Tutorial - Orçamento Pessoal

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1 Esta é uma aplicação exemplo, que também pode ser usada como um Modelo ou Template para que voce possa u:lizá- la com os seus dados pessoais. Pode ser modificada ou customizada para melhor atender outras necessidades específicas na área de Orçamento. As aplicações Memo possuem a seguinte estrutura: Tutorial - Orçamento Pessoal 1 - Portais Um portal, o nível mais alto da aplicação, é uma tela contendo diversas abas, cada uma representando um painel. 2 - Painel: Resultado Portal: Orçamento Pessoal Análises Painéis Conjunto de análises: gráficos, relatórios e mostradores, que mostram seus dados de maneira analí:ca, e geralmente são estruturados através de associações lógicas entre seus elementos componentes. 3 - Análises São objetos colocados nos painéis. Podem ser relatórios, diversos gráficos, mostradores e outros. Mais a frente explicaremos cada um destes em detalhe. No exemplo mostrado, vemos uma tela do Memo contendo o portal - Orçamento Pessoal, na tela referente ao painel Resultado, que contem 4 análises, sendo 2 mostradores, e 2 gráficos. 1

2 Esta tela tem por obje:vo mostrar o Resultado do um Orçamento Pessoal, destacando- se as Receitas e as Despesas. Contem um resumo analí:co ou visão geral de um orçamento pessoal, ou seja como estamos gastando em relação ao que recebemos, e também comparando- se receitas e depesas. A seguir, as principais análises que compõe este painel. Mostrador - Receitas Pessoais Este mostrador tem duas funções principais, mostra um numero que pode ser um total ou um percentual, e sua situação em um espectro de de duas faixas. Neste caso a receita anual está colocada entre faixas de valores que sinalizam se seu valor está acima (verde = bom) em relação às metas estabelecidas. A receita orçada foi de R$ ,00 e foi tomada como limite da faixa (amarela = atenção). Como podemos ler no mostrador, o valor da receita total realizada foi de R$ Mostrador - Despesas Pessoais A despesa total orçada para este ano foi de R$ ,00. Como podemos ler no mostrador, a despesa total realizada foi de R$ ,28, portanto na faixa amarela, que no caso deste mostrador é inver:da em relação ao mostrador de receitas. Prospecção por período Esta análise é um gráfico de barras horizontal compara:vo, e neste caso compara apenas dois valores, a receita total realizada e a despesa total realizada no úl:mo ano. Se posicionarmos o mouse em cima das barras podemos ver: o nome da variável - receita_realizada, o ano , e seus valor K no caso da barra azul de receita realizada e: despesa_realizada, 2012 e K no caso da barra amarela de despesas realizadas. Tutorial - Orçamento Pessoal 2

3 Se clicarmos sobre uma das barras, faremos um drill down & trhough da dimensão ano, para trimestre, e se clicarmos em um trimestre, teremos os mêses deste trimestre. A capacidade de drill through propaga os valores do nível de drill down para os outros três obejtos desta tela. No úl:mo nível ao clicarmos em cada mês estaremos propagando seu valor para as outras análises deste painel. Dril down / through ou prospecção é uma das capacidades mais poderosas de um sistema de BI, pois nos permite aprofundar ou prospectar nossa análise em uma estrutura hierárquica. A grande maioria das estruturas / análises de negócio são hierarquicas, (país, região, estado cidade; fábrica, área, produto, componente; geração, transmissão, distribuição; ano, trimestre, mês, semana, dia; etc.). Passe o cursor sobre o ícone interrogação? no menu superior da análise para verificar a navegação do drill down & through. Se não esiver visível, clique sobre o nome da análse, neste caso Prospecção por período. 3

4 Para voltar ao nível inicial clique sobre o ícone atualizar, ou clique direito sobre a análise e escolha Atualizar. Veja as setas verdes que aparecem quando se afva um drill down - verfcal, ou through - horizonta. Passe o cursor sobre estas e veja as dimensões e valores correspondentes aplicados. Clique sobre uma flecha e veja as dimensões referentes aos níveis prospectados, clique sobr um deles para selecioná- lo. Agora clique sobre o olho para mudar o gráfico para colunas e depois volte. Pareto Despesas - drill down O economista italiano Vilfredo Pareto, observou em 1906 que 80% das terras na Itália pertenciam a 20% da população, e depois que 20% dos pés de ervilha em uma plantação, con:nham 80% das ervilhas contadas. A par:r daí estabeleceu a regra dos 80 / 20, também conhecida como princípio de Pareto. Em negócios pode- se dizer que 80% das receitas provém de 20% dos clientes e assim por diante. Em nossa análise o gráfico de Pareqo de Despesas por Categoria mostra os valores totais das diversas categorias de despesa, e seus percentuais rela:vos a despesa total, bem como uma curva de percentuais. Podemos observar que 60% das nossas despesas referem- se as quatro categorias maiores. Este gráfico oferece drill down de Categoria para Tipo e Objeto, sem entretanto fazer drill through para outros objetos da tela. 4

5 Classificação de Despesas e Receitas Se clicarmos na aba Classificação deste painel, veremos a seguinte tela ou painel: Este painel conté apenas 2 relatórios: Classificação de Despesas e Classificação de Receitas. Observemos seus campos: Categoria, Tipo, Local, Origem e Objeto. Esta é a classificação que escolhemos para este exemplo. Quando voce es:ver mais familiarizado com o Memo, poderá modificá- las ou mesmo criar outra totalmente diferente, de acordo com suas necessidades. Categoria e Tipo são as classificações principais. Cada Categoria possui alguns Tipos. Por exemplo na Categoria Transporte temos os Tipos combustvel e oficina. O Tipo IPVA que é um imposto sobre os nossos veículos está na Categoria Impostos. No caso das receitas, a Categoria Inves:mentos inclui os Tipos Bolsa, Títulos, Fundos e Poupança. Vamos agora u:lizar algumas facilidades do memo. Primeiro escolha o Relatório Classificação de despesas e clique no quadrado no campo superior direito para expandí- lo, ou seja, mostrado- o em uma tela única e destacada do painel. Voce pode fazer isso com qualquer análise do Memo. Obs: Se não visualizar a barra azul, clique sobre o ttulo Classificação das Despesas, que ela aparecerá - mais a frente, explicaremos esta funcionalidade - auto- esconder. 5

6 Agora, vamos no campo Tipo e arrastá- lo para a linha superior do relatório onde está escrito Arraste o ttulo da coluna aqui. Tutorial - Orçamento Pessoal Veja o que acontece: O relatório agora mostra Tipo como o campo principal de classificação, seguido por Categoria e pelos outros campos: Local, Origem e Objeto. Agora arraste o campo Objeto para cima: Agora na linha de cima clique nos pequenos triângulos de modo a inverter a classificação dos valores do campo Tipo ou Objeto. Voce pode clicar nos pequenos triângulos ao lado de cada Tipo, para esconder os seus detalhes. Pode também arrastar, na primeira linha o campo Objeto para o lugar onde está o campo Tipo para mudar a ordem de classificação do relatório para Objeto. Estas funcionalidades dos relatórios do Memo podem mostrar- se muito úteis em alguns :pos de análise. Agora clique no X ao lado de Tipo e Objeto, na linha de cima para fechá- los, e depois clique no pequeno funil ao lado direito do campo Categoria. Voce agora pode filtrar seus dados para mostrar as Despesas realizadas apenas no Local Maresias Experimente também filtrar seus dados para mostrar apenas as as Categorias, Tipos e Locais e despesas do Objeto Alice. 6

7 Painel % Despesas Passemos agora ao segundo painel de nosso portal - % Despesas. Aí vemos três análises gráficas: de funil, pirâmide e barras. Elas operam de modo similar às do primeiro painel, provendo capacidades de drill down & through combinadas oferendo grande poder analí:co. Ao passar o cursor sobre cada fa:a voce poderá visualizar o ttulo e o percentual. Se clicar no seu rótulo abaixo, ela será explodida no gráfico. As análises Drill por período e Propsecção categoria, oferecem capacidade de drill down & trough simultaneamente uma sobre a outra e vice- versa. Além de fazer drill down,descendo para outras dimensões em uma hierarquia, elas propagam o valor da dimensão mostrada, para outros objetos ou análises do painel, permi:ndo análises ainda mais complexas e sofis:cadas. No caso do painel % Receitas, à esquerda, que opera de modo similar ao % Despesas, voce também pode clicar segurar e rodar ambos os gráficos. 7

8 Painel Orçamento Despesas Neste painel temos: 1 - Prospecção por período 2 - Despesas Realizada x Orçada drill down 3 - Despesas Fixas x Variáveis 4 - Despesas Orçada x Realizada mensal Que mostram visualmente como se comportou o seu orçamento de despesas, ou seja o que voce projetou gastar (despesas orçadas) versus o que gastou realmente (despesas realizadas). Clique em uma legenda para fazer a série desaparecer ficando apenas a outra. Assim voce poderá ver apenas a série realizada, ou vice versa. Tutorial - Orçamento Pessoal O painel Orçamento Receitas é análogo. Acrescentamos Receitas por Origem e Objeto. 8

9 Painel Fluxo de Caixa Neste painel mostramos 1 relatório e tres gráficos. No gráfico abaixo temos duas linhas uma de Receita Realizada e outra de Despesa Realizada, ao longo do ano. Nele podemos verificar onde o fluxo de caixa foi posi:vo (linha de Receitas acima) e onde foi nega:vo. O relatório mostra nosso resultado de orçamento ou seja o que projetamos ganhar (Receita Orçada) versus o que projetamos gastar (Despesa Orçada). De outro lado verificamos como isto ocorreu realmente ao longo do ano, ou seja o que realizamos tanto em termos de ganhos como de gastos. Este relatório mostra os resultados anualmente e faz drill down para os mêses do ano selecionado. Nestes relatórios apresentamos um campo de Saldo. Este é um valor que não estava nas planilhas de dados que carregamos neste sistema, mas foram calculados a par:r de campos de dados existentes. Clique agora no menu superior do Memo o ítem Dados. Voce entrará na janela para manipulação de bases de dados do Memo. Aí você poderá criar, exportar, atualizar, excluir bancos de dados bem comoar executar outras funções. Em nosso exemplo, vamos verificar como criamos os campos de Saldo. Para isto selecione o arquivo RECDESP. 9

10 Você pode fazer isso através da lista de bancos de dados apresentada em ícones ou selecinar a linha com o nome do banco desejado, diretamente. Em seguida selecione o ítem Cáculos no menu intermediário. Nesta janela voce pode definir expressões a par:r dos campos de valores con:dos nos seus arquivos carregados no Memo. Vocw pode visualizar os dois campos calculados: saldo orçado e saldo realizado e suas fórmulas - Saldo Realizado = receita realizada - depesa orçada e Saldo Orçado = receita_realizada - despesa_orçada. 10

11 Clique em Editar em saldo realizado e veja como poderia modificar a fórmula. Clique Cancelar. Uma vez definidos, os resultados destas expressões tornam- se variáveis que podem ser u:lizadas por qualquer análise do Memo que usem este banco de dados. Os dois gráficos restantes mostram a evolução mensal das despesas e das receitas, mostrando- se os valores máximo e mínimo para cada uma delas, bem como uma reta de meta com valores orçados: 11

12 Painel Relatórios Este painel possui 4 relatórios: Despesas OLAP e Receitas OLAP, o termo OLAP - OnLine Analy:cal Processing ou Processamento Analí:co, refere- se a ferramentas de sozware capazes de permi:r análises de dados con:dos em bases de dados. É exatamente o que o Memo faz. As bases de dados são criadas a par:r de planilhas ou arquivos texto carregados e periodicamente atualizados por seus usuários. No próximo tópico explicaremos estes procedimentos em maior detalhe. Os outros dois relatórios de Detalhe serão tratados mais a frente no tópico Painel Relatórios - Detalhes. Voce pode maximizar qualquer análise para que seja mostrada em tela cheia, inclusive os relatórios, que aliás quando possuem muitas colunas ficam mais facilmente legíveis. Clique no menu superior do relatório, no ícone maximizar, para ver o relatório em tela cheia. 12

13 Observe que a barra azul está suprimida no painel, para mostrar todas des- selecione a opção auto- ocultar ou clique sobre o ttulo da análise para mostrar a barra apenas desta análise. Observe os detalhes de navegação: Para mostrar menu de um Painel, você tem várias opções.selecionar o ítem Painel no menu superior do Memo: Ou clique no ttulo de um painel (abas) no seu portal, e em seguida clique no ícone de engrenagem, à direita: 13

14 Voce terá o menu de painel: Cada um dos ítens do menu superior mostram um menu ou uma tela de opções e ações. Clicando sobre o ttulo de uma análise, você mostra a sua barra azul (se no painel que contém esta análise o ítem auto- ocultar es:ver selecionado. Se não :ver, então todas as barras azuis de todas as análises serão mostradas). Barra oculta: Barra visível: Ícones à direita na barra: permite mudar o formato do gráfico mostra o menu de análise (*) mostra descrição do objeto maximiza análise em tela cheia fecha ou exclui o objeto atualiza o objeto mostra os filtros a:vos dimensões de drill- down & through ou que o relatório tem mais de 500 linhas (*) Também com clique- direito do mouse sobre a área da análise. 14

15 Vejamos agora como analisar os relatórios con:dos nestas análises em mais detalhe. Voce já aprendeu que pode maximizá- los em uma janela única e u:lizar as facilidades de filtros e slice and dice (rolar os dados). Clique no ícone de engrenagem (configurações) no canto superior da janela da análise, ou clique- direito com o mouse diretamente sobre a janela da análise. Voce verá um menu de opções. As opções são bem intui:vas, Atualizar análise recalcula ou recicla o objeto, trazendo- o ao seu estado inicial, Auto ocultar a análise refe- se a esconder a sua borda azul. Conforme já colocado, Isto pode ser feito também no menu dos painéis, afetando todas as análises deste painel Selecione por ora, a opção Editar Análise. Voce então verá uma janela como a mostrada abaixo. 15

16 À esquerda temos um modelo do relatório e à direita temos um painel de configuração. Em baixo as caixas selecionadas indicando quais dimensões, variáveis e períodos serão mostradas no relatório. Arraste as linhas para cima e para baixo, para mudar a ordem em que aparecerão no relatório. Observer que quando modificando das linhas o gráfico abaixo se modifica automa:camente. Acima mostramos a área da janela de edição de análises onde voce seleciona as dimensões, as variáveis e os períodos de tempo que serão mostrados no relatório, ou no caso de dimensões, as ordens de drill- down - consulte o Help para uma explicação detalhado do que significa drill- down ou prospecção. Selecione a opção Filtro, e veja o período escolhido para este relatório - o úl:mo ano, no caso 2012 (os dados fictcios vão de a ). 16

17 Selecione a terceira opção no menu Opções. Voce pode escolher a variável através da qual será classificado seu relatório ou gráfico. Conforme abaixo: Finalmente, no painel à direta pode- se editar o ttulo que aparece no relatório, bem como o texto descri:vo que aparece quando voce posiciona o cursor sobre o ícone? no canto superior da janela da análise. No HELP do Memo, voce terá explicações mais detalhadas sobre o funcionamento deste painel de edição de análises.. 17

18 Painel Séries Este painel mostra tres gráficos de área, evolu:vos. Tutorial - Orçamento Pessoal Neles mostramos: Despesas por dia Receitas por dia Saldo Realizado por mês 18

19 Painel Relatórios - Detalhes Usando estes relatórios vamos mostrar como fazer download ou baixar dados dos bancos de dados destes relatórios e depois de combiná- los no MS Excel (*), e carregar a planilha resultante no Memo. Os relatórios contem dados diários, neste caso em que a periodicidade mínima é por dia, eles contem a totalidade dos dados de Receitas e Despesas, bancos de dados REC e DESP. Observer que Despesas para Download por Dia, excedeu a quan:dade de 500 linhas, o máximo que o Memo aceita para um relatório, com o obje:vo de manter um performance ó:ma. Considera- se também que na prá:ca, 500 linhas é um limite muito acima do que o necessário para visualização de relatórios em uma tela. (*) Qualquer ferramenta pode ser usada como por exemplo o Apple Numbers*, e depois exportar- se os dados em formato Excel. Estas ferramentas também podem ser usadas para ler as planilhas exportadas do Memo. 19

20 Exportar um banco de dados significar fazer um download de todo ou parte deste banco. O termo download, significa descarregar ou baixar um arquivo de um servidor geralmente para um computador ou disposi:vo local. Neste caso, os bancos de dados ou bases de dados históricas desta aplicação - Portal Orçamento Pessoal - residentes nos servidores Memo na plataforma em nuvem ou cloud compu9ng. Nosso sistema inclui dois bancos de dadosprincipais, como mostramos na aba Relatórios, o de Despesas e o de Receitas. Para criar analisa envolvendo tanto as receitas e despesas, temos duas opções, criar um novo banco de dados adicionado os dois, como vamos mostrar agora, ou combinar as duas bases de dados através de uma operação chamada JOIN, que é realizada geralmente antes de carregar arquivos no Memo. Isso ocorre porque operações JOIN provocam consumo de processamento, em alguns casos, não ser aceitável em um aplica:vo on- line como o Memo. Este é o caso de muitas ferramentas de Big Data, que u:lizam tabelas des- normalizadas, como o Memo, por mo:vos de desempenho ou performance. Os dois relatórios mostrados neste painel foram criados contendo os principais campos dos bancos de dadosde receitas e despesas, agrupados por dia, que é o menor nível de granularidade das bases de dados Receitas REC e Despesas DESP. Abaixo podemos visualizar no Excel parte dos dados das duas planilhas. Relatório de Despesas, correspondente a base de dados DESP: 20

21 Relatório de Receitas, correspondente à base de dados REC: 21

22 Observe que todos os campos de dimensões são iguais: data (ddmmyyyy), Categoria, Tipo, Local, Origem e Objeto. Já os campos de variáveis são diferentes: depesa realizada, despesa orçada, em uma e receita realizada e receita orçada na outra. Neste exemplo,vamos combinar os dados das duas planilhas acrescentando duas colunas a uma delas, cortanto e colando todas as linhas da outra de modo a que os valores sejam posicionados corretamente nas colunas. Observe que não existem dados de despesas na planilha REC e e Os outros dados - Data, Categoria, Tipo, Local, Origem e Objeto, são iguais embora os valores sejam obviamente diferentes. Portanto, preenchemos com zeros os valores de receitas e despesas que não existem nsa planilhas correspondentes. Após criar uma nova planilha conforme descrito acima, carregamos ou fazemos upload no Memo criando uma nova base de dados que chamaremos RECDESP. Detalhe da nova planilha criada: 22

23 Para baixar ou exportar os dados dos bancos REC e DESP acesse Dados no menu principal superior. Em seguida clique em Selecionar banco de dados ou procure REC na lista em Meus dados de depois clique em Exportar. Selecione então as dimensões e variáveis desejadas, a periodicidade, nest caso Dia, e clique em Aplicar para baixar a planilha. Abra a planilha e verifique se os dados estão corretos. 23

24 Para criar uma nova base de dados no Memo, entramos no painel de Dados, a par:r do menu superior principal. Clique no ícone Novo banco de dados. clique no botão Selecione o arquivo, ou faça drag and drop (arrastar e soltar) sobre o botão Selecione o arquivo de um arquivo em sua estação Em seguida modifique o nome se desejar e preencha o campo de comentários. Observe o gráfico que mostra a área de dados disponível versus a já u:lizada. Selecione a planilha RECDESP criada de acorodo com as instruções do tópico anterior, no diretório ou pasta de dados onde ela foi criada. seu nome aparece na caixa de entrada e depois clique no botão Carregar, abaixo. 24

25 Deve aparecer na tela de Dados uma versão da planilha que está sendo u:lizada para criar o novo banco de dados. Clique em Próximo para con:nuar o processo de carga. 25

26 Observe que o campo data fo considerado como Unidade, e não como uma campo de data - Períodos. Mofique o seu formato: O mesmo acontece com Receita Orçada e Receita Realizada, modique seus formatos para Unidade. Clique em Próximo e depois em Aplicar. Observe na tela a mensagem indicando o início do processamento, depois a engrenagem girando e finalmente a mensagem de Uploaad efetuado com sucesso. Este processo demora um certo tempo, porém como o processamento do Memo é assíncrono, você pode executar outras tarefas enquanto espera. 26

27 Para conferir pode- se criar uma nova análise contendo um relatório. Lá aparecerão todos os campos. Outra maneira é abrir novamente a tela de Dados, a paritr do menu principal e selecionar o novo banco de dados e após Exportar. Aparecem então todos os campos do novo banco de dados além de outros campos de datas adicionados pelo sistema. Conforme mostrado abaixo. Neste exemplo de Orçamento Pessoal, é possível constatar a importancia das bases históricas para a sua abordagem analí:ca. Na verdade, as bases históricas cons:tuem a fundação para este :po de análise. Neste tutorial, mostramos também o potencial do Memo como ferramenta para criação e personalização ou customização de aplicações analí:cas, de modo a suportar diferentes necessidades. Esperamos que tenha aproveitado. Obrigado! 27

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