Tutorial - Orçamento. As aplicações Memo possuem a seguinte estrutura: 1 - Portais Portal: Orçame nto Pessoal. Painel: Resultad o Análises

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1 Esta é uma aplicação exemplo, que também pode ser usada como um Modelo ou Template para que voce possa utilizá- la com os seus dados pessoais. Pode ser modificada ou customizada para melhor atender outras necessidades específicas na área de Orçamento. As aplicações Memo possuem a seguinte estrutura: 1 - Portais Um portal, o nível mais alto da diversas abas, cada uma Portal: Orçame nto Pessoal aplicação, é uma tela contendo representando um painel. Painel: Resultad o Análises 2 - Painéis Conjunto de análises: gráficos, relatórios e mostradores, que mostram seus dados de maneira analítica, e geralmente são estruturados através de associações lógicas entre seus elementos componentes. 3 - Análises São objetos colocados nos painéis. Podem ser relatórios, diversos gráficos e mostradores. Mais a frente explicaremos cada um destes em detalhe. 1

2 No exemplo mostrado, vemos uma tela do Memo contendo o portal - Orçamento Pessoal, na tela referente ao painel Resultado, que contem 8 análises, sendo 2 mostradores, 2 relatórios e 4 gráficos. Esta tela tem por objetivo mostrar o Resultado do um Orçamento Pessoal, destacando- se as Receitas e as Despesas. Contem um resumo analítico ou visão geral do Orçamento Pessoal, ou seja como estamos gastando em relação ao que recebemos, e também comparando- se receitas e depesas realizadas com as orçadas. A seguir, as principais análises que compõe este painel. Mostrador - Receita Total Realizada: Este mostrador tem duas funções principais, mostra um numero que pode ser um total ou um percentual, e sua situação em um espectro de de duas faixas. Neste caso a receita anual está colocada entre faixas de valores que sinalizam se seu valor está acima (verde = bom) em relação às metas estabelecidas. A receita orçada foi de R$ ,00 e foi tomada como limite da faixa (amarela = atenção). Como podemos ler no mostrador, o valor da receita total realizada foi de R$ Mostrador - Despesa Total Realizada: A despesa total orçada para este ano foi de R$ ,00. Como podemos ler no mostrador, a despesa total realizada foi de R$ ,28, portanto ba faixa amarela, que no caso deste mostrador é invertida em relação ao mostrador de receitas. Despesa X Receita - anual Esta análise é um gráfico de barras horizontal comparativo, e neste caso compara apenas dois valores, a receita total realizada e a despesa total realizada no último ano. Se clicarmos em cima das barras podemos ver: o nome da variável - receita_realizada, o ano , e seus valor K no caso da barra azul de receita realizada e: despesa_realizada, 2012 e K no caso da barra amarela de despesas realizadas. 2

3 Ranking de Receitas por Tipo Esta análise é um relatório do tipo ranking ou seja classificado por valor, contendo uma quantidade pré- estabelecida de ocorrências, ordenados ascendente ou descendentemente. 3

4 Neste caso estamos visualizando os primeiros 5 tipos de receitas com seus respectivos totais anuais, ordenados descendentemente. O relatório mostra além dos valores totais o seu percentual relativo. Aí podemos verificar que comissões foi o tipo de receita com maior valor e representando 45.84% da receita total. Ranking de Despesas por Categoria Relatório similar ao anterior, analizando as despesas, neste caso por categoria e não por tipo como no caso anterior. proximamente explicaremos em detalhe nossa classificação de receitas e despesas. Pareto Despesas por Categoria O economista italiano Vilfredo Pareto, observou em 1906 que 80% das terras na Itália pertenciam a 20% da população, e depois que 20% dos pés de ervilha em uma plantação, continham 80% das ervilhas contadas. A partir daí estabeleceu a regra dos 80 / 20, também conhecida como princípio de Pareto. Em negócios pode- se dizer que 80% das receitas provém de 20% dos clientes e assim por diante. Em nossa análise o gráfico de Paretto de Despesas por Categoria mostra os valores totais das diversas categorias de despesa, e seus percentuais relativos a despesa total, bem como uma curva de percentuais. Podemos observar que 60% das nossas despesas referem- se as qutro categorias maiores. 4

5 Classificação de Despesas e Receitas Se clicarmos na aba Classificação deste painel, veremos a seguinte tela ou painel: Este painel conté apenas 2 relatórios: Classificação de Despesas e Classificação de Receitas. Observemos seus campos: Categoria, Tipo, Local, Origem e Objeto. Esta é a classificação que escolhemos para este exemplo. Quando voce estiver mais familiarizado com o Memo, poderá modificá- las ou mesmo criar outra totalmente diferente, de acordo com suas necessidades. Categoria e Tipo são as classificações principais. Cada Categoria possui alguns Tipos. Por exemplo na Categoria Transporte temos os Tipos combustível e oficina. O Tipo IPVA que é um imposto sobre os nossos veículos está na Categoria Impostos. No caso das receitas, a Categoria Investimentos inclui os Tipos Bolsa, Títulos, Fundos e Poupança. Vamos agora utilizar algumas facilidades do memo. Primeiro escolha o Relatório Classificação de despesas e clique no quadrado no campo superior direito para expandí- lo, ou seja, mostrado- o em uma tela única e destacada do painel. Voce pode fazer isso com qualquer análise do Memo. Obs: Se não visualizar a barra azul, clique sobre o título Classificação das Despesas, que ela aparecerá - mais a frente, explicaremos esta funcionalidade - auto- esconder. 5

6 Agora, vamos no campo Tipo e arrastá- lo para a linha superior do relatório onde está escrito Arraste o título da coluna aqui. Veja o que acontece: O relatório agora mostra Tipo como o campo principal de classificação, seguido por Categoria e pelos outros campos: Local, Origem e Objeto. Agora arraste o campo Objeto para cima: Agora na linha de cima clique nos pequenos triângulos de modo a inverter a classificação dos valores do campo Tipo ou Objeto. Voce pode clicar nos pequenos triângulos ao lado de cada Tipo, para esconder os seus detalhes. Pode também arrastar, na primeira linha o campo Objeto para o lugar onde está o campo Tipo para mudar a ordem de classificação do relatório para Objeto. Estas funcionalidades dos relatórios do Memo podem mostrar- se muito úteis em alguns tipos de análise. Agora clique no X ao lado de Tipo e Objeto, na linha de cima para fechá- los, e depois clique no pequeno funil ao lado direito do campo Categoria. Voce agora pode filtrar seus dados para mostrar as Despesas realizadas apenas no Local Maresias Experimente também filtrar seus dados para mostrar apenas as as Categorias, Tipos e Locais e despesas do Objeto Alice. Painel % Despesas 6

7 Passemos agora ao segundo painel de nosso portal - % Despesas. Aí vemos duas análises: um gráfico de funil e uma pirâmide, além de duas tabelas de dados, mostrando respectivamente os valores e percentuais de despesas por Categoria e por Tipo. Ao passar o cursor sobre cada fatia voce poderá visualizar o título e o percentual. Se clicar numa fatia ou no seu rótulo abaixo, ela se destacará das outras. No caso do painel % Receitas, voce também pode clicar segurar e rodar ambos os gráficos Painel Orçamento Despesas Neste painel temos: 1 - Total de Despesas Realizadas 2 - Despesas Realizada x Orçada por Categoria 7

8 3 - Despesas Fixas x Variáveis - Orç. x Realiz. 4 - Despesas por Tipo - Orçadas x Realizadas 5 - Despesas Orçada x Realizada último ano 6 - Despesas Orçada x Realizada mensal Que mostram visualmente como se comportou o seu orçamento de despesas, ou seja o que voce projetou gastar (despesas orçadas) versus o que gastou realmente (despesas realizadas). Clique em uma legenda para fazer a série desaparecer ficando apenas a outra. Assim voce poderá ver apenas a série realizada, ou vice versa. O painel Orçamento Receitas é análogo. Acrescentamos Receitas por Origem e Objeto. Painel Resultado Neste painel mostramos 2 relatórios e tres gráficos. No gráfico abaixo temos duas linhas uma de 8

9 Receita Realizada e outra de Despesa Realizada, ao longo do ano. Nele podemos verificar onde o fluxo de caixa foi positivo (linha de Receitas acima) e onde foi negativo. Os dois relatórios são complementares. Neles mostramos de um lado o nosso resultado de orçamento ou seja o que projetamos ganhar (Receita Orçada) versus o que projetamos gastar (Despesa Orçada). De outro lado verificamos como isto ocorreu realmente ao longo do ano, ou seja o que realizamos tanto em termos de ganhos como de gastos. Nestes relatórios apresentamos um campo de Saldo. Este é um valor que não estava nas planilhas de dados que carregamos neste sistema, mas foram calculados a partir de campos de dados existentes. Clique agora no menu superior do Memo o ítem Dados. Voce entrará na janela para manipulação de bases de dados do Memo. Aí voce poderá carregar novos arquivos, fazer downloads, atualizar arquivos, e outras funções. Em nosso exemplo, vamos verificar como criamos os campos de Saldo. Para isto selecione o arquivo RECDESP. 9

10 Em seguida selecione o ítem Cáculos no menu intermediário. Nesta janela voce pode definir expressões a partir dos campos de valores contidos nos seus arquivos carregados no Memo. No calculador acima temos os campos de valores ou variáveis: receita realizada, despesa_realizada, receita_orçada e despesa_orçada. No painel abaixo temos as expressões Saldo Realizado = receita 10

11 realizada - depesa orçada e Saldo Orçado = receita_realizada - despesa_orçada. Uma vez definidas, os resultados destas expressões tornam- se variáveis que podem ser utilizadas por qualquer análise do Memo. Os dois gráficos restantes mostram a evolução mensal das despesas e das receitas, mostrando- se os valores máximo e mínimo para cada uma delas, bem como uma reta com orçados: Painel Relatórios 11

12 Este painel possui 2 relatórios: Despesas OLAP e Receitas OLAP, o termo OLAP - OnLine Analytical Processing ou Processamento Analítico, refere- se a ferramentas de software capazes de permitir análises de dados contidos em bases de dados. É exatamente o que o Memo faz. As bases de dados são criadas a partir de planilhas ou arquivos texto carregados e periodicamente atualizados por seus usuários. No próximo tópico explicaremos estes procedimentos em maior detalhe. Voce pode maximizar qualquer análise para que seja mostrada em tela cheia, inclusive os relatórios, que aliás quando possuem muitas colunas ficam mais facilmente legíveis. Clique no menu superior do relatório, no ícone maximizar, para ver o relatório em tela cheia. Observe que a barra azul está suprimida no demo, para mostrar todas des- selecione a opção auto- ocultar ou clique sobre o título da análise para mostrar a barra apenas desta análise. Observe os detalhes de navegação: Análises 12

13 Mostrar menu de um Painel, você tem várias opções.selecionar o ítem Painel no menu superior do Memo: Ou clique no título de um painel (abas) no seu portal, e em seguida clique no ícone de engrenagem, à direita: 13

14 Voce terá o menu de painel: Cada um dos ítens do menu superior mostram um menu ou uma tela de opções e ações. Clicando sobre o título de uma análise, você mostra a sua barra azul (se no painel que contém esta análise o ítem auto- ocultar estiver selecionado. Se não tiver, então todas as barras azuis de todas as análises serão mostradas). Barra oculta: Barra visível: Ícones à direita na barra: permite mudar o formato do gráfico mostra o menu de análise (*) mostra descrição do objeto maximiza análise em tela cheia fecha ou exclui o objeto (*) Também com clique- direito do mouse Vejamos agora como analisar os relatórios contidos nestas análises em mais detalhe. Voce já aprendeu que pode maximizá- los em uma janela única e utilizar as facilidades de filtros e slice and dice (rolar os dados). Clique no ícone de engrenagem (configurações) no canto superior 14

15 da janela da análise, ou clique- direito com o mouse diretamente sobre a janela da análise. Voce verá um menu de opções. O menu abaixo é obtido com clique- direito do mouse: borda azul.. As opções são bem intuitivas, mais a frente veremos como exportar dados de uma análise. Auto Ocultar a análise refe- se a esconder a sua Conforme já colocado, Isto pode ser feito também no menu dos painéis, afetando todas as análises deste painel Selecione por ora, a opção Editar Análise. Voce então verá uma janela como a mostrada ao lado. 15

16 À esquerda temos um modelo do relatório e à direita temos um painel de configuração. Em baixo as caixas selecionadas indicando quais dimensões, variáveis e períodos serão mostradas no relatório. Você pode mudar a sua ordem arrastando- as com o mouse. Pode também arrastar as linhas para cima e para baixo, para mudar a ordem em que aparecerão no relatório. Observer que quando modificando uma a outra se modifica automaticamente. Acima mostramos a área da janela de edição de análises onde voce seleciona as dimensões, as variáveis e os períodos de tempo que serão mostrados no relatório, ou no caso de dimensões, as ordens de drill- down - consulte o Help para uma explicação detalhado do que significa drill- down ou prospecção. Selecione a opção Filtro, e veja o período escolhido para este relatório - o último ano, no caso 2012 (os dados fictícios vão de a ). 16

17 Selecione a terceira opção no menu Opções. Voce pode escolher a variável através da qual será classificado seu relatório ou gráfico. Conforme abaixo: Finalmente, no painel à direta pode- se editar o título que aparece no relatório, bem como o texto descritivo que aparece quando voce posiciona o cursor sobre o ícone? no canto superior da janela da análise. No HELP do Memo, voce terá explicações mais detalhadas sobre o funcionamento deste painel de edição de análises.. 17

18 Painel Séries Este painel mostra tres gráficos de área, evolutivos. Neles mostramos: Despesas por dia Receitas por dia Saldo Realizado por mês 18

19 Painel Dowload Neste último painel vamos mostrar como fazer download destes relatório e depois de combiná- los no MS Excel, e carregar a planilha resultante no Memo. Os relatórios contem dados diários, neste caso em que a periodicidade mínima é por dia, eles contem a totalidade dos dados de Receitas e Despesas, databases REC e DESP. É possível tanto fazer download dos dados destes relatórios bem como diretamente dos databases correspondentes. O termo download, significa descarregar ou baixar um arquivo de um servidor geralmente para um computador ou dispositivo local. 19

20 Neste caso databases ou bases de dados históricas desta aplicação (Portal Finanças - Orçamento) residentes nos servidores Memo na plataforma de cloud computing. Nosso sistema inclui dois databases principais, como mostramos na aba Relatórios, o de Despesas e o de Receitas. Para criar análises que envolvam tanto as receitas como as despesas, temos duas opções ou combinar os dois databases através de uma operação chamada JOIN, a ser disponibilizada nas próximas versões do Memo, ou simplesmente combinar os dois databases em um terceiro resultante. Isto é o que faremos agora. Os dois relatórios mostrados neste painel foram criados contendo os principais campos dos databases de receitas e despesas, agrupados por dia, que é o menor nível de granularidade das bases de dados Receitas REC e Despesas DESP. Abaixo podemos visualizar no Excel parte dos dados das duas planilhas. Download do relatório de Despesas, correspondente a base de dados DESP: 20

21 Download do arquivo de Receitas, correspondente à base de dados REC: 21

22 Observe que todos os campos de dimensões são iguais: data (Dia ddmmyyyy), Categoria, Tipo, Local, Origem e Objeto. Já os campos de variáveis são diferentes: depesa realizada, despesa orçada, em uma e receita realizada e receita orçada na outra. Neste exemplo,vamos combinar os dados das duas planilhas acrescentando duas colunas a uma delas, cortanto e colando todas as linhas da outra de modo a que os valores sejam posicionados corretamente nas colunas. Como faltam dados de despesas na planilha REC e faltam dados de receitas na planilha DESP. Os outros dados - Data, Categoria, Tipo, Local, Origem e Objeto, são iguais embora os valores sejam obviamente diferentes. Portanto, preenchemos com zeros os valores de receitas e despesas que não existem nsa planilhas correspondentes. Após criar uma nova planilha conforme descrito acima, carregamos ou fazemos upload no Memo criando uma nova base de dados que chamamos RECDESP. Detalhe da nova planilha criada: Painel: ainel: inel: nel: el: l: : Resultad esultado sultado ultado ltado tado ado do o 22

23 Para criar uma nova base de dados no Memo, entramos no painel de Dados, a partir do menu superior principal. Clicamos no ícone de selecionar banco de dados e depois no ícone novo banco de dados. Preenchemos o nome do novo banco de dados e sua descrição e depois em selecionar arquivo. 23

24 Selecionamos a planilha criada no diretório ou pasta de dados onde ela foi criada Seu nome aparece na caixa de entrada e depois clicamos no botão Carregar, abaixo. Deve aparecer na tela de Dados uma versão da planilha que está sendo utilizada para criar o novo banco de dados. Nesta oportunidade é oportunidade excluir colunas ou mudar formatos (mais detalhes no HELP). 24

25 Clicamos em aplicar no canto superior direito, e o novo banco de dados será criado. Para conferir pode- se criar uma nova análise contendo um relatório. Lá aparecerão todos os campos. Outra maneira é abrir novamente a tela de Dados, a paritr do menu principal e selecionar o novo banco de dados e após Descarregar. 25

26 Aparecem então todos os campos do novo banco de dados além de outros campos de datas adicionados pelo sistema. Conforme mostrado à esquerda. OBS. Alternativamente a exportar os dados dos relatórios do painel Download, poderíamos descarregar diretamente os bancos de dados REC e DESP, utilizando o mesmo procedimento mostrado acima. Vejamos agora detalhadamente, como fazer o download dos dados de Relatórios ou diretamenta de bases de dados Memo. Para fazer o download dos dados de um relatório, selecione a opção Exportar dados da análise. Para entrar neste menu, clique direito com o mouse sobre a análise pertinente. O Memo então mostrará uma tela conforme abaixo, para o caso de análises do tipo relatório: 26

27 Selecione a opção abaixo à direta Exportar dados da análise. A seguinte tela será mostrada. 27

28 Clique em sair, após a realização do dowload. Abra a planilha extraída no MS- Excel e verifique se os dados estão corretos. Outra maneira de descarregar os dados de uma base de dados no Memo, é atravé do painel Dados, que já vimos, selecionando a opção Descarregar. Selecione os campos desejados e clique em Aplicar no canto superior direito. O download será realizado. Finalmente, supondo que ciclo de alimentação de dados para esta aplicação seja mensal, deveríamos carregar mensalmente as novas planilhas ou a mesma com mais uma aba, para cada mês. Veja no exemplo abaixo: Portal: Orçame o O sistema fornce opções de carregar cada pasta ou todas as pastas bem como de somar ou excluir duplicatas. De modo que o banco de dados, a cada mês, será acrescido dos respectivos novos lançamentos. 28

29 Neste exemplo de orçamento pessoal, é possível constatar a importancia das bases históricas para a sua abordagem analítica. Na verdade, as bases históricas constituem a fundação para este tipo de análise. Neste tutorial, mostramos também o potencial do Memo como ferramenta para criação e personalização ou customização de aplicações analíticas, de modo a suportar diferentes necessidades. 29