Unidade 1: O Painel de Controle do Excel *

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1 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel * material do 2010* 1.0 Introdução O Excel nos ajuda a compreender melhor os dados graças à sua organização em células (organizadas em linhas e colunas) e ao uso de fórmulas para efetuar cálculos apropriados entre essas células. Para obter o máximo proveito do programa, você precisará se familiarizar com sua interface. Existem algumas diferenças entre o Excel 2007 e Excel 2010, portanto a seção 1.1 abaixo abordará aspectos específicos do 2007, a seção 1.2 abordará aspectos específicos do Excel 2010, e da seção 1.3 em diante serão abordados aspectos comuns entre os dois. As alterações na interface introduzidas no Office 2007 foram mais significativas do que em qualquer atualização, desde a do Office 95 para o Office 97. Embora atualizações do Office desde o Office 97 tenham acrescentado funcionalidades e alterado de forma incremental a interface do usuário, o Office 2007 incluiu uma revisão de interface bastante radical. Aparentemente, isso foi em resposta a pesquisas que sugeriam que a maioria das funcionalidades adicionais solicitadas pelos usuários no Office já existem nos aplicativos, mas os usuários não conseguiam encontrá-las. Em conformidade com isso, a Microsoft tentou redesenhar a interface do usuário para tornar mais rápido e fácil para os usuários localizar e usar a funcionalidade de que precisam. As interfaces do 2007 e do 2010 também demonstram uma mudança no sentido de uma mais estrutura mais voltada para tarefa, em grande parte em torno da faixa de opções, na parte superior da tela (consulte seção abaixo). A Faixa de opções não foi recebida com aprovação universal. Além de os usuários terem de aprender onde suas opções familiares estavam agora, a própria faixa de opções não podia ser personalizada no 2007, apesar de existir uma Barra de Ferramentas de Acesso Rápido que podia. O Office 2010 traz embutido um recurso de personalização da faixa de opções e o botão Office (consulte seção 1.1.3) é substituído por uma guia Arquivo, muito mais evidente e menos misteriosa. 1.1 Informações específicas do Excel A Interface do Excel 2007 No Excel 2007, você deve ver algo como isto: 2010 Excel com Negócios 1 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel

2 1.1.2 A Faixa de Opções A Faixa de Opções foi uma das maiores alterações introduzidas no Excel Nós abordaremos como usar os recursos na Faixa de Opções em diversas unidades posteriormente durante o curso. Aqui abordaremos apenas o layout: Guia Comando Grupo Abre caixa de diálogo 2010 Excel com Negócios 2 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel

3 As sete guias substituem as opções de Menu do Excel 2003: 1. Início 2. Inserir 3. Layout da página 4. Fórmulas 5. Dados 6. Revisão 7. Exibição Clicar em qualquer uma dessas guias exibe um submenu que se estende por toda a tela. Os botões de Comando fazem exatamente isso, executam comandos, geralmente através de outro menu. Os comandos são organizados em Grupos, alguns dos quais apresentando uma pequena seta no canto inferior direito que inicia uma caixa de diálogo, como por exemplo (a partir do grupo Gráficos na guia Inserir): O Botão do Office O Botão do Office está posicionado no canto superior esquerdo da tela e substitui o antigo menu Arquivo no Excel Ele agrupa as opções Abrir, Imprimir, Salvar, etc., e exibe a maioria dos arquivos abertos recentemente. Ele também permite alterar permanentemente 2010 Excel com Negócios 3 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel

4 muitas configurações para um determinado computador em Opções do Excel. O Botão do Office é muito útil - não seja um dos muitos usuários do Excel 2007 que acham que ele é apenas uma decoração da interface! Este recurso é discutido em detalhes na Unidade 3: Personalizando o Excel Barra de Ferramentas de Acesso Rápida e Título A barra de ferramentas de Acesso Rápido está posicionada discretamente à direita do vistoso botão do Office: Por padrão, a barra exibe um ícone para Salvar, Desfazer e Refazer. Porém, clicar na seta para baixo no lado direito revela uma série de outras opções: Marque aqueles a que você gostaria de ter Acesso Rápido. Esse menu também pode ser usado para remover temporariamente a Faixa de Opções (última opção - há mais sobre a Faixa de Opções a seguir). Embora a Faixa de Opções do Office 2007 no geral seja uma adição bem-vinda, ela ocupa muito espaço, de modo que ocasionalmente você pode preferir ver: 2010 Excel com Negócios 4 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel

5 1.2 Excel A Interface do Excel 2010 No Excel 2010, você deve ver algo como isto: 2010 Excel com Negócios 5 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel

6 Observe que o número total de linhas e colunas é o mesmo no Excel 2010 e no Excel Personalize sua faixa de opções Vamos dar uma olhada em como proceder para personalizar a faixa de opções. Clicar com o botão direito do mouse em qualquer ponto na faixa de opções exibe um menu que inclui a nova opção para Personalizar a faixa de opções. Esse menu leva a uma tela semelhante à tela Personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido existente, porém exibe o conteúdo da faixa de opções atual: 2010 Excel com Negócios 6 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel

7 Na coluna Personalizar a faixa de opções cada guia da faixa de opções pode ser movida, bastando selecionar e usar os botões com setas para cima/baixo à direita. Esses itens também podem ser movidos arrastando-os para dentro da seção Personalizar a Faixa de Opções, incluindo comandos de arrastar de um grupo personalizado para outro. O botão de expansão à esquerda de cada guia/grupo permite visualizar o conteúdo detalhado, e a caixa de seleção ativa ou desativa a exibição da guia inteira. Abaixo da exibição da faixa de opções atual estão os botões para criar novas guias personalizadas e novos grupos dentro das guias, bem como para modificar o item selecionado no momento usando o botão Renomear, que permite que você escolha ícones diferentes para grupos e comandos, e também renomear comandos, guias e grupos. Assim, se quisermos criar uma nova guia para analisar dados contábeis no Excel, poderíamos clicar em Nova Guia uma nova guia aparecerá abaixo da guia atualmente selecionada, que conterá um novo grupo personalizado padrão. Podemos selecionar cada uma e usar o botão Renomear para inserir uma descrição apropriada: 2010 Excel com Negócios 7 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel

8 Após ter criado a nova guia e o grupo, podemos adicionar comandos ao grupo e criar grupos adicionais: O menu suspenso Escolher comandos em permite selecionar os Comandos Mais Usados, Comandos Fora da Faixa de Opções ou Todos os Comandos. Também é possível escolher entre as várias guias existentes, ou escolher a partir de sua lista de macros Excel com Negócios 8 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel

9 Aqui nós escolhemos Todas as guias e, em seguida, adicionamos duas opções do grupo Obter Dados Externos da guia Dados e alguns tipos de gráfico do grupo Gráficos da guia Inserir, bem como o comando de Ganhos/Perdas do grupo Minigráficos da mesma guia. Aqui está a aparência de nossa faixa de opções recém-personalizadas: Um recurso realmente útil das novas opções de personalização é a capacidade de Exportar as personalizações combinadas da faixa de opções e da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido para um arquivo que você ou outro usuário pode importar. Não parece ser uma maneira óbvia de associar de forma fácil e automática documentos específicos com um arquivo de personalização específico, mas isso proporcionaria ainda mais margem para adaptar a interface aos requisitos de uma determinada tarefa Guia arquivo No Excel 2010 o Botão/Olho do Office (consulte seção 1.1.3) é substituído por uma guia de Arquivo, seguramente mais sensata, na interface da faixa de opções principal. Não foi apenas o botão/guia que mudou. A guia arquivo agora contém muito mais informações do que havia anteriormente. As novas telas de informação são conhecidas como modo de exibição Backstage Excel com Negócios 9 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel

10 E o que é mais importante, aqui são encontradas as Opções do aplicativo. 1.3 Caixa de Nome e Barra de Fórmulas Caixa de Nome O Caixa de Nome exibe a referência de célula da célula ativa no momento. Assim, se você estiver editando a célula F5, será mostrado "F5". A Caixa de Nome também exibirá o nome atribuído a uma célula ou intervalo de células (consulte Unidade 18: Nomes de intervalos) Excel com Negócios 10 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel

11 1.3.2 Barra de Fórmulas A Barra de Fórmulas consiste no botão assistente de função fx, sendo uma faixa branca à direita da qual é exibido o conteúdo da célula. O assistente de função conduz você passo a passo pelo processo de formulação de função. Ele pode ser útil quando você tiver de usar uma função pela primeira vez, mas recomendamos experimentar para ficar bastante familiarizado com a maioria das funções neste Curso, para que você não precise usá-lo. Clicar no botão fx exibirá a seguinte janela: Que conta ainda com uma caixa de pesquisa no topo, caso você realmente não tenha ideia de que função escolher. Embaixo dela está uma lista suspensa de categorias de Função, p.ex., Estatística, Matemática, etc. (consulte as Unidades e 20). Esta última caixa está aqui para você escolher a própria função. A outra forma de chegar às funções é usar a guia Fórmulas na Faixa de Opções. Preenchimento automático de fórmula no 2010 O Excel 2010 também melhorou a forma como as fórmulas são geralmente inseridas. Ao digitar uma fórmula, se você começar digitando um nome de função ou um nome de intervalo de células, o Excel exibirá uma caixa AutoCompletar que inclui qualquer função ou nomes de intervalo correspondente. No exemplo abaixo, demos a uma célula em nossa planilha o nome «Summit». Quando começamos a digitar = su, o Excel exibe todas as funções e nomes iniciados com su 2010 Excel com Negócios 11 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel

12 Se você rolar para baixo a lista, cada função apresenta um resumo descritivo. Estranhamente, selecionar uma das opções e pressionar a tecla Enter não efetua a seleção, mas deixa a fórmula como = su. Para usar corretamente este recurso, você precisará clicar duas vezes sobre a opção escolhida, o que então permite que a fórmula seja completada corretamente. 1.5 A Planilha Finalmente, a planilha propriamente dita! Apesar de serem exibidas apenas 30 ou mais linhas e mais ou menos 20 colunas quando uma nova pasta de trabalho é aberta, na verdade há mais de linhas e mais de colunas no Excel Esta enorme tela pode, obviamente, acomodar uma enorme quantidade de dados e cálculos. Basta clicar em qualquer célula para começar a digitar números ou texto nela. Em seguida, mova-se pela planilha com as teclas de seta (use a tecla Ctrl para ir mais rápido - consulte a Unidade 2: Navegação e Edição Básica). A borda também é útil. Se você quiser realçar toda a coluna B, basta clicar na própria letra B: 2010 Excel com Negócios 12 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel

13 Proceder da mesma forma para uma linha ou grupo de linhas (para mais de uma linha, clique em um número à esquerda, segure o mouse e arraste para cima ou para baixo): Também é possível clicar no quadrado no canto superior esquerdo para realçar toda a planilha: 2010 Excel com Negócios 13 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel

14 Isso pode ser útil para limpar todos os dados ou para formatar tudo da mesma maneira. Finalmente, mais à direita está a barra de rolagem vertical que, quando em caso de excesso de dados, pode ser usada para mover para baixo através desse 1 milhão de linhas muito mais rápido que a tecla! 1.6 Pastas de trabalho, Barra de Rolagem Horizontal e Barra de Status. Pastas de trabalho Abra uma nova pasta de trabalho e na parte inferior do lado esquerdo, serão exibidas diversas guias (três, a menos que configuração padrão tenha sido alterada), provavelmente nomeadas como Plan1, Plan2, Plan3. Estas guias proporcionam ao Excel uma terceira dimensão (além das duas oferecidas pelas linhas e colunas). Basta clicar na planilha em que desejar trabalhar e ela aparecerá na parte superior. Para adicionar, excluir, renomear ou alterar a cor de uma planilha, clique com o botão direito do mouse em qualquer uma delas e escolha o menu resultante: 2010 Excel com Negócios 14 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel

15 Na verdade, inserir uma guia é ainda mais fácil, basta clicar no pequeno ícone Inserir planilha: Barra de rolagem horizontal À direita está uma barra de rolagem horizontal expansível. Assim como a versão vertical, esta é mais útil para planilhas com grandes quantidades (colunas) de dados. Barra de Status A Barra de Status é uma joia subestimada. Ela fica lá tranquilamente observando seu trabalho e fornecendo estatísticas sobre a(s) célula(s) ativa(s). Digite alguns números em três células, selecione essas células e observe a Barra de Status. Por padrão, devem ser exibidas pelo menos a Média, a Soma e a Contagem desses números: 2010 Excel com Negócios 15 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel

16 Ela não para por aí. Clique com o botão direito do mouse na Barra de Status para ver uma enorme variedade de novas opções para exibição: Em geral, vale a pena acrescentar as opções Mínimo e Máximo. A Barra de Status é fácil porque ela está sempre lá, não importa o que aconteça; você não precisa escrever quaisquer fórmulas extensas para vê-la. É uma verificação muito útil se não rigorosa de ter. Zoom O recurso de Zoom no canto inferior direito permite-lhe aumentar o zoom: 2010 Excel com Negócios 16 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel

17 Ou reduzir o zoom: Reduzir o Zoom é mais útil, por exemplo, para: Avaliar o preenchimento de uma planilha Preencher rapidamente uma extensa tabela com fórmulas Orientar-se em torno de uma grande coluna de Notas 2010 Excel com Negócios 17 Unidade 1: O Painel de Controle do Excel

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