UNIVERSIDADE DO PLANALTO CATARINENSE PRÓ-REITORIA DE ENSINO RELATÓRIO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO CURSO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO

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1 UNIVERSIDADE DO PLANALTO CATARINENSE PRÓ-REITORIA DE ENSINO RELATÓRIO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO CURSO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO IMPLANTAÇÃO DE CONTROLE DE ESTOQUES PARA A GESTÃO DE MATERIA PRIMA NA EMPRESA MARIA ZILMA FARIAS FERREIRA ME RICARDO FARIAS FERREIRA LAGES (SC) 2014

2 RICARDO FARIAS FERREIRA IMPLANTAÇÃO DE CONTROLE DE ESTOQUES PARA A GESTÃO DE MATERIA PRIMA NA EMPRESA MARIA ZILMA FARIAS FERREIRA ME Relatório de estágio supervisionado, apresentada ao Curso de Engenharia de Produção da Universidade do Planalto Catarinense como requisito para obtenção do título de Bacharel em Engenharia de Produção. Orientador: Jorge Colla Junior, Msc. LAGES SANTA CATARINA JUNHO DE 2014

3 TERMO DE AVALIAÇÃO RICARDO FARIAS FERREIRA ESTÁGIO SUPERVISIONADO IMPLANTAÇÃO DE CONTROLE DE ESTOQUES PARA A GESTÃO DE MATERIA PRIMA NA EMPRESA MARIA ZILMA FARIAS FERREIRA ME Relatório apresentado como requisito indispensável para a aprovação do Estágio Supervisionado, de acordo com o Regulamento de Estágio Supervisionado do Curso de Engenharia de Produção. Conceito: Data: / / Orientador: Professor M. Sc. Jorge Colla Junior Data: / / Professor da disciplina: Carlos Eduardo de Liz

4 LISTA DE FIGURAS Figura 1 Fachada da Loja Ani-lle Moda Íntima Figura 2 Almoxarifado da Empresa Maria Zilma Farias Ferreira ME Figura 3 Controle de Estoques Inadequado Figura 4 Situação de Melhoria na Gestão de Estoques Figura 5 Controle de Estoques Implantado Figura 6 Metodologia de Armazenagem Antiga Figura 7 Metodologia de Armazenagem Atual

5 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 Ganho de Produtividade no Controle de Estoque Gráfico 2 Otimização no Tempo de Gestão do Controle de Estoque Gráfico 3 Ganho de Produtividade no Relatório de Compras Gráfico 4 Otimização do Tempo de Elaboração do Relatório de Compras Gráfico 5 Redução no Custo com Controle de Estoque Gráfico 6 Otimização no Custo de Gestão do Controle de Estoque Gráfico 7 Redução no Custo com a Elaboração de Relatórios de Compras Gráfico 8 Otimização no Custo de Elaboração do Relatório de Compras Gráfico 9 Otimização de Custo na Elaboração do Relatório de Estoque Gráfico 10 Redução no Custo Total

6 LISTA DE TABELAS Tabela 1 Cálculo de Acurácia de Estoques Tabela 2 Menu de Navegação Tabela 3 Gestão de Estoques Tabela 4 Gestão de Compras Tabela 5 Pay-Back

7 IDENTIFICAÇÃO Nome da Empresa: Maria Zilma Farias Ferreira ME. Nome Fantasia: Ani-lle Moda Íntima Endereço: Av. Manoel Antunes Pessoa nº 440, CEP Bairro Penha Lages SC. CNPJ: / Ramo de atividade: Confecção e comercialização de roupas Orientador: Professor Jorge Colla Junior. Período de Realização: 17/03/2014 a 17/05/2014. Duração: 60 dias. Carga Horária: 180 horas.

8 SUMÀRIO 1 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA OU OPORTUNIDADE CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO E SEU AMBIENTE PROBLEMÁTICA Dados e/ou Informações que Dimensionam a Problemática (almoxarifado) Até que ponto a falta de controle mais apurado dos estoques pode agregar custos a produção? Até que ponto torna-se viável a utilização de controles manuais? Limites do Projeto OBJETIVOS Objetivo Geral Objetivos Específicos JUSTIFICATIVA Oportunidade do projeto Viabilidade do projeto Importância do Projeto REVISÃO DA LITERATURA LOGISTICA ESTOQUES CUSTO DE ESTOQUE ACURÁCIA DE ESTOQUES METODOLOGIA DELINEAMENTO DA PESQUISA DEFINIÇÃO DA ÁREA OU POPULAÇÃO-ALVO DO ESTUDO PLANOS E INSTRUMENTOS DE COLETA PLANO DE ANÁLISE DE DADOS ANÁLISE DESCRIÇÃO DOS DADOS COLETADOS ANÁLISE CONCLUSÕES E SUGESTÕES REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 38

9 8 APRESENTAÇÃO Empresas, independentemente do ramo de atuação, estão cada vez mais dinâmicas visando à lucratividade pela influencia do mercado consumidor; o qual está cada vez mais exigente tanto com sua metodologia de vendas, quanto com a sua força produtiva. Não existem mais espaços para erros, tão pouco segundas chances, de forma que é impreterível que todos os segmentos de uma empresa; seja ela pequena, média ou até mesmo multinacional, estejam monitorados. Deste modo quaisquer inovações na estratégia de empresa podem se tornar uma vantagem competitiva em potencial. Dentre estas vantagens competitivas podemos citar os agentes logísticos, seus custos e benefícios no caso de correta aplicação. Dentre as atividades logísticas, o controle de estoque vem mostrando cada vez mais a sua importância nos processos gerenciais das empresas, desde o balanço patrimonial até a tomada de decisão quanto ao planejamento e controle de produção, de forma que o foco principal deste projeto é o controle de estoques.

10 9 1 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA OU OPORTUNIDADE 1.1 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO E SEU AMBIENTE A empresa Maria Zilma Farias Ferreira ME (Ani-lle Moda Íntima ), situada à Av. Manuel Antunes Pessoas nº440 no Bairro Penha em Lages SC, está presente no mercado desde 06/02/2003, possuindo atualmente os ramos de fabricação e comercialização de seus produtos. Conta com doze colaboradoras sendo três vendedoras e nove costureiras. Tem como seu principal foco produtivo a confecção de roupa íntima feminina, porém, como o passar do tempo algumas inovações nas linhas de produtos fizeram-se necessárias, em parte para aumentar as vendas e em parte para acompanhar as mudanças de mercado, pois neste ramo de atuação existe grande sazonalidade decorrente das estações do ano, e conta com um mercado consumidor bastante dinâmico, para tal fez-se necessário iniciar a produção de outras linhas de produtos, bem como, pijamas, calças femininas para ginástica, moda íntima masculina e roupas de cama. Figura 1 Fachada da Loja Ani-lle Moda Íntima.

11 10 A Ani-lle é uma das principais fabricantes do seu segmento na região, tendo capacidade diária de produção bastante relevante frente ao mercado consumidor, estes níveis de produção fazem com que a empresa trabalhe com estoque cada vez mais variado e com isso mostrou-se necessário à implantação de um almoxarifado, o qual é responsável pelo controle dos estoques de matéria prima o qual pode-se observar na Figura 2 abaixo.. Figura 2 Almoxarifado da Empresa Maria Zilma Farias Ferreira ME 1.2 PROBLEMÁTICA Dados e/ou Informações que Dimensionam a Problemática (almoxarifado) Atualmente a Ani-lle conta com apenas uma pessoa responsável pelo controle de estoques. Este controle existente ainda não esta disponível em meio eletrônico, de forma que todas as informações referentes a entradas de matéria primas e distribuição para as linhas de produção, são apontadas de forma manual, gerando grande dispêndio de tempo e suscetibilidade ao erro, conforme pode-se observar na Figura 3 abaixo.

12 11 Figura 3 Controle de Estoques Inadequado. Até que ponto a falta de controle mais apurado dos estoques pode agregar custos a produção? Até que ponto torna-se viável a utilização de controles manuais? Limites do Projeto O estudo decorrente ao estágio curricular limita-se ao levantamento e análise dos dados referentes ao controle de estoque nas linhas de produção da Maria Zilma Farias Ferreira ME. 1.3 OBJETIVOS Objetivo Geral

13 12 Aperfeiçoar o controle de estoques de forma a otimizar o tempo disposto com cadastro, entrada e baixas de matérias primas Objetivos Específicos a) Inventariar todos os produtos estocáveis; b) Padronizar a nomenclatura de todas as matérias primas de acordo com nome sugerido pelo fornecedor; c) Criar controle eletrônico de estoques. 1.4 JUSTIFICATIVA A crescente e continua busca por resultados positivos em todos os segmentos econômicos, fazem com que a tarefa de administrar empresas não seja uma tarefa fácil apesar de grandes esforços desprendidos por administradores, buscas por novos produtos ou procedimentos operacionais para otimizar processos, em muitos casos, auxiliam esta difícil tarefa e podem amenizar danos. Apesar de grandes investimentos em inovações, a economia acaba tendo ciclos de altos e baixos. Períodos de estagnação econômica acabam sendo uma realidade dura de ser enfrentada. Um dos grandes problemas encontrados em pequenas e médias empresas é a falta de controle nos estoques de matérias primas e insumos, o que por sua vez pode causar diversos problemas atrelados à lucratividade. Isso ocorre, em grande parte das vezes, por falta de investimentos em tecnologia e mão de obra dedicada a tarefa de gerenciar estoques. Em alguns casos podemos atrelar a falta de controle de materiais pela pouca importância dada a este segmento pelos proprietários e administradores, os quais acabam concentrando suas atenções e esforços em aumentar a produtividade, qualidade dos produtos e redução de custos produtivos. Isto de forma alguma pode ser considerado como atitude equivocada, mas o reflexo de um mau controle de materiais estocáveis pode ser o carrasco de um sistema aparentemente sustentável.

14 13 Sabe-se que estoques em volumes excessivos geram custos desnecessários, assim como quando não há produtos disponíveis para a produção, os custos podem ser ainda maiores, justificando desta forma a importância de se aplicar ferramentas para controle de estoque Oportunidade do projeto Segundo relatos prestados pela gerente de produção da empresa Maria Zilma Farias Ferreira ME, ocorreram situações onde por falta de alguns insumos, diversas adequações relacionadas às linhas produção fizeram-se necessárias. Após estudo de rotatividade de materiais estocáveis desta empresa, notou-se grande deficiência na gestão de controle de estoques. O que por sua vez tornou-se o principal foco para este estudo Viabilidade do projeto Tendo em vista a ineficiência do atual controle de estoque da empresa, verificou-se a disponibilidade de se implantar um sistema simplificado para a gestão de materiais, o qual seja acessível e de fácil aplicação e entendimento para a colaboradora responsável por este setor Importância do Projeto A fim de reduzir os desperdícios decorrentes da má administração dos estoques, faz-se necessária a aplicação de ferramentas para gerenciamento destas funções. Estas ferramentas visam otimizar o tempo tanto na tomada de decisão, quanto na compra de materiais. Tem-se como item de grande importância deste projeto a orientação da produção através da disponibilidade de matéria prima, ou seja, o quanto pode ser produzido com o

15 14 material estocado ou ainda qual produto deve ser produzido tendo em vista a viabilidade econômica da produção.

16 15 2 REVISÃO DA LITERATURA 2.1 LOGISTICA A logística sofreu diversas mutações com o passar dos anos e o seu papel, já de conhecida relevância dentro e fora das organizações, tem aumentado com o passar do tempo. Para Coronado (2007), ao longo da historia do homem as guerras foram vencidas e perdidas, ou ainda têm sido, pelo poder e pela capacidade da logística ou pela ausência dela. Para Michael Porter (1991), o conceito da logística é dividido em duas categorias, conforme segue abaixo: Logística interna são as atividades relacionadas ao recebimento, armazenagem e distribuição de insumos, como manuseio de material, armazenagem, controle de estoque, programação de frotas, veículos e devolução para fornecedores; Logística externa são as atividades associadas à coleta, armazenagem e distribuição física do produto para compradores, como armazenagem de produtos acabados, manuseio de materiais, operação de veículos de entrega, processamento de pedidos e programação. Atualmente com os avanços nos campos de telecomunicações, marketing e da logística propriamente dita, consegue-se efetuar compras on-line. As entregas acontecem de forma cada vez mais rápida, e isso possibilita que possamos trabalhar com estoques locais cada vez menores, utilizando-se os estoques alocados dentro das dependências dos fornecedores, evitando custos excessivos com compras, transporte e alocação de matéria prima. Para Bowersox & Closs (2001), quaisquer decisões logísticas as quais envolvam gerenciamento de estoques, são prioridades e são decisões de alto risco. Obviamente este é um assunto bastante sensível, pois tratamos dos insumos, os materiais os quais irão dar vida as empresas, e raramente esta repartição o almoxarifado recebe a devida importância. O correto controle de matérias primas pode ser uma grande vantagem competitiva, pois se pode deslocar investimentos antes imobilizados na forma de matéria prima, em atividades com grande prioridade como, por exemplo, a compra de um novo equipamento.

17 ESTOQUES Para Slack et al (1999), entende-se por estoque qualquer quantia de produto, objeto ou, material armazenado, seja de produto acabado, matéria-prima, material em processo, insumos, manutenção, entre outros. Ainda para o autor, estoques têm valores, finalidades e administração diferentes, de acordo com sua utilização na empresa. Pode-se apontar também alguns motivos para se manter estoques, entre eles: evitar interrupção da produção e evitar perdas de vendas por falta de produtos. Os estoques servem como segurança para os casos como perdas, oscilações na produção, quebra de máquinas, falta de funcionário e vendas imprevistas. Já para Ballou (2004), se a demanda for previsível não é necessário manter estoques, isto é, quanto mais preciso for a previsão de demanda, mais simples de controlar os estoques. No entanto, como praticamente não existe previsão de demanda exata, as empresas utilizam de estoques para reduzir os efeitos causados pelas variações de oferta e procura. Conforme Corrêa, Gianesi e Caon (2001), o conceito de estoque é um elemento gerencial essencial na administração das empresas. Após buscar durante muito tempo baixar seus estoques a níveis máximos, as empresas enfrentaram grandes problemas, e acabaram compreendendo que a estratégia é chegar a um consenso de que realmente precisa-se de estoque para trabalhar sem comprometer os seus processos. Para Dias (1993), os estoques na empresa podem ser de matérias-primas, produtos em processo, produtos acabados e peças de manutenção, no caso específico desse trabalho o tipo de estoque é o de matérias-primas. O autor define estoques de matérias-primas como sendo os materiais básicos e necessários para a fabricação do produto final, sendo seu consumo proporcional à quantidade produzida. Em outras palavras, todos os materiais agregados ao produto acabado.

18 17 Figura 4 Situação de Melhoria na Gestão de Estoques. Segundo Dias (1993) para a organização de um setor de estoques é necessário: O número de itens que devem permanecer em estoque; Qual o período de reposição para os itens em estoque; O quanto deve-se manter em estoque para um período determinado; Acionar o departamento de compras para a aquisição do produto; Receber, armazenar e distribuir os materiais de acordo com a necessidade; Exercer o controle sobre as quantidades e valores em estoque, fornecendo essas informações; Manter a acuracidade e avaliar a situação dos estoques com inventários periódicos e ainda identificar e retirar do estoque materiais obsoletos e materiais danificados. Ainda para o autor, cada tipo de estoque tem suas particularidades dentro da empresa, o modo como devem ser tratados, seus níveis, relação entre nível de estoque e capital envolvido, entre outros fatores.

19 CUSTO DE ESTOQUE Para Dias (1993), todos os custos gerados pelo armazenamento de materiais, podem ser chamados de custo de armazenagem, e deve ser calculado da seguinte forma: Custo de quantidade em estoque armazenamento 2 taxa de armazenamento tempo preço unitário (geralment e em % do custo unitário) Ainda para o autor custo de pedido é o custo em $ para se colocar um pedido de compra, e deve ser calculado com base no custo anual total de pedidos, seguindo a seguinte fórmula: Custo de pedido mão de obra material custos indiretos número anual de pedidos Já o custo total, é igual a: Custo custo de armazenamento custo totalde pedido Total Segundo Fernandes (2006), custo de carregamento é o valor de estocagem do material. Custo de Armazenagem (CA) somado ao Custo de Capital (CP) que é a taxa de aplicação ou empréstimo (i), multiplicado pelo preço de compra do item (p). As fórmulas são: CP i p CC CA CP 2.4 ACURÁCIA DE ESTOQUES É preciso que os valores físicos de estoques e seus registros no sistema sejam os mais parecidos possíveis. A falta de cuidado das empresas com a alimentação do sistema acaba

20 19 gerando uma falta de confiança no usuário que acaba muitas vezes abandonando o uso do sistema. A movimentação de itens do estoque deve ser feita em tempo real para que se mantenha a acuracidade dos estoques (CORRÊA, GIANESI E CAON 2001). Figura 5 Controle de Estoques Implantado. da fórmula: Ainda para o autor, deve ser calculado o percentual de acuracidade do estoque através acuracidad e dos registros registros corretos 100 registros contados O resultado 100% seria o ideal, sendo pouco provável de ser alcançado na prática, devemos adotar um grau de erro tolerável entre as quantidades do físico e o do sistema, sendo 5% um valor máximo.

21 20 A seguir, exemplo de tabela de acuracidade na tabela 1: Tabela 1 Cálculo de Acurácia de Estoques. Contagem Física Registro do Sisitema Tolerância Aceito Não Aceito /- 2 X /- 5 X /- 0 X /- 2 X /- 2 X /- 2 X /- 0 X /- 0 X /- 5 X /- 2 X /- 5 X /- 5 X /- 0 X Fonte: Corrêa, Gianesi e Caon ( 2001) De acordo com Pozo (2007), a logística é um processo destinado basicamente em gerenciar estrategicamente a aquisição, a movimentação e a armazenagem de materiais necessários para produção de quaisquer tipos de bens de consumo e/ou materiais proveniente da produção. Deste modo pode-se maximizar a lucratividade através da redução dos custos dos estoques, consequente atendimento a pedidos e concreta satisfação dos clientes. Pozo (2007) acrescenta ainda que em primeiro lugar as empresas obterão vantagens competitivas frente ao mercado quando for capaz de aos olhos dos clientes mostrar-se diferente de seus coconcorrentes, e em segundo lugar, conseguir operar a baixo custo. Atribui-se também ao controle de estoque as disponibilidades e as necessidades totais dos processos produtivos, o que por sua vez irá envolver não apenas almoxarifados de matérias-primas e auxiliares, como também os intermediários e os de produtos acabados. O

22 21 principal objetivo destes almoxarifados é garantir que em nenhum momento durante o processo produtivo qualquer equipamento ou segmento pare de produzir/agregar valor em função de indisponibilidade de matéria prima necessária. Pozo (2007) apresenta uma lista dos objetivos do planejamento e controle de estoque: Assegurar o suprimento adequado de matéria-prima, material, material auxiliar, peças e insumos ao processo de fabricação; Manter o estoque o mais baixo possível para atendimento compatível às necessidades vendidas; Identificar os itens obsoletos e defeituosos em estoque para eliminá-los; Não permitir condições de falta ou excesso em relação à demanda de vendas; Prevenir-se contra perdas, danos, extravios ou mau uso; Manter as quantidades em relação às necessidades e aos registros; Fornecer bases concretas para a elaboração de dados ao planejamento de curto médio e longo prazos, das necessidades de estoque; Manter os custos nos níveis mais baixos possíveis, levando em conta os volumes de vendas, prazos, recursos e se efeito sobre o custo de venda do produto. Em seu principio mais básico a logística busca o correto gerenciamento dos estoques e demais atividades correlatas, é de sua responsabilidade a promoção do nível de serviço e ao mesmo tempo redução no custo de produção, mirando uma maior eficiência do setor produtivo, ou seja, otimizar as operações e movimentações fabris. Os autores Côrrea, Gianesi e Caon(2001) afirmam os estoques são acúmulos de recursos materiais entre fases específicas do processo de transformação, esses acúmulos podem ser bem usados ou não, o ideal é que as empresas controlem seus estoques da melhor maneira possível, ou seja ter estoques em quantidades adequadas nem a mais nem a menos.

23 22 3 METODOLOGIA 3.1 DELINEAMENTO DA PESQUISA Pretende-se com este estudo implantar um conjunto de planilhas a fim de reduzir o tempo despendido com inventários mensais e anuais de controle de estoques e reduzir o tempo necessário para registrar entradas e saídas de matarias provenientes de compras ou baixas de estoque para as linhas de produção. Para elaboração destas planilhas primeiramente será inventariado todo o estoque atual e correlacionado aos níveis de estoque máximo, mínimo e ótimo para que se possa estabelecer parâmetros de reposição/compra. 3.2 DEFINIÇÃO DA ÁREA OU POPULAÇÃO-ALVO DO ESTUDO Definiu-se como área de foco para o desenvolvimento do estágio curricular supervisionado o setor de almoxarifado da confecção da empresa Maria Zilma Farias Ferreira ME. Este setor atualmente é administrado por apenas uma pessoa com poucos recursos tecnológicos para controle, está área serve como apoio para as linhas de produção, onde trabalham oito operadoras de máquinas de costura. 3.3 PLANOS E INSTRUMENTOS DE COLETA Todas as coletas de dados e amostragens foram obtidas através de inventários dos estoques atuais, onde foram catalogados e contabilizados todos os itens relativos a materiais diretos para a produção, foram contabilizados mais de 300 itens, estes foram registrados em uma planilha EXCEL apropriada, onde cada produto recebeu tratamento diferenciado, além de conter informações como quantidade de cada item em estoque, contém dados como

24 23 estoque máximo, mínimo e ponto ótimo, alem de informações relativas a compra, como por exemplo custo unitário de cada item. As informações atinentes a volumes de estoque, ou seja, estoque máximo e mínimo foram obtidas através do volume de produção de cada produto, de forma que se pode estimar através do ritmo de produção e também através do feeling da supervisora do setor de produção. 3.4 PLANO DE ANÁLISE DE DADOS As análises de dados serão efetuadas através de dados qualitativos, onde aspectos como qualidade dos relatórios de compra e qualidade dos relatórios de inventário, juntamente com a velocidade na preparação destes serão avaliadas. Utilizou-se como instrumento principal para a análise de dados o programa Microsoft Office Excel No programa acima referenciado foram elaboradas planilhas para entrada, avaliação e saída de dados.

25 24 4 ANÁLISE 4.1 DESCRIÇÃO DOS DADOS COLETADOS Na Tabela 2 demonstrada abaixo contém o controle de estoques implantado na empresa Maria Zilma Farias Ferreira ME, apresenta a tela inicial do programa de gestão de estoques (Menu de Navegação). Tabela 2 Menu de Navegação. Fonte: Próprio autor (2014).

26 25 Para entrada de dados referentes à matéria prima para fabricação de roupas íntimas femininas, apresenta-se a Tabela 3 logo abaixo, nesta tabela ainda temos dados relativos a otimização de estoques e custos com matéria-prima Tabela 3 Gestão de Estoques. Fonte: Próprio autor (2014) Na Tabela 4 apresentada abaixo, podemos observar informações relativas ao custo de aquisição de cada material contido em estoque, estes valores são correlacionados com o volume de estoque e dessa forma geram relatórios de compras automaticamente.

27 26 Tabela 4 Gestão de Compras. Fonte: Próprio autor (2014) Nota-se que a Tabela 4, gera automaticamente relatório de compras, isso ocorre em função da interligação existente entre a gestão de estoques e a gestão de compras, os valores de estoque estão correlacionados com o valor de cada item, dessa forma quando um item recebe baixas em seu estoque de forma a extrapolar o limite de estoque mínimo, este é automaticamente multiplicado pelo número necessário deste material para que ele atinja novamente o estoque ótimo, este número é ainda multiplicado pelo valor unitário de cada produto, gerando assim, um relatório de necessidades de compra em tempo real.

28 ANÁLISE Tendo como principal objetivo deste trabalho a otimização no tempo despendido para o controle dos estoques e para a elaboração de relatórios de necessidades de compras da empresa Maria Zilma Farias Ferreira ME, podemos confirmar através Gráfico 1 abaixo que houve grande otimização no tempo empregado para a elaboração desta atividade. Gráfico 1 Ganho de Produtividade no Controle de Estoque. Ganho de Produtividade no Controle de Estoque (horas) ,20 0,45 1,00 2,25 9,00 4,00 48,00 108,00 Tempo Diespendido Para Controle de Estoque (ELETRÔNICO) Tempo Despendido Para Controle de Estoque (MANUAL) Fonte: Próprio autor (2014) Notamos que reduziu-se cerca de 60 horas por ano na atividade de gestão de estoques, estas horas eram distribuídas entre cadastro de entradas, cadastro de saídas e inventários anuais para controle fiscal, constante no Gráfico 2 logo abaixo podemos notar esta redução em percentual bastante significativa para a gestão de controle de estoque, com essa redução de tempo podemos atribuir novas funções para a atividade aprimorando desta forma cada vez mais a qualidade dos serviços prestados, visando a melhoria contínua.

29 28 (%) Gráfico 2 Otimização no Tempo de Gestão do Controle de Estoque. Otimização no Tempo de Gestão do Controle de Estoque 55,6 55,6 55,6 55,6 Média Diária Média Semanal Média Mensal Média Anual Fonte: Próprio autor (2014) O Gráfico 2 acima mostra uma redução de 55,6% no tempo atribuído para o controle dos estoques de matéria primas, de maneira bastante simples podemos concluir que com a implementação de um controle eletrônico de materiais a colaboradora efetua a sua atividade na metade do tempo antes gasto, isso sem considerar que de forma muito mais organizada e confiável. Ainda com relação a otimização de tempo na atividade de almoxarife no setor de produção da empresa Maria Zilma Farias Ferreira ME, existe a necessidade da elaboração de relatórios de compras, estes são baseados no estoque atual como principal índice para nova aquisição, com o emprego das planilhas de controle de estoque pode-se atribuir valores de estoques mínimos, máximos e ótimos, com isso gerando esta requisição instantaneamente. Pode-se notar no Gráfico 3 logo abaixo que para a elaboração do relatório de compras tivemos bons resultados no que diz respeito a otimização de recursos.

30 29 Gráfico 3 Ganho de Produtividade no Relatório de Compras. Ganho de Produtividade no Relatório de Compras (horas) ,02 3,00 0,20 36,00 Tempo Despendido Para Elaboração de Relatório de Compras(ELETRÔNICO) Tempo Despendido Para Elaboração de Relatório de Compras (MANUAL) Fonte: Próprio autor (2014) Estes resultados são ainda mais conclusivos quando analisado em percentual da redução do tempo como é apresentado no Gráfico 4 abaixo. Gráfico 4 Otimização do Tempo de Elaboração do Relatório de Compras. Otimização no Tempo de Elaboração do Relatório de Compras (%) ,4 99,4 Média Mensal Média Anual

31 30 Fonte: Próprio autor (2014) É inevitável não tocar no assunto custos quando se pode notar reduções de até 56% no tempo gasto em uma atividade, para tal o Gráfico 5 abaixo apresenta o custo médio com mão de obra atrelado ao controle de estoques. (R$) Gráfico 5 Redução no Custo com Controle de Estoque. Redução no Custo com Controle de Estoque 423,00 188,00 1,76 8,81 35,25 0,78 3,92 15,67 Custo Com Controle de Estoque (ELETRÔNICO) Custo Com Controle de Estoque (MANUAL) Fonte: Próprio autor (2014) Nota-se uma economia de mais de R$ 200,00 por ano com a implantação de um controle de estoques adequado, quando se observa o Gráfico 6 na sequência percebe-se redução equivalente percentual de 55,56% nos custos com gestão de estoques.

32 31 (%) Gráfico 6 Otimização no Custo de Gestão do Controle de Estoque. Otimização no Custo de Gestão do Controle de Estoque 55,56 55,56 55,56 55,56 Média Diária Média Semanal Média Mensal Média Anual Fonte: Próprio autor (2014) Para o Gráfico 7, nota-se uma redução ainda maior de tempo e dinheiro, onde tem-se resultados de economia de mais de R$ 140,00 por ano como podemos observar abaixo. Gráfico 7 Redução no Custo com a Elaboração de Relatórios de Compras. (R$) (R$) Redução no Custo com a Elaboração de Relatórios de Compras 0,07 11,75 0,78 141,00 Custo Com Elaboração de Relatório de Compras (ELETRÔNICO) Custo Com Elaboração de Relatório de Compras (MANUAL) Fonte: Próprio autor (2014)

33 32 O Gráfico 8 abaixo apresenta a redução percentual dos custos com a elaboração de relatórios de vendas, são resultados diretamente correlacionados com a redução de tempo despendido para a função, ou seja, apresentou-se redução de custos de mais de 94%. Gráfico 8 Otimização no Custo de Elaboração do Relatório de Compras. (%) Otimização no Custo de Elaboração do Relatório de Compras 99,4 99,4 Média Mensal Média Anual Fonte: Próprio autor (2014) Contudo a visão macro da situação da empresa Maria Zilma Farias Ferreira ME no tocante ao seu controle de estoques (matérias primas) e relatórios de necessidades de compras pôde-se concluir que se teve uma redução de aproximadamente 66% nos custos atribuídos a elaboração de relatórios de estoque, a qual engloba desde a manutenção dos estoques, in put s e out put s, até a emissão de relatórios pertinentes a atividade de almoxarifado, sendo que estes montantes financeiros os quais puderam ser reduzidos são relativos a mão de obra, mesmo assim, são valores bastante impressionantes independentemente do montante a ser economizado e do tamanho da organização, este valor em percentual pode ser melhor observado no Gráfico 9 o qual é apresentado a seguir.

34 33 Gráfico 9 Otimização de Custo na Elaboração do Relatório de Estoque. Otimização de Custo na Elaboração do Relatório de Estoque (%) ,53 66,53 Média Mensal Média Anual Fonte: Próprio autor (2014) No Gráfico 10, nota-se a redução total de custos em dinheiro, onde se teve uma redução anual de mais de R$ 350,00 por ano. Gráfico 10 Redução no Custo Total. Redução no Custo Total 564,00 (R$) Custo Total Com Sistema (ELETRÔNICO) ,73 47,00 188,78 Custo Total Com Sistema (MANUAL) Fonte: Próprio autor (2014)

35 34 Tabela 5 - Pay- Back. Pay-Back Resultado Anualizado Ganho Anuzlizado Investimento Pay-Back R$ 375,22 255,00 0,68 Fonte: Próprio autor (2014) Pay-Back 0,68 ano ou 8 meses Notou-se que após a implantação do programa de controle de estoques, as prateleiras de armazenamento de materiais sofreram mudanças quanto as suas funcionalidades, diversos produtos os quais se encontravam em caixas e sem identificação, passaram a ser dispostos separados por cor, utilização e tipo de produto, observa-se na Figura 6 logo abaixo a maneira antiga de controle de estoques. Figura 6 Metodologia de Armazenagem Antiga. Nota-se na figura a seguir (Figura 7) que o armazém, sem custo adicional com prateleiras ou semelhantes, sofreu uma readequação no que diz respeito a disposição dos seus itens.

36 Figura 7 Metodologia de Armazenagem Atual. 35

37 36 5 CONCLUSÕES E SUGESTÕES Sabe-se quanto à dificuldade de se administrar uma empresa quer ela seja de pequeno, médio ou grande porte, as variáveis associadas são muitas e por muitas vezes os administradores quando não capacitados e/ou não conseguem lidar com as adversidades encontradas no caminho acabam levando a empresa à falência. É de vital importância para qualquer empresa que se tenha o correto controle de seus estoques, estoques de produtos acabados e estoque de matérias primas, informações como ponto de estoque baixo e alto são essenciais para a tomada de decisão e qualquer administrador. Notou-se durante o período deste projeto a deficiência na forma de controle de estoques da empresa em questão, onde todos os apontamentos eram feitos de forma manual, a qual era facilmente suscetível a falhas e de forma que esta atividade demandava muito tempo, conforme pôde-se observar na Figura 3 e Figura 5, as quais seguem abaixo em forma de comparativo como antes e depois. Figura 3 - Controle de Estoques Inadequado. Figura 5 Controle de Estoques Atual. Contudo após a aplicação de alguns conceitos teóricos com as pessoas envolvidas, e a aplicação do programa de controle de estoques propriamente dito, notamos diversos benefícios, o primeiro deles foi a velocidade com qual a tarefa é executada, onde se reduziu em 56% o tempo gasto com controle de estoques a mais de 99% de redução no tempo despendido com emissão de relatórios, outro grande ganho atrelado ao programa de controle é a confiabilidade dos dados, haja vista o controle de mais apurado dos dados.

38 37 Notou-se também que, após a elaboração de planilhas para controle de materiais a organização dos materiais relativos a produção aumentou significativamente, facilitando o registro de entrada e de saída de materiais. Ganhos financeiros foram da mesma forma contabilizados, uma vez que a pessoa responsável pelo controle de estoque poderá aumentar o seu tempo dedicado a outras funções, ou até mesmo, em uma atitude mais radical manter a colaboradora responsável pelo controle de materiais em meio período reduzindo o custo com encargos trabalhistas e remuneração. Com relação ao custo benefício o pay back foi de apenas 8 meses, ou seja, prazo bastante aceitável haja vista os benefícios envolvidos. Outro aspecto bastante importante e relevante ao projeto de estágio implantado foi a satisfação e motivação da colaboradora diretamente envolvida com o programa de controle de estoques, foi possível notar o grau de comprometimento aumentando com o passar do tempo, e isso é muito gratificante, haja vista a simplicidade do projeto em questão. Como sugestão de trabalhos futuros, a implantação de sistemas para a aferição de acurácia dos estoques será primordial, como também a aplicação de custeio pelo método A,B,C. Será interessante também como trabalhos futuros, atribuir através dos produtos com maior rotatividade e os produtos acabados os quais estes irão originar, traçar uma projeção de produção e vendas através das baixas de estoque, com isso poderá ser criado um modelo de previsão de demanda, onde o administrador poderá utilizar esta ferramenta como base para a tomada de decisão tentando prever e/ou antecipar seu posicionamento de mercado.

39 38 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. 4. ed. Porto Alegre, RS: Boockman, BOWERSOX, Donald J. CLOSS, David. Logística empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. São Paulo: Atlas, CONRADO, O. Logística Integrada. São Paulo: Atlas 2007 CORRÊA, Henrique L.; GIANESI, Irineu G. N.; CAON, Mauro. Planejamento, programação e controle da produção MRP II / ERP. 4. ed. São Paulo: Atlas, DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: uma abordagem logística. 4. ed. São Paulo: Atlas, DRUCKER, Peter. Administrando em tempos de grandes mudanças. Tradução: Nivaldo Montingelli Jr. São Paulo: Publifolha, FERNANDES, Luiz Antônio. Administração de recursos materiais/patrimoniais. Socorro, S.P. : Faculdade XV de Agosto (apostila) PORTER, M. E. Towards a dynamic theory of strategy. Strategic Management Journal: Winter Special issue. POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logística. 4ª ed. - São Paulo: Atlas, SLACK, Nigel et al. Administração da produção. Edição Compacta. São Paulo: Atlas, 1999.