consultor que, mediante uma ordem de serviço, se desloca até o cliente com seu veículo próprio. Ao retornar, deverá movimentar a ordem de serviço e vincular a despesa de quilometragem rodada para ser reembolsado no mês seguinte. Esta despesa não esta vinculada ao financeiro, sendo um controle interno. 14/68

19 A despesa é vinculada a um cliente e pode ter uma quantidade fixa ou não, reembolsável ou não. Exemplo: a distancia da empresa até o cliente possui uma quilometragem fixos, já gastos com pedágio neste caminho. Os lançamentos destas despesas e realizado nos detalhes da tarefa. Veja tópico desta apostila Comunicado Interno Os comunicados nesta rotina são destinados aos clientes internos, para os clientes externos os comunicados serão gerados em relacionamento/publicação. Clique em novo para um novo comunicado. Serão informados: o assunto, o texto do comunicado, liberação e validade. 15/68

20 Em destinatários selecione os destinatários da comunicação. Para enviar, clique em Comunicado no menu lateral e em Salvar. 16/68

21 3.Controle de Permissões Defina as permissões que cada usuário terá na Plataforma Sage. O grupo 1-Publicações e Pendências já irão automaticamente cadastrado e, por ser um registro do sistema, não pode ser alterado ou excluído. Exemplos de grupos de permissões que podem ser cadastrados: Administradores (acesso total); Solicitações (permissão para solicitar serviços); Folha de pagamento (permissão a todas as rotinas deste módulo); Digitação de eventos (permissão apenas para digitar eventos da folha), etc. Para cadastrar, clique em Novo, informe a descrição e clique no botão salvar Acesso as Rotinas Defina os acessos para cada grupo de permissões cadastrado para acesso as rotinas da Plataforma Sage. Estão disponíveis as seguintes combinações de permissões: Sem acesso: para bloquear o acesso a uma determinada rotina, basta deixar desmarcada a opção Acesso. A rotina aparecerá desabilitada; Com acesso: esta permissão tem comportamento diferente dependendo das demais permissões de cada rotina. Se a rotina possuir checkbox também na coluna Alteração, a permissão de Acesso garantirá apenas acesso à consulta, já que os controles estarão nas permissões de alteração. Se, porém, a rotina possuir checkbox apenas na coluna Acesso, então esta permissão garantirá acesso total à consulta e aos controles que a rotina possuir; Com acesso e alteração: permite controle total da rotina, exceto exclusões; 17/68

22 Com acesso e exclusão: permite utilizar a rotina e excluir registros (somente cadastro de usuários ainda sem nenhuma publicação ou outro vínculo), mas não alterar; Com acesso, alteração e exclusão: disponível somente para o cadastro de usuários, permite controle total da rotina. Porém, conforme citado, a exclusão é bloqueada quando o cadastro do usuário já possuir algum vínculo, como publicações, solicitações, etc Cadastro de Usuários Para cadastrar um usuário clique em Novo. Será habilitada uma nova tela com o próximo código disponível para cadastro. Informe o Nome do usuário, o contexto já pré definido como Administrativo, o grupo de permissões, o login deve ser um válido e senha do usuário 18/68

23 Ao clicar em Salvar, será habilitado o menu do lado esquerdo. No item Equipes, vincule o usuário a uma equipe já cadastrada, lembrando que essa informação pode ser vinculada no cadastro de equipes do módulo Tarefas. Para adicionar equipes já cadastradas ao usuário, clique no botão Adicionar Equipes, marque as equipes desejadas na tela de inclusão e clique no botão Adicionar Selecionados no Usuário. A mesma lógica é utilizada na vinculação de estabelecimentos, o usuário pode ser vinculado aos estabelecimentos desejados. Pode ser informado, também, o custo do funcionário para o escritório bastando preencher os campos do item Controle de Custos. Deve ser informado o usuário, a data de inclusão da informação, o custo por hora, percentual de encargos, custo de encargos, valor hora de outros custos, e ao clicar no botão salvar, será vinculado o saldo do total dos custos ao cadastro de funcionário. Estas informações aliadas às informações de tarefas impactarão nos cálculos de custo e rentabilidade do escritório contábil. Em Grupos Relacionamento informe a que tipos de grupos de publicações que o usuário poderá enviar publicações. Por exemplo: poderá ser cadastrado o grupo Recursos Humanos e ao realizar publicações referentes à folha de pagamento, admissão, férias e demais documentos inerentes ao departamento o usuário deverá selecionar este grupo, assim somente os usuários da empresa pertencentes a ele terão acesso a estes documentos. 19/68

24 Para o escritório que possui o Sage Gestão Contábil (SGC), o cadastro de usuários é realizado em Sage Gerenciador de Sistemas / Usuários / Cadastro de usuários, marcando-se a opção "Integrar Usuário" e informando-se o deste usuário. Para os usuários integrados com Plataforma Sage através do Sage Gestão Contábil, é habilitada na barra de atalhos dos módulos fiscal, contábil, Folha de pagamento e Patrimônio, o acesso a movimentação dos serviços na aba Tarefas. 20/68

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26 4.Configuração da Empresa 4.1. Geração de Calendário Nesta tela será gerado o calendário para as rotinas dentro do Sistema. Acesse Configurações> Configurações da Empresa,>Geração de Calendário, para geração do calendário. O sistema disponibiliza três opções: Considerar sábado como dia útil; Considerar domingo como dia útil; Considerar feriados como dia útil. É importante marcar a opção Considerar sábado como dia útil para controle das obrigações, especialmente os relacionados à folha de pagamento e impostos Manutenção de Calendário Na tela de manutenção de calendário, podem ser efetuadas novas alterações e fechamentos de datas no sistema, como feriados municipais e estaduais. Os feriados nacionais em dias fixos já estão parametrizados como Dia fechado. Para alteração de uma data, é necessário selecioná-la no calendário, informar a observação, selecionar a opção Dia fechado e clicar no botão alterar dia. 22/68

27 4.3. Integrações Nesta tela é definida a chave de integração e o do administrador. Esta chave é a mesma informada no Sage Gerenciador de Sistemas para comunicação entre os dois sistemas 23/68

28 4.4. Registros O sistema Plataforma Sage é dividido em três módulos. São eles: Relacionamento; Finanças, Tarefas. 24/68

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30 5.Tarefas Tarefa é um conjunto de elementos que requer o esforço humano para determinado fim. O Sage Tarefas permite total controle sobre as atividades que devem ser desenvolvidas pelos seus colaboradores, evitando esquecimentos ou atrasos. Com o Sage Tarefas você verá o motivo porque determinado processo esta parado, ou o que tem que entregar hoje ou nos próximos dias. Para iniciar o uso deste módulo da Plataforma Sage, precisamos efetuar alguns cadastros e configurações Dashboard - Área de Trabalho A área de trabalho da Plataforma Sage possui três abas, Minhas Tarefas, Minhas Equipes e Monitoramento. Estas abas possibilitam a visualização de avisos, de tarefas e o monitoramento do desempenho das equipes Minhas Tarefas Serão exibidas as tarefas que Usuário devera executar. Nesta tela temos as seguintes informações: Identificador: controle interno do sistema. Utilizado nos filtros para consultas. Neste campo, há uma seta, que ao ser clicado, abrirá os passos do serviço. 26/68

31 Situação: identifica se o serviço esta alocado ou não para algum usuário. O.S: número da ordem de serviço. Utilizado nos filtros para consultas número do serviço: número do serviço cadastrado em Tarefas / Serviços Serviço: descrição do serviço. Cliente: nome do cliente que este serviço deve ser executado. Período de apuração: informação do período a que este serviço se refere conforme configuração do serviço recorrente. Prev. De Entrega: data e hora limite para finalização do serviço antes de entrar em atraso no monitoramento. Tempo: tempo acumulado para a execução de cada passo do serviço Transferência: possibilita transferir os passos para outra equipe ou usuário. Para movimentar ou verificar informações sobre o andamento da tarefa, o usuário deve clicar na seta, a esquerda da identificação. A tela de movimentação tem as seguintes informações: Habilita: informa se este passo esta liberado ou bloqueado para execução, conforme configuração de dependência do passo no cadastro do serviço. Sit. (Situação): identifica se o serviço esta alocado ou não para algum usuário. Tarefa: nome do passo a ser realizado. Equipe: código da equipe e descrição da equipe que executará este passo. Usuário: código e nome do usuário que deverá executar este passo. Tempo: tempo acumulado para a execução de cada passo. Alocação da tarefa: permite a alocação da tarefa para um usuário e equipe. Ao alocar a tarefa, esta passa para a aba Minhas Tarefas. Iniciar: inicia a tarefa. Ao iniciar a tarefa, esta passa para a aba Minhas Tarefas. 27/68

32 Parar: paralisa a execução da tarefa, apontando o tempo, caso tenha sido Configurado no cadastro da empresa, para controlar o tempo. Concluir: conclui o passo. Histórico: apresenta o histórico do serviço, trazendo informações de geração e movimentações. Através do histórico é possível verificar o motivo que determinado serviço não gerou para a equipe de destino correta. Dica: No filtro de pesquisa marque a opção Listar somente serviços que eu possa executar. Esta opção marcada fará com que somente os serviços que puderem ser executados imediatamente pelo usuário sejam listados, ou seja, os que contiverem tarefas alocadas, desbloqueadas e ativas. Este filtro é útil para empresas em que um mesmo serviço possui tarefas dependentes e é executado por diversos usuários. Assim, cada usuário só visualizará o serviço a partir do momento em que ficar habilitado para sua execução. Observação: Se a opção Listar somente serviços habilitados para execução nos painéis de tarefas estiver marcada no grupo de permissões do usuário, esta opção virá marcada e desabilitada, não permitindo alteração Minhas Equeipes/Transferindo Tarefas Para transferir tarefas clique na aba, Minhas Equipes e clique no ícone serviço desejado. Transferir Tarefas do Informe a Equipe de Destino, o motivo da transferência, o Usuário de destino e marque as tarefas que deseja transferir e clique no botão transferir. 28/68

33 Nesta mesma rotina do sistema podem ser registradas novas despesas e observações, além da visualização dos detalhes da tarefa. Mais informações sobre as tarefas consulte o item Tarefas do material. Dica: Marque a opção Listar somente serviços que eu possa executar. Neste painel o filtro fará com que sejam apresentados somente os serviços com tarefas não alocadas, vinculadas a uma das equipes do usuário. Isto porque as tarefas com qualquer outra situação não podem ser executadas pelo usuário logado, ou seriam apresentadas no painel Minhas Tarefas. 29/68

34 Observação: Se a opção Listar somente serviços habilitados para execução nos painéis de tarefas estiver marcada no grupo de permissões do usuário, esta opção virá marcada e desabilitada, não permitindo alteração Monitoramento Para monitorar a execução de serviços clique na aba Monitoramento do Menu Área de Trabalho. O gráfico em pizza trará, do lado esquerdo, os serviços em atraso e do lado direito os serviços dentro do prazo e uma legenda com indicações do tempo em atraso ou a vencer. Para verificar os serviços pressione duplo clique sobre a fatia do gráfico correspondente a legenda. 30/68

35 Pressione duplo clique sobre o serviço e visualize os detalhes do serviço. Para mais informações sobre serviços e tarefas consulte os respectivos tópicos da apostila. Dica: a opção Considerar somente serviços que possam ser executados. Neste painel a opção somente será habilitada se for informado o filtro Equipe e/ou Usuário, pois sem um destes filtros todos os serviços listados podem ser executados por um ou mais usuários. 31/68

36 6.Cadastros 6.1. Áreas Para cadastrar as áreas da empresa, acesse Tarefas / Cadastros / Áreas. Clique no botão Novo, e informe a descrição da área. Ao clicar em Salvar, habilitará o menu lateral, onde deverá informar a Equipe que faz parte desta área. Exemplo de cadastro de áreas: Área Fiscal, Área Contábil, Área RH, etc Equipes de Trabalho Nesta rotina serão cadastradas as equipes de trabalho, que serão vinculadas ao cadastro da área, aos usuários e aos clientes. Para cadastrar acesse Tarefas / Cadastros / Equipes de Trabalho, clique no botão Novo e informe a descrição da equipe. Ao clicar em Salvar, habilitará o menu lateral, onde deverá informar a área que esta equipe pertence, os usuários que fazem parte desta equipes e os clientes que esta equipe atende. Exemplo de cadastro de equipes: Equipe Contábil, Equipe Fiscal, Etc. Observação: A Equipe de Segurança é um cadastro automático do sistema cujo objetivo é garantir que as tarefas sempre sejam geradas e visualizadas por algum usuário, caso as vinculações não esteja corretas. 32/68

37 6.3. Usuários Para vincular usuários a equipe, clique em Adicionar Usuários, selecione os usuários e clique em Adicionar Selecionados à equipe. Para excluir, marque a checkbox do usuário e clique em Excluir. Selecione o usuário que é o supervisor da equipe e clique em Tornar Supervisor ou quando o usuário deixar de ser supervisor poderá a qualquer momento tornar-se membro, para isso, selecione o usuário e clique em Tornar Membro. 33/68

38 6.4. Área Para vincular uma área a equipe, clique em Adicionar Áreas, selecione a área e clique em Adicionar Selecionados à equipe. Caso não tenha a área cadastrada, poderá clicar em Novo e cadastrar. Para excluir, marque a checkbox da área e clique em Excluir. Ex. Equipe Fiscal será vinculada a Área Fiscal Clientes Clique em Adicionar clientes para vincular os clientes que são atendidos por esta equipe selecione os clientes e clique em: Adicionar selecionados a equipe. Caso o cliente não esteja cadastrado, poderá cadastrá-lo ao clicar em Novo. Para excluir, marque a checkbox do cliente e clique em Excluir. 34/68

39 Caso a empresa possua definido qual usuário atende ao cliente, poderá vincular o usuário. Desta forma, todos os serviços da área fiscal deste cliente, serão visualizados em Minhas Tarefas do usuário vinculado. Se não houver informação de usuário, os serviços serão gerados para a equipe e visualizados em Minhas Equipes, onde qualquer usuário poderá iniciar a execução do serviço. Para realizar a vinculação, clique em Vincular Usuários. Informe o usuário e clique no botão Carregar Clientes. Selecione os clientes no quadro a esquerda e clique em Vincular. Para desvincular, selecione os clientes do quadro a direita e clique em Desvincular Grupo de Serviços Para cadastrar um grupo de serviços acesse Tarefas / Cadastros / Grupos de Serviços, clique em Novo e informe a descrição do grupo. Ao clicar em Salvar, habilitará o menu lateral, onde deverá informar os serviços que pertencem a este grupo. Exemplo de cadastro de grupos: Grupo de Serviços Fiscal Prestadora de Serviço, Grupo de Serviços Fiscal Lucro Real, Grupo de Serviços Contábeis Prestadora de Serviço. 35/68

40 Para realizar a vinculação dos serviços ao grupo, clique em Adicionar Serviços, selecione os serviços destes grupos e clique em Adicionar Serviços ao Grupo. Caso não tenha o serviço cadastrado, poderá clicar em Novo e cadastrar. 36/68

41 6.7. Tipos de Serviços Para cadastrar um tipo de serviço acesse Tarefas / Cadastros / Tipos de Serviços, clique em Novo e informe a descrição. Ao clicar em Salvar, habilitará o menu lateral, onde poderá informar os serviços que pertencem a este tipo. Exemplo de cadastro de tipos: Tipo de Serviços Fiscal, Tipo de Serviços Contábil. Para realizar a vinculação dos serviços ao tipo, clique em Adicionar Serviços, selecione os serviços e clique em Adicionar Serviços ao Tipo de Serviços. Caso não tenha o serviço cadastrado, poderá clicar em Novo e cadastrar Serviços. Os serviços são as atividades diárias do escritório. Estas atividades podem ser recorrentes ou eventuais. Como atividades recorrentes temos os serviços que constam em contrato e são realizadas pelos analistas sem solicitação do cliente, como escrituração fiscal, SPED, cálculo do adiantamento, da folha de pagamento. Já os serviços eventuais, são os solicitados pelo cliente e passíveis de cobrança a parte, como RAIS, DIRF, Férias, Rescisão, abertura de empresa, etc. Para cadastrar um serviço acesse Tarefas / Cadastros / Serviços, clique em Novo e informe a descrição do serviço (Calculo da Folha, Decore, Lançamentos Fiscais), selecione a área que executará o serviço (Calculo da folha área RH), informe o valor do serviço, caso deseje. O campo Formulário é 37/68

42 vinculado aos serviços Calculo de Rescisão, Férias e aos Afastamentos. Para os demais serviços não vinculam-se formulários. A opção Requer Autorização, se marcada, o administrador terá que efetuar a autorização do serviço para execução em Tarefas / Manutenção / Serviços e as opções Não sujeito a retenção de IRRF, Não sujeito a retenção de INSS, Não sujeito a retenção de PIS/COFINS/CSLL e Não incide ISS devem ser marcadas caso o valor do serviço passível de cobrança não deva integrar na base de cálculo destes tributos. No campo classificação, marque recorrente ou eventual. Se o serviço for classificado como recorrente, a aba geração automática será habilitada para parametrização. Geração do Serviço controlado por: Marque opção para realizar o controle dos serviços que podem ser por competência (período de apuração): Ex. folha de pagamento, lançamentos fiscais ou vencimento quando o serviço possuir uma data fixa de vencimento. Ex.: adiantamento de salário, ISS. Periodicidade: 38/68

43 Frequência que este serviço ocorre. Ex.: A folha de pagamento, os lançamentos fiscais, etc. é mensal. A RAIS e os balanços são anuais. O IRPJ é trimestral. Referência Inicial Informe o mês e ano a partir da qual o sistema gerará o serviço automaticamente. Regras para o calculo do vencimento: Informe o dia em que vence o serviço, que pode ser: - No X dia útil do X mês seguinte ao mês de apuração: Ex. A folha mensal vence no 5 dia útil do 1 mês seguinte ao mês de apuração, ou seja, o período de apuração é agosto/2012 e o vencimento será em 05 de setembro. - no X dia do 1 mês seguinte ao mês da apuração: Ex. a escrituração fiscal deve ser feita até o 30 dia do 1 mês seguinte ao mês de apuração, ou seja, o prazo final para digitação é 30 do mês de setembro, referente ao período de apuração agosto. - no X dia do mês de apuração: Ex. a folha paga dentro do mês, vence no 30 dia do mês da apuração. Vencimento em dia não útil. 39/68

44 Marque a opção Antecipar em um dia útil, para que o sistema gere o vencimento antecipado, caso este caia em um domingo ou feriado ou marque manter a data de vencimento, sem considerar feriado ou domingo ou Prorrogar em um dia útil, caso o vencimento possa ser postergado. Informações de Entrega. Quantos dias antes do vencimento devem estar com o serviço finalizado, ou seja, qual o prazo máximo antes do vencimento, desejo que o serviço esteja pronto. Esta informação será utilizada no monitoramento dos serviços. Ex. A folha vence no 5 dia útil do mês seguinte e eu envio ao meu cliente 3 dias antes do vencimento até 12 horas, desta forma, o sistema gerará o serviço com as seguintes informações: Informações de entrega: Informe a antecedência de entrega de informações, este dado é importante para o monitoramento do serviço. Informações da Geração: Sendo um serviço automático do sistema, é necessário informar quantos dias antes da data de entrega o sistema gere o serviço para execução da área responsável. Ex. A folha vence no 5 dia útil do mês seguinte e eu envio ao meu cliente 3 dias antes do vencimento até 12 horas e a área de RH inicia o processamento da folha 4 dias antes de enviar ao cliente. Encerramento da geração automática: Caso o serviço tenha um prazo determinado ou deixe de existir, marcar a opção com data de término e informar a data de termino de geração. A partir desta informação o serviço deixará de ser gerado. 40/68

45 Ao finalizar as configurações acima, clique em Salvar para habilitar o menu lateral. Passos: Procedimentos executados para a conclusão do serviço. Ex: para o cálculo da rescisão é preciso 1 Conferir os cálculos 2 Gerar a GRRF, emitir as guias rescisórias e enviar ao cliente. Nos passos é possível colocar dependência, desta forma se o primeiro não for concluído, o segundo não habilitará para execução. Caso não possua dependência, basta excluir a informação do campo Dependência. Para ordenar os passos, clique e araste o passo para a posição correta. Parâmetros Financeiros: 41/68

46 Caso este serviço seja passível de cobrança, informe o plano financeiro correspondente. Exemplo: um serviço de declaração de IRRF será vinculado a uma conta financeira Declarações IRRF a 100%. Desta forma, ao emitir o fluxo financeiro, terá detalhada a origem das receitas. Após informar a conta, clique em Salvar. Grupos de Serviços: Vincule os grupos de serviços em que este serviço pode ocorrer, ou seja, um mesmo serviço pode fazer parte de vários Grupos de Serviços. 42/68

47 Ex. O Serviço Integração com o PGDAS deve ser vinculado ao Grupo de serviço Fiscal Simples. O SPED PIS/COFINS deve ser vinculado ao Grupo de serviço Fiscal Lucro Real, Fiscal Lucro Presumido, entre outros. Tipos de Serviços: Informe o tipo de serviço. Exemplo: Tipo de serviço da área de Recursos Humanos. Clientes Solicitação: Esta opção é habilitada somente para serviços eventuais, possibilitando informar o usuário de relacionamento, que poderá solicitar este serviço pelo portal de relacionamento. 43/68

48 Contratos Neste tópico, devem ser incluídos os clientes que possuem este serviço. Os serviços recorrentes somente serão gerados se estiverem vinculados ao contrato. É possível limitar a quantidade do serviço, sendo passível de cobrança se este for solicitado acima do limite. Para isso, altere o tipo de quantidade para limitada e informe a quantidade. O que ultrapassar este limite poderá ser faturado através pela Ordem de Serviço. O serviço gerado será visualizado na barra de atalhos do Sage Gestão Contábil (SGC), caso possua o Sistema. A movimentação dos serviços pelo SGC é igual a movimentação pela área de trabalho. 44/68

49 Copiar Serviços: O botão Copiar serviços na barra de ações permite a cópia entre empresas e estabelecimentos diferentes ou mesmo a duplicação no próprio estabelecimento de origem, o que é útil quando a empresa possui diversos serviços com passos e outros dados cadastrais semelhantes. Esta funcionalidade copia os dados do cadastro principal do serviço, informações para geração automática (exceto a data do primeiro vencimento), passos e parâmetros financeiros (exceto rateio por centros de custo). Não serão copiadas as vinculações com áreas, grupos de serviços, tipos de serviço, clientes solicitação e contratos, pois estes dados são específicos do estabelecimento de origem e devem ser informados após a cópia com os dados do estabelecimento de destino. 45/68

50 6.9. Controle de Vencimento: A Plataforma Sage gerencia prazos de vencimentos de documentações como alvarás, licenças ou CNDs e muitas outras. Assim, garante a entrega ou a renovação de qualquer documento dos seus clientes com mais qualidade e pontualidade. Para cadastrar um serviço acesse Tarefas / Cadastros / Controle de Vencimentos, clique em Novo e informe a descrição do serviço (Certificado A-3, Licença Ambiental) e selecione a área que executará o serviço (Área Legal). Clique na aba Geração Automático para realizar as configurações necessárias, para que o vencimento seja gerado automaticamente pelo sistema: Regras para o calculo do vencimento. seja, 36 meses. Informe a periodicidade de vencimento. Neste exemplo o certificado A-3 vence a cada 3 anos, ou Vencimento de dia não Útil: 46/68

51 Marque a opção Antecipar em um dia útil, para que o sistema gere o vencimento antecipado, caso este caia em um domingo ou feriado ou marque manter a data de vencimento, sem considerar feriado ou domingo ou Prorrogar em um dia útil, caso o vencimento possa ser postergado. Informações de Entrega: Informe quantos dias antes do vencimento deseja ter o certificado renovado, ou seja, qual o prazo máximo antes do vencimento do certificado desejo que este esteja nas mãos do meu cliente. Esta informação será utilizada na rotina de monitoramento. Informações de Geração: Informe quantos dias antes da data de entrega o sistema gerará o serviço para execução da área responsável. Ex. neste caso, o processo de renovação junto ao órgão responsável deve ser iniciado 30 dias antes da entrega ao cliente. Encerramento da geração automática: Caso o serviço tenha um prazo determinado ou deixe de existir, marcar a opção com data de término e informar a data de termino de geração. A partir desta informação o vencimento deixará de ser gerado. 47/68

52 Ao finalizar as configurações acima, clique em Salvar para habilitar o menu lateral. Passos: Procedimentos executados para a renovação deste certificado. Ex: 1 solicitar documentação ao cliente 2 entrar com pedido de renovação junto ao órgão competente. Nos passos é possível colocar dependência, desta forma se o primeiro não for concluído, o segundo não habilitará para execução. Caso não possua dependência, basta excluir a informação do campo Dependência. Para ordenar os passos, clique e araste o passo para a posição correta. Clientes de Solicitação Vincule os clientes que possuem este certificado e preencha o campo Próx. Vencimento com a data de vencimento do certificado. Ao finalizar, clique em Salvar alterações. Na parte superior visualizará 48/68

53 os clientes que não foram informados o vencimento. Sem esta informação não é possível gerar a ordem de serviço com este controle. Copiar Controle de Vencimento O botão Copiar controles de vencimento na barra de ações permite a cópia entre empresas e estabelecimentos diferentes ou mesmo a duplicação no próprio estabelecimento de origem, o que é útil quando a empresa possui diversos serviços com passos e outros dados cadastrais semelhantes. Esta funcionalidade copia as informações para geração automática e os passos. Não serão copiadas as vinculações de áreas e clientes. Observação: Os serviços e controles de vencimentos não serão copiados com os mesmos códigos da origem. Utilizarão os próximos códigos disponíveis do estabelecimento de destino. Selecione a empresa e estabelecimento de origem e destino, escolha os controles e clique em Copiar controles de vencimento selecionados Ordem de Serviço As ordens de serviços são geradas automaticamente para os serviços recorrentes e controles de vencimento, conforme as configurações da aba Geração automática e os serviços solicitados eventualmente pelo cliente, como alteração de contrato, Decore, são geradas manualmente pela empresa contábil ou solicitada pelo cliente através do portal de relacionamento. 49/68

54 Para gerar uma nova Ordem de Serviço (O.S.) acesse Tarefas / Cadastros / Ordem de Serviço e clique em Novo. Selecione o cliente e o estabelecimento solicitante, informe o nome do Solicitante e clique no botão avançar. Na aba Serviços clique em Adicionar e na tela de Cadastro de Itens da Ordem de Serviço, selecione o serviço solicitado, (utilize a lupa para visualizar todos os serviços), a quantidade e a data prevista da entrega e clique no botão salvar. Poderá vincular o mesmo serviço mais de uma vez à mesma OS para facilitar o controle individual de serviços que precisam ser executados com alguma alteração de parâmetros, como por exemplo, rescisão contratual para diferentes funcionários da mesma empresa, DECORE para mais de um sócio, etc. 50/68

55 Ao clicar em Avançar, será exibida a tela de Faturamento. Para incluir valor, pressione duplo clique sobre o serviço. No quadro Valor do Serviço, informe a tabela de preços que irá utilizar ou o valor unitário e a quantidade a ser cobrada. Caso possua um desconto, marque em valor ou percentual e preencha o respectivo campo, da mesma forma o campo acréscimo. No campo Valor total visualizará o valor a ser cobrado. 51/68

56 No quadro Inclusão de contas financeiras, informe a conta financeira correspondente ao Serviço, o percentual e clique em Adicionar. Caso este serviço seja rateado em mais de uma conta financeira, informe-a com seu percentual correspondente. O percentual total deve ser 100%. O botão Rateio ao lado da conta financeira permite o rateio por centro de custo. Após as alterações clique em Salvar e fechar para retornar a tela de faturamento. No quadro Faturamento da ordem de serviço, selecione a opção de faturamento: conta corrente ou títulos a receber. Na opção conta corrente, o valor acumulará na conta corrente do cliente e será faturado junto ao contrato mensal na rotina de faturamento. Na opção títulos a receber gerará um título do serviço em Financeiro / Contas a receber e poderá gerar um boleto bancário deste título. Optando pela opção Títulos a receber, o botão Entrada será habilitado. Se houver entrada, clique no botão e preencha as informações necessárias e clique em Salvar e Fechar. Os campos empresa, estabelecimento, primeiro vencimento e número de parcelas, vem preenchidos automaticamente e podem ser alterados caso possua mais de uma parcela, poderá definir como serão os próximos vencimentos: dia fixo ou intervalo de dias, além de informar se deve antecipar, manter ou prorrogar o vencimento caso caia em um dia não útil. 52/68

57 Ao finalizar as informações clique em Faturar. O faturamento pode ser realizado a qualquer momento, independente da ordem de serviço esta em aberto, andamento ou concluída. Para faturá-la, basta selecionar a O.S. nesta rotina de abertura de ordem de serviço e clicar em Faturar Histórico de Movimentação. Cadastre históricos padrões para uso nas movimentações ao parar, concluir ou reativar as tarefas. A obrigatoriedade de preenchimento do histórico nas movimentações é configurada no cadastro do estabelecimento em Geral / Cadastros / Empresas/selecione o estabelecimento, tópico Parâmetros tarefas. 53/68

58 7.Manutenção 7.1. Serviços A rotina de serviços permite autorizar, cancelar e alterar a previsão de entrega dos serviços. Selecione a opção desejada e clique em Continuar no final da tela Autorizar Serviços Nesta rotina serão listados somente os serviços que possuam no seu cadastro a opção Requer Autorização marcada ou, que no momento de geração da Ordem de Serviço, foi requerido autorização. Para autorizar, pesquise e selecione os serviços desejados, informe o responsável pela autorização e clique no botão autorizar. 54/68

59 Cancelar Serviços Pesquise e selecione os serviços que deseja cancelar, informe o motivo de cancelamento e clique no botão executar. Ao clicar em executar será exibida a tela de confirmação do cancelamento Alterar previsão de entrega Pesquise e selecione os serviços que deseja alterar a data de entrega, informe a nova data, o motivo de alteração e clique no botão executar. Ao clicar em executar será exibida a tela de confirmação da alteração. 55/68

60 7.2. Tarefas A rotina de tarefas permite Alocar, Parar, Concluir, Reativar e Registrar observação nas tarefas. Selecione a opção desejada e clique em Continuar no final da tela Alocar Na pesquisa, informe a equipe de origem para visualizar as tarefas desta equipe, em seguida selecione as tarefas desejadas, informe a Equipe e o Usuário de destino e clique no botão executar Parar Pesquise e selecione as tarefas em andamento que deseja paralisar, informe o histórico de movimentação, o motivo da paralisação e clique no botão parar. 56/68

61 Concluir Pesquise e selecione as tarefas em andamento ou paradas que deseja concluir, informe o motivo da conclusão e a data e hora de conclusão e clique em Concluir. 57/68

62 Reativar Pesquise e selecione as tarefas concluídas que deseja reativar, informe o histórico de movimentação e o motivo da reativação e clique no botão Reativar Registrar Observação Pesquise e selecione as tarefas concluídas que deseja reativar, informe o histórico de movimentação e a observação e clique no botão confirmar. 58/68

63 7.3. Transferência de Tarefas Permite a transferência de um ou mais tarefas para outra equipe e usuário. Pesquise entre as tarefas a locadas e não alocadas, selecione as tarefas que deseja transferir, informe o equipe, usuário de destino e o motivo da transferência e clique em Transferir. 59/68

64 8.Consultas Consulte a situação e os detalhes dos serviços e tarefas gerados e saiba quanto o cliente custa para sua empresa na relação Serviços X Hora trabalhada para execução dos serviços prestados aos clientes Serviços Esta rotina possibilita a consulta de informações de todos os serviços e tarefas gerados. Podem ser utilizados os seguintes filtros: Cliente, Estabelecimento do cliente, Ordem de Serviço, Serviço, Controle de Vencimentos, Data de criação e Tipo. As situações também podem ser relacionadas para filtragem: Não alocado, não iniciado, em andamento, parado, reativado, aguardando autorização, concluído e cancelado. Para maiores informações sobre o serviço dê um duplo clique no item desejado na tela de resultados de pesquisa. 60/68

65 No item detalhes, serão listadas as informações da Empresa, Situação, Cliente, Ordem de Serviço e solicitante (para os usuários relacionamento) e no campo geral as Observações com as informações do serviço. Ao clicar no item Tarefas, será exibida nova tela com as tarefas implicadas no serviço. Ao dar um duplo clique sobre a tarefa, será exibida nova tela com as informações adicionais de equipe, cliente, serviço, empresa e no menu superior da tela a possibilidade de registrar observações e novas despesas. 61/68

66 Além das informações cadastradas, esta janela também apresenta a aba Datas que traz as informações de Data de criação, previsão de início, data de início, data de cancelamento e vencimento, previsão de entrega e data de término. O campo Previsão de Entrega, o usuário poderá alterar a data conforme a necessidade do mesmo, os demais campos são inalteráveis. No menu superior, possui as funcionalidades: Alocar, iniciar, para, concluir, registrar observação, nova despesa e mais ações. Em Novas despesas, poderá lançar as despesas reembolsáveis dos funcionários como KM, pedágio entre outros Tarefas Esta rotina possibilita a consulta de informações de todos os serviços. Podem ser utilizados os seguintes filtros: Cliente, Estabelecimento do cliente, Ordem de Serviço, Serviço, Controle de Vencimentos, Equipe, Usuário, Data de criação e Previsão de entrega. As situações também podem ser relacionadas para filtragem: Não alocada, não iniciada, em andamento, parada, reativada, aguardando autorização, concluída e cancelada. 62/68

67 Ao dar um duplo clique sobre a tarefa, será exibida nova tela com as informações adicionais de equipe, cliente, serviço, empresa e no menu superior da tela a possibilidade de registrar observações e novas despesas. Além das informações cadastradas, esta janela também apresenta a aba Datas que traz as informações de data de criação, previsão de início, data de início, data de cancelamento e vencimento, previsão de entrega e data de término. O campo Previsão de Entrega, o usuário poderá alterar a data conforme a necessidade do mesmo, os demais campos são inalteráveis. 63/68

68 8.3. Apuração de Custos. Para apuração de custos é necessário que os serviços tenham apontamento de horas de execução e no cadastro do funcionário contenha os custos por hora do funcionário. Após preencher os filtros, será apresentado o resultado por cliente ou serviço/controle de vencimento e a totalização por usuário, caso tenha sido marcada a opção Totalizar por usuário. Clique nas setas para visualizar um novo nível de detalhamento. 64/68

69 9.Relatórios Emite relatórios que poderão ser exportados para os formatos: XML, CSV, PDF, MHTML, Excel, Arquivo TIFF e Word Despesas Emite o relatório de despesa reembolsável ou não para os funcionários. Para emitir o relatório, preencha os filtros, selecione o modelo de impressão e clique no botão Visualizar Ordem de Serviço Emitir relatório das Ordens de Serviço parcialmente gerada, Aguardando autorização, Gerada, Reativada, Concluída e Cancelada. Visualizar. Para emitir o relatório, preencha os filtros, selecione o modelo de impressão e clique no botão 65/68

70 9.3. Previsão de Serviço Emite relatório de previsão futura de geração de serviços recorrentes, ou seja, dos serviços vinculados ao contrato de cada cliente. Este relatório trará todos os serviços que serão gerados para o cliente com informações de vencimento, entrega, periodicidade, período de apuração e data de geração. Pode ser analítico ou sintético, de serviços ou controle de vencimentos. Visualizar. Para emitir o relatório, preencha os filtros, selecione o modelo de impressão e clique no botão 66/68

71 9.4. Tarefas Relaciona os serviços e tarefas de cada serviço com informações de situação, previsão de entrega, tempo e usuário relacionado. Visualizar. Para emitir o relatório, preencha os filtros, selecione o modelo de impressão e clique no botão 67/68

72 9.5. Serviços Relaciona os serviços e tarefas de cada serviço com informações de previsão de entrega, usuário relacionado e último histórico registrado no tarefa. Visualizar. Para emitir o relatório, preencha os filtros, selecione o modelo de impressão e clique no botão 68/68