Setor: CQMA Data: 13/11/2014 Local: SALA DE REUNIÕES DO CQMA Sistema: ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005

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1 Setor: CQMA Data: 13/11/2014 Local: SALA DE REUNIÕES DO CQMA Sistema: ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 Participantes Setor Ramal Ademar Benévolo Lugão CQMA 9350 Marycel Elena Barbosa Cotrim CQMA 9305 Elâine Arantes Jardim Martins CQMA 9318 Helio Akira Furusawa CQMA 9318 Jorge Eduardo de Souza Sarkis CQMA/LCQ 9377 Marcos Antonio Hortellani CQMA/LCQ 9381 Vera Lucia Ribeiro Salvador CQMA/LFX 9352 Itens avaliados: Observações: Adequação de Políticas e Práticas O nível de atendimento aos objetivos e metas (Plano do Negócio e Plano de Ação). Avaliações realizadas por organizações externas (finalização da discussão) 1. Devem ser recolhidas informações e avaliados obrigatoriamente todos os assuntos, conforme escopo. Se algum item específico não for aplicável ao escopo, este deve ser preenchido com a seguinte frase: Item não aplicável ao escopo. (Ex. O item 12 para sistemas não relacionados a Laboratórios de Ensaio e/ou Calibração). 2. Se por algum motivo não houver informação relevante para ser apresentada na reunião em questão, o item correspondente deste formulário deve ser preenchido com a seguinte frase: Informações insuficientes para análise crítica devido a, este assunto será discutido em reunião específica agendada para. (Ex. Satisfação de Cliente - não concluída em função da agenda definida para esta atividade será realizada após realização da pesquisa) 3. O Item ação pendente aborda a entrada: Situação das ações oriundas das Análises Críticas pela Direção anteriores. 4. O item recomendações para melhoria aborda as saídas relacionadas a decisões e ações para melhoria da eficácia do sistema, dos processos e dos produtos, bem como necessidade de recursos, conforme aplicável. FM-IPN V1 1 de 9

2 1. Resultados das auditorias internas e/ou auto avaliações ASSUNTOS GERAIS 2. Avaliações realizadas por organizações externas a) Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.) Avaliação anterior das políticas (ata da 14ª RAC do CQMA) e resultado das auditorias. b) Ações Pendentes: Nenhuma. Esse item foi discutido nos dias 04 e 13/11/2014. c) Discussão Discussão do dia 04/11/14: Elâine: comentou que havia esquecido que havia mais essa pauta a ser discutida antes que o responsável pelo LCQ tivesse se retirado da reunião. Comentou que dariam início à discussão, mas que esse item deve ser retomado na próxima RAC, quando o Sarkis estiver presente. Elâine e Hélio: propuseram o cancelamento da acreditação junto ao INMETRO, visto que é um esforço grande de todos os envolvidos para um retorno muito pequeno. João: solicitou que haja um maior envolvimento da casa a fim de ajudar no processo do INMETRO. Comentou que o LCQ pensa em expandir o escopo. Diz que a falta de clientes poderia ser amenizada se houvesse uma maior divulgação do ensaio acreditado. Comentou que o LCQ já tem 2 ensaios para o ICP/MS que já estão praticamente validados e podem ser novos escopos. Também existe a metodologia do metil-mercúrio no AAS que está pronta para entrar no sistema. Em sua opinião faltam divulgação e interesse da casa. Lugão: comentou que se houver concurso, há uma vaga para o LCQ. Discussão do dia 13/11/14: Elâine: comentou que esse assunto deveria ter sido discutido integralmente na reunião anterior, mas que por um descuido acabou ficando esquecido e foi iniciado após alguns participantes já terem se retirado. Portanto será finalizado nessa reunião. Fez um breve resumo do que havia sido discutido na reunião anterior para todos. Lugão: comentou que levou à administração o assunto e o Willy acha que não é uma boa estratégia anexar o sistema da qualidade todo no CR conforme ele havia proposto. Sarkis: lembrou que a ideia inicial da implantação do SQ-LCQ era para credenciamento no MAPA, mas o IPEN não tinha a documentação necessária, assim como não tem até hoje. Comentou que não temos estratégia e é preciso total apoio da casa. Entretanto acredita que devemos manter a acreditação atual, mas não vê razão na extensão da acreditação sem uma estratégia clara evitando aumento dos custos (pessoais e financeiros ) sem o respectivo retorno financeiro. Comentou sobre a necessidade de estabelecer prioridades para a acreditação de novos ensaios direcionando nossos esforços naqueles que efetivamente terão uso junto a clientes externos ou internos. Cobrou do Lugão uma posição em relação ao projeto de nano materiais assim como da necessidade de uma melhor distribuição das vagas para o CQMA direcionando uma para o LCQ já nessa primeira leva do concurso, uma vez que o treinamento de um profissional leva muito tempo. Lugão: comentou sobre a mudança do LFX e do LCQ e concluiu que a única solução no momento seria a mudança do CCN para liberação da parte dos nossos prédios ocupada por eles. O principal problema é o licenciamento das instalações. Lembrou também que a marinha está envolvida, que deverá ocorrer uma avaliação, mas que não vê a possibilidade de o LCQ mudar para os prédios do CQMA. Comentou que recebeu a visita da Denise, responsável pelo nosso processo, por parte do projeto e, quanto ao SISNANO, não é possível saber se o que será colocado no projeto é realmente necessário e que também não sabe o que é prioridade. Mary: comentou que deve ser discutida a estrutura que existe e o que o CQMA quer. d) Recomendações para Melhoria (ações, responsáveis, prazos e necessidades de recursos) FM-IPN V1 2 de 9

3 Ação Responsável Prazo Recursos 3. Realimentação do cliente (reclamações, pesquisa de satisfação) e comunicação proveniente de partes interessadas externas (reclamação) (requisito NBR ISO 14001) 4. Situação das ações preventivas e corretivas 5. O nível de atendimento aos requisitos regulamentares 6. Adequação de Políticas e Práticas a) Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.) Avaliação anterior das políticas (ata da 14ª RAC do CQMA) e resultado das auditorias. b) Ações Pendentes: Registro de todas as discussões realizadas para se chegar às conclusões finais de que as políticas ainda refletem a realidade do CQMA. c) Discussão 1. Missão do CQMA. Missão, Política da Qualidade e Objetivos gerais da política. Produzir conhecimento a partir da Pesquisa, do Desenvolvimento Tecnológico, da Inovação e da formação de Recursos Humanos gerando, de forma sustentável, produtos e serviços de alto valor agregado nas áreas de tecnologia química, ambiental e nuclear. Discussão: A missão do CQMA continua refletindo a realidade do centro e atendendo às exigências do sistema da qualidade, porém foi solicitada uma modificação para retirada do termo de forma sustentável, pois significa nada na missão, além disso, pode ser interpretado de forma errônea. O texto da missão foi discutido e aprovado, gerando uma alteração. Após REVISÃO a política passa a ser: Produzir conhecimento a partir da Pesquisa, do Desenvolvimento Tecnológico, da Inovação e da formação de Recursos Humanos gerando produtos e serviços de alto valor agregado nas áreas de tecnologia química, ambiental e nuclear. 2. Política da Qualidade do CQMA. Promover a melhoria contínua em todas as suas atividades em conformidade com as normas ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 e CNEN NN 1.16, visando à satisfação de seus clientes, valorizando a capacitação e o envolvimento de seus colaboradores com o sistema da qualidade. Os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA concluíram que a Política da Qualidade do CQMA atende aos requisitos da NBR ISO/IEC 17025:2005 e das normas CNEN, continua refletindo a realidade do centro, portanto continua válida, não havendo necessidade de alteração do texto. Todos os envolvidos no SQ-CQMA entendem que a Política da Qualidade do CQMA está de acordo com a Política da Qualidade do IPEN, formando assim um Sistema de Gestão sólido e coerente. 3. Objetivos gerais da política. FM-IPN V1 3 de 9

4 Objetivo n 1: Garantir o comprometimento dos laboratórios, no atendimento aos seus clientes, com as boas práticas profissionais e com a qualidade dos seus ensaios (análises), sempre realizados de acordo com métodos estabelecidos e requisitos dos clientes; Esse objetivo é referente ao item a do da norma ABNT Os representantes dos laboratórios e demais envolvidos no SQ-CQMA concluíram, após avaliação minuciosa, que esse objetivo é atendido, pois existe um comprometimento com as boas práticas profissionais e com a qualidade dos ensaios realizados. Esse atendimento pode ser verificado e comprovado por meio das seguintes evidências: Equipe está sendo constantemente treinada A metodologia utilizada para prestação de serviços é normalizada ou devidamente validada Os laboratórios participam de programas interlaboratoriais e fazem a respectiva análise crítica dos resultados Os laboratórios fazem análise crítica dos pedidos e propostas de serviço, garantindo assim um perfeito atendimento às necessidades e anseios dos clientes atendidos pelos laboratórios do CQMA. A frequência de reclamações por parte dos clientes se mantém abaixo de 10% dos serviços prestados, o que é considerado pelo SQ-CQMA um índice baixo. Objetivo n 2: Garantir os níveis de excelência dos serviços dos laboratórios segundo os objetivos do sistema de gestão relativo à qualidade e comprometer-se com a conformidade às normas ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 e CNEN NN Esse objetivo é referente aos itens b e e do da norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005. Após discussão, concluiu-se que esse objetivo é atendido, pois o SQ-CQMA atende à Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 e CNEN NN O cumprimento desse objetivo pode ser verificado e comprovado por meio das seguintes evidências: Realização de reuniões de Análise Crítica pela Direção; Tratamentos das não conformidades; Sistema da Qualidade como um todo, que envolve auditorias internas, treinamentos e reciclagem, avaliações externas, interlaboratoriais, pesquisa de satisfação do cliente e tratamento de reclamações. Objetivo n 3: Assegurar e verificar a compreensão, implementação e manutenção da Política da Qualidade e seus Objetivos em todos os níveis do CQMA; Esse objetivo é referente ao item c do da norma ABNT Todos os envolvidos no SQ-CQMA concluíram, após avaliação minuciosa, que esse objetivo é atendido, pois a Política da Qualidade do CQMA está disponível em todos os laboratórios, nos corredores e quadros de aviso, na intranet (na página da qualidade do CQMA). Além disso, a divulgação é feita também da seguinte forma: Em treinamentos da documentação da qualidade, onde é explicada e entendida por todos os envolvidos; É apresentada nas reuniões do Sistema da Qualidade, além de ser analisada criticamente nas reuniões de Análise Crítica pela Direção; Esta reunião já é uma evidência da Análise Crítica pela Direção e manutenção da Política e Objetivos da Qualidade. Objetivo n 4: Garantir que todo o pessoal envolvido nas atividades de ensaios abrangidas pelos laboratórios esteja familiarizado com a documentação da qualidade e que implementem as políticas e os procedimentos em seus trabalhos; Esse objetivo é referente ao item d do da norma ABNT FM-IPN V1 4 de 9

5 Após discussão deste item concluiu-se que esse objetivo é atendido, pois são realizadas reuniões periódicas do Sistema da Qualidade, tanto do centro como de seus laboratórios (a critério de cada laboratório). Além disso, são dados treinamentos e palestras aos envolvidos com temas que envolvem a documentação da qualidade. Após avaliação dos 4 objetivos da qualidade do CQMA, os participantes dessa RAC concluíram que os mesmos continuam refletindo a realidade do centro e atendem aos requisitos da NBR ISO/IEC 17025:2005 e das normas CNEN. Portanto não necessitam ser alterados. Demais políticas incluídas no Sistema de Gestão 1. Política de confidencialidade (referente ao Item c do MQ-CQMA-4.01). O Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) tem como política assegurar a confidencialidade do item de ensaio (amostra), dos trabalhos realizados e do resultado por meio de proteção de informação confidencial do cliente, possuindo procedimento específico para proteção de armazenamento eletrônico e transmissão de resultados de acordo com PG-CQMA-0901, PG-CQMA-1502, PG-IPN-0502 e itens 5.08 e 5.10 deste manual. Os integrantes do grupo, após discussão e avaliação da Política de Confidencialidade, concluíram que esta política continua válida de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 e das normas CNEN. Não necessitando ser alterada. As evidências do atendimento a essa política são: assegura a confidencialidade das amostras, por meio de procedimento específico; protege as informações dos clientes por meio de armazenamento eletrônico e transmissão de resultados seguramente. 2. Política de imparcialidade (referente ao Item d do MQ-CQMA-4.01). O Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) procede de maneira a evitar envolvimento em alguma atividade onde diminua a confiança na competência, imparcialidade, julgamento ou integridade operacional, baseado nas políticas, como política da qualidade definida no FM-CQMA , e procedimentos do SGI do IPEN, Sistema da Qualidade do CQMA, apoiados no Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal e no Termo de Responsabilidade (FM-CQMA ). Após discussão e avaliação da Política de Imparcialidade, os integrantes do grupo decidiram que esta política continua refletindo a realidade do centro, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 e das normas CNEN. Não necessitando ser alterada. 3. Política para Análise Crítica dos Pedidos, Propostas e Contratos (referente ao Item do MQ-CQMA- 4.04). Os laboratórios do Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) realizam a análise crítica dos pedidos, propostas e contratos conforme procedimento estabelecido e documentado, garantindo a ciência e entendimento de todo o pessoal envolvido no processo. Quando desta Análise Crítica, garante ter a capacidade e os recursos necessários para realização dos trabalhos propostos satisfazendo as exigências no que se refere à seleção do método apropriado de ensaio e os demais requisitos dos clientes. Os integrantes do grupo concluíram que a Política para Análise Crítica dos Pedidos, Propostas e Contratos, continua válida de acordo com as exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 e não necessitando ser alterada. 4. Política para aquisição de serviços e suprimentos (referente ao Item do MQ-CQMA-4.06). FM-IPN V1 5 de 9

6 O Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) considera no processo de aquisição de suprimentos, produtos, materiais e serviços tudo que possa afetar a qualidade dos ensaios realizados, adotando a política e os procedimentos do IPEN. Os integrantes do grupo concluíram que a Política para aquisição de serviços e suprimentos, continua válida de acordo com as exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005, refletindo a realidade do centro e não necessita ser alterada. 5. Política para tratamento de reclamações (referente ao Item do MQ-CQMA-4.08). O CQMA considera e promove efetivo tratamento às reclamações visando à satisfação do cliente. As evidências do atendimento a essa política são: o uso do FM de pesquisa de satisfação do cliente como meio de verificação de reclamações; o relacionamento direto dos laboratórios com os clientes para conhecer e solucionar possíveis reclamações; o registro, no TNCMC, de todas as ações tomadas para tratamento das reclamações; tratamento das reclamações como se trata as próprias não conformidades. Após discussão e avaliação da Política para tratamento de reclamações, os integrantes do grupo observaram que apesar de o texto desta política continuar refletindo a realidade do centro e atenda às exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 e das normas CNEN, seria interessante uma nova revisão para ajustar a frase. O novo texto foi discutido e aprovado. Após esta revisão o texto da Política para tratamento de reclamações passa a ser: O CQMA promove efetivo tratamento àa toda reclamaçãoões visando à satisfação do cliente. 6. Política de controle de trabalho de ensaio não conforme (referente ao Item 4.9.1do MQ-CQMA-4.09). O Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) realiza a análise crítica para controle dos trabalhos não conformes segundo procedimento estabelecido e documentado, garantindo a ciência e entendimento de todo o pessoal envolvido no processo. O CQMA, por meio desta política garante que: a) São designadas responsabilidades e autoridades pelo gerenciamento do trabalho não-conforme, quando este for identificado, incluindo as tomadas de ação, até a interrupção do trabalho e retenção dos relatórios de ensaio, quando necessário. Após discussão, os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, concluíram que o texto deste item continua refletindo a realidade do centro, pois todo o processo é feito conforme procedimento específico e são mantidos registros no TNCMC, de acordo com exigências da Norma ABNT b) É realizada uma avaliação do trabalho não-conforme. procedimento específico e são mantidos registros no TNCMC, de acordo com exigências da Norma ABNT c) São tomadas ações corretivas, junto com qualquer outra decisão sobre a aceitação do trabalho nãoconforme. procedimento específico e são mantidos registros no TNCMC, de acordo com exigências da Norma ABNT FM-IPN V1 6 de 9

7 d) Quando necessário, o cliente será notificado e o trabalho será cancelado. procedimento específico e são mantidos registros no TNCMC, de acordo com exigências da Norma ABNT Nesse caso é feita uma nova AC de contrato. e) São definidos os responsáveis pela autorização da retomada do trabalho. procedimento específico e são mantidos registros no TNCMC, de acordo com exigências da Norma ABNT Após discussão e avaliação da Política de controle de trabalho de ensaio não conforme, os integrantes do grupo decidiram que o texto desta política continua refletindo a realidade do centro, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 e das normas CNEN. Portanto não necessita ser alterada. 7. Política para ação corretiva (referente ao Item do MQ-CQMA-4.11). O Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) assegura que ações corretivas são implementadas quando forem identificados trabalhos não conformes ou desvios nos procedimentos do sistema de gestão ou nas operações técnicas. Após discussão e avaliação da Política para ação corretiva, concluiu-se que o texto desta política continua refletindo a realidade do centro, pois todo o processo é feito conforme procedimento específico e são mantidos registros no TNCMC, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 e das normas CNEN. O texto não necessita ser alterado. 8. Política para necessidade de treinamento (referente ao Item do MQ-CQMA-5.02). O Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) assegura a identificação das necessidades de treinamento e a realização do treinamento adequado, a todo seu pessoal, com o objetivo de garantir que todas as atividades sejam executadas com competência. Após discussão, concluiu-se que, embora na prática não estejamos seguindo à risca, o texto desta política continua válido, pois esse levantamento é feito anualmente utilizando-se o LNTD para registro desta avaliação das necessidades. Portanto, o texto não necessita ser alterado, apenas cumprido. 9. Política para proteção dos dados (referente ao Item do MQ-CQMA-5.04). O Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) estabeleceu como política de proteção dos dados os seguintes itens: a) utilizar apenas softwares comerciais para editar texto, gerar banco de dados e realizar cálculos matemáticos, os quais são considerados suficientemente validados para os propósitos aos quais foram projetados; O texto deste item continua refletindo a realidade do centro, pois todo software utilizado para ensaios de prestação de serviços são softwares comerciais considerados suficientemente validados para os propósitos aos quais são utilizados. b) caso seja necessária a utilização de algum software desenvolvido, este deverá ser validado e devidamente documentado em detalhes suficientes e apropriados antes de seu uso; FM-IPN V1 7 de 9

8 O texto deste item continua refletindo a realidade do centro, pois embora não seja utilizado nenhum software desenvolvido exclusivamente para o CQMA, quando isto ocorrer o mesmo só será colocado no sistema quando estiver totalmente validado. c) seguir procedimento estabelecido pelo CQMA ou procedimento específico do laboratório para a proteção dos dados, assegurando a integridade e confidencialidade da entrada ou coleta, armazenamento, transmissão e processamento dos dados; procedimento específico e são mantidos registros. d) monitorar e conservar os computadores e equipamentos automatizados, de forma a assegurar o funcionamento adequado, de acordo com os procedimentos operacionais dos laboratórios. procedimento específico dos laboratórios, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005. Após discussão e avaliação de todos os itens da Política para proteção dos dados, concluiu-se que o texto desta política continua refletindo a realidade do centro, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 e das normas CNEN. Não necessitando ser alterada. d) Recomendações para Melhoria (ações, responsáveis, prazos e necessidades de recursos) Ação Responsável Prazo Recursos Alteração dos textos das novas políticas na documentação, na ocasião da revisão, e divulgação para os envolvidos. RD do CQMA Até jun/15 Tempo/Pessoa 7. O nível de atendimento aos objetivos e metas a) Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.) PN-CQMA aprovado para ; PA-CQMA para 2014; SIGEPI. b) Ações Pendentes: Atualização dos planos de ação e do negócio. c) Discussão Plano de Negócio do CQMA - PN-CQMA: Conforme já avaliado na reunião passada, o PN-CQMA deverá ser revisto e reformulado pela gerência até março de 2015, para posterior aprovação pelo CTA. A Alta direção do CQMA solicitará informações se necessárias. O PN-CQMA terá validade de março de 2015 a março de Plano de Ação do CQMA - PA-CQMA: O PA-CQMA precisa que ser alimentado no SIGEPI, o qual gera automaticamente o documento. As informações serão inseridas até 30 de dezembro de É necessário que todos os responsáveis insiram as informações das atividades no SIGEPI. Os pesquisadores deverão inserir os dados referentes a publicações no PTC-digital e referente a projetos no próprio SIGEPI. d) Recomendações para Melhoria (ações, responsáveis, prazos e necessidades de recursos) Ação Responsável Prazo Recursos FM-IPN V1 8 de 9

9 Enviar ao responsável pelas atividades as informações para alimentar o SIGEPI Responsáveis pelos laboratórios 30/12/14 Tempo/Pessoas Atualizar o PTC-digital Todos 30/12/14 Tempo/Pessoas Atualizar o SIGEPI Responsáveis por atividades 30/12/14 Tempo/Pessoas Elaborar o PN-CQMA e enviar pra CTA Lugão Março/15 Tempo/Pessoas 8. Desempenho de processo e conformidade de produto (controle de não conformidades de processo e de produto) 9. Situação de atividades relacionadas às parcerias estratégicas e resultado das atividades de comparação com as melhores práticas (benchmarking), onde e quando aplicável. 10. Mudanças que possam afetar o sistema de gestão, negócio e/ou setor/instituição (fatores financeiros, sociais, ambientais, estatutários e regulamentares, além de volume e tipo de trabalho no caso de laboratórios que atendam a NBR ISO 17025) 11. As preocupações das partes interessadas pertinentes. ASSUNTOS ESPECÍFICOS 12. Resultados de comparações inter-laboratoriais ou ensaios de proficiência. (Específico para sistemas que atendam a NBR ISO/IEC 17025) 13. Identificação de eventuais pontos fracos e empecilhos aos objetivos da segurança nuclear ou radiológica (Específico para sistemas que atendam a CNEN NN 1.16) 14. A contínua adequação do sistema de gestão ambiental, saúde e segurança no trabalho em relação a mudanças de condições e informações (Especifico para sistemas que atendam NBR ISO E/OU OHSAS 18001) FM-IPN V1 9 de 9