Setor: CQMA Data: 05/12/2013 Local: SALA DE REUNIÕES DO CQMA Sistema: ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005

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1 Setor: CQMA Data: 05/12/2013 Local: SALA DE REUNIÕES DO CQMA Sistema: ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 Participantes Setor Ramal Maria Ap. Faustino Pires CQMA 9194 Marycel B. Cotrim CQMA 9305 Helio Akira Furusawa CQMA 9318 João Cristiano Ulrich CQMA/LCQ 9365 José A. Seneda CQMA 9308 Marcos A. Hortellani CQMA/LCQ 9381 Itens avaliados: - A contínua adequação do sistema de gestão ambiental, saúde e segurança no trabalho em relação a mudanças de condições e informações (Especifico para sistemas que atendam NBR ISO e/ou OHSAS 18001) - Desempenho dos fornecedores - Mudanças que possam afetar o sistema de gestão - As preocupações das partes interessadas pertinentes - Recomendações para melhoria - Treinamento Observações: 1. Devem ser recolhidas informações e avaliados obrigatoriamente todos os assuntos, conforme escopo. Se algum item específico não for aplicável ao escopo, este deve ser preenchido com a seguinte frase: Item não aplicável ao escopo. (Ex. O item 12 para sistemas não relacionados a Laboratórios de Ensaio e/ou Calibração). 2. Se por algum motivo não houver informação relevante para ser apresentada na reunião em questão, o item correspondente deste formulário deve ser preenchido com a seguinte frase: Informações insuficientes para análise crítica devido a, este assunto será discutido em reunião específica agendada para. (Ex. Satisfação de Cliente - não concluída em função da agenda definida para esta atividade será realizada após realização da pesquisa). 3. O Item ação pendente aborda a entrada: Situação das ações oriundas das Análises Críticas pela Direção anteriores. 4. O item recomendações para melhoria aborda as saídas relacionadas a decisões e ações para melhoria da eficácia do sistema, dos processos e dos produtos, bem como necessidade de recursos, conforme aplicável. FM-IPN V1 1 de 7

2 ASSUNTOS GERAIS 1. Resultados das auditorias internas e/ou auto avaliações 2. Avaliações realizadas por organizações externas 3. Realimentação do cliente (reclamações, pesquisa de satisfação) e comunicação proveniente de partes interessadas externas (reclamação) (requisito NBR ISO 14001) 4. Situação das ações preventivas e corretivas 5. O nível de atendimento aos requisitos regulamentares 6. Adequação de Políticas e Práticas 7. O nível de atendimento aos objetivos e metas 8. Desempenho de processo e conformidade de produto (controle de não-conformidades de processo e de produto) 9. Situação de atividades relacionadas às parcerias estratégicas e resultado das atividades de comparação com as melhores práticas (benchmarking), onde e quando aplicável. 10. Mudanças que possam afetar o sistema de gestão, negócio e/ou setor/instituição (fatores financeiros, sociais, ambientais, estatutários e regulamentares, além de volume e tipo de trabalho no caso de laboratórios que atendam a NBR ISO 17025) Ata da 14ª RAC-CQMA. Escassez de recursos humanos. O CQMA, assim como todo o IPEN, continua com necessidade de novos recursos humanos. Continua a necessidade de recursos humanos por causa da: redução do quadro (Servidores do CQMA em fase de aposentadoria) e Formação de l (requer tempo para treinamento do l nos procedimentos do CQMA). Essas situações já foram abordadas nos anos anteriores e não foi possível chegar a uma solução. A ideia é continuar trabalhando com bolsistas, estagiários e colaboradores, além de solicitar aos servidores em fase de aposentadoria que estes fiquem mais um tempo na ativa. A formação de l requer tempo para treinamento nos procedimentos do CQMA. Está previsto um concurso público em 2014, porém o CQMA não será contemplado com vagas. Gerenciar os aspectos apontados para tentar minimizar o impacto sobre as atividades do centro. Gerência Contínuo Será avaliado em cada situação 11. As preocupações das partes interessadas pertinentes. Ata da 14ª RAC-CQMA. CNEN Cumprimento dos requisitos regulamentares. (licenciamento) IBAMA Cumprimento do TAC firmado entre CNEN e IBAMA. Clientes Atendimento das expectativas quanto às análises realizadas. Sociedade O Centro não tem atividades voltadas à sociedade. Servidores Sobrecarga de trabalho para alguns e aposentadorias FM-IPN V1 2 de 7

3 - Licenciamento junto à CNEN. Item discutido na reunião de entradas do dia 02/12/13 no item O nível de atendimento aos requisitos regulamentares. - Cumprimento do TAC-IBAMA. Sem pendências em Clientes. Item discutido na reunião de entradas do dia 03/12/13 no item Realimentação do cliente (reclamações, pesquisa de satisfação) e comunicação proveniente de partes interessadas externas (reclamação). - Sociedade. O Centro não tem atividades voltadas à sociedade. - Servidores. Não houve nenhum progresso em relação à necessidade de RH. Em relação à CNEN e o licenciamento, este item foi discutido na reunião de entradas do dia 02/12/13. Em relação ao IBAMA, o CQMA tem atuado fortemente na coordenação das atividades institucionais de gestão ambiental para atendimento aos compromissos junto ao IBAMA. Reuniões estão sendo realizadas para que os RDs ambientais dos centros tenham condições de iniciar ações específicas. Já foram iniciadas diversas atividades relacionadas à adequação das instalações para o armazenamento adequado tanto de reagentes como dos resíduos gerados. Em relação aos clientes, as expectativas vêm sendo correspondidas. Este item foi discutido anteriormente no tópico realimentação do cliente e reclamação. Quanto aos servidores, é preciso que se tenham melhores ferramentas gerenciais para gerir esses conflitos. A solução é bem difícil. É preciso conscientizar os funcionários que não estão envolvidos. Alguns pontos deste item foram discutidos no tópico de mudanças que possam afetar o sistema. Em relação à sociedade, o CQMA tem atividades de formação e desenvolvimento de RH junto a instituições de ensino (Tocantins, graduação - USP, pós-graduação, na forma de cooperação em cursos, treinamentos, visitas, etc.). Ainda há necessidade de divulgação das atividades realizadas pelo Centro para a sociedade, por meio de palestras ou visitas. Essa ação deverá ser mais bem discutida em reuniões do SQ-CQMA. d) Recomendações para Melhoria (ações, responsáveis, prazos e necessidades de recursos) Ação Analisar e buscar soluções para atingir as expectativas das partes interessadas. Responsável Prazo Recursos Gerência Contínuo Será avaliado em cada situação ASSUNTOS ESPECÍFICOS 12. Resultados de comparações inter-laboratoriais ou ensaios de proficiência. (Específico para sistemas que atendam a NBR ISO/IEC 17025) 13. Identificação de eventuais pontos fracos e empecilhos aos objetivos da segurança nuclear ou radiológica (Específico para sistemas que atendam a CNEN NN 1.16) FM-IPN V1 3 de 7

4 14. A contínua adequação do sistema de gestão ambiental, saúde e segurança no trabalho em relação a mudanças de condições e informações (Especifico para sistemas que atendam NBR ISO E/OU OHSAS 18001) Este item não é aplicável ao sistema atualmente implantado no CQMA, pois a gestão ambiental e de saúde e segurança ainda não estão integradas ao sistema de gestão, isto, provavelmente deverá ser revisto para entrar em conformidade a 1ª. cláusula do TAC-IBAMA. De qualquer forma, o CQMA tem diversas atividades institucionais que podem ser incluídas neste item como: elaboração do PMA-Q do IPEN, gerenciamento do descarte de resíduos incineráveis do IPEN e monitoramento dos efluentes do IPEN. Não aplicável. Não aplicável. 15. Informações Complementares 16. Desempenho de fornecedores ITENS EXTRAS AVALIADOS Relatório de AC do processo corporativo de Relatório da Avaliação de Fornecedores de Informações provenientes do setor de compras para o LCQ As informações não foram enviadas para a Dra. Marycel, para que a mesma possa alimentar a tabela de avaliação dos fornecedores do CQMA. O Dr. João vai preparar a avaliação do LCQ e vai enviar para a Dra. Marycel. - Avaliar o desempenho dos fornecedores que servem o CQMA de acordo com os dados que serão disponibilizados pelo setor de compras. A Dra. Marycel preparou uma tabela de avaliação dos fornecedores do CQMA de 2012 que contém informações sobre o processo, fornecedor, avaliação local e avaliação do IPEN para cada fornecedor. - Problemas com o serviço de calibração de pesos-padrão pela KNWAAGEN. O problema foi solucionado pelo Dr. Hélio. Apesar de esse item não ser obrigatório na RAC, segundo o item 4.15 da norma, a avaliação de fornecedores é muito importante para o processo. Os dados da avaliação de 2013 ainda não estão disponíveis na intranet. Na RAC de 2012, foram solicitadas as informações do LCQ enviadas pelo setor de compras, mas essa ação ainda está pendente. Essa ação deverá ser retomada no próximo ano. Após o recebimento dos dados enviados pelos representantes dos laboratórios, a avaliação dos fornecedores do CQMA de 2012 e de 2013 será compilada pela Dra. Marycel numa planilha até 30/05/2014. FM-IPN V1 4 de 7

5 Avaliar o desempenho dos fornecedores que servem o CQMA de acordo com os dados que serão disponibilizados pelo setor de compras. Marycel Até maio/14 Tempo e 17. Treinamento LNTD-2013 e cronograma de treinamento interno do CQMA. - No ano de 2012, dos 7 treinamentos internos inicialmente propostos, 2 não puderam ser cumpridos devido às mudanças nas prioridades: Treinamento e reciclagem sobre o Programa de gerenciamento de resíduos químicos e Estimativa da incerteza em medições químicas, ambos ministrados pelo Dr. Hélio. O mesmo ocorreu novamente este ano, embora tenha sido proposto para realizar os 2 treinamentos internos no início de 2013 (março), novamente não foi possível. - O único treinamento externo que não foi realizado foi a participação no V CONALI - Seminário sobre Contaminantes em Alimentos pelo Dr. João. Não foi possível participar devido aos compromissos institucionais na mesma data. Neste ano não houve o evento, portanto não foi solicitado. - Treinamento no TNCMC. Novamente não houve participação do CQMA no treinamento oferecido pela CQAS. Provavelmente por falta de comunicação e procura dos interessados. Em 2013 foram propostos 3 treinamentos internos, 3 institucionais, 2 externos, 1 in company, de acordo com o LNTD e no cronograma de treinamento interno do CQMA. Destes propostos, 2 internos não foram realizados: Estimativa da incerteza em medições químicas e Reciclagem sobre o programa de gerenciamento de resíduos químicos devido à constantes mudança nas prioridades que acabaram por inviabilizar o processo. Ambos ficarão para o primeiro semestre de Apenas um treinamento institucional foi realizado Sistema de gestão da qualidade em laboratórios segundo a norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005. Os outros: Objetivos da segurança nuclear e radiológica e TNCMC não foram realizados ou porque o treinamento foi oferecido e ninguém do CQMA se apresentou, ou por não oferecimento dos treinadores. O treinamento in company Análise crítica e tratamento de NCs (direcionado ao CQMA) não foi oferecido. Os treinamentos externos previstos foram realizados. Porém treinamentos que não estavam previstos foram ministrados no período: Treinamento externo em SEGURANÇA EM LABORATÓRIOS QUÍMICOS, período de 29, 30 e 31 de outubro de 2013, oferecido pela SLQ, foi iniciado, mas foi suspenso por falta de competência do professor. Houve participação de 5 funcionários do CQMA. Treinamento externo em ESTIMATIVA DE INCERTEZA NO PROCESSO DE AMOSTRAGEM DE ÁGUA, período de 5 e 6 de dezembro de 2013, oferecido pela RESAG, realizado pela Dra. Elâine Martins e será multiplicado em Treinamento externo em COLETA E PRESERVAÇÃO DE AMOSTRAS DE ÁGUA, período de 3 e 4 de dezembro de 2013, oferecido pela RESAG, realizado pela Dra. Elâine Martins e será multiplicado em Participação no INAC-2013 de diversos funcionários e bolsista do CQMA. Treinamento interno na norma NIT-DICLA-030, dia 05/07/13, com a participação de vários funcionários do CQMA. FM-IPN V1 5 de 7

6 Participação no XII Simpósio de Biossegurança e descartes de produtos químicos perigosos em instituições de ensino e pesquisa, em 29/11/2013, promovido pela Faculdade de Ciências Farmacêuticas da USP, realizado pelo Dr. Seneda. CURSO E VISITA DA FUNDACENTRO????? Completarrrrrrrr Com relação ao treinamento no TNCMC, foi proposto que em 2014 seja ministrado pelo Dr. João e Dra. Elaine, on the job. Realizar treinamento no TNCMC Reprogramar os treinamentos pendentes João e Elaine RDs Até setembro de º semestre/2014 Tempo e s Tempo e s 18. Melhorias e assuntos gerais Observações dos participantes. - Envolvimento do l Assim como em 2012, novamente em 2013, as tentativas de envolvimento do l como um todo, previstas na RAC, não estão surtindo efeitos. Em 2014 deverão ser avaliadas e tomadas mais ações para auxiliar nessa tarefa. - Correção da home-page. A correção da home-page está em passo lento. É preciso que os pesquisadores forneçam material para que o grupo possa fazer as atualizações. - Inserção de uma SM-IPN no TNCMC sugerindo a instalação de um filtro por centros na avaliação de fornecedores. Após avaliação desta sugestão e conversa com os responsáveis pela ação, concluiu-se que no momento essa opção não é viável, pois o atual sistema não é capaz de realizar essa tarefa. A sugestão poderá ser avaliada futuramente quando forem feitos up-grades do sistema. - Palestras ou pequenas reuniões com os servidores para conscientização das s sobre a importância do SQ-CQMA e das ações institucionais. Nesse processo, foram indicados RDs ambientais, o que favoreceu muito as atividades institucionais relativas ao IBAMA. As tais reuniões não ocorreram. Fato este que deverá ser corrigido em Foi sugerida como uma possível melhoria, disponibilizar uma lista de serviços dos laboratórios na página da internet, a fim de se ter uma melhor divulgação dos trabalhos que podem ser realizados pelo CQMA. Essa ação não foi realizada, pois acabou sendo esquecida no decorrer do ano. Em 2013 estão sendo tomadas ações para melhoria do acompanhamento das ações propostas nas RACs. - Reuniões trimestrais do SQ-CQMA. Mais uma vez em 2013 não foram realizada com a devida frequência. Deverão ser reagendadas para 2014 e os cronogramas deverão cumpridos. FM-IPN V1 6 de 7

7 Em 2013 não foram muito divulgadas as ações relativas ao SQ-CQMA. Em 2014, a alta direção reunirá os orientadores do CQMA para divulgar ações de melhoria nos laboratórios, inclusive em relação aos alunos. Serão promovidas discussões sobre outros laboratórios tomando como referência para o CQMA os laboratórios com Sistema da Qualidade implantado, além de tentar conscientizar mais s sobre a importância do SQ- CQMA e das ações institucionais. Em 2013 uma importante ação foi a nomeação de novos RDs ambientais, os quais estão bem atuantes. De acordo com o programa institucional para remodelar a home-page do IPEN, coordenado pela DPDE, todos os centros estarão contemplados. Embora na RAC passada tenha sido sugerido como ação de melhoria que fossem corrigidos os textos da home-page do CQMA e enviadas ao MSc. David para atualização da página, essa ação não foi feita por nenhum dos pesquisadores. Portanto deverá ser efetuada no 1º semestre de O ensaio acreditado do LCQ ainda não está divulgado na intranet e internet, esta informação será ser inserida em Em 2014 serão realizadas apresentações sobre os serviços prestados pelo CQMA, bem como valores referentes aos gastos e outros assuntos de interesse do Centro. Apesar de não ser uma melhoria, mas sim uma correção, em 2014 as reuniões trimestrais retomadas em 2013 deverão ter sua frequência respeitadas, por exemplo, por meio de reuniões rápidas. Após as reuniões dos RDs ambientais, deverão ser marcadas reuniões com os demais servidores para divulgar o conteúdo, a fim de multiplicar as informações. Ações foram implementadas em 2013, mas infelizmente ainda não registramos. O LCQ está registrando essas ações na forma de SMs no TNCMC. Os resultados estão bons. Será avaliada em 2014 a necessidade de se criar formulários de verificação das ações propostas. O monitoramento das ações de saída das RACs continua sendo uma falha no nosso Sistema da Qualidade.. Estão sendo realizadas reuniões de acompanhamento dessas ações propostas. Essa metodologia parece estar sendo eficaz e será continuada em Avaliar o texto da home-page dos laboratórios e corrigir se necessário. Responsáveis pelos laboratórios Junho/2014 s Reunião com integrantes do CQMA para conscientização sobre a importância do SQ-CQMA e das ações institucionais. Gerente Continuo Realizadas apresentações sobre os serviços prestados pelo CQMA, bem como valores referentes aos gastos e outros assuntos de interesse do Centro. Marycel Até novembro de 2014 Retomar as reuniões trimestrais respeitando a periodicidade. RDs Continuo Promover reuniões com os demais servidores para divulgar e multiplicar as informações de ações ambientais. Realizar reuniões de acompanhamento das ações propostas nas RACs. RDs ambientais Continuo RDs ambientais Continuo FM-IPN V1 7 de 7