Han12 FICHA TÉCNICA APRESENTAÇÃO

Transcrição

1 Han12 FICHA TÉCNICA APRESENTAÇÃO O Sistema Ficha Técnica (FT) é um software que tem por objetivo proporcionar a composição de custos de produto de forma simplificada, sem custos e manutenção. As tabelas do sistema foram concebidas para simplificar ao máximo sua operação, trazendo somente campos necessários para a obtenção do custo do produto produzido. Permite ainda, que sejam criadas fichas técnicas de componentes que podem ser utilizados em vários produtos finais. A grande dúvida de todos os pequenos empreendedores é o custo de fabricação de seus produtos, e com ele, ter a base para a formação do preço de venda. Por isso, muitos não possuem o custo ou ainda o fazem de forma superficial. Em ambos casos o resultado é a oferta do produto com preços muito abaixo ou muito acima do valor real. Se for muito abaixo, gera prejuízos e o resultado de trabalhar sem retorno. Se for muito acima, causa estagnação das vendas ao ser avaliado pelo consumidor como dispendioso. Normalmente, pequenos negócios são administrados e conduzidos pelos proprietários, que dispõem de pouco ou quase nenhum tempo para contabilizar seus custos a cada movimentação de compra e alteração de preços dos insumos. São profissionais em suas áreas e trabalham diretamente acompanhando cada processo, por isso fazem compras e logo precisam saber os reflexos desta no produto final. É nesse momento que o sistema Ficha Técnica auxilia e oferece uma visão exata, recalculando imediatamente e informando o novo custo. Custos fixos, e outras despesas que não influem diretamente no produto, devem ser monitoradas, obtidas com o profissional da área contábil.

2 Com essa informação, o empresário pode: 1. Reajustar o preço de venda e assim evitar perdas. 2. Entender melhor o consumo existente e trabalhar para efetuar a produção de forma mais eficiente, evitando desperdícios e otimizando a utilização da mão de obra. 3. Compreender que o bom controle do custo, proporciona um bom preço de venda que acarreta demanda cada vez maior. 4. Planejar, determinar quantidades a produzir e comercializar para atingir o ponto de equilíbrio necessário à existência do empreendimento e suprir seu próprio pagamento. O conhecimento dos custos detalhados da produção é fator fundamental para o sucesso da empresa, principalmente aquelas que estão começando. Nesse pequeno manual, são apresentados alguns exemplos de custeio de produção e outras despesas incidentes.

3 Índice 1. Instalação 2. Iniciando 3. Menu Inicial 4. Produtos a. Matéria Prima b. Componentes c. Produto Final 5. Funções a. Cálculo de custos e encargos 6. Equipamentos a. Custo/Hora de equipamentos e luz/água 7. Ficha Técnica a. Nivelamento b. Materiais c. Mão-de-Obra d. Equipamentos e. Terceiros f. Custos Adicionais i. Impostos ii. Fretes iii. Encargos 8. Relatórios a. Materiais b. Componentes c. Produtos Finais d. Ficha Técnica Resumida e. Ficha Técnica Expandida f. Previsão de Consumo 9. Atualizações a. Funcionalidades para a próxima versão 10. Contatos a. b. Skype c. Facebook

4 1. Instalação Para instalar o software Ficha Técnica, execute o arquivo disponível para download. A tela inicial de boas vindas será apresentada, clique em Avançar. Escolha a pasta destino onde será instalado o sistema. Se preferir escolha outra pasta. Clique em Avançar para continuar a instalação.

5 Escolha o nome para exibição no Menu Iniciar do Windows. Para manter o mesmo nome sugerido clique em Avançar. Após a configurações, é apresentada a tela com as opções escolhidas. Se necessário, a opção Voltar permitirá refazer. Para confirmar a instalação clique no botão Instalar confirme a instalação Instalar.

6 Durante a instalação poderá mostrar a mensagem apresentada na figura, clique em Não para continuar. Durante a instalação poderá mostrar a mensagem apresentada na figura, clique em Não para continuar.

7 Ao final da instalação será apresentada a tela a final. Mantenha desmarcada a opção Executar Adaptador de Arquivos Esse é um recurso que prevê alterações futuras.

8 2. Iniciando Um atalho será criado no desktop, dê um duplo clique para executar o software. Na primeira vez que esta aplicação é executada, o banco de dados onde as informações serão armazenadas ainda não existe. Por esta razão, nesta ocasião, será solicitada a entrada de um diretório onde este banco de dados irá ficar. Uma vez informado este diretório, esta aplicação cria automaticamente um banco de dados vazio, pronto para receber os dados a serem manipulados. Quando é criado este banco de dados, a aplicação cria também o arquivo de inicialização (.INI), no qual ela passa a manter gravadas todas as configurações, posições de janelas e diversas outras informações importantes, no decorrer da operação do sistema. Sempre que uma pessoa executar a aplicação, será solicitada a entrada de duas informações: nome e senha do usuário. Essas duas informações, em conjunto, serão utilizadas para verificar se esta pessoa tem permissão para ativá-la e, em caso positivo, quais são as permissões a ele concedidas na aplicação, dentro do plano de senhas estabelecido. A tela a seguir mostra um exemplo de como são solicitadas estas informações: Na primeira vez utilize usuário PRODUCAO e senha FTEC.

9 Ao iniciar, se não estiver preenchido o cadastro, serão solicitadas informações da Empresa / Usuário do sistema conforme figura a seguir: Após concluído o cadastro, clicar no botão Gravar, então, a janela de parâmetros poderá ser fechada. 3. Menu Inicial

10 4. Produtos Para uma melhor otimização, na mesma tabela o usuário poderá cadastrar Matéria Prima, Componente e Produto Final, identificando os registros pelo campo Tipo. Código: É o sequencial de cadastro do sistema. Gera automaticamente e não pode ser alterado. Descrição: Descrição do Material, Componente ou Produto Final. Unidade: Campo que determina a unidade de comercialização ou utilização. Custo Unitário: Informe o custo de compra - Apenas para matérias primas. Componentes e Produto Final não necessitam preenchimento, pois a ficha técnica efetuará o cálculo destes. Tipo: Informe Matéria Prima para insumos, Componentes para itens fabricados que compõem o produto final e Produto Final para informar produto produzido que será comercializado. Observações: Espaço disponibilizado para quaisquer informações adicionais. Imagem: Campos que podem conter imagens ilustrativas em formato JPG ou BMP. Exemplo de Matéria Prima

11 Exemplo Componente Exemplo Produto Final

12 5. Funções Tabela para informar o custo/hora de funções desempenhadas por funcionários da empresa. Código: É o sequencial de cadastro do sistema. Gera automaticamente e não pode ser alterado. Descrição: Descrição da Função. Custo/Hora: Campo que determina o valor por hora da função. Deve ser preenchido. % Encargos: Campo para informar encargos de folha de pagamento. Pode ser obtido com o contabilista da empresa ou calculado conforme modelo abaixo. Como obter o Custo hora do funcionário ou função: Obter a quantidade de horas mensais previstas para a função Exemplo: 44 h/semanais X 4 = 176 h/mês* Salário do funcionário ou função Exemplo 1.750,00 Calcular custo/hora aproximado R$ 1.750,00 / 176 h = R$ 9,94 * Por CLT o total de horas mensais previstas é 220 por considerar o descanso semanal remunerado. Para efeito de custos é conveniente considerar as horas efetivamente trabalhadas. Como calcular percentual de encargos trabalhistas: O exemplo a seguir é uma sugestão, a forma mais correta é buscar com o contador para apurar com exatidão os percentuais incidentes. Considerando um salário de R$ 1.750,00 o empregador responsabiliza-se mensalmente pelos encargos: - 13º Salário (1/12 avos) = R$ 145,83 - FGTS 8% = R$ 140,00 - Férias (1/12 avos) = R$ 145,83 * - 1/3 Férias = 43,61 ** - INSS (21%) = 367,50 *** Total Encargos com INSS = R$ 842,27-48,13 % Total Encargos sem INSS = R$ 475,27-27,16 % Obtém-se o percentual de encargos com a seguinte fórmula: (Total Encargos / Salário)*100 * Pode-se considerar como custo de um salário o período de férias que o funcionário usufrui. ** São 33,33% de valores adicionais incidentes sobre o salário a serem concedidos ao funcionário quando férias.

13 *** Percentual incidente somente para empresas enquadradas no regime normal. Regime tributário Simples ou MEI são isentos. 6. Equipamentos Tabela para informar custo/hora de equipamentos empregados. Código: É o sequencial de cadastro do sistema. Gera automaticamente e não pode ser alterado Descrição: Descrição do equipamento. Custo/Hora: Custo/hora estimado pelo seu consumo e depreciação Cálculo de Consumo de Gás - Obter o consumo do equipamento pelas características do fabricante, exemplo 0,250 kg/h - Medir o tempo que o equipamento estiver consumindo gás, exemplo 1h - Obter o custo/kg do gás (R$ 45,00 / 13 kg = 3,4615) - 0,250 (consumo/hora) X 3,4615 (Custo/kg) = R$ 0,866 / hora O resultado pode ser atribuído no cadastro do equipamento. Na ficha, será informado a quantidade utilizada e esta efetuará o cálculo automaticamente. Cálculo de Consumo de Energia elétrica Obter a potência do equipamento nas características elétricas, exemplo Watts/hora - Obter na fatura de energia o custo da tarifa kw/h, exemplo 0, (watts/h) / 1000 = 12 (kw/h) - 12 (kw/h) x 0,18322 (tarifa kw/h) = R$ 2,19864 / Hora Exemplo Equipamentos

14 7. Ficha Técnica Módulo para a composição do custo do produto final. Para efetivar a composição, deve-se ter cadastrado em Produtos todas as Matérias Primas e seus respectivos custos, também é necessário cadastrar Componentes e Produtos Finais, estes últimos com custo calculado pelos lançamentos em Ficha Técnica. a. Nivelamento Nível - Descrição 1 - Produto Final 2 - Componente 3 - Matéria Prima - Um produto final poderá conter quantos componentes e matéria prima necessária - Um componente poderá conter quantas matérias primas necessárias. - Matéria prima não poderá ter ficha técnica inclusa. b. Cada uma das estruturas denominadas "Produto Final" ou "Componente" poderá conter em sua composição: Custos de Mão-de-Obra, Equipamentos e Serviços terceirizados. c. Mão-de-Obra, deve ser informado o tempo cronometrado. Para o cálculo em ficha

15 técnica, o custo/hora será acrescido dos encargos na tabela Funções. d. Equipamentos, também deve ser informado o tempo cronometrado. O custo/hora é informado na respectiva tabela. e. Serviço de Terceiros, deve ser informada a descrição do serviço ou nome do fornecedor, a quantidade empregada, e custo unitário. Para situações que em que não há possibilidade de mensuração do tempo em mão-deobra, equipamentos a incidência destes podem ser informadas através de "Outras Informações", nos "Custos Adicionais" da ficha técnica. Há ainda, campos em percentual para determinar custos adicionais de Impostos, Frete e demais encargos como comissões. Exemplo Ficha Técnica Componente: O rendimento deve ser calculado de acordo com a unidade utilizada, por exemplo, nesta massa para pastel abaixo, a receita rende 1,5 KG.

16 Exemplo Ficha Técnica Produto Final: O custo total para fazer 55 pastéis de carne é R$59,72, e o custo unitário de cada pastel é R$ 1,08. A partir deste cálculo é possível definir o preço de venda, de acordo com o operante do sistema. É possível tirar relatórios também, salvar em PDF ou imprimir.

17 8. Relatórios Existem 10 relatórios no Ficha Técnica: 1. Materiais Lista todas as matérias primas cadastradas, valores e afins. 2. Componentes Lista todos os componentes cadastrados, valores e afins. 3. Produtos Finais Lista todos os produtos finais cadastrados, valores e afins. 4. Funções Lista todas as funções cadastradas, valores e afins. 5. Equipamentos Lista todos os equipamentos, valores e afins. 6. Produtos Formulados Lista todos os produtos que possuem ficha técnica. 7. Ficha Técnica Resumida Mostra a ficha técnica do produto resumidamente. 8. Ficha Técnica Explodida É a ficha técnica completa do produto, com todos os detalhes e valores. 9. Previsão de Consumo Resumida Calcula o custo para produção de certo produto em escala, de forma resumida. 10. Previsão de Consumo Explodida Calcula o custo para produção de certo produto em escala, de forma detalhada. Exemplo:

18 9. Funcionalidades para a próxima versão Ficha Técnica PRO contará com: 10 campos para imagens nos produtos Impressão de Ficha Completa com imagens Formação de preço de venda Histórico de alteração de preços Histórico de alteração de custos Fornecedores 10. Contatos contato@gsassessoria.com.br Skype: suporte3-gsassessoria Facebook: facebook.com/ftecnica Obrigada por escolher a GS Sistemas! Bons negócios e avante!