Gestão de Estoques em Materiais de uso Hospitalar: Análise de Modelo utilizado num Hospital Universitário Público (Estudo de Caso)

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1 Gestão de Estoques em Materiais de uso Hospitalar: Análise de Modelo utilizado num Hospital Universitário Público (Estudo de Caso) Edimar Alves Barbosa (UFCG) Luciano Gomes de Azevedo (UFCG) Antonio de Mello Villar (UFPB) Resumo Neste trabalho é apresentado o resultado de uma pesquisa realizada junto a uma unidade hospitalar universitária pública, destacando-se a importância da administração de materiais, com ênfase na gestão de estoques em materiais de uso hospitalar, enfocando os setores de compras, almoxarifado, farmácia e dispensário de medicamentos. Além de serem identificadas as principais disfunções que mais influenciam negativamente na gestão do estoque desse tipo de material na instituição estudada, foram destacadas questões interrelacionadas, tais como: a falta de uma política única, voltada para estoques, caracterizada, sobretudo, quanto à própria estrutura da administração de materiais como serviço, ao dimensionamento físico dos setores envolvidos, à forma de aquisição de materiais, a periodicidade dos inventários e ao número de itens estocados. Finalmente, foram elaboradas algumas recomendações que poderão contribuir significativamente para o aperfeiçoamento do processo da gestão de estoques em materiais de uso hospitalar, de forma a assegurar, de maneira otimizada, o reabastecimento racional e regular dos itens necessários à manutenção do fluxo operacional da instituição, destacando-se a minimização do capital investido, não só na organização estudada, assim como em outras instituições hospitalares com características e variáveis semelhantes. Palavras-Chaves: Gestão de estoques, Materiais de uso hospitalar, Hospitais universitários públicos. 1. Introdução Segundo PATERNO (1990), em qualquer tipo de organização, incluindo-se as instituições hospitalares universitárias públicas, a gestão de estoques - mais especificamente em materiais de uso hospitalar -, como um ideal, deve estar voltado para o futuro. Este princípio freqüentemente é ignorado na prática, em grande parte porque o estado atual da arte em gestão de estoques de materiais não proporciona sistemas de controle que efetivamente permitam a percepção de desvios indesejáveis em relação aos planos, antes que ocorram, e que permitiria a tomada, em tempo hábil, de medidas para corrigi-los. De acordo com SLACK (1999), os estoques são recursos ociosos que possuem valor econômico, os quais representam um investimento destinado a incrementação das atividades de produção e servir aos clientes. Entretanto, a formação de estoques envolve a imobilização de recursos financeiros, que pode não estar tendo nenhum retorno do investimento efetuado e, por outro lado, pode ser necessitado com urgência em outro segmento da empresa, motivo pelo qual o gerenciamento de estoques deve projetar níveis adequados, objetivando manter o equilíbrio entre estoque e consumo. ENEGEP 2004 ABEPRO 1139

2 É importante ressaltar o fato de que, as inúmeras atividades desenvolvidas pela gestão de estoques desde a compra, passando pelo armazenamento e indo até o consumo, sempre são acompanhadas por uma série de problemas, compreendendo o material em si, sua movimentação interna e externa, sua estocagem, o pessoal envolvido etc. 2. Objetivo Investigar o modelo de gestão de estoques em materiais de uso hospitalar adotado em unidades hospitalares universitárias públicas, tendo como foco de estudo a área de materiais do hospital universitário público X", envolvendo: compras, almoxarifado, farmácia hospitalar e dispensário de medicamentos, visando identificar as possíveis disfunções existentes, tendo como referência às modernas técnicas da engenharia de produção e os modelos teóricos de gestão de estoques disponíveis, oferecendo condições que permitirão - se implementadas as ações sugeridas -, transformar a sua gestão de estoques em materiais de uso hospitalar, numa administração produtiva e de qualidade, trazendo benefícios para todos os envolvidos no processo. 3. Metodologia No que diz respeito à metodologia, foram definidas as variáveis de investigação (que mais tarde foram trabalhadas na pesquisa), tendo como referência as fases de planejamento e controle de estoques de materiais de uso hospitalar, através das ações desenvolvidas por: Recursos Humanos (treinamento, nível de qualificação, trabalho executado, atendimento, confiabilidade relações interpessoais); Compras (preço, qualidade, quantidade e prazo de entrega); Normalização (seleção/padronização, especificação, classificação e codificação); Política de Estoques (consumo médio mensal, tempo de reposição, lote de encomenda, estoque de segurança e estoque máximo); Localização/Distribuição Física (localização de materiais e racionalização de espaço físico) e, finalmente, pelo Fluxo de Materiais e Informações (fluxos adotados e fluxos ideais). 4. Dados Obtidos O levantamento e coleta de dados, propriamente ditos, tiveram como referência as variáveis de investigação definidas na fase de metodologia, destacando-se: a) o Setor de Recursos Humanos (treinamento e qualidade no atendimento), b) o Setor de Compras e c) a Política de Estoques, conforme pode ser visto a seguir: a) Recursos Humanos Treinamento - Verificou-se que a instituição estudada não possui uma política de treinamento para os funcionários envolvidos com a gestão de estoques, fazendo com que grande parte das tarefas diárias sejam executadas com base no empirismo, na experiência pessoal, na orientação de colegas de trabalho e/ou em função dos próprios erros cometidos e, às vezes, detectados. A seguir, apresentam-se os dados correspondentes: ENEGEP 2004 ABEPRO 1140

3 Ordem Nível de Treinamento de Funcionários Percentual (%) 1 Treinados 55,40 2 Não-treinados 44,60 Quadro 1 Treinamento de funcionários Esses dados podem ser melhor observados através da figura 1, abaixo: Percentual (%) 55,40 44,60 Treinados Não Treinados Número de Funcionários Figura 1 Programa de treinamento Atendimento No que diz respeito a este item, verificou-se que o tipo de atendimento dispensado pelo pessoal envolvido com a gestão de estoques, aos seus usuários (clientes internos), foi considerado regular, por uma grande maioria dos mesmos, conforme pode ser verificado no quadro 2, abaixo: Ordem Classificação Percentual (%) (Atendimento) 1 Satisfeitos 37,04 2 Mais ou menos satisfeitos 62,96 Quadro 2 - Atendimento ao cliente (Nível de satisfação) Esta situação pode ser mais bem compreendida através da figura 2, a seguir: ENEGEP 2004 ABEPRO 1141

4 Percentual (%) 37,04 62,96 Bom Atendimento Regular b) Compras Figura 2 - Nível de satisfação do Cliente interno O não desenvolvimento das funções de Planejamento e Controle, em materiais de uso hospitalar, provoca constante ameaças de faltas desse tipo de material, levando a administração superior da unidade hospitalar universitária pública estudada, a optar, não raramente, pela efetivação das chamadas compras de emergências, operacionalizadas de forma legal e justificada, através de consultas e/ou compras diretas, resultando em investimentos financeiros relativamente elevados, em função dos valores pagos por itens adquiridos, cujos preços estão sempre acima daqueles normalmente praticados se esses produtos fossem adquiridos através do processo oficial e normal de compras, via licitação pública. A média anual do tipo de compras praticado pode ser verificada no quadro 3, a seguir: Ordem Compras Percentual (%) 1 Emergencial/Consulta 45,56 2 Através de Licitação 54,44 Quadro 3 - processos de Compras Esta situação pode ser mais bem compreendida através da figura 3, a seguir: Percentual (%) 54,44 45,56 Consulta/Emergência Processo de compras Licitação Figura 3 - Modalidade de Compras ENEGEP 2004 ABEPRO 1142

5 c) Política de Estoques Durante o processo de levantamento e coleta de dados, apurou-se que a política de estoques atualmente praticada pela instituição, é extremamente empírica e sem nenhuma consistência técnica, nem cientifica, já que embora seja calculado individualmente o Consumo Médio Mensal (CMM) dos materiais de uso hospitalar, para cada item, não existem tecnicamente processos que efetivamente: a) Observe o Tempo de Reposição (TR) para os materiais de uso hospitalar, b) Calcule o Lote de Encomenda (LE), por item, c) Calcule o Estoque de Segurança (ES) e d) Calcule o Estoque Máximo (Emax) dos materiais de uso hospitalar em estoque. 5. Conclusão Os setores do hospital universitário público estudado, que tratam da gestão de estoques de materiais de uso hospitalar contam, nos seus quadros, com um considerável número de funcionários, aparentemente dedicados e responsáveis, porém pouco treinados para exercerem as tarefas inerentes às atividades ali desenvolvidas. Além disso, as limitações de ordem estrutural, físico, financeiro, material e, de máquinas e equipamentos, parece induzir seus gestores e, consequentemente seus servidores, a não investirem em ferramentas modernas da gestão de estoques. Na visão de CASTELLAR (1995), entende-se que a gestão de materiais, mais precisamente de estoques em materiais de uso hospitalar, assim como o próprio hospital como instituição, precisa empenha-se em proporcionar meios que permitam a melhoraria de sua eficiência, eficácia e da qualidade dos seus serviços. Nesse contexto, a situação da unidade hospitalar estudada - que parece não ser uma exceção no contexto das instituições hospitalares universitárias públicas -, destaca-se muito o almoxarifado e a farmácia hospitalar e quase nunca as gestão de materiais. Fica uma impressão muito forte de que administrar estoques significa apenas cuidar do armazenamento de itens, quando se sabe que, na prática, representa trabalhar com técnicas e arte, todas as atividades, em todas as suas etapas, envolvendo esse tipo de material; Enfim, tendo como referencial as variáveis e hipóteses formuladas aos dados obtidos na pesquisa, pode-se concluir que em apenas uma reduzida parte dos setores envolvidos com a gestão de estoques em materiais de uso hospitalar, há um desempenho técnico reconhecidamente aceitável nas atividades ali desenvolvidas. A mesma análise levou também a outra conclusão, crônica em suas causas e preocupantes em suas conseqüências, que não existe uma homogeneidade em termos de ações voltadas para uma política de estoques. A falta de uma política única, voltada para Estoques, é verificada, sobretudo quando à própria estrutura da administração de materiais como serviço, ao dimensionamento físico dos setores envolvidos, à forma de aquisição, a periodicidade dos inventários e ao número de itens estocados. Merece ainda ser citada a falta de conhecimento de técnicas básicas da Administração de Materiais tais como: técnicas de Classificação; técnicas de Controle, etc. Finalmente, no que diz respeito aos Controles, conclui-se que existe uma preocupação reconhecidamente maior sobre dinheiro do que sobre materiais. ENEGEP 2004 ABEPRO 1143

6 6. Recomendações Finais As recomendações abaixo, inicialmente apresentadas para a organização como um todo e, em seguida, para os setores envolvidos diretamente com a gestão de estoques em materiais de uso hospitalar; são que: Seja elaborado um Programa de Treinamento e Capacitação Profissional que contemple o oferecimento de cursos de treinamento e reciclagem a todos os funcionários lotados nos setores envolvidos com a gestão de estoques como meio de maior motivação e melhor conhecimento das Técnicas Básicas da Administração de Materiais, como: técnicas de estocagem, de controle, de classificação, padronização, codificação, ABC, XYZ, etc.; Sejam investidos recursos financeiros na compra de máquinas e equipamentos computacionais que permitam modernizar e informatizar parte do processo; Seja criado - para facilitar a árdua tarefa de administrar materiais de uso hospitalar - um Serviço de Administração de Materiais com uma estrutura capaz de centralizar todas as atividades envolvendo Compras; Almoxarifado; Farmácia Hospitalar e Dispensário de Medicamentos; Seja traçado um Plano de Ação, junto ao setor de compras, compreendendo: planejamento; coordenação; direção e controle de todas as atividades relacionadas com a aquisição de materiais de uso hospitalar, através de ações tais como: fixando limites, direções, tendências, provendo informações, de forma que seja se evitado compras mal dimensionadas e mal negociadas; Sejam estabelecidas regras rígidas para a aquisição desses materiais, ouvido sempre às chefia do Almoxarifado; da Farmácia e do Dispensário de Medicamentos, de forma que as compras sejam efetivadas, por item, em Processos Licitatórios, evitando-se a prática das às chamadas compras de emergência e/ou consultas ; Seja implantado um sistema de normalização, principalmente a padronização e a uniformização de procedimentos e impressos utilizados na área de materiais, de forma que todos os setores envolvidos conheçam e trabalhem, na medida do possível, com os mesmos modelos, na execução de operações; tais como: pedido de suprimento (compras); controle diário de entrada de materiais; ficha de controle físico; livro de registros e ocorrências etc.; Sejam estabelecidas especificações oficiais para impressos a serem utilizados nas operações correspondentes; tais como: Pedido de Suprimento; Ordem de Compra; Ficha de Fornecedores; Ficha de Produto; Cotação de Preços; Relatório Diário de Entrada de Mercadorias; Ficha de Prateleira; Ficha de Controle Físico de Estoque, Ficha de Controle Contábil, Requisição Interna; Nota de Débito; Nota de Devolução; Nota de Transferência; Ficha de Inventário Físico; Classificação ABC e, finalmente, Classificação XYZ. Sejam adotados parâmetros técnicos na gestão de estoques de materiais de uso hospitalar, de forma que se tenha planejamento e controle sobre os níveis de estoques; tais como: Consumo médio mensal; tempo de reposição; lote de encomenda; estoque de segurança; estoque máximo etc.; Seja criado e implantado um sistema que contemple a padronização de rotinas administrativas, tendo como objetivo dinamizar para as ações desenvolvidas no setor, compreendendo: pedido de suprimentos; recebimento de medicamentos; preenchimento de mapas de medicamentos (entorpecentes e psicotrópicos); preenchimento de livro de medicamentos (entorpecentes e psicotrópicos) e Inventário de medicamentos; ENEGEP 2004 ABEPRO 1144

7 7. Referências CASTELAR, Rosa Maria; MORDELET Pratrick e GRABOIS Victor - Gestão Hospitalar: um desafio para o hospital brasileiro. Paris: Editions École Nationale de la Santé Publique, MEZOMO, João Catarin Qualidade Hospitalar: Reinventando a Administração do Hospital Centro São Camilo de Desenvolvimento em Administração da Saúde São Paulo, PATERNO, Dario A Administração de Materiais no Hospital. - São Paulo: Centro São Camilo de Desenvolvimento em Administração de Saúde, RIBEIRO, Augusta Barbosa de Carvalho Administração de Pessoal nos Hospitais. 2. edição São Paulo, LTR - FENAME, SLACK, Nigel Administração da Produção / São Paulo: Atlas, TAPPAN, F. N. Administração Hospitalar Tradução Ida Rosenthal e Caio Rosenthal. São Paulo, ENEGEP 2004 ABEPRO 1145