FACULDADE TECSOMA Curso de Administração A GESTÃO DE ESTOQUE COMO FATOR GERADOR DE LUCRO. Álvaro Otávio A. de Oliveira

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1 FACULDADE TECSOMA Curso de Administração A GESTÃO DE ESTOQUE COMO FATOR GERADOR DE LUCRO Álvaro Otávio A. de Oliveira Paracatu-MG Dezembro, 2011

2 ÁLVARO OTÁVIO ALVES DE OLIVEIRA A GESTÃO DE ESTOQUE COMO FATOR GERADOR DE LUCRO Monografia apresentada ao Instituto Faculdade Tecsoma, como requisito a aprovação parcial para obtenção do título de bacharel em Administração. Orientador: Carlos Alberto Kraemer Paracatu-MG Dezembro, 2011

3 Oliveira, Álvaro Otávio Alves de, A Gestão de Estoque como fator gerador de lucro: A importância da Administração do Estoque na Casa Rubi : Um estudo de caso /Álvaro Otávio Alves de Oliveira p. Orientador: Carlos Alberto Kraemer. Trabalho de conclusão de curso (graduação) Faculdade Tecsoma Paracatu - MG, Curso de Administração de Empresas, Gestão de Estoques. 2. Recursos Materiais 3. Planejamento e Controle da produção. I. Kraemer, Carlos Alberto. II. Faculdade Tecsoma. Curso de Administração de Empresas. III. A Gestão de Estoque como fator gerador de lucro. CDU

4 Álvaro Otávio Alves de Oliveira A importância da Administração do Estoque na Casa Rubi: Um estudo de caso. Monografia apresentada a disciplina de Metodologia do Estagio II, ministrada pelo prof. Geraldo B. B. Oliveira como exigência a aprovação parcial para obtenção do título de bacharel em Administração pela Faculdade Tecsoma. Carlos Alberto Kraemer (Orientador) Geraldo Benedido Batista de Oliveira (Orientador Metodológico) Fernando Antunes (Coordenador do curso de Administração) Professor convidado Paracatu, de de

5 A todos que, de alguma forma, contribuíram para esta construção.

6 AGRADECIMENTOS Agradeço a Deus pela sabedoria, aos familiares, professores e amigos pela atenção, a paciência e compreensão do meu orientador Carlos Alberto Kraemer, importante idealizador dessa grande conquista e a todos que de certa forma me incentivaram, os meus sinceros agradecimentos.

7 RESUMO As atividades em Administração de Materiais, como em qualquer área dentro das instituições, evoluem ao longo dos anos, no sentido de obter-se avanços na otimização de processos em busca de competitividade para as empresas. O objetivo deste trabalho é realizar um estudo de caso, em uma empresa que atua no setor de vendas de materiais de construção civil na região de Paracatu. Com o conhecimento adquirido, notou-se a real necessidade da adoção de um departamento personalizado para realizar as atividades provenientes da Administração de Materiais. Com base nas diversas áreas do conhecimento e o apoio à produção, a Gestão de Estoque surge como uma atividade de grande importância para a produtividade e a qualidade dos serviços oferecidos pelas empresas, fornecendo o nível requerido de serviço, tanto ao cliente externo quanto ao cliente interno, por meio dos processos de armazenagem, manuseio dos materiais, embalagem de proteção, obtenção ou suprimentos, programação de produtos, planejamento de compras e sistema de informações, assim prevendo melhor a necessidade de demanda por determinado produto, evitando perdas de materiais e calculando de forma exata o nível de estoque ideal para empresa, afim de proporcionar vantagens competitivas diante em ralação a concorrência. A definição de uma política de estoques adequada depende de definições claras para quatro questões: quanto pedir, quando pedir, quanto manter em estoque de segurança e onde localizar. Administrar estas variáveis é função da Administração de Materiais, bem como decidir o que é mais compensador economicamente e sempre que possível coordenar os processos de suprimento e consumo. Palavras-chave: Gestão de Estoques, Administração de Materiais, Planejamento e Controle da Produção

8 ABSTRACT Activities in Materials Management, as in any area within the institutions evolve over the years, to obtain advances in process optimization in search of competitiveness for businesses. The objective of this study is to perform a case study in a company engaged in sales of construction materials in the region of Paracatu. With the knowledge gained, it was noted the real need to adopt a custom department to carry out activities from Materials Management. Based on the different areas of knowledge and support for production, inventory management emerges as an activity of great importance for productivity and quality of services offered by the companies providing the required level of service both to the external customer and internal customer, through the processes of storage, materials handling, protective packaging, or obtaining supplies, scheduling, product planning, purchasing and information system, so the need for better predicting demand for particular products, avoiding waste of materials and calculating so accurate inventory levels ideal for business, in order to provide competitive advantages to in connection before the competition. The definition of an adequate inventory policy depends on clear definitions for four issues: how much to ask, when you ask, how to stock and where to find safety. Manage these variables is a function of Materials Management, as well as decide which is more economically rewarding and whenever possible to coordinate the processes of supply and consumption. Keywords: Inventory Management, Materials Management, Production Planning and Control.

9 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1: Organograma Figura 2: Ciclo da Administração de Materiais Figura 3: Participação relativa do custo do Material Direto na composição do preço de venda de um produto manufaturado Figura 4: Curva ABC para classificação de estoques Figura 5: Custo total em Função do Lote Q Figura 6: Evolução do estoque real Figura 7: Curva dente de serra Figura 8: Modelo por ponto de pedido Figura 9: Cálculo do ponto de pedido Figura 10: Sistema de duas gavetas Figura 11: Sistema de duas gavetas Figura 12: Esquema de um MRP Figura 13: Modelo de controle de estoque utilizado na empresa Figura 14: Existência de produtos perecíveis no estoque Figura 15: Prazo médio de validade desse produtos Figura 16: Quantidade de pedidos de compra mensal Figura 17: Quantidade de setores que solicitam compras Figura 18: Principal critério na escolha do fornecedor Figura 19: Análise da necessidade de informatização Figura 20: Desenvolvimento de sistemas informatizados pela empresa Figura 21: Principal barreira encontrada pela empresa para não informatização Figura 22: Análise pessoal em relação a adoção de um sistema informatizado na empresa... 67

10 LISTA DE QUADROS Quadro 1: Cronograma de atividades Quadro 2: Recursos Humanos Quadro 3: Recursos Materiais Quadro 4: Recursos Financeiros Quadro 5: Total Geral dos Recursos Quadro 6: Objetivos conflitantes no Controle de Estoques Quadro 7: Análise dos Stakeholders Quadro 8: Comunicação dos Stakeholders Quadro 9: Cronograma de atividades Quadro 10: Gerenciamento de Custos Quadro 11: Gerenciamento de Pessoas Quadro 12: Gerenciamento de Riscos Quadro 13: Comunicação interna e externa... 81

11 LISTA DE ABREVIATURAS GIF - Gastos Indiretos de Fabricação MOD - Mão-de-Obra Direta MD - Material Direto (Matéria-prima) CS - Custo do Sistema CMC - Custo do Material Comprado CGC - Custo da Gestão de Compras CF - Custo Financeiro de Manter o Estoque CT - Custo Total CC - Custos de Carregamento (armazenagem) CP - Custos de Preparação (pedido) CI - Custos Independentes Q Quantidade PP - ponto de pedido d - demanda por unidade de tempo tr - tempo de ressuprimento ES - estoque de segurança DM - Demanda ou Consumo Médio do Período TR - Tempo de Reposição ESeg - Estoque de segurança Fig. - Figura Ed. - Editora Resp. Resposta p. - Página

12 SUMÁRIO 1 DADOS DA EMPRESA Razão Social Nome Fantasia Endereço CNPJ Inscrição Estadual Quadro Societário Capital Social Organograma Objetivos Sociais da Empresa Missão da Empresa Público Alvo da Empresa Atividades a Desenvolver na Empresa INFORMAÇÕES SOBRE O ESTÁGIO Coordenador do Estágio Professor Orientador Supervisor de Estágio na Empresa Área do conhecimento do Estágio PROJETO MONOGRÁFICO Título Tema Objetivos Objetivo geral Objetivos específicos Problematização Hipóteses Justificativa Resultados Esperados Metodologia de Trabalho Cronograma de Atividades Recursos Recursos Humanos Recursos Materiais Recursos Financeiros Total Geral dos Recursos INTRODUÇÃO EVOLUÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Administração de Estoques Gestão de Compras Atribuições da Função Compras Administração de Recursos Materiais... 30

13 5.4 Recursos Materiais Administração de Materiais e suas atividades de apoio Processo de armazenagem Manuseio de materiais Embalagem de proteção Obtenção ou Suprimentos Sistema de informações Logística primária para atender o cliente Tecnologia da Informação para Estoques Hardware Softwares Dados Estoques: Classificação e Conceitos Elementares O que é Estoque A Importância dos Estoques Custos dos Estoques Função dos Estoques Estoque de Segurança Técnicas de Gestão dos Estoques Classificação dos estoques segundo o valor de uso Sistema ABC Lote Econômico de Compra (LEC) Sistema Just-in-time (JIT) Sistema Kanban A Curva dente de serra Controle de estoques por pontos de pedido Tempo de Reposição por ponto de pedido Modelo de Reposição - Sistema duas Gavetas Modelo de Reposição Periódica Caixeiro Viajante Modelos de Controle de Estoques Controle de estoques pelo MRP ESTUDO DE CASO Histórico da Empresa Metodologia Pesquisa sobre controle de estoques Descrição do departamento de controle de estoques Análise da situação atual da empresa CONCLUSÃO Conclusão e Comentários Projeto de Melhoria Termo de abertura: Justificativa do Projeto Nome do Projeto Objetivos Objetivos Específicos Descrição do Projeto Custo Estimado Prazo Estimado Análise dos Stakeholders... 78

14 7.2.9 Comunicação dos Stakeholders Prazo Custo Pessoas Risco Qualidade Comunicação REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 83

15 13 1 DADOS DA EMPRESA 1.1 Razão Social Casa Rubi LTDA. 1.2 Nome Fantasia Casa Rubi. 1.3 Endereço Avenida Romualdo Ulhoa Tomba nº 49, bairro Centro, Paracatu-MG. 1.4 CNPJ / MATRIZ. 1.5 Inscrição Estadual Quadro Societário José Maria Andrade Porto (80%) e Simone Mendes Porto (20%).

16 Capital Social O capital social constante na última alteração é de R$ ,00 (quinze mil reais), divididos em cotas que foram integralizadas no momento do contrato. 1.8 Organograma ADMINISTRAÇÃO CONTABILIDADE DEP. VENDAS DEP. FINANCEIRO CONTROLADORIA CPD VENDAS TESOURARIA CAIXA COMPRAS FATURAMENTO Figura 1: Organograma Fonte: Elaborado pelo autor. 1.9 Objetivos Sociais da Empresa A Casa Rubi LTDA, tem como objetivo principal, o diferencial na qualidade de atendimento ao cliente, proporcionando preços competitivos com intuito de suprir qualquer necessidade que os nossos clientes venha ter em se tratando de materiais de construção civil. A política da organização é oferecer um atendimento eficiente, honesto e cortês visando a satisfação do cliente e a criação de um relacionamento interpessoal com o mesmo, criando uma fidelidade com relação aos produtos e serviços oferecidos. A empresa está sempre atenda

17 15 as novidades do mercado na área de materiais para construção, adquirindo produtos de primeira linha com objetivo de oferecer os melhores produtos que o cliente possa adquirir Missão da Empresa Comercializar materiais e soluções de construção civil para profissionais da área, proprietários, inquilinos e administradores de imóveis comerciais e residenciais, com excelência no atendimento técnico e pessoal Público Alvo da Empresa O público foi definido depois de uma análise básica do comportamento nas compras e o tipo de produto que seria de interesse dos potenciais clientes em uma loja, onde se comercializa materiais de construção civil, pode-se classificá-los em três grupos básicos e diferentes, que seriam eles, os profissionais do ramo da construção civil, os consumidores comuns masculinos e os consumidores comuns femininos. Esta análise teve a princípio entender os três grupos diferenciados de consumidores para a definição do layout da loja, pois eles se comportam de maneira distinta um do outro na compra de materiais de construção. As mulheres, apesar de ser um ambiente de uma loja de materiais de construção e ter um caráter mais masculino, aparecem com mais freqüência quando trata-se da escolha de acabamentos, como revestimentos, pisos, luminárias, tintas, louças e metais. Os homens também são atraídos pelos produtos do primeiro grupo, dentre outros utensílios como ferragens, ferramentas, itens de jardinagem. De um modo geral observou-se que estes grupos em questão estão mais sujeitos a comprarem por impulso, então nada mais certo que dispor os produtos que chamam mais sua atenção à frente da loja, já os profissionais do ramo da construção civil, geralmente entra na loja já sabendo o que quer e raramente compram por impulso. Os profissionais do ramo da construção civil também compram produtos atrativos dos dois primeiros grupos e ainda os produtos mais específicos da profissão como materiais elétricos, materiais hidráulicos entre outros. Com isso estes produtos devem estar mais ao fundo da empresa.

18 Atividades a Desenvolver na Empresa Por se tratar de uma empresa familiar da rede varejista, aconselha-se que os revendedores façam um levantamento, o quanto antes, para que possam diagnosticar a real situação da loja, saberem como estão os números, até onde é possível avançar, e não terem medo de realizar mudanças, rever custos, preços e estratégias. Pode se dizer que o mesmo produto é vendido por preços diferentes em locais distintos e há consumidor para todos eles. O diferencial, então, será o valor agregado, o algo mais que a loja pode oferecer ao seu cliente para que se torne uma referência para ele. De imediato, sugerir a implantação do departamento personalizado responsável pela Gestão do Estoque para a melhor administração dos materiais, para evitar perdas que possa gerar um gasto desnecessário, se tratando de armazenagem do produto. Conseqüentemente, sensibilizar os colaboradores, através de palestras, reuniões semanais, mensais e apontando a importância da organização do estoque e a classificação dos produtos, orientando a alta gerência em oferecer o treinamento ideal para o departamento de vendas para otimizar o processo de vendas, desde a entrada até a saída do produto, gerar relatórios e buscar alternativas para chamar a atenção do cliente dentro da loja e incentivá-los a comprar mais. 2 INFORMAÇÕES SOBRE O ESTÁGIO 2.1 Coordenador do Estágio Fernando Antunes 2.2 Professor Orientador Carlos Alberto Kraemer

19 Supervisor de Estágio na Empresa Valter Mendes Andrade Porto 2.4 Área do conhecimento do Estágio Gestão do Estoque 3 PROJETO MONOGRÁFICO 3.1 Título A Gestão de Estoque como fator gerador de lucro. 3.2 Tema A importância da Administração do Estoque na Casa Rubi : Um estudo de caso. 3.3 Objetivos Objetivo geral Este trabalho tem como objetivo evidenciar a importância de um sistema de controle de estoques como fator gerador de lucro em uma empresa do setor de materiais de construção civil na região de Paracatu.

20 Objetivos específicos Como objetivos específicos têm-se: Propor o desenvolvimento da equipe gerencial/operacional de técnicas de controle e gerenciamento de estoque; Permitir traçar, de forma eficiente, estratégias de compras e de venda, evitando compras desnecessárias; Desenvolver um modelo de controle de estoques para empresa; Propor oportunidades de melhoria nos controles de estoques de acordo com referencial teórico. 3.4 Problematização O desconhecimento da utilização de controles de estoque na empresa, gerando descontrole dos estoques Hipóteses Treinamento inadequado dos funcionários e desconhecimento da Gestão de Estoques. Falta de organização e conferência dos estoques da empresa, causando custo dispensável pra empresa; Inexistência de um gerenciamento adequado devido falta de profissional voltado para a Administração de Materiais;

21 Justificativa O crescimento do volume das necessidades de material e as mudanças no processo produtivo que incluem ciclos curtos e variedades de produtos afetam o comportamento gerencial, que, em curto prazo, devem tomar decisões que mantenham em níveis economicamente satisfatórios as necessidades de materiais na organização, para isso, torna-se necessário o estudo da gestão de estoques. Para Machline e Motta: A gestão de estoques engloba o planejamento do estoque e o seu controle. O planejamento irá determinar antecipadamente a quantidade dos estoques, as datas de entrada e saída e os pontos de pedido do material. O controle consiste em registrar os dados e comparar com o planejamento, apontando possíveis desvios. (MACHLINE e MOTTA, 1979, p.28). Contudo para Amaral e Francischini (2002, p.3), O objetivo da gestão de estoques é otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos, minimizando as necessidades de capital de investimento. A preocupação com estoques advém dos custos decorrentes, sendo imprescindível identificar todos os componentes necessários para redução dos custos e um melhor gerenciamento. O presente assunto surgiu a partir do reconhecimento da importância deste no processo de gerenciamento da produção e da tomada de decisão rápida pelo gerente. Visto que é de grande interesse para o desenvolvimento do curso e para o enriquecimento teórico dos alunos. 3.6 Resultados Esperados Este presente projeto de monografia procura descrever o Planejamento e Controle da Produção e gestão de estoques numa empresa do setor de materiais de construção civil, setor que vem passando nas últimas décadas por transformações, as quais requer um eficiente modelo de gestão para o atual cenário competitivo. Portanto este trabalho faz uma análise crítica de acordo com as teorias existentes sobre o assunto. Destacando a função e importância do Planejamento e Controle da Produção para melhor gerenciamento dos estoques. Na revisão

22 20 bibliográfica serão introduzidos os principais conceitos de Planejamento e Controle da Produção e da Gestão de Estoques. 3.7 Metodologia de Trabalho O presente trabalho demonstra grande importância, uma vez que trata do gerenciamento adequado dos estoques identificando quais as necessidades de compra em função de estoque ideal considerando compras, vendas e pedidos. De fato, através da gestão eficiente, esta otimizará o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios da empresa, minimizando as necessidades de capital de giro. Pois a correta definição da gestão de estoques pode evitar o superdimensionamento que causariam grandes desvantagens como riscos de obsolescência, menor flexibilidade e maior tempo de atendimento ao cliente. Com o estudo de caso realizado na empresa pode-se aproximar a teoria estudada com a prática empresarial. A princípio, realizará uma fundamentação teórica sobre A Administração de Materiais, destacando as principais funções, responsabilidades, interfaces com as outras áreas (compras, recursos humanos, marketing, finanças e manutenção) e algumas ferramentas auxiliares que irão ajudar na eficiência da Gestão de Estoques. No entanto, será fundamental fazer uma comparação da realidade empresarial desta empresa com a teoria pesquisada, com o propósito de sugerir estratégias de melhoria no funcionamento da Administração de Materiais.

23 Cronograma de Atividades Atividades / Procedimentos CRONOGRAMA DE ATIVIDADES MÊS / Período Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Escolha do tema X Levantamento da literatura X X Leitura da bibliografia X X Coleta de dados no campo X X Análise e coleta de dados X X Tratamento de dados X X Construção do Projeto X X Elaboração do relatório final X X Revisão do texto X X Entrega e apresentação do Projeto X X Quadro 1: Cronograma de atividades Fonte: Elaborado pelo autor. 3.9 Recursos Recursos Humanos RECURSOS HUMANOS Ação Responsável Tempo / Quantidade Valor Unit. Valor Total Conscientização na Empresa José Maria Paletrade Sensibilização R$ 0,0 R$ 0,0 Reunião e Planejamento Geral José Maria Reuniões Mensais R$ 0,0 R$ 0,0 Serviço de Orientação Álvaro Otávio Reuniões Semanais R$ 0,0 R$ 0,0 Supervisão do Estágio: Planejamento e Avaliação Valter Mendes 140 horas R$ 0,0 R$ 0,0 Catalogação e Organização dos Acervos Valter Mendes 4 horas R$ 0,0 R$ 0,0 Diagnóstico/ Acompanhamento Álvaro Otávio Reuniões Quinzenais R$ 0,0 R$ 0,0 Quadro 2: Recursos Humanos Fonte: Elaborado pelo autor.

24 Recursos Materiais RECURSOS MATERIAIS Produto Quantidade Valor Unitário Valor Total Papel Ofício A4 1 resma com 500 folhas R$ 12,00 R$ 12,00 Cartucho de Tinta HP preto 1 R$ 35,90 R$ 35,90 Livro 1 R$ 16,80 R$ 16,80 Caneta Esferográfica 3 R$ 0,50 R$ 1,50 Lápis 1 R$ 0,25 R$ 0,25 Borracha Escolar 1 R$ 0,35 R$ 0,35 Chips 1 caixa R$ 1,89 R$ 1,89 Pasta Suspensa 1 R$ 4,70 R$ 4,70 Grampeador 1 R$ 4,50 R$ 4,50 Grampos Cobreados 1 caixa R$ 4,30 R$ 4,30 Computador 1 R$ 1.700,00 R$ 1.700,00 Impressora 1 R$ 350,00 R$ 350,00 TOTAL R$ 2.132,19 Quadro 3: Recursos Materiais Fonte: Elaborado pelo autor Recursos Financeiros RECURSOS FINANCEIROS Produto / Serviço Quantidade Valor Unitário Valor Total Aluguel de Livros 2 R$ 4,00 R$ 8,00 Copia / Xerox 27 R$ 0,15 R$ 4,05 Recarga do Cartucho 1 R$ 10,00 R$ 10,00 Internet 5 R$ 35,00 R$ 175,00 Vale Transporte 50 R$ 0,75 R$ 37,50 Alimentação 12 lanches R$ 1,50 R$ 18,00 TOTAL R$ 252,55 Quadro 4: Recursos Financeiro Fonte: Elaborado pelo autor Total Geral dos Recursos TOTAL GERAL DOS RECUSOS Recursos Valor Total Recursos Humanos R$ 0 Recursos Materiais R$ 2.132,19 Recursos Financeiros R$ 252,55 TOTAL R$ 2.385,00 Quadro 5: Total Geral dos Recursos Fonte: Elaborado pelo autor.

25 23 4 INTRODUÇÃO A sobrevivência e o sucesso de uma organização depende da eficiência com a qual produz seus bens e serviços, sendo o custo do produto determinado em grande parte pela eficiência do seu sistema produtivo. Pequenos descuidos nas aplicações, controle ou programações de estoques podem levar à diminuição do lucro. A aplicação indevida em estoque de mercadorias pode não render o que deveria, principalmente quando a quantidade ultrapassa o necessário, e comprometendo assim, outras áreas da organização. As causas de uma má aplicação em estoques podem ser a ineficiente política de controle de estoque ou a falta dela; a inexistência de pessoal qualificado; compras indevidas; desconhecimento das reais necessidades de consumo; armazenagem inadequada; dependência de um único fornecedor; falta de inspeção rigorosa no recebimento de materiais. Logo, a meta principal de uma empresa é, sem dúvida, maximizar o lucro sobre o capital investido. Para atingir esse objetivo é necessário otimizar o investimento em estoque, aumentando o uso eficiente dos meios de planejamento e controle, minimizando as necessidades de capital para estoque. Portanto, a maioria dos gerentes tem posições diferentes sobre o assunto, pois se por um lado o custo do estoque é alto, significando capital parado, por outro proporcionam segurança em caso de imprevisto ocorrido na produção, logo o estudo do melhor gerenciamento de estoques é o que visa este trabalho. Após o estudo proposto, o desenvolvimento da necessidade de implementação, abordando a eficiência da Gestão de Estoque na empresa, era de suma importância. Foi detectada uma gestão de forma empírica, a falta de controle e armazenagem correta dos itens, treinamento insuficiente aos vendedores e a falta de um programa eficiente que lhes informem a real condição do estoque na matriz e filiais, tornando difícil a venda de produtos e aquisição de um estoque em tempo real na empresa. Com base nesses dados, este trabalho tem como objetivo, propor a implantação de um sistema de controle de estoques eficiente na empresa em busca de evitar perdas não programadas, aumentar o uso eficiente dos meios internos, maximizando os lucros minimizando os custos, diminuindo a necessidade de capital investido, atender o cliente com qualidade e rapidez, trazendo mais confiabilidade de seus clientes.

26 24 5 EVOLUÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS A administração e o controle dos estoques é atualmente uma das atividades de gestão de extrema importância para as empresas, visto que, a manutenção da competitividade depende diretamente da forma com que os materiais são geridos, os quais devem possuir níveis compatíveis com suas demandas, como também as compras que precisam ser cada vez mais ágeis, para que possam atender as necessidades de aumento da velocidade da renovação dos estoques. Nos dias atuais, quando a competição entre empresas é acirrada, ganhar dinheiro com altas margens de lucro tornou-se inviável, daí surgiu a importância da redução dos estoques e da agilização dos processos de aquisição comprar grandes quantidades não é compensador. Simplesmente, comprar, armazenar, industrializar, e vender não atende às necessidades do mercado, cada vez mais competitivo e exigente. As operações ligadas a gestão dos estoques necessitam ser cada vez mais rápidas e precisas, por esse motivo não podemos falar em Administração de Materiais sem enfocar os processos de informatização dos estoques, (COSTA, 2002, p.27). As atividades em Administração de Materiais, como em qualquer área dentro das instituições, evoluem ao longo dos anos, no sentido de obter-se avanços na otimização de processos em busca de competitividade para as empresas. Viana (2000) ressalta dentro das evoluções na área de Administração de Materiais algumas especialidades como a Logística, as técnicas de administração japonesas, o código de barras e a informática: Logística: em face do quadro de mudanças no cenário econômico, surge como ferramenta fundamental a ser utilizada para produzir vantagens competitivas; Técnicas de administração japonesas: após a Segunda Guerra Mundial, os japoneses, arrasados, com falta de espaço e carentes de recursos naturais, adotaram normas de eliminação completa de perdas (Perda Zero); na Toyota, o kanban, instituiu um sistema de participação dos funcionários na vida e no progresso da empresa com a finalidade de atender ao Just-in-time; Código de barras: símbolo composto por barras paralelas de larguras e espaçamentos variados, pode ser utilizado para aprimorar qualquer processo que envolva controle de mercadorias, efetuar operações com grande número de itens, gerenciar estoques racionalmente, tendo como principais vantagens: rapidez, economia, aplicação no

27 25 armazenamento (em compras e em vendas), dispensa etiquetação e ré-etiquetação do produto com o preço; Informática: utilizada como plataforma de eficiência e produtividade onde, por exemplo, tem-se a Extranet com ferramentas e os documentos, antes limitados à consultas internas, que podem ser acessados de modo controlado fora da empresa pelos distribuidores, parceiros, fornecedores e clientes, permitindo rapidez e economia de tempo nas transações; De acordo com o desenvolvimento da administração de materiais é importante destacar a grande evolução que trouxe mudanças significativas para os estoques e suas áreas de apoio, como na logística, os avanços na informatização dos estoques com os códigos de barras, as técnicas de administração japonesas, ou seja, especialidades que proporciona constantes evoluções visando a otimização das atividades na empresa. 5.1 Administração de Estoques Viana (2000) define que: as atividades de gestão de estoque visa o gerenciamento dos estoques por meio de técnicas que permitam manter o equilíbrio com o consumo, definindo parâmetros, níveis de ressuprimento e acompanhando sua evolução. A administração de estoques em função das encomendas e dos estoques vai definir quando e quanto comprar e fabricar ou manter de cada item para compor o produto final. A primeira questão a ser analisada pela gestão de estoques será identificar a importância relativa dos itens que compõem o estoque, depois definir o tamanho do lote de reposição dos itens de compra ou fabricação e logo em seguida estabelecer um sistema de controle de estoques que permita a reposição dos itens dentro deste tamanho de lote. De acordo com Tubino: A administração de estoques deve atender a todos planos nos diversos níveis, estratégico, tático e operacional. Vista como a principal função de PCP, a gestão de estoques é fundamental para os resultados financeiros e competitivos da organização. Por envolver várias áreas como vendas, produção, compras e contabilidade essa atividade é bastante complexa devido à dificuldade de coordenação. (TUBINO, 1997, p.29) Os estoques são na maioria das empresas o principal foco de problemas por isso se torna necessário o seu estudo. A gestão de estoques engloba o planejamento do estoque e o seu controle, (MACHILINE e MOTTA, 1979).

28 26 O planejamento irá determinar antecipadamente a quantidade dos estoques, as datas de entrada e saída e os pontos de pedido do material. O controle consiste em registrar os dados e comparar com o planejamento, apontando possíveis desvios. O gerente de PCP deve observar os seguintes aspectos relacionados à administração de estoques que serão listados a seguir: Os estoques não agregam valor ao produto; Estoques elevados escondem problemas na linha de produção; Os estoques dificultam enxergar as oportunidades de melhoria nos processos de fabricação; Os estoques contribuem para determinação da qualidade total da empresa; Os estoques evidenciam problemas de sincronismo e ou de balanceamento da linha de produção; Logo a gestão de estoques deve conciliar, da melhor maneira os objetivos das principais gerências, como vendas, compras, produção e financeiro. Por exemplo, para a área de vendas deseja-se um estoque elevado para atender a operação e clientes, mas já para a área financeira necessita-se de estoques reduzidos para diminuir o capital empatado. Na tabela abaixo pode-se descrever alguns desses conflitos: Matéria prima Compras: Altos estoques significam grandes economias em descontos sobre grandes quantidades de compra. Finanças: Um estoque alto significa mais capital de giro. Material em processo Produto acabado Produção: Altos estoques previnem falta de material tornando a produção mais fluida e permitem grandes lotes de produção com pequeno custo de preparação. Finanças: Um estoque alto está mais sujeito a perda (estragos) e obsolescência e aumenta os custos de manuseio e estocagem. Vendas: Altos estoques permitem entregas mais rápido e firme o que aumenta as possibilidades de vendas. Finanças: Um estoque alto significa mais espaço físico e, portanto maiores custos. Quadro 6 - Objetivos conflitantes no Controle de Estoques Fonte: (RUSSOMANO 1986, p.52).